GPI (Gestion Pédagogique Intégrée) Préparer l année suivante du cycle

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1 GPI (Gestion Pédagogique Intégrée) GRICS, Août 2016

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3 Table des matières 1 Introduction Préalables à l exécution du traitement, par école traitée Préparation du filtre Élèves Annexe... 17

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5 GPI Chapitre 1 Introduction 1 Introduction L évaluation d une discipline (matière) peut s effectuer sur plus d une année. Afin d avoir un portrait global de l évaluation de l élève, il faut reporter l'évaluation de l année d origine vers l année scolaire suivante. L'activité Préparer l'année suivante du cycle de GPI permet de reporter les résultats, les compteurs d absences, les messages codés ainsi que les messages personnalisés à l'année suivante du cycle. Le report consiste en une création ou un rafraîchissement des renseignements de l année vers l année scolaire Vous devez exécuter cette activité à l année En cas de rejet, l'utilisateur a à sa disposition deux outils qui lui facilitent la reprise du traitement : Une liste de rejets pour identifier les élèves non traités et les corrections à effectuer, afin que l élève puisse être traité lors d un nouveau déclenchement de la production ; Sur demande, la génération d un fichier de numéros de fiche des dossiers rejetés, afin que l utilisateur puisse reprendre la production grâce à la sélection «Pile de dossiers» dans le filtre élève. À la fin du traitement, l information reportée est imprimée sur le rapport de la production. Bien que cette activité effectue adéquatement ses copies, il se peut que vous ayez à travailler sur certains de vos dossiers de l année Vous trouverez en Annexe des exemples de cas qui devront être gérés manuellement. GRICS,

6 Chapitre 2 Préalables à l exécution du traitement, par école traitée GPI 2 Préalables à l exécution du traitement, par école traitée Pour l année scolaire : Vérifiez que la donnée Matière de la 2 e année du cycle est complétée pour chaque matière de 1 re année du cycle, par le code correspondant de l'an 2 du cycle. Cette donnée permet d identifier le code de matière où doivent être reportés les résultats à l'année suivante du cycle. Exemple au secondaire : Le code est la matière de 1 re année du cycle alors que le code est la matière de 2 e année du cycle. Exemple au primaire : Le code MAT100 est la matière de 1 re année du cycle alors que le code MAT200 est la matière de 2 e année du cycle. Chemin : Fichier > Ouvrir > Table > Matières Important! Il est préférable et suggéré d exécuter la préparation de l année suivante du cycle après la transition ou après l attribution des matières du groupe-repère. Ainsi, vous vous évitez d avoir à faire d autres opérations dans votre table Matièresgroupes à cause de la création minimale des matières-groupes. Pour l année scolaire : Les tables de GPI doivent être créées ; Les élèves doivent être inscrits ; Les étapes doivent exister dans l année pour chaque école traitée. 2

7 GPI Chapitre 3 Préparation du filtre Élèves 3 Préparation du filtre Élèves Suggestion du filtre Élèves Avant de procéder à la préparation de l année suivante, nous vous suggérons de créer une pile de dossiers qui contiendra la liste des élèves qui sont en deuxième année du cycle. Pour ce faire vous devez être dans votre session de travail de Ouvrez le dossier des élèves et affichez seulement les élèves de deuxième année de cycle à l aide d un filtre. Donnée du filtre : Année du cycle = 2 Note : En considérant que la donnée Année du cycle est complétée adéquatement en fonction des valeurs du MEES. Si vos dossiers sont à jour, les élèves doubleurs devraient avoir été identifiés. La donnée Année du cycle devrait être égale à 7 Année de consolidation après une 1 re année dans un cycle. Nous ne voulons pas pour ces dossiers reporter les résultats puisque ces élèves reprennent leur première année de cycle. Lorsque GPI affiche les dossiers, choisissez l action Gérer la pile de dossiers GRICS,

8 Chapitre 3 Préparation du filtre Élèves GPI Voici un exemple de l écran. Assurez-vous d avoir fractionné cette fenêtre et d y avoir inclus la sous-activité Contenu de la pile. Vous pouvez utiliser le bouton Parcourir afin d identifier l emplacement et le nom du fichier qui contiendra les numéros de fiche des élèves. En fermant la fenêtre, une question est posée : Voulez-vous que le fichier sélectionné devienne la pile courante? Répondez Oui. Par la suite, sélectionnez l ensemble des dossiers affichés et choisissez l action Ajouter à la pile de dossiers. Cliquez ensuite sur OK. 4

9 GPI Chapitre 3 Préparation du filtre Élèves Cette opération aura pour effet d inscrire l ensemble des numéros de fiche dans le fichier de la pile. La pile de dossiers est maintenant créée. Vous pouvez donc utiliser cette pile pour l activité. GRICS,

10 Chapitre 4 GPI 4 Chemin : Fichier > Ouvrir > Évaluation > Votre session de travail doit être en Onglet Sélection Filtre Élèves : Filtre contenant la pile de dossiers obtenue par la procédure cidessus. Suggestion du filtre élèves Il est important d ajouter la donnée Année du cycle dans le filtre afin de bien s assurer de sélectionner, parmi les élèves de deuxième année de cycle en , ceux qui étaient vraiment à leur première année de cycle en Si changement d école au prévisionnel? Cette option permet de dicter au système ce qu il devra effectuer lorsqu un élève a changé d'école dans l année de destination. - Reporter : Permet de reporter, dans l année de destination, les matières de l'élève dans sa nouvelle école. Les matières doivent exister dans l'école de destination, sinon GPI affichera, sur la liste de contrôle, le message de rejet suivant : Matière inexistante à l'année prévisionnelle, matière rejetée. - Ne pas reporter : Lorsque l'élève change d'école dans l année de destination, GPI affichera, sur la liste de contrôle, le message de rejet suivant : Inscrit dans une autre école à l'année prévisionnelle. Année d origine : Cette donnée est obligatoire et doit correspondre à l année

11 GPI Chapitre 4 Filtre matières élèves : Si un filtre Matière-élève a été spécifié, seules les matières-élèves sélectionnées dans le filtre peuvent être reportées. Nous vous recommandons d exclure toutes les matières du bulletin de la Première communication ainsi que celles qui ont servi aux semestres de reprise (janvier, juin et août). Ainsi toutes les matières qui ont servi à imprimer le bulletin de la Première communication ainsi que les matières-groupes qui ont servi aux semestres de reprise (janvier, juin et août) ne seront pas transférées à l année suivante du cycle. GRICS,

12 Chapitre 4 GPI Onglet Traitement Données à reporter : Il faut cocher au moins une donnée. Il est suggéré de ne pas cocher les codes 8 et 9 car, à l année 2 du cycle, ces résultats seront recalculés à partir des nouveaux résultats détaillés saisis par les enseignants. Matières à reporter : Pour reporter l ensemble des matières, n inscrivez rien. Important! Si un filtre Matière-élève a été spécifié dans l onglet Sélection, seules les matières-élèves sélectionnées dans le filtre peuvent être reportées. 8

13 GPI Chapitre 4 Niveaux d objectifs à reporter : Ce critère vous permet de choisir les niveaux d objectifs à reporter. De plus, si un message personnalisé est complété pour un niveau non sélectionné, le message ne sera pas reporté. Niveau 1 = exemple : objectif 1 Niveau 2 = exemple : objectif 1.1 Niveau 3 = exemple : objectif Niveau 4 = exemple : objectif Pour les utilisateurs qui auraient créé des objectifs de sous-niveaux afin de gérer les examens locaux, il n est pas obligatoire de les reporter. Nous avons seulement besoin des résultats des objectifs de premier niveau pour imprimer le bulletin. Il est possible toutefois de les reporter. Correspondance des étapes : Permet d'indiquer à GPI, pour chaque étape de l'année d origine, l'étape de l'année de destination où il faut effectuer le report. Cliquez sur l icône dans la barre d outils pour faire correspondre les étapes. Au bas de l écran, déterminez la séquence d étape de l année d origine. Cliquez sur Séquence d étape année suivante. Écrirez le numéro de la séquence d étape correspondante pour l année de destination. Cliquez sur Sauvegarder. Répétez cette opération pour chacune des étapes à faire correspondre. GRICS,

14 Chapitre 4 GPI Exemple : Dans une évaluation à six étapes (trois étapes par année de cycle), nous vous suggérons de reporter les informations de la première année du cycle dans la deuxième année du cycle en faisant correspondre les mêmes séquences d étapes. Note importante :Le résultat final d objectif et le résultat sommaire doivent être transférés à l étape 4. Ainsi vous pourrez les imprimer sur le bulletin à la section de la 1 re année du cycle. 10

15 GPI Chapitre 4 Correspondance états matière-élève : Permet de spécifier pour chaque État de la matière-élève de l'année d origine l'état de la matière-élève à générer dans l'année de destination. Cliquez sur l icône la matière-élève. dans la barre d outils pour faire correspondre les états de Au bas de l écran, déterminez la séquence d étape de l année d origine. Cliquez sur État de la matière-élève au prévisionnel. Déterminez l état de la matière-élève à l année de destination. Cliquez sur Sauvegarder. Répétez au besoin cette opération pour chacun des états de la matière-élève. Nous vous suggérons d'inscrire la correspondance suivante : GRICS,

16 Chapitre 4 GPI Option d'impression message pers. : Ce paramètre est en lien avec la sousactivité Messages personnalisés du dossier de l élève. 1 Mise à Non : Retrait du crochet Impression au bulletin. 2 Mise à Oui : Ajout du crochet Impression au bulletin. 3 Reportée : L option d impression est reportée telle quelle. (recommandé) Nous vous suggérons de choisir le code 3 Reportée. Pour les matières Commentaires sur certaines compétences (COM001, COM003, etc.), les messages personnalisés de la première année du cycle de ces matières doivent être imprimés sur le bulletin. Note : Nous avons corrigé le programme pour mieux gérer l impression de l année du commentaire sur le bulletin. Si la matière-élève existe au prévisionnel? : - Reporter les données dans le groupe existant : Ce choix permettra de copier les renseignements dans le groupe existant de l année 2016 (incluant les messages personnalisés associés à la matière-groupe de l élève). Nous vous conseillons ce choix. D'ailleurs pour tous ceux qui ont effectué la transition ou ajouté les matières du groupe-repère avant d'effectuer la préparation de l'année suivante du cycle, vous devez choisir cette option. - Créer le groupe : Ce choix copiera les renseignements dans l année 2016 sans traitement sur la matière-groupe déjà existante. - Ne rien créer, ne rien reporter : Le choix Ne rien créer, ne rien reporter n effectuera aucun traitement sur la matière-groupe à reporter. Ce critère, comme son nom l indique, est utilisé seulement lorsque l élève, dans l année de destination, a déjà la matière à reporter dans son dossier. Si l élève n a pas la matière, le programme créera la matière-groupe telle quelle au dossier de l élève. 12

17 GPI Chapitre 4 Groupe destination en création : Ce critère permet de spécifier le numéro de groupe qui sera assigné aux matières de l élève qui sont reportées dans l année de destination en création seulement. Si la matière-groupe existe déjà dans l année de destination, le programme procède, en premier lieu, au traitement de l option décrite précédemment. S il n est pas complété, vous utiliserez le numéro actuel de la matière-groupe. S il est complété vous utiliserez le numéro spécifié. Si la matière-groupe n existe pas dans l année de destination dans la table des matières-groupes, il y aura une création minimale de la matière-groupe en préalable à la création de la matièreélève. Note importante : Nous vous suggérons d inscrire un numéro de groupe inutilisé dans votre école, tel que 90. Ceci sera utile pour la création des matières Commentaires sur certaines compétences de la 1 re année du cycle (COM001, COM003, COM005). Ainsi, au dossier de l élève, vous retrouverez la matière Commentaires sur certaines compétences de 1 re année du cycle avec un groupe 90 et la matière Commentaires sur certaines compétences de la 2 e année du cycle (COM002, COM004, COM006) avec le groupe qui lui a été assigné par la transition (au secondaire) ou par l ajout des matières-groupes selon le groupe-repère (au primaire). Nom du fichier des élèves rejetés : Détermine le répertoire et le nom du fichier. Si messages personnalisés existent au prévisionnel : - Ne rien reporter : Si l élève a au moins un message personnalisé à son dossier à l année de destination, rien n est reporté. - Supprimer puis reporter : Si l élève a au moins un message personnalisé à son dossier à l année de destination, supprimez tous ses messages personnalisés dans l année de destination avant de les reporter. - Ajouter (recommandé) : Tous les messages personnalisés de l année d origine sont reportés à l année de destination. Attention! Si vous faites une deuxième fois et que vous choisissez Ajouter une seconde fois, les messages personnalisés seront en double. GRICS,

18 Chapitre 4 GPI Onglet Options d'impression Un élève par page : Oui ou Non Séquence d impression : De préférence par Nom 14

19 GPI Chapitre 4 Liste des matières reportées : Oui ou Non Si oui, la liste suivante est produite indiquant le détail des résultats reportés. GRICS,

20 Chapitre 4 GPI Saut de page par école (rejets) : Oui ou Non Exemple de liste de rejets (liste de contrôle) 16

21 GPI Annexe Annexe Suivi des dossiers à gérer manuellement suite à la préparation de l année suivante. Changement de matière entre la première et la deuxième année de cycle. Ex. : L élève de cinquième année du primaire suivant de l anglais régulier et qui suivra l anglais intensif ou enrichi en sixième. Plusieurs écoles utilisent un code différent pour différencier l anglais régulier de l anglais intensif. Si tel est le cas, l élève se retrouve avec le code régulier de sixième année à son dossier en plus du code de sixième année de l anglais intensif. Ex. : L élève suivant une discipline en art dans une première année de cycle et qui suivra une autre discipline l année suivante (musique en première année de cycle et art plastique en deuxième année de cycle) Ces matières-élèves sont habituellement facilement repérables à l aide de la donnée Groupe destination. Si vous avez inscrit, par exemple, le groupe 90 dans le paramètre Groupe destination en création, vous allez pouvoir filtrer les matières-élèves par le groupe 90. Si vous ne désirez pas imprimer ces matières sur votre bulletin 2016, vous devrez les détruire des dossiers des élèves. Si, au contraire, vous désirez les imprimer, nous vous suggérons la méthode suivante : 1. Créez un enseignant fictif : - Prénom : Matière enseignée - - Nom : Année Inscrivez ce numéro d enseignant à la matière-groupe. Par contre, comme nous imprimons le code de matière officiel au bulletin du secondaire, nous verrons apparaître le code de la deuxième année de cycle. GRICS,