PROJET ROC CAHIER DES CHARGES DE LA PHASE TRANSITOIRE. Version 0.5

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1 Ministère des affaires sociales, de la santé et des droits des femmes UNOCAM ; FNMF ; FFSA ; CTIP PROJET ROC CAHIER DES CHARGES DE LA PHASE TRANSITOIRE Version Validation Validation - Révisions Date Version Comité de validation 1/1/14 V0.2 Premiers retours CNIL Appel à commentaires des éditeurs de logiciels de facturation hospitalière et AMC ainsi que le groupe des représentants hospitaliers ROC 27/11/14 V0.5 Nouvelle relecture 1 Un cahier des charges analogue est disponible pour les établissements publics de santé sur le périmètre MCOO 07/10/2014 Version 0.5 1

2 Historique des révisions Historique Date Version Auteurs Action (pages) Commentaire 17/12/13 V0 Myriam Reynaud Initialisation du document à partir de la V0.12 de celle à destination des établissements publics de santé 14/01/14 V0.1 Myriam Reynaud Correction de coquilles Prise en compte des retours des AMC 14/01/14 V0.2 Myriam Reynaud Prise en compte des correctifs de la V0.13 du cahier des charges à destination des établissements publics de santé 03/03/14 V0.3 Myriam Reynaud Premiers retours CNIL Appel à commentaires des éditeurs de logiciels de facturation hospitalière et AMC ainsi que le groupe des représentants hospitaliers ROC 27/11/14 V0.5 Myriam Reynaud Intégration des retours AMC + DGFIP après une nouvelle relecture 07/10/2014 Version 0.5 2

3 SOMMAIRE CHAPITRE 1 - INTRODUCTION Finalité du document Objectifs de la dématérialisation Historique et modalités de la phase transitoire... 6 CHAPITRE 2 - EXPRESSION DE BESOIN Champ d application Définition et rôle des acteurs La sphère Organismes d Assurance Maladie Complémentaire La sphère des établissements de santé PNL Périmètre des prestations concernées Principes généraux, schéma de circulation des flux d information et règles de gestion partagées Concepts et définitions spécifiques au monde des établissements de santé Impératifs juridiques Schéma de circulation des flux et processus Règles de gestion communes Règles à mettre en œuvre par l éditeur de logiciel de l établissement de santé PNL Règles à mettre en œuvre par l AMC CHAPITRE 3 - SPECIFICITES DE L EXPRESSION DE BESOINS DANS LA NORME RETOUR RM-EH (NOE) Présentation générale Règles de cohérence partagées appliquées à la norme RM-EH Règles de gestion à mettre en œuvre par l éditeur de logiciel de facturation pour les établissements de santé PNL Règles de gestion à mettre en œuvre par l AMC Règles de gestion pour le comptable hospitalier Localisation des données clés en fonction de la norme aller utilisée CHAPITRE 4 - SPECIFICITES DE L'EXPRESSION DE BESOINS DANS LES NORMES RETOUR NOEMIE 578 ET NOEMIE Présentation générale /10/2014 Version 0.5 3

4 4.2 Règles de cohérence adaptées à la norme Noemie 578/ Règles de gestion à mettre en œuvre par l AMC Règles de gestion pour le comptable hospitalier Localisation des données clés dans la norme aller CHAPITRE 5 - MODALITES PRATIQUES DE RACCORDEMENT ET GESTION DES INCIDENTS DE PRODUCTION Préambule Initialisation du dispositif d un établissement de santé PNL ou d un OTF avec chaque opérateur AMC Sécurisation des flux L'organisation de la déclaration d'incidents et des principes des chaînes d'assistance. 45 CHAPITRE 6 - ANNEXES PRESTATIONS DE SANTE CONCERNEES CHAPITRE 7 - ANNEXES QUESTIONS LES PLUS FREQUENTES Identifiant établissement Identifiant des AMC Identifiant du patient Identifiant des factures et titres de recette Flux de facturation Normes d échanges Virements Accompagnement au changement et déploiement /10/2014 Version 0.5 4

5 CHAPITRE 1 - INTRODUCTION 1.1 Finalité du document Le présent cahier des charges définit l ensemble des outils, normes et règles de gestion pour la mise en œuvre des échanges électroniques relatifs aux paiements et rejets de factures 2 entre les établissements de santé PNL et les Organismes d Assurance Maladie Complémentaire (Assureurs - Institutions de Prévoyance - Mutuelles), dans le cadre des prestations faisant l objet d une procédure de tiers payant. Les processus en place, autres que la mise en place d un flux d information dématérialisé retour de l organisme d assurance maladie complémentaire (AMC) vers l établissement de santé PNL, en matière de facturation et de recouvrement ne sont pas modifiés par ce cahier des charges. Les prestations couvertes par le présent cahier des charges sont les actes et consultations externes ainsi que les prestations d hospitalisation. Le détail de ces prestations est défini au Chapitre 6 - ANNEXES PRESTATIONS CONCERNEES. Il s agit ici de développer et fiabiliser les échanges en s appuyant sur les normes existantes, la dématérialisation des flux retours s opérant en réponse à des flux de facturation dématérialisés, émis par les établissements de santé PNL. Ce cahier des charges est l aboutissement de travaux réalisés sous l égide de la Direction Générale de l Offre de Soins (DGOS), des familles d AMC (CTIP, FFSA, FNMF) et de l Union nationale des organismes d'assurance maladie complémentaire (UNOCAM). Ce cahier des charges est destiné aux acteurs devant mettre en place les outils, normes et règles de gestion pour dématérialiser ces échanges. Il s adresse donc : aux organismes AMC aux établissements de santé PNL et à leur éditeur de logiciel de facturation hospitalière Plusieurs documents complétant ce cahier des charges lui sont annexés : Annexe 1 : lien vers la norme retour RM-EH Cette annexe décrit le format et le contenu des retours paiements/rejets Dernière version validée : décembre Ce document est téléchargeable sur les sites suivants : rubrique Projet ROC Phase transitoire 2 Dans les échanges avec les organismes AMC, les factures sont également appelées demandes de remboursement. 3 Cette version sera mise en ligne en même temps que le cahier des charges ROC phase transitoire 07/10/2014 Version 0.5 5

6 Annexe 2 : lien vers le Cahier des charges NOEMIE Cette annexe décrit le format et le contenu des retours paiements (NOEMIE 578) et rejets (NOEMIE 908) Dernière version validée : mars Ce document est téléchargeable sur le site Annexe 3 : lien vers le Cahier des charges DRE-CP V7.3 Cette annexe décrit le format et le contenu des factures «flux aller» Dernière version validée : janvier 2014 Ce document est téléchargeable sur le site Objectifs de la dématérialisation La mise en place des échanges dématérialisés a pour objectif de : Faciliter les échanges de paiement entre les partenaires Fiabiliser les données de facturation échangées Diminuer les coûts de gestion afférents aux traitements des signalements de paiements et de rejets Limiter les rejets et accélérer les règlements Fluidifier la gestion comptable et les opérations de rapprochement bancaire des factures 1.3 Historique et modalités de la phase transitoire La DGOS, les fédérations des Organismes AMC ainsi que l UNOCAM ont lancé un projet commun, dénommé «ROC» (Remboursement des Organismes Complémentaires), parallèlement au projet FIDES, pour favoriser les échanges entre les établissements de santé et les Organismes AMC et ainsi privilégier la mise en œuvre du tiers payant. La phase dite «transitoire» est la première étape de ce projet en construction. Il s agit pour les organismes complémentaires de dématérialiser les paiements / rejets de tous les flux dématérialisés de facturation qui leur ont été transmis par les établissements de santé publics et PNL sur le périmètre MCO, pour les actes et consultations externes et les séjours hospitaliers. L objet de ce cahier des charges n est pas de définir les flux de facturation dématérialisés émis par les établissements de santé PNL. La mise en œuvre de ce cahier des charges a pour pré-requis /10/2014 Version 0.5 6

7 l utilisation de flux aller de facturation dématérialisés 5 selon les normes de facturation existantes : la 615M-EH et la DRE-CP (version DRE-CP 6.3 a minima pour des retours en norme RM-EH et version DRE-CP 7.3 pour des retours en norme Noemie 578/908). Les normes retour suivantes, retenues communément par l ensemble des partenaires (DGOS et AMC), peuvent être utilisées: RM-EH (flux de paiement / rejet à destination des établissements de santé PNL), principalement utilisée dans le cadre du réseau «Noé». NOEMIE 578/908, actuellement utilisée par l assurance maladie obligatoire dans le cadre de la facturation individuelle Toutes les combinaisons de normes ne sont pas possibles. Le schéma ci-dessous résume les possibilités d échanges entre les différentes normes. Synth èse des normes aller et retour possibles en phase transitoire Facturation Normes aller 615 M Recouvrement (paiements / rejets) Normes retour RM EH (NOE) DRE CP NOEMIE 578 / 908 Quand plusieurs possibilités de normes existent : Le choix de la norme «aller» utilisée est celui de l établissement de santé PNL / son éditeur de logiciel de facturation hospitalière ; Le choix de la norme «retour» est celui de l AMC. Il s agit pour l Etat d ouvrir à l ensemble des organismes d assurance maladie complémentaire, la dématérialisation des flux de paiements/rejets selon les normes ci-dessus. Il s agit pour les établissements de santé PNL d assurer le traitement des informations de paiement et de rejet retournées par les organismes d Assurance Maladie Complémentaire. 5 Ces flux allers respectent les exigences de sécurité définies par la loi (cf. références CNIL en annexe sur les normes 615M et DRE-CP). 07/10/2014 Version 0.5 7

8 CHAPITRE 2 - EXPRESSION DE BESOIN 2.1 Champ d application Définition et rôle des acteurs La sphère Organismes d Assurance Maladie Complémentaire Les acteurs rattachés à la sphère AMC dans les échanges entre les organismes d Assurance Maladie Complémentaires et les établissements de santé PNL sont les suivants : AMC Opérateur AMC Le réseau NOE Désigne l Assurance Maladie Complémentaire (en tant que telle ou en tant qu organisme complémentaire gestionnaire) Destinataire physique du flux électronique émis par l établissement de santé PNL. C est une entité facultative dans le circuit. Un opérateur peut être une plate-forme santé, un opérateur de tiers payant, un opérateur de PEC Il peut intervenir pour plusieurs AMC. Service de concentration et transmission de flux, développé par la Fédération Nationale de la Mutualité Française (FNMF) pour le compte de ses mutuelles adhérentes. 07/10/2014 Version 0.5 8

9 La sphère des établissements de santé PNL Les acteurs rattachés à la sphère des établissements de santé PNL dans les échanges avec les organismes d assurance maladie sont les suivants : Les établissements de santé PNL Les Organismes Transmetteurs de Flux des établissements de santé PNL (OTF) Il s agit des établissements de santé PNL ayant une activité MCOO (médecine, chirurgie, obstétrique, odontologie) et répondant aux critères mentionnés aux b et c de l article L du code de la sécurité sociale : «Les établissements de santé privés à but non lucratif qui ont été admis à participer à l'exécution du service public hospitalier à la date de publication de la loi n du 21 juillet 2009 portant réforme de l'hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territoires, jusqu'à la date retenue en application du premier alinéa du XX de l'article 1er de cette loi ; Les établissements de santé privés à but non lucratif ayant opté pour la dotation globale de financement en application de l'article 25 de l'ordonnance n du 24 avril 1996 portant réforme de l'hospitalisation publique et privée, jusqu'à la date retenue en application du premier alinéa du XXI de l'article 1er de la loi n du 21 juillet 2009 précitée» Les établissements de santé PNL concernés par le présent cahier des charges sont ceux ayant engagé ou désireux d engager une démarche de dématérialisation des factures émises à l attention des AMC. Ces organismes se chargent d assurer, pour le compte de certains établissements de santé PNL, la télétransmission des différents échanges entre les établissements de santé PNL et les organismes d assurance maladie (obligatoire et/ou complémentaire). Ils interviennent sous la responsabilité de l établissement de santé PNL dont ils sont sous-traitants Périmètre des prestations concernées Il est rappelé à titre liminaire que les prestations concernées par ce cahier des charges doivent avoir fait l objet d un envoi dématérialisé de la facture à l AMC. Les prestations concernées par cette phase transitoire de dématérialisation des paiements de la part complémentaire des factures hospitalières sont détaillées en annexe. Elles regroupent: les actes et consultations externes les frais de séjours les prestations hors soins (chambre particulière, téléviseur, wifi ) Les prestations suivantes ne sont pas concernées : Activité libérale des Praticiens hospitaliers (ACE et séjours) 07/10/2014 Version 0.5 9

10 Prestations aux migrants (pas de part complémentaire) Aide Médicale d Etat ou AME (pas de part complémentaire) Les prestations donnant lieu à facturation unique des deux parts AMO / AMC à un gestionnaire unique 2.2 Principes généraux, schéma de circulation des flux d information et règles de gestion partagées Le présent chapitre présente les impératifs juridiques ainsi que les règles essentielles applicables aux processus de gestion partagés par les deux acteurs : organisme AMC et établissement de santé PNL. Ces impératifs juridiques et règles de gestion sont indépendants des normes utilisées Concepts et définitions spécifiques au monde des établissements de santé Quelques notions spécifiques au monde des établissements de santé sont utilisées dans la suite du document. Elles sont définies ci-après. L alimentation des données correspondantes dans les normes est précisée dans les tableaux dédiés. Débiteur : L établissement de santé PNL détermine le débiteur, i.e. c est la personne physique ou morale tenue d exécuter le paiement de la créance. En cas de tiers payant, le débiteur enregistré par l établissement de santé PNL dans son système d information pour la prise en charge par l AMC d un adhérent peut être, en fonction des conventions en vigueur entre les établissements de santé PNL et les AMC, l organisme AMC lui-même ou son opérateur. Quel qu il soit, c est ce débiteur qui fera l objet des procédures de recouvrement forcé en l absence de recouvrement amiable. Il est de la responsabilité de l établissement de santé PNL (et de son éditeur de logiciel de facturation hospitalière) que l organisme AMC, identifié par le n AMC figurant sur l attestation de l adhérent, soit positionné comme débiteur dans la facture AMC et dans le titre de recette. De même, il est de la responsabilité de l organisme AMC que le débiteur positionné dans les flux d informations de paiement / rejet soit identique à celui de la facture reçue de l établissement de santé PNL. Emetteur de virement : L émetteur du virement est la personne morale dont le compte financier est débité, pour une journée comptable donnée et un établissement de santé PNL donné, du montant des paiements effectués. Le compte destinataire du virement est le compte bancaire de l établissement de santé PNL. Par journée comptable, il devra être destinataire d un virement unique. En fonction de sa qualité, l émetteur est identifié par : son numéro AMC pour les organismes AMC, le cas échéant, pour les opérateurs AMC, un numéro national l identifiant de façon unique. 07/10/2014 Version

11 En fonction des divers cas d utilisation détaillés infra et selon la norme utilisée, l identifiant de l émetteur de virement, repris obligatoirement dans le libellé du virement, sera valorisé à divers niveaux dans les flux de paiements /rejets correspondants. Titre de recettes Encore appelé «titre exécutoire» ou «ordre de recettes», le titre de recettes est un outil qui permet à l'établissement de santé PNL de créer lui-même et unilatéralement un titre exécutoire permettant à son comptable de mettre en œuvre des moyens coercitifs pour recouvrer des sommes dues. Toute créance fait l'objet d'un titre qui matérialise ses droits. Tout recours juridictionnel à l'encontre de tels titres suspend leur caractère exécutoire. Mandataire : Le numéro de mandataire, attribué par la CPAM caisse pivot des établissements de santé publics, PL et certains PNL. Ce numéro est unique pour chaque établissement de santé PNL (personne juridique). Il permet aux gestionnaires d identifier, dans le cadre des échanges B2- NOEMIE, pour chaque lieu de soins, l établissement de santé PNL auquel il est rattaché et les coordonnées bancaires du destinataire du virement bancaire et du flux d information (agrégés au niveau de l établissement de santé PNL) à émettre. Renseigné dans le flux NOEMIE (578 paiement seulement) il permet à l AMC de router les flux d information paiements vers le bon destinataire. Ce numéro mandataire, renseigné dans les flux DRE CP adressés par l établissement de santé PNL à l AMC, sera restitué par l AMC dans les flux NOEMIE de paiement transmis à l établissement de santé PNL. Il sera également repris dans le libellé du virement. On parle alors de mandataire établissement, par opposition au mandataire PS (utilisé au sein des établissements privés pou gérer les encaissements pour le compte des professionnels de santé.). Pour les établissements de santé PNL sans n de mandataire, le champ sera renseigné à Le numéro FINESS A chaque établissement de santé PNL est attribué un numéro FINESS à 9 caractères alphanumériques dont les 2 premiers correspondent au numéro du département d'implantation. La structure du numéro FINESS des établissements de santé PNL situés dans les départements et régions d'outre-mer collectivités d outre-mer est spécifique : les deux premiers caractères sont toujours 97 le troisième et le quatrième caractères sont propres à chacun de ces départements ou collectivités : 01 pour la Guadeloupe, 02 pour la Martinique, 03 pour la Guyane, 04 pour la Réunion et 05 pour Saint Pierre et Miquelon ; particularité : pour Mayotte, les deux premiers caractères sont 98 et les deux suivants sont 05. FINESS juridique : Un numéro FINESS juridique est attribué à l entité juridique de chaque établissement de santé PNL. Ces FINESS juridiques sont les identifiants des établissements de santé PNL. 07/10/2014 Version

12 FINESS géographique : Un numéro FINESS géographique est attribué à l établissement de santé PNL pour chacune de ses implantations géographiques de délivrance des soins. Un FINESS géographique est obligatoirement relié à un FINESS juridique. Un FINESS juridique est composé d au moins un FINESS géographique Impératifs juridiques L ensemble des partenaires s engage à respecter les impératifs juridiques suivants : Toute récupération de sommes sur les règlements opérés, à quelque titre que ce soit, par voie de compensation notamment, est exclue. Les dispositifs techniques instaurés, quelle qu en soit la nature (normes et architectures d échanges), ne remettent pas en cause la qualité juridique de débiteur reconnue à l AMC considérée tel qu identifiée par le titre de recettes exécutoire (des poursuites de droit commun seront donc, le cas échéant, exercées à son encontre). Les flux de règlement ne doivent comporter que des informations à destination de l établissement de santé PNL. 07/10/2014 Version

13 2.2.3 Schéma de circulation des flux et processus 07/10/2014 Version

14 Le processus s articule autour de 5 étapes : 1. L établissement de santé PNL transmet : des flux dématérialisés de factures à l AMC (également appelées «demandes de remboursement») des titres de recettes à son comptable, qui les prend en charge au niveau budgétaire et comptable dans son application comptable 2. L AMC traite ces demandes de remboursement et transmet : en cas d accord : un flux d information de paiement (retour «paiement») et un virement bancaire à l établissement de santé PNL en cas de rejet : un flux d information de rejet (retour «rejet») à l établissement de santé PNL 3. A réception des informations de paiement / rejet, le comptable de l établissement de santé PNL : procède au rapprochement des informations de paiement / rejet avec les titres de recettes qu elles référencent, procède au rapprochement bancaire des informations de paiement et des virements, procède aux opérations comptables induites par la validation des flux d information paiement rapprochés, positionne un «empêchement à poursuivre» sur les factures rejetées par l AMC : le comptable suspend le cycle de relance sur un délai qu il détermine en fonction de la capacité de l établissement de santé PNL à traiter les rejets (délai moyen) ; passé ce délai il reprend les poursuites si une annulation du titre de recettes ne lui a pas été transmise par le service facturier de l établissement. 4. Suite à traitement des rejets reçus de l AMC ou, de sa propre initiative, suite à des correctifs de gestion, le service facturiers de l établissement de santé PNL : transmet à son comptable, le cas échéant, des annulations de titres de recettes (ou des mandats si la créance concerne un exercice budgétaire clos) issues du traitement des rejets afin de permettre au comptable d interrompre le recouvrement des créances correspondantes. Si nécessaire, l établissement de santé PNL émet un nouveau titre de recettes à destination du comptable et une nouvelle demande de remboursement à destination de l AMC, prenant en compte les motifs de rejet formulés par celui-ci. Dans le cas où la facture initiale a été acceptée par l AMC, l établissement de santé PNL lui adresse une annulation. 5. Le comptable de l établissement de santé PNL : prend en compte les annulations de titres de recettes et, le cas échéant, effectue le remboursement auprès de l AMC des sommes perçues à tort suite à l annulation des créances relance les AMC des factures qu il considère impayées. Les processus de relance sont gérés dans le temps et donnent lieu selon l évolution à différentes formes de poursuite (lettres de relance, poursuites...). 07/10/2014 Version

15 2.2.4 Règles de gestion communes Les dispositifs de dématérialisation de facturation et de paiement de la part complémentaire des créances hospitalières doivent impérativement être conformes aux pré-requis suivants : Identification de l établissement de santé PNL dans les flux d information Les flux d information sont gérés par le comptable au niveau de l entité juridique de l établissement de santé PNL ; celle-ci doit pouvoir être identifiée avec certitude quelle que soit la norme retour utilisée Cohérence entre la facture et le titre de recettes Exercice et numéro du titre : Le numéro de titre (7 caractères) est attribué par l établissement de santé PNL Le numéro de titre, précédé de l année d exercice en 2 caractères constitue le numéro de facture, (9 caractères) ; le numéro de facture est l identifiant unique de chaque demande de remboursement adressée à l AMC Le numéro de facture participe à l identification de la facture, du titre de recettes et du paiement/rejet ; il est unique dans l exercice. Il y a bijection entre le titre de recettes et la facture associée. A minima, les données suivantes sont renseignées et identiques dans la facture et le titre de recettes : L identifiant de l établissement de santé PNL L exercice comptable Le numéro de titre Les dates de soins Le montant total Les informations complémentaires véhiculées le cas échéant dans la facture, sont identiques à ces mêmes données dans le titre de recettes correspondant. Cohérence entre les références portées par les flux d information paiement / rejet et les titres de recettes associés : l ensemble des données permettant la cohérence entre un titre de recettes et la facture associée doit aussi permettre d assurer la cohérence entre le flux de paiement / rejet et le titre de recettes qu il référence : L identifiant de l établissement de santé PNL L exercice comptable le numéro de titre Les dates de soins Le montant total Les informations complémentaires véhiculées dans la facture, adaptées aux spécificités des normes utilisées en phase transitoire, peuvent, en cas de difficultés, participer au rapprochement entre le flux «retour» et le titre de recettes (ex. n d entrée présent dans la norme RM-EH ou le NIR, le nom, le prénom le sexe, le mois et l année de naissance de l assuré dans la norme NOEMIE). Cohérence entre le flux d information de paiement et le virement La demande dématérialisée de remboursement est soit payée, soit rejetée dans son intégralité par l AMC. Le dispositif n accepte ni les paiements partiels, ni les paiements négatifs. Le montant total des paiements transmis dans le flux d information de paiement pour une journée comptable à un établissement de santé PNL doit être égal au montant du virement bancaire transmis sur le compte bancaire de l établissement de santé PNL pour la même journée comptable. 07/10/2014 Version

16 Les informations portées dans le libellé du virement bancaire doivent permettre au comptable de le rapprocher aisément du flux d information de paiement correspondant. Elles comprennent a minima les données suivantes : la journée comptable du flux, l identifiant de l émetteur de virement, l identifiant de l établissement de santé PNL, tel que valorisé dans le flux. la valeur de la date comptable dans le flux d information paiement doit être identique à la date comptable figurant dans le libellé du virement bancaire. Les AMC ouvrent, si possible, aux établissements de santé PNL un accès à leurs informations de suivi de paiements et rejets (par exemple accès à un site Web). Les AMC précisent dans la convention passée avec l établissement de santé PNL les coordonnées de leurs opérateurs (émetteurs de flux) à contacter en cas de problème technique. Les établissements de santé PNL précisent dans la convention passée avec l AMC les coordonnées bancaires en mode SEPA à utiliser pour le remboursement des prestations. Les flux dématérialisés remplacent les envois papier ; dès lors que les échanges se font en mode dématérialisé, l établissement de santé PNL, comme l AMC, ne doit plus adresser simultanément d envois papiers correspondant aux mêmes échanges Règles à mettre en œuvre par l éditeur de logiciel de l établissement de santé PNL Cohérence des données de facturation et des données budgétaires : la cohérence entre la facture et le titre de recettes doit être réalisée et garantie par l établissement de santé PNL. Les flux d information sont gérés par le comptable hospitalier au niveau de l entité juridique de l établissement de santé PNL qui doit pouvoir être identifiée avec certitude quelle que soit la norme retour utilisée. Règle R1. R2. Libellé de la règle de gestion Le numéro de facture (= couple exercice / numéro de titre), attribué par l établissement de santé PNL, doit être unique au sein d un même FINESS juridique. Il participe à l identification de la facture, du titre de recettes et du paiement / rejet. Toutes les données communes à la facture et au titre de recettes sont identiques. Les données suivantes sont renseignées (et identiques) dans la facture et le titre de recettes : L exercice comptable Le numéro de titre (7 caractères) Les dates de soins Le montant total R3. Toute facture destinée à l AMC doit correspondre à un titre de recettes et un seul. 07/10/2014 Version

17 Règle R4. R5. Libellé de la règle de gestion Le numéro mandataire est unique au niveau national. Une attention particulière sera portée au changement éventuel du numéro mandataire dans les cas de fusion/ absorption d établissements de santé PNL. Exercice comptable : la zone doit être alimentée avec l exercice comptable d émission du titre qui peut être différent du millésime de la date des soins Règles à mettre en œuvre par l AMC Règle R6. R7. Libellé de la règle de gestion Le couple exercice/numéro de titre, attribué par l établissement de santé PNL, doit être systématiquement véhiculé dans le flux de paiement / rejet, tel qu il a été reçu par l AMC dans le flux dématérialisé de la facture. A minima, les données suivantes sont renseignées et identiques dans la facture et les flux d information sur le paiement / rejet : Celles identifiant l établissement de santé PNL : N FINESS juridique L exercice comptable Le numéro de titre (7 caractères) Le montant total Le N mandataire doit être renseigné et identique dans la facture et les flux d information sur le paiement, dès lors que ces derniers s effectuent en norme Noemie 578. R8. R9. R10. La demande dématérialisée de remboursement est soit payée, soit rejetée dans son intégralité. Le dispositif n accepte ni les paiements partiels, ni les paiements négatifs. Le montant payé par l AMC est égal, au centime près, au montant facturé indiqué dans la facture associée. 6 Le montant total des paiements transmis dans le flux d information de paiement pour une journée comptable à un établissement de santé PNL doit être égal au montant du virement bancaire transmis sur le compte bancaire de l établissement de santé PNL pour la même journée comptable 6 Les spécifications sur les règles d arrondi de facturation AMO sur les ACE sont disponibles sur le site du CNDA à l adresse suivante : dans la rubrique 5.Plan de tests généralisation FIDES 07/10/2014 Version

18 Règle R11. R12. Libellé de la règle de gestion La valeur de la date comptable dans le flux d information de paiements / rejets doit être égale à la date figurant dans le libellé du virement bancaire Le libellé du virement doit être structuré de la façon suivante : date comptable du virement, figurant dans le flux d information de retour de paiement identifiant de l émetteur du virement tel que valorisé dans les flux de paiement identifiant de l établissement de santé PNL : N FINESS juridique numéro de mandataire (uniquement dans le cas d un échange DRECP- NOEMIE 578) Ceci doit permettre un meilleur rapprochement avec le flux d information de paiement. R13. Recommandation : le libellé de virement positionné dans le champ «REMITTANCE INFORMATION» du virement SEPA (SCT) peut être harmonisé de la façon suivante (maxi 140 caractères) : *ROC*AAAAMMJJ*Code CH (=00)*poste comptable (=000000) * N mandataire (15 caractère sinon = )*FINESS juridique*identifiant émetteur (dans laquelle AAAAMMJJ est la journée comptable). L organisme AMC, ou son opérateur, doit émettre un virement par ensemble logique d information de paiement. Un ensemble logique d informations de paiement est constitué par journée comptable, par établissement de santé PNL destinataire et par émetteur de virement. En conséquence, l AMC émet un virement par journée comptable, par établissement de santé PNL destinataire et par émetteur de virement. Point de vigilance pour la norme RM-EH : si, pour un même couple établissement de santé PNL / AMC, il y a un traitement au jour J de plusieurs journées comptables de virement, il doit y avoir en ce cas envoi d autant de flux physiques que de journée comptables de virement traités. CHAPITRE 3 - SPECIFICITES DE L EXPRESSION DE BESOINS DANS LA NORME RETOUR RM-EH (NOE) 3.1 Présentation générale La norme RM-TPG permet de véhiculer les informations de paiement et de rejets des prestations vers les comptables publics. La norme RM-EH, nouvellement définie dans ce cahier des charges, permet de véhiculer les informations de paiement et de rejets des prestations vers l établissement de santé PNL. Elle est entièrement calquée sur la RM-TPG à l exception de : Création d un nouveau type de norme «RM-EH» 07/10/2014 Version

19 Remplacement de l identifiant TPG par l identifiant de l établissement de santé PNL (N FINESS juridique) dans tous les types 1 et 2 (position 13-21) Ajout du Numéro d organisme intermédiaire sur les types 1 et 2, en position 22-27, afin de permettre au besoin le routage vers un OTF Constitution de lots de retours de facture par établissement de santé PNL (FINESS juridique) Toutes ces normes sont disponibles sur le site Les tableaux ci-après fournissent les consignes d alimentation des données clés de la norme RM-EH en fonction de la norme aller utilisée par l établissement de santé PNL (norme 615M-EH ou norme DRE- CP) dans le cadre de son exploitation par le comptable hospitalier. A noter : Ce n est que depuis sa version 6.3 que la norme DRE-CP, déjà développée par quelques éditeurs de logiciel de facturation hospitalière, intègre le poste comptable et le code CH, données dont l alimentation permet aux comptables publics de rapprocher les titres de recettes et les virements et ainsi de réduire les taux de rejets. Ces données sont nécessaires pour permettre des «retours» en norme RM-EH. Ces données sont également reportées dans la nouvelle version de la DRE-CP (v7.3). Les champs poste comptable et code CH sont valorisés à zéro pour les établissements de santé PNL dans la DRE-CP. Les schémas suivants précisent les données véhiculées dans les échanges entre les partenaires selon les différentes normes utilisées. Echanges en DRE-CP et RM-EH 07/10/2014 Version

20 Echanges en 615M-EH et RM-EH 3.2 Règles de cohérence partagées appliquées à la norme RM-EH Règles de gestion à mettre en œuvre par l éditeur de logiciel de facturation pour les établissements de santé PNL Règle R14. R15. R16. Libellé de la règle de gestion Le code CH et le poste comptable utilisés pour les établissements publics de santé sont valorisés à zéro pour les établissements de santé PNL. Les établissements de santé PNL doivent veiller à alimenter correctement la valeur du FINESS juridique de l établissement de santé PNL dans le flux aller 615M-EH ou DRE-CP pour permettre le rapprochement des flux par leur comptable. Les établissements de santé PNL doivent veiller à alimenter correctement la valeur de l identifiant débiteur dans le flux aller 615M-EH ou DRE-CP pour permettre le rapprochement des flux par leur comptable. 07/10/2014 Version

21 3.2.2 Règles de gestion à mettre en œuvre par l AMC Règle R17. R18. Libellé de la règle de gestion Dans les flux d information RM-EH : l établissement de santé PNL est identifié par son N FINESS juridique tel que transmis par l établissement de santé PNL dans la facture (en norme DRE-CP ou 615M-EH). Les flux de retour RM-EH doivent reprendre les éléments permettant aux destinataires d identifier la facture pour un établissement de santé PNL donné et figurant dans les zones : numéro de titre exercice comptable numéro d entrée 07/10/2014 Version

22 Dans le flux d information de paiement, le niveau de rupture correspondant au virement est porté par l identifiant débiteur (article type 2, position 4 à 12). La valorisation de cette zone sera adaptée par l organisme AMC ou son opérateur aux différents cas de gestion. Trois cas peuvent se présenter : Cas 1 : l organisme AMC (identifié par le n AMC figurant sur la carte de l adhérent) est le débiteur et le générateur des flux d information de paiement / rejets et des virements vers l établissement de santé PNL ; Cas particulier : l opérateur AMC possède son propre n d AMC (figurant sur la carte de l adhérent) et est donc le débiteur et le générateur des flux d information de paiement / rejet et des virements vers l établissement de santé PNL. Nota : pour l établissement de santé PNL, cet opérateur est considéré comme un organisme AMC. Pour ce cas n 1 : l organisme AMC est l émetteur du virement bancaire correspondant aux paiements acceptés par elle. pour un établissement de santé PNL donné et une journée comptable donnée. Il produit également le flux d information de paiement / rejet qu il transmet directement à l établissement de santé PNL concerné. dans chaque article de type 2 du flux physique de paiement / rejet correspondant aux réponses de l organisme AMC pour la journée de virement correspondante, la valeur portée par la zone identifiant débiteur est le n AMC de l organisme AMC, émetteur du virement. 07/10/2014 Version

23 Règle Libellé de la règle de gestion Cas 2 : l organisme AMC (identifié par le n AMC figurant sur la carte de l adhérent) est le débiteur mais n échange pas directement de flux d information de paiement / rejet avec l établissement de santé PNL (rôle confié à un opérateur AMC) et n émet pas les virements associés. Pour ce cas n 2 : c est l opérateur AMC qui est le générateur des flux et des virements vers l établissement de santé PNL. l opérateur AMC, agissant pour un groupe d organismes AMC, produit un flux physique unique d information de paiement / rejet pour une journée comptable de virement, un établissement de santé PNL, pour l ensemble des organismes AMC concernés, regroupant tous les paiements correspondant au virement, 07/10/2014 Version

24 Règle Libellé de la règle de gestion dans chaque article de type 2 du flux physique de paiement / rejet correspondant aux réponses des organismes AMC concernés pour la journée comptable correspondante, la valeur portée par la zone identifiant débiteur est le n de l opérateur AMC (ce numéro est précisé dans les conventions qui lient les organismes AMC aux établissements de santé7), émetteur du virement bancaire. Point de vigilance : dans le cas où, en fonction des divers types de conventions qui le lient aux organismes AMC, l opérateur AMC émettrait, pour une journée comptable donnée, des virements bancaires par sous ensemble d AMC, il valorisera en conséquence les zones identifiant débiteur des articles de type 2 contenus dans le flux de paiement / rejet. Chaque sous ensemble est identifié par un numéro unique afin de garantir l adéquation de la somme des montants payés, regroupés par identifiant débiteur avec les virements correspondants par sous ensemble (numéro identifiant chaque sous ensemble). Chaque établissement de santé PNL recevra un virement de l opérateur AMC par journée comptable de virement. Sauf cas particulier, chaque établissement de santé PNL reçoit par journée comptable et par opérateur AMC un flux physique d information de paiement / rejet qui correspond à un virement. 7 Un annuaire national des AMC sera prochainement disponible, précisant notamment les n des organismes AMC et des opérateurs AMC. 07/10/2014 Version

25 Règle Libellé de la règle de gestion Dans le cas particulier de rattrapage de traitement de flux d information à J correspondant à plusieurs journées comptables de virements, l émetteur du flux d information (organisme AMC ou opérateur AMC) constituera un flux physique par journée de virement et procèdera à des envois successifs. 07/10/2014 Version

26 Règle Libellé de la règle de gestion Cas 3 : l organisme AMC (identifié par le n AMC figurant sur la carte de l adhérent) est le débiteur et l émetteur des virements mais n échange pas directement de flux d information de paiement / rejet avec l établissement public de santé et le comptable DGFiP (fonction de routage confiée au Réseau Noé). Pour ce cas n 3 : C est l opérateur AMC (réseau Noé) qui est le générateur des flux vers l établissement public de santé et la DGFIP. L organisme AMC est l émetteur du virement bancaire correspondant aux paiements aux factures acceptées pour un établissement public de santé donné et une journée comptable donnée. Il produit également le flux d information de paiement / rejet qu il transmet au Réseau Noé. Le réseau Noé regroupe quotidiennement les flux en provenance des organismes AMC adhérents et transmet à la DGFIP un flux physique de paiement/ rejet contenant les retours d information de paiement/rejet par couple (organisme AMC, établissement de santé) pour une journée comptable donnée. Dans chaque article de type 2 du flux physique de paiement / rejet correspondant aux réponses des différents organismes AMC pour la journée de virement correspondante, la valeur portée par la zone identifiant débiteur est le n AMC de l organisme AMC, émetteur du virement. 07/10/2014 Version

27 Règle Libellé de la règle de gestion 07/10/2014 Version

28 Règle Libellé de la règle de gestion Synthèse des cas AMC émetteur des flux de paiement / rejet AMC débiteur AMC émetteur du virement bancaire Cas particuliers Cas 1 Oui Oui Oui Même cas si l opérateur AMC se charge pour plusieurs AMC d être débiteur, d émettre le virement bancaire et les flux d information Cas 2 Non (délégué à un opérateur AMC) Oui Non (délégué à un opérateur AMC) L opérateur AMC émet un virement bancaire par AMC dont il est délégataire Cas 3 Non (routage par Réseau Noé) Oui Oui 07/10/2014 Version

29 3.2.3 Règles de gestion pour le comptable hospitalier Règle R20. Libellé de la règle de gestion Règle pour le comptable hospitalier Le titre de recettes associé au flux retour est identifié de la manière suivante par le logiciel comptable hospitalier : Zone numéro de titre identique au numéro de facture de la facture associée Zone exercice identique à l exercice comptable précisé dans la facture associée Zone numéro d entrée identique au numéro d entrée précisé dans la facture associée La zone montant facturé est égale au montant total du titre de recette associé 3.3 Localisation des données clés en fonction de la norme aller utilisée Par ailleurs, les données suivantes doivent également respecter les contraintes ci-dessous : Alimentation des retours RM-EH Données en RM-EH Où se trouve la donnée utile en 615M-EH? Où se trouve la donnée utile en DRE-CP? Consignes de remplissage de la RM-EH - Observations N Finess juridique de l établissement de santé PNL : en type 1 et type 2, position (13-21) En types 1 et 2, types 5 et 6, position (2-10) En types 1 et 2, position (2-10) N organisme intermédiaire : en type 1 et type 2, position (22-27) «Origine du fichier» en type 1, position (11-16) «Origine du fichier» dans les types 1, position (11-16) Ce champ correspond à l OTF de l établissement de santé PNL N de facture en type 2, position (31-39) et type 3 «N de facture» en type 2, position (30-38) ainsi que dans les types suivants relatifs au détail des actes (nécessaire à la bonne information des AMC pour la liquidation), «N de demande de remboursement» en types 2 CP-7, zone (30-38). Cette zone est composée du millésime (2 car.) + n de Titre de Recettes (7 car.) Le N de facture est composé de l exercice comptable et du N de titre 07/10/2014 Version

30 Données en RM-EH Où se trouve la donnée utile en 615M-EH? Où se trouve la donnée utile en DRE-CP? Consignes de remplissage de la RM-EH - Observations Exercice comptable en type 2, position ( ) «Exercice comptable» en type 2, position (71-72). Millésime = 2 premiers caractères du «N de demande de remboursement» en type 2S, zone (30-38). Le N de titre n existe pas sous ce nom ; il est constitué des données en type 2, position (33-39) sous le nom «N de facture» Sous l appellation «N de facture» en type 2, position (30-38) ; prendre les 7 derniers caractères. «N de demande de remboursement» en types 2 CP-7, zone (32-38). Cette zone contient le n de Titre de Recettes (7 car.) Poste comptable Code CH Ce champ est renseigné avec : Ce champ est renseigné avec : 00 07/10/2014 Version

31 Données en RM- EH Où se trouve la donnée utile en 615M-EH? Où se trouve la donnée utile en DRE-CP? Consignes de remplissage de la RM-EH - Observations Identifiant Débiteur en type 2, position (4-12), 9 caractères numériques cadrés à droite et complétés avec des 0 à gauche «N d organisme d assurance maladie complémentaire + clé» en type 2, position ( ) = 12 caractères alphanumériques, cadrés à gauche et complétés avec des espaces à droite «N d organisme d assurance maladie complémentaire + clé» en type 2 CP, zone ( ) = 10 caractères alphanumériques. Cadrés à gauche et complétés avec un espace à droite Point de vigilance : le libellé de ce champ est trompeur ; il correspond à l identifiant de l émetteur du virement bancaire, qu il soit le débiteur juridique (si l émetteur du virement est l organisme AMC) ou non (si l émetteur du virement est l opérateur AMC). Alimentation dans le flux retour en fonction du cas d utilisation selon la convention passée entre les organismes AMC et les établissements de santé PNL : soit le n AMC de l organisme AMC, valeur portée dans le flux aller, si l émetteur du virement bancaire est l organisme AMC soit le n de l opérateur AMC si l émetteur du virement bancaire est l opérateur AMC Numéro d entrée en type 2, position (46-54) «N d entrée» en type 2, position (40-48). «N d entrée» en type 2 CP, zone (40-48) Code règlement en type 2, position 78 Code 1 = paiement total Code 3 =rejet Montant Payé en type 2, position (70-77) Total remboursable par l'organisme d'assurance maladie complémentaire» en type 5, position (82-89) Si code règlement =1, il correspond à la somme des données T5cp14 (cumul des montants AMC type 3CP) et T5cp15 (cumul des montants AMC type 3CP) Seuls les codes 1 et 3 sont utilisés Le code règlement avec la valeur «2» n est pas utilisable (et a été supprimé des normes RM) car il n y a pas de paiement partiel possible. - Non signé et positif. - A zéro dans les cas de rejets Le montant payé est égal au montant facturé si le code règlement = 1 07/10/2014 Version

32 Données en RM- EH Où se trouve la donnée utile en 615M-EH? Où se trouve la donnée utile en DRE-CP? Consignes de remplissage de la RM-EH - Observations Numéro lot (aller) en type 2, position (28-30), 3 caractères Numériques cadrés à droite et complétés avec des 0 à gauche «Numéro de lot» en type 1, position (20-22) = 3 caractères alphanumériques cadrés à gauche et complétés avec des espaces à droite «Numéro de lot» en types 1, position (20-22) = 3 caractères alphanumériques cadrés à gauche et complétés avec des espaces à droite Date de traitement de la facture Ce champ doit être identique à la date comptable transmise dans le libellé du virement. en type 2, position (56-61) C est cette date qui sera également reprise (de manière non automatisée en phase transitoire) comme date de départ de la suspension des poursuites pour la durée paramétrée par le comptable hospitalier (durée de retraitement du rejet par l établissement de santé PNL quand le code règlement = 3). 07/10/2014 Version

33 CHAPITRE 4 - SPECIFICITES DE L'EXPRESSION DE BESOINS DANS LES NORMES RETOUR NOEMIE 578 ET NOEMIE Présentation générale La norme NOEMIE permet un retour des informations de paiement des prestations et de rejets. L ensemble est publié sous la forme d un cahier des charges intitulé «NOEMIE PS» disponible sur le site La norme NOEMIE 578 est une référence spécifique utilisée par l Assurance Maladie Obligatoire pour la transmission d informations vers les établissements de santé PNL. Cette norme permet de transmettre des informations concernant l activité ambulatoire et l activité de séjour des établissements de santé PNL. Elle permet par ailleurs de véhiculer le complément au numéro de titre de recettes ainsi que le NIR assuré, le nom de l assuré, le nom du bénéficiaire des soins ainsi que la date des soins. La norme NOEMIE 908 est une référence spécifique aux rejets pour la transmission vers les établissements de santé PNL. Elle est basée sur les références classiques 9xx des rejets. La 908 permet en plus de véhiculer le complément au numéro de titre de recettes ainsi que le NIR assuré, le nom de l assuré, le nom du bénéficiaire des soins ainsi que la date des soins. A la demande de l Etat, l utilisation de ces normes, initialement conçues pour transmettre les flux retour AMO, est étendue à la transmission des flux retours AMC, selon les règles décrites ci-après. Les retours Noémie 578 / 908 imposent une norme de facturation Aller DRE-CP (version n 7.3) : en effet certains établissements de santé PNL sont identifiés à partir du n Mandataire, qui n est pas véhiculé dans la norme 615M-EH ni dans les versions précédentes de la norme DRE-CP. Règle R21. Libellé de la règle de gestion Les retours Noémie 578 / 908 imposent une norme de facturation Aller DRE-CP (version 7.3) : en effet, comme pour FIDES, l établissement de santé PNL est identifié à partir du n Mandataire, qui n est pas véhiculé dans la norme 615M-EH. L AMC ne serait donc pas en mesure de le renvoyer. Le numéro mandataire, correctement véhiculé dans les flux d information, est le numéro mandataire unique déjà utilisé pour l identification de l établissement de santé PNL destinataire dans les échanges AMO B2 / NOEMIE. Le schéma suivant précise les données véhiculées dans les échanges entre les partenaires en utilisant les normes DRE-CP et NOEMIE 578/ /10/2014 Version

34 Echanges en DRE-CP - Noemie 578/908 Vérification cohérence Montant facturé Facture DRE -CP Identifiant facture - N titre - Exercice comptable - N d entrée - Complément au numéro de titre de recettes Identifiant établissement de santé PNL - N mandataire(nouveau v 7.3) - N FINESSjuridique - N FINESSgéographique Etablissement de santé PNL 578 / 908 Identifiant facture - N titre Organisme AMC - Exercice comptable - Code produit du titre - Complément au n de titre de recettes Identifiant établissement de santé PNL - N mandataire (578) - N destinataire = FINESSgéographique (908) 4.2 Règles de cohérence adaptées à la norme Noemie 578/ Règles de gestion à mettre en œuvre par l AMC L établissement de santé PNL est identifié de façon différente dans la norme 578 de paiement et dans la norme 908 de rejet. Règle R23. Libellé de la règle de gestion Identification de l émetteur de virement bancaire (en vue de l aide au rapprochement bancaire) Le numéro identifiant l émetteur du virement sera valorisé dans les entités de début et de fin de fichier logique NOEMIE en fonction des cas d utilisation. L émetteur du virement bancaire constitue un fichier logique par établissement de santé PNL, par journée comptable et par virement bancaire. 07/10/2014 Version

35 Règle Libellé de la règle de gestion R24. Identification de l établissement de santé PNL dans les flux d information Noemie 578 : l établissement de santé PNL est identifié par le numéro mandataire. Le numéro mandataire, attribué par la CPAM caisse pivot de l établissement de santé PNL, est unique pour un établissement de santé PNL (personne morale). Il identifie l établissement de santé PNL destinataire du virement bancaire et des flux d information. Dans le cadre du présent cahier des charges, Il est transmis par l établissement de santé PNL dans la facture. R25. R27. Dans le flux 908 à destination de l établissement de santé PNL, ce dernier est identifié par son FINESS géographique. Cette donnée est véhiculée dans la zone numéro de destinataire. Le flux de retour ((908 / 578) doit reprendre les éléments permettant d identifier le titre de recettes et la facture : Zone numéro du titre Zone complément au numéro de titre Zone exercice comptable 07/10/2014 Version

36 Règle Libellé de la règle de gestion R28. Le niveau de rupture correspondant à un virement bancaire pour une journée comptable donnée et un établissement de santé PNL donné, est porté par le flux logique de paiement (borné par une entité 000 en entrée et se terminant par une entité 999). Structure du flux logique de paiement (Noemie 578) Dans le cas ou le flux logique contiendrait une pluralité d entités 040, la date journée comptable sera homogène dans toutes les entités 070 de chaque 040 contenues dans le flux logique. Les entités 000 de début de fichier et 999 de fin de fichier contiennent l identifiant de l émetteur du virement bancaire correspondant au virement pour cet établissement de santé PNL (mandataire entité 020) et cette journée comptable (entité 070).A un virement bancaire pour un établissement de santé PNL donné et une journée comptable donnée doit correspondre un flux logique NOEMIE de paiement (578). A un ensemble de rejet, pour un établissement de santé PNL donné et une journée comptable donnée doit correspondre un flux logique NOEMIE de rejet (908). Un flux physique peut contenir N flux logiques. 07/10/2014 Version

37 Dans le flux d information de paiement, le niveau de rupture correspondant au virement est porté par le numéro d émetteur (NOE-NUE). La valorisation de cette zone sera adaptée par l organisme AMC ou son opérateur aux différents cas de gestion. Deux cas peuvent se présenter : Cas 1 : l organisme AMC (identifié par le n AMC figurant sur la carte de l adhérent) est le débiteur et le générateur des flux d information de paiement / rejets et des virements vers l établissement de santé PNL ; Cas particulier : l opérateur AMC possède sont propre n d AMC (figurant sur la carte de l adhérent) et est donc le débiteur et le générateur des flux d information de paiement / rejet et des virements vers l établissement de santé PNL : cf. cas 1. Nota : pour l établissement de santé PNL, cet opérateur est considéré comme un organisme AMC. Pour ce cas n 1 : l organisme AMC est l émetteur du virement bancaire correspondant aux paiements acceptés par lui. pour un établissement de santé PNL donné et une journée comptable donnée. Il produit également le flux d information de paiement / rejet qu il transmet directement à l établissement de santé PNL. l organisme AMC produit un flux logique unique d information de paiement / rejet pour une journée comptable de virement et un établissement de santé PNL, regroupant tous les paiements correspondants au virement. Le numéro Emetteur (NOE-NUE) porté dans les entités 000, de début de fichier, et 999, de fin de fichier, est le numéro de l organisme AMC, émettrice du virement bancaire, Chaque établissement de santé PNL (numéro mandataire entité 020) recevra un virement de l organisme AMC par journée comptable de virement. Sauf cas particulier, l établissement de santé PNL reçoit de l organisme AMC par journée comptable un flux logique correspondant à un virement. 07/10/2014 Version

38 Règle Libellé de la règle de gestion 07/10/2014 Version

39 Règle Libellé de la règle de gestion Cas 2 : l organisme AMC (identifié par le n AMC figurant sur la carte de l adhérent) est le débiteur juridique mais n échange pas directement de flux d information de paiement / rejet et de virements avec l établissement de santé PNL (rôle confié à un opérateur AMC). Pour ce cas n 2 : c est l opérateur AMC qui est le générateur des flux et des virements vers l établissement de santé PNL. l opérateur AMC, agissant pour un ensemble d organismes AMC, émet un virement bancaire pour l ensemble des paiements validés par l ensemble des organismes AMC et pour une journée comptable donnée. il construit un flux logique d information de paiement / rejet pour une journée comptable de virement, un établissement de santé PNL, pour l ensemble des organismes AMC concernés, regroupant tous les paiements correspondants au virement bancaire, Il produit également un flux logique d information de rejet pour une journée comptable de traitement et un établissement de santé PNL, regroupant tous les rejets de tous les organismes AMC au nom desquels il agit. Le numéro Emetteur (NOE-NUE) porté dans les entités 000, de début de fichier, et 999, de fin de fichier, est le n de l opérateur AMC (ce numéro est précisé dans les conventions qui lient les organismes AMC aux établissements de santé 8 ), émetteur du virement bancaire. Il est reporté dans le libellé du virement. Par journée comptable de virement, chaque établissement de santé PNL concerné recevra un virement émis par l opérateur AMC, pour l ensemble des organismes AMC concernés. Dans le cas ou, en fonction des divers types de conventions qui le lient aux organismes AMC, l opérateur AMC émettrait des virements bancaires par sous ensemble d organismes AMC, voire par organisme AMC, il construira en conséquence les flux logiques de paiements afin de garantir l adéquation du total du flux logique de paiement avec le virement correspondant. 8 Un annuaire national des AMC sera prochainement disponible, précisant notamment les n des organismes AMC et des opérateurs AMC. 07/10/2014 Version

40 Règle Libellé de la règle de gestion Dans le cas particulier de rattrapage de traitement de flux d information à J correspondant à plusieurs journée comptables de virements, l émetteur du flux d information (l organisme AMC ou l opérateur AMC) constituera un flux logique par établissement de santé PNL et par journée de virement. 07/10/2014 Version

41 Règle R29 Libellé de la règle de gestion Les règles d allotissement des flux logiques de rejet (Noemie 908) sont analogues à celles des flux logiques de paiement (Noemie 578) : Structure du flux logique de rejet (Noemie 908) 07/10/2014 Version

42 4.2.2 Règles de gestion pour le comptable hospitalier Règle R30. Libellé de la règle de gestion Règles pour le comptable hospitalier Pour les flux Noémie, le rapprochement automatique du paiement / rejet avec le titre de recettes qu il référence se fait sur la base de l exercice comptable et du numéro de titre Le cas échéant, le système d information comptable hospitalier utilise le code produit comme critère complémentaire. Les informations portées par les champs suivants, sont disponibles dans la transaction de traitement pour recherche du titre de recette concerné dans les cas d anomalies : Zone données identifiant assuré (nom, prénom et n de sécurité sociale, entité 110), identiques à celles précisées dans la facture associée Zone données identifiant le bénéficiaire des soins (entité 120, nom et prénom), identiques à celles précisées dans la facture associée Zone lot de facturation (entité 080) : en position 6 à 11 : la date de constitution de lot (JJMMAA), identique à celle du lot de facturation associé en position 12 à 14 : le numéro du lot concerné (normalement série séquentielle dans le temps), identique à celui du lot de facturation associé Entité 990 de clôture du niveau 05 (99005) : le montant du paiement (zone NOE CUM positions 31 à 33) qui doit être égal au montant de la facture / du titre. Dans les NOEMIE 908, ce montant est à «0».Dans un RSP 908 cette entité porte le compteur de lignes de rejets associées à la facture (entité 290 cf. schéma infra). 4.3 Localisation des données clés dans la norme aller Par ailleurs, les entités suivantes doivent également respecter les contraintes ci-dessous : Alimentation des retours Noémie Données en Noémie 578 et en Noémie 908 TYPE D EMETTEUR zone NOE-TYE : en positions 4 à 5 de l entité 000 du flux 578 et 908 Où se trouve la donnée utile en DRE-CP? Consignes de remplissage de la Noémie 578/ Observations Dans le cas du présent cahier des charges, la, zone sera systématiquement valorisée à «RC» 07/10/2014 Version

43 Données en Noémie 578 et en Noémie 908 Numéro Emetteur NOE-NUE Entité 000 Positions 6 à 19 cadrés à droite et complété à gauche par des zéros Identifiant présent également dans l entité 999 de fin de fichier logique Positions 6 à 19 Numéro Mandataire Champ absent du flux 908 Numéro de destinataire Entité 040 Norme 908 N de facture Entité 105 position 12 Exercice comptable entité 105 position 12 sur 2 caractères N de titre Entité 105 position (14-20) Où se trouve la donnée utile en DRE-CP? «N d organisme d assurance maladie complémentaire + clé» en type 2 CP, zone ( ) = 10 caractères alphanumériques. Cadrés à gauche et complétés avec un espace à droite. En type 2M, position ( ) En types 3 et 4 pour le Finess géographique «N de demande de remboursement» en types 2, position (30-38). Cette zone est composée du millésime (2 car.) + n de Titre de Recettes (7 car.) Millésime = 2 premiers caractères du «N de demande de remboursement» en type 2S, position (30-31). 7 derniers caractères du «N de demande de remboursement» en types 2, position (32-38) Consignes de remplissage de la Noémie 578/ Observations Points de vigilance : Alimentation dans le flux retour en fonction du cas d utilisation selon la convention passée entre les organismes AMC et les établissements de santé PNL : soit le n AMC de l organisme AMC, valeur portée dans le flux aller, si l émetteur du virement bancaire est l organisme AMC soit le n de l opérateur AMC si l émetteur du virement bancaire est l opérateur AMC Le numéro émetteur permet le rapprochement bancaire entre le flux de paiement et le virement bancaire correspondant. Entité 020 de la norme 578 non véhiculée dans la norme 908 Pour les établissements de santé PNL sans n de mandataire en FIDES, ce champ est renseigné de la manière suivante : Alimenté par le FINESS géographique La valeur doit être comblée à gauche par des zéros. Le N de facture est composé de l exercice comptable et du N de titre 07/10/2014 Version

44 Données en Noémie 578 et en Noémie 908 Code produit entité 105 position 9 Zone 00 entité 105 position Où se trouve la donnée utile en DRE-CP? 4 ème caractère de la zone «Complément au numéro de titre de recettes» en types 2CP, position (42-47). 5 ème et 6 ème caractère de la zone «Complément au numéro de titre de recette» en types 2CP, position (42-47). Consignes de remplissage de la Noémie 578/ Observations Ce champ est exploité par le comptable hospitalier mais n est pas identifié en tant que zone dans la DRE-CP. Intervient dans l identification du titre de recettes. Ce champ est alimenté dans la DRE- CP par «00» Montant du règlement de la facture : Entité de cumul de la facture Montant de la facture Somme des 2 zones suivantes : «Total du remboursement AMC des prestations» en type 5, position (82-89) «total du remboursement AMC des honoraires» en type 5, position (90-97) Entité de cumul du niveau facture (niveau 05). Dans un RSP 578, cette entité porte le montant (payé) de la facture Non signé et positif. A zéro dans les cas de rejets Numéro lot (aller) «Numéro de lot» en types 1, position (20-22) Entité 080, position 12 à 14 = 3 caractères alphanumériques cadrés à droite et complétés avec des 0 à gauche cadrés à gauche et complétés avec des espaces à droite Normalement ce champ correspond à une série séquentielle dans le temps correspondant au numéro des lots de factures télétransmises par l établissement de santé PNL Date journée comptable Entité 070 Zone d archivage Entité 105, position 21 à 37 - Ce champ est valorisé avec la date comptable portée par le virement C est cette date qui sera également reprise comme date de départ de la suspension des poursuites pour la durée paramétrée par le comptable hospitalier «N d organisme d assurance maladie complémentaire + clé» en type 2, position ( ) Ce champ est informatif mais peut permettre de faire des rapprochements en cas d incident ou d identifier le débiteur juridique de la facture, différent de l émetteur du virement dans le cas 2, où l émetteur du virement bancaire est un opérateur AMC. 07/10/2014 Version

45 CHAPITRE 5 - Modalités pratiques de raccordement et gestion des incidents de production 5.1 Préambule Le raccordement d un organisme ou d un opérateur AMC au dispositif ROC transitoire se fait obligatoirement d abord avec un établissement public de santé et la DGFiP (cf. chapitre 5 du cahier des charges ROC phase transitoire à destination des établissements publics de santé) Initialisation du dispositif d un établissement de santé PNL ou d un OTF avec chaque opérateur AMC Les établissements de santé PNL, ou les OTF sous la responsabilité des établissements de santé PNL qui souhaitent initialiser le dispositif avec un organisme AMC ou opérateur AMC, s en rapprochent pour traiter avec lui des modalités de raccordement. Lorsqu un éditeur de logiciel de facturation hospitalière est entré dans le dispositif ROC transitoire, il en informe la DGOS par courrier électronique à l adresse suivante : DGOS-ROC-transitoireentré[email protected], avec en copie du courrier les correspondants de l établissement de santé et l organisme ou opérateur AMC concernés. La liste des organismes AMC / opérateurs AMC entrés dans le dispositif transitoire conformément au présent cahier des charges est tenue par la DGFiP (bureau CL1A). Cette liste sera périodiquement diffusée à la DGOS et aux signataires du présent cahier des charges de la phase transitoire. En cible cette liste sera mise en ligne. La liste des éditeurs de logiciel de facturation hospitalière et des établissements de santé publics et PNL entrés dans le dispositif transitoire conformément au présent cahier des charges est tenue par la DGOS et mise en ligne sur le site ministériel rubrique ROC phase transitoire Sécurisation des flux Les flux aller de l établissement de santé PNL et, le cas échéant, son OTF vers l organisme AMC et, le cas échéant de son opérateur AMC, doivent respecter les conditions de sécurité prévues par la loi n du 6 janvier 1978 modifiée, et, notamment, les données télétransmises ne doivent pas pouvoir être déformées, endommagées, ou accessibles par des tiers non autorisés. Le mode de transfert retenu pour l envoi des fichiers entre les AMC et l établissement est la messagerie (protocole SMTP non chiffré, les fichiers sont compressés au format gzip). 5.2 L'organisation de la déclaration d'incidents et des principes des chaînes d'assistance 07/10/2014 Version

46 En cas de non conformité récurrente d un flux transmis par un organisme ou un opérateur AMC à un établissement de santé PNL, ce dernier prend contact avec l équipe projet ROC de la DGOS afin de remédier à la situation : [email protected] CHAPITRE 6 - ANNEXES PRESTATIONS DE SANTE CONCERNEES Dans le détail, les catégories de prestations d'hospitalisation concernées sont uniquement celles réalisées en services de médecine, chirurgie, gynécologie-obstétrique et odontologie, telles que visées aux articles R162-29, R du code de la sécurité sociale. A ces prestations s ajoutent les prestations hors soins (chambre particulière, téléviseur, WIFI ) telles que définies à l article R du code de la sécurité sociale. CHAPITRE 7 - ANNEXES QUESTIONS LES PLUS FREQUENTES 7.1 Périmètre du projet Pourquoi les cahiers des charges publiés sur ROC en phase transitoire (EPS et PNL) ne concernent-ils que l activité MCOO des établissements de santé, et ne s étend pas aux activités SSR et psychiatrie notamment? L ampleur du projet ROC justifie la nécessité d un phasage et d une montée en charge progressive. Par ailleurs, des travaux sont en cours pour redéfinir les bases tarifaires des activités SSR et Psychiatrie. Pour ces raisons, ROC phase transitoire est limité au seul périmètre MCOO. 7.2 Identifiant établissement 07/10/2014 Version

47 Pourriez-vous clarifier la définition des établissements privés à but non lucratif dans le cahier des charges ROC transitoire (PNL) : sont-ils identifiés par leur N FINESS juridique ou par leur N FINESS géographique dans le cadre des échanges de flux avec les AMC? Les établissements de santé privés à but non lucratifs sont ceux mentionnés aux b et c de l article L du code de la sécurité sociale. Dans le cadre du projet ROC en phase transitoire, l existant n est pas modifié ; par conséquent, c est l établissement de santé PNL qui fait le choix du N FINESS (juridique ou géographique) sous lequel il est identifié dans les échanges de flux avec les AMC, dans le cadre du flux aller d envoi de la facture dématérialisée à l AMC. Dans le cadre du projet ROC en cible, ce point fera l objet d une réflexion particulière. L identification de l établissement de santé destinataire des flux retour varie (N FINESS juridique, N FINESS géographique ou N mandataire) en fonction de du type d établissement (EPS, PNL) et du type flux de retours (RM-EH, RSP NOEMIE 908, RSP NOEMIE 578). Ne pourrait-on pas prévoir une harmonisation de l identification de l établissement dans le cadre du projet ROC, pour limiter les risques d anomalies inhérents à cette complexité? Dans le cadre du projet ROC en phase transitoire, l existant concernant l identifiant de l établissement de santé n est pas modifié. Dans le cadre du projet ROC en cible, ce point fera l objet d une réflexion particulière. A quoi est-il fait référence dans le cahier des charges ROC transitoire PNL lorsqu il est mentionné le N mandataire? Ne s agit-il pas du N de mandataire attribué par les CPAM qui ne concerne que les EPS? Dans un souci de cohérence, les cahiers des charges ROC transitoire EPS et PNL ont été construits sur une même logique rédactionnelle, avec un vocabulaire similaire. Attention certains établissements de santé PNL ont un numéro de mandataire établissement et d autres pas. Le champ N mandataire est bien présent dans la norme DRE-CP dès la version 7.3. Même si un tel numéro n existe pas pour tous les établissements de santé PNL, ce champ sera utilisé par les AMC pour identifier l établissement dans le cadre des flux retour d information sur les paiements qui seront renvoyés par les AMC en norme Noemie 578. En conséquence, il sera demandé aux établissements de santé PNL de compléter ce champ, N mandataire, à l aide de leur numéro de mandataire ou, à défaut, de la valeur suivante : Concernant le n de mandataire : comment l AMC le connaît-il? Le principe est que l'amc renvoie ce qui est renseigné dans la demande de remboursement reçue de l'établissement de santé PNL (flux aller). Nota : le mandataire est l établissement de santé, à ne pas confondre avec le mandataire professionnel de santé, dans les cliniques privées. Concernant le n de mandataire : existe-t-il un référentiel? L utilisation d un référentiel n est pas nécessaire car les AMC ne feront que renvoyer une donnée qui leur sera communiquée par l établissement de santé PNL dans le flux aller. Concernant le n de mandataire : est-ce la même définition que le mandataire d'une clinique? 07/10/2014 Version

48 Non, le numéro mandataire de l établissement de santé PNL est unique, Il est attribué par la caisse pivot de l établissement de santé PNL. Il est utilisé pour tous les échanges selon la norme NOEMIE, AMO ou AMC. L unicité du n de mandataire exprimée par la règle R4 n est pas vérifiable par l éditeur (puisque le référentiel est national et non distribué). Le numéro mandataire est le numéro mandataire unique déjà utilisé pour l identification de l établissement de santé destinataire dans les échanges AMO B2 / NOEMIE pour les établissements publics de santé et certains PNL. L unicité de ce numéro est assurée au niveau national par la CNAMTS. Autant il est clairement défini dans la sphère des établissements de santé, la notion d Organisme Transmetteurs de Flux des établissements de santé (OTF) à la page 9, autant cette notion n apparait nulle part avant et par la suite. Les OTF, tels que définis dans le cahier des charges ROC phase transitoire, n assurent aucune autre fonction que la transmission des flux. Ce sont bien les établissements de santé, par le biais de leur logiciel de facturation hospitalière, qui générèrent les factures AMC, les titres de recette AMC et qui traitent les retours paiement / rejet associés. 7.3 Identifiant des AMC Le fait que l opérateur AMC se substitue aux organismes AMC qu il représente ne va-t-il pas poser des problèmes de contrôles entre les différents organismes AMC? En fait comment l opérateur AMC retrouve t-il les propriétés de l organisme AMC propre à une facture en l absence de l identification de l organisme (puisque c est l identifiant de l opérateur qui est passé)? Il appartient aux AMC de gérer leurs organisations et leurs modes de gestion, notamment avec les opérateurs AMC. Pour les établissements de santé : l identifiant AMC sur la carte de l assuré est le débiteur juridique (à reporter sur le titre de recette) ; l adresse IP de l annuaire national correspond à l organisme AMC récepteur des flux aller et transmetteurs des flux retour (que ce soit l organisme AMC ou son opérateur) L acquisition du n d AMC peut parfois devenir une opération complexe : S agit-il du n préfectoral? Avec ou sans le caractère M? S agit-il du n RNM? L identifiant AMC sur la carte de l assuré est le débiteur juridique (à reporter sur le titre de recette). Pour ROC transitoire : l existant (pour lequel il n est malheureusement pas possible en l état de formuler des consignes simples à destination des agents hospitaliers). Pour ROC cible, les organismes AMC travaillent sur une solution de simplification de l identification des organismes AMC sur les cartes de tiers payant. 07/10/2014 Version

49 Disponibilité de la liste actuelle des concentrateurs d'amc ou AMC validés DGFIP? A la date de publication de ce cahier des charges, il n y a aucun logiciel qui soit conforme au cahier des charges de ROC transitoire. Il manque le retour RM-EH vers les établissements de santé pour ceux qui sont dans le dispositif NOE. Annuaire national des AMC précisant le n organisme AMC et les opérateurs AMC : si cet annuaire n'est pas disponible maintenant, chaque concentrateur AMC validé DGFIP doit mettre à disposition la liste des AMC qu'il est susceptible de gérer en précisant sur quelle norme et quel périmètre (SE et/ou Hospitalisation) En attendant la mise à disposition d un annuaire accessible en ligne, un fichier Excel géré manuellement sera disponible pour les éditeurs, les opérateurs AMC et les OTF. Il comprendra notamment les adresses de routage, les logiciels validés (éditeurs/organismes transmetteurs de flux et AMC/opérateurs AMC) et les normes prises en compte. A ce jour, cet annuaire est vide, du fait qu aucun logiciel ne soit conforme au cahier des charges ROC transitoire. Il existe des prestataires permettant aux établissements de santé de mettre à jour leur base débiteurs sur la base du numéro de SIRET des AMC. Ce champ, lorsqu il n existait pas, a été développé par les éditeurs. De fait, les établissements de santé ont une base à jour et ont supprimé tous les doublons, triplons... Il s agit d un véritable travail de fourmi effectué par les établissements de santé et les prestataires mettent cette base à jour mensuellement. Afin que ce travail ne soit pas perdu, mais au contraire soit un bénéfice pour les établissements de santé qui effectuent ce nettoyage, est-il prévu une table de correspondance entre ces SIRET et les numéros IP tels que définis dans le cahier des charges? Pour la phase transitoire et pour la phase cible, il n est pas nécessaire de disposer du n SIRET des organismes AMC. C est l annuaire national (maintenu par les organismes AMC) qui fera foi. 7.4 Identifiant du patient Selon les AMC, l identification du patient se fait soit sur l immatriculation sécurité sociale, soit sur le matricule de l adhérent, ce qui ne simplifie pas la gestion des dossiers. L identifiant du patient est le n d adhérent sur la carte de l assuré. Néanmoins, les organismes AMC utilisent également le NIR à des fins de rapprochement de données 7.5 Identifiant des factures et titres de recette 07/10/2014 Version

50 Le numéro de titre de recettes attribué par l établissement de santé PNL est-il le même que le numéro de la facture adressée à l AMC? Le numéro de titre de recettes est un numéro de 7 caractères attribué par l établissement de santé PNL. Le numéro de titre, précédé de l année d exercice (2 caractères) constitue le numéro de facture ou numéro de la demande de remboursement (9 caractères) ; le numéro de facture est l identifiant unique de chaque demande de remboursement adressée à l AMC par un établissement de santé PNL. Le numéro de facture participe à l identification de la facture, du titre de recettes et du paiement/rejet ; il est unique dans l exercice. 7.6 Flux de facturation L annulation d une demande de remboursement déjà payée par l AMC est-elle adressée sous la forme d un flux par l établissement de santé PNL? Si oui, ce flux comporte-t-il toutes les indications concernant la facture annulée : N de facture, etc.? Ce cahier des charges ne traite pas le périmètre des annulations de demandes de remboursement. Les pratiques en vigueur à ce propos ne sont donc pas modifiées : les annulations de demandes de remboursement se font sous format papier et ne sont pas gérées par des flux. Peut-on répondre par un flux lorsque la facture a été émise en format papier? Le cahier des charges ne prévoit un retour dématérialisé qu en cas d envoi dématérialisé selon les normes 615M-EH ou DRE-CP de la demande de remboursement à l AMC. Pour éviter des redressements sur l AMC, faut il concevoir de gérer l interdépendance de la facturation AMO/AMC en bloquant la facturation AMC jusqu au règlement AMO, ou bien les AMC admettront-elles un redressement toujours possible même si tardif? En phase transitoire, les règles actuelles concernant les redressements continuent à s appliquer en attendant la phase cible. Les rejets AMC pourront-ils être recyclés (par exemple l erreur sur une date de naissance ou sur un matricule, qui ne nécessite pas strictement l annulation d un titre)? En phase transitoire, les règles actuelles de traitement des rejets s appliquent. Est-il prévu la mise en place de rejets de type technique (comme les ARL)? Les rejets techniques de type ARL sont gérés dans la phase transitoire de ROC avec les dispositifs existants. En phase cible, il y a aura une gestion des rejets techniques (comme les ARL) et des KO techniques pour les web services. Est-ce que les envois électroniques devront être doublés systématiquement d un envoi papier? En aucun cas, les échanges dématérialisés, flux aller comme flux retour, ne devront être couplés à un envoi papier, sauf éventuellement en phase de tests. Les flux dématérialisés remplacent les envois papier. Il est précisé que les flux retour seront transmis par un canal sécurisé : Quel est-il? Est- 07/10/2014 Version

51 il prévu, pour la phase transitoire, la mise en place d un système de sécurisation (flux compressés et cryptés) identique à celui des transmissions B2, tant pour les flux aller que pour les flux retour? De manière générale, le traitement des flux décrit dans le Cahier des Charges doit respecter la loi n du 6 janvier 1978 modifiée, c est à dire que les fichiers transmis ne doivent ni être endommagés, ni détournés ou accessibles aux tiers non autorisés. Les flux retour de ROC respectent les mêmes contraintes de sécurisation que celles définies dans FIDES ; les flux aller sont hors périmètre de la phase transitoire. Remarque page 15 : «les AMC ouvrent si possible» Il serait préférable d indiquer que les AMC «ouvrent dès que possible aux établissements de santé PNL», un accès à leurs informations. C est une possibilité offerte par certains organismes AMC et non pas une obligation. Un éditeur peut-il ne mettre en place que le retour au format Noemie, sans mettre en place les retours RM TPG/EH? C est possible, mais si tel était le cas, son logiciel devrait offrir la norme DRE-CP en flux aller car il n est pas possible de générer un flux retour NOEMIE à partir des donnée contenues dans un flux aller 615M- EH ; par ailleurs, si tel était le cas, les établissements de santé équipés du logiciel pourraient s interfacer uniquement avec les organismes AMC générant des retours NOEMIE Ce n est pas possible pour les AMC utilisatrices du réseau NOE. 7.7 Normes d échanges La norme 615M-EH peut-elle être utilisée par tous les établissements de santé, y compris ceux qui vont commencer à dématérialiser des factures, ou est maintenue uniquement pour les établissements utilisant déjà cette norme jusqu à l évolution de leur SIH pour émettre des flux DRE-CP? Le projet ROC transitoire ne modifie pas l envoi de factures dématérialisées, il organise la mise en place d un flux d information retour de l AMC à l établissement de santé. Par conséquent, dans le cadre du projet ROC transitoire, les établissements de santé dématérialisant déjà l envoi de leurs factures aux AMC peuvent continuer à adresser leurs factures dématérialisées sans changer de norme d envoi. Dans le cadre du projet ROC - cible, la norme «aller» retenue est la DRE-CP. Par conséquent, il est préconisé auprès des établissements qui décident de s engager dans la dématérialisation de leurs factures aux AMC de privilégier un démarrage en norme DRE CP, version 7.3. Certains établissements attribuent des N de facture ayant plus de 7 caractères et tout particulièrement l APHP. Les cahiers des charges n évoquent pas ces cas. La norme DRE permet l envoi du complément au titre de recettes. La norme 615M-EH ne le permet pas. Dans le cadre du projet ROC, aura-t-on l assurance de ne pas avoir de doublon sur le numéro de titre de recettes sans le complément? Dans le cadre du projet ROC en phase transitoire, l existant concernant l envoi des factures dématérialisées par les établissements de santé n est pas modifié. Dans le cadre du projet ROC en cible, la norme «aller» retenue est la DRE-CP. Par conséquent, la question de la 615M-EH est levée. 07/10/2014 Version

52 Les informations décrivant l assuré et le bénéficiaire des soins ne sont pas mentionnées dans la description de la RM-EH, alors qu elles le sont dans la description de la norme NOEMIE 578/908 : est-ce parce que leur présence va de soi ou bien parce que leur absence va de soi? Cette différence observée est le fruit d une différence en matière rédactionnelle de chaque description de norme : elle est involontaire et non significative. Ce cahier des charges ne traite pas spécifiquement de la description des informations relatives à l assuré et au bénéficiaire des soins car l existant dans le contenu des normes à ce propos ne pose pas de difficulté et n est pas modifié par le présent cahier des charges. Est-ce que les échanges peuvent se faire en norme aller DRE-CP? S il est fait le choix en norme «aller» d utiliser la DRE-CP, la version doit être à minima : - la version 7.3, sans quoi le flux aller ne comprend pas l ensemble des informations nécessaires pour émettre le flux retour d information sur le paiement/rejet en norme Noémie 578/908 ; - La version 6.3, sans quoi le flux aller ne comprend pas l ensemble des informations nécessaires pour émettre le flux retour d information sur le paiement/rejet en norme RM-EH. Chaque OC a sa propre codification de rejet et ses propres motifs, ce qui n est pas sans compliquer la tâche des établissements de santé. Est-il prévu une «normalisation» des rejets pour l ensemble des OC? En phase cible, le principe retenu est le 0 rejet car il y a garantie de paiement. La démarche retenue est donc d atteindre un seuil minimal proche de 0 du taux de rejet et seulement ensuite d analyser les motifs des rejets résiduels (à priori tous techniques) pour les «normaliser» si nécessaire. En phase transitoire, les codes et motifs de rejets sont ceux existants. 7.8 Virements Les RIB sont-ils bien prévus en format SEPA? On utilise les normes en vigueur ; cependant, les informations contenues dans les RIB transmis dans les flux ne doivent pas être utilisées, par mesure de sécurité. Les informations d identification du compte bancaire sur lequel effectuer les paiements sont transmises aux organismes AMC ou opérateurs d AMC par voie conventionnelle. 7.9 Accompagnement au changement et déploiement Des mesures d accompagnement des acteurs impactés par les changements liés au projet ROC (éditeurs de logiciels hospitaliers de facturation, établissements) seront-elles mises en œuvre pour faciliter la mise en œuvre du projet et mesurer l avancement de son déploiement? La DGOS, en étroite collaboration avec la DGFiP, l ANAP et les ARS, s appuiera sur le dispositif de pilotage de l avancement des projets hospitaliers mis en œuvre dans le cadre des projets FIDES, PES V2 et TIPI auprès des établissements de santé et de leur éditeur de logiciel de facturation. 07/10/2014 Version

53 Quelles modalités de déploiement sont prévues? Suite à la prise en compte des commentaires émis à la suite de la première publication des cahiers de charges relatifs à ROC transitoire, une publication de la nouvelle version de ces cahiers des charges est prévue prochainement, avec la mention «version provisoire en attente de saisine CNIL». Les éditeurs de logiciels de facturation hospitalière peuvent démarrer les développements (ou compléments de développements par rapport à l existant) dès maintenant. Les établissements de santé devraient pouvoir mettre en œuvre le projet ROC transitoire dès l accord de la CNIL. Le projet ROC en phase cible donnera lieu à des documents ad hoc (cahiers des charges, guides, conditions d entrée dans le dispositif ). Est-il possible pour un établissement de santé de se lancer dans le projet ROC transitoire s il n est pas en capacité de recevoir les flux de retour d information sur les paiements et rejets des AMC? La capacité à recevoir ces flux retour est un pré-requis indispensable à l entrée de l établissement de santé dans le dispositif ROC transitoire. Le cahier des charges ROC transitoire PNL fait mention de la DGFiP/Trésorerie Générale à plusieurs reprises et précise au chapitre 5 qu un agrément doit être demandé à la DGFIP. Cet agrément vaut-il pour les établissements de santé PNL, alors qu ils ne font pas partie du circuit dans lequel s inscrivent les trésoreries générales? L entrée dans le dispositif ROC d un organisme ou opérateur AMC s effectue par le biais de la DGFiP avec un établissement public de santé. Ensuite, chaque établissement de santé PNL se rapproche de l organisme ou opérateur AMC pour traiter avec lui des modalités de raccordement Le démarrage officiel des premiers flux de production dans le cadre du projet ROC en phase transitoire est prévu à quelle date? Les premiers flux pourront démarrer dès que la CNIL aura donné son accord sur les cahiers des charges ROC transitoire EPS et PNL, qu une version finale de ces cahiers des charges aura été publiée en conséquence, et qu un décret en Conseil d Etat le permettra. Dans le planning prévisionnel actuel, les premiers flux pourraient démarrer dès la publication du décret en Conseil d Etat. Quels sont les objectifs quantitatifs sur le déploiement national? A quelles échéances? Le déploiement de ROC transitoire se fait sur la base du volontariat en ce qui concerne les établissements de santé et les organismes AMC. Fin 2020, tous les établissements de santé et tous les organismes AMC devront avoir mis en œuvre la phase cible du projet. La multiplicité (et donc la complexité) des choix possibles (les normes aller, les normes retour, les destinataires organismes ou opérateurs, la variété des différents raccordements techniques, avec la prise en compte des opérateurs AMC) ne sera-t-elle pas un frein certain sur le déploiement. L existant actuel comprend très majoritairement des flux aux normes 615M/RM-TPG. Le choix final est laissé aux acteurs du terrain tout en attendant que pour les établissements de santé qui n ont pas encore dématérialisé leurs flux, ceux-ci choisiront DRE-CP/NOEMIE correspondant aux seules normes cibles Pour la mise en production de nouveaux flux, les tests fonctionnels avec la DGFiP doivent être construits à partir de données réelles. Est-ce que cela veut dire que l Etablissement de santé doit prévoir un environnement spécifique de tests (copie des données réelles) pour télétransmettre des factures à l AMC? 07/10/2014 Version

54 Les tests réalisés par un éditeur de logiciel de facturation hospitalière avec le premier établissement de santé public ou PNL nécessitent des données réelles représentatives des échanges entre établissements de santé et organismes AMC. Une fois que ces tests passent avec succès avec un organisme AMC test, le logiciel est considéré valide pour l ensemble des établissements de santé équipés du logiciel. En annexe aux cahiers des charges, un modèle de convention établissement/amc, avec la formalisation des identifiants techniques et fonctionnels nécessaires serait très utile. Ce point sera traité dans les modalités de déploiement de ROC cible, avec la mise en place d un accord cadre national entre les établissements de santé, les comptables publics et les organismes AMC. Pour la phase transitoire, les conventions établissement / AMC restent inchangées. 07/10/2014 Version