La boîte à outils du CPE

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1 La boîte à outils du CPE ProNote VS I - Présentation générale ProNote VS est développé par Index Éducation, société par ailleurs bien connue dans les établissements scolaires pour EdT, un programme de gestion des emplois du temps. Au départ destiné à la seule manipulation des notes des élèves (saisie, calcul de moyennes, édition de bulletins) ProNote se voit adjoindre dans sa dernière version un module Vie Scolaire (VS) dont nous allons ici étudier les particularités. On prendra bonne note du fait que VS n'est qu'une sous-partie d'un logiciel plus important auquel il s'intègre. Deux cas se présentent alors : si ProNote VS est utilisé dans l'eple pour la gestion des résultats des élèves, le logiciel sera pleinement rentabilisé ; dans la situation contraire, où le seul CPE se sert uniquement du module VS, il paraît dommageable d'avoir à s'encombrer de la totalité du programme pourtant parfaitement intégré. Il aurait ainsi peut-être été intéressant, pour certains CPE, de pouvoir acquérir le seul module VS : contactée sur ce point, la société Index Éducation précise qu'elle attend de voir émerger une éventuelle demande de la part des utilisateurs pour découpler VS de ProNote. Dans tous les cas, ProNote VS est livré sur CD-Rom, accompagné d'une documentation papier abondante et claire, et fonctionne sous Windows. A - Installation L'installation est des plus simples : l'insertion du CD-Rom support lance en effet automatiquement la procédure qui permet de choisir exactement la langue et les options de la configuration que l'on souhaite mettre en place (version d'évaluation, version temporaire, version de consultation), tout en proposant également l'accès à un manuel électronique, reflet exact de la version papier. B - Importations L'importation des éventuels éléments déjà existants (fichiers élèves, fichiers absences, éléments liés aux relations enseignants-classes) ne pose aucun problème particulier : chaque lancement de ProNote VS permet en effet soit de travailler sur des bases ProNote déjà existantes, soit d'en créer de nouvelles ex nihilo, soit encore, pour rester dans la thématique de l'importation, de récupérer des éléments tirés de GEP ou d'edt, ces deux dernières solutions étant évidemment de loin préférables en ce qu'elles évitent les nombreuses et fastidieuses saisies nécessaires à la création d'une base. Le passage d'une gestion des absences effectuée sous GEP vers l'utilisation de ProNote VS peut ainsi se faire à n'importe quel moment de l'année, la manipulation se limitant à indiquer au logiciel le répertoire où GEP effectue ses stockages de données et ProNote VS récupérant l'intégralité des éléments dont il a besoin, des absences d'élèves déjà créés aux structures de classes et à leurs liens avec le fichier des enseignants (ceci dans l'optique de la gestion de notes, qui reste l'objectif premier de ProNote VS). C - Lancement Une fois la page d'accueil affichée et la base de travail choisie (selon que l'on crée une nouvelle base ou que l'on poursuive un travail déjà entamé[note]), l'écran principal de travail s'affiche avec, en haut à droite, les onglets qui donnent accès aux principales fonctions du programme. Un clic sur l'onglet «Absences» suffira alors à ouvrir le module VS (cf. Fig. 1) et le jeu d'onglets spécifique.

2 D - Paramètres Avant toute utilisation, ProNote VS doit encore être adapté aux particularités de l'établissement qui l'utilise et aux habitudes du service Vie Scolaire. Ces réglages s'effectuent par le biais du menu général «Paramètres», qui donne accès à tous les éléments modulables du logiciel, puis en choisissant le sousmenu «Absences». Il est alors possible de préciser : la grille horaire de référence pour chaque journée de la semaine ; les différents motifs d'absences utilisés et leur codification (couleur choisie pour repérer chaque motif, type de l'absences, etc.) ; les différents motifs de retards ; la manière dont les demi-journées d'absences sont comptabilisées (soit de manière brute, soit très finement en calculant le temps réel de l'absence) ; le répertoire utilisé pour l'archivage des courriers expédiés ; le calendrier de l'année scolaire en cours et sa structure (vacances, jours fériés). II - Module VS Comme nous l'avons fait pour chaque logiciel traité dans cet ouvrage, nous allons à présent nous intéresser aux manipulations réalisables à partir de chaque icône du module VS. A - Saisie des absences L'écran de saisie des absences (cf. Fig. 1) est des plus conviviaux et propose : en haut à gauche, la liste des classes de l'établissement ; en bas à droite, une fois que l'on sélectionne l'une des classes, la liste des élèves de cette section ; au centre, sous le nom de l'élève choisi, les choix possibles de justification d'une absence ; puis toute la zone de représentation graphique de la semaine de saisie ; ensuite, une série de cases à cocher (RM pour Repas midi, RS pour Repas du soir) où l'on indiquera une éventuelle absence aux repas obligatoires en fonction du statut de l'élève ; en dessous, une barre représentant les semaines de l'année scolaire, qui permet d'accéder d'un seul clic à telle ou telle semaine ou période ; enfin, en bas, le récapitulatif de la situation de l'élève concerné (cumul des absences, type d'absences, motifs). L'enregistrement d'une absence se fait simplement : l'utilisateur choisit le motif dans le menu déroulant ad hoc, puis sélectionne à la souris, sur le «planning», la période traitée. De là, ProNote VS calcule immédiatement les nouveaux cumuls avant de rendre la main pour une autre saisie.

3 On remarquera encore (cf. Fig. 2) trois boutons situés dans la région supérieure droite de l'écran : les deux premiers permettent de basculer du mode saisie à un tableau qui récapitule sous forme de liste, et sur toute période désirée, les élèves absents à ce moment-là ; le dernier autorise un passage en mode pleine page, où l'écran est occupé totalement par les éléments graphiques nécessaires à la saisie des absences. B - Saisie des retards L'activation de l'onglet de saisie des retards ne dépaysera pas l'utilisateur puisqu'il retrouve exactement la même disposition que celle utilisée dans le cas des saisies d'absences, l'enregistrement d'un retard se réduisant à sélectionner à l'aide de la souris l'élève concerné, le motif invoqué et la plage horaire sur laquelle se positionne le retard. C - Récapitulatifs par élève Pour ce qui concerne les trois onglets traités ci-dessous (Récapitulatifs par élève, Statistiques des absences, Statistiques des retards), on notera pour commencer qu'ils ont en commun la manière dont l'utilisateur choisit les critères de sélection à partir desquels vont être produits les listes et tableaux demandés : à partir de l'aire des critères de sélection (cf. Fig. 3) présente sur les fenêtres de travail concernées, et en cliquant sur l'un des boutons agrémentés de trois petits points, l'on fait apparaître une fenêtre permettant de limiter les analyses et récapitulatifs à une ou plusieurs classes, à un ou plusieurs motifs d'absences et/ou de retards, ou à des créneaux horaires (cf. Fig. 4).

4 Au niveau des récapitulatifs d'élèves, le logiciel permet d'afficher, après sélection de la période concernée (jour, semaine, mois, année complète) : le récapitulatif des absences et retards de chaque élève ; les absences et retards de chaque élève par demi-journée (cf. Fig. 5) ; l'état des repas non pris sur une période donnée.

5 Bien entendu, tous les tableaux statistiques que l'on peut obtenir dans ProNote peuvent être imprimés par le biais d'un seul clic sur l'icône prévue à cet effet. D - Statistiques des absences Cette partie de ProNote permet d'accéder à diverses analyses statistiques croisées, résumées en des tableaux qui s'organisent de manière «thématique» comme suit (les répartitions par professeur et par matière n'étant accessibles qu'à la condition d'avoir récupéré les emplois du temps de l'établissement depuis EDT) : pourcentages par classe, avec un accès différencié aux : absences par classe et par professeur ; absences par classe et par matière ; absences par classe et par jour ; absences par classe et par séquence horaire (cf. Fig. 6) ; statistiques mensuelles des absences, avec un certain nombre de détails (nombre de demi-journées, nombre moyen d'élèves absents, durée moyenne des absences) ; taux par motif. E - Statistiques des retards Cet onglet donne accès aux tableaux des retards analysés du point de vue des pourcentages par classe et des taux par motif, l'utilisation étant strictement identique à l'onglet précédent. III - Gestion des courriers Dans ProNote VS, la gestion des différents courriers que nécessite la vie scolaire (lettres d'avertissement pour des absences ou des retards, sorties ou événements ponctuels ) se réalise non pas dans le module dévolu aux absences et retards, mais à partir d'un autre sous-ensemble, strictement réservé aux publipostages et accessible via l'icône «Courriers». A - Lettres types Avant de mettre en route les opérations proprement dites d'expédition de courriers, il convient de définir les modèles de courriers qui vont être utilisés. Ce paramétrage (cf. Fig. 7), qui ne sera effectué que rarement sur les modèles de courriers d'avertissement d'absences et de retards, est simple à effectuer : l'utilisateur précise d'abord le nom du modèle qu'il crée, puis indique s'il s'agit d'un modèle de courrier d'absence, de retard ou autre. ProNote VS propose alors un certain nombre d'éléments qui peuvent apparaître sur le courrier final (en-tête établissement, date, etc.), avant d'offrir au CPE un aperçu du modèle qui est ensuite utilisé pour la rédaction proprement dite de la lettre type, le logiciel permettant évidemment d'introduire, dans le corps de ce courrier, certaines rubriques tirées des bases élèves et absences et quel'on souhaite voir apparaître dans la missive finale (nom et prénom de l'élève, nom et prénom du responsable, adresse, nombre d'absences, liste des absences).

6 Opérations de publipostage Une fois les lettres types créées, les opérations d'expédition des différents courriers sont automatisées et simples à mettre en oeuvre : en effet, à chaque publipostage, il suffit d'abord de sélectionner (cf. Fig. 8) l'ensemble des élèves dont on souhaite voir les absences (telle ou telle classe, par exemple) par le biais de la définition d'une extraction, puis de rechercher sur ce groupe d'élèves les absences ou retards dont on veut tenir compte sur telle ou telle période (cf. Fig. 9). B

7 ProNote produit alors la liste des élèves répondant aux différents critères de tri, et c'est en parcourant cette liste que l'utilisateur va sélectionner les élèves qui seront destinataires du courrier à venir. L'opération se termine par le choix du modèle de lettre à expédier, ProNote se chargeant ensuite de l'impression des courriers personnalisés avant d'indiquer, en face de chaque absence concernée, qu'une lettre a été expédiée et de créer une archive qui permet de conserver trace des opérations d'expédition effectuées. Bilan global La caractéristique la plus notable de ProNote VS est sa facilité de prise en main et d'utilisation : l'ergonomie générale du logiciel paraît parfaitement étudiée et l'on parcourt les différentes fonctions sans avoir l'impression de se perdre. Dans le même ordre d'idées, les écrans de travail sont clairs et fonctionnels, ce qui permet d'utiliser le logiciel, au moins dans ses fonctions de saisie, avec un minimum de formation et de risque d'erreurs.

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