Gestion des risques d entreprise Résumé

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1 Gestion des risques d entreprise Résumé À moins d identifier rigoureusement les risques, on ne peut assurer une gouvernance et une gestion efficace. La nécessité de cerner, d évaluer et de contrôler ces risques doit faire partie intégrante du processus décisionnel et de la gestion opérationnelle. C est dans ce contexte que les cadres supérieurs de l Université ont entrepris l élaboration du plan de gestion des risques d entreprise (GRE). En 2004, on a entrepris de cerner et d évaluer les principaux risques d entreprise, afin de connaître la probabilité qu ils se matérialisent et la gravité de leurs répercussions. On a ensuite documenté, examiné et évalué les mesures de contrôle des risques, puis on a nommé un responsable du risque et élaboré des mesures pour chaque risque d entreprise majeur. Enfin, ces mesures ont été intégrées au plan de gestion initial des risques d entreprise de l Université. En 200 puis à nouveau en 2007, on a élaboré un plan annuel qui a été approuvé par le Bureau des gouverneurs. Le présent rapport résume les activités de gestion des risques d entreprise qui ont été amorcées en Il a été actualisé pour refléter la situation en date du octobre Une description détaillée de chaque risque a été préparée conjointement avec les responsables des risques et avec le directeur associé du Bureau de la gestion du risque. Un sommaire présentant le processus et les principaux risques a ensuite été produit. Les documents ont été réviser par le Comité de gestion des risques d'entreprise au Comité d'administration, au Comité de vérification et, maintenant, au Bureau des gouverneurs. Par ailleurs, on a entrepris une démarche ascendante (depuis la base jusqu en haut) dans les facultés et services pour vérifier que les risques d entreprise ciblés sont pertinents. Cette façon de faire est conforme à l approche recommandée par Standard and Poors en matière de gestion des risques d entreprise. L annexe 1 contient une représentation graphique de l évaluation des contrôles internes et des conséquences des risques faite par la direction. Une étude comparative avec d autres universités canadiennes a été entreprise afin de connaître les risques qu elles considèrent des risques d entreprise. Aucun changement à nos risques n'est recommandé en raison du processus étude comparative. Satisfaction des étudiants Probabilité : Moyenne et stable Incidence : Très élevée et stable Efficacité des contrôles : Acceptable La mise en place du guichet unique d inscription et de l application d inscription en ligne Rabaska a eu un effet positif sur l expérience des étudiants. Les résultats de l Enquête nationale sur la participation étudiante (ENPE) et de l enquête du Consortium canadien de recherche sur les étudiants universitaires (CCRÉU) demeurent sous la moyenne de

2 nos homologues. Des plans d action sont en place pour améliorer ces résultats. Des fonds ont été consentis pour instaurer des initiatives axées sur la qualité de l apprentissage et l expérience à l Université. Désastre et capacité d intervention d urgence Probabilité : Faible et décroissante Efficacité des contrôles : Acceptable La structure de gouvernance régissant l élaboration du plan de gestion des urgences et de la remise en état a changé beaucoup et compte maintenant un gestionnaire de projet relevant d un comité de direction. Les Directives générales d'intervention d urgence ont été mises en ligne sur le site en décembre Une analyse d écart portant sur les procédures des services d intervention est en cours. Le système de commandement des interventions (SCI) sera intégré à la procédure d intervention. Les plans d intervention des facultés et des services ainsi que les plans particuliers à des immeubles sont placés en suspens. On a mis au point et testé des méthodes de communication permettant à la communauté universitaire de demander de l information advenant une situation d'urgence. On travaille actuellement à un plan de continuité des activités scolaires et administratives, et on en prévoit un autre pour les activités de recherche. L élaboration continue du programme reste une question prépondérante. Infrastructure matérielle Incidence : Très élevée à élevée et stable à acceptable L entretien différé, qui représente 174 M$, demeure une préoccupation majeure. L indice d état des installations de l Université d Ottawa atteindra la moyenne des universités ontariennes en 2012, grâce à de grands investissements continus. Suivant l application de la méthodologie en usage dans le secteur universitaire de l Ontario pour évaluer les besoins en espace, les besoins de l Université dépassent l espace disponible. Le manque d espace demeure un boulet qui nuit à la capacité de recrutement d étudiants diplômés. Par contre, le programme de développement durable de l Université continue de prendre de l ampleur. Ressources humaines Probabilité : Moyenne à faible et stable à acceptable Le recrutement de professeurs très qualifiés ne semble pas représenter un risque important jusqu à maintenant. La dotation de tous les postes, y compris ceux de la haute direction, se fait selon un processus ouvert et transparent. Les généreuses échelles de rémunération et les politiques d embauchage de la fonction publique fédérale compliquent le recrutement et la conservation du personnel.

3 Relations du travail Probabilité : Moyenne à élevée et stable à acceptable Les négociations ont commencé avec l IPFPC et la FEESO, et elles se poursuivent avec l APUO et l APTPUO. Les instructeurs de natation étudiants ont obtenu l accréditation du SCFP. Le risque de mesures de grève ou d autres formes d interruption du travail est considérable. Des conventions collectives ont été conclues avec les unités syndicales 772A et 772B ainsi qu'avec le SCFP. Inscriptions aux cycles supérieurs Probabilité : Moyenne et décroissante Efficacité des contrôles : Acceptable à bonne Nos programmes de bourses d études et d aide financière demeurent très concurrentiels (augmentation de 3,4 M$ en 2008/2009).On pense avoir atteint un nouvel équilibre en matière d'inscriptions aux cycles supérieurs. Les défis associés à l accueil d un nombre croissant d étudiants aux cycles supérieurs dans un espace physique limité persistent. Onze nouveaux programmes d études supérieures se sont ajoutés en Réduction du financement gouvernemental Probabilité : moyenne et croissante Incidence : Très élevée et stable Les activités de lobbying se poursuivent directement et par l entremise du Conseil ontarien des universités, de l Association des universités et collèges du Canada et du Conseil ontarien de la recherche universitaire (OCUR). Il semblerait que des ministères provinciaux clés prévoient une non-croissance du financement, voire une diminution. Le Bureau de la recherche, de concert avec le Service des finances, passe en revue les contrôles actuels et met en place des mesures en vue de satisfaire aux exigences réglementaires de plus en plus complexes. Il importe de poursuivre ces efforts. Réputation Incidence : Très élevée et stable La recherche annuelle sur la réputation de l Université réalisée par Ispos-Reid avant la nomination du nouveau recteur a révélé une augmentation de 3 % des opinions positives chez les Canadiens. On s attend que la grande visibilité publique de M. Rock influence favorablement la perception de la réputation de l Université.

4 Finances La situation financière de l Université est saine et robuste. Les agences d évaluation du crédit ont reconduit la cote AA de l Université d Ottawa. La dette est administrée conformément au Règlement sur la gestion de la dette. On a atteint tous les objectifs de placement de la caisse de retraite et pris des mesures correctives pour améliorer le rendement du fonds de trésorerie. On est en train d augmenter les placements alternatifs. Par ailleurs, il n y a pas de financement provincial pour compenser les hausses de coûts attribuables à l'inflation. Malgré le financement forfaitaire disponible, l'entretien différé reste un défi. Leadership De grands progrès ont été accomplis dans la réalisation de Vision Les cadres supérieurs se soumettent à des évaluations tous azimuts (30 feedback). On a ajouté des modules aux programmes de leadership scolaire et de leadership de gestion. Par ailleurs, on a entrepris de réévaluer les relations opérationnelles et financières avec les instituts et les hôpitaux affiliés. Technologie de l information La dernière année a été marquée par la mise en service réussie des systèmes des finances et des ressources humaines. De plus, le projet Talisma a valu à l Université un prix Argent du Conseil canadien pour l avancement de l éducation. Par ailleurs, le Centre d assistance informatique est reconnu comme Centre d excellence par la Purdue University; il soutient fort bien la comparaison avec le groupe des 13 universités. Bien que la sécurité des systèmes de l Université vise en particulier à assurer la protection des données, on note des écarts dans l application desdites politiques dans les facultés et les services. Le délai de remise en état des systèmes clés/centraux après une défaillance totale a été fixé à 25 jours et approuvé. Compétitivité Incidence : Moyenne et stable L Université d Ottawa offre un programme de bourses parmi les plus généreux au Canada. Elle a lancé d autres activités telles que la «tournée du Nord» et l allocation de ressources supplémentaires aux campagnes de recrutement à Montréal et à Québec afin de renforcer sa position sur le plan du recrutement. De grands progrès ont été

5 réalisés pour la mise en œuvre de Vision Le prospectus universitaire personnalisé a remporté beaucoup de succès auprès des étudiants potentiels. Adaptabilité aux changements Probabilité : Faible et décroissante Incidence : Moyenne et stable Étant donné la mise en service avec succès des modules des finances et des ressources humaines du PRE et l accréditation des syndicats, la probabilité et les répercussions de ce risque diminuent. Inscriptions au premier cycle Probabilité : Très faible et stable Incidence : Élevée et décroissante Efficacité des contrôles : Très bonne à bonne Les inscriptions au premier cycle demeurent à la hausse. La moyenne d admission dépasse maintenant 80 % dans toutes les facultés. Des initiatives d informatisation telles que le système de gestion des relations avec la clientèle (CRM) et le projet d imagerie et de gestion des documents ont amélioré l efficacité interne de la Gestion des effectifs scolaires (GES). On a remis un prospectus personnalisé aux étudiants potentiels en 2008, une première au Canada. Sept nouveaux programmes d études ont été lancés en2008. La mise en œuvre du système d inscription en ligne Rabaska, en , a été bien accueillie par les étudiants. De plus en plus d activités de recrutement sont menées conjointement avec le recrutement aux cycles supérieurs. Partenariat Incidence : Moyenne et stable à très bonne La valeur moyenne des partenariats de recherche continue à augmenter de nouveaux partenariats avec les secteurs gouvernemental et privé conduisent à des programmes innovateurs tels que le Programme d'accélération du développement des technologies. Le Conseil consultatif national a été mis sur pied, avec objectifs de réunir 150 membres, afin d ouvrir la voie aux initiatives. Enfin, on s attend que la présence du nouveau recteur stimule la collecte de fonds.

6 Résumé des risques d'entreprise 2008 très 5 élevée Réduction du financement gouvernemental Réputation Infrastructure matérielle Satisfaction des étudiants élevée 4 Inscriptions au premier cycle Finances Leadership Technologie de l information Ressources humaines Inscription aux cycles supérieurs Relations du travail Désastre moyenne 3 Impact bas2 Partenariat Compétitivité Adaptabilité aux changements très bas 1 0 très bonne bonne acceptable faible très 5faible efficacité des contrôles évaluation de la gestion

7 Comparaison des risques d'entreprise 2008 et 2007 très 5 élevée élevée 4 Inscriptions au premier cycle (-,-) Réduction du financement gouvernemental (-,-0.5) Réputation (-,-) Infrastructure matérielle (-,-) Ressources humaines (-,-0.5) Inscription aux cycles supérieurs (-,+1) Relations du travail (-,-) Finances (-,-) Leadership (-,-) Technologie de l information (-,-) Satisfaction des étudiants (-,-) Désastre (-,-) moyenne 3 Impact Partenariat (-,+0.5) Compétitivité (-,-) Adaptabilité aux changements (+1,+0.5) bas2 1 très bas 0 0 très 1bonne bonne 2 acceptable 3 faible 4 très 5faible efficacité des contrôles évaluation de la gestion