1. Qui dois-je appeler si j ai des questions concernant la garantie d assurance exonération de responsabilité et les demandes de règlement?

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1 Foire aux questions 1. Qui dois-je appeler si j ai des questions concernant la garantie d assurance exonération de responsabilité et les demandes de règlement? L administrateur du programme peut rediriger toutes les questions au sujet de la garantie et des demandes de règlement à Royal & SunAlliance au : (dans la région de Toronto) (à l extérieur de la région de Toronto) Veuillez mentionner le nom du programme (Carte commerciale de la Banque Scotia) et le numéro du contrat (VC500500). 2. Quelle est la limite de la garantie d assurance exonération de responsabilité? Grâce au programme d assurance exonération de responsabilité de la carte Visa Scotia, l entreprise n est pas responsable des dépenses non autorisées effectuées à l aide de la Carte commerciale de la Banque Scotia en dollars canadiens, à concurrence de $ CAN, sous réserve des conditions, limitations et exclusions associés à l attestation. 3. Quelles sont les dépenses non autorisées? Les «dépenses non autorisées» sont des dépenses engagées par le titulaire de la Carte commerciale de la Banque Scotia en dollars canadiens qui : (i) (ii) ne sont pas approuvées par l entreprise admissible et/ou dont l entreprise admissible ne tire aucun avantage direct ou indirect, en tout ou en partie; ou sont remboursées par l entreprise admissible au titulaire, lequel a omis de remettre l argent à la Banque Scotia. À condition que ces dépenses non autorisées : (i) (ii) soient facturées dans les soixante-quinze (75) jours précédant la date de l avis de cessation d emploi ou le jour où la Banque Scotia reçoit, de la part de l entreprise admissible, une demande d annulation du compte de la Carte commerciale de la Banque Scotia en dollars canadiens auquel la dépense non autorisée a été imputée; restent non facturées pendant au plus quatorze (14) jours après que la Banque Scotia eut reçu une demande d annulation de la Carte commerciale de la Banque Scotia en dollars canadiens mais aient été engagées avant qu une telle demande soit reçue, à condition que l entreprise admissible ait averti la Banque Scotia dans les deux (2) jours ouvrables suivant l avis de cessation d emploi. 4. Quelles sont les dépenses qui ne peuvent faire l objet d une exonération? Les dépenses suivantes sont exclues et ne sont pas couvertes par la police, peu importe qu elles soient autorisées ou non. 1. Les dépenses faites par les associés, les propriétaires ou les principaux actionnaires qui détiennent plus de cinq pour cent (5 %) des actions en circulation de l entreprise admissible ou par des personnes qui n étaient pas des employés de l entreprise admissible lorsque ces dépenses ont eu lieu.

2 2. Les intérêts ou les frais imposés par la Banque Scotia sur les dépenses qui n ont pas été remboursées. 3. Dans les cas où la Banque Scotia facture le titulaire de la Carte, tout montant inscrit sur un chèque fait par le titulaire de la Carte qui n est pas payé par l institution financière de ce dernier, si le titulaire de la Carte a, au cours des douze (12) mois précédents, remis à la Banque Scotia un autre chèque qui n a pas été payé par son institution financière. 4. Les dépenses faites à la demande de l entreprise admissible ou approuvées par celle-ci pour acheter des biens ou des services pour l entreprise admissible ou pour un tiers ne sont pas couvertes. Cependant, ces dépenses le seront si la Banque Scotia a envoyé directement la facture au titulaire de la Carte, dans les cas où l entreprise admissible a remboursé le titulaire, mais que ce dernier n a pas remis l argent à la Banque Scotia. 5. Les dépenses effectuées par le titulaire de la Carte plus de quatorze (14) jours après la date de l avis de cessation d emploi. 6. Les dépenses faites par le titulaire de la Carte plus de quatorze (14) jours après que la Banque Scotia eut reçu, de la part de l entreprise admissible, une demande d annulation de la Carte commerciale de la Banque Scotia en dollars canadiens. 7. Les dépenses facturées le jour de la date de l avis de cessation d emploi si cette déclaration n a pas été envoyée à la Banque Scotia deux (2) jours ouvrables avant sa date d effet. 8. Les dépenses qui ont eu lieu alors que l entreprise admissible a décidé d annuler la Carte commerciale de la Banque Scotia ou de ne plus autoriser l usage de la Carte commerciale en dollars canadiens par son titulaire mais qu elle n a pas demandé à la Banque Scotia, par écrit, d annuler la carte dans les deux (2) jours ouvrables suivant sa décision. 9. Les dépenses effectuées à la suite d une perte ou d un vol de la Carte commerciale de la Banque Scotia ou les dépenses portées au compte de la Carte commerciale de la Banque Scotia en dollars canadiens, alors que ce dernier est fermé, gelé ou en souffrance depuis quatre-vingt-dix (90) jours ou plus. 10. Les avances d argent de plus de 300 $ CA par jour par titulaire de Carte, ou d un maximum de $ CA par titulaire de Carte, selon le montant le moins élevé, qui ont lieu après la date de l avis de cessation d emploi ou immédiatement après que la Banque Scotia eut reçu de la part de l entreprise admissible une demande d annulation de la Carte commerciale de la Banque Scotia en dollars canadiens. 11. Tout intérêt sur l argent dû. 12. Les dépenses effectuées alors que l entreprise admissible détenait moins de deux (2) Cartes commerciales. 5. Quelle procédure dois-je suivre pour soumettre une demande de règlement? 1. Le client de la Banque Scotia doit contacter Royal & SunAlliance pour ouvrir un dossier et prévenir le représentant que les documents nécessaires suivront. Vous pouvez joindre Royal & SunAlliance au : (dans la région de Toronto) (à l extérieur de la région de Toronto) Veuillez mentionner le nom du programme (Carte commerciale de la Banque Scotia) et le numéro du contrat (VC500500). 2. Le client de la Banque Scotia doit remplir une copie du modèle de lettre 1 (pages 1 et 2) et télécopier celle-ci à la Banque Scotia, au _, dans un délai de deux jours ouvrables suivant :

3 la date de l avis de cessation d emploi, ou son intention d annuler la Carte commerciale de la Banque Scotia en dollars canadiens et/ou de ne plus autoriser le titulaire à l utiliser. 3. La Banque Scotia annulera la carte immédiatement. 4. Le client de la Banque Scotia devra télécopier le modèle de lettre 2 (déclaration sous serment d exonération) à la Banque Scotia au le plus rapidement possible et dans les 30 jours suivant la cessation d emploi du titulaire de la Carte ou l intention d annuler la Carte et/ou de ne plus autoriser son utilisation. 5. La Banque Scotia télécopiera immédiatement la déclaration sous serment à Royal & SunAlliance au _. 6. Le client de la Banque Scotia enverra également le modèle de lettre 3 (avis écrit à l employé) à l employé ou à l ancien employé. 7. Royal & SunAlliance ouvrira un dossier et attribuera un numéro de contrat. Dès la réception de tous les documents, Royal & SunAlliance fermera le dossier et enverra le paiement dans les sept à dix jours ouvrables suivants. 8. Avant que Royal & SunAlliance n envoie le paiement, le client de la Banque Scotia devra signer une décharge définitive. 9. Le client de la Banque Scotia doit soumettre à Royal & SunAlliance tous les documents à l appui de la demande de règlement au cours des six mois suivant la date de l avis de cessation d emploi de l employé. 10. En cas de doute sur la validité de la demande de règlement, il est toujours préférable de soumettre une demande sous toutes réserves à Royal & SunAlliance pour que celle-ci l étudie et fasse enquête. 6. Est-ce que le titulaire de la Carte doit avoir quitté son emploi avant qu une demande de règlement ne soit soumise? Il n est PAS nécessaire que le titulaire de la Carte ait quitté son emploi; cependant, la carte DOIT être annulée. Vous devez avertir par écrit la Banque Scotia et Royal & SunAlliance de la demande d annulation de la Carte commerciale de la Banque Scotia en dollars canadiens, et ce, dans les deux (2) jours ouvrables suivant : (i) (ii) la date de l avis de cessation d emploi, ou votre intention d annuler la Carte commerciale de la Banque Scotia en dollars canadiens et/ou de ne plus autoriser le titulaire à l utiliser. 7. Quels renseignements doit contenir la lettre d avis qui sera envoyée à la Banque Scotia et à Royal & SunAlliance? S il y a lieu, indiquez que le titulaire de la Carte a quitté son emploi et donnez la date de l avis de cessation d emploi. S il y a lieu, indiquez que la Carte commerciale de la Banque Scotia en dollars canadiens du titulaire est annulée et que ce dernier n est plus autorisé à l utiliser. Le nom du titulaire de la Carte, le numéro de la Carte commerciale de la Banque Scotia en dollars canadiens, l adresse résidentielle de l employé et, si celui-ci a quitté l emploi, la dernière adresse connue du lieu de travail.

4 Si le titulaire s est vu retirer sa Carte commerciale de la Banque Scotia en dollars canadiens, vous devez indiquer la date de la reprise et confirmer que l entreprise admissible est toujours en possession de la Carte ou la joindre à la lettre. L entreprise admissible demande l exonération des dépenses non autorisées. 8. Quelle déclaration dois-je fournir au titulaire de la Carte? Veuillez vous reporter au modèle de lettre. Dans le cas où la Banque Scotia envoie ses relevés directement au titulaire de la Carte, l entreprise admissible doit remettre au titulaire ou lui envoyer par courrier de première classe un avis écrit qui annonce que la Carte commerciale de la Banque Scotia en dollars canadiens de ce dernier a été annulée et qui l avertit qu il doit : (i) (ii) (iii) arrêter immédiatement d utiliser sa Carte commerciale de la Banque Scotia en dollars canadiens; payer immédiatement le montant qu il doit à la Banque Scotia; et rendre immédiatement la Carte commerciale de la Banque Scotia en dollars canadiens à l entreprise admissible. Si l entreprise admissible sait que le titulaire de la Carte est remboursé pour ses dépenses mais qu il n a pas remis l argent à la Banque Scotia, l entreprise admissible doit en aviser rapidement la Banque Scotia par écrit. 9. Que se passe-t-il si l entreprise constate qu elle est capable de recouvrer une partie ou la totalité des fonds après que la demande de règlement eut été envoyée? Si l entreprise admissible constate qu elle peut recouvrer une somme quelconque au titre de dépenses non autorisées, quelles qu elles soient, après avoir envoyé la déclaration sous serment d exonération à la Banque Scotia, elle doit remettre cette somme à la Banque Scotia et l avertir de cette situation. L entreprise admissible accepte de céder à l assureur tous les droits qu elle pourrait avoir de recouvrer ces sommes auprès du titulaire de la Carte. La Banque Scotia accepte, quant à elle, de restituer toute somme ainsi récupérée à l assureur si ce dernier a déjà remboursé les dépenses non autorisées à la Banque Scotia. 10. Qui est autorisé à signer les demandes de règlement? Toute personne qui a le pouvoir de lier l entreprise ou qui peut émettre des cartes et des chèques à l intérieur de celle-ci.

5 Modèle de lettre 1 (Ancien employé et employé actuel) Demande d annulation de la carte CARTE COMMERCIALE DE LA BANQUE SCOTIA EN DOLLARS CANADIENS ASSURANCE EXONÉRATION DE RESPONSABILITÉ Date Nom Entreprise Centre de carte Visa commerciale Banque Scotia Objet : Demande d annulation de la carte À l attention du représentant de la Banque Scotia, Notre employé nous a remis ou a reçu un avis oral ou écrit de cessation d emploi ou a quitté l entreprise admissible. (Dans le cas où l employé fait partie d une unité de négociation, un grief recommandant la cessation d emploi du titulaire de la Carte a été déposé auprès de l arbitre du travail.) Nous demandons que ce compte soit annulé immédiatement. Numéro de compte Date de cessation d emploi de l employé Nom du titulaire de la Carte personnelle Numéro de téléphone personnel au travail Numéro de téléphone au travail

6 Demande d annulation de la carte - Page 2 CARTE COMMERCIALE DE LA BANQUE SCOTIA EN DOLLARS CANADIENS Assurance exonération de responsabilité Nous savons que pour demander l exonération des dépenses non autorisées imputées au compte ci-dessus, nous devons remplir une déclaration sous serment d exonération visée dans l attestation de l exonération de responsabilité de la CARTE COMMERCIALE DE LA BANQUE SCOTIA EN DOLLARS CANADIENS dans les 30 jours suivant la date de l avis de cessation d emploi (laquelle est définie dans le contrat). Veuillez prendre connaissance de ce qui suit : Dépenses (faites un choix) : L entreprise admissible a été facturée pour les dépenses effectuées par le titulaire de la Carte. Si les relevés ont été envoyés directement au titulaire de la Carte, ce dernier a été contacté par écrit et prié de payer immédiatement toutes les dépenses non remboursées. Une copie de la lettre envoyée au titulaire de la Carte est jointe à la présente. Reprise de la carte (faites un choix) : Notre entreprise a repris la CARTE COMMERCIALE DE LA BANQUE SCOTIA EN DOLLARS CANADIENS et la joint à cette lettre. Notre entreprise a repris la CARTE COMMERCIALE DE LA BANQUE SCOTIA EN DOLLARS CANADIENS et l a en sa possession. Le titulaire de la Carte a encore la CARTE COMMERCIALE DE LA BANQUE SCOTIA EN DOLLARS CANADIENS en sa possession. Cependant, ce dernier a été contacté par écrit et nous lui avons demandé d arrêter d utiliser la CARTE COMMERCIALE DE LA BANQUE SCOTIA EN DOLLARS CANADIENS et de nous la renvoyer. Une copie de la lettre envoyée au titulaire de la Carte est jointe à la présente. Pour de plus amples renseignements, vous pouvez me joindre au. (Numéro de téléphone/de télécopieur) Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. Signature Titre (doit être un dirigeant désigné) Note : Cette lettre doit être envoyée à la Banque Scotia dans les deux jours ouvrables suivant la date de l avis de cessation d emploi.

7 Modèle de lettre 2 (Ancien employé et employé actuel) Déclaration sous serment d exonération CARTE COMMERCIALE DE LA BANQUE SCOTIA EN DOLLARS CANADIENS ASSURANCE EXONÉRATION DE RESPONSABILITÉ Date Nom Entreprise Centre de carte Visa commerciale (Nom de l institution financière) Objet : Demande d exonération des dépenses couvertes par la police Numéro de compte Nom du titulaire de la Carte Numéro de la demande de règlement (attribué par l assureur) À l attention du représentant de la Banque Scotia, Eu égard aux dispositions de la police mentionnée en objet, je certifie que le titulaire de la Carte susnommé qui quitte son emploi en date du _ a utilisé sa CARTE COMMERCIALE DE LA BANQUE SCOTIA EN DOLLARS CANADIENS pour effectuer des dépenses ou des avances de fonds non autorisées d un montant total de $ dont notre société n a tiré aucun avantage. Vous trouverez ci-joint la liste des dépenses que nous avons découvertes jusqu à maintenant (joignez une copie des relevés du titulaire de la Carte et indiquez lesquelles sont des dépenses non autorisées). Nous demandons l exonération de ces dépenses conformément à la police mentionnée en objet. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. Signature Signature du témoin (doit être un dirigeant désigné) Titre Titre du témoin (doit être un dirigeant désigné) Note : Cette lettre doit être envoyée à la Banque Scotia dans les 30 jours suivant la date de l avis de cessation d emploi.

8 Modèle de lettre 3 (Ancien employé et employé actuel) Avis écrit à l employé concernant l annulation de la Carte CARTE COMMERCIALE DE LA BANQUE SCOTIA EN DOLLARS CANADIENS ASSURANCE EXONÉRATION DE RESPONSABILITÉ Date Nom Entreprise Nom de l employé résidentielle Madame, Monsieur, La présente est pour vous informer que nous avons annulé votre CARTE COMMERCIALE DE LA BANQUE SCOTIA EN DOLLARS CANADIENS et que vous n avez plus le droit de l utiliser puisque vous n êtes plus un employé de notre entreprise. Nous vous demandons donc d arrêter immédiatement d utiliser cette carte et de nous la renvoyer si ce n est déjà fait. Si la BANQUE SCOTIA vous a envoyé directement une facture, vous devez immédiatement payer les dépenses qui figurent encore sur le compte de cette carte. Merci de votre coopération. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. (Signataire autorisé)