RÈGLEMENTATION DE REMBOURSEMENT DE DÉPENSES POUR ACTIVITÉS SYNDICALES

Transcription

1 Syndicat des employé-e-s de techniques professionnelles et de bureau d Hydro-Québec Section locale 2000 S.C.F.P. - F.T.Q. 1010, rue de Liège Est 2 e étage Montréal (Québec) H2P 1L2 (514) Télécopieur (514) LTR = Lieu de travail régulier RÈGLEMENTATION DE REMBOURSEMENT DE DÉPENSES POUR ACTIVITÉS SYNDICALES 1. Le compte de dépenses : Le compte de dépenses devra être signé et daté par le membre avec son adresse complète. Le compte de dépenses devra être complété électroniquement et de façon à ce que toutes les explications pertinentes et nécessaires à chaque item de dépenses y soient mentionnées et que tous les reçus requis soient annexés en conformité avec la présente réglementation pour qu il soit remboursé par la ou le secrétaire régional ou par la ou le secrétaire général. Chaque réclamation est assujettie aux lois de l impôt. Le compte de dépenses est sujet, comme il se doit, à l acceptation en conformité avec nos statuts et la présente règlementation, par les syndics élu-e-s et par les comptables agréés. À la fin de chaque mois, le compte de dépenses doit être complété et soumis pour remboursement. Toute demande de remboursement devra être soumise dans les 60 jours suivant l activité sans quoi elle sera automatiquement refusée, sauf exception après consultation avec la ou le secrétaire général. 2. Paiement maximum : La ou le secrétaire général ne pourra rembourser un compte de dépenses dépassant 2 500,00$ sans avoir obtenu au préalable l autorisation du Comité exécutif provincial. 3. Dépenses non prévues aux présentes : Toutes dépenses autres que celles mentionnées aux présentes devront être approuvées au préalable par la ou le secrétaire régional ou par la ou le secrétaire général pour être remboursées, et ce, sur présentation de pièces justificatives.

2 2 4. Dépenses exceptionnelles non prévues aux présentes : Toutes dépenses autres que celles mentionnées aux présentes, motivées par des circonstances exceptionnelles et dans l intérêt des membres, seront sujettes à l approbation de la ou du secrétaire régional sur présentation de pièces justificatives. Si elle ou il en refuse le remboursement, la réclamation devra être soumise au Conseil régional. Si elle ou il en refuse le remboursement, la réclamation devra être soumise à la ou au secrétaire général. SI elle ou il en refuse lui aussi le remboursement, c est le Comité exécutif provincial qui devra en dernier recours en accepter ou en refuser le remboursement. 5. Montant annuel alloué aux régions syndicales : Le Comité exécutif provincial fixe le montant alloué aux régions en fonction des prévisions budgétaires déposées par la ou le secrétaire général. Ce montant tient compte des particularités de chaque région, ainsi que du prorata du nombre de membres. Le montant annuel alloué inclut les libérations au code 1SYF à la charge de la région. La ou le secrétaire régional doit préparer ses prévisions budgétaires (du 1 er janvier au 31 décembre) à partir du montant alloué pour sa région, lequel comprend les libérations au code 1SYF et le coût de la libération de la ou du président régional. Elle ou il doit les déposer à la ou au secrétaire général dans les plus brefs délais. À la fin de l année, les comptes payés par la région, incluant le coût des libérations au code 1SYF (salaires plus avantages sociaux) ne devront pas dépasser le montant prévu pour la région. Pour ce faire, un contrôle mensuel des dépenses s impose. Dans la première semaine de septembre, la ou le secrétaire régional devra remettre à la ou au secrétaire général les prévisions budgétaires au 31 août de l année en cours. La ou le secrétaire général prévient les régions qui vont dépasser leur budget alloué et prend les décisions nécessaires pour aider les régions à respecter leur budget, puis informe le Comité exécutif provincial le cas échéant.

3 La ou le secrétaire général doit arrêter de payer les comptes de toute région qui ne lui a pas déposé de copie signée du bilan financier mensuel régional depuis plus de quatre (4) mois. Les syndics doivent aussi vérifier les comptes de dépenses ainsi que les pièces justificatives autorisées par la ou le secrétaire régional Avance en prévision de dépenses : Une avance en prévision de dépenses peut être faite au besoin aux membres. Cette avance est automatiquement déduite du compte de dépenses pour laquelle elle a été faite. Seulement la ou le secrétaire général peut autoriser cette avance. 7. Assurance voyage d affaires : La ou le président, la ou le secrétaire général, les vice-président-e-s provinciaux-ales, les membres de tous les comités provinciaux et régionaux, les membres des conseils régionaux, les directeurs-trices de secteur et les délégué-e-s bénéficient d une assurance voyage d affaires permanente qui les couvre pendant qu elles et qu ils exercent officiellement leurs activités syndicales (statuts, art ). Les membres délégués par le Syndicat à tous les congrès et autres activités semblables bénéficient d une assurance voyage d affaires temporaire pendant leurs déplacements et leurs activités syndicales (statuts, art ). La section locale 2000 détient en permanence une police d assurance voyage d affaires décès accidentel et mutilation avec : Industrielle Assurance Pacifique Contrat no Assurance-fidélité : Toutes et tous les secrétaires régionaux ainsi que la ou le secrétaire général bénéficient d une assurance-fidélité (statuts, art ). Les quatre (4) secrétaires employé-e-s de la section locale et membres du SEPB-574 qui ont pour charge de faire des paiements bénéficient d une assurance-fidélité.

4 4 9. Libération des comités : Les officiers-ères provinciaux-ales, en collaboration avec les responsables des comités provinciaux, planifient l organisation du travail, mais seulement les officiers-ères provinciaux-ales peuvent autoriser les libérations. 10. Libérations syndicales pendant les heures de travail : Le salaire perdu par un membre libéré pour activité syndicale, à la demande du Syndicat, lui sera toujours payé par Hydro-Québec qui verra à facturer le Syndicat selon la procédure établie pour les libérations syndicales au code 1SYF. La durée d une libération pour activité syndicale au code 1SYF ne doit pas dépasser deux (2) jours ouvrables par semaine pour une même personne, sauf exception. Libérations syndicales hors des heures de travail : Toutes les activités syndicales exercées par un membre en dehors de ses horaires habituels de travail qu il a à Hydro-Québec, ne sont pas rémunérées ou compensées de quelque façon que ce soit et sont toujours travaillées bénévolement. Exceptionnellement, elles sont remises en temps, quand elles sont exercées à la demande d un-e officier-ère provincial-e, uniquement afin d assurer la bonne marche des affaires syndicales. 11. Salaire et dépenses de la ou du président provincial et de la ou du secrétaire général : Les conditions de salaire de la ou du président provincial et de la ou du secrétaire général sont les mêmes que les conditions de salaire des représentant-e-s du Syndicat Canadien de la Fonction Publique (réf. Statuts, article 13.24). Les allocations de repas et les per diem de la ou du président provincial et de la ou du secrétaire général sont les mêmes que ceux alloués aux représentant-e-s du Syndicat Canadien de la Fonction Publique. Une allocation mensuelle de sept cent dollars (700,00$) est allouée à la ou le président provincial et la ou le secrétaire général pour l utilisation obligatoire de leur voiture personnelle. L essence est également remboursée sur présentation d un reçu original.

5 5 12. Transport : Le transport par train, autobus, avion, location d auto, etc. sera payé sur présentation du reçu original. Cette dépense devra préalablement avoir été approuvée par la ou le secrétaire général. Les comptes de dépenses devront être détaillés et seulement les dépenses réelles seront remboursées. Lorsque la personne doit effectuer une activité requérant un parcours de longue distance (kilométrage), les possibilités et les coûts entre prendre l autobus, louer un véhicule et utiliser son véhicule personnel seront examinées par la ou le secrétaire général. La personne recevra alors la somme médiane entre ces trois (3) possibilités. La réalité géographique, les particularités de la région ainsi que la saison seront prises en considération. 13. Indemnité de route pour usage de voiture personnelle à la demande du Syndicat : Le membre qui utilise sa voiture personnelle pour affaires syndicales reçoit une indemnité. Les frais de kilométrage seront remboursés selon les modalités suivantes : 1 à kilomètres : 0,46$ du kilomètre et plus : 0,39$ du kilomètre Le calcul des distances parcourues entre le domicile et le lieu de travail à Hydro- Québec ne pourra être inclus, seulement l excédent de la distance parcourue pour se rendre au bureau syndical (LTR) ou à une rencontre devra être réclamé, comme par exemples (voir page suivante) :

6 6 Exemple n o 1 : Distance entre domicile et HQ (aller/retour) = 25 km ET Distance entre domicile et bureau syndical (LTR) ou lieu de rencontre (aller/retour) = 20 km. Dans ce cas, aucune demande de remboursement ne devra être faite, car la distance parcourue est moindre. Exemple n o 2 : Distance entre domicile et HQ (aller/retour) = 25 km ET Distance entre domicile et bureau syndicat (LTR) ou lieu de rencontre (aller/retour) = 35 km. Dans ce cas, une demande de remboursement de 10 km pourra être faite, ce qui correspond à l excédent (5 km à l aller et 5 km au retour). Celles et ceux qui utilisent leur voiture personnelle doivent accommoder au passage le plus grand nombre possible de passagers-ères lorsqu elles-ils se rendent à un même endroit. De plus, lors d un déplacement de plus de 100 km, un reçu d essence ou de repas émis à proximité du lieu de rencontre devra être annexé au compte de dépenses. 14. Frais de garderie : Les officiers-ères syndicaux-ales et les membres des comités provinciaux qui participent à différentes réunions autorisées par le Comité exécutif provincial ou le Conseil régional pourront se faire rembourser, sur présentation d une pièce justificative, un maximum de cinquante dollars (50,00$) par jour pour les frais de garde des enfants à la maison. 15. Stationnement : Payé sur présentation du reçu original.

7 7 16. Chambre d hôtel : Payée sur présentation de la facture originale pour le coût d une chambre de classe moyenne. 17. Repas per diem : Les repas sont payés lors d une activité syndicale. Un petit déjeuner : 9,00 $ (Dans le cas où le membre a découché la veille) Un dîner : 17,00 $ Un souper : 20,00 $ Pour une journée : 46,00 $ Lors de CEP, congrès, colloques et formations, les membres qui doivent découcher et/ou se déplacer sur une longue distance pourront majorer de vingt dollars (20,00$) le montant alloué pour les repas per diem de la journée. La même règle s applique pour les membres qui se prévalent de l indemnité de vivre et couvert. 18. Indemnité de vivre et couvert : Le membre en voyage qui est obligé de découcher : reçoit, au choix, un montant maximum de : à compter du 1 er janvier ,19 par jour pour le vivre et le couvert (incluant un maximum de trois repas dans une période de 24 heures). ou le remboursement de sa chambre d hôtel plus un montant maximum de quarante-cinq dollars (45,00$) comprenant tous les repas, sur présentation des factures de la journée et toutes autres dépenses personnelles.

8 8 19. Activités politiques : Les président-e-s régionaux-ales qui participent à une activité politique devront au préalable faire approuver les frais par leur Conseil régional et par la ou le secrétaire général. Les officiers-ères provinciaux-ales qui participent à une activité politique devront au préalable faire approuver les frais par le Comité exécutif provincial. Pour chaque région ainsi que pour les officiers-ères provinciaux-ales, le total de ces dépenses pour activités politiques ne devra pas dépasser 500$ annuellement et ces dépenses seront remboursées sur présentation de factures originales. 20. Location de salle de réunion : Payée sur présentation de la facture originale. 21. Achat de matériel de bureau par les régions : La demande doit être faite à la ou au secrétaire général qui en autorise l achat et qui paie la facture. Le matériel de bureau reste la propriété du Syndicat. L'équipement informatique (logiciel, services professionnels, etc.) est sous le contrôle exclusif de la ou du secrétaire général qui en autorise l'achat et paie la facture conformément à la politique établie par le Comité exécutif provincial. 22. Indexation des articles : Au 1 er janvier de chaque année, le Comité exécutif provincial décide de l indexation des montants prévus aux articles 13, 14, 17, Achat de fleurs ou de dons lors d un décès : La ou le secrétaire général est autorisé à faire l achat de fleurs lors du décès d un-e employé-e, d un membre du Comité exécutif provincial ou d un-e dirigeant-e de nos affiliations ou un proche de celles ou ceux-ci. À la demande de la famille, elle ou il pourra faire un don à un organisme reconnu choisi par celle-ci. Un Conseil régional peut faire de même pour une ou un délégué, une ou un directeur ou une ou un officier de sa région.

9 9 24. Dons : Les conseils régionaux ne doivent pas faire de dons autres que ceux énoncés à l article 23. La ou le secrétaire général peut faire des dons n excédant pas 200,00$. Cependant, elle ou il doit en aviser le Comité exécutif provincial et respecter la limite budgétaire prévue. Les dons ne sont faits qu au nom de notre section locale à une autre section locale du S.C.F.P. ou un autre syndicat en conflit ou encore à un organisme reconnu qui défend les intérêts économiques, sociaux, moraux et professionnels des travailleuses et travailleurs. Un don peut aussi être versé à un organisme qui a une autre vocation en autant que la cause défendue par celui-ci respecte les valeurs de la section locale Bureau à domicile : Lorsque la ou le secrétaire général convient avec la ou le président de la région qu il est préférable de fermer le bureau régional, la ou le président régional pourra transférer à son domicile les équipements et les dossiers régionaux. En compensation de l espace occupé, un montant de cent vingt dollars (120,00$) par mois lui sera remboursé ainsi que les frais de la ligne téléphonique et d Internet du domicile, et ce, en tenant compte de la loi de l impôt. Bien entendu, lesdits équipements et dossiers demeurent la propriété de la section locale. Suzanne Robert Secrétaire générale Tél : poste 232 SR/cm (sepb 574)