Ascotel Voice Mail System AVS 5150

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1 Ascotel Voice Mail System AVS 550 Mode d emploi

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3 Table des matières Le concept d utilisation Accès aux fonctions de gestion Menus vocaux Ecouter des messages Options: Mot de passe Options: Langue Options: CLIP + heure Message d'accueil personnel Nom Ne pas déranger Notification Envoyer des messages Vers le menu principal Utilisation messagerie vocale par touches configurées... 3 exemples de configuration de touche

4 Ascotel Voice Mail System Mode d'emploi succinct Pour accéder à votre boîte vocale personnelle:. Entrez le numéro de téléphone interne ou externe de votre voice Mail System.. Numéro interne Numéro externe. Activez le mode transparent/dtmf, si nécessaire. (Cela dépend du type de l'appareil). 3. Appuyez sur toute autre touche, si nécessaire: 4. Suivez les indications du système (menu parlé). Menus parlés Ecouter les messages Mot de passet Suivant Options Langues Message d'accueil personnel Ecouter Enreg., changer 3 Clip+Heure En/Hors Ecouter Changer 8 Effacer 3 4 Répéter Mémoriser Transmettre 5 8 Répondre Effacer Nom En/Hors 8 Ecouter Enreg., changer Effacer Ecouter Changer Ne-pasdéranger En/Hors Avis de réception de message Entrer le no. de tel. Envoyer un message 3 Ecouter le no. de tel. Vers menu principal (Commutation automatisée) valable dès SW-V5.0 Remarque: Le mode transparent/dtmf doit être activé (p.ex. appuyer sur la touche *- longtemps) haz30aafra0

5 Le concept d utilisation Le concept d utilisation En votre qualité d abonné de la messagerie vocale, vous possédez votre boîte vocale personnelle. Celle-ci fonctionne comme un répondeur téléphonique, c.-à-d. que les appelants entendent un message d'accueil et peuvent laisser un message vocal. Le système de messagerie vocale AVS vous offre des possibilités supplémentaires qui vont bien au-delà des fonctions usuelles des répondeurs. On y trouve notamment la "commutation automatisée", la notification interne et externe, l'envoi simultané de messages à des groupes, le plurilinguisme, etc. L'utilisateur est guidé par des menus vocaux proposant diverses possibilités. La rubrique de menu désirée est sélectionnée par entrée de caractères de numérotation DTMF (Dual Tone Multi Frequency) sur le clavier de votre téléphone. Le téléphone doit pour cela être réglé en mode transparent/dtmf. Par défaut, les téléphones Office 0, 5, 35, 45 et 30 sont automatiquement commutés dans ce mode après libération d'une communication. Les téléphones Office 0, 30, 40, 00 et 50 doivent être commutés manuellement en mode transparent/dtmf, après chaque communication. Cette opération est réalisée par une pression prolongée sur la touche * ou avec touche fox. 3

6 Le concept d utilisation Accès aux fonctions de gestion Procédez comme suit pour appeler votre boîte vocale personnelle:. Composez le numéro de RC ou le numéro SDA de votre système de messagerie vocale.. Assurez-vous que le téléphone émet des caractères de numérotation DTMF. Au besoin, vous pouvez le commuter en mode transparent/dtmf par une pression prolongée sur la touche * ou au moyen de la touche fox. 3. Vous entendez: "Veuillez introduire votre mot de passe". A la première utilisation, le mot de passe par défaut est "34". Il est recommandé de modifier immédiatement ce mot de passe afin qu'aucune personne non-autorisée ne puisse écouter les messages qui vous sont destinés. Note: Si, après avoir appelé le système de messagerie vocale, vous entendez à la place une annonce générale, cela signifie qu'aucune boîte vocale n'est affectée à votre numéro d abonné. Dans ce cas, adressez-vous à votre administrateur du système. 4. Après introduction correcte du mot de passe, vous entendez: "Vous avez X nouveaux messages et Y messages enregistrés" ou "Vous n'avez pas de (nouveaux) messages". Vous vous trouvez maintenant dans le menu principal des fonctions de gestion de votre boîte vocale et pouvez depuis là écouter des messages, les éditer ou régler les options de votre boîte vocale personnelle. Ces fonctions sont décrites en détail dans les paragraphes suivants. 4

7 Menus vocaux Menus vocaux Les paragraphes suivants décrivent les fonctions de gestion de votre boîte vocale personnelle. Une fois que vous avez appelé votre boîte vocale, une voix vous propose toutes les possibilités du premier niveau de menu vocal, en vous indiquant à chaque fois la touche correspondante. Note: A l'aide du mode d'emploi succinct (voir page ), vous pouvez appeler les fonctions de gestion désirées en introduisant leurs numéros au clavier, sans avoir à attendre le texte parlé correspondant. Ceci est vrai pour les menus vocaux de tous les niveaux. Ecouter des messages Ce menu vous permet d'écouter les messages, de les conserver, de les retransmettre en interne avec ou sans commentaires, d'y répondre directement ou de les effacer. Ecouter les messages Note: Suivant Veuillez relever que les messages restent normalement 30 jours dans votre boîte vocale avant d'être automatiquement effacés. La durée de conservation peut être modifiée par l'administrateur de votre système. Veuillez respecter l'ordre des menus vocaux Répéter Mémoriser Transmettre Répondre 8 Effacer haz30aafra0 5

8 Menus vocaux Options: Mot de passe Il est conseillé de protéger par un mot de passe personnel l'accès à sa propre boîte vocale. Le mot de passe est un nombre composé de quatre chiffres, 0... Les caractères de numérotation DTMF * et # ne doivent pas être utilisés. Si le propriétaire d'une boîte vocale oublie son mot de passe, l'administrateur du système peut le remettre à sa valeur par défaut, à savoir "34". L introduction du nombre "0000" désactive l'invitation à introduire le mot de passe. Veuillez respecter l'ordre des menus vocaux. Options Mot de passe haz3aafra0 Ecouter Changer Options: Langue Le système de messagerie vocale offre un choix de 3 langues système. La ère langue est la langue par défaut. Vous pouvez changer la langue par défaut pour votre boîte vocale. Toutes les annonces du système seront alors déclamées dans la nouvelle langue choisie. Ceci est vrai, p. ex., pour le menu vocal des fonctions de gestion de votre boîte vocale ou pour le message d'accueil par défaut à ceux qui appellent votre boîte vocale. Veuillez respecter l'ordre des menus vocaux. Options Langues haz3aafra0 Ecouter Changer 6

9 Menus vocaux Options: CLIP + heure L'heure, la date et (si disponible) le numéro d'appel de l'appelant sont automatiquement enregistrés lors de la réception d'un message. Avec cette option, vous indiquez si vous voulez entendre ou non ces informations avant un message. Veuillez respecter l'ordre des menus vocaux. Options Mot de passe haz34aafra0 Langues 3 Clip+Heure En/Hors Message d'accueil personnel Le système de messagerie vocale assigne à chaque boîte vocale un message d'accueil par défaut, p. ex., "Vous êtes en contact avec la boîte vocale numéro NNN". Ce menu vous permet d'enregistrer un message d'accueil personnel. Le propriétaire de la boîte vocale peut écouter, modifier ou effacer à tout instant le message d'accueil personnel. Note: haz33aafra0 Message d'accueil personnel Ecouter Enreg., changer 8 Effacer Les appelants peuvent éviter le message d'accueil avec la "touche #" et laisser immédiatement leur message. Veuillez respecter l'ordre des menus vocaux. 3 7

10 Menus vocaux Nom C'est dans ce menu que vous pouvez faire enregistrer votre nom. Le nom remplace le numéro de boîte vocale dans le message d'accueil par défaut. L'appelant entend alors: "Vous êtes en contact avec la boîte vocale de "Nom". De plus, le nom enregistré est automatiquement rajouté lors de la retransmission d'un message. Veuillez respecter l'ordre des menus vocaux. Nom 4 8 Ecouter Enreg., Effacer changer haz35aafra0 Ne pas déranger C'est dans ce menu qu'est activée ou désactivée la protection contre les appels "Prière de ne pas déranger". Le système de messagerie vocale ne commute plus aucun appel vers l'abonné qui a activé cette fonctionnalité. L'appelant entend alors un texte vocal spécial qui lui propose d'autres possibilités de commutation. Après l'activation ou la désactivation, un message lui indique quel est le réglage en vigueur. Ne-pas-déranger 5 En/Hors haz36aafra0 8

11 Menus vocaux Notification La notification externe sert à signaler sur un raccordement externe l'arrivée de nouveaux messages dans votre boîte vocale. C'est dans ce menu qu'est introduit le numéro d'appel du raccordement externe (jusqu à 0 chiffres) et que la notification externe est activée, respectivement désactivée. Note: Il est possible que cette rubrique de menu ne soit pas proposée dans votre menu vocal. Veuillez dans ce cas vous adresser à l'administrateur de votre système. Il peut vous accorder l'autorisation de notification externe. Veuillez respecter l'ordre des menus vocaux. En/Hors Avis de réception de message 6 Entrer le no de tel. 3 Ecouter le no de tel. haz37aafra0

12 Menus vocaux Envoyer des messages Vous utilisez cette fonction pour envoyer un nouveau message à une ou plusieurs boîtes vocales. Elle est surtout pratique dans les situations suivantes: Vous souhaitez laisser un message au propriétaire d'une boîte vocale qui n'a pas activé de renvoi sur le système de messagerie vocale. Vous aimeriez envoyer un message à plusieurs ou à tous les propriétaires de boîte vocale en même temps. Il y a cinq groupes de boîtes vocales avec les numéros par défaut 000, 00, 00, 003 et 0. L'administrateur du système peut attribuer des boîtes vocales aux quatre premiers groupes. Le groupe 0 contient toujours la totalité des boîtes vocales. Veuillez respecter l'ordre des menus vocaux. Envoyer un message 8 haz38aafra0 Vers le menu principal Vous pouvez, avec la touche, passer du menu principal des fonctions de gestion de votre boîte vocale personnelle au menu principal de la "commutation automatisée". Vous entendez alors le texte d'accueil du menu d'entrée pour le mode d'exploitation (jour, pause, nuit, jours fériés/vacances) présentement actif. L'administrateur du système peut redéfinir les touches. Vers menu principal (Commutation automatisée) haz3aafra0 0

13 Utilisation messagerie vocale par touches configurées Utilisation messagerie vocale par touches configurées Vous pouvez utiliser les touches librement programmables de votre téléphone Office pour améliorer le confort d utilisation des fonctions de messagerie vocale les plus employées (p. ex., activer/désactiver le renvoi d'appel ou la retransmission d appel vers votre boîte vocale, consulter les messages reçus, etc.). Ces touches sont configurées à l'aide de commandes de fonction. Il suffit ensuite d'une seule pression de touche pour exécuter la fonction désirée. Les exemples de configuration suivants s'appliquent aux téléphones Office 5, 30, 35, 40 et 45. La ligne y est prise automatiquement et la fonction configurée exécutée. Les commandes de fonction des exemples ci-après ont la signification suivante: Commande de fonction I X P N Z Signification Prendre une ligne Déconnecter la communication seconde de pause avant l'action suivante Insérer le numéro d'appel introduit en préparation de la numérotation Activer le mode transparent/dtmf

14 Utilisation messagerie vocale par touches configurées 3 exemples de configuration de touche Vous arrivez au menu de configuration d'une touche avec les trois étapes suivantes. Cette procédure vaut pour tous les exemples ci-après:. Actionnez la touche de menu jusqu à apparition de la configuration (ou de la programmation) et confirmer avec la touche fox ou appuyer longuement sur la touche de menu. Actionnez la touche de menu jusqu à ce que "Touches" apparaisse et confirmer avec la touche fox 3. Appuyer sur la touche libre à configurer La suite au point 4 des exemples ci-après Exemple Note: Une pression prolongée sur la touche désirée permet de passer directement au menu de configuration de cette touche. Renvoi d'appel (RENV) ou retransmission d appel (RDA) vers sa propre boîte vocale 4. Choisir "Touche de fonction" avec la touche fox et confirmer avec "Ok" 5. Choisir "Renvoyer" et "Abonné" ou "Retransmission d appel" (RDA) avec la touche fox et confirmer avec "Ok" 6. Les commandes de fonction affichées dans la mémoire et correspondent maintenant aux fonctions choisies. La mémoire contient la fonction d'activation, la mémoire la fonction de désactivation. Ces commandes de fonction sont sauvées avec "Ok". Activer (mémoire ) Désactiver (mémoire ) Renvoi d'appel I*N#PX I#PX Retransmission d appel I*6N#PX I#6PX

15 Utilisation messagerie vocale par touches configurées Pour activer le renvoi d'appel ou la retransmission d appel, insérez en préparation de la numérotation le numéro de votre système de messagerie vocale et appuyez sur la touche de fonction correspondante. Une nouvelle pression sur la touche désactive à nouveau la fonction. Conseil Pour affecter également le numéro de votre système de messagerie vocale à la touche de fonction, il faut éditer en conséquence le contenu de la mémoire : Activer le renvoi d'appel Activer la retransmission d appel I*nnnPX I*6nnnPX "nnn" représente ici le numéro de votre système de messagerie vocale. Le numéro de votre boîte vocale sera attribué automatiquement et ne doit donc pas être spécifié ici. Exemple Note: La fonction activée peut aussi être désactivée en appuyant sur la touche fox sous "Réinitialiser". Entrée dans le menu principal des fonctions de gestion de votre propre boîte vocale et consultation des messages. Choisir "Touche de numéro" avec la touche fox et confirmer avec "Ok". Choisir l'emplacement de mémoire désiré avec la touche fox 3. Entrer les commandes de fonction suivantes: "InnnZNf" où: nnn f est le numéro du système de messagerie vocale la fonction de gestion (p. ex., f= pour écouter des messages) Pour activer la fonction, insérez en préparation de la numérotation le mot de passe d utilisateur de votre boîte vocale et appuyez sur la touche correspondante. 3

16 Utilisation messagerie vocale par touches configurées Conseil Pour mémoriser également le mot de passe de votre boîte vocale sur la touche de fonction, il faut éditer le contenu de la mémoire de la manière suivante: "InnnZxxxxf" où: nnn xxxx f est le numéro du système de messagerie vocale est le mot de passe d utilisateur la fonction de gestion (p. ex., f= pour écouter des messages) Exemple 3 Note: Par défaut, les téléphones Office 5, 35 et 45 commutent automatiquement en mode transparent/dtmf après libération de la communication. La commande de fonction "Z" peut donc être omise. Consulter les messages d'une boîte vocale de tiers ou virtuelle. Choisir "Touche de numéro" avec la touche fox et confirmer avec "Ok". Choisir l'emplacement de mémoire désiré avec la touche fox 3. Entrer les commandes de fonction suivantes: "InnnZNPPfmmmxxxx" où: nnn f mmm xxxx est le numéro du système de messagerie vocale Passage au menu principal de la "commutation automatisée" Caractères de numérotation DTMF pour écouter des messages dans le menu principal Numéro de la boîte vocale de tiers ou virtuelle Mot de passe de la boîte vocale de tiers ou virtuelle Pour activer la fonction, insérez en préparation de la numérotation le mot de passe d utilisateur de votre boîte vocale et appuyez sur la touche correspondante. 4

17 Conseil Utilisation messagerie vocale par touches configurées Pour mémoriser également le mot de passe de votre boîte vocale sur la touche de numéro, il faut éditer en conséquence le contenu de la mémoire. (Voir conseils sous les exemples et ) Note: Si vous configurez cette fonction sur une touche d'un téléphone n'ayant pas sa propre boîte vocale, vous aboutissez directement au menu principal de la "commutation automatisée". 5

18 Utilisation messagerie vocale par touches configurées 6

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20 0336fr_ba_000_a0 Sous réserve de possibilités de livraison et de modifications techniques. L étendue de prestations dépend du logiciel.

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