Version de programme dès 2013, dès Windows 98, NT, 2000, XP, Vista, 7, 8 ou plus élevée

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1 MANEL Q3 PAIEMENTS STANDARD, ADVANCED, PROFI Version de programme dès 2013, dès Windows 98, NT, 2000, XP, Vista, 7, 8 ou plus élevée Version du manuel Ce manuel ne peut pas être polycopié ou reproduit dans aucune forme en extrait ou complètement sans l autorisation de Q3 Software SA. Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel et Windows sont marques déposées enregistrées de la corporation Microsoft. Q3 Comptabilité, Q3 Factures, Q3 Salaires, Q3 Adresses, Q3 Paiements, Q3 Comptabilité sont marques de Q3 Software SA. Toutes les autres marques sont propriété de leurs respectif Titulaire de la marque. Tous les noms utilisé dans les exemples des produits, procédures, personnes ou événements sont inventé librement. Tous les ressemblances avec des entreprises, organisations, produits, noms ou événements sont absolument accidentels by Q3 Software AG, tous les droits réservés.

2 SOMMAIRE Introduction 3 Au sujet de ce manuel 3 Comment travailler avec ce manuel 3 Concept d utilisation 3 Installation 7 Installer Q3 Paiements 7 Premier lancement du logiciel 7 Attribution de la licence 8 Protection d investition 8 Désinstaller Q3 Paiements 8 Concept d'utilisation 9 Pourquoi Q3 Paiements 9 Procédure 9 Données de base (configuration) 10 Factures/Paiements 10 Ordres de virement 12 E-banking (banque) 12 E-finance (PostFinance) 13 Fichier bancaire 13 Journal 13 Interface à Q3 Comptabilité, Q3 Association et Q3 Ménage 13 Cours de base 14 Leçon 1 Aide online 14 Leçon 2 Préparations 14 Leçon 3 Saisir des paiements 16 Leçon 4 Ordre de virement 20 Leçon 5 Protocole de virement 21 Leçon 6 E-banking (transfert de fichier) 21 Leçon 8 Comptabiliser des paiements comme réglé 22 Leçon 9 Ordre permanent (dès la version advanced) 23 Leçon 10 Adresses (dès la version profi) 23 Leçon 11 Sauvegarde de données 26 Leçon 12 Recommencement 26 Leçon 13 Intégration dans Q3 Comptabilité, Q3 Ménage, Q3 Association27 Appendice 28 Fichiers 28 Abréviations par touches de clavier 28 Tableau des touches de clavier 29 Manuel Q3 Paiements 2

3 INTRODCTION Au sujet de ce manuel Ce manuel a pour but de vous aider à vous familiariser rapidement avec le logiciel Q3 Paiements. ne ample aide online est à votre disposition dans le logiciel pour les informations de détail. Ce manuel traite uniquement les fonctions de la version standard. Vous obtiendrez des informations ultérieures sur les fonctions supplémentaires des versions advanced et profi dans le manuel Quickstart (tableaux par logiciel à la fin de ce manuel) ou directement dans l'aide du logiciel (touche F1). Comment travailler avec ce manuel Ce manuel est structuré en chapitres indépendants les uns des autres. Chapitre 1 Installation licence Première installation et attribution de la Chapitre 2 Concept d utilisation Comment travailler avec Q3 Paiements Chapitre 3 Cours de base en Faire la connaissance de Q3 Paiements comme jouant Vous devriez lire les chapitres 1 et 3 avant de commencer à travailler avec Q3 Paiements. Vous devriez ensuite procéder à l installation selon le chapitre 2. Le cours de base du chapitre 4 n est pas nécessaire pour les utilisateurs chevronnés. La simple lecture de ce chapitre suffit souvent, sans procéder aux exercices à l ordinateur. Concept d utilisation La rapidité d apprentissage d un logiciel et son utilisation efficace dépend dans une large mesure, outre du fonctionnement du programme, de sa conception et de son design. Pour cette raison, nous avons attaché particulièrement d attention à ces deux points. Q3 Paiements est un logiciel qui fonctionne sous Windows. Le maniement des éléments d utilisation particuliers (menu, champs d entrée etc.) correspond donc en principe au standard Windows et n est pas expliqué en détail dans ce manuel. L écran de base L écran de base apparaît dès le lancement du programme avec la barre des symboles (petits boutons de commande pour l accès rapide aux fonctions de Manuel Q3 Paiements 3

4 menu). L écran de base n a pas de fonction ultérieure: vous travaillerez toujours dans les fenêtres de travail et les fenêtres de dialogue. Manuel Q3 Paiements 4

5 La barre de menus La barre de menus assume la fonction de centrale de commande. Chaque menu a une fonction différente. Les indications suivantes sont valables pour tous les menus: Les menus peuvent être directement ouverts avec la touche A et la lettre soulignée (p.e. A+f pour le menu Fichier). De nombreux points de menu peuvent être activés avec les touches du clavier (hotkeys). Les combinaisons des touches apparaissent dans le menu à droite. Dans l appendice de ce manuel vous trouverez un aperçu de tous les menus et hotkeys (commandes du clavier). Le menu fichier sert à l accès à un fichier complet (p.e. journal). Les points de menu Fichier sont le plus souvent liés à la liste dans une fenêtre de travail. Le menu editer... se réfère à des éléments isolés (lots de données) d un même fichier. Vous constaterez très vite que vous utiliserez les fonctions du menu Editer le plus souvent et que vous connaîtrez bientôt les hotkeys correspondantes. Le menu detail... ne contient que des fonctions qui se réfèrent à la fenêtre actuellement ouverte (p.e. Detail+Propriétés dans la fenêtre Adresses). Le menu fonction... contient toutes les fonctions principales de Q3 Paiements (p.e. adresses bancaires suisse). Le menu analyse... contient toutes les analyses de Q3 Paiements (liste de soldes). Le menu?... mène à l aide online et à l enregistrement. le menu quick... aide à augmenter l efficacité du travail. Vous l ouvrez avec la touche droite de la souris. Manuel Q3 Paiements 5

6 La fenêtre de travail ail sert à l édition de lots de données dans un fichier (p.e. adresses dans le fichier d adresses). Dans la partie supérieure apparaît la liste avec tous les lots de données (factures) momentanément disponibles. Si la liste est active, une barre apparaît sur l élément actuel. Avec les touches du curseur ou avec la souris, vous pouvez vous déplacer dans la liste. La partie inférieure est réservée à des informations de détail sur le lot de données actuellement sélectionné. Cette partie sert également de champ d entrée pour la saisie d un nouveau lot de données ou pour la modification d un lot de données existant. Les menus Fichier, Editer et Détail accompagnent chaque travail dans une fenêtre de travail. Les points de menu actifs diffèrent d une fenêtre de travail à l autre. La fenêtre de dialogue... sert à saisir des champs qui peuvent être importants pour la prochaine action ou qui ont un caractère de configuration. La fenêtre de configuration (premier lancement du programme) est une fenêtre de dialogue typique. La saisie d un nouveau lot de données ou la modification d un lot de données existant dans une fenêtre de travail est également identique à l utilisation d une fenêtre de dialogue. Nous ne ferons donc aucune différence dans les explications. Deux éléments d utilisation se rencontrent souvent dans les fenêtres de travail et de dialogue: Le choix de champs: Si un champs est marqué à droite par une flèche (vers le haut ou vers le bas), il y a un choix à disposition. ou en cliquant avec la souris, ouvre le choix. Avec E ou en cliquant deux fois avec la souris, vous choisissez la donnée désirée et fermez le choix. Le bouton de commande (button): un bouton de commande peut être rejoint comme chaque autre champ par la touche T. Le bouton de commande n est pas un champ d entrée, mais un champ d action. Avec E ou en cliquant avec la souris, vous déclenchez l action qui est inscrite sur le bouton. Comme dans le cas de la fenêtre de travail, les menus sont très importants pour les fenêtres de dialogue en premier lieu le menu Editer. Manuel Q3 Paiements 6

7 INSTALLATION Installer Q3 Paiements Tous les logiciels de Q3 Software SA se trouvent sur le CD Q3 Software. Dès que vous mettez le CD dans le lecteur CD-ROM, l ordinateur est préparé pour l installation d un Q3 logiciel. 2 Choisissez Exécuter dans le menu de lancement 3 Tapez d:setup. exe et confirmez l introduction avec Ok 4 Suivez les indications d installation à l écran d: dans le point 3 indique la lettre du lecteur CD-ROM. Remplacez celle-ci par la lettre de votre lecteur CD-ROM le cas échéant. Premier lancement du logiciel Après l installation réussite, vous trouverez la mention Q3 Software dans le menu de lancement sous Programmes et au-dessous de celle-ci la mention Q3 Paiements. C est ici que vous lancez le logiciel. Q3 Paiements vous informe qu il s agit du premier lancement et vous demande votre numéro de licence. Vous trouverez ce numéro dans le certificat de licence ci-joint. Dès que vous aurez confirmé le numéro de licence valable avec Ok, vous pourrez travailler avec le logiciel. Pour continuer votre travail, vous allez déterminer les données de configuration de votre comptabilité (date d ouverture etc.) Consultez pour ceci le chapitre 3 (cours de base). Manuel Q3 Paiements 7

8 Attribution de la licence Q3 Paiements est équipé d un mécanisme d attribution de licence sophistiqué. Celui-ci permet l existence simultanée de tous les logiciels Q3 Software sur le même CD. Le numéro de licence vous permet d installer le logiciel acquis comme version complète. Vous pouvez installer sans problèmes tous les logiciels comme version démo. Chaque numéro de licence est lié à son propriétaire. Faites donc très attention à ce que votre numéro de licence personnel ne tombe pas dans les mains de personnes non autorisées. Le numéro de licence mentionné sur le certificat de licence vous autorise à utiliser le logiciel complet Q3 Paiements pendant 60 jours. Vous avez donc assez de temps à vous faire enregistrer chez nous de manière officielle en nous envoyant le certificat de licence ci-joint. Vous recevrez ensuite sans délai un numéro supplémentaire qui vous permettra l utilisation illimitée de Q3 Paiements. Vous communiquez le numéro supplémentaire à Q3 Paiements ou bien lors du lancement du logiciel ou bien sous?+attribution de la licence. Conservez bien le numéro de licence ainsi que le numéro supplémentaire. Vous en aurez besoin lors d une installation ultérieure de Q3 Paiements sur le même ou un autre ordinateur. Protection d investition S il existe une version plus actuelle de celle que vous avez acquérie, nous pourrons vous en informer sans délai grâce à votre enregistrement. Si vous le désirez, nous vous enverrons ensuite la nouvelle version. Votre logiciel sera ainsi continuellement mis à jour et vous vous conserverez votre capacité concurrentielle. Avec votre enregistrement, vous obtiendrez également le droit d acquérir des futures pgrades et pdates. Désinstaller Q3 Paiements Si vous vendez votre ordinateur ou si vous l offrez à quelqu un, vous êtes tenu à déinstaller Q3 Paiements. Pour ne pas vous causer des soucis superflus, le programme SETP de Q3 Paiements se charge complètement de ce travail. 1 Assurez-vous que Q3 Paiements n est pas lancé 2 Choisissez dans le menu de lancement Windows Réglage+Configuration du système 3 Choisissez l inscription Software 4 Cherchez dans la liste Q3 Paiements et choisissez Ajouter/Enlever Suivez ensuite les indications du programme de désinstallation. Manuel Q3 Paiements 8

9 CONCEPT D'TILISATION Ce chapitre a pour but de vous donner un aperçu des fonctionnalités et du contenu de Q3 Paiements. Vous y trouvez également comment commencer à travailler avec ce logiciel. Ce chapitre vous donne les fondements pour pouvoir travailler avec Q3 Paiements. Pourquoi Q3 Paiements Procédure Q3 Paiements vous aide à gérer et déclencher vos paiements facilement et en peu de temps. Vous saisissez vos paiements confortablement et sans devoir être online. Périodiquement, p.e. à la fin du mois, vous transmettez vos paiements comme ordre à votre banque ou à la poste. Ceci peut se faire par ordre écrit ou de manière plus simple via e-banking dans votre environnement habituel (portail e- banking de votre banque ou e-finance / PostFinance). En plus, vous pouvez documenter vos paiements avec des commentaires. Même des années plus tard, vous pouvez savoir sans problèmes où et quand vous avez acheté quoi chez qui et combien vous avez payé. Lors du premier lancement de Q3 Paiements, le logiciel lit automatiquement un fichier bancaire. Ce fichier contient toutes les adresses, numéros de clearing et numéros des comptes postaux des banques suisses. L'accès à ces données bancaires peut vous être utile si vous devez saisir des paiements pour lesquels vous n'avez pas de bulletins de versement. Ensuite, vous saisissez vos données de base dans la fenêtre de configuration, surtout vos coordonnées bancaires ou postales. Vous pouvez modifier ou compléter ces indications plus tard en tout temps. Après une installation réussite (et ensuite lors de chaque relancement du logiciel), Q3 Paiements ouvre la fenêtre principale qui indique dans une liste toutes les factures et tous les paiements saisis. La fenêtre reste ouverte jusqu'à ce que vous quittiez le logiciel. Normalement, vous saisissez ici les factures à payer. Mais il peut également arriver que vous ne saisissez qu'un pur paiement, p.e. pour le report d'un compte à l'autre ou pour un paiement de don. Lors de la première utilisation, la liste est encore vide parce qu'il n'y a pas encore de paiements saisis. Dans cette fenêtre, vous allez saisir des paiements que vous devez effectuer. Manuel Q3 Paiements 9

10 Après avoir saisi toutes les factures à payer, vous établirez un ordre de virement et vous attribuerez à celui-ci les paiements saisis. Ensuite, vous imprimerez l'ordre de virement, vous le signerez et vous l'enverrez à votre banque ou à la poste. Ou bien vous disposez d'un accès e-banking et vous transmettez l'ordre comme fichier (ESD pour la banque, OPAE pour la poste) à votre portail e-banking. Vous pouvez également attribuer uniquement une partie des paiements saisis à l'ordre de virement et faire les paiements restants plus tard. Dès que vous déclenchez un ordre pour être réglé, les paiements qui y sont contenus sont marqués comme payé. Vous aurez plus tard accès à ces paiements réglés en tout temps, soit pour chercher des informations détaillées, soit pour utiliser un paiement réglé comme modèle pour un nouveau paiement. Après un certain temps, des centaines ou des milliers de paiements seront saisis dans le logiciel. Cela ne pose aucun problème à Q3 Paiements il n'y a pas de limitations concernant la quantité des paiements. Au contraire, Q3 Paiements vous aide à retrouver rapidement des paiements payés et oubliés même après des années! Données de base (configuration) Lors du premier lancement du logiciel (ou plus tard sous Fonctions principales+configuration) vous saisissez vos coordonnées (nom et adresse), ainsi que vos coordonnées bancaires ou votre compte postal. Ces indications sont utilisées pour des ordres de virement imprimés ainsi que pour des ordres de virement via e-banking ou e-finance (PostFinance). Factures/Paiements Par paiement, vous devez saisir la date (date de facture pour les factures), le montant et les coordonnées (nom et adresse) du bénéficiaire final. Comme bénéficiaire final est désigné la personne ou l'entreprise qui reçoit l'argent en fin de compte. n paiement se fait souvent sur le compte postal d'une banque ou sur un compte BVR (pour les bulletins de versement avec numéros de référence). Dans ce cas, l'adresse de la banque ET celle du bénéficiaire final doivent être indiquées. En plus, vous saisissez le numéro du compte. Si vous versez de l'argent sur le compte postal du bénéficiaire final, c'est déjà tout. Si le paiement se fait sur un compte bancaire, les coordonnées bancaires (nom et adresse) et le numéro de clearing de la banque sont le plus souvent nécessaires. Il arrive toujours plus souvent qu'un numéro de référence est imprimé sur un bulletin de versement. Dans ce cas, vous n'avez qu'à entrer ce numéro de référence en plus du numéro de compte. Manuel Q3 Paiements 10

11 Le logiciel reconnaît à l'aide du numéro de compte de quel genre de compte il s'agit (banque, poste, BVR). Manuel Q3 Paiements 11

12 Ordres de virement Pour le déclenchement de paiements, vous saisissez des ordres de virement. Par ordre de virement, vous déterminez la date valeur et un nom. Le logiciel propose la date valeur comme nom. Vous pouvez accepter cette proposition ou vous pouvez choisir un propre nom. Dès que vous sélectionnez un ordre juste saisi, il est indiqué dans la fenêtre principale tout en bas. En plus du nom, le logiciel vous indique la date valeur, le montant total ainsi que le nombre des paiements qui sont attribués à l'ordre de virement. Après la sélection, le montant total et le nombre des paiements sont encore zéro. Par la barre de sélection, vous pouvez maintenant attribuer à l'ordre de virement les paiements qui devront être exécutés. Dès que vous aurez attribué un paiement à l'ordre, le montant total de l'ordre de virement est augmenté du montant du paiement juste attribué. Après avoir attribué à l'ordre de virement tous les paiements que vous désirez exécuter, vous pouvez imprimer une liste de paiements. Celle-ci indique tous les paiements et le total de l'ordre de virement. Ensuite, vous pouvez soit imprimer l'ordre de virement (pour l'envoyer signé par courrier), soit faire établir un ordre de virement e-banking comme fichier que vous pouvez ensuite déclencher via votre portail e-banking. E-banking (banque) Si vous effectuez vos paiements par un compte bancaire, le logiciel établit un fichier ESD comme ordre électronique. Vous pouvez lire ce fichier dans le portail e-banking de votre banque. Les paiements qui y sont contenus sont tout de suite énumérés, et vous pouvez, le cas échéant, encore modifier la date de paiement d'un paiement ou d'un autre. Le plus souvent, le point de menu Transfert de fichier ESD peut être trouvé dans la rubrique Paiements. Lors de questions, votre banque vous aidera certainement. Ne disposez-vous pas encore d'un accès e-banking à votre compte bancaire? Les opérations bancaires par Internet offrent aujourd'hui plus de sécurité que par courrier et elles sont gratuites. Demandez à votre banque un accès via Internet! Manuel Q3 Paiements 12

13 E-finance (PostFinance( PostFinance) Si vous effectuez vos paiements par un compte postal, le logiciel établit un fichier OPAE comme ordre électronique. Vous pouvez lire ce fichier dans le portail PostFinance de la poste. Les paiements qui y sont contenus sont reçus, contrôlés et normalement déclenchés pour l'exécution le jour suivant. Vous pouvez aller chercher le fichier OPAE dans le portail PostFinance dans le menu Paiements par le point de menu Fichier paiements OPAE. Lors de questions, la poste vous aidera certainement. Ne disposez-vous pas encore d'un accès e-banking à votre compte postal? Les opérations de paiements par Internet offrent aujourd'hui plus de sécurité que par courrier et elles sont gratuites. Demandez à votre conseiller de la poste un accès via Internet! Fichier bancaire Journal Vous devez souvent également indiquer soit le numéro du compte postal de la banque soit le numéro de clearing de la banque pour un paiement sur un compte bancaire. Si ces numéros vous manquent, vous pouvez les chercher dans le fichier bancaire et les reprendre dans le paiement saisi. Le journal est la pièce centrale de toutes les fonctions dans Q3 Paiements. Tous les paiements sont mis dans le journal, et chaque ordre et chaque analyse sont calculés à l'aide du journal. Interface à Q3 Comptabilité, Q3 Association et Q3 Ménage Avec Q3 Paiements, vous saisissez vos paiements et vous pouvez les déclencher pour le virement directement par l'ordre de virement. Si vous travaillez avec Q3 Ménage, Q3 Association ou Q3 Comptabilité, les paiements saisis peuvent être transmis directement au logiciel correspondant. ne double saisie n'est pas nécessaire! Dès la version 2008, Q3 Paiements peut être intégré directement dans Q3 Comptabilité, Q3 Association ainsi que dans Q3 Ménage. Vous pouvez saisir le numéro de licence de Q3 Paiements dans ces logiciels en plus du numéro de licence principal et vous avez ainsi directement accès à toutes les fonctions de Q3 Paiements sans devoir encore installer ce logiciel. Manuel Q3 Paiements 13

14 CORS DE BASE Vous avez lu l'introduction de ce manuel. Vous avez installé Q3 Paiements et vous vous êtes familiarisé avec le concept d'utilisation de Q3 Software. Lancez le logiciel et saisissez vos données personnelles et votre numéro de licence. La fenêtre de saisie pour la première installation apparaît (date d'ouverture etc.) C'est ici que commence le cours de base. Leçon 1 Aide online L'aide online sera pour vous une fidèle accompagnatrice, surtout dans la phase d'apprentissage. Après le premier lancement du logiciel, la fenêtre 'Première installation' apparaît. Nous aimerions d'abord savoir comment nous pourrons quitter le logiciel plus tard. 1 Ouvrez la fenêtre d'aide par! ou par?+aide 2 Cliquez sur Chercher avec la souris 3 Entrez terminer 4 Cliquez sur Lancer la recherche avec la souris ne fenêtre d'aide Menu de fichier apparaît avec des indications soulignées en vert. ne d'elles est Quitter le logiciel. Si vous mettez le curseur de la souris sur cette indication, une main apparaît. Cela signifie qu'il y a une autre explication derrière cette définition. 1 Cliquez sur Quitter le logiciel avec la touche gauche de la souris Le logiciel se met sur le texte d'aide Quitter le logiciel. Ici, nous trouvons l'information recherchée. 2 Fermez la fenêtre d'aide Leçon 2 Préparations Comme il s'agit du premier lancement de Q3 Paiements, le logiciel nous offre la possibilité de saisir des valeurs de configuration. Vous pourrez modifier celles-ci plus tard par Fichier+Configuration +Configuration. Avant de pouvoir établir un ordre de virement, vous devez saisir vos coordonnées bancaires ou votre compte postal ainsi que votre adresse. Manuel Q3 Paiements 14

15 Variante compte postal 1 Sélectionnez Compte postal dans le champs Type de compte 2 Entrez dans le champs 'Numéro de compte' (+T) 3 Entrez PostFinance Operations Center dans le champs "Office de poste et sautez le champs Adresse par 2 x T 4 Entrez 3040 dans le premier champs de saisie NPA/Localité (+T) Puisque Q3 Paiements connaît toutes les localités de la Suisse avec leurs numéros postaux d'acheminement, le logiciel a automatiquement introduit Bern dans le deuxième champs de saisie. Variante compte bancaire 1 Sélectionnez Compte bancaire dans le champs Type de compte 2 Entrez CH dans le champs 'Numéro de compte' (+T) Comme Q3 Paiements connaît toutes les banques de la Suisse, le logiciel complète à l'aide du numéro IBAN (numéros de compte qui commencent par CH ) le numéro clearing et le nom de la banque (ici banque Migros). Si vous avez encore un ancien numéro de compte bancaire (sans CH ), vous devez entrer le numéro clearing de votre banque dans le champs de saisie Numéro clearing. Si vous ne le connaissez pas, vous pouvez ouvrir le fichier bancaire par clic de souris sur la flèche à droite de ce champs et sélectionner votre banque. 3 Entrez case postale dans le champs de saisie Adresse1 4 Entrez 3001 dans le premier champs de saisie NPA/Localité (+T) Puisque Q3 Paiements connaît toutes les localités de la Suisse avec leurs numéros postaux d'acheminement, le logiciel a automatiquement introduit Bern dans le deuxième champs de saisie. 5 Entrez dans le champs de saisie WWW (banque) Cette entrée est utile, parce que Q3 Paiements affiche automatiquement cette page d'internet après l'établissement d'un ordre e-banking. Pour notre exemple, il s'agit de la page 'login' du portail e-banking de la banque Migros. ********************* Manuel Q3 Paiements 15

16 Si vous utilisez en plus un de nos logiciels Q3 Ménage, Q3 Comptabilité ou Q3 Association, le compte que vous utilisez comme compte postal est indiqué dans le champs suivant compte de comptabilisation. Veuillez noter l'aide de logiciel Configuration dans le logiciel correspondant. 5 Entrez maintenant votre nom, votre adresse et votre lieu de domicile dans les champs de saisie dans le secteur Données de base. 6 Sélectionnez Installer par E ou clic de souris L'adresse est utilisée pour des ordres de virement. Elle est également imprimée sur toutes les analyses dans l'en-tête. Leçon 3 Saisir des paiements Après que l'installation est terminée, la fenêtre principale de Q3 Paiements apparaît. C'est ici que vous saisissez vos paiements. Dans la partie supérieure de la fenêtre, vous pouvez voir la liste de paiements une forme comprimée du journal. La partie inférieure fournit des informations détaillées pour chaque paiement et sert de masque de saisie pour la saisie ou la modification de paiements. Comme vous n'avez pas encore saisi de paiement, la liste de paiements est vide. Normalement, vous saisissez un paiement à l'aide des indications sur un bulletin de versement orange ou rouge. Selon le type du bulletin de versement, il s'agit d'un paiement sur un compte postal (bulletin de versement rouge) ou sur un compte BVR (bulletin de versement orange). Lors d'un versement sur un compte postal, il y a deux possibilités: ou bien il s'agit du compte postal du bénéficiaire final même, ou bien il s'agit du compte postal d'une banque. Dans le dernier cas, le numéro du compte bancaire du bénéficiaire final est également indiqué sur le bulletin de versement. Sur tous les bulletins de versement, le numéro du compte principal (compte postal ou compte BVR) est imprimé au-dessus du montant. Paiement sur un compte postal Nous voulons commencer par saisir un paiement sur un compte postal d'un bénéficiaire final. Nous voulons verser fr pour la cotisation de club sur le compte postal de la Q3 Software SA. Manuel Q3 Paiements 16

17 1 Fermez toutes les fenêtres sauf la fenêtre de paiements 2 Changez dans le mode de saisie par Éditer+Nouveau 3 Entrez dans le champs de saisie 'Date' et dans le champs de saisie Montant 4 Entrez Cotisation club 2009 pour Q3 Paiements dans le champs de saisie 'Indication' 5 Entrez Q3 Software SA dans le champs de saisie 'Nom' et 3011 dans le champs 'NPA' (+T) Q3 Paiements ajoute comme d'habitude la localité Bern à l'aide du numéro postal d'acheminement. 6 Entrez dans le champs de saisie 'Compte' et Club 2009 dans le champs de saisie 'Communication' 7 Sauvegardez ce premier paiement par Sauvegarder Le nouveau paiement apparaît dans la liste de paiements. Paiement sur un compte BVR Sur un bulletin de versement BVR, un numéro de référence est imprimé dans une case de couleur orange-foncé. Ce numéro de référence est une identification nette d'une facture de l'émetteur de la facture. Il est donc très important d'indiquer le numéro de référence lors du paiement. Nous reprenons comme exemple le paiement de la cotisation de club: 1 Changez dans le mode de saisie par Éditer+Nouveau 2 Entrez dans le champs de saisie 'Date' et dans le champs de saisie Montant 3 Entrez Cotisation club 2009 pour Q3 Paiements dans le champs 'Indication' 4 Entrez Q3 Software SA dans le champs de saisie 'Nom' et 3011 dans le champs de saisie 'NPA' (+T) 5 Entrez dans le champs de saisie 'Compte' Le logiciel constate qu'il s'agit d'un numéro BVR et met à disposition le champs de saisie Numéro de référence. 6 Entrez dans le champs de saisie Numéro de référence 7 Sauvegardez ce premier paiement par Sauvegarder Le nouveau, deuxième paiement apparaît dans la liste de paiements. Manuel Q3 Paiements 17

18 Comme le paiement est clair pour l'émetteur de la facture, il n'est pas nécessaire de saisir une communication. Manuel Q3 Paiements 18

19 Paiement sur un compte bancaire n numéro IBAN (commence par CH ) est souvent indiqué comme compte du bénéficiaire final sur un bulletin de versement. Ce numéro contient à côté du propre numéro de compte du bénéficiaire final également le numéro clearing de la banque (identification claire de la banque), la saisie du compte postal de la banque est donc facultative. Mais il arrive aussi qu'il n'y a pas de bulletin de versement disponible, et que vous devez faire un paiement à l'aide d'indications bancaires. Nous reprenons comme exemple le paiement de la cotisation de club: 1 Changez dans le mode de saisie Éditer+Nouveau 2 Entrez dans le champs de saisie 'Date' et dans le champs de saisie Montant 3 Entrez Cotisation club 2009 pour Q3 Paiements dans le champs 'Indication' 4 Entrez Q3 Software SA dans le champs de saisie 'Nom' et 3011 dans le champs de saisie 'NPA' (+T) 5 Entrez /02 dans le champs de saisie 'Compte' Le logiciel constate qu'il s'agit d'un numéro de compte bancaire et met à disposition les champs de saisie No. clearing, 'Nom de banque' et NPA/Localité. 6 Entrez 8422 dans le champs de saisie No. clearing Le logiciel constate qu'il s'agit de la banque Migros et met automatiquement le nom dans le champs 'Nom de banque'. NPA/Localité ne sont pas mis puisque la banque Migros a différentes succursales en Suisse. Vous pouvez introduire manuellement le siège de votre banque si vous le désirez, mais ce n'est pas vraiment nécessaire. 7 Entrez Club 2009 pour Q3 Paiements dans le champs de saisie 'Communication' 8 Sauvegardez le paiement par Sauvegarder Le nouveau, troisième paiement apparaît dans la liste de paiements. Manuel Q3 Paiements 19

20 Leçon 4 Ordre de virement Afin que vous puissiez payer les paiements saisis par Q3 Paiements, vous devez attribuer ceux-ci à un ordre de virement. 1 Sélectionnez Fonctions de paiement+ordres de virement Dans la partie supérieure de la fenêtre, vous pouvez voir la liste de tous les ordres de virement saisis. Comme vous n'avez pas encore saisi d'ordre de virement, la liste est vide. La partie inférieure fournit des informations détaillées pour chaque ordre, p.e. quand l'ordre doit être déclenché. Nous saisissons le premier ordre de virement: 2 Changez dans le mode de saisie par Éditer+Nouveau 3 Entrez Premier ordre dans le champs de saisie 'Identification ordre de virement Vous pouvez choisir le nom de chaque ordre librement. Le mois actuel est souvent contenu dans le nom, p.e. Paiements juin Entrez dans le champs de saisie 'Par valeur désirée' 5 Sélectionnez Sauvegarder L'ordre de virement saisi apparaît en haut dans la liste. Nous nous contentons de ce seul ordre. 6 Par Sélectionner, vous activez l'ordre de virement comme ordre actif et vous fermez la fenêtre. L'ordre de virement est maintenant préparé, mais encore vide. Dans la ligne inférieure de la fenêtre principale apparaît à gauche le nom de l'ordre ( Premier ordre ) et à droite le total des paiements repris dans l'ordre. Nous n'avons pas encore repris de paiement, le total est donc encore 0. 1 Mettez la barre de sélection sur le premier paiement (du ) 2 Sélectionnez 1 reprendre dans ordre Le 1 est au début du texte afin que vous puissiez reprendre avec A+1 confortablement par clavier un paiement dans un ordre. Vous pouvez voir que le statut du premier paiement a changé sur à payer et l'affichage en bas à droite a repris le montant du paiement (fr ) comme total. 3 Mettez la barre de sélection sur le deuxième paiement (du ) 4 Sélectionnez 1 reprendre dans ordre Maintenant, le deuxième paiement est également repris dans l'ordre de virement. Le total en bas à droite s'élève maintenant à fr Manuel Q3 Paiements 20

21 Leçon 5 Protocole de virement Nous avons attribué deux paiements à l'ordre de virement Premier ordre. Dans la pratique, il y aura souvent plus de paiements. ne liste des paiements attribués vous aide à garder de l'ordre. 1 Sélectionnez Fonctions de paiement+protocole de virement dans la fenêtre de paiements Le logiciel propose l'ordre actuel Premier ordre dans le premier champs. 2 Sélectionnez Aperçu ne liste avec les deux paiements apparaît. Le montant total de l'ordre de virement est indiqué tout en bas. 3 Fermez la fenêtre d'aperçu et ensuite la fenêtre d'impression Nous vous recommandons d'imprimer un tel protocole de virement pour chaque ordre de virement et de le classer dans le classeur de la banque ou de la poste ensemble avec les documents originaux. Leçon 6 E-banking (transfert de fichier) Si vous disposez d'un accès e-banking (banque) ou e-finance (poste) vous pouvez maintenant déclencher l'ordre via Internet. Même si vous ne disposez d'aucun accès, vous pouvez faire cette leçon du cours de base. 1 Sélectionnez Fonctions de paiement+transfert de fichier (e-banking / e-finance) e dans la fenêtre de paiements Le logiciel repropose l'ordre actuel Premier ordre. 2 Sélectionnez Établir Dans le gestionnaire de fichier de données (p.e. C:\Program Files\Q- Paiements\Standard), est maintenant mis un fichier de paiements que vous pouvez reprendre dans les portails e-banking (banque) ou e-finance (poste). Le nom de fichier de ce fichier est composé du nom et de la date de l'ordre. L'extension du fichier est Q3. Q3 Paiements ouvre alors automatiquement le portail Internet de votre banque ou de la poste. Vous devez vous y inscrire comme d'habitude. Manuel Q3 Paiements 21

22 Non seulement pour le portail de la banque mais aussi pour celui de PostFinance, la fonction 'Transfert de fichier ESD' (banque) ou 'Paiements OPAE' (poste) se trouve dans le menu de paiements. Vous devez sélectionner cette fonction pour pouvoir transmettre le fichier établi par Q3 Paiements. Si vous désirez savoir plus sur le transfert de fichier à votre banque ou à PostFinance, veuillez vous adresser directement à l'employé correspondant de votre banque ou de la poste. Dès que vous aurez transmis le fichier, vous devriez fermer le navigateur Internet et confirmer à Q3 Paiements que vous avez transmis le fichier. 3 Sélectionnez Transfert de fichier terminé Q3 Paiements efface maintenant le fichier automatiquement pour des raisons de sécurité. Si le transfert n'a pas marché, vous pouvez rappeler la fonction Transfert de fichier. Leçon 7 Ordre de virement Si vous désirez expédier vos paiements par courrier, vous pouvez imprimer directement un ordre de virement pour la poste ou pour la banque. 1 Sélectionnez Fonctions de paiement+ordre de virement dans la fenêtre de paiements Le logiciel propose également ici l'ordre actuel Premier ordre dans le premier champs. 2 Sélectionnez Imprimer n ordre complet avec toutes les informations des comptes est imprimé. Vous n'avez qu'à signer l'ordre et l'envoyer dans une enveloppe à votre établissement financier. Leçon 8 Comptabiliser des paiements comme réglé Dès que vous aurez reçu la confirmation de la banque ou de la poste que les paiements ont été exécutés, vous pouvez communiquer ceci également au logiciel. 1 Sélectionnez Fonctions de paiement+comptabiliser ordre de virement ent comme payé Le logiciel repropose l'ordre actuel Premier ordre. 2 Répondez à la demande de confirmation par Oui, comptabiliser Tous les paiements de l'ordre de virement sont marqués comme réglé. Manuel Q3 Paiements 22

23 Il est sensé de saisir également des paiements avec Q3 Paiements que vous payez au comptant (pour des buts de contrôle ou de recherche). Vous pouvez comptabiliser de tels paiements comme réglé par Fonctions de paiement+comptabiliser facture actuelle comme payée. Leçon 9 Ordre permanent (dès la version advanced) a Avec Q3 Paiements advanced, vous pouvez saisir des ordres permanents qui arrivent à l'exécution périodiquement (p.e. mensuellement). 1 Sélectionnez Fonctions principales+orders permanents dans la fenêtre de paiements La fenêtre se présente de façon similaire comme la fenêtre principale, mais des indications concernant la période et l'intervalle peuvent être saisies pour chaque ordre permanent. 2 Sélectionnez Nouveau 3 Entrez a dans le champs d'entrée Arrive à échéance pour la première fois le (+T) Q3 Paiements met automatiquement la date de jour actuelle ( a = aujourd'hui). 4 Entrez dans le champs de saisie Montant 5 Saisissez en bas l'adresse et le compte du bénéficiaire analoguement à la leçon 3. 6 Sauvegardez l'ordre permanent par Sauvegarder 7 Fermez la fenêtre d'ordres permanents Puisque nous avons laissé l'intervalle (tous les 1 mois) sur la valeur proposée 1, le paiement est inséré chaque mois de nouveau lors du lancement du logiciel. Afin que vous puissiez contrôler cette fonction, vous devriez terminer le logiciel maintenant et ensuite relancer. Le logiciel vous demande (demande de confirmation) si vous désirez insérer le paiement depuis l'ordre permanent maintenant ou plus tard. Leçon 10 Adresses (dès la version profi) ne gestion d'adresses complète est intégrée dans la version profi de Q3 Paiements. Veuillez utiliser également le manuel de Q3 Adresses le cas échéant. Toutes les fonctions générales de la gestion d'adresses y sont décrites. Cette leçon a uniquement pour but de vous montrer comment vous pouvez utiliser de manière encore plus efficace les fonctions de Q3 Paiements grâce à la gestion d'adresses. Manuel Q3 Paiements 23

24 L'enregistrement d'adresses est utile si vous devez de temps en temps payer une facture pour une caisse déterminée (p.e. médecin), ou si vous désirez établir des statistiques sur vos émetteurs de factures. Manuel Q3 Paiements 24

25 Saisir une adresse 1 Sélectionnez Fonctions principales+adresses dans la fenêtre de paiements La fenêtre d'adresses se présente. C'est la même fenêtre comme la fenêtre principale de Q3 Adresses. 2 Saisissez maintenant une adresse selon la description dans le cours de base de Q3 Adresses 3 Sélectionnez Propriétés dans la fenêtre d'adresses 4 Sélectionnez Modifier dans la fenêtre de propriétés 5 Cliquez avec la souris sur le registre Caisse 1 6 Entrez dans le champs de saisie Versement se fait sur compte 7 Sauvegardez les modifications par Sauvegarder 8 Fermez la fenêtre de propriétés et la fenêtre d'adresses Saisir un paiement 1 Sélectionnez Nouveau dans la fenêtre de paiements 2 Cliquez avec la souris sur la flêche à droite du champs de saisie No. adr. ou appuyez sur dans le champs de saisie No. adr. 3 Sélectionnez l'adresse dans la fenêtre d'adresses pour laquelle vous avez saisi auparavant la caisse Maintenant, toutes les données d'adresses (nom, adresse, NPA et localité) ainsi que la caisse du créancier saisie auparavant sont reprises dans le paiement. La procédure ultérieure est analogue à la description dès le chapitre 9. Si vous saisissez beaucoup de paiements ou tous les paiements ensemble avec le lien à la gestion d'adresses, Analyse+Statistique par adresse vous fournit une statistique du chiffre d'affaires avec totalisation par adresse. Manuel Q3 Paiements 25

26 Leçon 11 Sauvegarde de données Plus vous utilisez votre ordinateur, plus les données résultant de vos travaux prennent de l'importance. Nous vous recommandons de faire périodiquement une sauvegarde de données. L'utilisation de Q3 Paiements est conçue de façon que vous pouvez sauvegarder vos paiements pendant des années et les retrouver par des fonctions de recherche intelligentes le cas échéant. Le plus longtemps que vous travaillez avec Q3 Paiements, le plus important devient pour vous la sauvegarde de données régulière (backup régulier)! 1 Établissez un dossier «Sauvegardes Sauvegardes» sur un lecteur 2 Sélectionnez Fichier+Sauvegarde de données 3 Sélectionnez Sauvegarder des données (Backup) dans le champs Action et confirmez votre sélection par Lancer la sauvegarde Si vous devez un jour reprendre une sauvegarde de données, vous effectuerez ceci également par Fichier+Sauvegarde de données. Sélectionnez simplement Reprendre les données sauvegardées (restore) au lieu de Sauvegarder les données (backup). 4 Sélectionnez votre dossier «Sauvegarde Sauvegardes» dans le dialogue de fichier et confirmez votre sélection par Ouvrir Les données seront sauvegardées quelques secondes plus tard. Le logiciel vous informe ensuite de la sauvegarde de données réussite. Copiez maintenant les données sauvegardées sur un média de votre choix (CD, DVD, disquette ou bande). Leçon 12 Recommencement Le cours de base touche à sa fin. À vous maintenant! Les données saisies dans le cours de base ne doivent pas être effacées individuellement. Vous pouvez utiliser la fonction confortable Recommencement. 1 Sélectionnez Fichier+Début d exercice 2 Confirmez la demande de précision par Continuer Il apparaît la fenêtre pour la première installation - comme lors du premier lancement du logiciel. Nous vous souhaitons plein de succès en travaillant avec Q3 Paiements. Manuel Q3 Paiements 26

27 Leçon 13 Intégration dans Q3 Comptabilité, Q3 Ménage, Q3 Association Dans les logiciels Q3 Comptabilité, Q3 Ménage et Q3 Association, vous pouvez attribuer la licence également pour Q3 Paiements dans la fenêtre de licence. 1 Sélectionnez Aide+Licence 2 Sélectionnez Paiements 3 Entrez le numéro de licence, le numéro supplémentaire et éventuellement le numéro de club de Q3 Paiements dans les champs de licence Dès maintenant, le bouton 'Paiements' est à votre disposition dans la fenêtre d'adresses (Q3 Association) ou dans la fenêtre de comptabilisation (Q3 Ménage et Q3 Comptabilité). En plus, toutes les fonctions et analyses de Q3 Paiements sont ajoutées en bas dans les menus de fonctions et d'analyses. Afin que vous puissiez faire ce cours de base dans Q3 Comptabilité, Q3 Ménage ou Q3 Association, vous devez d'abord ouvrir la fenêtre de paiements par Fonctions+Paiements (ou par F9). Si vous appelez maintenant la fenêtre de paiements par Fonctions+Opérations de paiements, des champs de saisie supplémentaires pour le report dans la comptabilité sont disponibles dans la fenêtre tout en bas. Il s'agit des champs de saisie suivants: Compte Clef TVA (si vous travaillez avec TVA) Texte d écriture Statut du transfert dans la comptabilité Si vous ne saisissez aucun libellé, celui-ci est automatiquement mis par le logiciel (nom, bénéficiaire final et remarque). Si vous tenez des catégories sous le même nom comme vos comptes, le logiciel le reconnaît et il introduit automatiquement le compte quand vous sélectionnez une catégorie. Toujours quand vous fermez la fenêtre de paiements, les paiements réglés sont automatiquement transférés dans la comptabilité. ( ) Des paiements ouverts ne sont transférés jamais dans la comptabilité! Manuel Q3 Paiements 27

28 APPENDICE Fichiers Les Q3 logiciels sont faciles à utiliser et vous évitent en principe chaque contact avec le système d'exploitation. ne technologie sophistiquée est naturellement nécessaire pour vous offrir ce confort. L'expert reçoit ici quelques informations techniques. Banque de données source dans le gestionnaire de fichier de programme (est ouverte lors du lancement du logiciel): SWS_BASE.SQC QQSOFT.INI WQSOFT.INI contient la configuration de programme contient des réglages de programme contient des réglages de présentation n sous-fichier est ouvert dans le gestionnaire de fichier de programme sous le nom 'STANDARD'. Les fichiers suivants y sont mis: SWS_MAND.SQC SWA_KREJ.SQK SWA_ADR.SQA SWA_BC.SQB Données de configuration Journal de paiements, ordres de virement Adresses (version profi) Fichier bancaire Q3 Paiements ne tient qu'un journal. Tous les paiements et tous les ordres de virement y sont contenus. Abréviations par touches de clavier Q3 Software peut être utilisé avec la souris ainsi qu avec le clavier. Dans cet appendice, vous trouverez la liste des abréviations par touches de clavier en double. Retirez un exemplaire du manuel et mettez-le à côté de votre ordinateur quand vous travaillez. Ce que vous devez faire (exemple) A+a maintenez la touche A pressée et tapez brièvement la touche a A+a, a maintenez la touche A pressée et tapez brièvement la touche a, lâchez les deux touches et tapez encore une fois la touche a Les abréviations par touches de clavier signifient que vous pouvez directement lancer un traitement déterminé moyennant une combinaison de touches. Si vous connaissez quelquesunes de ces abréviations, vous pourrez travailler considérablement plus vite. Manuel Q3 Paiements 28

29 TABLEA DES TOCHES DE CLAVIER Ouvrir le menu Fichier A+f Travailler avec le fichier actuel, quitter le programme Editer A+e Travailler avec lot de données actuel Détail A+i Fonctions spéciales dans la fenêtre actuelle Fonction A+o Analyse A+a Fonctions Analyses Déclencher une action Fichier+Chercher % Editer+Choisir E Fichier+Poursuivre C+u Editer+Introduction Ok C+s Fichier+Chercher en arrière C+r Editer+Sauvegarder C+s Fichier+Aller à & Editer+Retour Fichier+Imprimer C+p Editer+Sauveg.+Nouveau C+n Fichier+Aperçu " Editer+Découper C+x Fichier+Impression rapide Editer+Copier C+c Editer+Insérer Editer+Nouveau Editer+Modifier Editer+Effacer Editer+Annuler C+v C+n C+m C+e C+z Fichier+Terminer A+$ Editer+Notes C+t Manuel Q3 Paiements 29