POWERED BY BTN. MANUAL BTN e invoice

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1 POWERED BY BTN MANUAL BTN e invoice

2 Table des matières Introduction BTN e.invoice : plusieurs boîtes de réception La boîte de réception (Inbox) standard BTN e.invoice de l'agence de voyages Ouvrir la boîte de réception standard Le menu Changer la langue de l application La boîte de réception (Inbox) / tous les documents Nombre de documents par écran / page Un document par ligne Afficher des documents à l'écran Consulter le résumé du document Le document de consolidation Attribuer des cachets aux documents En quoi consistent les cachets? Comment attribuer des cachets? Comment supprimer des cachets? Note La fonction de recherche Sur base des cachets A l'aide d'un filtre Champ libre Recherche avancée Dossier tous les documents» versus «inbox» Ecarter des documents de l Inbox Permettre à d'autres utilisateurs d'accéder à la boîte de réception de l'agence de voyages Bloquer l'accès d'autres utilisateurs à votre boîte de réception BTN e.invoice...22

3 3. Accès de tiers à la boîte de réception BTN e.invoice de l'agence de voyages Accepter une invitation Vous ne possédez pas encore de boîte de réception personnelle BTN e.invoice Vous possédez déjà une boîte de réception personnelle BTN e.invoice Accès à la boîte de réception de l'agence de voyages depuis votre boîte de réception personnelle Se connecter avec un login et un mot de passe depuis votre navigateur Web (personnes qui ne peuvent pas se connecter via BTN Messenger) Configurer l' de notification

4 Introduction BTN propose désormais BTN e invoice à toutes les agences de voyages. Grâce à BTN e invoice, les agences de voyages recevront et archiveront les factures/confirmations des tour-opérateurs participants par voie électronique. Ce manuel explique comment accéder à la boîte de réception BTN e invoice de l'agence de voyages et comment vous pouvez permettre à des collègues et des tiers (qui n'ont pas accès au BTN Messenger) d'accéder de manière sécurisée à cette application. Une fois que vous avez accès à BTN e invoice, la réception, la gestion et l'archivage des factures deviennent un jeu d'enfant. Ce manuel vous permettra de découvrir avec quelle facilité ces opérations peuvent être effectuées. 3

5 1. BTN e.invoice : plusieurs boîtes de réception BTN e invoice est une application en ligne qui permet de recevoir et d'archiver légalement des factures/confirmations/notes de crédit de manière sécurisée. Chaque agence de voyages cliente auprès des tour-opérateurs reçoit automatiquement une boîte de réception BTN e invoice, dans laquelle elle reçoit tous les documents des tour-opérateurs participants. Cette boîte de réception est accessible directement depuis le BTN Messenger. Le BTN Messenger est accessible via l'application BTN Réservation ou directement sur : Chaque agence de voyages possède une boîte de réception standard. En plus, il est possible de permettre à des utilisateurs externes (siège, comptable ) d'accéder à la boîte de réception de l'agence de voyages. Ces utilisateurs accèdent à la boîte de réception de l'agence depuis leur boîte de réception personnelle BTN e invoice. Pour obtenir les droits d'accès, ils doivent recevoir une invitation de l'agence de voyages (voir 2.10 et 3). En tant qu'agent de voyages, ne donnez jamais accès aux utilisateurs externes via le BTN Messenger. Pour plus d'informations sur l'utilisation de la boîte de réception standard BTN e invoice, reportez-vous à la section 2. Dans la section 3, vous découvrirez comment votre comptable ou autres personnes n ayant pas accès via l application BTN ou le BTN messenger, peut obtenir l'accès à la boîte de réception de votre agence de voyages depuis une boîte de réception personnelle. 4

6 2. La boîte de réception (Inbox) standard BTN e.invoice de l'agence de voyages 2.1 Ouvrir la boîte de réception standard BTN Messenger et BTN Réservation prévoient désormais un lien qui permet d'accéder directement à la boîte de réception BTN e invoice contenant les factures de l'agence de voyages. Vous ne devez rien installer pour ce faire. BTN e invoice est immédiatement prêt à l'emploi. Le système affiche également à quel moment les derniers documents (factures/confirmations) ont été envoyés. Lorsque vous cliquez sur le lien dans BTN Messenger, la boîte de réception BTN e invoice de l'agence de voyages s'ouvre immédiatement. Le système utilise automatiquement votre login BTN pour ouvrir BTN e invoice de manière sécurisée. Vous y recevrez désormais toutes les factures/confirmations des tour-opérateurs participants 5

7 2.2 Le menu Les documents à traiter Tous les documents reçus Uniquement pour les utilisateurs avec un accès externe Inviter des personnes qui n ont pas accès à l application BTN e.invoice via les autres applications BTN. Sélectionner les documents avec cachet spécifique. Les tour-opérateurs participant à BTN e.invoice Le dossier en vert est le dossier actif sur l écran. 2.3 Changer la langue de l application L application peut être utilisée en Anglais, en Français et en Néerlandais. Pour changer la langue vous cliquez sur la langue désirée dans le coin droit en haut de l écran. 6

8 2.4 La boîte de réception (Inbox) / tous les documents Le dossier tous les documents présente un aperçu de tous les documents que votre agence de voyages a reçus des tour-opérateurs. Au départ le dossier «tous les documents» est identique au dossier «Inbox». Vous avez la possibilité d écarter les documents traités de l Inbox (voir 2.8). Par conséquence l Inbox contient uniquement les nouveaux documents à traiter et les documents à suivre. Ci-dessous le contenu et les fonctions dans les deux dossiers sont expliqués Nombre de documents par écran / page Le système affiche par défaut 10 documents par écran. Ce paramètre peut être modifié aisément en modifiant le nombre dans le menu déroulant en haut à droite. Vous pouvez également afficher les pages suivantes/précédentes de la boîte de réception Un document par ligne Dans la boîte de réception, chaque ligne présente une facture/confirmation avec les informations suivantes : Note Date de départ, qui est la date à laquelle le client débute son voyage. Tour-opérateur chez qui le voyage est réservé. C'est également l'expéditeur de la facture. Brochure : code de la brochure Type de document : il peut s'agir d'une facture d'acompte, d'une facture de solde, d'une note de crédit, une confirmation de voyage ou d'un document de consolidation. Date de facture, c'est-à-dire la date d'établissement de la facture. Nom du client qui a réservé un voyage. Personne de contact dans l'agence qui a réservé le voyage chez le tour-opérateur. Numéro de PO du voyage. Montant client : le montant total du voyage Vous pouvez classer les documents suivant chacun de ces critères. Pour ce faire, cliquez au-dessus de la colonne sur le critère à partir duquel le tri doit être effectué. Une flèche apparaîtra au-dessus de la colonne sur laquelle le tri a été effectué. Pour faire un tri à l envers cliquer encore une fois sur la colonne. Le système effectue par défaut le tri sur la date de la facture. 7

9 2.4.3 Afficher des documents à l'écran Pour consulter une facture, cliquez à la fin de la ligne sur le format choisi. Les différents formats sont représentés par une icône : PDF type 1 (exemplaire client / confirmation), PDF type 2 (exemplaire agence de voyage), XML et TXT. En maintenant le curseur au-dessus de l'icône, une brève explication relative au document s'affiche. Chaque facture individuelle est toujours disponible en format PDF. Il peut s'agir tant d'une facture avec commission (type 2) que d'une facture sans commission (type 1) Consulter le résumé du document Pour consulter un résumé des principales informations de la facture, cliquez n'importe où sur la ligne de document. Un cadre s'ouvrira ensuite sous la ligne de document avec un résumé de la facture Vous pouvez ainsi consulter en un clin d'œil toutes les informations importantes de la facture (destination, montant total...) sans devoir ouvrir le document. Pour fermer la fenêtre, cliquez à nouveau sur la ligne du document. Conseil : Montant Agence = montant de la facture 8

10 2.4.5 Le document de consolidation Une fois par semaine, vous recevez dans votre boîte de réception un document de consolidation au format TXT et Excel. Ce document est un résumé de toutes les factures de la semaine précédente (mardi lundi). Le premier du mois vous recevez aussi un fichier avec les données des derniers jours du mois si le dernier du mois n est pas un lundi (ex. le 1 er mai 09, un document de consolidation avec les données de facturation du mardi 28 avril au jeudi 30 avril y compris). Le fichier TXT peut être importé dans le logiciel de comptabilité de l'agence de voyages. Les agents de voyages qui ne possèdent pas la fonction d'importation automatique vers un logiciel de comptabilité peuvent ouvrir le fichier dans Excel et l imprimer afin d'encoder manuellement les données. Conseil : Créer dans votre programme comptable un journal d achat supplémentaire pour les touropérateurs qui envoient les factures par voie électronique. Par conséquent vous avez un classement papier et électronique indépendant. 9

11 2.5 Attribuer des cachets aux documents En quoi consistent les cachets? BTN e invoice prévoit un système de cachets pour gérer et archiver vos factures de manière synoptique. Il s'agit en quelque sorte de «cachets» virtuels afin de classer vos documents. Le fait d'attribuer des cachets aux documents vous permet de consulter en un clin d'œil tous les documents avec un cachet donné (voir 2.7). Le système permet d'attribuer aisément plusieurs cachets à un même document Comment attribuer des cachets? Pour attribuer un cachet, la procédure est simple : Sélectionnez la ou les factures auxquelles vous souhaitez attribuer un cachet. Pour sélectionner une facture, cochez la case avant la date de départ. Vous pouvez sélectionner plusieurs documents en une fois. Choisissez ensuite dans le menu déroulant le cachet que vous souhaitez attribuer. L'icône du cachet apparaît derrière/sous la date de départ : Résultat : 10

12 Pour attribuer plusieurs cachets à la même facture, répétez les étapes ci-dessus. N oubliez pas de décocher les documents après avoir attribué les cachets en cliquant sur : : Comment supprimer des cachets? Pour supprimer des cachets, on procède de la même manière que pour attribuer des cachets : sélectionnez la facture dont vous souhaitez supprimer un cachet. Cliquez dans le menu déroulant sur le cachet que vous souhaitez supprimer. L'icône a disparu. 11

13 2.6 Note Vous pouvez relier, à chaque documents, des informations qui vous paraissent pertinentes. Ex. initiales de la personne qui a traité le document, la raison pour laquelle un document est à suivre, numéro facture dans la comptabilité. Il vous suffit de cliquer sur l icône du document concerné : L écran suivant apparaît. Vous insérez votre remarque et cliquez sur «sauvegarder» : Vous revenez à l écran principal : Cette icône est de couleur grise lorsqu aucune donnée n est complétée, de couleur jaune lorsque des informations complémentaires sont ajoutées. Vous pouvez à chaque moment modifier ou effacer le contenu de la note. Une fonction de recherche permet de retrouver facilement les documents avec en remarque p.ex. les initiales du collaborateur xyz ou un mot-clé spécifique (voir en 2.7.4) 12

14 2.7 La fonction de recherche La recherche de documents peut s'effectuer de différentes manières Sur base des cachets Pour ce faire, cliquez à gauche dans le menu sur le cachet souhaité. Vous pouvez faire une recherche sur plusieurs cachets en cliquant à nouveau sur un cachet : Avec un simple clic de souris, vous pouvez sélectionner tous les documents sans cachet. Vous visualisez ainsi rapidement les documents qui doivent encore être vérifiés. Pour ce faire, cliquez sur «sans cachet» dans la colonne de gauche. 13

15 2.7.2 A l'aide d'un filtre Résultat : Champ libre 14

16 2.7.4 Recherche avancée Il est également possible d'effectuer une recherche détaillée dans un écran distinct sur base de différents critères prédéfinis. Cliquez sur «Recherche avancée» Une fenêtre s'ouvre avec différents critères de recherche possibles. Complétez un ou plusieurs critères de recherche. Pour chaque critère, le système affiche par défaut «commence par» dans le menu déroulant. Vous pouvez également choisir l'option «égal à» ou «comme». 15

17 Pour les critères «dates» il y a la fonction calendrier : Après avoir sélectionné les critères, vous cliquez sur : Les documents qui répondent à vos critères de recherche apparaissent à la suite. Si le système affiche le message «Votre boîte de réception ne contient actuellement aucun document. Modifiez vos critères de recherche», aucun document ne répond à vos critères de recherche. Essayez à nouveau avec d'autres critères de recherche. Vous pouvez effacer les critères de sélection en cliquant sur : Pour fermer la recherche avancée vous cliquez sur : 16

18 2.8 Dossier tous les documents» versus «inbox» Dans le dossier tous les documents vous pouvez voir quels documents se trouvent aussi dans le dossier Inbox. La ligne est de couleur noir. Ceux qui se trouvent uniquement dans le dossier tous les documents sont de couleur gris claire. 17

19 2.9 Ecarter des documents de l Inbox Pour rendre les documents dans l inbox gérable, vous pouvez écarter les documents traités de l inbox. Vous cochez les documents que vous ne désirez plus conserver dans l Inbox et ensuite vous cliquez sur écarter de l inbox». Remarque : Si vous avez sélectionné un nombre de documents via un cachet ou filtre et ceux-si peuvent être coché, cliquez alors sur : «sélectionner tout» Ensuite vous cliquez sur : Comme il n y a plus de documents avec le cachet encodé dans l inbox, nous recevons le message suivant : Cliquez en haut de la page sur montrer tous et tous les documents dans l inbox seront affichés. Les documents écartés de l inbox se trouvent encore dans le dossier tous les documents : 18

20 Vous pouvez remettre des documents dans votre inbox en les cochant et en cliquant sur ajouter à l inbox. 19

21 2.10 Permettre à d'autres utilisateurs d'accéder à la boîte de réception de l'agence de voyages Lorsque vous souhaitez permettre à des collègues externes (siège) ou à des tiers, tels que le comptable de l'agence, d'accéder aux factures que vous recevez dans la boîte de réception BTN e.invoice de l'agence de voyages, vous devez octroyer des droits d'accès à ces personnes. Pour ce faire, envoyez un d'invitation. Si le destinataire de l' accepte l'invitation, il aura accès aux documents de l'agence de voyages. Pour partager des documents, la procédure est simple. Choisissez dans le menu Invitations pour envoyer un . Complétez ensuite dans la fenêtre qui s'ouvre l'adresse de la personne à qui vous souhaitez permettre d'accéder à la boîte de réception de l'agence de voyages. Répétez l'adresse et cliquez sur Inviter. 20

22 La personne à qui vous avez envoyé une invitation apparaît immédiatement dans la liste des utilisateurs invités qui n'ont pas encore accepté l'invitation. Tant que cette personne n'a pas accepté l'invitation, vous pouvez toujours annuler l'invitation. Pour ce faire, cliquez à la fin de la ligne sur cancel. Dès que cette personne accepte l'invitation, elle peut accéder à la boîte de réception de l'agence de voyages. Elle pourra consulter tant les anciennes que les nouvelles factures. Pour accepter l'invitation, elle doit encore parcourir une série d'étapes. Reportez-vous à la section 3 pour plus d'informations. Vous trouverez sous l'écran la liste des personnes qui ont accepté votre invitation. 21

23 2.11 Bloquer l'accès d'autres utilisateurs à votre boîte de réception BTN e.invoice Vous pouvez à tout moment annuler l'accès que vous avez octroyé à un utilisateur. Cliquez dans le menu sur «Invitations», puis sur remove à la fin de la ligne de la personne dont vous souhaitez supprimer l'autorisation d'accès. De cette manière, cette personne ne pourra plus consulter la boîte de réception de l'agence de voyages. Attention : cela est uniquement possible depuis la boîte de réception standard de l'agence de voyages. 22

24 3. Accès de tiers à la boîte de réception BTN e.invoice de l'agence de voyages 3.1 Accepter une invitation Pour pouvoir accéder à la boîte de réception BTN e.invoice de l'agence de voyages, vous devez d'abord recevoir une invitation (voir 2.5 pour savoir comment envoyer une invitation). Ouvrez l' d'invitation que vous avez reçu et cliquez ensuite sur le lien contenu dans l' . Si vous n'avez pas reçu d' , vérifiez votre dossier Courrier indésirable. Si vous ne trouvez aucune trace de l' , demandez au responsable de l'agence de voyage de vous adresser un nouvel . Après que vous avez cliqué sur le lien dans l' , une page de confirmation s'affiche. Deux possibilités existent : - Vous ne possédez pas encore de boîte de réception personnelle BTN e invoice et devez encore créer un login (voir 3.1.1) - Vous possédez déjà une boîte de réception personnelle BTN e.invoice et pouvez aisément accepter l'invitation après avoir introduit votre mot de passe existant (voir 3.1.2)! Attention : si vous acceptez une invitation sur le même ordinateur que celui à partir duquel l'invitation a été envoyée, assurez-vous d'abord que l'utilisateur qui a envoyé l'invitation ait fermé sa session (log-out). En effet, deux utilisateurs différents ne peuvent pas se connecter simultanément sur le même navigateur. 23

25 3.1.1 Vous ne possédez pas encore de boîte de réception personnelle BTN e.invoice Si vous ne possédez pas encore de boîte de réception BTN e invoice, vous devez d'abord créer une boîte de réception. Vous pouvez le faire dès que vous avez cliqué sur le lien contenu dans l' . Quand vous cliquez sur le lien contenu dans l' d'invitation, vous voyez apparaître un écran d'enregistrement et d'activation. L'adresse à laquelle vous avez reçu l'invitation est complétée par défaut comme login. Si vous souhaitez utiliser une autre adresse , vous pouvez modifier cette adresse manuellement. Choisissez vous-même un mot de passe composé d'au moins six caractères. Répétez le mot de passe choisi. Le code d'activation est automatiquement complété par le système. Ce code va vous permettre de consulter les documents de l'agence de voyages. Cliquez sur Suivant pour continuer. En un clic, vous avez ainsi créé votre login et accepté l'invitation contenant les droits d'accès à la boîte de réception de l'agence de voyages. Une page de confirmation de votre enregistrement s'affiche ensuite. 24

26 ! Attention : votre enregistrement n'est pas encore entièrement terminé. Consultez l'adresse que vous avez introduite comme login. Vous avez reçu un d'activation. Pour terminer complètement votre enregistrement, vous devez ouvrir cet et cliquer sur le lien contenu dans l' . Lorsque vous avez cliqué sur le lien, une page s'affiche avec la confirmation définitive de votre enregistrement. 25

27 Sur cette page, vous pouvez vous connecter directement à BTN e invoice. Cliquez sur Se connecter et entrez ensuite votre login (adresse ) et le mot de passe que vous avez choisi. Cliquez sur «connecter» pour afficher l'écran de connexion dans lequel vous complétez votre mot de passe. 26

28 Cliquez ensuite sur «Se connecter» ; vous arrivez immédiatement dans votre boîte de réception personnelle. Comme vous pouvez le constater en haut de l'écran, votre boîte de réception standard a pour nom «Mes documents». Pour consulter les documents de l'agence de voyages depuis votre boîte de réception standard, vous devez sélectionner cette boîte de réception en haut dans le menu déroulant. Pour plus d'informations, reportezvous à la section

29 3.1.2 Vous possédez déjà une boîte de réception personnelle BTN e.invoice Si vous êtes déjà un utilisateur de BTN e invoice et que vous cliquez sur le lien contenu dans l' d'invitation, vous arrivez directement à la page de login. Connectez-vous au moyen de votre login et de votre mot de passe existants. 28

30 Lorsque vous êtes connecté, vous arrivez immédiatement sur une page où un code d'accès est complété. Ce code d'accès est lié à la boîte de réception à laquelle vous allez pouvoir accéder. Cliquez sur Confirmer, et vous aurez ensuite accès à la boîte de réception de l'agence de voyages. Cliquez ensuite sur «Boîte de réception» dans le menu Pour consulter les documents d une agence de voyages, vous devez sélectionner la boîte de réception de l'agence dans le menu déroulant en haut de la page. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section

31 3.2 Accès à la boîte de réception de l'agence de voyages depuis votre boîte de réception personnelle Lorsque vous avez introduit votre mot de passe, vous arrivez immédiatement dans votre boîte de réception personnelle «My documents».! Attention : dans cette boîte de réception, vous ne retrouvez pas de documents de l agence de voyages. Vous y trouverez uniquement vos documents personnels. Pour consulter les documents de l'agence de voyages, vous devez activer la boîte de réception. Cliquez dans le menu déroulant en haut de l'écran sur le nom de la boîte de réception que vous souhaitez consulter. Vous verrez ensuite apparaître la boîte de réception de l'agence de voyages. Vous pouvez à présenter consulter toutes les factures de l agence de voyages sélectionnée. Dans cette fenêtre, vous pourrez non seulement consulter les documents que l'agence de voyages a déjà reçus, mais aussi les nouveaux documents. Reportez-vous aux sections 2.2, 2.3 & 2.4 pour savoir comment utiliser la boîte de réception. 30

32 3.3 Se connecter avec un login et un mot de passe depuis votre navigateur Web (personnes qui ne peuvent pas se connecter via BTN Messenger) Si vous avez créé un login pour BTN e.invoice, vous pouvez désormais vous connecter directement. Allez à l'adresse et introduisez votre login ( ) et votre mot de passe. Vous arrivez ensuite dans votre boîte de réception personnelle BTN e invoice. Vous pourrez ouvrir d'un clic la boîte de réception contenant tous les documents de l agence de voyages (reportez-vous à la section 3.2. pour plus d'informations). 31

33 3.4 Configurer l' de notification Vous pouvez choisir de recevoir un de notification chaque fois que vous recevez de nouveaux documents. Vous définissez vous-même la fréquence de réception des s de notification. Choisissez dans le menu Configurations et cliquez sur l'onglet «Fréquence de notification». Choisissez la fréquence dans le menu déroulant et cliquez sur Enregistrer. Vous recevrez désormais des e- mails de notification. L' de notification est envoyé à l'adresse que vous utilisez pour vous connecter à BTN e invoice.! Attention : si vous avez accès à plusieurs boîtes de réception depuis votre boîte de réception personnelle BTN e invoice (voir 3.2). Lorsque vous paramétrez un de notification, cette notification est toujours liée à la boîte de réception activée à ce moment. Commencez par sélectionner en haut dans le menu déroulant la boîte de réception pour laquelle vous souhaitez recevoir un de notification. Vous pouvez paramétrer une notification distincte pour chaque boîte de réception. 32