Manuel de l'utilisateur du système Processus de signature par le fondé de pouvoir (PSFP)

Transcription

1 Manuel de l'utilisateur du système Processus de signature par le fondé de pouvoir (PSFP) Version canadienne complète à l'intention de tous les utilisateurs VERSION 2.0 Le 10 novembre 2011

2 1

3 TABLE DES MATIÈRES MODALITÉS D'INSCRIPTION Ce qu'il vous faut Inscription comme super-utilisateur Inscription en tant qu'utilisateur... 8 AJOUT ET GESTION DES UTILISATEURS Ajout d'un utilisateur Ajout d'un super-utilisateur Gestion des utilisateurs VÉRIFICATION DES CONTRATS Vérification d'un contrat au moyen du système PSFP Vérification d'un contrat au moyen du courriel Gestion des contrats GLOSSAIRE Super-utilisateur Utilisateur Types d'affaires Affaires directes canadiennes Affaires de réassurance canadiennes Affaires directes internationales Affaires de réassurance internationales

4 MODALITÉS D'INSCRIPTION Cette partie du manuel s'adresse à tous les utilisateurs. Le système PSFP est une application Web qui se trouve à l'adresse suivante : Ce qu'il vous faut Pour utiliser le système PSFP, il faut être inscrit comme utilisateur ou super-utilisateur de ce système. Le super-utilisateur est la personne désignée comme administrateur du système pour votre bureau. C'est lui qui ajoute et supprime les utilisateurs suivant les besoins. Il est souhaitable que les courtiers canadiens connaissent l'identité de leur courtier de Londres, et vice versa. L'utilisation du système requiert le logiciel Adobe Flash, version 10 ou plus récente. Pour des renseignements sur Adobe Flash, veuillez vous adresser à votre service informatique. 1.2 Inscription comme super-utilisateur Pour vous inscrire comme super-utilisateur, vous devez être désigné comme tel par votre entreprise. Cette désignation vous sera confirmée dans un courriel du fondé de pouvoir. En cas de départ d'un super-utilisateur, son entreprise doit en désigner un autre. Il suffit de communiquer le nom et l'adresse de courriel du nouveau super-utilisateur au fondé de pouvoir canadien (canadianaif@lloyds.com). Les super-utilisateurs doivent conserver une copie de tous les contrats dans leur système informatique. Une fois votre rôle de super-utilisateur enregistré dans le système PSFP, ce système vous envoie un courriel vous priant de vous inscrire comme super-utilisateur. Cliquez sur le lien «welcometsc.pdf» dans le courriel. 3

5 L'écran suivant s'affichera dans une nouvelle fenêtre ou un nouvel onglet, selon le navigateur que vous utilisez. Cliquez dans la case de signature où vous voyez votre adresse de courriel inscrite en bleu. Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors, dans laquelle vous devez entrer des renseignements supplémentaires pour terminer votre inscription. 4

6 Tous les champs marqués d'un astérisque ( * ) doivent être renseignés. Vous devez choisir une question de sécurité. Votre réponse à cette question servira à vérifier votre identité si vous oubliez votre mot de passe. Après avoir rempli cette fiche d'inscription, cliquez sur «I Accept, Create My Signature». Si vous préférez ne pas vous inscrire tout de suite, cliquez sur «Cancel». Vous pourrez le faire plus tard en rouvrant le courriel provenant du système et en suivant de nouveau les étapes indiquées ci-dessus. Lorsque vous cliquez sur «I Accept, Create My Signature», une nouvelle fenêtre s'ouvre. Cliquez sur «Complete» pour terminer votre inscription. 5

7 Si vous n'êtes pas prêt à achever votre inscription, cliquez sur «Review Document». Lorsque vous êtes prêt à achever votre inscription, cliquez sur le bouton «Complete» en haut de l'écran. IMPORTANT : Votre inscription n'est pas achevée tant que vous n'avez pas cliqué sur «Complete». Lorsque vous cliquez sur «Complete», le fondé de pouvoir canadien est automatiquement informé que votre inscription est terminée. Rien n'est enregistré dans votre ordinateur ou votre système informatique. Lorsque vous cliquez sur «Complete», une dernière fenêtre apparaît. Si vous souhaitez conserver une copie de la fiche d'inscription signée, cliquez sur «Save». Sinon, cliquez simplement sur «OK». 6

8 Une fois votre inscription terminée, vous recevrez un courriel du fondé de pouvoir canadien confirmant que votre inscription est réussie. Une adresse de courriel donnée ne peut servir à plus d'une inscription pour la même entreprise. Votre inscription étant terminée, vous pouvez maintenant accéder au système PSFP au Le système vous invitera à saisir votre adresse de courriel et votre mot de passe pour ouvrir une session. 7

9 1.3 Inscription en tant qu'utilisateur Lorsqu'un super-utilisateur vous ajoute à la liste d'utilisateurs du système PSFP, vous recevez un courriel de ce système vous demandant de vous inscrire. Le courriel vous invite à cliquer sur le lien «welcometsc.pdf» qu'il contient. L'écran suivant s'affichera dans une nouvelle fenêtre ou un nouvel onglet, selon le navigateur que vous utilisez. Cliquez dans la case de signature où vous voyez votre adresse de courriel inscrite en bleu et saisissez les informations demandées dans la nouvelle fenêtre pour procéder à votre inscription. 8

10 Tous les champs marqués d'un astérisque ( * ) doivent être renseignés. Vous devez choisir une question de sécurité. Votre réponse à cette question servira à vérifier votre identité si vous oubliez votre mot de passe. Après avoir rempli cette fiche d'inscription, cliquez sur «I Accept, Create My Signature». Si vous préférez ne pas vous inscrire tout de suite, cliquez sur «Cancel». Vous pourrez le faire plus tard en rouvrant le courriel provenant du système et en suivant de nouveau les étapes indiquées ci-dessus. Lorsque vous cliquez sur «I Accept, Create My Signature», une nouvelle fenêtre s'ouvre. Cliquez sur «Complete» pour terminer votre inscription. 9

11 Si vous n'êtes pas prêt à achever votre inscription, cliquez sur «Review Document». Lorsque vous êtes prêt à achever votre inscription, cliquez sur le bouton «Complete» en haut de l'écran. IMPORTANT : Votre inscription n'est pas achevée tant que vous n'avez pas cliqué sur «Complete». Lorsque vous cliquez sur «Complete», le fondé de pouvoir canadien est automatiquement informé que votre inscription est terminée. Vous recevrez un courriel du fondé de pouvoir canadien confirmant que votre inscription est réussie. Lorsque vous cliquez sur «Complete», une dernière fenêtre apparaît. Si vous souhaitez conserver une copie de la fiche d'inscription signée, cliquez sur «Save». Sinon, cliquez simplement sur «OK». 10

12 Une adresse de courriel donnée ne peut servir à plus d'une inscription pour la même entreprise. Votre inscription étant terminée, vous pouvez maintenant accéder au système PSFP au Le système vous invitera à saisir votre adresse de courriel et votre mot de passe pour ouvrir une session. 11

13 AJOUT ET GESTION DES UTILISATEURS Cette partie du manuel s'adresse aux super-utilisateurs. Seul le super-utilisateur peut ajouter de nouveaux utilisateurs. Il n'y a pas de maximum d'utilisateurs par entreprise. 1.4 Ajout d'un utilisateur À la page d'accueil, choisissez «Manage Users» à gauche de l'écran. Cela entraîne l'ouverture d'un nouvel onglet intitulé «Users» dans le tableau de bord. 12

14 Cliquez sur l'icône «Ajouter un utilisateur» ( ) en bas de la section «Users». 13

15 La fenêtre suivante s'ouvre alors : Saisissez les renseignements demandés. Attention : Les cases «User» et «Publisher» doivent être cochées toutes les deux. «Verify Identity» n'est pas utilisé. Laisser à «Off». «Can unlock secure fields» n'est pas utilisé. Ne pas cocher. Cliquez sur «Save». Un message confirmant que vous avez bien ajouté un nouvel utilisateur s'affichera dans une nouvelle fenêtre. Cliquez sur «OK». 14

16 À cette étape, un courriel est envoyé automatiquement au nouvel utilisateur pour l'inviter à s'inscrire. Le nouvel utilisateur figure maintenant dans la section «Users» du tableau de bord. Chaque utilisateur doit s'inscrire pour avoir accès au système PSFP. L'icône Utilisateur demeure bleu ( ) jusqu'à ce que l'utilisateur se soit inscrit. Une fois l'inscription du nouvel utilisateur terminée, l'icône Utilisateur est vert ( ). 1.5 Ajout d'un super-utilisateur De nouveaux super-utilisateurs ne peuvent être ajoutés que par le fondé de pouvoir canadien. Les demandes à cet effet doivent être adressées à canadianaif@lloyds.com. 1.6 Gestion des utilisateurs Seuls les super-utilisateurs ont accès à la section «Manage Users». En choisissant cette section, le super-utilisateur peut utiliser les icônes disposées en bas de l'écran pour exécuter les fonctions de gestion des utilisateurs. 15

17 VÉRIFICATION DES CONTRATS Pour voir un contrat, on peut passer par le courriel ou par le système PSFP. 1.7 Vérification d'un contrat au moyen du système PSFP À la page d'accueil, cliquez sur «Click to view documents for which you are the designated recipient». Un nouvel onglet intitulé «Include your signature» s'ouvre alors. Dans cette section, l'utilisateur peut voir tous les contrats qu'il a soumis. Les super-utilisateurs peuvent voir tous les contrats soumis par leur entreprise. L'état du contrat est indiqué dans la colonne «Subject». 16

18 Pour vérifier un contrat, cliquez sur son numéro d'ordre. Le document s'ouvre dans une nouvelle fenêtre ou un nouvel onglet, selon le navigateur que vous utilisez. Lorsque vous ouvrez un contrat pour le vérifier, vous êtes invité à choisir entre «Complete» et «Review Document». Lorsque vous cliquez sur «Complete», une inscription automatique dans un fichier-journal indique que vous avez ouvert et vérifié le contrat. 17

19 Si vous souhaitez regarder le contrat sans confirmer sa vérification, cliquez sur «Review Document» (Vérifier le document). Lorsque vous cliquez sur «Complete», le système affiche une dernière fenêtre confirmant que vous avez validé le contrat. Cliquez sur «OK». Cliquez sur «Save/Print» en haut de l'écran pour ouvrir un document PDF imprimable que vous pouvez enregistrer dans votre ordinateur ou votre système informatique. La rangée d'icônes en bas de l'écran vous permet d'accomplir plusieurs tâches, mais pas de modifier les contrats. 1.8 Vérification d'un contrat au moyen du courriel Pour consulter un contrat à partir du courriel, cliquez sur le lien inclus dans le courriel informant l'utilisateur et le super-utilisateur concernés que le formulaire de demande électronique a été traité par le fondé de pouvoir canadien. Le résultat du traitement est indiqué à la ligne «Objet» du courriel. Pour vérifier le contrat, cliquez sur le lien «submit_contract.pdf» dans le courriel. Cela ouvre une nouvelle fenêtre ou un nouvel onglet (selon le navigateur que vous utilisez) affichant le formulaire de demande électronique envoyé. Lorsque vous ouvrez un contrat pour le vérifier, vous êtes invité à choisir entre «Complete» et «Review Document». Lorsque vous cliquez sur «Complete», une inscription automatique dans un fichier-journal indique que vous avez ouvert et vérifié le contrat. 18

20 Si vous souhaitez regarder le contrat sans confirmer sa vérification, cliquez sur «Review Document» (Vérifier le document). Lorsque vous cliquez sur «Complete», le système affiche une dernière fenêtre confirmant que vous avez validé le contrat. Cliquez sur «OK». Cliquez sur «Save/Print» en haut de l'écran pour ouvrir un document PDF imprimable que vous pouvez enregistrer dans votre ordinateur ou votre système informatique. 19

21 1.9 Gestion des contrats Vous pouvez gérer vos contrats sensiblement comme vos courriels. Double-cliquez sur «Documents Submitted by User(s)» pour ouvrir un menu déroulant. Choisissez «Create New Folder», entrez un nom de fichier puis cliquez sur «OK». Vous pouvez maintenant faire glisser les contrats depuis n'importe quelle section vers votre nouveau dossier. 20

22 La rangée d'icônes en bas de l'écran vous permet d'effectuer plusieurs tâches. Ces icônes vous permettent de parcourir les pages. Ils ne fonctionnent que si la liste de contrats s'étend sur plus d'une page. Cette icône sert à rafraîchir la liste de contrats. Il est recommandé de l'utiliser avant et après chaque changement apporté à la liste. Cette icône vous permet d'enregistrer les contrats choisis dans une feuille de calcul Excel. Cette icône vous permet d'archiver les contrats sélectionnés en format PDF dans votre ordinateur. Les super-utilisateurs devraient s'en servir pour enregistrer tous les contrats dans leur ordinateur ou leur système informatique. Cette icône ouvre le contrat sélectionné en format PDF imprimable. Cette icône vous permet d'envoyer une copie du contrat sélectionné à n'importe quelle adresse de courriel. Il ne fonctionne que pour les contrats établis. Sauf en ce qui concerne les icônes de navigation ( ) et de rafraîchissement ( ), il faut sélectionner un contrat pour pouvoir utiliser une icône. 21

23 GLOSSAIRE 1.10 Super-utilisateur Représentant d'une entreprise désigné comme responsable de la gestion des utilisateurs et des contrats Utilisateur Courtier destinataire Types d'affaires Affaires directes canadiennes Le risque ou l'assuré est situé au Canada uniquement Affaires de réassurance canadiennes La réassurance est fournie à une cédante domiciliée au Canada uniquement Affaires directes internationales Polices internationales où au moins un risque ou un assuré est situé au Canada Affaires de réassurance internationales Polices internationales où une ou plusieurs cédantes sont domiciliées au Canada. 22