Bilan de la 1 re cohorte en gestion des ressources humaines pour les producteurs agricoles de la Chaudière-Appalaches

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1 Bilan de la 1 re cohorte en gestion des ressources humaines pour les producteurs agricoles de la Chaudière-Appalaches Juin 2012

2 TABLE DES MATIÈRES Introduction... 3 Rappel de la mise en contexte du mandat... 3 Objectifs de l intervention... 3 Rappel de la démarche... 4 Bilan de la démarche... 5 Contenu des ateliers de formation... 5 Diffusion des ateliers de formation... 8 Le modèle pédagogique 70/ Animation des ateliers de codéveloppement... 9 Accompagnement individuel des entreprises participantes Constats et recommandations Constats et recommandations généraux Ateliers de formation Ateliers de codéveloppement Accompagnement individuel Conclusion Annexe 1 : Résumés des formations Annexe 2 : Compilation des évaluations \CHIC\CLIENTS\EN COURS\AGRICONSEILS\6D811183\AGRICONSEILS_BILAN_1ERE_COHORTE_GESTION_RH.doc\2 Page 2

3 INTRODUCTION Rappel de la mise en contexte du mandat Faisant face à plusieurs enjeux liés à la gestion des ressources humaines, un comité de travail a été formé pour œuvrer à contrer le taux de roulement en Chaudière-Appalaches dans les entreprises agricoles. Afin de répondre adéquatement à ces enjeux, le comité a élaboré un plan d action structuré et coordonné visant à inscrire les actions dans une vision à long terme. Ce plan d action est composé de trois principaux volets. Le volet 3 du plan d action concerne l offre de service en gestion des ressources humaines. Le comité souhaitait mettre à la disposition des producteurs une offre de service visant à les soutenir dans leur gestion des ressources humaines. Aussi, cette offre de service comprend l administration des groupes, l adaptation et la diffusion de formations, l animation d ateliers de codéveloppement et l accompagnement des entreprises participantes par des services-conseils individuels. Dans cette optique, le comité d intervenants, dont les principaux partenaires financiers qui sont Emploi-Québec et le Réseau Agriconseils, a eu recours aux services d un consultant en gestion des ressources humaines pour la réalisation du volet 3 du plan d action, qui consiste à offrir des services au groupe. Pour ce faire, le comité d intervenants et les principaux partenaires financiers désiraient mettre en place un groupe pilote en gestion des ressources humaines afin de rejoindre les producteurs agricoles et de les inciter à adhérer à l offre de service. Plus précisément, le mandat de Alia Conseil consistait à administrer les groupes, à diffuser des formations, à animer les codéveloppements et à offrir des services-conseils individuels auprès des gestionnaires/propriétaires d entreprises agricoles, gérants de ferme et responsables des ressources humaines travaillant sur le territoire de la Chaudière-Appalaches. Objectifs de l intervention Doter les entreprises agricoles de moyens et d outils concrets pour conserver leur personnel en développant les compétences pratiques et l autonomie des gestionnaires. Améliorer les pratiques en gestion des ressources humaines des producteurs agricoles en fonction du marché du travail. Diminuer le taux de roulement dans les entreprises agricoles. \CHIC\CLIENTS\EN COURS\AGRICONSEILS\6D811183\AGRICONSEILS_BILAN_1ERE_COHORTE_GESTION_RH.doc\3 Page 3

4 RAPPEL DE LA DÉMARCHE Le bilan des différentes activités est présenté aux pages suivantes. \CHIC\CLIENTS\EN COURS\AGRICONSEILS\6D811183\AGRICONSEILS_BILAN_1ERE_COHORTE_GESTION_RH.doc\4 Page 4

5 BILAN DE LA DÉMARCHE Contenu des ateliers de formation Objectifs Principaux éléments du contenu Recruter et fidéliser son personnel Il est à noter que le premier module de la première cohorte a été animé par Mme Pierrette Desrosiers de Psycoaching. Les objectifs et les éléments de contenu du premier module présentés ci-dessous sont un résumé des éléments constituant le manuel du participant de Financement agricole Canada intitulé «Les meilleurs employés sont la clé d une meilleure exploitation». Énoncer et expliquer les principales étapes d un processus d embauche efficace. Rédiger une description de poste qui énonce clairement les attentes liées au poste et qui permet d attirer des candidats compétents. Préparer et mener une entrevue d embauche. Expliquer l importance du processus d accueil d un nouvel employé ainsi que les pratiques de gestion qui favorisent la fidélisation. Les coûts de recrutement. Les étapes d un recrutement fructueux. La description de poste qui attire des candidats compétents. Les options de recrutement. Les entrevues d embauche efficaces. L importance du processus d accueil. Les pratiques de gestion qui favorisent la fidélisation. La communication et les relations interpersonnelles (rétroaction constructive) Décrire les composantes de la communication. Expliquer les impacts de la non-expression. Prendre conscience des pressions qui les habitent. Comprendre l importance d ajuster ses communications en fonction des différentes personnalités. Expérimenter la préparation et la communication d un feed-back constructif. Évaluer l efficacité de nos interactions à l aide de l outil proposé. La dynamique relationnelle. L importance de la communication. L impact du leader. Les habiletés de base (écouter, exprimer ses émotions et donner et recevoir du feed-back). La perception. La gestion des impressions. La préparation d un feed-back. Les styles de communication. \CHIC\CLIENTS\EN COURS\AGRICONSEILS\6D811183\AGRICONSEILS_BILAN_1ERE_COHORTE_GESTION_RH.doc\5 Page 5

6 Contenu des ateliers de formation (suite) BILAN DE LA 1 RE COHORTE Objectifs Principaux éléments du contenu Gestion des situations conflictuelles et des employés difficiles Reconnaître les caractéristiques d un employé difficile. Développer ses habiletés pour gérer les cas difficiles. Préparer une rencontre de recadrage. Réagir de façon productive lors d un conflit en utilisant un processus de résolution de conflit individuel et/ou d équipe. Trucs efficaces pour former un employé Identifier le rôle du coach. Expliquer les éléments essentiels à l apprentissage et le rôle du coach à leur égard. Former un employé sur une tâche pratique en favorisant les apprentissages. Les distinctions entre les employés difficiles et les employés en difficulté. Les caractéristiques des employés difficiles. Les différentes personnalités des employés difficiles. La communication dans les situations difficiles. Les rencontres de recadrage. La gestion des cas difficiles. La gestion des situations conflictuelles. Les différents types de conflits et leurs conséquences sur la relation. Le processus de résolution de conflit. Les principes de base du coaching. Les éléments essentiels à l apprentissage : motivation, attention, perception, opérations mentales et mémorisation. Les tâches du coach : o Préparer le coaching. o Accueillir l employé. o Expliquer/démontrer la tâche. o Faire pratiquer l apprenant. o Confirmer les apprentissages. Le suivi postcoaching. \CHIC\CLIENTS\EN COURS\AGRICONSEILS\6D811183\AGRICONSEILS_BILAN_1ERE_COHORTE_GESTION_RH.doc\6 Page 6

7 Contenu des ateliers de formation (suite) BILAN DE LA 1 RE COHORTE Objectifs Un levier de mobilisation : la reconnaissance Identifier et expliquer les trois fondements et les indicateurs de performance d une équipe de travail. Identifier les pratiques de gestion à adopter pour favoriser la performance au sein d une équipe. Expliquer l importance de la reconnaissance comme outil de mobilisation. Distinguer différentes formes de reconnaissance au travail. Préparer une marque d appréciation pour un membre de son équipe. Principaux éléments du contenu Les fondements du travail en équipe. Les indicateurs de performance. La définition et la dynamique de la reconnaissance. Les entraves à la reconnaissance. Les impacts de la reconnaissance. Les marques de reconnaissance. \CHIC\CLIENTS\EN COURS\AGRICONSEILS\6D811183\AGRICONSEILS_BILAN_1ERE_COHORTE_GESTION_RH.doc\7 Page 7

8 DIFFUSION DES ATELIERS DE FORMATION Tous les jours de formation ont été diffusés de manière à être pratiques et dynamiques plutôt que didactiques, selon le modèle suivant. Le modèle pédagogique 70/30 L application de ce modèle : favorise les apprentissages; permet une vérification continuelle de l acquisition de la compétence; définit une responsabilité à l apprenant dans l évolution de ses apprentissages; augmente le dynamisme et permet à tous de s exprimer et de contribuer. \CHIC\CLIENTS\EN COURS\AGRICONSEILS\6D811183\AGRICONSEILS_BILAN_1ERE_COHORTE_GESTION_RH.doc\8 Page 8

9 Le modèle pédagogique 70/30 (suite) BILAN DE LA 1 RE COHORTE Ainsi, le modèle pédagogique 70/30 a permis aux participants de mettre en pratique les éléments importants durant la formation. Pour ce faire, chaque participant a reçu : la présentation PowerPoint lui permettant de se référer aux notions importantes pendant et après la formation; un cahier d exercices permettant de mettre en pratique les notions abordées. De plus, après chaque jour de formation, une évaluation de la réaction des participants a été réalisée. Un résumé de chaque formation a également été rédigé par le consultant. Il est possible de consulter la compilation des évaluations ainsi que les résumés en annexe du présent document. Animation des ateliers de codéveloppement Les ateliers de codéveloppement constituent des rencontres de discussion en petit groupe regroupant les participants de la démarche. Dans le cadre de la première cohorte, cinq rencontres de codéveloppement étaient prévues, à raison de trois heures chacune. À cette occasion, les participants ont échangé entre eux sur l application des notions apprises lors des journées de formation en plus de partager leurs réussites et leurs difficultés. Cette approche, qui prenait la forme d un coaching avec les pairs, misait sur le groupe ainsi que sur les interactions afin de favoriser l atteinte de l objectif, soit l amélioration de la pratique professionnelle. Lors de cette étape, la consultante de Alia Conseil jouait un rôle d animatrice qui consistait à : maintenir l alignement sur l atteinte des objectifs de l approche; diriger les échanges; appuyer et valider les éléments amenés par les participants en lien avec les concepts de gestion des ressources humaines reconnus; susciter la participation et questionner les participants; faciliter et stimuler les apprentissages en créant un climat de confiance et en amenant les participants à réfléchir (prendre du recul). Objectifs de l approche Les objectifs de l approche sont : de comprendre et d apprendre de son expérience, dans l action; d apprendre de l expérience des pairs; de prendre un temps de réflexion (prendre du recul) et de discuter des préoccupations en gestion rencontrées dans l exercice de ses fonctions de gestion; d avoir un groupe d appartenance (briser l isolement); d échanger sur des trucs et outils; d avoir du plaisir et se développer professionnellement. \CHIC\CLIENTS\EN COURS\AGRICONSEILS\6D811183\AGRICONSEILS_BILAN_1ERE_COHORTE_GESTION_RH.doc\9 Page 9

10 Objectifs de l approche (suite) BILAN DE LA 1 RE COHORTE De plus, après chaque atelier de codéveloppement, une évaluation de la réaction des participants a été réalisée. Il est possible de consulter la compilation des évaluations en annexe du présent document. Modification au dernier atelier de codéveloppement Il fut convenu avec les participants que la dernière rencontre de codéveloppement servirait à effectuer un retour sur les concepts importants vus au cours des différents modules de formation. Les éléments abordés lors de cette rencontre ainsi que les activités réalisées sont présentés dans le tableau ci-dessous. De plus, une présentation PowerPoint a été utilisée afin de présenter les éléments de contenu soutenant les activités. Lors de la réalisation des activités, plusieurs discussions ont porté sur les apprentissages et la mise en pratique de ces derniers. Éléments de contenu revus Fondement de la communication et révision de la boîte à pression. Formation par l action Travail d équipe Rapport d accident Activités Cette activité a permis de revoir les bonnes façons de communiquer, soit la dynamique de la communication et les habiletés de communication : l écoute, le questionnement et le feed-back. Bienvenue sur la planète XYZ Cette activité a permis de revoir l importance des bonnes techniques de formation par l action. Cette activité également fait prendre conscience aux participants qu il ne suffit pas de dire, mais qu il faut démontrer, faire faire et corriger. Obélisque Zin Cette activité avait pour but de démontrer l importance de l écoute, et l importance de la participation de tous à la résolution de problèmes. De plus, cette activité a permis de trouver des moyens pour structurer l information en plus de constater certains comportements qui émergent au cours de l exercice. \CHIC\CLIENTS\EN COURS\AGRICONSEILS\6D811183\AGRICONSEILS_BILAN_1ERE_COHORTE_GESTION_RH.doc\10 Page 10

11 DIFFUSION DES ATELIERS DE FORMATION (SUITE) Accompagnement individuel des entreprises participantes Cette étape de la démarche consistait à accompagner les entreprises afin de leur offrir un soutien personnalisé dans l application des notions apprises en gestion des ressources humaines. Les entreprises ont eu droit à un accompagnement individuel de neuf heures échelonnées sur deux ans. L accompagnement individualisé a débuté par une courte analyse de l organisation. Suite à cette analyse, l entreprise a été invitée, en collaboration avec Alia Conseil, à élaborer un projet précis d amélioration en gestion des ressources humaines (incluant un objectif, un début et une fin définis). Ainsi, Alia Conseil a accompagné l entreprise dans l élaboration et la mise en place de ce projet. Plus précisément, le rôle de l accompagnatrice consistait à : encourager à agir, c est-à-dire faire connaître les possibilités et les champs d action du participant, le stimuler à prendre une décision, diminuer son appréhension face à un problème complexe ou à un blocage émotif; questionner pour favoriser la réflexion sur les gestes posés et leurs conséquences. Il est à noter qu une copie du diagnostic sommaire sur les habiletés de gestion réalisé auprès de chaque organisation a été transmise au Réseau Agriconseils, suite à l approbation des participants. CONSTATS ET RECOMMANDATIONS À la suite de la réalisation des différentes activités de la première cohorte, certains constats et recommandations méritent d être soulignés. Constats et recommandations généraux Les participants ont mentionné à plusieurs reprises le désir d être soutenus et accompagnés davantage afin d éviter de se sentir seuls dans l application des notions apprises dans le cadre de la démarche. Pour ce faire, ils ont manifesté l intérêt d obtenir plus de rencontres de codéveloppement et d accompagnement individuel. Des difficultés au niveau de la rigueur des participants (ponctualité et horaires complexes) ont été constatées à plusieurs reprises au cours de la démarche. Ces difficultés exigent une grande souplesse et une flexibilité de la part des consultants impliqués dans la démarche. \CHIC\CLIENTS\EN COURS\AGRICONSEILS\6D811183\AGRICONSEILS_BILAN_1ERE_COHORTE_GESTION_RH.doc\11 Page 11

12 CONSTATS ET RECOMMANDATIONS (SUITE) Ateliers de formation Les évaluations ont fait ressortir l importance de la mise en pratique des concepts théoriques par la réalisation d activités et d exercices ainsi que par les échanges entre participants. Ainsi, le modèle de formation a été très apprécié. Certains participants souhaitent obtenir encore plus d exemples concrets en lien avec les différentes notions présentées. Bien que la formation en salle soit plus que pertinente, plusieurs études ont démontré que seulement 10 % des apprentissages sont réellement transférés en action dans le milieu de travail. Par conséquent, un élément essentiel du succès suite à la tenue d activités de formation est de mettre en place les stratégies et les mécanismes afin d optimiser l impact et l efficacité de la formation suivie. Dans le cadre de cette démarche, en plus des sessions de formation en salle, deux autres techniques ont été retenues, soit des ateliers de codéveloppement ainsi que de l accompagnement individuel. Cependant, les participants ont manifesté le besoin d être encore plus soutenus et accompagnés. Ateliers de codéveloppement Lorsque les participants ont été familiarisés avec le fonctionnement des ateliers de codéveloppement, cette activité fut des plus profitables et très riche en partage d informations et d expériences. L ouverture du groupe et les échanges entre les participants ont été grandement appréciés lors de ces ateliers. La dernière rencontre de codéveloppement a permis d effectuer un retour sur les concepts importants vus dans les différents modules de formation. Ce changement a été très apprécié par les participants, car ils ont eu la chance de discuter plus en profondeur de l application et de la mise en pratique des notions abordées au cours de la démarche. Ainsi, il serait souhaitable de reprendre cette formule pour les prochaines cohortes. Accompagnement individuel Un des facteurs assurant la réussite de l accompagnement individuel réside dans l adhésion du participant envers le processus. Sans cette adhésion et sans une ouverture au changement de la part du participant, il s avère impossible pour les consultants impliqués de mener à terme une telle démarche. \CHIC\CLIENTS\EN COURS\AGRICONSEILS\6D811183\AGRICONSEILS_BILAN_1ERE_COHORTE_GESTION_RH.doc\12 Page 12

13 CONCLUSION En conclusion, Alia Conseil tient à remercier Emploi-Québec et le Réseau Agriconseils pour leur soutien durant la démarche de même que les entreprises participantes qui ont cru à la démarche et ont su en retirer les bénéfices. L équipe de \CHIC\CLIENTS\EN COURS\AGRICONSEILS\6D811183\AGRICONSEILS_BILAN_1ERE_COHORTE_GESTION_RH.doc\13 Page 13

14 ANNEXE 1 : RÉSUMÉS DES FORMATIONS Communication et relations interpersonnelles (rétroaction constructive) Résumé de la formation du 15 février 2011 La participation du groupe est excellente. Les principaux apprentissages faits concernent l impact du phénomène de la perception dans la communication. À cet effet, les participants, à travers des discussions, exercices et expérimentations, ont pris conscience de l importance de questionner l autre pour vérifier sa compréhension du message envoyé. Par ailleurs, la technique d impact de la boîte à pression en a fait réfléchir plusieurs. Chacun a pris conscience de sa façon de réagir face aux événements rencontrés et de l importance de l expression pour éviter de payer le prix de sa santé ou de ses relations en accumulant trop de pression ou de tensions. Seul bémol à la journée : les retards importants des participants. La formation n a pu démarrer réellement qu à 10 heures. Seulement une participante était présente à 9 heures. Gestion des situations conflictuelles et des employés difficiles Résumé de la formation du 20 septembre 2011 La participation du groupe est excellente. Les principaux apprentissages faits concernent l importance de rencontrer les employés qui ont des comportements inacceptables, la façon de rencontrer ces derniers et l obligation (loi) d appliquer une progression de sanctions pour les cas de discipline. À cet effet, les participants, à travers des discussions, ont pris conscience de l importance de gérer ces cas tout en respectant la loi. Par ailleurs, les techniques présentées dans le module précédant au sujet de la communication, soit : l écoute, le feed-back et le questionnement ont été revues et appronfondies. Seul bémol à la journée : les retards des participants. La formation a démarré avec seulement 3 participants et les autres sont venus s ajouter au cours de la matinée. Le groupe a donc discuté de cette problématique et nous sommes venus à la conclusion que dorénavant, la formation débuterait à 9h30 avec les participants qui sont présents et les autres viendraient s ajouter en cours de route. \CHIC\CLIENTS\EN COURS\AGRICONSEILS\6D811183\AGRICONSEILS_BILAN_1ERE_COHORTE_GESTION_RH.doc\14 Page 14

15 ANNEXE 1 : RÉSUMÉS DES FORMATIONS (SUITE) Trucs efficaces pour former un employé Résumé de la formation du 8 novembre 2011 La participation du groupe est excellente. Les principaux apprentissages faits concernent l enjeu de l attention d un apprenti et l importance d une bonne préparation d une activité de formation. À cet effet, les participants, à travers des discussions, exercices et expérimentations, ont pris conscience de l importance de questionner un employé pour maintenir son attention et vérifier sa compréhension des éléments clés à retenir pour accomplir une tâche. Un autre élément important sur lequel les participants ont été sensibilisés, c est l importance de prendre un temps adéquat pour former leur employé. En effet, pour plusieurs, la notion de formation se limitait à donner de rapides consignes et à laisser aller leur employé de façon autonome. La plupart comprennent maintenant qu il faut non seulement se préparer adéquatement, mais prendre suffisamment de temps pour expliquer à l apprenti et surtout pour le questionner ainsi que l observer s exercer à une nouvelle tâche afin de pouvoir rapidement corriger ses erreurs et lui donner du feed-back. Un exercice de transfert pratique a permis à chacun des participants, à partir d une situation concrète d apprentissage dans leur contexte, de préparer un déroulement d activité de formation sur une tâche. Note : le fait de débuter la journée à 9h30 a permis de diminuer les retards des participants de façon importante. Cet horaire est à maintenir. La gestion de l équipe et la reconnaissance Résumé de la formation du 10 avril 2012 La participation du groupe est excellente. Les principaux apprentissages faits furent les trois fondements du travail d équipe. À cet effet, à travers des exercices et expérimentations, les participants ont pris conscience de l importance des relations dans le travail d équipe ainsi que les deux autres fondements, soit la cible et l organisation. Par ailleurs, pour ce qui est de la reconnaissance, la technique d impact ainsi que les exercices ont permis aux participants de bien comprendre l importance de la reconnaissance comme outil de mobilisation et en ont fait réfléchir plusieurs sur la place et l utilisation qu ils font de cet outil. Un point fort intéressant pour cette dernière formation, les participants étaient présents en grand nombre et à l heure convenue. \CHIC\CLIENTS\EN COURS\AGRICONSEILS\6D811183\AGRICONSEILS_BILAN_1ERE_COHORTE_GESTION_RH.doc\15 Page 15