BIENVENUE DANS HOGUNSOFT CONTACT CENTER ENVOI D UNE CAMPAGNE D ING

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1 BIENVENUE DANS HOGUNSOFT CONTACT CENTER CRM, Centre d Appels, Centre de Contacts, Moteur d Appels Automatisé, SIP, POP3 SMTP, Outlook, Exchange, Synchronisation, Mailing, ing, SIP, ecrm, Multicanal, Multi Canal, Reporting, Statistiques, GRC, Gestion Relation Client, Contact, Calendrier, Agenda, Téléphone, Phoning, Campagnes d Appels, Moteur d Appel Sortant, Double Appel, Multi Lignes, Tracking Mails, Help Desk, Incidents, Opportunités, Ventes, Support Client, Temps Passé, 360 degrés ENVOI D UNE CAMPAGNE D ING Ce tutoriel vous explique : comment envoyer un ing à une liste de contacts de manière sélective. 1 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

2 Le tutoriel s appuiera sur ces 3 prérequis : - Le modèle HTML du mail est déjà conçu - Les contacts ont déjà été importés - Un formulaire pour afficher les contacts a déjà été élaboré Ces trois opérations (import des contacts, conception d un formulaire et création du modèle d ) sont par ailleurs abordées dans d autres tutoriaux. 2 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

3 1 Pour lancer le logiciel Center, cliquez sur l icône. La fenêtre suivante s ouvre : Saisissez votre login et mot de passe pour vous connecter. Cliquez sur «se connecter». 3 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

4 Une fois que vous êtes connecté, cette fenêtre s ouvre : 4 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

5 2 Vous souhaitez envoyer un ing à l ensemble des contacts habitant le département de l Ille-et-Vilaine (35). Pour cela, vous allez créer un filtre qui portera sur tous les contacts dont le code postal commence par «35». Dans la barre de menu supérieure, cliquez sur : «Outils», «Gérer les règles», «Filtres sur les contacts». Cette fenêtre s ouvre. 3 Cliquez sur et saisissez «Habitant le département 35». Cliquez sur «Valider». 5 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

6 Votre filtre «Habitant le département 35» vient d être créé. 4 Nous voulons d abord ne sélectionner que les contacts présents dans le dossier «Prospects». Double-cliquez sur le filtre que vous venez de créer «Habitant le département 35». Cette fenêtre s ouvre : 6 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

7 Dans la première liste déroulante, choisissez «Champs de base». Choisissez ensuite «Dossier d appartenance». Cliquez sur Dans le bas de la fenêtre, cliquez sur. Choisissez le dossier «Prospects». Cliquez sur «Valider». 7 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

8 5 Nous allons maintenant saisir un critère qui portera sur le code postal professionnel, afin de préciser que seuls les contacts du département 35 nous intéressent pour notre ing. Dans la première liste déroulante, choisissez «Champs de base» puis «Code postal professionnel». Cliquez sur 6 Dans le bas de la fenêtre, sélectionnez «Commence par» et tapez «35». 7 Cliquez sur «Valider». 8 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

9 8 Vous revenez sur cette fenêtre et vous vérifiez que le filtre est correctement paramétré. Cliquez sur «Valider». 9 Pour insérer la liste des contacts «Habitant dans le département 35», allez sur l onglet «Contacts et collaborateurs». Faites un clic droit sur le dossier de contacts «Prospects», cliquez sur «Nouvelle liste», «Liste basée sur un filtre», «Filtre de contacts». 9 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

10 10 Cette fenêtre s ouvre : Cliquez sur «Habitant le département 35». Cliquez sur «Valider». 11 Votre liste «Habitant le département 35» apparaît dans l arborescence. 10 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

11 12 Pour connaître puis analyser les résultats de l ing, il est nécessaire de savoir si la personne a cliqué sur l ainsi que la date de ce clic. Nous allons à ce titre créer deux nouveaux champs dynamiques qui contiendront ces informations pour que chaque contact ait cliqué et la date du clic. Pour cela, cliquez sur «Outils», «Administration», «Formulaires». 13 Cette fenêtre s ouvre. Double-cliquez sur «Formulaire Prospection». 11 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

12 14 Pour ajouter le champ «A cliqué» dans l onglet «Prospection», sélectionnez l onglet «Prospection». Ensuite, cliquez sur 15 Cette fenêtre s ouvre : Précisez le type de la réponse «Oui/non Simple», sélectionnez le groupe «Prospection». Insérez dans «Nom» «A cliqué». Cliquez sur 12 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

13 16 Pour ajouter le champ «Date du clic» dans l onglet «Prospection», sélectionnez l onglet «Prospection». Ensuite, cliquez sur. 17 Cette fenêtre s ouvre : Précisez le type de la réponse «Date», sélectionnez le groupe «Prospection». Insérez dans «Nom» «Date du clic». Cliquez sur 13 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

14 18 Pour insérer les champs «A cliqué» et «Date du clic» dans le formulaire de contact, positionnez votre souris sur chacun de ces champs dans la colonne de gauche. Faites glisser votre souris sur la partie grisée à droite. 19 Cliquez sur «Valider». 14 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

15 20 Vous revenez sur la fenêtre ci-dessous. Cliquez sur «Valider». 21 Nous voulons également que lorsque nous visualisons les contacts à qui le mailing a été adressé, l information concernant les clics souris soit visible directement. Pour choisir les colonnes visibles sur votre liste des contacts, cliquez sur. Cliquez ensuite sur «Définir les colonnes visibles pour la catégorie de contacts Prospects». 15 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

16 22 Cette nouvelle fenêtre s ouvre : Cochez les champs ci-dessous : 1. «Nom» 2. «Statut» 3. «Traité» 4. «Date de relance» 5. «A cliqué» 6. «Date du clic» Cliquez sur «Valider». Vous revenez sur la page de démarrage. Les colonnes «Date du clic» et «A cliqué» sont désormais visibles : 16 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

17 VOUS ETES PRET POUR LA REDACTION DE VOTRE ING 23 Dans la barre de menu supérieure, cliquez sur «Ecrire». 24 Cette nouvelle fenêtre s ouvre : 17 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

18 25 Cliquez sur «Pour», «Liste de contacts». 26 Cette fenêtre s ouvre : Dépliez l arborescence et cliquez sur «Habitant le département 35» afin de choisir le filtre que nous venons de créer. Cliquez sur «Valider». 18 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

19 27 Vous revenez sur cette fenêtre. Cliquez sur «Modèle», «Charger un modèle d ». 19 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

20 28 Cette fenêtre s ouvre. Déroulez l arborescence, choisissez la famille «MARKETING» et la catégorie «Newsletter». Sélectionnez le modèle « ing La capture de clients» dont la conception a été abordée dans le tutoriel : CREATION D UN MODELE D Cliquez sur «Valider». 20 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

21 29 Vous revenez sur cette fenêtre : Assurez-vous que le bouton «Séparé» est sélectionné. Cette fonctionnalité permettra à chacun des destinataires de recevoir un message personnalisé. 30 Pour insérer un lien qui permettra de savoir si les contacts «Habitant du département 35» manifestent un intérêt pour notre ing, nous allons insérer un lien de suivi. Saisissez dans le corps du texte la phrase suivante : «Cliquez ici si vous êtes intéressé». Sélectionnez la phrase «Cliquez ici si vous êtes intéressé», faites un clic droit, cliquez sur «Insérer un lien», cliquez sur «Lien suivi». 21 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

22 31 Cette fenêtre s ouvre : 1. Champ Oui/Non associé au clic souris : «A cliqué» 2. Champ associé à la date du clic souris : «Date du clic» 3. Base de données : «hogunsoft» 4. Page serveur de suivi : par défaut, cette page est paramétrée à l avance 5. Page web affichée après le clic : Cliquez sur «Aperçu». Cliquez sur «Valider». 22 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

23 32 Vous souhaitez ajouter une touche personnalisée à l pour chaque destinataire. Pour cela, vous allez insérer dans le corps du message une phrase d accroche avec le nom du destinataire et sa civilité. Pour pouvoir insérer la civilité et le nom d un contact, saisissez «Bonjour» et cliquez sur «Macro» dans la barre d outils. Cette fenêtre s ouvre : Sélectionnez «Champs contacts». Cliquez sur «Suivant». 23 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

24 Cette fenêtre s ouvre : Choisissez «Civilité». Cliquez sur «Suivant». Répétez la démarche et sélectionnez le «Champ contact» «Nom» et cliquez sur «Suivant». 33 Vous revenez sur cette fenêtre. Votre ing est prêt. Cliquez sur «Envoyer». 24 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

25 34 En cliquant sur «Envoyer», cette fenêtre s ouvre. Cela signifie que vous êtes en train d envoyer l ing à la liste de contacts «Habitant le département 35». 35 Au fur et à mesure que les contacts reçoivent et ouvrent l , vous visualisez en temps réel les résultats via les colonnes «Date du clic» et le nombre de «A cliqué». 25 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

26 36 Il vous est alors possible de réaliser une campagne de phoning sur les contacts ayant manifesté un intérêt pendant l opération d ing. Vous pouvez également observer la traçabilité de l envoyé dans la fiche de contact de M. Cyprien BOURBANSAIS : 26 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

27 37 Pour éviter que vos s ne soient considérés comme SPAM, vous devez cadencer l envoi de ceux-ci et traiter les s invalides, appelés «NPAI» (N habite Pas à l Adresse Indiquée). Pour cela, il faut créer une adresse «Bounced» vers laquelle les messages qui n ont pas pu être remis seront envoyés. Pour configurer cela, cliquez sur «Préférences», «Options s». 38 Cette nouvelle fenêtre s ouvre. Vous allez maintenant configurer deux adresses s : 1. L adresse par laquelle vous allez envoyer l ing 2. L adresse vers laquelle les messages qui n ont pas pu être remis seront envoyés Cliquez sur «Ajouter». 27 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

28 39 Cette fenêtre s ouvre. Suivez les étapes une par une en ajoutant les données ci-contre. 1) Nom du compte : «Entreprise» Cliquez sur «Suivant» 2) Nom : «Entreprise» - Adresse de courrier : «entreprise@entreprise.com» Cliquez sur «Suivant» 3) Identifiant : «entreprise» - Mot de passe : «entreprise» Cliquez sur «Suivant» 4) Serveur IMAP/POP3 : «mail.entreprise.com» - Serveur SMTP : «mail.entreprise.com» Cliquez sur «Suivant» Répétez les démarches pour le deuxième compte de messagerie que vous pouvez appeler «bounced». Vous revenez sur cette page. Double-cliquez sur le compte de messagerie «Entreprise». 28 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

29 Cette fenêtre s ouvre : Dans la liste déroulante «Envoyer les NPAI vers le compte :», sélectionnez «Bounced». Cliquez sur «Valider». 40 Vous revenez sur cette page. Double-cliquez sur le compte de messagerie «Bounced». Cette fenêtre s ouvre : Cochez la case «Compte pour les NPAI». Cliquez sur «Valider». 29 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

30 41 Vous revenez sur cette page. Cliquez sur l onglet «Divers». Dans la section «Mailings», cochez la case «Limiter le nombre de mails envoyés». Saisissez «1» mails toutes les et saisissez «4» secondes. Ainsi, pour la prochaine campagne d ing, un sera envoyé toutes les 4 secondes aux destinataires et les retours d s erronés (Delivery Failure) seront envoyés à l adresse «bounced@entreprise.com». Cliquez sur «Valider». 30 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

31 42 Afin de connaître les contacts dont l adresse n existe plus (NPAI), accédez au menu «Outils», «Mailing», «Calculer les mails invalides et entrants». Une croix rouge apparaît à côté des adresses s considérées comme NPAI : 31 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

32 43 Il ne reste plus qu a intégrer les contacts concernés dans les NPAI. Faites un clic droit sur le contact puis cliquez sur « du contact», «Ajouter dans les NPAI». Plus aucun ne sera envoyé à cette adresse , même si le contact figure dans une liste de diffusion. 32 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

33 Besoin d un devis, de plus renseignements? CONTACTEZ-NOUS! 3A rue de Paris Cesson-Sévigné +33 (2) contact@hogunsoft.com 33 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné