CRÉER VOS ÉVÈNEMENTS ORGANISER VOS RÉUNIONS

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1 Egencia MEETINGS L alliance du savoir-faire, de l imagination et de la technologie CRÉER VOS ÉVÈNEMENTS ORGANISER VOS RÉUNIONS

2 Qui est Egencia? Egencia MEETINGS Une entreprise du Groupe Expedia Inc. 5 e plus grande Agence de Voyages d affaires dans le monde 4000 Entreprises Clientes dans le monde Leader Européen du voyages d affaires en ligne, Egencia associe Service, Technologie, Innovation et Conseil pour fournir à l ensemble des entreprises des solutions globales d optimisation de leur budget voyages. Qui est Egencia MEETINGS? Une Agence spécialisée dans l organisation d évènements d entreprise qui met à votre disposition un service et une technologie permettant d optimiser la gestion de vos opérations et de favoriser leur communication. Une structure indépendante appartenant à Egencia composée de spécialistes de l évènementiel.

3 Notre Valeur Ajoutée Expertise Des spécialistes de l évènementiel au service de votre opération. La connaissance de l ensemble des secteurs d activité liée à l acheminement et la structuration de vos événements. Le respect des exigences propres à chaque entreprise. Une écoute dédiée de nos interlocuteurs pour adapter nos propositions à chacun de vos besoins. Compétitivité de l offre La puissance du groupe Egencia au profit de votre évènement. Des tarifs privilégiés auprès de nos partenaires. Une offre large et non exhaustive. Optimisation & contrôle Le respect des budgets imposés. Le suivi auprès d un nombre optimisé de fournisseurs. Des outils technologiques pour créer, suivre et faciliter vos opérations. Pour les clients Voyages d affaires Egencia : Une bonne connaissance de vos habitudes de voyage. Les avantages comptables de la centralisation Egencia, quelque soit la complexité de votre dossier.

4 Nous créons de la Valeur Nous vous accompagnons, vous conseillons et imaginons ensemble un concept pour la réussite de vos projets. CRÉER VOS ÉVÈNEMENTS Chaque Projet est unique et nous adaptons nos réalisations à vos besoins, votre budget et votre imagination. Egencia Meetings organise tous vos évènements d entreprise, de A à Z, partout dans le monde! Écoute, Créativité, originalité, savoir-faire... tels sont les maitres mots de notre équipe. ORGANISER VOS RÉUNIONS Vous devez organiser une réunion pour un groupe de collaborateurs ou de clients (à partir de 10 personnes)? Vous cherchez un partenaire pour vous accompagner dans la mise en place de cette réunion? Nous pouvons gérer l intégralité de votre opération! Votre hébergement Vos réunions Votre transport

5 CRÉER VOS ÉVÈNEMENTS Egencia MEETINGS saura créer un évènement à votre mesure Nous organisons tous vos évènements d entreprise en France et partout dans le monde: Séminaires, Incentives, Voyages de Stimulation, Congrès, Symposiums, Opérations Clients Pour ce faire nous travaillons avec des partenaires reconnus implantés localement. Nous gérons l ensemble de vos prestations : transport, hébergement, salles de réunion, restauration, activités, soirées Une Équipe dédiée et expérimentée composée d un Commercial et d un Chef de Projet vous accompagnera pour : Vous écouter afin de comprendre au mieux ce que vous souhaitez mettre en place Analyser vos besoins et définir vos objectifs Imaginer un concept qui réponde au mieux à vos attentes en s adaptant à vos exigences Concevoir l évènement de vos rêves Sélectionner et coordonner les prestataires les mieux adaptés à votre projet Suivre votre évènement et vous donner des résultats Quelques exemples de nos réalisations Entreprise dans le domaine de l électronique : Séminaire Monde pour les managers du groupe. Plus de 200 personnes rassemblées à Shanghai (hébergement, soirée, activités, réunions, site d inscription ). Entreprise de Télécommunications : Incentive rassemblant les 35 meilleurs commerciaux en Islande. 5 jours d activités originales pour découvrir différentes facette de l ïle (Vols, Hébergement, soirée, activités ).

6 ORGANISER VOS RÉUNIONS Egencia MEETINGS vous apporte son savoir-faire en toute situation Votre hébergement Nous choisissons votre hébergement grâce à notre base de données hôtels (sélectionnés par Egencia MEETINGS) Vos réunions Nous réservons vos salles de réunions plénières, salles de sous-commission, ainsi que tout le matériel technique nécessaire. Votre transport Acheminement de tous vos collaborateurs, venant du même lieu ou de villes différentes, en train ou en avion. Quelques exemples de nos réalisations Réunions de 30 directeurs de filiales pour deux journées de travail (Hébergement + salles de réunions). Rassemblement de 80 personnes venant de toute la France pour une journée de travail à Évian.

7 La technologie Egencia MEETINGS allie son expertise humaine à la technologie afin de : favoriser la communication autour de vos évènements optimiser la gestion de ces opérations Les «+» technologiques que nous serons en mesure de vous proposer : Un site internet dédié à chacune de vos opérations : communication auprès de vos participants, gestion des inscriptions, mise en ligne de l agenda, informations pratiques, photos Une synchronisation automatique de votre calendrier avec les informations de voyages de l évènement Les informations de votre opération seront disponibles directement depuis votre mobile ou PDA La technologie au service de vos évènements? A découvrir chez Egencia MEETINGS!

8 Créer vos Evénements avec Egencia MEETINGS Réalisation du Kick Off Sales & Services 2007 pour Business Objects, an SAP company QUI EST BUSINESS OBJECTS? Créée en 1990, Business Objects, an SAP Company est le leader mondial des fournisseurs de solutions de business intelligence (BI). Business Objects, an SAP Company permet aux entreprises de suivre, comprendre et piloter leurs performances. Ses solutions exploitent les informations stockées dans toutes les bases de données, ainsi que dans les systèmes ERP et CRM de l entreprise. Les utilisations les plus répandues de la BI couvrent le reporting d entreprise, les tableaux de bord, les applications d intelligence client, de reporting financier, ainsi que les extranets clients et partenaires. Business Objects, an SAP Company compte plus de clients dans plus de 80 pays. CONTEXTE DE DEPART Février 2007, la société Cartesis décide d organiser, comme chaque année en juillet, son Kick-Off «Sales & Services». L objectif de cet événement était de regrouper durant trois jours, toutes les équipes Vente, Avant-Vente et Services du Groupe Cartesis (soient 200 collaborateurs répartis dans 8 pays) autour de 4 objectifs : 1. découvrir et discuter des nouvelles offres, licences et services, et des plans opérationnels pour FY08 2. d apprendre à mieux comprendre encore les différentes organisations, leurs forces, la complémentarité de ses différents métiers 3. de réfléchir sur les axes de développement sur lesquels Cartesis devait travailler 4. de renforcer la cohésion d équipes par le biais d exercices et de challenges collectifs. Il s agissait donc de créer, avant tout, un état d esprit chaleureux et festif, de faire vivre aux collaborateurs des moments inoubliables entre collègues, de créer une atmosphère propice au travail d équipe, qu il soit d ordre ludique ou d ordre professionnel. TÉMOIGNAGE «Ce kick-off s est déroulé dans le contexte du rachat de Cartesis par Business Objects, an SAP Company. Les objectifs de la nouvelle organisation étaient en train de se décrire. De nombreux éléments ont été importants à prendre en compte comme la fusion des cultures, les incertitudes globales. Nous avons du faire face à des adaptations de dernière minute, à des changements qui sont intervenus au cours de la préparation de l événement, et ce, dans des délais très courts. L organisation de ce dernier s est toutefois déroulée sans anicroche et à un haut niveau de qualité. L événement a été un véritable succès. L équipe Egencia MEETINGS a fait preuve de souplesse, d adaptabilité, d écoute et d un grand professionnalisme, chapeau! Dernière précision et non des moindres : l équipe Egencia a su honorer son contrat, et ce, toujours dans les limites des budgets imposés. Bravo et merci.» Carol LERATE, Responsable Communication Interne, Business Objects an SAP Company.

9 Créer vos Evénements avec Egencia MEETINGS PROBLEMATIQUE RENCONTRE AU COURS DU PROJET Mai 2007, Cartesis est rachetée par Business Objects, an SAP Company. La période de mai à juillet a été dominée par la préparation puis la mise en œuvre du rachat de Cartesis par Business Objects, an SAP Company et par l augmentation subséquente des besoins et des difficultés de communication interne dans un contexte d incertitudes, de changements de culture profonds et d émotions intenses. Les deux sociétés ont souhaité profiter de cet événement pour rassembler leurs équipes Vente, Avant-Vente et Services respectives. Cela a été l occasion de présenter la stratégie d intégration des équipes Cartesis et Business Objects, an SAP Company. Le nombre de participants est passé, deux mois à peine avant l événement, de 200 à 450 personnes. CHOIX DU PRESTATAIRE Cartesis sollicite 3 agences différentes pour organiser cet événement majeur pour la société. Egencia MEETINGS réalise trois propositions en respectant différentes phases essentielles : 1. Analyse du cahier des charges 2. Réflexion et création d un concept 3. Sélection des prestataires les mieux adaptés (Hôtels, activités, soirées, traiteurs, décoration, technique, cadeaux, autocaristes...) 4. Négociation avec les différents fournisseurs 5. Montage des propositions 6. Présentation et discussion avec Cartesis 7. Adaptation des offres par rapport aux commentaires apportés Suite aux présentations des différentes agences, Cartesis se tourne vers Egencia MEETINGS pour le respect du cahier des charges, l originalité des propositions et sa créativité. MISE EN PLACE DE L EVENEMENT Egencia MEETINGS met en place une équipe dédiée avec un responsable du projet et s engage dans la partie logistique et opérationnelle. Les 4 jours de kick off s articulent autour de : l hôtel à proximité de la Tour Eiffel pour des réunions de travail et l hébergement des collaborateurs l activité Team Building à Chantilly : Rallye culturel et activité sportive dans le Parc du Château la Garden Party à l Hippodrome Chantilly le diner de Gala à la Grande Arche de La Défense Après le rachat de Cartesis par Business Objects an SAP Company, Egencia MEETINGS et ses partenaires doivent s adapter à l évolution du nombre de participants. Une logistique complexe et un enjeu de taille! L équipe Egencia MEETINGS effectue plusieurs repérages des lieux avec Cartesis/Business Objects, an SAP Company pour repenser l événement, s assurer de son bon déroulement, valider toutes les activités, préparer la logistique et apporter d éventuelles améliorations. Elle assure également la coordination avec l ensemble des prestataires pour permettre à Cartesis/Business Objects, an SAP Company de se concentrer sur le fond de l opération

10 Contactez-nous En savoir plus? Par téléphone : Par Mail: contact_meetings@egencia.fr