DOSSIER DE DEMANDE D AUTORISATION D ORGANISATION D UNE EPREUVE VTT

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1 DOSSIER DE DEMANDE D AUTORISATION D ORGANISATION D UNE EPREUVE VTT Nombre de dossiers à fournir : 1 exemplaire Pour validation au COMITE UFOLEP OISE - 19, rue Arago ZAC de Ther BEAUVAIS Pour votre information, les dossiers sont traités au Comité UFOLEP Oise le mercredi DELAI IMPERATIF de transmission à l UFOLEP : - Epreuve se déroulant sur plusieurs départements : 4 mois avant la date prévue pour la manifestation - Epreuve se déroulant uniquement dans l Oise : 10 semaines avant la date prévue de la manifestation COMPOSITION DU DOSSIER A FOURNIR : La charte départementale signée Règlement de l épreuve de l association organisatrice (Imprimé R.T.S. joint) à envoyer pour avis à la FFC. Adresse : Comité de Picardie FFC - BP Square Darlington AMIENS Cedex 1 L avis rendu de la FFC, ou à défaut d avis rendu, la preuve de l envoi par lettre recommandée avec accusé de réception qui doit être jointe à votre dossier de demande d autorisation préfectorale, accompagnée de la copie de la demande effectuée à la FFC. En l absence de réponse de la fédération délégataire, la procédure d instruction de la demande d autorisation n est donc pas bloquée et doit se poursuivre. L avis n est pas réputé favorable, mais seulement rendu, ce qui juridiquement suffit, étant donné qu il ne s agit que d un avis consultatif, qui ne lie pas l autorité préfectorale. Vous êtes alors invité à consulter le service de l Etat chargé des sports au niveau du Département. Demande d autorisation à la préfecture Fiche de renseignements de l épreuve (parcours) L avis des Maires des communes traversées par la manifestation Les attestations de la présence des secours mis en œuvre sur la manifestation, aux choix et selon l importance de la manifestation (médecins, secouristes, ambulances, etc.) ET la convention Vous pouvez mettre sur un poste fixe identifiable 2 personnes ayant un diplôme de secouriste auquel cas, une photocopie des diplômes et une attestation de leur présence est à joindre au dossier d organisation. Attention, un secouriste ne peut pas être signaleur. Liste nominative des signaleurs titulaires d un permis de conduire sur laquelle est mentionné le numéro du permis. Attention, un signaleur ne peut pas être secouriste. L attestation d assurance de l organisation. ASSURANCE APAC - pour obtenir votre attestation : 1 Modification des délais : faites nous parvenir votre dossier 11 semaines avant la date prévue pour la manifestation. 2 Joindre au dossier d organisation le bordereau A.C.T. rempli (en pièce jointe). En ayant votre dossier d organisation, le Comité UFOLEP Oise peut le viser et l envoyer directement à l APAC qui : - vous fera parvenir un devis - vous enverra l attestation d assurance dès que vous aurez accepté le devis et envoyé le règlement. Cette attestation d assurance nous sera envoyée en copie par l APAC, vous n aurez pas besoin de nous la renvoyer, et dès sa réception, nous validerons et enverrons le dossier d organisation en préfecture. L attestation du centre hospitalier le plus proche Plan descriptif de l épreuve (cadastre ou I.G.N.), le parcours stabiloté au feutre noir NATURA 2000 (imprimé joint au dossier) : A partir de cette année, la préfecture demande à ce que les associations remplissent le «formulaire d évaluation simplifiée des incidences natura 2000». Un chèque de 30 euros pour les droits d organisation à l ordre de l UFOLEP Oise APRES LA MANIFESTATION, adresser à l UFOLEP départementale : Page 12, 13 : Le procès verbal Page 14 : La fiche récapitulative Un chèque pour les engagements à l ordre de l UFOLEP Oise Liste des engagés La facture des secouristes acquittée au nom de votre association pour percevoir l aide financière de 66. Toute facture remise au Comité UFOLEP Oise après le 15 novembre 2014 ne sera pas remboursée. Page 15 : Les résultats (Imprimé joint au dossier) sont à faire parvenir impérativement à Yves FREMONT et Frédéric MAQUAIRE : yves.fremont1@free.fr ; frederic.maquaire@wanadoo.fr ;

2 EPREUVE V.T.T N Le : A : Epreuve se déroulant sur : 1 département plusieurs départements Organisée par l association : Personne en charge de la constitution du dossier (joignable pour tout renseignement) : - Nom : - Numéro de téléphone : Dossier envoyé à l U.F.O.L.E.P. le : UFOLEP 60 - Tél : Fax : ufolep@laligue60.fr Cadre réservé à l UFOLEP OISE Réception à l UFOLEP le : Dossier transmis à la préfecture / sous-préfecture de : Le :

3 CHARTE DEPARTEMENTALE DESTINEE AUX ORGANISATEURS DE MANIFESTATIONS CONTRAT CONCLU ENTRE L ASSOCIATION : ET LE COMITE DEPARTEMENTAL U.F.O.L.E.P. DE L OISE ARTICLE 1 L association s engage à prendre toutes les dispositions nécessaires en conformité avec la loi régissant les épreuves se déroulant sur la voie publique. ARTICLE 2 L association s engage à respecter le règlement sportif de l UFOLEP et les décisions du comité directeur qui seront relayés par la commission technique départementale. ARTICLE 3 L association s engage à participer à la réunion annuelle de formation des organisateurs, sous peine de ne pas voir son dossier transmis à la préfecture. ARTICLE 4 L association s engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour : Assurer la sécurité des pratiquants Mettre en place un dispositif de secours ARTICLE 5 L association s engage à transmettre dans les meilleurs délais les documents administratifs liés à l organisation de l épreuve (PV, engagements ) Et à prévenir dans les 48H le Comité Départemental en cas d incident. ARTICLE 6 L association s engage : A intégrer, dans toutes ses publications, le logo de l UFOLEP. D afficher la signalétique de l UFOLEP lors de la manifestation. Ce document est à joindre impérativement pour le traitement de votre dossier. Fait à. Le. Pour le Comité Départemental Fait à Le. Le Président de l association, Philippe MACHU

4 Règlement technique et de sécurité (RTS) des épreuves cyclistes soumises à autorisation préfectorale* se déroulant sur la voie publique * Toutes manifestations qui constituent des épreuves, courses ou compétitions sportives comportant un chronométrage. Informations sur la manifestation Nature de la manifestation : Cyclo sportive B.R.S Cyclocross Course VTT Nom de l épreuve :... Date(s) de l épreuve :... Lieu(x) de départ :... Département(s) :... Lieu(x) d arrivée :... Département(s) :... Identification de l organisateur Association UFOLEP :... Adresse du siège social :... Code postal :... Commune :... Courriel :... Caractéristiques de l épreuve Course en ligne - distance :... Course en circuit - longueur :... nombre de tours :... Course par étapes - nombre d étapes :... Contre la montre en individuel par équipe Nombre de concurrents et / ou d équipes attendus :.. Présence de concurrents non licenciés UFOLEP : oui non Participants identifiés par un moyen visuel : dossard plaque de cadre autre Eléments obligatoires à faire figurer dans votre règlement d épreuve : Les cyclosportifs seront tenus de respecter le Code de la route et ne devront emprunter que la moitié droite de la chaussée, les organisateurs ne seront pas responsables des accidents survenus en dehors de cette limite. Le port du casque à coque rigide est obligatoire du départ à l arrivée pour tous les concurrents. Les participants doivent obligatoirement présenter une licence UFOLEP Cyclo en cours de validité ou un certificat médical de non contre-indication à la pratique des activités cyclistes en compétition datant de moins de 1 an. Le Directeur de l épreuve peut prendre toutes mesures nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de l épreuve. Les cyclosportifs devront laisser le passage au premier coup d avertisseur afin que les véhicules de l organisation qui le réclament, puissent doubler. Tout cyclosportif se doit d obtempérer aux ordres du Directeur de l épreuve. Il est interdit de tirer ou pousser un cyclosportif ou de se livrer à des manœuvres déloyales ayant pour but de défendre irrégulièrement ses chances. Catégories au départ : Catégories (rayer les mentions inutiles) Distance maximale à parcourir (RTS) 1 90 km Kilomètres à parcourir lors de l épreuve Heures de départ Nombre de tours 2 80 km 3 70 km GS 50 km Féminines 50 km 15/16 ans (masculins) 50 km 15 / 16 ans (féminins) 40 km 13/14 ans 25 km 11 / 12 ans km

5 Véhicule d accompagnement (voiture, motos) Nombre et types de véhicules officiels de l organisation : Nombre et types de véhicules pour les commissaires de course : Signalétique Fléchage au sol Panneaux d indication Signalisation des zones dangereuses Signaleurs Oui Nombre : Non - Port du gilet haute visibilité - Signalisation temporaire K10 - Vérification de la détention du permis de conduire - Les signaleurs seront placés aux endroits jugés dangereux et en fonction des indications notifiées dans l autorisation Moyens de protection du public : Mise en place de barrières et/ou de rubalises en nombre suffisant pour le départ et l arrivée de la manifestation Commissaires présents sur et aux abords de la ligne d arrivée Dispositif prévisionnel de secours Un poste de secours est obligatoire pendant toute la durée de l épreuve Organisme présent (association agréée ou service) :... Nombre de postes de secours :... Effectifs et qualifications : Secouristes :... PSC 1 (ex. AFPS) :... Autre :... Type de dispositif : Mobile Fixe (préciser le lieu) :... Ambulance(s) Oui (préciser le nombre) :.... Non Médecin(s) présent(s) sur la course Oui (préciser le(s) nom(s)) :... Non Je confirme que tous les engagé(e)s à l épreuve ont pris connaissance ou reçu le règlement particulier avant le début de la manifestation par un document remis en main propre ou lors de leur inscription sur le site internet d engagement.

6 Renseignement généraux : L UFOLEP organise plusieurs types d épreuve sur la voie publique : Les Brevets de Randonneurs Sportifs (BRS) sont des épreuves cyclistes de masse et d endurance, comportant la mesure des performances individuelles et l édition de classements. Les épreuves cyclosportives (courses en ligne, courses en circuit, nocturnes, courses à étapes, contre la montre), sont des épreuves cyclistes comportant la mesure des performances individuelles et l édition de classements. Le nombre de participants est limité. Toutes les épreuves organisées sous l égide de l UFOLEP doivent respecter les règlements techniques émanant de la Commission Nationale des Activités Cyclistes, validés par le Comité Directeur National UFOLEP (catégories de valeur et d âges, kilométrage maximal pour les différentes catégories, etc.) Ces mêmes règlements respectent les normes techniques de la fédération délégataire et de l UCI. Conformément aux dispositions du Code du Sport, l organisateur devra souscrire auprès d une compagnie d assurance, les garanties d assurance couvrant sa responsabilité civile en tant qu organisateur, celle des participants (licenciés UFOLEP ou non) et des préposés. Le port du casque à coque rigide est obligatoire en compétition, à l échauffement comme à l entrainement. La structure mise en place doit être adaptée à l importance de l épreuve et à la nature du parcours. Pour rappel : Circuit = ou < 10km Circuit >10km Ville à ville ou par étapes Signaleurs statiques ou à moto aux points stratégiques où il faut rendre OUI OUI OUI l épreuve prioritaire Deux secouristes titulaires de l AFPS OUI OUI OUI Ambulance NON OUI OUI Médecin NON Joignable et disponible OUI Dispositif de secours OUI OUI NON Ressources : - Règlements activités cyclistes UFOLEP : - Fiches synthèses des règles de sécurité applicables pour l organisation des épreuves cyclistes (dernière mise à jour : août 2010) : 876/textes/manifestations-sur-la-voie/ - Circulaire interministérielle du 2 août 2012 relatif aux manifestations sportives sur les voies publiques ou ouvertes à la circulation publique : Avertissement : la responsabilité du demandeur est engagée en ce qui concerne l exactitude des informations qu il transmet. Fait à..., le... Signature du président du club organisateur (Nom et qualité, cachet du club le cas échéant)

7 Comité de l Oise de l U.F.O.L.E.P. VELO TOUT TERRAIN Association :... Président (Nom et adresse) : : : A Monsieur le Préfet de l Oise Monsieur le Préfet, Nous avons l honneur de solliciter de votre haute bienveillance l autorisation d organiser une épreuve VTT qui sera couru sous les règlements généraux de l U.F.O.L.E.P. et dont nous communiquons ci-après l itinéraire et les horaires : Date :. Lieu : Itinéraire : Ci joints : - feuilles de renseignements - plans Nous déchargeons expressément l Etat, les Départements, les Communes et leurs représentants de toute responsabilité pour les accidents qui pourraient survenir du fait de l épreuve ou de ses essais et nous déclarons assumer ce risque. Nous nous engageons à prendre en charge les frais du Service d Ordre exceptionnel mis en place à l occasion du déroulement de l épreuve et d assurer la réparation des dommages, dégradations, modifications de toute nature de la voie publique ou de ses dépendances imputables aux concurrents, aux organisateurs ou à leurs préposés. Avec nos remerciements, nous vous prions d agréer, Monsieur le Préfet, l expression de notre haute considération. A. Le Le Président,

8 Comité de l Oise de l U.F.O.L.E.P. VELO TOUT TERRAIN Titre de l association organisatrice :... Siége Social :... ou Nom Prénom et adresse de l organisateur : : : A Le.. Monsieur Le Maire de... Département.. Monsieur Le Maire, Conformément à la circulaire ministérielle en date du 17 mai 1972, nous avons l honneur de vous informer que organise, sous les règlements de l Union Française des Œuvres Laïques d Education Physique, le., une épreuve V.T.T., venant de.. allant à Le départ de cette épreuve sera donné à (lieu précis et heure) :. Les concurrents traverseront donc votre commune à partir de (heure approximative) en empruntant la (les) route(s) n.... Je vous prie de bien vouloir nous accorder l autorisation de traverser votre localité et je communiquerai aux participants les indications que vous nous donnerez. Veuillez agréer, Monsieur Le Maire, l assurance de nos sentiments les plus respectueux. L organisateur, Association affiliée à l U.F.O.L.E.P. sous le n :.. Epreuve inscrite au calendrier de la Commission Sportive sous le n :..

9 Comité de l Oise de l U.F.O.L.E.P. VELO TOUT TERRAIN Nom : Prénom : Adresse : Monsieur le Président de l association (nom de l association):, Je soussigné(e), (nom et prénom),.., certifie avoir un diplôme me permettant d assurer les premiers secours (voir photocopie en annexe) et je m engage à être présent pendant votre épreuve V.T.T. le / / à.. J occuperai un poste de secours fixe et identifiable de : heures à.. heures Je vous prie d agréer, Monsieur le Président, l expression de ma considération distinguée. A.., le Signature

10 Comité de l Oise de l U.F.O.L.E.P. VELO TOUT TERRAIN Association affiliée à l U.F.O.L.E.P. sous le n : Epreuve inscrite au calendrier de la Commission Sportive sous le n : Renseignements concernant l épreuve V.T.T. organisée par l association :.. à... le de.. h.. à.. h.. PARCOURS Communes traversées Routes Heures de passage DESCRIPTION DE L EPREUVE Type Catégorie Long d 1 tour Heure départ Nombre de tours Distance Totale ACCOMPAGNEMENT DE L EPREUVE Secours assurés par :.. Nature du service d ordre :.. Date : signature du président : La Déléguée Départementale certifie que l association est affiliée à la l UFOLEP sous le n...., et que l épreuve sera organisée dans les conditions prévues par les règlements généraux de l U.F.O.L.E.P. Date., Signature du Déléguée Départementale,

11 RESULTATS DE L EPREUVE V.T.T. N : Organisée le : A : Par l association : CATEGORIE : NOMBRE DE PARTANTS : RANG NOM PRENOM ASSOCIATION POINTS Les résultats sont à faire parvenir impérativement à Yves FREMONT, à Frédéric MAQUAIRE et au Comité UFOLEP Oise yves.fremont1@free.fr; frederic.maquaire@wanadoo.fr; ufolep@laligue60.fr

12 Comité de l Oise de l U.F.O.L.E.P. VELO TOUT TERRAIN Epreuve n... Date.. Lieu : Club organisateur : LISTE DES SIGNALEURS Noms Prénoms Adresses N permis de conduire Qualités

13 Comité de l Oise de l U.F.O.L.E.P. Commission Vélo Tout Terrain PROCES VERBAL A adresser dès le lendemain de l épreuve à : UFOLEP 19, rue Arago ZAC de Ther BEAUVAIS Epreuve n.. disputée le..... à. Organisée par l Association. Dont le Président est Nombre de participants : ans - Jeunes M ou F ans -Jeunes M ou F 17/19 ans - Jeunes masculin Adulte masculin 20/29 ans Adulte masculin 30/39 ans Adulte masculin 40/49 ans Adulte masculin 50 ans et + Adulte masculin + 60 ans Adulte féminine 17/29 ans Adulte féminine 30/39 ans Adulte féminine 40 et + Directeur de l épreuve : Composition du jury : Incidents Remarques : Les réserves sont portées au dos de cet imprimé.

14 RESERVES Pour être prises en considération, les réserves doivent être transformées en réclamation : c est-à-dire, confirmées dans les 24 heures par pli recommandé, accompagnées des droit exigibles à U.F.O.L.EP. 19, rue Arago ZAC de Ther BEAUVAIS (droits 30,49 Si la réclamation est reconnue fondée, les droits sont remboursés déduction faite des frais de dossier : 7,62 ). 1 Réserves concernant l application du règlement, la qualification des Associations et des participants (licences,.) 2 Réserves concernant la régularité de l épreuve, les incidents de course,.. Les réserves nominatives et motivées doivent être inscrites sur cet imprimé par le Directeur de course, sous la dictée du plaignant. Nom de l auteur de la réserve : Signatures : Le Directeur de l épreuve L Auteur de la Réserve L Intéressé mis en cause Le Représentant de la commission NOTE : Un procès verbal est à remplir pour chacune des épreuves de vélo tout terrain. Les associations qui n établiront pas de Procès Verbal se verront appeler devant la Commission de Discipline du Comité de l Oise U.F.O.LE.P.

15 Comité de l Oise de l U.F.O.L.E.P. VELO TOUT TERRAIN Club organisateur : Epreuve n :. Date : Lieu :.... (Nombre total d engagés) x Euro = Euro (total) Ci-joint : + Procès verbal de l épreuve. + Cette fiche récapitulative + Un chèque (à l ordre de l UFOLEP Oise) d un montant de... A.. le. Signature Comité de l Oise de l U.F.O.L.E.P. VELO TOUT TERRAIN Club organisateur : Epreuve n :. Date : Lieu :.... (Nombre total d engagés) x euro = Euro (total) Ci-joint :+ Procès verbal de l épreuve. + Cette fiche récapitulative + Un chèque (à l ordre de l UFOLEP Oise) d un montant de... A.. le. Signature