A Rédaction des fiches

Transcription

1 Le dossier annuel ce qu il faut savoir dans Sirhus 011 agent directeur d unité responsable d entretien De quoi s agit-il? Vous allez compléter votre dossier annuel dans le système Sirhus. Conçu comme un «aide mémoire», ce mémento présente les points essentiels pour une prise en main simplifiée et rapide de ce nouvel outil. Cette version intègre les évolutions mises en place dans Sirhus en 011. Les accès sont personnalisés : chaque agent est associé à un profil, des informations et des droits. En tant qu agent, vous avez accès à votre dossier annuel. En tant que responsable d entretien, en plus de votre dossier si vous êtes IT, vous avez accès à ceux des agents dont vous avez la responsabilité. En tant que directeur d unité, vous avez accès à l ensemble des agents de votre unité concernés par le dossier annuel. En tant que responsable administratif, vous avez accès aux mêmes données que le directeur d unité, sans possibilité de validation. responsable administratif Pour vous connecter L accès est protégé par un mot de passe ou un certificat numérique CNRS. Pour obtenir un mot de passe connectez-vous à et suivez les instructions. Si vous possédez un certificat électronique CNRS, il sera automatiquement utilisé pour vous identifier. Si vous détenez plusieurs certificats, vous devrez sélectionner le certificat CNRS. Quel que soit votre navigateur (Internet Explorer ou Firefox), vous pouvez vous connecter à Sirhus. Pour la version IE8 certaines paramétrages sont nécessaires (cf. page 5). Lancement de la campagne Mars Qui fait quoi? 1 Nouvelle unité 011 Désignation d'un RE par agent Désignation des responsables d entretien La campagne d avancement Le dossier annuel dans Sirhus en étapes Mise à jour des RE désignés Le jour suivant Création des dossiers Préparation et conduite des entretiens des fiches Mise à jour de l'itinéraire professionnel des fiches 1 et 5 des fiches, et Classement dans l'unité pour signature Juin Classement régional et national Septembre à décembre Passage en CP

2 étape 1 Désignation des RE et création Pour mettre à jour les responsables d entretien, je clique sur Dossier annuel, puis sur le lien Désignation responsables entretien. 1 - Je sélectionne l unité puis je clique sur le bouton chercher pour afficher les agents concernés de mon unité - Je sélectionne les agents pour lesquels je souhaite désigner le même responsable d entretien. Je sélectionne ce dernier dans la liste déroulante puis je clique sur assigner - Lorsque tous les responsables d entretien sont désignés, je clique sur enregistrer La création annuels ne pourra être effectuée que le lendemain de la désignation des RE Pour créer les dossiers annuels je clique sur le lien traitement annuels 1 - Soit je sélectionne les agents à l aide de sélectionner tout - Soit j en sélectionne quelques uns dans la colonne de gauche - Je clique sur créer dossier - Je saisis l effectif puis je clique sur activer la création Les différents intervenants (DU, gents, RE, R) sont notifiés par courriel de la création du dossier. Les fiches, qui fait quoi? Fiche 1 Le directeur d'unité Le responsable administratif Le responsable d'entretien L'agent Du Propositions d'avancement c s v Fiche Fiche Fiche Fiche 5 Descriptif d'activités c s v Bilan, orientations et perspectives Evaluation et recueil des besoins en formation ppréciation générale et propositions d'avancement

3 étape Du Pour accèder au(x) dossier(s) annuel(s), je clique sur Dossier annuel puis sur le lien traitement annuels Je clique sur la fiche de mon choix pour la visualiser ou la modifier Je peux naviguer entre les fiches du dossier en cliquant sur les onglets Pour renseigner les formations initiales et les expériences professionnelles Je clique sur l onglet > Les 15 expériences les plus récentes seront reprises dans mon dossier annuel. Les suivantes resteront dans mon dossier agent En fonction de mon profil, je peux, depuis certaines fiches, envoyer un courriel aux acteurs du dossier. Je clique alors sur Enregistrer et notifier Puis sur le lien > Je clique sur un lien pour modifier une expérience Je priorise par ordre croissant mes formations diplômantes (au maximum 5) qui apparaîtront dans mon dossier annuel. Je saisis la priorité des formations, puis je clique sur Enregistrer priorité ctions sur les expériences : création ou suppression Seules les formations au statut «fusé» peuvent être supprimées Je clique sur un lien pour modifier une formation

4 Pour joindre l organigramme Pour joindre l organigramme aux dossiers, je clique sur Dossier annuel, puis sur le lien Traitement annuels. 1 - Je sélectionne les agents pour lesquels je souhaite joindre un organigramme. Puis je clique sur Joindre organigramme. - Je sélectionne l organigramme en cliquant sur Parcourir Puis je clique sur Joindre étape J ai la possibilité de valider agent par agent, fiche par fiche. Ou, j ai la possibilité de valider en masse toutes les fiches de tous les agents. Pour cela, je clique sur le lien annuels 1 - Je sélectionne les fiches que je souhaite valider. Pour chaque fiche, je clique sur Valider définitivement Une fois validée, la fiche n est plus modifiable La colonne «indicateur» me signale un des défauts suivants : - Je clique sur définitive PROP BS, je dois saisir les propositions d avancement dans la fiche 1 ORG. BS, je dois joindre un organigramme à la fiche

5 étape Pour imprimer les dossiers, je clique sur le lien traitement annuels 1 - Je sélectionne les agents pour lesquels je souhaite imprimer le dossier. Puis je clique sur Imprimer dossier - Je sélectionne le type d impression puis je clique sur Imprimer agent, pour imprimer mon dossier je clique sur un pictogramme imprimante. Lorsque le traitement de l impression est terminé, un courriel contenant le lien qui ouvre le fichier d édition pdf est envoyé. ccès Conseils pratiques Les accès sont personnalisés : à chaque agent est associé un profil, des informations et des droits. Les zones et boutons grisés ne sont pas accessibles à votre profil utilisateur. vec le navigateur IE8, il est nécessaire de modifier les paramètres pour simuler une connexion IE7. Vous pouvez réaliser des copier-coller depuis un traitement de texte vers Sirhus. Si vous avez déjà rédigé votre dossier annuel dans Sirhus en 010, certaines zones de la campagne en cours seront pré-remplies à partir des informations reprises des fiches et. bloquée Le nombre de caractères par zone de saisie est limité. Une fois ce nombre atteint, la saisie est bloquée. Déconnexion Sans intervention de votre part, le système se déconnecte automatiquement au bout d une heure. Si vous interrompez votre saisie, pensez à sauvegarder! vant de reprendre votre saisie, cliquer à nouveau sur sauvegarder pour vérifier que vous êtes toujours connecté(e). Qui contacter? Sur le dossier annuel et la campagne 011 : le service des ressources humaines (SRH) de votre délégation. Pour l accès à Sirhus (mot de passe, certificat) : le service des systèmes d information (SSI) de votre délégation. Dans les deux cas, cliquez sur > L assistance aux utilisateurs est accessible du lundi au vendredi de 8h0 à 18h. Sirhus est accessible du lundi au vendredi de 8h à h. 5