L Administration pourra démontrer qu elle se conforme entièrement à son code régissant les conflits d intérêts.

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1 PLAN D ACTION DÉTAILLÉ DE L ADMINISTRATION DE PILOTAGE DE L ATLANTIQUE : Suite aux recommandations formulées Rapport d examen spécial - Administration pilotage l Atlantique, s Rapports l automne 2016 du vérificateur général du Canada Numéro 22 Le Conseil d administration l Administration pilotage l Atlantique vrait veiller à ce que ses membres respectent toutes les dispositions du co régissant les conflits d intérêts l Administration, notamment l obligation qui leur est faite divulguer par écrit au présint du Conseil tous les intérêts commerciaux et financiers susceptibles d être interprétés comme un conflit d intérêt réel ou possible par à leurs fonctions d administrateur, afin que s mesures d atténuation appropriées puissent être prises. 26 L Administration pilotage l Atlantique vrait régulièrement revoir sa mission, sa vision et ses objectifs stratégiques. Elle vrait veiller à ce que ses objectifs stratégiques puissent être facilement mesurés et confier la responsabilité leur mise en œuvre à s gestionnaires donnés. L Administration vrait aussi établir les résultats attendus pour les objectifs stratégiques et les rattacher aux objectifs renment s membres la. 33 L Administration pilotage l Atlantique vrait s assurer que ses processus d établissement s droits tiennent compte l exigence législative d être financièrement autonome, à laquelle elle est assujettie. Recommandation acceptée. Depuis la fin la pério visée par l examen spécial, les membres du Conseil d administration et la l Administration pilotage l Atlantique ont communiqué par écrit directement à la présinte du Conseil tous les intérêts commerciaux et financiers qui pourraient être interprétés comme un conflit d intérêts réel, possible ou perçu, conformément aux dispositions du co régissant les conflits d intérêts l Administration. La présinte instaurera s mesures d atténuation appropriées, au besoin. Recommandation acceptée. Le Conseil d administration et la l Administration pilotage l Atlantique ont participé à une séance planification stratégique avec un modérateur en juin La mission, la vision, et les objectifs stratégiques l Administration ont été mis à jour et ils seront désormais revus tous les ans. Les objectifs stratégiques actualisés l Administration sont facilement mesurables et la responsabilité leur mise en œuvre a été confiée à s gestionnaires donnés. Recommandation acceptée. Dans le cadre la séance planification stratégique juin 2016 l Administration pilotage l Atlantique, s critères ont été établis pour mesurer l autonomie financière l Administration en fonction cibles annuelles qui permettent financer le remplacement s immobilisations et les inmnités départ futures, tout en laissant une marge manœuvre pour les ralentissements économiques. Les droits seront fixés à un niveau qui permettra d atteindre les critères ciblés à compter du plan d entreprise L Administration pourra démontrer qu elle se conforme entièrement à son co régissant les conflits d intérêts. Des objectifs stratégiques facilement mesurables seront fixés et la responsabilité leur mise en œuvre sera confiée à s gestionnaires donnés. Des critères et s processus seront établis façon à ce que les tarifs assurent une autonomie financière. Jalons importants (scription/dates) Tel qu indiqué dans la réponse, les divulgations écrites ont été faites pour 2016 et elles seront mises à jour chaque année en prévision l assemblée générale qui se tient en mars. Le présint du Conseil va continuer d instaurer s mesures d atténuation appropriées, au besoin. Tel qu indiqué dans la réponse, les objectifs stratégiques ont été mis à jour en juin 2016, et ils seront examinés et actualisés chaque année pendant les séances planification stratégique qui se tiennent au printemps. L évaluation du renment est incluse s objectifs stratégiques et les mesures du renment du chef la. Tel qu indiqué dans la réponse, s critères ont été établis en juin 2016 pour mesurer l autosuffisance en fonction s cibles financement annuelles. Ces critères et les taux renment ciblés seront examinés et mis à jour chaque année. Le renment l évaluation et l établissement tarifs appropriés sont inclus s objectifs stratégiques et les mesures du renment du chef s affaires financières et du directeur s finances. point tél.) Présinte Présinte Chef la Peter MacArthur Chef s affaires financières

2 38 L Administration pilotage l Atlantique vrait surveiller régulièrement la mise en œuvre ses mesures d atténuation s risques et officialiser les processus au Conseil d administration sur ces mesures. Recommandation acceptée. Depuis la fin la pério visée par l examen spécial, un comité du Conseil d administration l Administration pilotage l Atlantique a été chargé faire le suivi s mesures d atténuation s risques. Le comité vrait tenir sa première réunion au cours du quatrième trimestre Un processus officiel sera mis en place pour la et le Conseil afin surveiller la mise en œuvre s atténuations s cadre gestion s risques à l échelle l entreprise. Jalons importants (scription/dates) Tel qu indiqué dans la réponse, le s risques du Conseil a été chargé cette supervision. Il s est réuni en octobre 2016 et va le faire ux fois par année afin d examiner le cadre gestion s risques à l échelle l entreprise. La gestion du cadre gestion s risques à l échelle l entreprise et son examen habituel ont été inclus s objectifs stratégiques et les mesures du renment du directeur s finances. point tél.) Brian Bradley Directeur finance 52 L Administration pilotage l Atlantique vrait mettre en œuvre s méthos gestion l information qui lui permettraient prouver plus facilement que ses pilotes et équipages s bateauxpilotes sont compétents et en santé. Recommandation acceptée. L Administration pilotage l Atlantique compte élaborer une structure gestion l information plus efficace d ici la fin L Administration aura tous les documents nécessaires pour prouver continuellement que les pilotes et les équipages s bateauxpilotes qui fournissent s services pilotage sont compétents et en santé. 30 juin 2017 L Administration a déployé en août 2016 un système gestion l information maritime qui sert à entreposer les dossiers associés à la santé et aux compétences ses pilotes et s équipages ses bateaux-pilotes (Helm Connect). Outre ces démarches initiales, un projet d audit interne a été mené en 2016 afin d évaluer la structure et le statut actuels la gestion s documents l Administration et recommanr d autres améliorations. Les recommandations correspondantes seront mises en place d ici juin Chef la Une gestion l information appropriée et complète relativement à la santé et aux compétences s pilotes et équipages a été incluse s objectifs stratégiques et les mesures du renment la gestionnaire s Le projet d audit interne supplémentaire consistera en un au d audit et les mesures suivi incomberont au chef la.

3 53 L Administration pilotage l Atlantique vrait signer s contrats, et les documenter, avec les pilotes indépendants, afin préciser les modalités et les conditions la prestation s services pilotage. Recommandation acceptée. L Administration pilotage l Atlantique prendra s mesures pour officialiser les accords services avec les pilotes indépendants avant la fin du premier trimestre Les pilotes indépendants auront s contrats documentés spécifiant les modalités et les conditions la prestation s services pilotage. Jalons importants (scription/dates) 31 mars 2017 Une opinion juridique à propos du recours à s pilotes indépendants a été reçue en novembre L Administration va rencontrer ces pilotes d ici le 31 mars 2017, le but étant d avoir s contrats en place pour spécifier les modalités et les conditions la prestation s services pilotage. point tél.) Peter MacArthur Chef s affaires financières L établissement contrats avec s pilotes indépendants a été inclus s objectifs stratégiques et les mesures du renment du chef la et du chef s affaires financières. 57 L Administration pilotage l Atlantique vait officialiser sa pratique exemplaire qui consiste à soumettre l octroi s brevets aux apprentis-pilotes à l approbation par consensus d un comité pilotes expérimentés. Elle vrait consigner en dossier les décisions consensuelles, même que la lettre recommandation définitive du présint du comité concerné. Recommandation acceptée. L obligation soumettre l octroi s brevets à l approbation par consensus comités pilotes expérimentés sera officialisée. Dès maintenant, l Administration pilotage l Atlantique documentera ce processus en plus porter au dossier la lettre recommandation du présint du comité concerné. Le dossier s décisions consensuelles s comités sera gardé au siège social. Tel qu indiqué dans la réponse, le dossier sur ce processus est gardé au bureau. L examen et la tenue ce dossier ont été inclus s objectifs stratégiques et les mesures du renment du directeur s opérations et la gestionnaire s Deidre Lewis Directeur s opérations

4 60 L Administration pilotage l Atlantique vrait veiller à mettre en œuvre entièrement et à appliquer systématiquement un processus d évaluation du renment tous les pilotes et équipages s bateaux-pilotes. Elle vrait aussi nommer un responsable pour examiner l information sur la gestion du renment but d assurer un suivi adéquat et la prise s mesures qui s imposent. Recommandation acceptée. Depuis la fin la pério visée par l examen spécial, le premier cycle d examens du renment chacun s pilotes brevetés a été achevé. Des difficultés sur les plans opérationnel et logistique entravent cependant la planification s examens et l établissement d un calendrier. Un uxième cycle d examens du renment a été amorcé cadre duquel chaque pilote breveté sera évalué avant la fin Comme il s agit du second cycle d examens, les leçons tirées du premier cycle seront mises en œuvre. Depuis la fin la pério visée par l examen spécial, une clause visant à faciliter l examen du renment s capitaines vette a été négociée et ajoutée à la toute rnière convention collective. Une clause semblable a aussi été intégrée à la convention collective signée avec les matelots pont en Le processus d évaluation du renment s équipages s bateaux-pilotes qui sont employés par l Administration pilotage l Atlantique a été approuvé et tous les employés seront évalués d ici la fin du premier trimestre 2017, puis annuellement par la suite. Les évaluations renment s employés seront effectuées conformément à l objectif l Administration, qui prévoit que chaque pilote fera l objet d une évaluation par cycle trois ans. Les évaluations renment seront effectuées chaque année pour les employés faisant partie s équipages s bateaux-pilotes. Jalons importants (scription/dates) 31 mars 2017 Tel qu indiqué dans la réponse, le premier cycle d examens a été effectué en 2016 et un uxième cycle prévoyant un nouvel examen chaque pilote d ici la fin 2018 a été entamé. Les leçons tirées du premier cycle ont été incorporées nouveau cycle et un formulaire d évaluation uniformisé a été développé. Un calendrier s évaluations a été établi pour et rempli dans Helm Connect à s fins suivi. D autres examinateurs ont été formés en novembre 2016 afin pouvoir respecter ce calendrier. Le directeur s opérations a été chargé d évaluer le renment et s assurer que s mesures suivi sont prises. Comme cela a également été indiqué dans la réponse, s conventions collectives pour les équipages s bateaux-pilotes, qui incluent les dispositions sur les évaluations du renment, ont été négociées. point tél.) Deidre Lewis Directeur s opérations Un processus d évaluation a été élaboré et présenté en septembre 2016 aux membres d équipage, qui l ont approuvé. Ces employés feront l objet d une évaluation complète d ici mars 2017 et chaque année par la suite. La tenue annuelle ces évaluations est incluse s objectifs stratégiques et les mesures du renment du directeur s opérations et la gestionnaire s

5 65 L Administration pilotage l Atlantique vrait instaurer un processus cyclique prévoyant l examen, au moins une fois tous les cinq ans, la désignation s zones pilotage obligatoire dont elle est chargée. Lors cet examen périodique, l Administration vrait également passer en revue la taille et le type navires assujettis au pilotage obligatoire. Par ailleurs, elle vrait veiller à ce que les recommandations issues s analyses préliminaires s risques s zones qui ne sont pas assujetties au pilotage obligatoire soient rapiment mises en œuvre. Recommandation acceptée. La et le Conseil d administration l Administration pilotage l Atlantique ont procédé à un examen en juillet Au cours cet examen, ils ont passé en revue chacune s zones pilotage obligatoire pour déterminer si les flux trafic et les types navires avaient changé. Le Conseil a examiné chaque zone pour déterminer si un examen supplémentaire était requis et le comité s risques a été chargé donner suite aux recommandations formulées. Ce processus sera appliqué tous les ans par le Consei cadre s séances planification stratégique. Depuis la l analyse préliminaire s risques s ports non assujettis au pilotage obligatoire en Nouvelle-Écosse, l Administration a réalisé s analyses similaires au Nouveau-Brunswick et à Terre- Neuve-et-Labrador. Depuis qu elle a commencé à mener s analyses préliminaires en 2010, l Administration a analysé 22 ports, dont 18 sont situés dans s zones pilotage non obligatoire et 4 dans s zones pilotage obligatoire. Les constatations s analyses préliminaires s risques ont été prises en considération par le Conseil d administration, et les futurs examens selon la MGRP ont été classés par ordre priorité vu les ressources limitées disponibles pour mener ces examens. L analyse préliminaire s risques la Nouvelle-Écosse a été actualisée pour tenir compte l évolution s facteurs risque, et une décision sera prise en 2016 en vue déterminer s il faut procér à s examens exhaustifs selon la MGRP. L Administration va instaurer un processus prévoyant l examen cyclique la désignation s zones pilotage obligatoire afin déterminer si la désignation est encore nécessaire. L Administration va aussi s assurer que les recommandations issues s analyses préliminaires s risques s zones qui ne sont pas assujetties au pilotage obligatoire soient rapiment mises en œuvre. Jalons importants (scription/dates) Tel qu indiqué dans la réponse, un examen chaque zone pilotage obligatoire a été mené en juillet 2016 par la et le Conseil. Ce processus sera répété chaque année lors s séances planification stratégique qui se tiennent au printemps. Le s risques est chargé d évaluer les examens selon la MGRP et recommanr d autres mesures. Un examen complet selon la MGRP a été entrepris pour Sheet Harbour (N.-É.) et une décision concernant Pictou (N.- É.) va suivre d ici le 31 mars Le renment l évaluation annuelle s zones pilotage obligatoire a été inclus dans les objectifs stratégiques et les mesures du renment du chef la. point tél.) Présinte 68 L Administration pilotage l Atlantique vrait inspecter annuellement tous les bateauxpilotes qui lui appartiennent et tous ceux dont le pilote est indépendant. Recommandation acceptée. Depuis la fin la pério visée par l examen spécial, la l Administration pilotage l Atlantique a établi un calendrier annuel d inspection s bateaux-pilotes et chacun d eux sera inspecté d ici la fin 2016, puis annuellement par la suite. Un processus sera mis en place pour faire en sorte que s inspections annuelles soient menées sur tous les bateaux-pilotes appartenant à l Administration et à s pilotes indépendants. 15 décembre 2016 Des inspections ont été effectuées tout au long 2016, celles s rniers navires étant s en décembre Ce processus sera répété chaque année. Les inspections sont incluses s objectifs stratégiques et les mesures du renment du gestionnaire s bateauxpilotes. Chef la