Sage Moyens de Paiement Banque

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1 Sage Moyens de Paiement Banque Version 15.5 MPA00WMA011 Mise en route

2 Composition du progiciel Votre progiciel est composé d'un boîtier de rangement comprenant : le cédérom sur lequel est enregistré le programme, la documentation électronique, présente sur le cédérom. Propriété & Usage Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. Tous droits réservés dans tous pays. Logiciel original développé par Sage. Documentation Sage. Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Conformité & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation. Evolution La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour. La fiche Suggestion Sage recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernière page du manuel. Marques Start, Sage 30, Sage 100, Intégrale, et Sage 1000 sont des marques déposées appartenant à Sage. Windows 2000, Windows 2003 Server, Windows XP, Windows Vista, les logiciels Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Outlook, Internet Explorer et gamme Office sont des marques déposées de Microsoft Corporation. Macintosh, MAC/OS sont des marques déposées de Apple Computer Inc. SAGE SAS - Société par Actions Simplifiée au capital social de euros Siège social : 10, rue Fructidor Paris R.C.S. Paris - Code APE 722 A Sage est locataire gérante des sociétés Adonix Applications et Services, Adonix et Sage Coala. Sage

3 Sommaire Sommaire Préambule à la mise en route de vos moyens de paiement 5 Chapitre 1 : Installation de l application 9 Chapitre 2 : Création de société 17 Chapitre 3 : Ouverture de la société 23 Chapitre 4 : Création ou vérification des banques 27 Chapitre 5 : Création ou vérification des tiers 33 Chapitre 6 : Saisie d une remise en banque 35 Chapitre 7 : Gestion des lots de virements et prélèvements 41 Chapitre 8 : Gestion des extraits bancaires et soldes 47 Chapitre 9 : Envoi des données à la banque par Internet 51 Chapitre 10 : Moyens de paiement Banque ETEBAC : Envoi des données à la banque 55 Chapitre 11 : Transfert de fichiers AFB 59 Chapitre 12 : Téléchargement Internet 61 Conclusion 63 Sage 3

4 Sommaire 4 Sage

5 Préambule à la mise en route de vos moyens de paiement Préambule à la mise en route de vos moyens de paiement Présentation de vos moyens de paiement Votre nouveau logiciel vous a été proposé par votre banque et peut être utilisé soit avec un outil de communication intégré soit via des services Internet que peut vous proposer votre banque. L application Moyens de Paiement Banque permet : de gérer vos différents moyens de paiement ( remises de chèques, prélèvements, virements, LCR et virements internationaux sur option ), de générer des fichiers magnétiques à la norme bancaire CFONB et des virements SEPA, d éditer les bordereaux de remises à transmettre à la banque et les lettres à destination des tiers, de réceptionner vos extraits de compte et d analyser vos mouvements bancaires, de réceptionner vos relevés de LCR à payer et générer les fichiers de Bons à payer. Présentation de l offre ETEBAC et de l offre LIBERTE L application Moyens de paiement est disponible sous deux offres : L offre ETEBAC (Moyens de Paiement Banque ETEBAC) : cette offre permet d effectuer des transmissions bancaires à votre banque via un outil de communication proposé par Sage qui est installé en automatique avec le produit Moyens de paiement. Cette offre nécessite la souscription d un contrat de transmission des données auprès de votre banque qui vous transmettra les cartes paramètres (cartes d appel) nécessaires à l identification de votre société lors de vos échanges. L offre LIBERTE (Moyens de Paiement Banque LIBERTE) : cette offre permet d envoyer les ordres de paiement et / ou de recevoir des données via le site Internet de votre banque. Cette offre nécessite la souscription d un contrat de transmission de données auprès de votre banque qui vous transmettra ainsi l adresse du site de la banque et les codes d accès correspondants. Sage 5

6 Préambule à la mise en route de vos moyens de paiement Documentation de l application Ce Guide de mise en route vous aide à l installation du logiciel et à son utilisation de manière synthétique. Les principales fonctions vous sont présentées et vous initient ainsi à l ergonomie et à la pratique du logiciel. Un Manuel électronique décrivant toutes les fonctionnalités en détail est disponible dans l application via la fonction? (Aide) / Consulter le manuel. Si une formation est souhaitée sur l application, une Formation à Distance peut vous être proposée. Pour plus de précisions, vous pouvez contacter le service clientèle Sage. Liaison comptable La gestion des Moyens de Paiement peut être paramétrée en lien direct avec Sage 30 Comptabilité ou Sage 100 Comptabilité Windows en version correspondante, permettant ainsi la récupération automatique des échéances, la génération des écritures de règlement et le lettrage automatique des écritures. Cette liaison comptable permet donc un gain de temps significatif. Si l application Sage 30 Comptabilité ou Sage 100 Comptabilité Windows est liée, il est nécessaire d effectuer les mises à jour des applications dans le même temps ou à défaut de s assurer que les versions sont compatibles. Récupération des données et création de société Si un autre logiciel était exploité, il est possible sous certaines conditions de récupérer vos données ou de lier directement votre programme Moyens de Paiement à l application Sage 30 Comptabilité ou Sage 100 Comptabilité Windows. Si une base Sage 30 Comptabilité ou Sage 100 Comptabilité Windows est existante Il est nécessaire de créer une société en liant le fichier *.MAE correspondant à la base comptable. Voir le paragraphe «1er cas : Etape à suivre si le lien avec Sage 30 Comptabilité ou Sage 100 Comptabilité Windows est à effectuer», page 18. Si aucune récupération des données n est à effectuer Une nouvelle société est donc à créer. Voir le paragraphe «2ème cas : Etape à suivre pour créer une nouvelle société sans lien direct avec Sage 30 Comptabilité ou Sage 100 Comptabilité Windows», page Sage

7 Préambule à la mise en route de vos moyens de paiement Si une récupération des données d une autre application est à effectuer La récupération des données est effectuée par l outil Maintenance Sage installé avec l application si votre banque vous a informé qu une récupération était possible ou via un import export sous conditions. Des fiches documentaires à cet effet sont disponibles sur la base de connaissance : Voir le paragraphe «Chapitre 3 : Ouverture de la société», page 23. Installation ou mise à jour de l application L installation de l application s effectue à l aide du CD ROM et de la clé d authenticité reçue dans le package. Le 1er chapitre vous présente les différentes étapes d installation que vous pouvez suivre pas à pas. Vous pouvez également contacter le service d Aide au démarrage (voir détail de ce service sur la documentation jointe) pour effectuer l installation en ligne. Attention! dans le cadre d une mise à jour d une installation existante, il est nécessaire de sauvegarder préalablement à l installation les fichiers suivants : - Base de données moyens de paiement : *.MDP, - Base de données comptable ( même si la comptabilité n est pas utilisée ) : *.MAE, - Fichiers de mise en page : *.BMD. Dans le cadre d une offre ETEBAC, sauvegardez les fichiers PARAMTBW32.INI et TELBAC.MDE. Lancement de l application L application Moyens de Paiement Banque s exécute par : 1. Démarrer, 2. Programme, 3. Sage, 4. puis par sélection du produit. Sage 7

8 Préambule à la mise en route de vos moyens de paiement 8 Sage

9 Chapitre 1 : Installation de l application Chapitre 1 : Installation de l application Avant l installation du logiciel Il est nécessaire de vous munir des informations relatives à votre société : SIRET, code APE ou NAF, etc. Après avoir inséré le CD ROM d installation Sélectionner successivement : 1. Démarrer, 2. Exécuter, 3. Parcourir, 4. sur le disque du CD ROM le fichier SETUP.EXE 5. Cliquer sur [OK]. Sage 9

10 Chapitre 1 : Installation de l application Assistant de Bienvenue Bouton [Suivant]. Sélection des applications pour Moyens de Paiement Banque Cocher la ou les applications à installer. Cocher éventuellement l installation des manuels électroniques. Le produit à sélectionner est Moyens de Paiement Banque pour la formule ETEBAC ou LIBERTE. Si la proposition Sage direct n a pas été cochée dans la liste des applications, le programme affiche le message ci-contre : Cliquer sur [Oui] pour installer Sage direct en même temps que les autres applications. Cliquer sur [Non] pour ne pas tenir compte de Sage direct. 10 Sage

11 Chapitre 1 : Installation de l application Sélection des applications pour Poste Banque - Sage MDP Cocher la ou les applications à installer. Cocher éventuellement l installation des manuels électroniques. Sélection des applications pour Sogemicro Start Cocher la ou les applications à installer. Cocher éventuellement l installation des manuels électroniques. Assistant de bienvenue Bouton [Suivant]. Sage 11

12 Chapitre 1 : Installation de l application Répertoire d installation Bouton [Suivant]. Eventuellement, il est possible de sélectionner un autre répertoire d installation via le bouton [Parcourir]. Saisie de la clé d authenticité Renseigner la clé d authenticité insérée dans le package. Bouton [Suivant]. Contrat de licence Lire attentivement le contrat de licence et accepter les conditions générales d utilisation. Bouton [Oui]. Dans le cas d une première installation, il est nécessaire de compléter des informations relatives à la société. 12 Sage

13 Chapitre 1 : Installation de l application Type d installation Sélectionner le type d installation à exécuter. Sélectionner Complète. Bouton [Suivant]. Information sur l installation Cette fenêtre introduit les questions qui vont maintenant vous être posées et vous rappelle l utilité d y répondre. Bouton [Suivant]. Informations sur votre société Les informations de cette première fenêtre sont obligatoires afin que l enregistrement du programme puisse s effectuer. Identifier vote société. Bouton [Suivant]. Sage 13

14 Chapitre 1 : Installation de l application Informations sur votre société Cette deuxième page concerne le dirigeant de l entreprise ainsi que l utilisateur principal du programme. Bouton [Suivant]. Coordonnées de l expert comptable Cette troisième page concerne l expert-comptable dont vous pourriez utiliser les services. Cliquer sur l option Oui. Compléter les informations demandées. Bouton [Suivant]. Coordonnées de l établissement bancaire Cette quatrième page concerne l établissement bancaire qui aurait pu vous conseiller dans l acquisition de votre programme. Cliquer sur l option Oui. Compléter les informations demandées. Bouton [Suivant]. En offre LIBERTE, l installation est terminée. Il convient désormais de se reporter au chapitre 2 pour la 14 Sage

15 Chapitre 1 : Installation de l application création d une nouvelle ou au chapitre 3 pour l ouverture d une société déjà créée. En offre ETEBAC, il convient de paramétrer la télétransmission. Assistant à la configuration de la télétransmission Uniquement en offre ETEBAC. Votre modem peut être connecté à une ligne analogique ou à une ligne RNIS. Préciser dans ce dernier cas si le modem supporte l interface CAPI2.0. Cocher l option adéquate. Bouton [Suivant]. Choix du modem Pour une ligne analogique ou RNIS ne supportant pas l interface CAPI Cette fenêtre présente la liste des modems installés sur votre ordinateur. Sélectionner le modem. Bouton [Suivant]. Sage 15

16 Chapitre 1 : Installation de l application Saisie du préfixe Il s agit du préfixe qui doit être composé pour atteindre une ligne extérieure. Cocher l option Oui. Renseigner le préfixe. Bouton [Suivant]. Fin du paramétrage de la télétransmission Bouton [Fin]. Fin de l installation Eventuellement, l installation des manuels électroniques est proposée si le choix Manuels électroniques a été coché. Bouton [Terminer]. 16 Sage

17 Chapitre 2 : Création de société Chapitre 2 : Création de société Ce chapitre vous présente la création d une société en distinguant deux cas : «1er cas : Etape à suivre si le lien avec Sage 30 Comptabilité ou Sage 100 Comptabilité Windows est à effectuer», page 18. «2ème cas : Etape à suivre pour créer une nouvelle société sans lien direct avec Sage 30 Comptabilité ou Sage 100 Comptabilité Windows», page 20. Pour commencer, exécuter l application par la fonction : 1. Démarrer, 2. Programme, 3. Sage, 4. puis en sélectionnant le programme. Pour votre confort, saisissez votre clé de référencement lors du premier lancement de l application. Cela désactive la limitation des 30 accès prévus au programme. Sélectionner ensuite 1. le menu Fichier, 2. la commande Nouveau. Sage 17

18 Chapitre 2 : Création de société 1er cas : Etape à suivre si le lien avec Sage 30 Comptabilité ou Sage 100 Comptabilité Windows est à effectuer Comptabilité liée Répondre Oui à la question Possédez-vous un logiciel Sage 30 ou Sage 100 Comptabilité? Bouton [Suivant]. Comptabilité liée Sélectionner Ouvrir un fichier comptable existant. Bouton [Suivant]. Sélection fichier comptable Cliquer sur le bouton [Parcourir] pour sélectionner le fichier comptable à associer. Bouton [Suivant]. Important! Le fichier comptable et le fichier Moyens de paiement doivent être en version équivalente. 18 Sage

19 Chapitre 2 : Création de société Saisie des coordonnées de l entreprise Les informations renseignées dans le fichier société apparaissent et peuvent être complétées ou modifiées. Bouton [Suivant]. Création fichier Moyens de Paiement Cliquer sur le bouton [Parcourir] pour indiquer le nom du fichier "Moyens de Paiement" ainsi que son emplacement. Bouton [Fin]. Pour information! Une base Moyens de Paiement correspond à un fichier *.MDP et *.MAE. Par facilité, il est préférable que les noms de fichiers portent le même nom. Sage 19

20 Chapitre 2 : Création de société 2ème cas : Etape à suivre pour créer une nouvelle société sans lien direct avec Sage 30 Comptabilité ou Sage 100 Comptabilité Windows Répondre Non à la question Possédez-vous un logiciel Sage 30 ou Sage 100 Comptabilité?. Bouton [Suivant]. Saisie raison sociale Indiquer la raison sociale de la société. Bouton [Suivant]. Saisie des coordonnées de l entreprise Les informations renseignées dans le fichier société apparaissent et peuvent être complétées ou modifiées. Bouton [Suivant]. 20 Sage

21 Chapitre 2 : Création de société Saisie des données comptables Indiquer les dates de début et fin de l exercice en cours. Paramétrer la longueur des comptes généraux : laisser la valeur 0 qui est une longueur flottante (c est à dire non fixe et variant de 3 à 13 caractères). Bouton [Suivant]. Saisie de la monnaie de tenue de compte Indiquer la monnaie de tenue de compte : par défaut : Euro. Bouton [Suivant]. Création du fichier de Moyens de Paiement Cliquer sur le bouton [Parcourir] et indiquer un nom de fichier pour la société. L extension du fichier est.mdp. Bouton [Fin]. Information! Un fichier avec une extension.mae est créé automatiquement avec le même nom que le fichier.mdp. Ce sont les deux fichiers de bases de données à sauvegarder. Sage 21

22 Chapitre 2 : Création de société 22 Sage

23 Chapitre 3 : Ouverture de la société Chapitre 3 : Ouverture de la société Ce chapitre vous indique : Comment ouvrir le fichier issu d une récupération de données de Norwin, Sogemicro Start, Start Finance 500 ou Poste banque. La récupération des données doit être réalisée préalablement via l outil de Maintenance Sage. Comment ouvrir une base de données créée comme indiqué dans le chapitre 2 après que celle-ci ait été fermée. Exécuter l application en sélectionnant successivement : 1. Démarrer, 2. Programme, 3. Sage, 4. et sélectionner le programme. Sage 23

24 Chapitre 3 : Ouverture de la société Ouverture de la société Fonction Fichier / Ouvrir Sélectionner le fichier <NOM DE SOCIÉTÉ>.MDP correspondant à la base de données convertie ou créée. Bouton [Ouvrir]. Information! Les bases de données comme le fichier exemple Tréso bijou.mdp sont stockées par défaut dans le dossier : C:\DOCUMENTS AND SETTING\ALL USERS\DOCU- MENTS PARTAGÉS\SAGE\MOYENS DE PAIEMENT. Attention, sur Windows Vista, le dossier de stockage est : C:\USERS\PUBLIC\DOCUMENTS\SAGE\MOYENS DE PAIEMENT Vérification des données Sociétés Volet Fichier / A propos de votre société / Identification Vérifier et/ou compléter les informations relatives à la société. 24 Sage

25 Chapitre 3 : Ouverture de la société Vérification des données Sociétés Volet Fichier / A propos de votre société / Initialisation La monnaie Euro doit être paramétrée comme monnaie de tenue de comptabilité. Saisie des contacts de la société Volet Fichier / A propos de votre société / Contacts Saisir les différents contacts au sein de la société. Important! Il est nécessaire de valider par la touche ENTRÉE toute création ou modification. Saisie Numéro Emetteur Prélèvements Volet Fichier / A propos de votre société / Préférences Saisir le numéro d émetteur national pour les prélèvements dans la zone Remise si des prélèvements sont effectués. Sage 25

26 Chapitre 3 : Ouverture de la société Vérification du paramétrage devise Volet Fichier / A propos de votre société / Options Double cliquer sur l option Devise. La monnaie Euro doit être paramétrée comme suit avec le code remise sur Euro. Le code ISO doit être paramétré avec EUR. Information! Toute modification doit être validée par la touche ENTRÉE. Paramétrage et/ou vérification des options D autres options sont disponibles et peuvent être consultés et/ou modifiées : Code interbancaire, Information libre, Mode de règlement Pour remonter dans la hiérarchie des options, utilisez la zone à liste déroulante au dessus de la liste de gauche. 26 Sage

27 Chapitre 4 : Création ou vérification des banques Chapitre 4 : Création ou vérification des banques Ce chapitre a pour but de créer les banques et les comptes bancaires de la société. Sage 27

28 Chapitre 4 : Création ou vérification des banques Identification des banques Fonction Structure / Banques Pour ouvrir une banque existante : double clic sur sa ligne ou sélection puis CTRL + M. Faire les modifications nécessaires puis touche ENTRÉE. Ajout d une banque Pour créer une banque : clic droit dans la liste et choisir Ajouter un nouvel élément ou presser CTRL + J. Compléter les coordonnées de la banque. Information! La zone Abrégé doit correspondre au nom court de la banque sans espace, sans point ni caractères spéciaux. Coordonnées bancaires Volet Structure / Banques / RIB Vérifier ou créer les RIB de la banque. Indiquer le N émetteur Virement et LCR si la banque les a fournis. Indiquer le Code BIC et vérifier la présence de l IBAN si vous souhaitez générer des Virements SEPA. Important! Il est nécessaire de valider par la touche ENTRÉE toute création ou modification. 28 Sage

29 Chapitre 4 : Création ou vérification des banques Coordonnées bancaires Volet Structure / Banques / Complément / Paramètres Indiquer le mode de remise de vos fichiers : Fichier magnétique, Messagerie, Internet, Papier. Indiquer le cas échéant le site bancaire ou l d envoi. Préciser le format de fichier pour les virements (CFONB, SEPA). Sage 29

30 Chapitre 4 : Création ou vérification des banques Paramétrage de la connexion bancaire En offre LIBERTE, le paramétrage de la connexion bancaire n est pas à effectuer. Il convient désormais de se reporter au chapitre 5 pour la création des tiers. En offre ETEBAC, il convient de paramétrer la connexion bancaire. Cliquer sur le bouton [Paramètres de communication] pour paramétrer les cartes paramètres. Paramétrage ligne téléphonique Confirmer le nom de la banque. Sélectionner le réseau téléphonique : PAD : connexions en analogique, RNIS via X25 : connexions en numéris (accès non direct au serveur bancaire), RNIS point à point : connexions en numéris (accès direct au serveur bancaire). Bouton [Suivant]. 30 Sage

31 Chapitre 4 : Création ou vérification des banques Paramétrage serveur bancaire Saisir le numéro du serveur bancaire : pour connaître le numéro du serveur bancaire, contacter votre banque. Les données complémentaires sont à renseigner uniquement si la banque le demande sinon laisser à blanc. Bouton [Suivant]. Paramétrage des services souscrits Cocher le(s) services souscrit(s) avec la banque. Bouton [Suivant]. Sage 31

32 Chapitre 4 : Création ou vérification des banques Paramétrage des cartes paramètres Renseigner la carte paramètre pour le service sélectionné. Le répertoire de stockage des fichiers est par défaut : C:\DOCUMENTS AND SETTING\ALL USERS\APPLICATION DATA\SAGE\COMMU- NICATION\TELBAC. Bouton [Suivant] ou [Fin]. La carte d appel doit être saisie en majuscules (la zone Position permet une saisie exacte de la carte fournie par la banque). 32 Sage

33 Chapitre 5 : Création ou vérification des tiers Chapitre 5 : Création ou vérification des tiers Ce chapitre présente la création des différents tiers (clients, fournisseurs, salariés ou autres) de la société ainsi que leurs coordonnées bancaires. Sage 33

34 Chapitre 5 : Création ou vérification des tiers Liste des tiers Fonction Structure / Plan tiers Le symbole de la colonne Type représente le type de tiers. Identification des tiers Volet Structure / Plan Tiers / Identification Pour créer un tiers : clic droit dans la liste et sélection de la fonction Ajouter un nouvel élément ou taper CTRL + J. Indiquer le type du tiers (Fournisseurs, Clients, Salariés ou Autres). Ce type est important pour l appel des tiers dans les différents modes de règlements. Compléter et/ou vérifier les éléments d identification s il y a lieu. La saisie de l adresse mail du tiers et du site de la société permet un lien direct avec la messagerie et internet. Coordonnées bancaires des tiers Volet Structure / Plan Tiers / Banques Compléter et/ou vérifier les données bancaires s il y a lieu. Créer s il y a lieu les RIB du tiers en indiquant un intitulé, les coordonnées bancaires et le Code BIC. Vérifier la présence de l IBAN si vous souhaitez générer des Virements SEPA. Il est nécessaire de valider par la touche ENTRÉE toute création ou modification. Refermez la fenêtre en cliquant sur sa case de fermeture. 34 Sage

35 Chapitre 6 : Saisie d une remise en banque Chapitre 6 : Saisie d une remise en banque Important! La présentation de saisie des règlements est effectuée sans le mode Assistant, aussi il est nécessaire de le désactiver par la fonction Fenêtre / Mode Assistant. L objectif de ce chapitre est de présenter : la «Gestion d une LCR», page 36, la «Gestion d un virement SEPA», page 39. Sage 35

36 Chapitre 6 : Saisie d une remise en banque Gestion d une LCR Saisie d une LCR Fonction Traitement / Encaissements / Saisie des LCR- BOR encaissement Créer la lettre de change relevé par un clic droit dans la liste et sélection de la fonction Ajouter un nouvel élément. Le raccourci CTRL + J équivaut à l opération précédente. Renseigner les différents éléments de la LCR à émettre. Refermez la fenêtre «LCR-BOR encaissement» en cliquant sur sa case de fermeture. Si un fichier comptable est associé, vous verrez s ouvrir à ce stade une fenêtre «Ecritures non lettrées» proposant les écritures non lettrées du tiers pour une éventuelle association du règlement avec la facture correspondante. Refermez cette fenêtre en cliquant sur [Annuler]. Voir le manuel de référence pour l utilisation de cette fenêtre. 36 Sage

37 Chapitre 6 : Saisie d une remise en banque Enregistrement des échéances saisies Il est nécessaire d enregistrer le bordereau par le bouton [Enregistrer et transmettre le bordereau]. Vous êtes directement en gestion des virements. Refermez la fenêtre «Saisie de LCR-BOR Encaissement». La remise en banque s effectue en deux temps : Sélectionner les lignes des échéances à remettre en banque puis cliquer sur le bouton [Pointer]. Cliquer sur le bouton [Effectuer la remise en banque]. Paramétrage de la remise en banque Sélectionnez la banque de remise de la LCR. Le paramétrage Aucune indique que la banque émettrice sera affectée lors de la gestion de l échéance. Il est donc tout à fait possible de laisser la zone sur Aucune ou de sélectionner la banque qui émettra le virement. Sélectionner le mode de remise : Internet : pour l envoi direct du fichier par Internet. Messagerie : pour l envoi à l adresse de courrier électronique définie. Papier : pour le dépôt ou l envoi à votre agence. Sage 37

38 Chapitre 6 : Saisie d une remise en banque Sélectionner le ou les documents à éditer. Il est indispensable d imprimer au moins le bordereau pour que la transaction s exécute. Cliquez sur [OK] Sélection modèle de bordereau de remise Sélectionner le bordereau d accompagnement associé au mode de règlement. Les bordereaux de remise sont stockés dans : C:\DOCUMENTS AND SETTING\ALL USERS\DO- CUMENTS PARTAGÉS\SAGE\MOYENS DE PAIE- MENT\DOCUMENTS STANDARD. Sur Windows Vista, le chemin de stockage est : C:\USERS\PUBLIC\DOCUMENTS\SAGE\MOYENS DE PAIEMENT\DOCUMENTS STANDARD. Pour que les bordereaux s éditent automatiquement sans les sélectionner, il est possible de décocher l option d affichage de fenêtre de sélection des modèles dans la fonction Fenêtre / Préférences. Le programme propose ensuite l enregistrement du fichier magnétique (si vous avez choisi ce mode de règlement) en lui attribuant le nom suivant : LCR<CODE DE LA BANQUE>.TXT. L édition comporte les documents que vous avez choisi plus haut. Refermez la fenêtre «Gestion des LCR-BOR Encaissement». Offre LIBERTE : pour des précisions sur l envoi des fichiers magnétiques générés, il convient de se référer au chapitre 9. Reportez-vous au manuel de référence de l application, pour en savoir plus sur les autres étapes telles que l acceptation et la remise en banque. 38 Sage

39 Chapitre 6 : Saisie d une remise en banque Gestion d un virement SEPA Le virement SEPA ou SEPA Credit Transfer (SCT) est un transfert de fonds en euro, entre comptes bancaires de clients, à l intérieur de l Espace unique de paiements en euro. Le virement SEPA est disponible sur option. Paramétrage préalable Onglet Structure / Banque / Complément Sélectionner la banque à paramétrer dans la liste en double-cliquant sur son intitulé. Ouvrir le volet «Complément». Choisir l option SEPA dans la zone Virement émis. Fermer ensuite la fenêtre. Création d un virement SEPA Fonction Traitement / Décaissements / Saisie des virements Créer le règlement par un clic droit dans la liste et sélectionner ensuite la fonction Ajouter un nouvel élément. Le raccourci CTRL + J équivaut à l opération précédente. Indiquer la banque de remise prévisionnelle SEPA. Le titre de la fenêtre précise que vous saisissez un virement SEPA. Renseigner les différents éléments. Le numéro de la facture est une données obligatoire. Sage 39

40 Chapitre 6 : Saisie d une remise en banque L application vérifie également que les codes BIC et IBAN de votre banque et de celle de votre fournisseur ont été renseignés. Le virement SEPA est à présent créé. Pour en savoir plus sur la transmission du virement SEPA, reportez-vous à la partie précédente «Gestion d une LCR», page Sage

41 Chapitre 7 : Gestion des lots de virements et prélèvements Chapitre 7 : Gestion des lots de virements et prélèvements Important! La présentation de la saisie des règlements est effectuée sans le mode Assistant, aussi il est nécessaire de le désactiver par la fonction Fenêtre / Mode Assistant. Ce chapitre présente la gestion des lots, un lot permettant la création de liste de virements ou de prélèvements préétablis qui ont un caractère répétitif. Ils peuvent être modifiés lors de chaque appel du lot. Sage 41

42 Chapitre 7 : Gestion des lots de virements et prélèvements Création des lots préétablis Menu Traitement / Lots préétablis / Virements émis Créer le lot par un clic droit et sélection de la fonction Ajouter un nouvel élément. Saisir un intitulé. Insérer les tiers par la touche F4 dans la zone N compte ou renseigner les premiers caractères du tiers et touche TABULATION. Saisir les libellés et montants. Vérifier le RIB proposé. Valider par la touche ENTREE. Le bouton [Modification d un lot en rafale] permet de modifier l ensemble des lignes d un lot en une seule opération. Appel du lot dans les virements ou prélèvements Menu Traitement / Décaissements / Saisie des virements émis Menu Traitement / Encaissements / Saisie des prélèvements émis Appeler le lot par le bouton [Appeler un lot préétabli]. 42 Sage

43 Chapitre 7 : Gestion des lots de virements et prélèvements Paramétrage du lot Renseigner la date d exécution. Renseigner la banque de remise. Pointer le lot pour le remettre en banque. Modifier éventuellement le lot par le bouton. Incorporer les échéances puis OK. Enregistrement du bordereau La liste des virements du lot apparaît en Saisie des virements. Enregistrer le bordereau pour valider les virements saisis. Cet enregistrement transfert la ou les échéances sélectionnées en mode «Gestion des virements». Gestion des virements Menu Traitement / Décaissements / Gestion des virements émis Pour effectuer la remise en banque : Pointer les échéances à remettre en banque. Clique sur le bouton [Effectuer la remise en banque]. Sage 43

44 Chapitre 7 : Gestion des lots de virements et prélèvements Paramétrage de la remise en banque Sélectionner la banque de remise des règlements. Indiquer le mode de remise : Télétransmission pour l envoi direct du fichier par l outil de communication intégré. Fichier magnétique pour un envoi ultérieur du fichier ou pour un envoi via les services Internet de la banque. Sélectionner les documents à éditer : Bordereau d accompagnement et/ou Liste des mouvements. Bouton [Transmettre]. Sélection modèle de bordereau de remise Sélectionner le bordereau de remise associé au mode de règlement. Bouton [Ouvrir]. Les bordereaux de remise sont stockés dans : C:\DOCUMENTS AND SETTING\ALL USERS\DO- CUMENTS PARTAGÉS\SAGE\MOYENS DE PAIE- MENT\DOCUMENTS STANDARD. Sur Windows Vista, le chemin de stockage est : C:\USERS\PUBLIC\DOCUMENTS\SAGE\MOYENS DE PAIEMENT\DOCUMENTS STANDARD. Astuce! Pour que les bordereaux s éditent en automatique sans sélection préalable, il est possible de décocher l option d affichage de fenêtre de sélection des modèles dans la fonction Fenêtre / Préférences. 44 Sage

45 Chapitre 7 : Gestion des lots de virements et prélèvements Enregistrement du fichier magnétique Si le choix Fichier magnétique a été effectué, enregistrer le fichier de virements sur le disque et bouton Enregistrer. Information! Par défaut, le nom de fichier proposé est : - VIR<code abrégé de la banque>.txt pour les virements - PRE<code abrégé de la banque>.txt pour les prélèvements. Sage 45

46 Chapitre 7 : Gestion des lots de virements et prélèvements 46 Sage

47 Chapitre 8 : Gestion des extraits bancaires et soldes Chapitre 8 : Gestion des extraits bancaires et soldes La gestion des extraits permet de récupérer les extraits de compte et d en faire une analyse. La gestion des extraits peut être effectuée pour toutes les banques de la société. Si la gestion des extraits est gérée par filiales avec une analyse bien distincte par sociétés, il est nécessaire de se référer à la base de connaissances fiche N KB Les illustrations de ce chapitre se basent sur le fichier exemple TRESO BIJOU.MDP fourni avec le logiciel. Sage 47

48 Chapitre 8 : Gestion des extraits bancaires et soldes Incorporation des extraits Fonction Traitement / Extraits bancaires et soldes / Incorporation des extraits En offre ETEBAC, répondre Oui pour réceptionner les extraits via Telbac et les incorporer en automatique. En offre LIBERTE, il convient de réceptionner préalablement les extraits de comptes via le site Internet de la banque en les copiant dans le dossier (ou répertoire) suivant : C:\DOCUMENTS AND SETTING\ALL USERS\DOCUMENTS PARTAGÉS\SAGE\ MOYENS DE PAIEMENT. Ensuite, pour incorporer les extraits de compte, il convient de répondre Non à la question. Offre LIBERTE : pour des précisions sur la réception des extraits de compte, il convient de se référer au chapitre 9 «Informations complémentaires liées à l offre LIBERTE». Gestion des extraits Fonction Traitement / Extraits bancaires et soldes / Gestion des extraits Pour visualiser les extraits de comptes reçus, il est nécessaire de double cliquer sur le compte bancaire, 48 Sage

49 Chapitre 8 : Gestion des extraits bancaires et soldes... puis sur l extrait. Le bouton [Imprimer l extrait] vous permet d éditer l extrait. Analyse des soldes Fonction Traitement / Extraits bancaires et soldes / Analyse des soldes Indiquer les sélections pour l analyse des soldes. Bouton [OK]. Sage 49

50 Chapitre 8 : Gestion des extraits bancaires et soldes Pour éditer l analyse des soldes, cliquer sur le bouton [Editer l évolution des soldes]. 50 Sage

51 Chapitre 9 : Envoi des données à la banque par Internet Chapitre 9 : Envoi des données à la banque par Internet Cette opération, réalisable à partir de toutes les versions du programme Sage Moyens de paiement Banque Liberté, nécessite que : vous possédiez un programme de navigation Internet, et vous ayez souscrit avec votre banque un contrat de transmission des données par ce biais avec fourniture de l adresse du site de la banque et des mots de passe et codes d accès correspondants. Sage 51

52 Chapitre 9 : Envoi des données à la banque par Internet Transmission par Internet, exemple d un prélèvement La saisie du prélèvement ayant été réalisée par la fonction Traitement / Encaissements / Saisie des prélèvements émis et le bordereau d échéance émis (voir Leçon 6), les opérations s exécutent au niveau de la gestion du prélèvement. Gestion d un prélèvement Traitement / Encaissements / Gestion des prélèvements émis La remise en banque s effectue en deux temps : Sélectionner les lignes des échéances à remettre en banque puis cliquer sur le bouton [Pointer]. Cliquer sur le bouton [Effectuer la remise en banque]. Paramétrage de la remise en banque Sélectionnez la banque de remise du prélèvement. Sélectionner le mode de remise Fichier magnétique. Sélectionner le ou les documents à éditer. Il est indispensable d imprimer au moins le bordereau pour que la transaction s exécute. Cliquez sur [OK]. 52 Sage

53 Chapitre 9 : Envoi des données à la banque par Internet Sélection modèle de bordereau de remise Sélectionner le bordereau d accompagnement associé au mode de règlement. Les bordereaux de remise sont stockés dans : C:\DOCUMENTS AND SETTING\ALL USERS\DO- CUMENTS PARTAGES\SAGE\MOYENS DE PAIE- MENT\DOCUMENTS STANDARD Pour que les bordereaux s éditent automatiquement sans les sélectionner, il est possible de décocher l option d affichage de fenêtre de sélection des modèles dans la fonction Fenêtre / Préférences. L application se connecte directement au site paramétré. Saisir le mot de passe qui vous a été donné. Suivre les consignes qui vous sont données ou faire glisser les fichiers de remise depuis le dossier de votre ordinateur, dans lequel ils sont stockés, vers la page qui s est ouverte. Précisons que les fichiers magnétiques à télétransmettre sont stockés dans le dossier : C:\DOCUMENTS AND SETTING\ALL USERS\APPLI- CATION DATA\SAGE\COMMUNICATION\EMIS. Sage 53

54 Chapitre 9 : Envoi des données à la banque par Internet 54 Sage

55 Chapitre 10 : Moyens de paiement Banque ETEBAC : Envoi des données à la banque Chapitre 10 : Moyens de paiement Banque ETEBAC : Envoi des données à la banque La Télétransmission n est possible que si : vous possédez la version du programme Moyens de paiement Banque ETEBAC, vous ayez enregistré un numéro d émetteur national dans le volet «Comptable» de la fonction Fichier / A propos de votre société (voir Leçon 3), vous avez paramétré des services Prélèvement, Virement, Remise de LCR et autres dans la fiche de banque destinataire (voir Leçon 4), vous avez souscrit avec votre banque un contrat de transmission des données qui vous a permis, en fonction des indications données par cette dernière, de paramétrer les cartes permettant ces différents transferts par ETEBAC. Si vous choisissez ce mode de transmission, assurez-vous de faire vos manipulations sur des paiements ou règlements authentiques et non fictifs car ceux-ci peuvent être effectivement transmis à l établissement bancaire sélectionné. Sage 55

56 Chapitre 10 : Moyens de paiement Banque ETEBAC : Envoi des données à la banque Transmission par Etebac, exemple d un virement La saisie du virement ayant été réalisée par la fonction Traitement / Décaissements / Saisie des virements émis et le bordereau d échéance émis (voir Leçon 6), les opérations s exécutent au niveau de la gestion du virement. Gestion d un virement Traitement / Décaissements / Gestion des virements émis La remise en banque s effectue en deux temps : Sélectionner les lignes des échéances à remettre en banque puis cliquer sur le bouton [Pointer]. Cliquer sur [Effectuer la remise en banque]. Paramétrage de la remise en banque Sélectionnez la banque de remise du paiement. Sélectionner le mode de remise Fichier magnétique. Dans ce cas, la zone Envoi fichier offre deux choix : Communication bancaire : le fichier est envoyé immédiatement, Génération fichier seule : le fichier à télétransmettre est généré pour une transmission à effectuer ultérieurement. Sélectionner le ou les documents à éditer. Il est indispensable d imprimer au moins le bordereau pour que la transaction s exécute. Cliquez sur [OK]. 56 Sage

57 Chapitre 10 : Moyens de paiement Banque ETEBAC : Envoi des données à la banque Sélection modèle de bordereau de remise Sélectionner le bordereau d accompagnement associé au mode de règlement. Les bordereaux de remise sont stockés dans : C:\DOCUMENTS AND SETTING\ALL USERS\DO- CUMENTS PARTAGES\SAGE\MOYENS DE PAIE- MENT\DOCUMENTS STANDARD. Sur Windows Vista, les chemin de stockage est : C:\USERS\PUBLIC\DOCUMENTS\SAGE\MOYENS DE PAIEMENT\DOCUMENTS STANDARD Pour que les bordereaux s éditent automatiquement sans les sélectionner, il est possible de décocher l option d affichage de fenêtre de sélection des modèles dans la fonction Fenêtre / Préférences. Transmission immédiate Si le choix Communication bancaire a été fait à l étape précédente, le fichier est envoyé dès l impression du bordereau terminée. Le programme Sage Telbac permet de connaître l évolution des opérations de transmission. Génération du fichier Si le choix Génération fichier seule a été fait à l étape précédente, le programme propose d enregistrer le fichier qui sera transmis par le programme Sage Telbac lors d une session à préciser dans ce dernier programme. La désignation du fichier est identique à celle des fichiers magnétiques, dans le cas présent : VIR<CODE DE LA BANQUE>.TXT. Refermez la fenêtre «Gestion des virements». Sage 57

58 Chapitre 10 : Moyens de paiement Banque ETEBAC : Envoi des données à la banque 58 Sage

59 Chapitre 11 : Transfert de fichiers AFB Chapitre 11 : Transfert de fichiers AFB Cette fonction vous permet de transmettre à votre banque les fichiers magnétiques reçus d une autre application, comme les virements de vos salariés par exemple. Sage 59

60 Chapitre 11 : Transfert de fichiers AFB Transfert d un fichier Fonction Traitement / Gestion des fichiers bancaires / Transfert des fichiers AFB Veuillez copier au préalable vos fichiers à transmettre sous : C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Sage\Communication\Emis. Sélectionner le type de fichier à transférer. Indiquer le mode de remise souhaité : Télétransmission, Internet, Messagerie. Cliquer sur le bouton [OK]. Le fichier traité est visualisable dans les historiques de remise accessible par Traitement / Historique de remise / Virements émis. 60 Sage

61 Chapitre 12 : Téléchargement Internet Chapitre 12 : Téléchargement Internet Cette fonction vous permet de récupérer l ensemble des fichiers transmis par votre banque. Sage 61

62 Chapitre 12 : Téléchargement Internet Téléchargement Fonction Traitement / Téléchargement internet Sélectionner le site de la banque sur lequel vous connecter. Pour que le site apparaisse dans la liste, il faut qu il soit renseigné en amont dans Structure / Banque / Complément. Une fois connecté sur le site, saisissez le mot de passe donné par votre banque et suivez les consignes habituelles. Les fichiers réceptionnés peuvent être traités en fonction de leur nature dans : - Traitement / Gestion des extraits, - Traitement / Gestion des fichiers bancaires / Edition des fichiers reçus. 62 Sage

63 Conclusion Conclusion Le guide de mise en route de votre programme Sage Moyens de Paiement se termine ici. Nous vous avons présenté les principales fonctionnalités du programme de manière succincte et vous invitons pour plus de précisions à consulter la documentation complète à partir de l application via la fonction? (Aide) / Consulter le manuel. En effet, certaines fonctionnalités ne sont pas présentées dans ce guide de mise en route : la liaison avec Sage 30 Comptabilité ou Sage 100 Comptabilité Windows ( recherche des écritures non lettrées et mise à jour comptable des écritures de règlement ), la gestion des LCR BOR Encaissement via une étape de mise en portefeuille des effets, l édition des différentes lettres à destination des tiers, la gestion des relevés de LCR à payer, la gestion des virements internationaux, la gestion des Remises de chèques, la gestion des Versements d espèces, la gestion des Remises de cartes bancaires, la gestion des Prélèvements émis, la gestion des LCR BOR décaissement, les fonctions de récupération des données de logiciels externes, la gestion des écarts de règlement et d escompte, la gestion des règlements groupés. Le contrat d assistance souscrit vous donne accès à la base de connaissance sur votre espace client via le site et à une assistance technique téléphonique aux heures d ouvertures. Si une formation est souhaitée, une Formation à Distance peut vous être proposée. Pour plus de précisions, nous vous invitons à contacter le service clientèle Sage. Sage 63