GUIDE DE LA CODIFICATION BUDGÉTAIRE SUR LA RÉMUNÉRATION ET LES FRAIS DE DÉPLACEMENT

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1 SERVICE DES RESSOURCES FINANCIÈRES GUIDE DE LA CODIFICATION BUDGÉTAIRE SUR LA RÉMUNÉRATION ET LES FRAIS DE DÉPLACEMENT Révisé septembre 2003

2 TABLE DES MATIÈRES Introduction... 3 Formulaire SRH-003 «Paiements à versement unique ou à versements multiples»... 5 Formulaire SRH-004 «Suppléance et enseignement à la leçon»... 9 Formulaire SRH-015 «Horaire détaillé de l enseignante ou de l enseignant» Formulaire SRH-018 «Locations, prêts de locaux et vérification de fournaises» Formulaire SRH-033 Formulaire SRH-044 «Demande de remboursement de frais de déplacement et de perfectionnement» «Demande de paiement, Services contractuels, Travailleuse ou travailleur autonome»

3 Introduction Ce guide a été élaboré dans le but d aider les personnes à codifier adéquatement les différents formulaires servant à rémunérer le personnel, les contractuels (travailleurs autonomes) et à rembourser les frais de déplacement. Les instructions se limitent à décrire l utilisation de chaque formulaire ainsi que la codification budgétaire; elles vous sont présentées par formulaire. Veuillez vous référer à la Table des matières pour connaître le type de paiement que vous désirez effectuer. Tous les paiements requis par un des formulaires mentionnés dans ce guide sont traités uniquement par le Service des ressources humaines. Selon la politique en vigueur, aucun paiement de rémunération ne doit s effectuer à l intérieur des petites caisses. Une des particularités importantes dans le paiement de la rémunération et des frais de déplacement réside dans l utilisation des fonds (1 et 5). De façon générale, les règles suivantes s appliquent : Fonds 1 : lorsque le budget est décentralisé dans une unité administrative Fonds 5 : lorsque le budget est centralisé au siège social Finalement, toute rémunération relative à notre personnel doit être comptabilisée avec une nature de dépense «1xx» (ex. : 151, 153, 156 ), voir détail au verso. Les honoraires pour les services contractuels sont comptabilisés au 590. Nous croyons avoir cerné tous les cas possibles mais dans l éventualité où une omission nous aurait échappé, nous vous serions reconnaissants de nous en informer. P.S. Ce guide remplace celui daté d avril

4 Nature de dépense 100 Rémunération (extrait du Guide «Régime financier» 110 Personnel cadre, hors-cadre, directrice ou directeur d école ou de centre 120 Personnel de gérance 130 Personnel enseignant 140 Personnel professionnel 150 Personnel de soutien administratif 160 Personnel de soutien technique 170 Personnel de soutien ouvrier 190 Commissaires xx1 xx3 xx4 xx5 xx6 xx8 xx9 Salaire régulier Remplacement (personnel autre qu enseignant) Surnuméraire et surtemps (personnel autre qu enseignant) et élèves excédentaires (personnel enseignant) Primes Droits parentaux Assurance-salaire Congés de maladie monnayables 180 Personnel enseignant de suppléance 181 Lors d une absence rémunérée 184 Supplément (élèves excédentaires) 185 Surveillance (personnel autre qu enseignant) 186 Droits parentaux 187 Lors d une libération syndicale 188 Assurance-salaire 189 Congés de maladie monnayables 4

5 Formulaire SRH-003 «Paiements à versement unique ou à versements multiples» Utilisation Ce formulaire est utilisé pour différents cas de remplacement, pour du temps supplémentaire et du personnel surnuméraire autre qu enseignant. Il sert également à rémunérer l enseignement à taux horaire du secteur de la formation professionnelle et de l éducation des adultes. 1 er cas : Remplacement de personnel absent et rémunéré (personnel non-enseignant) L absence peut être pour maladie, maternité, vacances ou autres motifs pour lesquels l employé demeure rémunéré. Le code budgétaire de la personne remplaçante devient le même que le code budgétaire de la personne absente, mais avec une nature de dépense se terminant par un 3. Exemple 1 : personne absente : (secrétaire de l école Casavant) personne remplaçante : e cas : Remplacement de personnel absent et rémunéré, dont l absence est remboursée par un tiers (personnel non-enseignant) L absence peut être un prêt de service, une libération syndicale ou une libération sur un projet spécifique. Le code budgétaire de la personne remplaçante est le même que dans le cas précédent. Exemple 1 : personne absente : (secrétaire de l école Casavant) personne remplaçante : e cas : Remplacement de personnel absent et non rémunéré (personnel non-enseignant) L absence est alors un congé sans traitement. Pour le personnel régulier qui s absente, le code budgétaire de la personne remplaçante devient le même que le code budgétaire de cette personne. Le même principe s applique pour le remplacement de personnel surnuméraire qui s absente. Exemple 1 : personne absente : (secrétaire de l école Casavant) personne remplaçante Exemple 2 : personne absente : (secrétaire surnuméraire à Casavant) personne remplaçante

6 4 e cas : Temps supplémentaire effectué par du personnel régulier (non-enseignant) Toujours utiliser le même code budgétaire où l employé est rémunéré, avec le fonds «1» et une nature de dépense se terminant par «1». Exemple : (code régulier de la secrétaire de l école Casavant) (temps supplémentaire de cette même personne) Note : Pour le temps supplémentaire effectué dans le cadre des locations et prêts de salles, voir le formulaire SRH e cas: Surveillance d élèves La codification budgétaire des surveillants d élèves payés sur présentation d une feuille de temps se fait toujours au numéro de l unité administrative et au budget d opérations (fonds 1) puisqu il s agit d un budget décentralisé. Exemple 1 : xxx e cas : Temps relié aux systèmes d alarme Le temps requis pour répondre au déclenchement d un système d alarme est décentralisé et à la charge de l établissement. Exemple 1 : xxx (pour le concierge qui répond à l appel). 7 e cas : Personnel surnuméraire Tout le personnel surnuméraire demandé par l unité administrative est sous la responsabilité budgétaire de cette unité La codification varie selon la structure budgétaire de l emploi requis; vous pouvez vous référer au guide «Régime financier» pour les détails ou dans le doute, vous contactez le Service des ressources financières. La nature de dépense sera toujours avec une fin «1». Le formulaire SRH-007 «Personnel temporaire» doit être préalablement rempli. Exemple 1 : secrétaire surnuméraire exigée au secrétariat de l école Casavant : Exemple 2 : technicien surnuméraire exigé à la bibliothèque de Casavant : e cas : Enseignement à taux horaire Compléter la section prévue et le code budgétaire sera celui dans lequel l enseignante ou l enseignant est affecté. Exemple 1 : enseignant en mécanique automobile :

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9 Formulaire SRH-004 «Suppléance et enseignement à la leçon» Utilisation Ce formulaire est utilisé pour le remplacement du personnel enseignant et pour rémunérer le personnel enseignant à la leçon. Dans le cas de remplacement, deux situations peuvent survenir : l enseignant s absente avec rémunération ou sans rémunération. 1 er cas : Absence avec rémunération Il peut s agir de maladie, de congés spéciaux, d un prêt de service ou d une libération particulière demandée par la commission. Dans ces cas, le code budgétaire du remplaçant est le même que celui de l enseignant absent, avec une nature de dépense «18x» (187 pour une libération syndicale, 181 pour les autres absences). Exemple : code de l enseignant au secteur régulier de l école Casavant (absent pour maladie) : ; son remplaçant sera donc codifié au Lorsqu il s agit d une libération particulière demandée par l établissement, la dépense de suppléance devient à la charge de l unité et le code budgétaire est celui correspondant à l objectif de la libération de l enseignant, avec une nature «181». Exemple 1 : libération pour les projets éducatifs de l école : xxx Exemple 2 : libération pour les activités complémentaires de l école : xxx x-181 Exemple 3 : libération pour du perfectionnement spécial demandé par l école : Primaire : xxx Secondaire : xxx e cas : Absence sans rémunération Il s agit expressément d un congé sans traitement. Dans ce cas, le suppléant devient l enseignant en poste et son code budgétaire est le même que l enseignant absent. Exemple : code de l enseignant au secteur régulier de l école Casavant (absent sans solde) : ; son remplaçant sera donc codifié au e cas : Enseignement à la leçon Le code budgétaire devient le même que la structure budgétaire de l enseignement régulier. Exemple 1 : maternelle 5 ans à l école Roméo-Forbes : Exemple 2 : adaptation scolaire handicapés à Roméo-Forbes :

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11 Formulaire SRH-015 «Horaire détaillé de l enseignante ou de l enseignant» Utilisation Ce formulaire permet de programmer la rémunération du personnel enseignant régulier dans le système de paie et il s applique uniquement à la formation professionnelle et à la formation générale des adultes. La codification budgétaire est celle prévue au Plan d enregistrement comptable pour chaque secteur déterminé. Veuillez vous référer au guide «Régime financier» pour plus de détails ou contacter le Service des ressources financières. 11

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13 Formulaire SRH-018 «Locations, prêts de locaux et vérification de fournaises» Utilisation Ce formulaire est utilisé lorsqu une location ou un prêt de local exige des coûts additionnels en conciergerie, en surveillance ou en audiovisuel. La location ou le prêt de local peut être avec ou sans revenu. Location avec revenu Dans ce cas, la dépense requise est à la charge de l unité administrative et le revenu de location est facturé par l unité administrative; les codes budgétaires pour la dépense sont les suivants : xxx pour le temps de conciergerie xxx pour le temps de surveillance (590 pour un contractuel) xxx pour le temps en audiovisuel les «x» étant le numéro de votre unité administrative. Location sans revenu Si l établissement conclut une entente de prêt de local gratuitement et que des coûts sont occasionnés pour l entretien ou autre, ces dépenses sont à la charge de l établissement et les codes sont les mêmes que ceux mentionnés précédemment. Dans les autres cas de location sans revenu, il peut s agir d entente spéciale conclue entre le Service des ressources matérielles et l établissement (ex. : élection); ici les coûts d entretien ou autres dépenses occasionnées sont à la charge du Service des ressources matérielles et les formulaires dûment remplis doivent leur être expédiés, sans code budgétaire. 13

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15 Formulaire SRH-033 «Demande de remboursement de frais de déplacement et de perfectionnement» Utilisation Comme le titre l indique, ce formulaire sert à rembourser les frais de déplacement dans le cadre normal des activités et les frais de déplacement dans le cadre du perfectionnement, pour le personnel de la Commission scolaire. Ce formulaire n est pas utilisé pour rembourser les frais de déplacement des contractuels (travailleurs autonomes). Frais de perfectionnement Les frais de perfectionnement étant sous la responsabilité du Service des ressources humaines, le formulaire doit y être expédié directement et aucun code budgétaire ne doit être inscrit sur le formulaire. Occasionnellement, lorsqu un perfectionnement est à la charge de l unité administrative, le code budgétaire de cette unité administrative doit être inscrit, selon le type de personnel suivant : xxx xxx xxx xxx xxx xxx pour le personnel de direction d établissement pour le personnel cadre et de gérance pour le personnel enseignant au primaire pour le personnel enseignant au secondaire pour le personnel professionnel pour le personnel de soutien Les «x» étant le numéro de votre unité administrative. Frais de déplacement Unité administrative : Les frais de déplacement sont toujours codifiés au numéro de votre unité administrative. Fonds : Le code de fonds varie selon que le budget est décentralisé ou centralisé. Fonds 1 = budget décentralisé à l unité administrative Fonds 5 = budget centralisé au siège social (tous les personnels du primaire) Structure d activité : La structure d activité varie selon le type de personnel (voir la liste de codification de vos personnels). Nature de dépense : 300 = tous les frais de déplacement réclamés (kilométrage, stationnement, hôtel) 310 = frais de représentation (utilisé par les commissaires et la direction générale) Exemples : (frais de déplacement de la direction de l école Casavant) (frais de déplacement de la direction de l école Assomption) 15

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17 Formulaire SRH-044 «Demande de paiement Services contractuels Travailleuse ou travailleur autonome» Utilisation Ce formulaire sert uniquement à rémunérer une personne travaillant à son propre compte et les conditions suivantes doivent exister : la personne n est pas formée en compagnie (incorporée ou limitée) la personne ne facture pas les taxes (TPS et TVQ) la personne peut être «enregistrée» la demande de paiement doit obligatoirement comporter des honoraires; de plus, elle peut inclure des frais de déplacement et du matériel. Codification budgétaire Cette dépense étant sous la responsabilité de l unité administrative, le code budgétaire est celui de l unité, avec le fonds 1 et la structure d activité concernée; la nature de dépense est le 590 (services, honoraires ou contrats). Note : Lorsqu un contractuel produit ses propres factures et qu il ne facture pas les taxes, vous devez obligatoirement compléter le formulaire SRH-044 pour éviter les retenues d impôt. 17

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