Règlement financier LEX 5.1.1

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1 Règlement financier LEX 5.. Version.5 du 6 février 05

2 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 TABLE DES MATIERES CHAPITRE CHAMP D APPLICATION ET PRINCIPES... 5 Article Champ d application... 5 Article Principes... 5 CHAPITRE STRUCTURE FINANCIERE, NORMES COMPTABLES ET RESPONSABILITES... 6 SECTION STRUCTURE FINANCIERE DE L EPFL... 6 Article Structure financière... 6 Article Fonds... 7 SECTION COMPTABILITE ET NORMES COMPTABLES EPFL... 7 Article 5 Comptabilité... 7 Article 6 Normes comptables de l EPFL... 7 SECTION RESPONSABILITES... 7 Article 7 Direction de l EPFL (niveau )... 7 Article 8 Vice-présidents et doyens de facultés (niveau )... 7 Article 9 Responsables d unités (niveau et )... 8 CHAPITRE FINANCEMENT DE L EPFL... 8 Article 0 Origine des ressources financières... 8 Article Budget annuel... 9 Article Contribution financière de tiers... 9 CHAPITRE PLANIFICATION, BUDGET ET CONTROLE... Article Planification financière pluriannuelle... Article Préparation du projet de budget annuel... Article 5 Approbation et allocation du budget annuel... Article 6 Fonds budgétaires... Article 7 Fonds pluriannuels... Article 8 Bouclement mensuel et contrôle budgétaire... Article 9 Rapport financier à la Direction de l EPFL... Article 0 Statistiques financières... CHAPITRE 5 FONDS DE TIERS... Article Principes... Article Engagement de personnel sur fonds de tiers... Article Types de fonds de tiers... Article Fonds projet... Article 5 Fonds désigné... Article 6 Fonds réservé... Article 7 Fonds «réserve stratégique»... Article 8 Rapports financiers des fonds de tiers... CHAPITRE 6 TRANSACTIONS COMPTABLES... Article 9 Service financier... Article 0 Contrôle de conformité des factures de fournisseurs... Article Corrections d écritures... Article Demande d extourne de salaire... 5 Article Demande de transfert interne d un fonds à un autre... 5 CHAPITRE 7 DROITS DE SIGNATURES ET CONTRATS...5 Version.5 /

3 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 SECTION DROITS DE SIGNATURE EN GENERAL... 5 Article Champ d application... 5 Article 5 Principe et responsabilité... 5 Article 6 Délégation et procuration... 5 Article 7 Registre des signatures... 6 Article 8 Validation électronique... 6 Article 9 Conflits d intérêt... 6 SECTION GENERALITES SUR LES CONTRATS... 6 Article 0 Définition, forme et signature... 6 Article Archivage électronique des contrats... 6 SECTION DROITS DE SIGNATURES LIES A DES REVENUS... 7 Article Droits de signatures pour les contrats de subsides... 7 Article Droits de signatures pour les contrats de recherche ou de services et les licences... 7 Article Droits de signatures pour les contrats de donation, de legs et de sponsoring... 7 Article 5 Contrats établis par les sociétés simples liées à l EPFL... 7 SECTION DROITS DE SIGNATURES LIES A DES DEPENSES... 7 Article 6 Droits de signatures RH... 7 Article 7 Droits de signatures pour les contrats commerciaux... 7 Article 8 Droits de signatures pour le remboursement des frais professionnels... 8 SECTION 5 DROITS DE SIGNATURES PARTICULIERS... 8 Article 9 Droits de signatures pour les transactions internes... 8 Article 50 Etablissement de contrats de bail... 8 Article 5 Contrat interinstitutionnel... 8 Article 5 Contrats de prêt (financier)... 9 Article 5 Droits de signature en cas de risque de conflit d intérêts... 9 Article 5 Droits de signatures sur les comptes bancaires et postaux... 9 Article 55 Droits de signatures particuliers... 9 Article 56 Dérogations... 9 CHAPITRE 8 FACTURATION, RECOUVREMENT & TVA...0 Article 57 Généralités... 0 Article 58 Tarifs et overhead... 0 Article 59 Système et délais... 0 Article 60 Edition et envoi des factures... 0 Article 6 Taxe sur la valeur ajoutée (TVA)... Article 6 Conditions de paiement... Article 6 Imputation comptable des revenus... Article 6 Rappels et procédures de recouvrement... CHAPITRE 9 GESTION DE LA TRESORERIE ET DES CAISSES... SECTION TRESORERIE... Article 65 Objet... Article 66 Comité de placement... SECTION GESTION DES CAISSES... Article 67 Petite caisse d unité... SECTION CARTES DE CREDIT... Article 68 Cartes de crédit nominatives... Article 69 Cartes de crédit d achat... Article 70 Carte logée pour les voyages professionnels... CHAPITRE 0 CONTROLLING ET CONTROLE INTERNE... SECTION CONTROLLING... Version.5 /

4 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Article 7 Principes généraux... Article 7 Contrôle mensuel des fonds par le responsable d unité... Article 7 Contrôle semestriel des fonds par le responsable d unité... Article 7 Contrôle mensuel des fonds en déficit par le Service financier... Article 75 Accès aux données financières... Article 76 Archivage... Article 77 Registre des décisions... SECTION CONTROLE INTERNE... Article 78 Système de contrôle interne (SCI)... CHAPITRE ORGANES DE REVISION ET DE CONTROLE...5 Article 79 Contrôle fédéral des finances... 5 Article 80 Audit interne du CEPF... 5 Article 8 Comité de coordination des audits... 5 CHAPITRE FERMETURE D UNITE...5 Article 8 Planification du départ à la retraite d un responsable d unité de recherche... 5 Article 8 Solde des fonds, retrait de ressources... 6 Article 8 Droit de disposer des fonds... 6 Article 85 Changement du responsable d une unité... 6 Article 86 Révision... 6 CHAPITRE DISPOSITIONS FINALES...6 Article 87 Sanctions... 6 Article 88 Dispositions transitoires... 6 Article 89 Dispositions légales... 7 Article 90 Abrogation des dispositions antérieures... 7 CHAPITRE ENTREE EN VIGUEUR...7 Article 9 Entrée en vigueur... 7 LEXIQUE DES ABREVIATIONS ET GLOSSAIRE...8 ANNEXE : TAUX DE PRELEVEMENT ET REPARTITION DES OVERHEADS... Version.5 /

5 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Le Président de l EPFL, conformément à l Ordonnance sur l organisation de l Ecole polytechnique fédérale de Lausanne du er mars 00, arrête : Chapitre Champ d application et principes Article Champ d application Le Règlement financier ci-après «Règlement» régit la gestion et l utilisation des ressources financières de l EPFL, quelles qu en soient la source. Il s applique à l ensemble des collaborateurs de l Ecole polytechnique fédérale de Lausanne, ci-après, EPFL. L ensemble des textes légaux applicables à l EPFL et référencés dans ce document est disponible sur le site polylex.epfl.ch. Article Principes Dans sa gestion financière, l EPFL agit dans le respect des principes suivants : a. assurer que les règles et dispositions légales sont suivies ; b. garantir que toutes les transactions de même nature obéissent aux mêmes règles ; c. gérer les ressources financières de façon économe, efficace, durable et transparente. LEX.. Ordonnance sur l organisation de l EPFL. Dans le présent document, le masculin générique désigne aussi bien les femmes que les hommes. Recueil électronique des lois, ordonnances, règlements et directives de l'epfl (acronyme : LEX suivi d un numéro unique). Transparent signifie qu il faut être en mesure de pouvoir attester que les transactions reflètent bien la réalité de la situation. Version.5 5/

6 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Chapitre Section Structure financière, normes comptables et responsabilités Structure financière de l EPFL Article Structure financière La structure financière de l EPFL comprend quatre niveaux distincts : Niveau : Niveau : Niveau : Niveau 7 : EPFL Présidence et Vice-présidence, faculté 5, collège, entités transdisciplinaires, antennes et institut interfacultaire 6 Institut, centre, section, domaine, plateforme technologique, autre Laboratoire, chaire, groupe, service, atelier, autre dénomination d unité Structure financière EPFL CF niveau CF niveau CF niveau CF niveau Fonds EPFL Présidence Institut / Domaine Service / Structure administrative Fonds Vice-présidence Décanat et services généraux Laboratoire / Chaire Faculté Collège Section Groupe scientifique Entités transdisciplinaires Plateforme technologique Atelier Institut Interfacultaire (note 6) Centre / Leading House Autre dénomination d unité Figure - tableau de la structure financière de l'epfl 5 Dans le présent document, le terme de «faculté» comprend les collèges et le terme «doyens», également les «directeurs» de «collège» par extension. 6 Un institut interfacultaire est transversal et représentatif d'un état de collaborations. Il est composé de plusieurs unités en provenance de facultés différentes. 7 Note : ce niveau est appelé centre financier ou unité dans ce Règlement. Version.5 6/

7 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Article Fonds Toutes les ressources financières de l EPFL sont gérées aux moyens de fonds. Chaque fonds est rattaché à un centre financier de niveau. Section Comptabilité et normes comptables EPFL Article 5 Comptabilité L EPFL tient une comptabilité budgétaire, financière et analytique. 8 Article 6 Normes comptables de l EPFL Les normes comptables de la comptabilité financière sont définies dans le manuel comptable du domaine des EPF. Ces normes comprennent les règles comptables propres à une comptabilité financière, ainsi que la structure du plan comptable commun au domaine des EPF. Ces normes précisent le traitement des transactions comptables, les règles de bouclement et de présentation des comptes annuels. Les comptes annuels du domaine des EPF se composent des documents suivants : a. comptes de résultats ; b. comptes d investissement ; c. comptes de capital (bilan) ; d. comptes des flux de fonds. 5 Les comptes annuels consolidés pour le domaine des EPF sont publiés en annexe des comptes de la Confédération. Section Responsabilités Article 7 Direction de l EPFL (niveau ) Les responsabilités du Président et de la Direction de l EPFL (ci-après «la Direction») sont définies dans l Ordonnance sur l organisation de l EPFL. 9 Article 8 Vice-présidents et doyens de facultés (niveau ) Chaque vice-président et doyen de faculté est responsable de la gestion et du contrôle de l ensemble des moyens financiers octroyés à sa vice-présidence, respectivement à sa faculté. 8 Pour la définition des termes utilisés, voir le glossaire 9 LEX.. Ordonnance sur l organisation de l EPFL. Version.5 7/

8 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 La responsabilité de la gestion et du contrôle des moyens financiers concerne les domaines suivants : - répartition des moyens budgétaires ; - utilisation efficiente des moyens ; - préparation des demandes de moyens pour des financements complémentaires ; - contrôle régulier des fonds budgétaires ; - contrôle de l état des fonds de tiers ; - intervention en cas de dépassement 0 de budget ou d un éventuel découvert ou déficit sur un fonds de tiers. Article 9 Responsables d unités (niveau et ) Tout responsable d unité est responsable de la gestion et du contrôle de l ensemble des moyens financiers attribués à son unité. La responsabilité de la gestion et du contrôle des moyens financiers concerne les domaines suivants : - demande et suivi des moyens budgétaires conformément aux objectifs stratégiques de l EPFL ; - préparation des demandes de moyens pour des financements complémentaires ; - utilisation efficiente des moyens attribués à l unité ; - contrôle régulier des fonds budgétaires de l unité (niveau ) ; - contrôle régulier de l état des fonds de tiers de l unité (niveau ) ; - intervention pour remédier à tout dépassement de budget ou d un éventuel découvert ou déficit sur un fonds de tiers. Chapitre Financement de l EPFL Article 0 Origine des ressources financières Le financement de l EPFL comprend : - la contribution financière de la Confédération ; - les autres revenus (écolages, vente de services, revenus financiers ) ; - les financements de tiers (voir Art. ci-après). Les moyens financiers annuels sont accordés par la Confédération au Domaine des écoles polytechniques fédérales (ci-après, le Domaine des EPF), sur la base d un contrat de prestations couvrant une période de quatre ans. Le Domaine des EPF passe des contrats d objectifs avec les EPF et les établissements de recherche et répartit la contribution financière. 0 Par dépassement, on entend découvert ou déficit sur fonds de tiers ou un découvert budgétaire : - Découvert = dépassement temporaire sur un fonds de tiers ; - Déficit = dépassement définitif sur un fonds de tiers ; - Découvert budgétaire = dépassement de budget. LEX.0. Art. a de la de la Loi fédérale sur les écoles polytechniques fédérales (Loi sur les EPF). Version.5 8/

9 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Article Budget annuel Le budget annuel comprend le financement de base et le financement complémentaire. Le financement de base comprend les enveloppes de fonctionnement, les enveloppes salaires et l enveloppe des charges sociales. Le financement complémentaire comprend les fonds pour les équipements scientifiques et les crédits d installation, ainsi que pour les équipements IT et logiciels. Article Contribution financière de tiers Les financements de tiers proviennent des principales sources de financement ci-après : - subsides de recherche (financement provenant d'organismes de soutien à la recherche finançant des travaux ou projets de recherche, sans exigence de propriété sur le résultat de la recherche) ; - contrats de recherche ou de services avec des entreprises (généralement avec droits de propriété intellectuelle) ; 5 - autres (financement ne faisant pas partie de l une ou l'autre des catégories susmentionnées). 6 Voir également le chapitre 5 - Fonds de tiers. Un aperçu des possibilités de financement de la recherche à l EPFL figure sur le site Par exemple : Fonds national suisse de la recherche scientifique (FNS), Commission pour la technologie et l innovation (CTI), CEPF / CUS, offices fédéraux, fondations, programmes cadre de la Commission européenne, programmes nationaux et internationaux. 5 Voir LEX.. Art. de la Directive de l EPFL sur les subsides, les contrats de recherche et le transfert de technologies (DSCRTT). 6 Par exemple : donations ou sponsoring ; contrats de licence. Version.5 9/

10 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Origine des ressources - périmètre EPFL Confédération Suisse Tiers Mandat de prestations de la Confédération, incl PPE Secteur public Privé not for profit Entreprises commerciales OFCL (bâtiments, infrastructures) Autres revenus CEPF CH FNS / PRN CTI / KTI CEPF / CUS Non-CH Programmes-cadres Commission de la recherche UE Autres Fondations - recherche - service Personnes physiques Donations, sponsoring Contrats de recherche Contrats de service Industrial Grants Convention d objectifs de l EPFL Offices publics CTI part industrielle EPFL - annuel EPFL - pluriannuel Fonds budgétaires Fonds pluriannuels Présidence / VP / Facultés / Collèges Instituts / Sections / Centres... Financement complémentaire Equipements IT et logiciels Equipements scientifiques Crédits* d installation Autres Centre Financier / Unité Figure - tableau des sources de financement de l'epfl * Les fonds d équipements scientifiques liés aux crédits d installation sont pluriannuels, bien que provenant du financement complémentaire. Version.5 0/

11 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Chapitre Planification, budget et contrôle Article Planification financière pluriannuelle Sur la base des objectifs stratégiques de l EPFL, les Vice-présidents pour les ressources et infrastructures et pour les affaires académiques établissent conjointement la planification financière pluriannuelle. La planification financière pluriannuelle est ensuite soumise à la Direction. Article Préparation du projet de budget annuel Le processus de préparation du budget annuel est décrit au niveau du SCI. Dans le cadre du processus budgétaire actuel de l EPFL, seules sont prises en compte les ressources budgétaires provenant de la contribution financière de base de la Confédération allouée par le CEPF, ainsi que les recettes et taxes directement encaissées par l EPFL. Article 5 Approbation et allocation du budget annuel La Direction approuve le budget et le Président alloue aux vice-présidents et doyens de faculté leur financement de base sous forme d enveloppes. 7 Les vice-présidents et doyens de faculté allouent le financement aux unités qui leur sont subordonnées. L allocation de budget nécessite la forme écrite. Dans le cadre des enveloppes qui leur sont attribuées, les vice-présidents allouent en cours d année des financements complémentaires aux unités. Article 6 Fonds budgétaires Les enveloppes sont réparties sur des fonds budgétaires. Les fonds budgétaires sont liés à la structure de l EPFL et assignés soit directement au responsable de l unité soit à un responsable de fonds. L ouverture d un nouveau fonds budgétaire par le SF est liée à l octroi d un budget de dépenses. Tout transfert touchant à l enveloppe A doit comprendre le taux technique retenu au titre des charges sociales (enveloppe D). 7 Soit les enveloppes budgétaires suivantes : - Enveloppes salariales (financement de base Env. A+D) : ces enveloppes couvrent les coûts salariaux, y compris toutes charges sociales, pour le personnel régulier sous contrat de durée indéterminée ou à durée déterminée ; - Enveloppe de fonctionnement (financement de base Env. B) : cette enveloppe couvre les charges d exploitation (matériel, frais généraux, prestations de tiers, etc.), les frais de voyages, le remplacement ou l acquisition de nouveaux biens d investissement et l achat de matériel informatique, logiciels et autres prestations informatiques. Elle sert aussi au financement des salaires y.c. charges sociales du personnel temporaire (AE/AC et PI/HA) et des compléments de salaire pour les doctorants engagés sur un projet financé par le Fonds national (FNS) ; - Autres enveloppes : - Autres salaires : Env. C - Services centraux : Env. E - Projets de formation : Env. F - Projets de recherche (et fonds d installation) : Env. G - Recettes : Env. R. Version.5 /

12 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 5 Lors du bouclement annuel, le solde d un fonds budgétaire n est pas reporté sur l année suivante. Article 7 Fonds pluriannuels Les fonds pluriannuels sont alimentés par la contribution financière de la Confédération, soit par le budget de l EPFL ou soit par le budget des autres institutions du domaine des EPF (CEPF compris). Le solde d un fonds pluriannuel est reportable d un exercice à l autre. L octroi est effectué pour une période de mois, pour autant qu il provienne du budget de l EPFL. Les octrois provenant des autres institutions du domaine des EPF peuvent être plus longs. Les fonds pluriannuels comportent une date de début et de fin. 5 A l échéance, un solde positif est restitué et un solde négatif est compensé par les ressources de l unité. 6 Les transferts sur des fonds pluriannuels ne peuvent être décidés que par la Présidence et les Vice-présidences. Le Président tranche en cas de litige. Article 8 Bouclement mensuel et contrôle budgétaire Les comptes de l EPFL sont clôturés mensuellement. 8 Un contrôle budgétaire de l ensemble des fonds de l EPFL est réalisé par le Service financier pour l EPFL et par les responsables finances et controlling pour les facultés et viceprésidences. Article 9 Rapport financier à la Direction de l EPFL Un rapport financier comprenant le contrôle budgétaire, l état des fonds de tiers et des participations est préparé et soumis sur une base trimestrielle par le Vice-président pour les ressources et infrastructures à la Direction. Article 0 Statistiques financières La Vice-présidence pour les ressources et infrastructures est responsable de tenir et de fournir les statistiques financières de l EPFL, y compris celles requises par des organes fédéraux. Ces statistiques financières sont régulièrement mises à disposition de la Direction. Chapitre 5 Fonds de tiers Article Principes Les fonds de tiers sont liés à des projets ou activités et permettent la gestion comptable des contributions financières de tiers. Les fonds de tiers sont ouverts pour une durée limitée définie par l activité du projet. Le responsable d unité est responsable de tout solde négatif des fonds qu il gère, et le compense avec le fonds réservé. 8 La clôture des comptes de l EPFL intervient vers le 0 du mois suivant. Une fois les comptes clôturés, les rapports financiers pour la période sont figés. Toute demande d extourne ou de correction d écriture est imputée sur la période suivante. Version.5 /

13 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Le chef du service financier est habilité à procéder à la clôture d un fonds projet, si nécessaire. Article Engagement de personnel sur fonds de tiers L engagement de personnel avec contrat de durée déterminée sur un fonds de tiers doit concilier budget et échéance relatifs au dit fonds. Toute exception est du ressort du chef de personnel, qui décide conformément au Règlement de compétences RH. 9 Article Types de fonds de tiers Chaque unité dispose de fonds projets, de fonds désignés 0 et d un fonds réservé. Article Fonds projet Un fonds projet est ouvert par le Service financier sur la base d un contrat de plus de CHF et d une demande du Research Office (subsides de recherche), de l Office de transfert de technologies (contrats de recherche) ou du General Counsel (contrats de sponsoring, de donation, legs). Chaque contrat est préalablement enregistré dans l une des bases de données de gestion des contrats. Le fonds projet est clôturé lorsque la date de fin du contrat est atteinte. Cette action intervient en principe mois après l échéance, ou au plus tard après le versement final du bailleur de fonds. Tout déficit ou excédent sur le fonds projet est compensé par le fonds réservé de l unité. 5 Le Service financier peut prolonger la durée du fonds sur la base d un contrat (ou avenant) valable, accompagné d une demande selon l alinéa. 6 Le responsable d unité doit se conformer aux règles de gestion spécifiques définies dans le contrat par le bailleur de fonds, le donateur ou le sponsor. Article 5 Fonds désigné Un fonds désigné enregistre des recettes et dépenses qui ne sont pas financées par un fonds projet. Un fonds désigné est alimenté par le fonds réservé ou par des recettes de contrats de recherche ou de services inférieures à CHF Les dépenses nettes sont couvertes semestriellement par le fonds réservé. Article 6 Fonds réservé Tout solde issu d un fonds projet arrivé à échéance et ne devant pas être rétrocédé au bailleur de fonds est transféré sur le fonds réservé de l unité. Le solde du fonds réservé est à affecter à des activités d enseignement et de recherche. Il peut également être utilisé pour compenser des déficits sur d autres fonds. 9 LEX.6. Règlement de compétences RH (RCRH) 0 Par fonds désigné on comprend les fonds mandats divers ou collaborations diverses. Grants DB ou Polycontrat. LEX.. DSCRTT Art. 5 al Version.5 /

14 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Le fonds réservé n enregistre que des transferts internes lié à l overhead ou en relation avec des excédents ou découverts d autres fonds. Article 7 Fonds «réserve stratégique» La Direction gère un fonds «réserve stratégique». Toute demande de financement par ce fonds doit être soumise au Vice-président pour les ressources et infrastructures et fait l objet d une décision de Direction. Article 8 Rapports financiers des fonds de tiers Les rapports financiers se basent sur la comptabilité. L unité chargée d établir le rapport financier se base sur la structure du reporting et les règles édictées par les bailleurs de fonds. Le responsable d unité approuve les rapports financiers qui lui sont soumis. Ces rapports financiers sont archivés par le Service financier dans la base Grants DB. Chapitre 6 Transactions comptables Article 9 Service financier Le Service financier garantit la bonne application des règles comptables de l EPFL. Le Service financier contrôle l exactitude des opérations conformément aux principes édictés dans ce Règlement. Le Service financier appuie les unités dans la gestion financière de leurs fonds. Article 0 Contrôle de conformité des factures de fournisseurs Le Service financier contrôle que les signatures apposées sur les factures soient conformes au registre des signatures. 5 Article Corrections d écritures 6 Les transactions erronées 7 doivent être corrigées au plus tard 0 jours après la date de clôture mensuelle de la comptabilité. En fin d année, les corrections d écritures relatives au financement de base sont acceptées jusqu à la date de clôture annuelle (autour du 5 janvier de chaque année). Les demandes de corrections documentées, signées doivent être envoyées par le responsable du fonds au Service financier. Toute unité de saisie comptable décentralisée applique les règles émises par le Service financier. Les transactions comptables comprennent notamment le traitement des factures fournisseurs et débiteurs, les demandes de remboursement des frais, la préparation des paiements, l enregistrement des versements des débiteurs ainsi que toutes les transactions liées à la trésorerie, aux ajustements liés au bouclement périodique et le reporting mensuel. 5 L enregistrement d une commande génère un numéro de commande qui doit être renseigné sur la facture afin de solder l engagement. Une demande de voyage génère un numéro de voyage qui figure sur la demande de remboursement de frais. Les factures liées à un voyage doivent comporter le numéro de voyage. 6 Une correction d écriture concerne une modification d une transaction comptable autre que salaire. 7 Une transaction erronée peut être soit un texte erroné de la pièce, soit une erreur d imputation (mauvais fonds, mauvais compte budgétaire, double comptabilisation, etc.). Version.5 /

15 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Article Demande d extourne de salaire Une demande d extourne peut concerner un salaire débité d un fonds erroné ou un salaire devant faire l objet d un changement de financement total ou partiel. Le responsable d unité transmet une demande d extourne de salaire signée au Chef de personnel de sa vice-présidence ou faculté dans les 60 jours suivant la clôture mensuelle. Toute demande d extourne doit être conforme aux règles du bailleur de fonds. 8 Article Demande de transfert interne d un fonds à un autre Une demande de transfert interne entre deux fonds 9 doit être signée par le responsable d unité et transmise au Service financier. Chapitre 7 Section Droits de signatures et contrats Droits de signature en général Article Champ d application Ce chapitre règle le droit de signature des collaborateurs de l EPFL, ainsi que les exigences en matière de signature pour les transactions entraînant des obligations financières de l EPFL envers des tiers ou en interne (p. ex. extournes). Sous réserve des exigences minimales fixées dans le présent règlement, les responsables d'unités peuvent imposer, dans le cadre de leur unité, des règles plus strictes en matière de droits de signature. Article 5 Principe et responsabilité Le responsable d unité de niveau dispose automatiquement d un droit de signature de CHF 50'000. Le responsable d un fonds, lorsqu il ne s agit pas du responsable d unité, est, par défaut, au bénéfice d une procuration (de CHF 5'000) sur ce fonds. Par sa signature, le signataire répond du contenu des documents qu il signe. Lorsqu un responsable d unité accorde une délégation ou une procuration, il reste néanmoins responsable de l état financier de son unité. Article 6 Délégation et procuration 0 La délégation consiste à accorder, pour une unité de niveau, un droit de signature de CHF 5'000 ou exceptionnellement de CHF 50'000. Toute dérogation doit être traitée conformément à l art. 56 de ce règlement. Une personne au moins par unité (en principe le gestionnaire d unité), devra disposer d une délégation. La procuration permet d autoriser le droit de signer sur un fonds déterminé à CHF 5' En cas de doute, le Research Office peut renseigner. 9 Par exemple pour solder un fonds. 0 - Délégation : la personne a le pouvoir d agir sur sa propre responsabilité. - Procuration : une personne donne à une autre le pouvoir d agir en son nom. Version.5 5/

16 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Article 7 Registre des signatures Le General Counsel gère l ensemble des registres de signatures (mentionné ci-après : «registre de signature») dans une base de données qui contient les spécimens de signatures de tous les responsables d unités, des délégués d unités, des responsables de fonds et des bénéficiaires de procurations. Toute personne autorisée à engager l EPFL doit être enregistrée dans le registre des signatures et faire partie du personnel EPFL. Toute modification à apporter au registre des signatures doit être transmise au responsable finances et controlling de sa vice-présidence ou faculté. Le General Counsel valide les droits d accès au registre. Article 8 Validation électronique Tout processus de validation électronique doit se conformer au registre. Article 9 Conflits d intérêt Le collaborateur informe son supérieur direct ou suit la voie hiérarchique en cas de doute relatif à un conflit d intérêt lié à une transaction financière, conformément au Règlement concernant la procédure lors de l acquisition de biens et services face à un risque de conflit d intérêts. De ce fait, l employé ne doit ni accepter, ni solliciter ou se faire promettre des dons ou autres avantages pour lui-même ou pour d autres personnes dans l exercice d activités procédant du contrat de travail. Section Généralités sur les contrats Article 0 Définition, forme et signature Un contrat naît d un engagement volontaire, qui lie au moins deux parties et qui porte sur une prestation et un prix. Les contrats d un montant supérieur à CHF 500 nécessitent la forme écrite. Une double signature est requise pour tous les contrats dont le montant dépasse CHF La responsabilité de la deuxième signature dépend du type de contrat et du montant, conformément aux sections et. Article Archivage électronique des contrats Après signature, les contrats sont à saisir dans les bases de données dédiées (GrantsDB, Polycontrat ou SAP). LEX 5.8. Procédure en cas de conflit d intérêts lors de l acquisition de biens et services. LEX..0. LPers, Art. al. A l exception des contrats de subsides. Version.5 6/

17 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Section Droits de signatures liés à des revenus Article Droits de signatures pour les contrats de subsides Le Research Office, en tant que titulaire de la signature institutionnelle, signe tous les contrats liés à des subsides de recherche, conformément à la DSCRTT. Le responsable de fonds prépare et signe les appels de fonds conformément au contrat. Article Droits de signatures pour les contrats de recherche ou de services et les licences L Office de transfert de technologies (ci-après TTO) cosigne avec le responsable de l unité concernée les contrats de recherche ou de services, ainsi que les contrats de licence conformément à la DSCRTT 5. Le TTO assure le suivi du paiement des redevances provenant des contrats de licence et des demandes de versement de telles redevances. Article Droits de signatures pour les contrats de donation, de legs et de sponsoring La Direction approuve tout contrat de donation, de legs ou de sponsoring d un montant supérieur à CHF Le Président signe les contrats de donation, de legs ou de sponsoring d un montant supérieur à CHF après approbation par la Direction. Article 5 Contrats établis par les sociétés simples liées à l EPFL Les sociétés simples précisent leurs règles de signatures dans un document «principes de gestion» tout en se basant sur les règles établies dans ce document. Section Droits de signatures liés à des dépenses Article 6 Droits de signatures RH Les droits de signatures liés aux contrats RH sont précisés dans le Règlement de compétences RH. 6 Article 7 Droits de signatures pour les contrats commerciaux Les compétences concernant la deuxième signature dépendent du montant et du type de dépense conformément au tableau ci-après : LEX.. Directive de l EPFL concernant les subsides, les contrats de recherche et le transfert de technologies (DSCRTT). 5 Pour les contrats dont le montant est inférieur à CHF 50'000, l Art. 9 al de la DSCRTT s applique. 6 LEX.6. Règlement de compétences Ressources Humaines (RCRH). Version.5 7/

18 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Type de contrat / montant du contrat: Contrat d achat de biens ou de services Contrat d abonnement à des périodiques et bases de données, d acquisition de documents électroniques ou de licences d accès aux moyens électroniques d information Contrat d achat de mobilier dès le er CHF Centre d'achat SISB Centre d'achat DII dès 50'000 dès 00'000 dès 500'000 dès '000'000 Responsable niveau ou plus Doyen ou VP (niveau ) Président (niveau ) Validation par le CEPF Contrat d'achat traité (prévalidé) par la DABS ou le CA DII Article 8 Droits de signatures pour le remboursement des frais professionnels La Directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais règle les détails concernant le remboursement de ces frais. 7 Toute demande de remboursement de frais doit être signée 8 par le bénéficiaire du remboursement et par le responsable d unité. Dans le cas où le bénéficiaire du remboursement est également le responsable de l unité, la signature du supérieur hiérarchique est requise. Pour le remboursement des frais professionnels des doyens, la seconde signature est assurée par le Vice-président pour les affaires académiques. 5 Pour le remboursement des frais professionnels des vice-présidents et du Président, la seconde signature est assurée par le General Counsel. 6 Pour le remboursement des frais professionnels du General Counsel, la seconde signature est assurée par le Secrétaire général. Section 5 Droits de signatures particuliers Article 9 Droits de signatures pour les transactions internes Les opérations financières internes à l EPFL ne nécessitent qu une signature, soit celle du responsable d unité à l origine de la transaction ou de son délégué, conformément à l art.6. Article 50 Etablissement de contrats de bail Les contrats de bail sont traités par la VPRI. 9 Article 5 Contrat interinstitutionnel Il s agit d un contrat signé entre l EPFL et une autre institution académique. La signature de ces contrats est de la responsabilité de la Direction. 0 7 LEX 5.6. Directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais. 8 Par sa signature, le responsable d'unité ou son délégué atteste la nécessité économique de ces frais dans l intérêt de l EPFL et leur conformité par rapport au budget et aux justificatifs présentés. 9 Voir également LEX Directive immobilière du domaine des EPF, Art Voir LEX.. DSCRTT, Art.7 al. Version.5 8/

19 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Article 5 Contrats de prêt (financier) Le Président de l EPFL ainsi qu un vice-président signent conjointement tout contrat de prêt financier. Article 5 Droits de signature en cas de risque de conflit d intérêts Pour toute acquisition de biens ou de services en cas de risque de conflit d intérêt (p. ex. auprès d une spin-off / start-up liée à l unité), la procédure et les droits de signature sont réglés dans le Règlement adopté par la Direction à ce sujet. Pour tout autre contrat entre une unité et une spin-off / start-up dans laquelle le responsable d unité a des intérêts ou exerce une activité, la seconde signature du doyen est requise. Article 5 Droits de signatures sur les comptes bancaires et postaux Tous les comptes bancaires et postaux sont ouverts au nom de l EPFL. Ces comptes sont gérés par le Service financier, qui représente l EPFL vis-à-vis des banques et de Postfinance. Les signatures sur ces comptes sont collectives à deux, quel qu en soit le montant. Article 55 Droits de signatures particuliers Le Président peut accorder une délégation de signature aux vice-présidents ou au General Counsel pour des dossiers liés à un domaine particulier. Tout secrétaire général adjoint ou délégué de vice-présidence bénéficie d un droit de cosigner des engagements financiers jusqu à CHF Tout responsable finance et controlling de faculté, vice-présidence ou entité transdisciplinaire bénéficie d un droit de cosigner des engagements financiers jusqu à CHF 50'000. Article 56 Dérogations Le General Counsel et le délégué VPRI valident les signatures individuelles en dérogation aux présentes règles. Les autorisations particulières sont enregistrées dans le registre des signatures. LEX 5.8. Règlement concernant la procédure à suivre lors de l'acquisition de biens et services face à un risque de conflit d'intérêts. LEX.. Directive concernant la gestion des conflits d intérêts. Version.5 9/

20 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Chapitre 8 Facturation, recouvrement & TVA Article 57 Généralités Toutes les prestations (biens et services) livrées ou mises à disposition par l EPFL à des tiers doivent faire l objet d une facturation selon les directives édictées par le Service financier. L EPFL prélève des émoluments pour ses prestations, notamment les finances de cours et indemnités pour l utilisation de ses infrastructures. Les prestations de services, redevances de licences, rendements des actifs et autres activités génèrent des revenus pour l EPFL. Les revenus et émoluments de l EPFL doivent être versés exclusivement sur un compte bancaire ou postal au nom de l EPFL. Article 58 Tarifs et overhead Pour les biens et services vendus à des tiers, les tarifs appliqués doivent être conformes à ceux pratiqués sur le marché et conformes aux usages commerciaux. Toute prestation facturée à un tiers comprend un overhead, à titre de contribution aux coûts indirects. Le taux d overhead applicable ainsi que la répartition interne du montant en question est précisé dans l annexe à ce règlement. A défaut de décision de l organe compétent, le taux d overhead de 60% est appliqué. 5 Lorsque l EPFL est bénéficiaire d un subside et sous-traite des tâches à une partie tierce, et sauf indication contraire, l overhead maximum octroyé par le bailleur de fonds s applique aussi sur la partie du financement affecté à la sous-traitance. 6 Lorsque, dans le cas d un contrat de recherche ou de service, le montant de sous-traitance dépasse CHF 50'000, l EPFL appliquera un overhead de 0% sur ce montant. 7 Le principe de répartition de l overhead ne s applique pas à la VPRI. Article 59 Système et délais Les prestations fournies par une unité de l EPFL doivent être facturées au plus tard 5 jours après la date de la prestation. Chaque responsable d unité doit tenir de manière permanente un état des prestations fournies et un état des factures à établir. 5 Article 60 Edition et envoi des factures Le Service financier émet les instructions concernant la procédure de facturation. Le responsable d unité doit s assurer que la facture est préparée selon les modalités du contrat ou des demandes de remboursements. Une copie des factures envoyées aux clients ou aux bailleurs de fonds doit être transmise simultanément au Service financier. LEX.0. Art. d de la Loi fédérale sur les écoles polytechniques fédérales (Loi sur les EPF). LEX.. Art. 5. Directive de l'epfl concernant les subsides, les contrats de recherche et le transfert de technologies (DSCRTT). 5 Cette information est nécessaire pour le bouclement des comptes de l EPFL. Version.5 0/

21 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Article 6 Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) L EPFL est soumise à la Loi sur la TVA. Pour toute facture émise par l EPFL, le Service financier renseigne les unités en matière de TVA et sur le taux à appliquer. Toute facture émise par l EPFL mentionne le taux de TVA appliqué et si le montant facturé inclut ou non la TVA. Article 6 Conditions de paiement Les conditions de paiement de l EPFL sont de 0 jours à partir de la date de facture. Des conditions particulières peuvent être prévues, en accord avec le Chef du Service financier. Les prix sont nets. Aucun rabais, ristourne, remise et escompte n est accordé. Article 6 Imputation comptable des revenus Le produit de prestations découlant notamment d un contrat de recherche, d un subside, d une prestation de service scientifique, d une licence ou d un transfert technologique, ainsi que de la vente de services est crédité sur un fonds de tiers de l unité. Le produit de la revente de biens de l EPFL est crédité conformément aux directives du centre d achat concerné. Le Service financier est compétent pour déterminer l imputation d un revenu. Article 6 Rappels et procédures de recouvrement Le Service financier est responsable des rappels et recouvrements. Le Service financier émet les instructions relatives aux rappels et recouvrements. La procédure de recouvrement comprend deux niveaux de rappels. Chapitre 9 Section Gestion de la trésorerie et des caisses Trésorerie Article 65 Objet La Convention de trésorerie entre le CEPF et l Administration fédérale des finances, 6 ainsi que la Directive de placement du Conseil des EPF 7 régissent : - les flux de trésorerie de la contribution financière de la Confédération ; - la façon dont les institutions du Domaine des EPF investissent leur capital ; - leur responsabilité en matière de contrôle des changes ; - la planification et la préservation des liquidités et les devoirs de reporting qui en découlent. Les règles de gestion des activités de trésorerie sont définies dans le Règlement de trésorerie. 8 6 LEX 5.7. Convention de trésorerie. 7 LEX 5.7. Directive de placement du Conseil des EPF. 8 LEX 5.7. Règlement de trésorerie. Version.5 /

22 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Article 66 Comité de placement 9 La Direction nomme un Comité de placement. Les tâches et attributions du Comité de placement sont précisées dans le règlement de trésorerie. Section Gestion des caisses Article 67 Petite caisse d unité Le responsable d une unité peut demander au Service financier une avance de caisse de CHF pour couvrir les petits frais de fonctionnement. Les transactions de caisse sont répertoriées dans un livre de caisse. Le responsable d unité 5 contrôle trimestriellement le solde de la petite caisse et vérifie si le solde correspond au montant indiqué dans le livre de caisse. Le contrôle doit être documenté, signé et archivé durant 0 ans par l unité. Section Cartes de crédit Article 68 Cartes de crédit nominatives Les cartes de crédit nominatives de l EPFL sont réservées aux membres de la Direction. Article 69 Cartes de crédit d achat Les cartes de crédit d achat sont mises à disposition des unités de l'epfl par le Service financier, afin d opérer des achats en ligne. Toute unité détentrice d une carte de crédit d achat doit s assurer que les transactions sont approuvées en tout temps et que toutes les activités de gestion de la carte sont effectuées dans les délais, conformément aux règles d utilisation. La carte de crédit d'achat n'est pas personnelle et ne comporte pas de signature. Ce moyen de paiement est destiné exclusivement aux transactions pour du matériel non inventoriable d'une valeur de moins de CHF Les centres d achats sont compétents pour décider d exceptions. 6 En cas de non-respect des règles applicables par le gestionnaire de carte de crédit, celle-ci peut être bloquée par le Service financier. 5 Article 70 Carte logée pour les voyages professionnels Le bureau de voyages officiel de l EPFL détient une carte logée, servant principalement au paiement des billets d avion et réservations d hôtel. Le fonds lié avec le numéro de voyage indiqué lors de la commande au bureau de voyages de l EPFL est automatiquement débité par un système de facturation électronique. 9 LEX 5.7. Règlement de trésorerie Art... Comité de placement. 50 Dans des cas justifiés, le Service financier peut accorder un montant supérieur. 5 Le responsable d unité peut déléguer cette tâche à un collaborateur non impliqué dans le processus. 5 LEX 5.8. Pour plus d informations, voir la Directive d achat et d inventaire. 5 LEX 5.. Directive sur l utilisation des cartes de crédit d achat à l EPFL. Version.5 /

23 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Chapitre 0 Controlling et contrôle interne Section Controlling Article 7 Principes généraux Le responsable d unité s assure que les compétences et processus financiers soient clairement établis et connus de l ensemble du personnel de son unité. Le responsable d unité vérifie que toutes les transactions financières soient documentées et archivées. Le responsable finances et controlling, ainsi que le chef de personnel de la vice-présidence ou de la faculté concernée appuient le responsable d unité dans cette activité. Article 7 Contrôle mensuel des fonds par le responsable d unité Le responsable d unité est tenu à un contrôle de la gestion des fonds qui lui sont confiés. Il doit vérifier mensuellement l intégralité et l exactitude des écritures comptables (recettes et dépenses) par fonds, ainsi que l état des contrats (engagement, achat, vente). Les rapports nécessaires au contrôle des fonds et des salaires de l ensemble des collaborateurs engagés sur les fonds d une unité sont disponibles via l outil «Infocentre». Tout dépassement sur un fonds doit être signalé par le responsable d unité au responsable finance et controlling de la vice-présidence ou de la faculté. Article 7 Contrôle semestriel des fonds par le responsable d unité Le responsable d unité doit valider par sa signature la liste des soldes de tous les fonds de son unité deux fois par année (juin et décembre). Ces listes signées sont archivées par l unité. Article 7 Contrôle mensuel des fonds en déficit par le Service financier Le Service financier édite une liste des fonds en déficit. Cette liste est analysée conjointement par le Service financier et les responsables finances et controlling de chaque faculté et vice-présidence. En cas de dépassement, le responsable d unité doit justifier sur demande tout solde négatif ou dépassement sur les fonds qu il gère. 5 5 En cas de solde négatif, la procédure suivante s applique : Pour le financement de base : Le responsable de l unité répond au vice-président ou au doyen auquel il est rattaché, lequel peut ordonner les mesures suivantes à son encontre : a. convocation à un entretien personnel ; b. mise en demeure écrite ; c. blocage des fonds ; d. mesures pour compenser le déficit (par un transfert d un fonds réservé) ; e. suspension des engagements de personnel (p.ex. non-renouvellement des postes arrivant à échéance) ; f. coupes budgétaires l année suivante. Pour le financement complémentaire : a. le responsable de l unité ou responsable de fonds répond au vice-président ou doyen ayant alloué les ressources ; b. en cas de dépassements sur les fonds et afin d assurer un bon usage des ressources, celui-ci peut ordonner des mesures conformément au chiffre ci-dessus, lettres a, b et d, voire la révocation de l allocation des ressources. Pour les fonds de tiers soumis à la «Directive sur les contrats de recherche» : Version.5 /

24 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Les fonds en déficit sont mentionnés dans le reporting financier mensuel distribué à la Direction. Article 75 Accès aux données financières Toute personne ayant accès aux données provenant des systèmes d information de l EPFL est soumise au devoir de discrétion, conformément aux dispositions en vigueur sur la protection des données (RS 5. Loi fédérale sur la protection des données). Le responsable d unité ainsi que le gestionnaire d unité disposent d un droit de consultation des fonds et des données du personnel de son unité. Le responsable d unité peut déléguer cet accès à d autres personnes. 55 Article 76 Archivage Toutes les pièces comptables traitées par le Service financier sont numérisées et archivées durant 0 ans. Les unités archivent durant 0 ans les relevés semestriels de l état des fonds et les relevés des petites caisses, ainsi que les décomptes de vacances. Les autres documents tels que rapports financiers, rapports de jours de travail, sont conservés par les unités et doivent également être archivés pour une durée de 0 ans. Article 77 Registre des décisions Les responsables finances et controlling des facultés archivent l ensemble des décisions financières de leur faculté dans un «Registre des décisions financières». Le document de décision doit préciser la source de financement, ainsi que le montant approuvé. Section Contrôle interne Article 78 Système de contrôle interne (SCI) Le système de contrôle interne de l EPFL (SCI) 56, encadre les risques concernant les processus de gestion ayant une incidence sur les états financiers et assure la mise en place de contrôles de conduite pour un niveau de risque acceptable. Ce système sert à garantir un déroulement conforme des opérations financières à l EPFL. Le délégué VPRI est responsable du SCI et du suivi des contrôles clés. a. le responsable de l unité et le responsable de fonds répondent au doyen de la faculté qui, en cas de dépassements sur les fonds, peut ordonner des mesures conformément au chiffre ci-dessus, lettres a, b, d et f ; b. d autres mesures convenues par écrit avec le bailleur de fonds sont en outre réservées. Le délégué VPRI informe la Direction des cas nécessitant une attention particulière via le reporting financier mensuel à la Direction. 55 Conformément aux dispositions en vigueur et indiquées sur le «formulaire de demande de droit d accès à l Infocentre» (formulaire disponible via l application «Infocentre»). 56 LEX.7. Directive du système de contrôle interne (SCI) à l EPFL. Version.5 /

25 Règlement financier LEX 5.. mars 0, état du 6 février 05 Chapitre Organes de révision et de contrôle Article 79 Contrôle fédéral des finances Le Contrôle fédéral des finances (CdF) révise les comptes de l EPFL au titre de réviseur externe du Domaine des EPF (Loi sur les EPF) 57. Il exerce la surveillance financière selon les critères de la régularité, de la légalité, et de la rentabilité (LCF Art. 5 al ) 58, notamment auprès des bénéficiaires de subventions de la Confédération (LCF Art. 8 al let. c). Article 80 Audit interne du CEPF L audit interne du CEPF est responsable de la révision interne des institutions du domaine des EPF, dont l EPFL. Article 8 Comité de coordination des audits Le Comité de coordination des audits (CCA) est chargé de la coordination de l ensemble des révisions. Son rôle et ses responsabilités sont décrits dans le Règlement d organisation du Risk Management à l EPFL. 59 La préparation et le suivi des audits mandatés par les organes de surveillance des bailleurs de fonds sont coordonnés par la Cellule d accompagnement des projets de recherche (CAP). 60 Le CCA de l EPFL peut ordonner des révisions. Chapitre Fermeture d unité Article 8 Planification du départ à la retraite d un responsable d unité de recherche Trois ans avant le départ à la retraite, le Doyen prépare un protocole de sortie. Le protocole de sortie documente la situation des ressources de l unité (financement de base, personnel administratif et technique, équipements, bureaux, projets en cours sur fonds de tiers et obligations qui en découlent, montant du fonds réservé, recettes des droits d auteur, doctorants sous la direction du professeur) et fixe les dispositions à prendre jusqu au moment du départ. Le protocole de sortie est signé par le responsable d unité et le doyen. Le doyen, en collaboration avec les Ressources humaines, le responsable finances et controlling de faculté, le responsable infrastructures ainsi que le responsable d unité concerné, est responsable de documenter la situation des ressources au moment de l établissement du protocole de sortie. 57 LEX.0. Art. 5a al de la de la Loi fédérale sur les écoles polytechniques fédérales. 58 LEX.6.0. Loi fédérale sur le Contrôle fédéral des finances (LCF). 59 LEX.. Règlement d'organisation du Risk Management à l'epfl. 60 La CAP travaille en étroite collaboration avec le responsable d unité, le responsable finance et controlling de la faculté ou viceprésidence, le personnel du Service financier et le chef de personnel concerné. Les responsables d unités doivent informer sans délai la CAP dans le cas où ils sont informés directement qu un audit va être réalisé sur l un des projets qu ils dirigent. La communication avec les réviseurs est de la compétence de la CAP. Le suivi des éventuelles recommandations d audit est supervisé par la CAP. Version.5 5/