61². Service interétablissements de coopération documentaire

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1 61² Service interétablissements de coopération documentaire Rapport d activité année 2012

2 Rapport d activité du SICD pour l année 2012, rédigé par Cécile Berthon, Cécile Clarac, Loïc Ducasse, Sylvie Fayet, Marie-Dominique Heusse, Sandrine Jambert, Agnès Laur, Marielle Mouranche, Catherine Roussy, Eugénie Vanderplancke, Bénédicte de Volontat. Août 2013

3 INTRODUCTION... 4 LE RESEAU DOCUMENTAIRE DE L UNIVERSITE DE TOULOUSE ET L ACTION DU SICD... 5 LE PERIMETRE DU RESEAU EN PRINCIPAUX OBJECTIFS ET REALISATIONS... 6 LES MOYENS... 7 Les ressources humaines... 7 Les moyens financiers... 8 L ACTIVITE DES SERVICES ET DU RESEAU INFORMATIQUE DOCUMENTAIRE Vie du service Organisation du service Budget Assistance aux bibliothèques du réseau Infrastructure informatique Système de gestion Horizon Extension du réseau Gestion courante Réinformatisation Interfaces publiques Catalogue public ARCHIPEL Outil de découverte ARCHIPEL Service de référence en ligne «Une question?» Moissonneur d archives ouvertes Epure Tolosana Site Web du réseau des bibliothèques de l Université de Toulouse Site Web du CRFCB Midi-Pyrénées/Languedoc-Roussillon Intranet du réseau des bibliothèques de l Université de Toulouse SUDOC Monographies Centre régional SUDOC-PS DOCUMENTATION ELECTRONIQUE LA FORMATION DU RESEAU Organisation de la journée réseau Formations réseau Les formations dispensées Organisation FONDS ANCIENS ET NUMERISATION Fonds anciens Conservation Acquisitions et mouvements des collections Communications et recherches bibliographiques Mise en valeur Formation et activité de conseil Objectifs La numérisation URFIST Contexte et moyens Cadre institutionnel et fonctionnel Personnel Locaux et parc informatique Budget Objectifs de l année Bilan des activités de formation Stages de formation continue Formations dans les cursus Autres actions de formation Projet de recherche CRFCB MIDI PYRENEES LANGUEDOC ROUSSILLON Contexte et moyens Cadre institutionnel et fonctionnel... 37

4 Personnel Locaux et parc informatique Budget Objectifs de l année Bilan des activités de formation CHIFFRES-INDICATEURS-ANNEXES INFORMATISATION ET INTERFACES DE RECHERCHE SUDOC CENTRE REGIONAL STATISTIQUES ARCHIPEL STATISTIQUES SITE RESEAU DES BIBLIOTHEQUES STATISTIQUES SITE TOLOSANA RESSOURCES ELECTRONIQUES LIVRE ANCIEN FORMATION JOURNEE RESEAU DES BIBLIOTHEQUES COMMUNICATIONS, PUBLICATIONS, PARTICIPATION A DES COMITES SCIENTIFIQUES ORGANIGRAMME SICD

5 Introduction Inscrite depuis quatre ans maintenant dans le cadre du PRES, l action du SICD se déploie en cohérence avec les objectifs et les valeurs que se fixe l Université de Toulouse en matière de coopération et de mutualisation. Une très grande partie des actions présentées dans ce rapport d activité concerne le maintien et l amélioration du bon fonctionnement des outils communs au réseau des bibliothèques, ou encore correspond à des projets nouveaux liés aux progrès technologiques, ou souhaités par le réseau et validés par les établissements. Cependant la politique nationale de l Enseignement supérieur et de la recherche, qui a connu une actualité dense en 2012, influe sur l activité des universités et écoles qui constituent l Université de Toulouse, et a donc un impact direct ou indirect sur le réseau des bibliothèques, et sur l action et la réflexion de ses différents acteurs. Ainsi le processus de révision du dossier toulousain pour l Idex, qui a duré plusieurs mois, a été l occasion de réinterroger la volonté des établissements d avancer ensemble sur ce projet, et a permis de conforter les décisions sur le renforcement du caractère coopératif de l Université de Toulouse ainsi que sur la nature fédérale de sa structure. L organisation du réseau des bibliothèques est confortée par ces choix politiques, au point d apparaître comme l une des réalisations les plus abouties de la politique de site en Midi-Pyrénées et à ce titre, le SICD a été invité à présenter son modèle d organisation dans d autres régions qui ont aujourd hui à mettre en œuvre un dispositif semblable. Un autre temps fort de l année a été la tenue des Assises de l enseignement supérieur et de la recherche, qui ont permis la tenue de débats nombreux, accompagnés de la production de contributions en grand nombre par les différents acteurs du système universitaire. Les directeurs des services des bibliothèques toulousains ont décidé de saisir cette opportunité pour rédiger en commun un texte fort, qui rappelle la place essentielle que jouent les bibliothèques pour la réussite des étudiants et pour la performance de la recherche C est sur l ensemble de ces bases désormais stables que pourra maintenant se définir et se construire le projet stratégique du site notamment en matière de politique documentaire qui devra être élaboré au cours de l année dans la perspective du prochain contrat quinquennal. 4

6 Le réseau documentaire de l Université de Toulouse et l action du SICD Le périmètre du réseau en 2012 Le réseau s est enrichi en 2012 de deux bibliothèques d écoles d ingénieurs, l Ecole des Mines d Albi-Carmaux (EMAC) et l Ecole Nationale de l Aviation Civile (ENAC), apportant à notre communauté une plus grande diversité de ressources et d usagers. Présent dans tout Midi- Pyrénées, le réseau des bibliothèques universitaires de l Université de Toulouse est avec ses 61 bibliothèques le plus important réseau universitaire de France. Désignation Nombre de bibliothèques Localisation Université de Toulouse 1 Université de Toulouse 2 13 bibliothèques dont 8 Centres de Recherche qui signalent uniquement leurs fonds 26 bibliothèques avec l intégration de l IUFM et de l IUT de Blagnac Toulouse et Rodez Toulouse, Figeac, Foix, Montauban, Auch, Cahors, Rodez et Tarbes Université de Toulouse 3 9 bibliothèques Toulouse, Castres et Tarbes Institut National Polytechnique 5 bibliothèques avec l intégration de la bibliothèque de l ENVT Toulouse et Tarbes INSA 2 bibliothèques Toulouse EPA Champollion 3 bibliothèques avec la création d une bibliothèque à Castres Albi, Rodez et Castres 5

7 ISAE 2 bibliothèques Toulouse Ecole des Mines 1 bibliothèque Albi ENAC 1 bibliothèque Toulouse SICD Livre Ancien 1 bibliothèque Toulouse Le réseau des bibliothèques animé par le SICD est cependant plus étendu que le seul périmètre des bibliothèques informatisées, puisqu il comprend également celles qui participent à la mutualisation des achats de documentation électronique, et/ou bénéficiant d autres services (formation, expertise etc.) Principaux objectifs et réalisations Le SICD a fourni une activité intense en matière d outils d informatique documentaire et d interfaces de recherche, que ce soit pour améliorer l existant ou pour créer des dispositifs et des services nouveaux. L année 2012 a ainsi vu l aboutissement de projets instruits l année précédente, comme la mise en œuvre de l outil de découverte Archipel plus, qui représentait à la fois la pièce manquante de l architecture informatique actuelle et la préfiguration de ce que sera le système de nouvelle génération sur lequel nous avons commencé à travailler en parallèle. Des modules très utiles pour les lecteurs comme l envoi des rappels par mail ou la possibilité de réserver un document en ligne sont devenus opérationnels. La refonte de la plateforme Tolosana, qui propose désormais des fonctionnalités de recherche très larges, ou l amélioration d interfaces comme Lirel ou Epure concourent à une amélioration déterminante de la qualité des services que le réseau des bibliothèques propose aux étudiants et aux enseignants-chercheurs. L offre de contenus numériques s est elle aussi fortement développée. La poursuite et le développement de la mutualisation des achats de documentation électronique continue à porter ses fruits au bénéfice des bibliothèques elles-mêmes grâce aux économies financières réalisées, et des usagers qui peuvent ainsi trouver une offre multipliée. On peut signaler à cet égard le travail de repérage réalisé par le SICD au moment de la préparation du dossier de candidature à l Idex : on a comparé les ressources du site de Toulouse Midi-Pyrénées avec celles de l université de Californie, l une des deux universités de rang mondial que Toulouse s est explicitement fixées pour modèle : si le nombre total de ressources et les budgets correspondants sont incontestablement plus importants chez la deuxième, l analyse fine montre que, s agissant des ressources scientifiques majeures, la première n a pas réellement à rougir de la comparaison. L offre de contenus électroniques est complétée par la mise à disposition des publications de recherche en open acces des auteurs rattachés à l Université de Toulouse, rendues visibles via Epure, et par le développement de corpus de textes numérisés dans Tolosana. En parallèle avec ses missions sur les outils et les contenus, le SICD consacre beaucoup d attention à la vie du réseau et son animation. Cette exigence découle pour partie du contraste entre le nombre toujours croissant des acteurs du réseau (plus de 300 ) et la faiblesse de celui des personnels du service (30 au total), mais aussi de la nécessité de proposer un cadre de fonctionnement commun et une conduite de projets cohérente à une quinzaine établissements qui ont chacun leur autonomie et leurs particularités. De là viennent des principes d organisation, que l on cherche sans cesse à perfectionner, comme les réunions régulières des directeurs, la création de groupes de travail ad hoc (en 2012, le groupe pilote sur la réinformatisation), la journée réseau de juin, le helpdesk ou le nouvel intranet. Ces actions contribuent à créer des liens forts entre les personnels des divers établissements, et 6

8 permettent aussi l émergence de propositions de leur part, comme des améliorations d outils et la création ou la mutualisation de nouveaux services : le déploiement du service «Une question?» en est une très bonne illustration En matière de formation, une autre des missions du SICD, 2012 a été une année particulièrement riche en débutant avec le rattachement au PRES du Centre Régional de Formation aux Carrières des Bibliothèques, compétent pour les deux régions Midi-Pyrénées et Languedoc-Roussillon (comme l est également l URFIST), et précédemment rattaché à l université du Mirail. Ce rattachement a permis d intensifier la recherche de synergie entre URFIST et CRFCB, qui avait commencé les années précédentes sur une base informelle. L année a été aussi marquée par le gros travail de préparation de l installation du pôle formation, constitué de l URFIST, du CRFCB et des formations réseau organisées par le SICD dans les nouveaux locaux de la Maison de la Recherche et de la Valorisation du PRES, sur le campus de Rangueil, prévue pour Le déménagement prévu aura l avantage, outre le rapprochement physique des trois entités dans des locaux contigus, de faciliter les collaborations avec les autres composantes installées sur le site, par exemple entre l URFIST et le Collège des écoles doctorales. De manière générale, les collaborations avec les autres départements et services du PRES, qui marquent notre fonctionnement depuis 2008, se sont poursuivies en 2012 : ainsi avec le Service numérique de l université de Toulouse pour l hébergement de nos serveurs, avec le service des marchés, le service Communication ou les départements chargés de la recherche et de la formation et vie étudiante. De par les missions confiées au SICD, les modes de fonctionnement et de conduite de projet mis en place, la nature des opérations conduites au fil des années, les personnels du service ont acquis un très haut niveau d expertise dans les différents champs de compétences correspondants et concourent ainsi au rayonnement du service à l extérieur. C est ainsi que le premier groupe de travail national sur le futur système informatique ( ), créé à l initiative du SICD, est resté dans les annales sous le nom de «groupe de Toulouse», avant de passer dans le giron de l ABES. Des responsables de service sont régulièrement sollicités pour des interventions, des participations à des groupes de travail nationaux, ou encore des expertises dans le domaine du patrimoine écrit par exemple. On peut aussi citer dans ce registre l étude menée en partenariat avec les Observatoires des trois universités et de l EPA Champollion sur le lien entre l emprunt de documents et la réussite en Licence, qui a démontré pour la première fois en France le lien très fort entre emprunt en BU et réussite des étudiants 1. Un évènement marquant de l année 2012, enfin, a été la tenue à Toulouse du congrès annuel de l Association des directeurs et personnels de direction des bibliothèques universitaires et de la documentation (ADBU), dont l organisation matérielle a été assurée par le SICD ; Du 5 au 7 septembre 2012, trois cents personnes ont assisté, au Centre de congrès Pierre Baudis, au congrès de l association et à la journée d études sur l évolution des métiers dans les bibliothèques universitaires. Les moyens Les ressources humaines Avec le rattachement du CRFCB au 1 er janvier 2012, le SICD comprenait à cette date 26 personnels titulaires dont deux en congé de longue maladie 2 -, soit quatorze personnels de la filière bibliothèque ou ITRF assimilés BAP F, un enseignant-chercheur (Urfist), trois ingénieurs informaticiens, un technicien informatique, deux ITRF numérisation, deux techniciens d art et trois personnels administratifs. Le service emploie aussi des personnels 1 2 Le technicien informatique et un adjoint administratif 7

9 contractuels : un responsable administratif et financier sur rompus, et neuf contractuels ou vacataires sur budget propre : 0,7 ETP au centre régional du Sudoc-PS ; 1 ETP sur 8 mois, 0,57 ETP sur l année et des vacataires pour un total de 1170 heures au Service du Livre ancien ; 1 ETP ingénieur statisticien pendant 6 mois pour l étude sur emprunt et réussite ; 0,2 ETP pour la maintenance informatique ; et enfin au CRFCB, une mise à disposition par l université du Mirail pendant 6 mois suivie par le recrutement d un ETP contractuel durant 4 mois. Le début de l année a vu aussi un remaniement important de l organisation interne avec la mise en place d un nouvel organigramme plus lisible faisant apparaître quatre grands pôles d activité : informatique documentaire, qui a regroupé les anciens services Horizon et Système d information et de publication ou SIP contenus numériques, c'est-à-dire à la fois l acquisition de ressources (service documentation électronique) et la production avec l activité de numérisation patrimoine et livre ancien et enfin le pôle formations, qui rassemble l URFIST, le CRFCB et les formations pour le réseau des bibliothèques La fonction d animation et de coordination du réseau, qui était précédemment assurée par le service Horizon est devenue une mission transversale au niveau de la direction, et assurée par l adjointe au directeur 3. Comme tous les ans, un accent particulier a été mis sur la formation continue des agents du service, afin de maintenir leurs compétences professionnelles au meilleur niveau possible. Les moyens financiers Sur l année 2012, ont été dépensés par les différents centres de responsabilités du SICD, à mettre en perspective avec les prévus en recettes et en dépenses au budget primitif. L augmentation par rapport à 2011 vient du rattachement du CRFCB au SICD à compter du 1 er janvier 2012, alors que dans le même temps les dotations d autres CR étaient en baisse. La différence de montant entre le budget voté et le budget exécuté s explique pour l essentiel par des recettes nouvelles qui ont été rattachées par DBM en cours d année. Le taux moyen d exécution du budget s établit à 94,65%, avec une amplitude qui va de 56,6% à 99,74%. Répartition du budget global du SICD - année % 4% 75% 4% 2% 12% Administration et pilotage Livre Ancien Informatique documentaire Docelec Urfist CRFCB 3 Cf. organigramme en annexe 8

10 Comme les années précédentes, l analyse des couts de fonctionnement par projet a été menée et permet de mesurer la charge respective de chacun (les dépenses de documentation électronique ont été enlevées pour maintenir la lisibilité du graphique). Analyse des coûts par projet (hors documentation électronique) année 2012 OUTILS PORTAIL WEB (DRUPAL, SUMMON) SUDOC CENTRE REGIONAL SUDOC SFX REFERENCE VIRTUELLE NUMERISATION HORIZON FORMATION CRFCB FORMATION URFIST FONCTIONNEMENT GENERAL FONCTIONNEMENT CFCB FONCTIONNEMENT URFIST FONCTIONNEMENT INFORMATIQUE DOC FONCTIONNEMENT LIVRE ANCIEN PROJETS NATIONAUX CONSERVATION CATALOGAGE livre ancien Note : le fonctionnement général regroupe les dépenses non ventilées entre les projets : affranchissement, téléphone et reprographie, fournitures, maintenance hors Horizon, déplacements et réceptions. Les projets nationaux correspondent à la participation du SICD et de ses agents à des groupes de travail d intérêt général pilotés par le ministère, les associations professionnelles ou d autres organismes à vocation nationale. Le montant est majoré en 2012 par la subvention accordée par la DGSIP pour l étude lecture-réussite. 9

11 L activité des services et du réseau Informatique documentaire Vie du service Organisation du service L année 2012 a été marquée par la fusion des services Informatisation et Système d information et de publication, dans un objectif de meilleure synergie des projets et des équipes. La responsabilité de ce service fusionné a été assurée par le responsable de l ancien service SIP jusqu à la mi-juillet, date de son départ par suite d une demande de mise en disponibilité. Son successeur, nouvellement sorti de l Ecole nationale supérieure des sciences de l information et des bibliothèques, a été nommé au 1 er juillet. Au 31 décembre 2012, le nouveau service comprend donc neuf agents représentant 8,1 ETP, soit quatre issus de la filière bibliothèque (une bibliothécaire assistante spécialisée, deux bibliothécaires et un conservateur), quatre autres de la filière ITRF (une technicienne BAP F et trois ingénieurs d étude BAP E, à savoir un administrateur de systèmes d information et deux ingénieurs en développement et déploiement d applications) et une contractuelle sur un poste de la filière bibliothèque. Dans la perspective d une réinformatisation du réseau des bibliothèques de l Université de Toulouse et plus particulièrement de l adoption d un système unifiant la gestion des ressources papier et électronique, la fusion de ces deux services a tout son sens puisqu elle abolit la distinction entre les tâches d administration du SIGB et celles d administration des outils de gestion des ressources électroniques (SFX) et des interfaces de recherche (l outil de découverte Summon, notamment), ainsi que la distinction qui prévalait entre projets anciens et projets nouveaux. Toutefois la fusion de ces services, pour être pleinement efficace, doit encore s accompagner d un travail sur les fiches de poste des agents. Si un transfert de compétences a commencé en 2012 en prévision du départ à la retraite à l été 2013 de l administrateur de systèmes d information, un des objectifs de l année consistera à faire évoluer cette organisation de manière concertée dans le sens d un meilleur partage des connaissances et des compétences. Budget Les recettes, se sont élevées à ,35 en 2012 ; le montant prévu au budget primitif était de ,56. Les titrés comme prestation correspondent à la participation de l Abes au financement de la gestion du CR Sudoc-PS ( ; seuls avaient été inscrits au BP au titre des «Autres subventions») et au prix de la prestation réalisée par le SICD pour la réinformatisation de la bibliothèque de l Ecole nationale de l aviation civile (ENAC). Les ,35 correspondent quant à eux à la refacturation aux établissements de l abonnement au Service de référence virtuelle RefChatter/RefTracker, du coût de la participation au réseau Sudoc et de la maintenance du système de gestion Horizon, les restant étant la part réservée au service Informatique documentaire de leur dotation au SICD Réserves Prestations Produit activités annexes Ministère, crédits spécifiques Autres subventions TOTAL BP , , , , ,00 Recettes exécutées , , , , ,35 10

12 Les dépenses du budget exécuté 2012 du CR 4513, le centre de responsabilités correspondant aux activités du service Informatique documentaires, se sont élevées à ,90 ; les dépenses prévues au budget primitif étaient de ,56. Général Horizon Réinformatisation Sudoc-PS Sudoc Summon SRV SFX TOTAL BP , , , , , , , , ,56 Dépenses exécutées , , , , , , , , ,90 Cette différence s explique par le fait que certaines dépenses n ont pas été réalisées, notamment l achat d un nouveau serveur pour le catalogue public HIP, qui avait été budgété à hauteur de : de concert avec le Service numérique de l Université de Toulouse (SNUT, ex-ciut), préférence a été donnée à une migration de cette application sur un serveur virtuel installé sur un serveur physique implanté dans l infrastructure du SNUT, au sein du Pôle de services numériques (PSN) de l Université Toulouse-3. Ce ne sont donc que 2755,17 qui ont été payés au titre d une prestation de virtualisation des serveurs. A l inverse, le service a eu à faire face à certaines dépenses non anticipées à l automne 2011, comme le passage d une durée de dix à douze mois du contrat de la personne chargée d assister la responsable du Centre régional Sudoc-PS. Par ailleurs, une partie des dotations aux amortissements des serveurs, qui étaient jusque-là incluses dans le budget du CR 4511, celui des affaires générales, ont été payées sur le budget du CR 4513, et cela, par souci de cohérence, les serveurs concernés supportant des applications administrées par le service. Le budget 2012 offre donc une vue fidèle du coût de l informatique documentaire pour le réseau des bibliothèques de l Université de Toulouse (hors masse salariale des agents titulaires du service). A cet égard, on ne peut que rappeler le fait que l extension régulière depuis 2008 du périmètre logiciel du système d information du réseau (2008 : acquisition de licences d un outil de reporting ; 2009 : acquisition d un logiciel de type résolveur de lien ; 2011 : abonnement à un service de référence virtuel ; 2011 : abonnement à un outil de découverte) a obéré les finances du SICD. En effet, si l abonnement au service de référence virtuel fait l objet depuis le départ d une refacturation auprès des établissements du réseau, il n en va pas de même en ce qui concerne les autres applications. Or, la part de la dotation des SCD affectée à l informatique documentaire n a pas augmenté dans les mêmes proportions, ce qui pose très clairement la question de la pérennité du financement de ces applications 4 et, au-delà, du calcul d un coûtcible pour le futur système de gestion, qui, on le sait déjà, sera basé sur un abonnement annuel. Assistance aux bibliothèques du réseau L année 2012 a été marquée également par l entrée en service d un outil de type helpdesk ou «centre d assistance», que le SICD partage avec le SNUT. Ce helpdesk, basé sur une solution open source, OTRS, très largement diffusée dans le monde des entreprises comme en milieu académique, visait à : rationaliser l organisation du travail au sein du service par la régulation du flux des demandes, qui, jusque-là, arrivaient par téléphone ou par courriel : désormais, les agents sont en capacité de prioriser le traitement des demandes ; améliorer le traitement et le suivi des demandes : les «tickets» créés par les correspondants dans les bibliothèques du réseau sont visibles par tous les agents du service, ce qui permet d y répondre, même en cas d absence des personnes en charge des modules ou des outils concernés, et, surtout, les tickets restent ouverts jusqu à leur résolution définitive, ce qui garantit qu aucune demande ne peut être oubliée, y compris, d ailleurs, par la bibliothèque émettrice ; 4 L acquisition du résolveur de liens SFX et le paiement des trois premières années de maintenance devaient être financés sur le fonds d amorçage du PRES et la maintenance des années suivantes refacturées aux établissements utilisateurs de l outil, ce qui n a été pas le cas en 2012 et ne le sera pas davantage en

13 identifier de manière plus fine la nature des demandes transmises au service en vue d améliorer, le cas échéant, les procédures et supports de formation ; évaluer la charge de travail induite par le traitement de ses demandes. OTRS n a été déployé que progressivement dans le réseau, d abord à l Université Toulouse-2 le Mirail à partir de la seconde moitié de janvier, puis dans le reste du réseau à partir du mois de mars, ce qui signifie que les statistiques obtenues ne portent pas tout à fait sur une année normale de fonctionnement. Elles n en constituent pas moins un révélateur précieux de l activité du service Informatique documentaire, qui a ainsi reçu et traité, grâce à cet outil, 761 demandes en Sans surprise, ces 761 demandes proviennent principalement des trois universités toulousaines, l Université Toulouse-2 représentant à elle seule 40% des demandes, les universités Toulouse-3 et Toulouse-1 près de 20% chacune. Les autres établissements représentent pour leur part entre 1,6% (le CUFR Jean-François Champollion) et 6% (l INP) du total demandes, ce qui dans certains cas traduit une assez nette sous-utilisation du helpdesk au profit des outils plus traditionnels que sont le téléphone et le courriel. Les demandes concernent principalement Horizon comme en atteste le fait qu un peu plus de 70% des demandes ont été créées dans la «file» Horizon du helpdesk. Si une analyse qualitative des 170 premiers tickets créés corrobore globalement ce constat, elle offre également des résultats plus précis, qui font apparaître que : un peu plus de 30% des demandes ont pour objet le signalement d un problème, dont près de la moitié concerne des dossiers d usagers non importés ou comportant des erreurs à corriger ; près de 12% des demandes consistent en des demandes de fourniture de listes ou de statistiques ou d évolution fonctionnelle de l outil de reporting ; un peu moins de 9% des tickets créés sont des demandes de mises à jour des listes de diffusion ou relèvent, plus généralement, de l animation du réseau ; 7% des demandes sont des demandes de réservation de douchettes d inventaire et/ou de création de codes d inventaire. Si le temps de résolution des demandes est difficile à calculer, dans la mesure où les tickets restent souvent ouverts pendant plusieurs jours, voire plusieurs semaines, après résolution du problème ou prise en compte de la demande, il est possible de mesurer la réactivité du service Informatique documentaire en évaluant le temps écoulé entre le moment de la création du ticket et celui de la création de la première réponse. Cet intervalle est en moyenne de deux jours, avec un temps de réponse qui est même inférieur à la demi-journée pour les messages de niveau 5, les plus urgents, qui correspondent dans les règles de fonctionnement du service à une situation bloquante («panne» du catalogue, interruption du prêt, etc.). Sans doute serait-il possible, en révisant cette nomenclature et en engageant les établissements du réseau à utiliser les différents niveaux d alerte à leur disposition (le niveau 3, niveau par défaut, concentre plus de 79% des demandes), de proposer des temps de réponse garantis, ce qui constituerait une piste d amélioration intéressante. Avant cela, d autres pistes, plus aisées et plus rapides à mettre en œuvre, devront être explorées en 2013 pour favoriser la diffusion du helpdesk, qui reste inégale suivant les établissements : amélioration du formulaire de saisie côté demandeur avec la possibilité de mettre en copie un collègue, élargissement du nombre de personnes utilisatrices pour répondre aux besoins des petits établissements, élaboration d un support de formation, etc. Infrastructure informatique Changements de serveurs : Les opérations initiées à la fin de l année 2011 avec le changement du serveur supportant la base de données Horizon et son installation dans l infrastructure du SNUT, ont été poursuivies en 2012 avec l installation dans cette même infrastructure du serveur Déméter, utilisé notamment pour la bibliothèque numérique et le moissonneur d archives ouvertes, et la migration sur des machines virtuelles sous distribution Linux du résolveur de liens SFX et de l opac HIP. A la fin de 12

14 l année 2012, il ne reste plus qu un seul serveur de production, un serveur Windows utilisé pour l outil de reporting, dans l infrastructure de PSN. Le rapatriement de nos applications dans l infrastructure du SNUT devrait donc être achevé en 2013, probablement par une dernière opération de virtualisation. Comme précédemment signalé, ces opérations ont permis au SICD de réaliser de substantielles économies, mais aussi de garantir un niveau de sécurité plus important pour nos applications, surtout rapporté à la baisse constante de la qualité des services offerts par le PSN observée au cours des derniers mois. Par-dessus tout, ces opérations ont contribué à renforcer de manière plus étroite encore la collaboration nouée avec le SNUT dans le cadre du Système de gestion de cartes (SGC) ou de l import des adresses mail institutionnelles de l annuaire UNR, et, ce faisant, à faire du SICD et du SNUT deux véritables partenaires au sein du PRES Université de Toulouse ; Migration des boites mail : les boites mail des agents du SICD ont été migrées au cours de l année du serveur Pégase vers le système de messagerie du BUT ; Système de gestion de cartes : les informaticiens du service ont participé avec le SNUT et les DSI des établissements à l élaboration du CCTP pour le nouveau marché des cartes MUT. Les réponses n ayant pas été jugées satisfaisantes, le marché a été déclaré infructueux. Un nouveau CCTP sera rédigé en 2013, à la rédaction duquel le service sera encore associé. Système de gestion Horizon Extension du réseau Mines Albi Décidée fin 2010, conduite en 2011, l opération de réinformatisation du centre de documentation de l Ecole des mines d Albi-Carmaux s est achevée en janvier 2012 avec l ouverture du prêt, grâce à l appui de l administratrice de données de circulation du SCD du CUFR Jean-François Champollion. ENAC L informatisation de la bibliothèque de l ENAC s est achevée en La dernière phase comprenait l accompagnement en amont pour la création de lot d exemplaires multiples directement en base Horizon : l opération a été menée par SirsiDynix en avril. Les paramétrages définitifs des règles de prêt ont été finalisés lors du premier semestre. En juin 2012 a eu lieu l installation d Infomél et les imports de fichiers lecteurs de l ENAC, selon une procédure spécifique, l ENAC ne versant pas ses données usagers dans le SGC du PRES. L ouverture du prêt a eu lieu comme prévu en juillet Après quelques traitements supplémentaires nécessaires (procédure d import, gestion des «prêts promo»), dus à l intégration de multiples promotions d étudiants tout au long de l année, la phase finale de l accompagnement des nouveaux acteurs ENAC dans le réseau (suivi des présentations réseau, dernières sessions du plan de formation) s est poursuivie jusqu à fin En 2013, l ENAC intègrera le module bulletinage. Gestion courante Administration générale Changement de version : l année 2012 a été synonyme pour Horizon, ainsi que pour HIP, le catalogue public, d un changement de version et en l occurrence, d un passage, pour le premier nommé, de la version 7.4 à la version 7.5, dont l un des principaux atouts est sa compatibilité avec le système d exploitation Windows 7. Ce changement de version, qui n a nécessité qu une journée d interruption du service, est intervenu le 13 juillet. 13

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