Note d information concernant votre facturation sur HPF ou HPCCF

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1 Note d information concernant votre facturation sur HPF ou HPCCF Madame, Monsieur, La facturation papier est un processus lourd et coûteux pour toute entreprise. Le bon routage et la réception effective des factures restent incertains, entrainant des délais de règlement de nos fournisseurs. Afin de faire face à ces problèmes, HP a rejoint le réseau de facturation électronique OB10 qui offre les avantages suivants : 1. Réception plus rapide des factures chez HP 2. Validation de la bonne transmission de facture au fournisseur ou notification d échec 3. Réduction de coûts par rapport à l émission de factures papier 4. Aucun équipement informatique spécifique (matériel, logiciel) n est requis 5. Les données de facturation peuvent être transmises sous n importe quel format vers OB10 grâce à l option «Envoi de fichiers» 6. Le nombre croissant d adhérents au réseau permettent de proposer un coût à la facture en baisse constante 7. Le réseau OB10 applique la législation fiscale nationale 8. Nous souhaiterions ainsi vous recommander cette adhésion au réseau OB10 pour votre facturation HP. HP apprécie l attention que vous pourrez porter à cette note d information. Si vous souhaitez adhérer, veuillez contacter le support OB10 au ou au ou bien encore par à frclientservices@ob10.com. Si vous avez des questions concernant le règlement d une facture, n hésitez pas à contacter notre Centre d appel au puis composer le (la touche "1" permettra d'accéder à la messagerie francophone) ou bien encore via à ec.crc@hp.com. Vous pouvez trouver plus d information sur la facturation électronique dans la rubrique «facturation électronique» de notre portail fournisseur /go/supplierportal. Cordialement, Hewlett-Packard.

2 Ce programme de facturation électronique est applicable à tous les fournisseurs qui facturent aux adresses françaises listées ci-dessous : Adresse de HP Hewlett-Packard France Les Ulis cedex , avenue du Canada Numéro d identifiant TVA HP : FR Hewlett-Packard France Grenoble Cedex 9 5, Avenue Raymond-Chanas Numéro d identifiant TVA HP: FR Hewlett-Packard Centre De Compétences France Les Ulis cedex , Avenue du Canada Numéro d identifiant TVA HP Français: FR Hewlett-Packard Centre De Compétences France Grenoble Cedex 9 5, Avenue Raymond-Chanas Numéro d identifiant TVA HP Français: FR Hewlett-Packard Centre De Compétences France Les Ulis cedex , Avenue du Canada Numéro d identifiant TVA HP Hollandais: L B01 Numéro de Sponsor OB10 AAA AAA AAA AAA AAA Hewlett-Packard Centre De Compétences France (CZ ) Les Ulis cedex , Avenue du Canada Numéro d identifiant TVA HP Tchèque: CZ AAA

3 Options OB10 de facturation, Frais et Processus d enregistrement Existent deux options OB10 selon votre profil : Qu est-ce? Dans quels cas est-ce approprié? Procédure d adhésion Générateur de factures GF est un outil en ligne, simple à utiliser, pour créer les factures électroniques ou les avoirs Ł Les fournisseurs qui n ont pas leur propre système de facturation ou Ł Les fournisseurs qui émettent moins de 30 factures par an 1. Visitez le site web 2. Sélectionnez votre pays sur le menu déroulant. 3. Sélectionnez «Join OB10» sur le côté gauche de la barre de navigation. 4. Sélectionnez «Générateur de factures 5. Suivez les instructions en ligne 6. Entrez le numéro OB10 de votre sponsor lorsque vous y êtes invité pendant l ouverture de votre compte. 7. OB10 va automatiquement créer un accès personnalisé 8. Connectez-vous sur OB10 et commencez à envoyer des factures à HP via OB10. Indiquez en tant que référence votre numéro de bon de commande si possible, et les références de votre interlocuteur HP sur Envoi de fichier L option d envoi de fichiers permet aux fournisseurs d envoyer les informations concernant les factures et les avoirs directement depuis leurs systèmes de facturation dans OB10 Ł Les fournisseurs avec leur propre système de facturation, comme EDI, Peachtree etc. ou Ł Les fournisseurs qui envoient plus de 30 factures par an 1. Visitez le site web 2. Sélectionnez votre pays sur le menu déroulant 3. Sélectionnez «Join OB10» sur le côté gauche de la barre de navigation. 4. Sélectionnez «Envoi de fichiers» 5. Suivez les instructions en ligne 6. Entrez «HP» en tant que sponsor. 7. OB10 va vous contacter sous deux jours ouvrables afin de finaliser votre enregistrement et commencer les tests nécessaires. 8. Lorsque les tests avec le réseau OB10 s avèrent concluants, toutes les factures doivent être envoyées électroniquement via OB10. Merci de continuer à indiquer votre numéro de bon de commande HP sur toutes les factures envoyées via OB10 ainsi que les référence de votre interlocuteur HP

4 Support Caractéristiques chaque facture. Si vous avez besoin de renseignements supplémentaires, si vous voulez vous enregistrer pour l envoi de fichiers ou si vous avez besoin d assistance à n importe quel étape de l enregistrement, merci de contacter OB10 Support au ou ou via courriel frclientservices@ob10.com. 1. Enregistrement très facile 5 minutes maximum 2. Les factures peuvent être envoyées à l acheteur via le réseau dès l enregistrement 3. Seuls les détails de facturation doivent être entrés sur chaque facture. Les données constantes telles que l adresse du fournisseur sont mémorisées dans le générateur de facture 4. Une option de sauvegarder d une copie de facture sur le PC du fournisseur est disponible 5. Les factures crées sont sauvegardées dans les archives d OB10 pour la durée requise par la réglementation fiscale du pays. En tant que membre du réseau, le fournisseur aura accès en ligne à ces archives Si vous avez besoin de renseignements supplémentaires, si vous voulez vous enregistrer pour l envoi de fichiers ou si vous avez besoin d assistance à n importe quel étape de l enregistrement, merci de contacter OB10 Support au ou ou via courriel frclientservices@ob10.com. 1. Processus d enregistrement simple 2. Les données de la facture peuvent être envoyées sous presque tous les formats de fichiers comme EDI 810, XML, csv etc. 3. Le service OB10 accepte les données de facture et les traduit directement dans le format demandé par HP (et tout autre format requis par les autres clients qui font partie du réseau) 4. Les fichiers de données peuvent être envoyés au réseau via le site web protégé d OB10( EDI ou FTP)

5 Les Avantages Frais 1. Aucune installation technique n est requise 2. Coûts réduits de facturation électronique 3. Elimination des coûts fixes, impression, affranchissement, etc 4. Transmission rapide et garantie des factures. 5. Possibilité d obtenir des rapports concernant le statut de transmission des factures envoyées via OB10 6. Notification d échec si la facture n a pas pu être transmise à HP 7. Possibilité d envoyer les factures à n importe quelle autre entreprise déclarée acheteur dans le réseau sans autre investissement supplémentaire Les fournisseurs ont la possibilité d effectuer 6 transactions gratuites lors de leur adhésion au réseau. Une fois que ces transactions gratuites ont été utilisées, un montant de transactions additionnelles peut être crédité aux taux listés sur Pour connaître les taux, veuillez visiter la rubrique «Fees» sous le titre «Join OB10» sur le menu gauche du site web 1. Utilisation des systèmes de facturation existants 2. Gestion des changements réduite au minimum 3. Transmission rapide et garantie des factures. 4. Possibilité d envoyer les factures à n importe quelle autre entreprise déclarée acheteur dans le réseau sans autre investissement supplémentaire 5. Quand vous utilisez OB10, vous pouvez éliminer les factures papier ainsi que les frais fixes, impression et frais d affranchissement des factures 6. Possibilité d obtenir des rapports concernant le statut de transmission des factures envoyées via OB10 7. Alerte par concernant le statut de transmission des factures. Notification d échec de transmission permettant de resoumettre rapidement la facture et d éviter tout retard dans le paiement de celle ci Les fournisseurs qui envoient les fichiers de données adhèrent au réseau en réglant une cotisation annuelle qui couvre les frais d envoi de factures à destination de clients faisant également partie du réseau ; des frais de transaction minimum s y ajoutent basés sur le nombre des factures envoyées par mois. Les taux pour l option d envoi de fichiers sont donnés dans la rubrique «Fees» sous le titre «Join OB10» sur le menu gauche du site web *Vous pouvez trouver des informations complémentaires concernant les mentions nécessaires à faire figurer sur une facture en page 9

6 Questions fréquentes : Où puis je trouver plus d informations concernant ce programme? Merci de vous adresser à la rubrique e-invoicing sur notre Portail Fournisseurs /go/supplierportal afin d avoir plus de détails sur ce programme. Comment puis je envoyer mes factures à HP? HP a conclu un partenariat avec OB10 un fournisseur de service tiers offrant l accès à la facturation électronique. C est OB10 qui gère le réseau mondial OB10 un système permettant aux fournisseurs de transmettre électroniquement leurs factures aux clients sans avoir besoin d installer aucun hardware ou logiciel de marque déposée. Les factures sont soumises via un modèle de facture en ligne le OB10 Générateur de factures - ou en envoyant un fichier de facture via le site web OB10. Visitez pour plus de détails. Quels sont les avantages de la facturation électronique? Lorsque vous utilisez OB10 pour envoyer les factures électroniques, vous évitez les frais afférents à l impression, au traitement à l envoi de factures papier vers HP. Cela vous évite également d avoir à faire un suivi pour facture non reçue, vous avez une bien meilleure visibilité sur la recevabilité de vos factures ; cela accroît également notre rapidité de paiement. Est-ce que ce programme de facturation électronique peut s appliquer à tout fournisseur? Oui. Tous les fournisseurs qui envoient des factures HP en France aux adresses ci-dessus mentionnées ont la possibilité de soumettre leurs factures via le réseau OB10. Est-ce qu il y a des frais associés à cette prestation? De la même façon qu il y a des frais pour envoyer des factures papier, il y a des frais afférents à l utilisation d OB10. OB10 offre des factures gratuites aux fournisseurs qui optent pour le Générateur de factures. Une fois que ces factures gratuites ont été utilisées, les fournisseurs peuvent se créditer d un montant de factures additionnelles. Les fournisseurs qui préfèrent envoyer les fichiers de facture à travers le réseau paient une cotisation annuelle ainsi que des frais de transactions. Les tarifs d accès au réseau OB10 sont déterminées par Open Business Exchange et toutes les dépenses sont facturées et payées à Open Business Exchange par le fournisseur. Vous pouvez trouver des détails supplémentaires sur ou vous pouvez contacter OB10 directement. Les fournisseurs prennent en charge leurs frais de facturation selon la pratique courante des affaires. Pourquoi devrais-je payer pour la facturation via OB10? Il y a des coûts associés à l envoi des factures papier frais postaux, frais d achats et de stockage du papier et de l encre. Une facture papier peut coûter jusqu à $5 au fournisseur si l on inclut son achat, son envoi et les frais de suivi en comparaison aux $2 que coûtera une facture électronique.

7 Le fournisseur aura à supporter les coûts liés à la facturation électronique de même qu il supporte ceux liés à la facturation papier. Si je ne veux pas envoyer les factures via OB10? Vous restez bien sur libre de votre choix d adhésion ou non au réseau OB10. Votre acheteur HP se mettra en contact avec vous pour que vous puissiez discuter ensemble de ce programme. Que dois-je faire pour commencer? Vous devez vous enregistrez sur le réseau OB10 ; ceci sera la première étape vers la facturation électronique. Les instructions d enregistrement sont listées ci-dessus. De quelle ressource ai-je besoin pour adhérer? Aucune si vous utilisez le Générateur de Factures. Vous n avez qu à vous enregistrer sur et vous pourrez commencer immédiatement à transmettre vos factures. Devenir un fournisseur «fichier» signifie que vous extrayez les données de la facture en utilisant le format déjà utilisé pour d autres clients et que vous l envoyez au site web OB10. Par conséquent, l investissement en terme de ressources nécessaires pour installer OB10 reste minimal en comparaison avec d autres solutions proposées sur le marché. La plupart de fournisseurs HP ont réalisé leurs tests en l espace de 2 à 3 semaines; parmi eux certains n ont eu besoin que deux jours. J utilise déjà la facturation via EDI ou Rosetta Net avec d autres clients, puis-je utiliser ces support de transmission et ne pas recourir à OB10 en facturant HP directement? Non. Les demandes pour de nouvelles connections EDI ou Rosetta Net en facturation directe vers HP ne seront plus acceptées.* Cependant, OB10 est capable de réceptionner n importe quel format de données y compris EDI 810 et Rosetta Net, et donc, les fournisseurs qui souhaitent adopter ces formats peuvent envoyer leurs fichiers via OB10 au lieu de les envoyer directement à HP. Il convient de discuter des détails techniques avec Open Business Exchange. * Seuls les fournisseurs liés aux achats de production et ayant un volume conséquent de factures pourront prétendre à l utilisation de EDI, ERS, ESMI. Pour toute information complémentaire, contactez Peter Downie à peter.downie@hp.com. J ai déjà la possibilité d envoyer les factures à mes clients via Internet, puis-je utiliser cette option au lieu d OB10? Non. OB10 garantit que les données que vous nous envoyez sont reçues de façon sécurisée sous un format compatible au téléchargement dans notre application de traitement de données comptable. Il ne suffit pas de nous envoyer l image de la facture ou de nous donner l option de télécharger les données dans un format fixe.

8 Est- ce qu il faut installer des logiciels? Non Est-ce qu il y a d autres entités HP qui ont adopté cette méthode de facturation? Oui, la solution OB10 est disponible aux Etats-Unis, en Grande-Bretagne, Irlande, Allemagne, aux Pays-Bas, au Canada et en Espagne, Singapour, Australie, Nouvelle-Zélande. Qu en est il si j ai des relations commerciales avec HP dans différents pays? Merci de continuer à envoyer des factures papier dans les pays ne faisant pas partie du réseau OB10. Nous allons vous tiendrons informés des nouvelles adhésions. Dans la rubrique facturation électronique /go/supplierportal vous pouvez vérifier si votre entité utilise OB10. Puis-je envoyer des documents en attaché via OB10? Oui, des documents en attaché ou bien des justificatifs tels que des relevés d horaires de travail, des reçus peuvent être envoyés en tant que document attaché dans les 24H d envoi de votre facture (sauf week-ends). HP n acceptera qu un seul document attaché par facture et seulement en format tiff. Pour en savoir plus au sujet de cette option, consultez notre site Est-ce que HP va effectuer ses paiements via OB10? Non. L utilisation du réseau OB10 a pour seul objectif d assurer la transmission de facture et ne permet en aucun cas d assurer une transaction financière de règlement de cette facture. Ce programme ne change en rien les modalités de règlement existantes Y a-t-il une modification de processus concernant l affectation du bon de commande? OB10 ne change en rien les modalités de transmission de nos bons de commande. Par contre vous remarquerez que OB10 sera l entité a facturer dans les bons de commandes HP. Comment puis-je faire si je n ai pas de système capable de créer des fichiers de facture? Vous pouvez accéder au site web sécurisé OB10 et créer les factures en ligne en utilisant le Générateur de Factures. Tout ce dont vous aurez besoin est d une connexion à internet et d un navigateur web standard. Si vous avez besoin de plus de détails, veuillez consulter la documentation. Dois-je continuer à envoyer des factures papier lors de la période de tests avec OB10? Oui. Les factures papier seront acceptées pendant la période de transition. Merci de bien vouloir continuer à envoyer les factures à l adresse de facturation habituelle (cf liste d adresses de facturation HP ci-dessus) jusqu à ce qu OB10 ait conclu les tests. Est-ce que je peux continuer à envoyer les factures directement à mon interlocuteur HP? Non. Maintenant que la facturation électronique est en place chez HP, les employés HP ne peuvent plus envoyer les factures à la comptabilité fournisseur pour le compte du fournisseur.

9 Les fournisseurs ont la responsabilité de transmettre les factures directement à la comptabilité fournisseurs via OB10. Quels sont les mentions nécessaires à porter sur une facture soumise via OB10 afin de permettre à HP de payer selon les termes contractuels? Les mentions restent les mêmes que celles requises sur une facture papier. Chaque facture envoyée à la comptabilité fournisseurs (support papier ou par voie électronique) doit indiquer les informations suivantes: Numéro de facture Date de facture Date d échéance Nom et adresse de facturation HP Numéro de Bon de Commande HP, dans le cas où il est disponible S il s agit d une facture sans Bon de Commande, il faut mentionner le nom de votre interlocuteur HP avec le numéro de téléphone Devise de la facture Nom du fournisseur; précisez les cordonnées bancaires Numéro d identifiant TVA du fournisseur Numéro d identifiant TVA HP Pourcentage de TVA Le montant de TVA à payer Le montant hors TVA Le montant y compris la TVA Le montant équivalent de TVA en Euro (si le fournisseur envoi la facture en USD, merci d indiquer l équivalent Euro) Montant net Description de biens / services Tous les détails ligne par ligne de la facture (quantité, prix unitaire) doivent correspondre aux détails du Bon de Commande Adresse de livraison des biens / services Si vous n indiquez pas ces renseignements, il se peut que la facture vous soit retournée par la comptabilité fournisseurs HP. Est- ce que les fournisseurs peuvent envoyer des avoirs via OB10? Oui. Vous pouvez envoyer des avoirs via OB10 de la même façon que les factures.