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1 PRO 12 Rév 08/ Page: 1 / 10 1) Objet 2) Vocabulaire et Abréviations 3) Modalités de réexamen 4) Documents en amont 5) Description de la procédure 6) Enregistrements Domaine d application : La présente procédure est appliquée au processus d accréditation des organismes d évaluation de la conformité. Responsable de l application : Les Chefs de département/responsables d accréditation sont responsables de l application de cette procédure. Modifications: Cette procédure reprend la précédente (Rév 07) en introduisant la notion de prise de décision sur la détermination de la durée des évaluations. Établi le : 21/01/ 2015 Par : Chefs Départements techniques Visa: Vérifié le : 21/01/2015 Par : Responsable qualité Visa : Approuvé le : 21/01/2015 Par : Directeur Général Visa :

2 PRO 12 Rév 08/ Page: 2 / Objet Cette procédure a pour objet de définir les modalités générales de mise en œuvre du processus d évaluation, de surveillance et de réévaluation selon les exigences de la norme ISO/CEI et autres exigences applicables (MLA). 2. Vocabulaire et abréviations : Evaluation de conformité : démonstration que des exigences spécifiées relatives à un produit, processus, système, personne ou organisme sont respectées. Organisme d Evaluation de la Conformité : organisme qui fournit des évaluations de conformité pouvant faire l objet d une accréditation, exécutées selon les critères reconnus et acceptés au niveau international Critères d accréditation : critères définis dans des documents normatifs reconnus et acceptés au niveau international et qui ont pour objectif de promouvoir la confiance dans les organismes qui satisfont à ces critères. Evaluation : L évaluation d'un ayant pour objectif d'établir la satisfaction des critères d'accréditation spécifiés par ALGERAC. Surveillance : La surveillance est une évaluation exercée par ALGERAC selon une périodicité déterminée après évaluation initiale jusqu'à l expiration de l'accréditation pour s assurer que les répondent en permanence aux critères d accréditation. La surveillance peut comprendre également des enquêtes, questionnaires, requêtes de documents, évaluation des performances (essais d aptitudes). Un accent particulier sera mis lors de chaque visite de surveillance sur : la gestion des documents associés au système de management (révisions, modifications, prise en compte des révisions des critères d accréditation...); la mise en application et le fonctionnement du système sur la base de l'évaluation des dossiers des clients ; l'évaluation de l'audit interne et de la revue de direction; le suivi des corrections et des actions correctives prises en fonction des écarts relevés lors des visites précédentes; la participation aux comparaisons inter-laboratoires. Observation des activités réalisées par les. Evaluation complémentaire Une évaluation complémentaire peut être nécessaire si des réserves critiques non soldées ont été identifiées par l équipe d évaluation dans le but d obtenir des informations complémentaires ou des preuves concernant les mesures prises pour y remédier Evaluation supplémentaire : Evaluation supplémentaire peut avoir lieu, suite à des changements dans l organisation de l objet de l évaluation, modification notable des exigences d accréditation, réorganisation importante, plainte. Réévaluation : La réévaluation est une évaluation complète de l ensemble des critères d accréditation d un organisme d évaluation de la conformité à l issue d un cycle d accréditation. Tous les éléments du système de management d un doivent être évalués au moins une fois entre l évaluation initiale et le renouvellement ou entre deux renouvellements. Visite préliminaire :

3 PRO 12 Rév 08/ Page: 3 / 10 La visite préliminaire est une évaluation à la demande de l candidat à l accréditation ou sur proposition d ALGERAC, lorsque l n est pas en mesure de rapporter correctement les informations techniques concernant sa demande d accréditation, ou de décrire les domaines, portées ou activités objet de sa demande d accréditation. Evaluateur : personne qui procède, seule ou comme membre d une équipe d évaluation à l évaluation d un Organisme d Evaluation de la Conformité. Equipe d évaluation : ensemble des membres désignés pour participer à la mise en œuvre d une procédure d évaluation et dont les droits et devoirs respectifs sont définis par les procédures d ALGERAC. Responsable de l Equipe d Evaluation: évaluateur qualité désigné pour assurer l évaluation et la conduite d'une équipe d évaluation, pour la coordination des travaux, les réunions d ouverture et de clôture des travaux d évaluation, le suivi des éventuels écarts et l élaboration du rapport final de l évaluation. Responsable d Accréditation : Membre de l organisme d accréditation, chargé de la gestion du dossier d accréditation d un, et de veiller à une application harmonisée des critères d'accréditation. : Organisme d évaluation de la conformité EA : European Cooperation for Accreditation ILAC : International Laboratory Accreditation Cooperation IAF : International Accréditation Forum DG : Directeur Général DAM : Directeur Administration et moyens CD : Chef Département RA : Responsable d Accréditation REE : Responsable de l Equipe d Evaluation ET : Evaluateur technique PV : Procès-Verbal 3. Modalité de réexamen : Le Responsable Qualité procède au réexamen de cette procédure à chaque fois que cela se révèle utile à l amélioration du fonctionnement du système d ALGERAC 4. Documents en amont : ISO/CEI :2004 "Evaluation de la conformité -vocabulaire et principes généraux" ISO/CEI :2004 "Evaluation de la conformité Exigences générales pour les organismes d accréditation procédant à l accréditation d organismes d évaluation de la conformité" ISO/CEI :2005 "Exigences générales concernant la compétence des laboratoires d'étalonnages et d'essais" ISO/CEI :2012 "Critères généraux pour le fonctionnement de différents types d'organismes procédant à l'inspection" ISO/CEI :2011 "Exigences pour les organismes procédant à l'audit et à la certification des systèmes de management" ISO/CEI :2012 "Exigences générales pour les organismes de certification procédant à la certification de personnes " ISO/CEI : 2012 "Exigences générales relatives aux organismes procédant à la certification de produits. ISO :2011 «Lignes directrices pour l audit de système de management» Manuel qualité d ALGERAC et les procédures associées. IAF/ILAC A5:07/2012 IAF/ILAC MLA/MRA :Application of ISO/IEC 17011:2004

4 PRO 12 Rév 08/ Page: 4 / Description de la procédure Etape I - Réception d une demande Flux Description Responsabilit é (1) Le candidat formule sa demande en utilisant le DOC 01 complété par des formulaires selon Demande d accréditation (01) l activité du demandeur. Vérification de l ensemble des documents, enregistrement du dossier, acquittement des frais du dossier, (02) (2) Etude de recevabilité de la demande Vérification de l ensemble des documents transmis par le demandeur à ALGERAC. Affectation d un numéro du dossier à la demande déposée officiellement. l paie les frais d inscription du dossier. Doc DOC 01 FOR 04, FOR 05, FOR 06 ou FOR 07 FOR 55 Dossier PRO 18 Visite préliminaire (04) Recevabilité du dossier (03) Etablissement de la convention d accréditation (06) Actions acceptées (5) Validation de la convention (07) (3) Revue des ressources : En examinant la Base de Données des évaluateurs /experts, on s assure de la disponibilité d évaluateurs /experts compétents et qualifiés en tenant compte de leur indépendance et de leur impartialité par rapport à l candidat à l accréditation par le biais une analyse des risques En cas d incapacité à traiter la demande (manque de compétence), ALGERAC en informe le demandeur sur la possibilité d'inviter un évaluateur/expert étranger. (4) la visite préliminaire est facultative et se tient lorsqu ALGERAC veut s assurer qu il n y a pas d obstacles à l évaluation initiale. Cette visite permettra de bien dimensionner l évaluation par rapport au nombre d évaluateurs / experts et la durée (les sites, les activités, compétences supplémentaires requises). (5) Dans le cas ou ALGERAC constate un élément bloquant, l évaluation ne pourra avoir lieu qu une fois l obstacle est levé. Dans le cas, où il n y aurait pas de visite préliminaire, le nombre d évaluateurs/d experts et la durée sont déterminés par le CD. Au besoin dans un domaine spécifique, le CD peut faire appel un expert pour lui apporter des informations complémentaires sur l activité objet de la demande sur lesquelles le CD peut s appuyer pour déterminer la durée de l évaluation. (6) Etablissement de la convention d accréditation incluant le devis accepté par l. (7) En cas de non validation par l, la convention est retournée à ALGERAC pour compléments l information. FOR 29 GEN 08 Annexe 1 CD CD DOC 02 FOR 44 DOC 02

5 PRO 12 Rév 08/ Page: 5 / 10 Etape II Préparation de l équipe d évaluation Notification de l équipe d évaluation (08) Récusion d un membre (09) Flux Description Responsab ilité 06 Refus Cf. Note (08) A partir des éléments préparés lors de l étape I, le établit la fiche de composition de l équipe y compris la durée de la visite sur le site. Ensuite, le transmet tous les documents internationaux pertinents à l'évaluateur, avec confirmation de leur prise en connaissance. Réception et approbation de la fiche par l (noms de l équipe et leurs organismes d appartenance). (09) L a la possibilité de faire des récusions* motivées sur la nomination d un évaluateur. ALGERAC examine les récusions afin de déterminer leurs fondements. RA/CD CD Doc FOR 26 FOR 26 PRO 22 Signature de la lettre d engagement d impartialité et de confidentialité (10) 10) faire signer la lettre d engagement d impartialité et de confidentialité par l équipe d évaluation avant chaque mission d évaluation. Equipe FOR 01-1 Confirmation de la mission aux évaluateurs(11) 11) Etablissement des ordres de mission. DAM FOR 18 Transmission des documents complémentaires à l équipe d évaluateurs (12) (12) Transmission de la documentation à l équipe d évaluation pour exploitation. FOR *Note : Récusation: L peut présenter des récusations motivées sur le choix d'un ou plusieurs membres de l équipe de l évaluation. Dans ce cas, ALGERAC essaye d'offrir une alternative au demandeur, seulement si la récusation est fondée. Sinon, ALGERAC confirme le choix initial.

6 PRO 12 Rév 08/ Page: 6 / 10 Etape III Examen de la documentation et Evaluation sur site. Flux Description Responsa bilité Doc Réunion préliminaire (13) Etablissement du plan d évaluation (14) Vérification du plan d évaluation(15) (13) Au besoin, Le se réunit avec l équipe pour préparer l évaluation. La réunion se tient dans les locaux d ALGERAC ou en tout autre lieu approprié. (14) Etablissement du plan d évaluation après concertation de l équipe (15) Vérification du plan d évaluation par ALGERAC. FOR 47 REE FOR 32 FOR 32 Transmission du plan d évaluation à l (16) (16)Transmission du plan d évaluation à l. REE FOR 32 Acceptation du plan d évaluation par l (17) (17) Acceptation et transmission du plan d évaluation par l organisme à ALGERAC FOR 32 Evaluation sur site (18) (18) Réalisation de l évaluation sur site par l équipe d évaluation selon le plan de l évaluation. Equipe d évaluati on FOR 32 Présentation des constats de l évaluation avec remise des fiches d écart (19) (19) Réunion de clôture, présentation des points forts et des points sensibles de l organisme. Description des écarts et de leurs conséquences sur l accréditation, Remise des fiches d écarts signés par les évaluateurs et par l Les originales pour ALGERAC REE FOR 02 PV de la réunion de clôture Les Copies pour l Réalisation des actions et transmission des preuves (20) La levée des écarts critiques ne doit pas excéder un délai de trois (03) mois, au-delà, ALGERAC prendra des mesures pour la portée affectée. (20) Dans un délai n excédant pas 10 jours, l adresse les fiches d écarts renseignés avec proposition de corrections, actions correctives et préventives au REE. Lorsque le délai de réponse est dépassé, un rappel lui sera notifié et il doit réagir dans les 5 jours. REE FOR 02

7 Etape IV Emission d un avis Evaluation de la pertinence des actions (21) Procédure d accréditation PRO 12 Rév 08/ Page: 7 / 10 Flux Description Responsabilité Doc (21) Dans un délai de cinq (05) jours ouvrables, l équipe évalue la pertinence des actions proposées/ réalisées pour tous les écarts. Si les actions ne sont pas pertinentes, l équipe demande à l une analyse plus approfondie des causes et des actions plus pertinentes. L doit transmettre un autre plan d actions pertinent dans un délai de cinq (05) jours. REE FOR 02 et Preuves tangibl es Rapport d évaluation Transmis à ALGERAC (22) (22) Transmission du rapport d évaluation à ALGERAC, dans un délai de 25 jours, après la réunion de clôture. FOR 08 FOR 09 ou FOR 10 + FOR 02 Suivi des actions (23) (23) Suivi des actions et clôture des écarts une évaluation complémentaire est possible pour vérifier la levée des écarts critiques. Si le délai de 03 mois est dépassé, un rappel lui sera notifié, et un délai supplémentaire de 45 jours, peut être accordé après examen des motifs présentés par l, au-delà duquel le dossier sera classé. Equipe FOR 02 et Preuves tangibl es Vérification du rapport (24) REE (24) Vérification du contenu du rapport d évaluation par ALGERAC qui peut demander des informations, le CD renseigne la fiche d appréciation du rapport. FOR 08 FOR 09 ou FOR 10 FOR 23 Examen du dossier par le CAS et décision du CAS (25) (25) Convocation du CAS avec l ordre du jour, après clôture des écarts critiques. Examen du dossier par le CAS et Décision du CAS. CAS PRO 16 FOR 58 Signature par DG (26) 26) Le DG signe la décision sur avis conforme du CAS (suivant article 14 du décret n du 06 décembre 2005). DG FOR 15 Procédure PRO 16 Décision JO n 80

8 Etape V Evaluation de surveillance Etablissement du plan de surveillance (27) Réalisation des étapes II, III, IV (28) PRO 12 Rév 08/ Page: 8 / 10 Flux Description Responsabilité Doc PRO 23 (27) L évaluation de surveillance est réalisée conformément au plan de surveillance pour tout le cycle d accréditation, déjà transmis à l à l issue de l accréditation initiale. Aménagement du plan de surveillance en incluant les résultats de l évaluation précédente, le cas échéant. (28) La réalisation des étapes II, III et IV est décrite ci-dessus. FOR 66 RA REE PRO 12 (29) Dans le cas de non-conformités persistantes, le REE en concertation avec le CD, peut proposer la suspension de l accréditation ou la réduction de la portée d accréditation CD RA FOR 08 FOR 09 ou FOR 10 Décision PRO 16 (29) Dans le cas d une suspension et lorsque la situation demeure inchangée dans un délai de 6 mois, ALGERAC propose le retrait de l accréditation au CAS. CAS PRO 16, PRO 23 Notification à l (30) Dans le cas d une réduction ou d une extension de la portée d accréditation, le certificat et les annexes techniques seront modifiés, et insérés sur le site WEB d ALGERAC. (30) l est notifié pour chaque décision prise par ALGERAC. CD FOR 42 FOR 15 PRO 03 Lettre de notifica tion Notification à l pour le renouvellement de la demande (31) (31) Trois (03) mois avant la date de fin de validité du cycle, l est notifié qu il doit envoyer les documents avant l expiration s il souhaite renouveler son accréditation. Lettre de notificat ion Processus est repris avec les étapes I à IV (32) (32) Le processus est repris avec une nouvelle demande. DOC 01

9 PRO 12 Rév 08/ Page: 9 / Enregistrements: Demande d accréditation (DOC 01) Analyse des risques (GEN 08) Convention d accréditation (DOC 02) Renseignements techniques pour les organismes d inspection (FOR 04) Renseignements techniques pour les laboratoires d essais et d analyses (FOR 05) Renseignements techniques pour les laboratoires d étalonnage (FOR 06) Renseignements techniques pour les organismes de certification (FOR 07) Devis estimatif (FOR 44) Compte rendu (FOR 47) Plan d évaluation (FOR 32) Rapport sur la Revue documentaire administrative (FOR 55) Rapport sur la Revue documentaire qualité et Technique (FOR 56) Fiche composition de l équipe d évaluation (FOR 26) Liste des évaluateurs et d experts d ALGERAC (FOR 29) Lettre d engagement d impartialité et confidentialité des évaluateurs/experts (FOR 01-1) Revue de la demande d accréditation initiale () Rapport d évaluation pour les organismes d inspection (FOR 08) Rapport d évaluation pour les laboratoires (FOR 09) Rapport d évaluation pour les organismes de certification (FOR 10) Fiche d appréciation du rapport d évaluation (FOR 23) Fiche d écart (FOR 02) Convocation (FOR 58) Procès-verbal de réunion du comité d accréditation spécialisé (FOR 42) Avis des membres du comité d accréditation spécialisé (FOR 14) Décision du comité d accréditation spécialisé (FOR 15) Certificat d accréditation (FOR 16) Plan de surveillance (FOR 66) NB : Tous les délais mentionnés dans le présent document peuvent être modifiés en commun accord avec l'équipe d'évaluation et le CD et en gardant à l'esprit la mission fondamentale de l'accréditeur d aider l'.

10 PRO 12 Rév 08/ Page: 10 / 10 Annexe 1 : Visite Préliminaire Règles La visite préliminaire peut être programmée soit : Quand? Objectifs Nature de la prestation Composition de l équipe par CD Durée - à la demande de l - sur proposition d ALGERAC - Déterminer le niveau de mise en œuvre du système de management de l 0EC - Planifier l évaluation initiale en s assurant que les critères - d accréditation ont été pris en compte dans le cadre d une demande d accréditation - Déterminer la durée de l évaluation Payante par l CD ou RA ou Evaluateur avec expert, si nécessaire. Minimum 01 Journée /site Mission Rapport de la visite préliminaire Délai de transmission Plan d action et délai Pertinence du plan d action - Réunion d ouverture : explication du but de la mission - Visite des locaux et site - Vérification de l existence de la documentation et de son application - Réunion de clôture : présentation orale des conclusions Compte rendu de la visite Après huit(08) Jours, reçoit et vérifie le rapport de l évaluateur et le transmet au client. L transmet le plan d action à ALGERAC dans un délai de quinze (15) jours, après réception du rapport. Evaluation de la pertinence du plan d action de l. Conclusion Dans le cadre d une hors processus d accréditation, l met en place des actions correctives, en vue d une demande d accréditation. Dans le cas d une demande d accréditation, planification de l évaluation initiale si les constations après la visite préliminaire sont positives avec notification au client. Conditions et règles Prestation de conseil Pas de prestation de conseil pendant ou après la visite.