Présences : Toni Rinow, Denis Ellefsen, Daniel Constantineau, Jean-Pierre Gaboury, Martin Leboeuf, Marie Trudeau

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1 Procès-verbal de la 34 e réunion ordinaire du CA de l OSVHSL 4 mai 2017 Présences : Toni Rinow, Denis Ellefsen, Daniel Constantineau, Jean-Pierre Gaboury, Martin Leboeuf, Marie Trudeau Denis Ellefsen préside la réunion. 1-Lecture de l ordre du jour et adoption de celui-ci à l unanimité. 2-Lecture et adoption à l unanimité du Procès-Verbal de la réunion ordinaire no 33 tenue le 4 avril Rapport du directeur général. 3.1 Concert du 30 avril, «André Gagnon Baroque» qui a eu lieu à la salle Albert-Dumouchel de Salaberry-de-Valleyfield. Il y a eu moins d assistance qu annoncée. Il y a eu 18 CD de vendu. À la salle Albert Dumouchel, Valspec prend 10% sur les ventes lorsque s est nous qui les vendons et 15% si on leur demande de le faire. Le prix des CD a été ajusté en conséquence. La conférence «Cause Toujours» du 18 avril qui a eu lieu au MUSO, a attiré 18 personnes. CLaudéric de Valspec et la directrice du musée étaient présents. 3.2 BILAN FINANCIER en date du 2 mai 2017 Suite au concert du 30 avril, il y a un déficit qui est dû au refus par le CALQ de financer le concert. Le reste du budget balance. Daniel est allée aux lancements des Seigneuriales et à celui de la Maison Tresler où il a rencontré Michel Vallée et le conseillé en charge de la culture à Vaudreuil-Soulanges. Ils lui ont dit que le dossier de l orchestre chemine. Ce petit encouragement laisse présager qu il y a des chances qu on obtienne une subvention de la part de la ville. Projections budgétaires pour le concert du 1 er juin. -Si on a 100 personnes à 35$ = 350$. Ce sont des prévisions prudentes. La vente des billets se fait à Valspec (diffuseur régional) par internet et au musée de Vaudreuil -qui refuse de vendre les billets par carte de crédit- puis le soir même à l entrée de l église. Malheureusement on ne pourra pas payer par carte de crédit le soir même à l église car il n y a pas d accès internet. La fabrique refuse de vendre des billets. Par contre on pourrait demander d annoncer le concert à la fin de la messe et dans le feuillet paroissial. Denis s offre pour cette tâche si la fabrique accepte. Daniel va en parler avec notre soliste qui est l ex-curé de la Paroisse Saint-Michel.

2 Autres billets : 7$ pour les étudiants et 100$ VIP Jean-Pierre s informe s il y a un journal local où l on pourrait annoncer le concert. Daniel lui répond que les Seigneuriales annoncent toutes leurs activités (dont la nôtre) dans le journal locale. Tino suggère d offrir en cadeau le concert pour la fête des mères et des pères et de faire circuler sur nos facebook l annonce du concert. 4. Organisation et tâches à faire d ici le concert du 1 er juin. 4.1 : Recherche d un traiteur pour nourrir les musiciens. Martin et Toni offrent de payer le coût du buffet avec une commandite de Tarmes Capital (compagnie de Martin) Évaluation des coûts : environ 450$ Le CLD de Vaudreuil nous a fournis des adresses de traiteurs régionaux. Suite à l expérience de l an passé avec IGA qui avait commandité le buffet, on a eu beaucoup de restes. Beaucoup de musiciens sont végétariens. Il nous faudrait un buffet avec des plats diversifiés. Pour obtenir une commandite d un traiteur, on lui offre de la visibilité dans le programme. Il y a aussi un site régional où plusieurs organismes alimentaires s annoncent. Marie va s occuper de joindre deux des traiteurs suggérés par le CLD pour connaître ce qu ils ont a offrir et par la suite Denis négociera le prix. Denis va contacter le vignoble Côte de Vaudreuil pour obtenir une commandite. Daniel et Marie ont goûtés leurs produits et celui qui est potable c est le vin blanc «côte du Plateau». Le café : Essayer d obtenir une commandite de Cafexo ou de Farro. 4.2 : Billetterie : C est Valspec qui gère celle-ci et le soir même une employée sera présente. -Programme du concert : Daniel écrit les textes et c est les Seigneuriales qui s occupent de faire le montage du programme et c est le collège de Valleyfield qui va l imprimer. Accueil le soir du concert : Deux personnes pour accueillir le public à l entrée et une personne pour vendre les disques (aussi à l entre-acte). Les garçons de Toni et Martin vont nous aider pour l accueil. De l aide pour transporter le piano durant le concert. Jean-Pierre s offre pour accueillir le public. Ouverture des portes : vers 19h : Rencontre avec le soliste après le concert? Peut-être, inviter le public à rester à la fin du concert pour rencontrer les solistes.

3 4.4 : Conférence «Cause Toujours» à la Maison Tresler. Peut-être que cela ne se fera pas car la directrice de la MT trouve cela intéressant mais elle n a toujours pas répondu pour le 16 mai Ce serait préférable de le faire juste avant le concert mais l horaire pour cette fois-ci ne le permet pas. Le crieur public engagé par les Seigneuriales. Daniel a écrit un résumé pour celui-ci afin qu il ne dise pas des bêtises comme l an passé. Il le rencontrera juste avant le concert. Daniel va faire une courte intervention au retour de l entre-acte pour présenter la symphonie d Haydn avec quelques extraits musicaux joués par l orchestre. On va lui demander d inviter le public à rester à la fin du concert pour rencontrer les artistes. 5. Le don du piano de Mme Trudeau On refuse le don parce que l accordeur nous a dit qu il y avait des réparations et ajustements à faire pour environ 3,500$ 6. Varia -Retour sur le financement le CALQ : La date d échéance pour les soumissions des dossiers au programme de subvention régional est le 16 juin. Daniel va s occuper de préparer le dossier. On est en bonne position pour recevoir une subvention -Daniel a rencontré le gestionnaire des commandites des Caisses Desjardins qui s est défilé. Denis mentionne que chaque Caisse a un fond d aide mais pour obtenir une petite somme il faut en faire la demande par écrit. -Recrutement : C est un point prioritaire et stratégique. Daniel a inscrit l orchestre à Liedership Montréal qui aura lieu le 18 mai. Il faut se faire un plan d action et d approcher plus que deux personnes. Mme Bourret qui avait été approché par Denis a finalement décliner notre offre d intégrer notre CA. 7. Levée de l assemblée. Prochaine réunion : le 15 juin à 19h30.

4 BILAN OSVHSL au 03-mai-17 Encaisse 825 $ Produits à recevoir en 2017 Placements culture MCCQ - apport confirmé pour mai $ Charges payées d'avance 126 $ Retour taxes 579 $ Total actif court terme $ Charges jusqu'au Marge crédit 0 $ Carte VISA 247 $ Frais bancaires (estimation 1 60$) 60 $ Frais comptabilité (estimation 1 mois) 100 $ Frais de photocopies (estimation 1 mois) 40 $ Frais de déplacements (estimation 1 mois) 40 $ Gouvernance et courrier (estimation 1 mois) 40 $ Inscription Prix Opus Meilleur concert région été 69 $ Total passif court terme 596 $ Solde actfi/passif $ BILAN AGB - Salle Albert-Dumouchel - 30 avril 2017 Charges production Total charges $ Produits prévus SOCAN $ Hydro-Québec 750 $ Groupe Saint-Henri 250 $ Don salaire chef, bibliothécaire et contractant $ Billetterie (30 $/u) $ Ventes disques (14u) 214 $ Total produits $ Solde concert $ BUDGET Dans la cour des grands ii - Seigneuriales - 1 juin 2017 Charges production Total charges $ Produits prévus CALQ $ Ville Vaudreuil-Dorion $ Hydro-Québec 750 $ Groupe Saint-Henri 250 $ Don salaire chef, bibliothécaire et contractant $ Billetterie (35 $/u) - prévision $ Vente disques (15 $/u) - prévision : 5 % des entrées en billetterie 5 75 $ Total produits $ Solde concert $ SOLDE SAISON $

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