Qui est touché par la migration?

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2 Qui est touché par la migration? Tous les employés de la CSSMI Transfert intégral des comptes pour tout le personnel Tous les élèves de la CSSMI Destruction des comptes GroupWise Création des nouveaux comptes dans Outlook

3 Avantages pour les usagers Capacité de stockage quasi illimitée pour le courriel et le stockage de fichiers; Plus de limite sur les boîtes de courriels; Accès à la suite Office en ligne gratuitement pour tous (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) permettant le travail en collaboration; Service Web disponible en tout temps, sur tout type d ordinateur, tablette ou téléphone intelligent.

4 Avantages technologiques Standardisation sur une plateforme offrant plus de possibilités technologiques; Réduction des coûts annuels de licences et des coûts d infrastructure; Pas d infrastructure de courriel à gérer pour la Commission scolaire (serveurs, logiciels, mises à jour); Mise à niveau constante des fonctionnalités et des capacités par le fournisseur.

5 Minimiser les impacts pour les usagers Pas de changement d adresse de courriel; Fluidité et continuité du service pendant la période transitoire; Information sur la progression des travaux; Aucune procédure particulière à faire, par exemple du ménage, du classement, etc.; Transfert intégral des données des comptes courriels.

6 Un processus transparent pour l usager Archivage des boîtes de courriels GroupWise sur plusieurs semaines dans l outil Netmail; Injection des boîtes de Netmail à Outlook en ligne; Fermeture de GroupWise le vendredi 26 juin à minuit; Transfert final pendant la fin de semaine du 27 et 28 juin; Début d Outlook pour tous le lundi 29 juin.

7 Ce qui est transféré Tous les courriels et pièces jointes; Tous les rendez vous; Toutes les tâches; La structure et le contenu des armoires (dossiers); Le dossier Travail en cours ; Le dossier Corbeille ; Les dossiers partagés pour le propriétaire du dossier; Les carnets personnels d adresses; Les listes d adresses; Les listes corporatives; Les listes Sympa pour les envois massifs.

8 Ce qui n est pas transféré Les pièces jointes qui dépassent 25 mégabytes très rares (une procédure de détection et de sauvegarde sera communiquée à tous); Le contenu du dossier Courrier indésirable ; Les règles : redirection, vacances, classement; Les catégories personnalisées; Les signatures personnelles.

9 Que faire avant la migration? Consulter les courriels d information de la DSTI dans les semaines précédant la migration; Prendre note des dossiers partagés et des personnes avec qui ils sont partagés; Prendre note des règles de redirection; Noter les droits des mandataires; Exécuter, au besoin, la procédure qui sera communiquée pour identifier les courriels contenant des pièces jointes de plus de 25 mégabytes et les sauvegarder ailleurs.

10 Que faire après la migration? Se connecter à Outlook par le lien qui aura été fourni; S authentifier : adresse de courriel + mot de passe réseau; Vérifier que le compte a bien été transféré (armoires, courriels, rendez vous, carnets d adresses, etc.); Signaler tout problème au CATI (poste 2475); Consulter les tutoriels du site «En route vers Outlook» au besoin; Ajuster les paramètres du compte courriel des tablettes et téléphones intelligents; Personnaliser Outlook : signatures, partages, règles, etc.

11 Offre de formation Autoformations : capsules courtes et ciblées, documents et procéduriers graphiques simples accessibles par le site web «En route vers Outlook»; Formations accompagnées à distance (webinaire, Via, etc.) ou en mode rallye interactif; Formations en présentiel.

12 Plan d accompagnement Information en continue sur le site «En route vers Outlook» ; Maintenir une offre variée de formation; Création d un groupe d échanges internes sur Yammer; Assistance directe du CATI.

13 Calendrier des travaux Décembre Janvier Février Définition des stratégies de migration Acquisition et installation de Netmail pour la migration Synchronisation avec le nuage Office365 création des comptes Février avril Phase 1 : archivage et injection des données jusqu au 1 er juillet 2014 Avril Phase 2 : archivage et injection des données jusqu au 28 février 2015 Mai juin Phase 3 : archivage et injection des données de mars et avril 2015 Travaux pour le transfert des listes de distribution, boîtes partagées, boîtes génériques, listes Sympa, carnets d adresses juin Phase 4: archivage et injection des dernières données FERMETURE DU SYSTÈME GROUPWISE 29 juin Ouverture d Outlook en ligne Office365

14 Des questions?

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