Manuel Utilisateur CAP Valley

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1 Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation Version émise le 11/09/2007 Votre interlocuteur : Maintenance AQUITAINE Valley Tél. : AQUITAINE Valley Rue de l Hermite BRUGES Cedex Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 1/91

2 SOMMAIRE I. PARAMETRAGE GENERAL... 5 A. FONCTIONNEMENT GENERAL DES TRANSACTIONS DE PARAMETRAGE... 5 B. OFFRE ET DEMANDE Type de demande et d offre Origine du demandeur et de l offreur Avantage en nature Satisfaction Offre et Demande Regroupement géographique (Point Club 9911) Communes/regroupement géographique (Pt Club 9911)... 8 C. DEMANDE Statut du demandeur Moyens de locomotions... 9 D. EDITION Titre de bas de lettre... 9 E. TRANSACTIONNEL II. DEMANDES A. GENERALITES B. EN-TETE DE LA DEMANDE Identification d un demandeur Complément fiche demandeur Bouton "Demande" Bouton "Edition" Bouton "Enseignement" grille DEM_CV Bouton "Dossier" Bouton "Entretien" Bouton "Obs. Dem." (Post-it) Bouton «Rubriques» (Pt Club BA 05.18) C. DETAIL DE LA DEMANDE Description des détails de demande a) Informations en consultation (en-tête de la demande)...24 b) Description du détail d'une demande...24 c) Les fonctions accessibles à partir d'un détail...25 D. RECAP. / MAJ CONCLUSION III. OFFRES A. GENERALITES B. EN-TETE DE L'OFFRE Identification d un offreur Complément fiche offreur Bouton "Offre" Bouton "Edition" Bouton "Obs. Off." (Post-it) Bouton «Rubriques» (Pt Club BA 05.18) C. DETAIL DES OFFRES Modification d'une offre Description des détails d'une offre a) Informations en consultation (en-tête de l'offre)...36 b) Description du détail d'une offre...36 c) Les fonctions accessibles à partir d'un détail...38 D. RECAP. / MAJ CONCLUSION Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 2/91

3 E. VISUALISATION DE LA DEMANDE DE CONTRAT IV. MISES EN RELATIONS A. GENERALITES B. DEMANDES POUR UNE OFFRE Identification de l offre Liste des lots Création d un lot Recherche infructueuse : Non mise en relation Résultat d une mise en relation C. OFFRES POUR UNE DEMANDE Identification de la demande Liste des lots Création d un lot Recherche infructueuse : Non mise en relation Résultat d une mise en relation V. EDITIONS A. GENERALITES B. EDITIONS Coupons réponses Offres / Demandes Listes multicritères C. STATISTIQUES D. LETTRES PARAMETREES Référence des lettres rattachées au moteur BOURSE (demande) ou OFFRE (Offre) Saisie des lettres (grille LET_MOD) Paramètres moteur BOURSE Paramètres moteur OFFRE : VI. PROCEDURES A. GENERALITES B. REMISE A ZERO DE LA BEF (INITIALISATION GRILLE BOU_DEL) C. MISE EN SOMMEIL (GRILLE BOU_SOM) D. MAJ DES DATES DE VALIDITE (GRILLE BOU_DAT) E. CONTROLE DES DONNEES DE LA BOURSE (GRILLE BA_VERIF) Calcul Nb de place disponible par offre Offre Toujours en CO mais devrait être SA (car plus de place) Enregistrements Orphelins sur l offre Demande en Cours alors que contrat saisi Demande non Satisfaite sur résultat offre VII. EXEMPLE D EDITIONS A. LETTRES STANDARD Lettre d enregistrement de la demande dans la Bourse Lettre de convocation à un M.O.A Lettre d enregistrement de l offre dans la Bourse Lettre ANPE Lettre de non mise en relation pour une demande Lettre d accompagnement d une liste d offres pour une demande Liste des offres pour une demande suite à une mise en relation Lettre de non mise en relation pour une offre Lettre d accompagnement d une liste de demandes pour une offre Liste des demandes pour une offre suite à une mise en relation Coupons réponse pour une demande en fin de validité Coupons réponse pour une offre en fin de validité Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 3/91

4 B. LISTES NOMINATIVES Offres & Demandes (à imprimer en compressé) Offre Demandes Offres détaillées Demandes détaillées C. COMPTAGES Comptage par formation Comptage par priorité D. STATISTIQUES Demandes : a) Par mois sur 12 mois...84 b) Par objectif professionnel...85 c) Par âge...86 d) Par dernière classe fréquentée...87 e) Par sexe Offres : a) Par mois sur 12 mois...89 b) Par formation offerte Mise en relation Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 4/91

5 I. PARAMETRAGE GENERAL A. FONCTIONNEMENT GENERAL DES TRANSACTIONS DE PARAMETRAGE Valider permet d'enregistrer tout ce qui a été saisi depuis la dernière validation effectuée. Annuler permet d'annuler tout ce qui a été saisi ou modifié depuis la dernière action de validation. Quitter permet de quitter la transaction. Une confirmation de validation est automatiquement demandée si celle ci n a pas été faite auparavant avec la fonction "Valider" et que des modifications ont été détectées. Nouveau permet d'effectuer une nouvelle saisie sans sortir de la transaction. Cette fonction n'est pas toujours disponible. B. OFFRE ET DEMANDE Certains paramètres sont définis aussi bien pour la gestion des offres que la gestion des demandes. Ils ne seront donc déclarés qu'une seule fois. 1. Type de demande et d offre Permet de définir le type de formation que le demandeur recherche et que l employeur offre. Le contenu de cette table de référence est libre. Il est spécifique à l'organisation du service. Cette information est obligatoire lors de la qualification du détail d'une offre et d'une demande. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 5/91

6 2. Origine du demandeur et de l offreur Permet de définir la provenance d'une demande et de l offre. Le contenu de cette table de référence est libre. Il est spécifique à l'organisation du service. Cette information est obligatoire lors de la qualification du détail d'une offre et d'une demande. 3. Avantage en nature Permet de définir si un avantage en nature est demandé lors de la définition d'un détail de demande ou d'offre. Le contenu de cette table de référence est libre. Il est spécifique à l'organisation du service. Cette information n'est pas obligatoire lors de la qualification du détail d'une offre et d'une demande. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 6/91

7 4. Satisfaction Offre et Demande Permet de définir le motif de satisfaction de l offre et de la demande. Le contenu de cette table de référence est libre. Il est spécifique à l'organisation du service. Seul le code "01" doit être maintenu conformément à ce qui est mis en place par défaut lors de l'installation : en effet, si la demande ou l offre est satisfaite suite à la création d un contrat par le module apprentissage, le motif «01» sera affecté par défaut. 5. Regroupement géographique (Point Club 9911) Permet de définir différents regroupements géographiques, selon les découpages de commune, de quartiers, définis par le service. Ces regroupements sont libres et doivent être rattachés aux communes pour être exploitables. Ces regroupements ne sont pas obligatoires. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 7/91

8 6. Communes/regroupement géographique (Pt Club 9911) Permet de rattacher un regroupement géographique à chaque commune. Ce regroupement pourra être utilisé dans la mise en relation comme critère. C. DEMANDE 1. Statut du demandeur Permet de définir les différents statuts possibles d'un demandeur au moment de son inscription. Le contenu de cette table de référence est libre. Il est spécifique à l'organisation du service. Cette information n'est pas obligatoire lors de la qualification du détail d'une demande. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 8/91

9 2. Moyens de locomotions Permet de définir les différents moyens de locomotion d'un demandeur. Le contenu de cette table de référence est libre. Il est spécifique à l'organisation du service. Cette information n'est pas obligatoire lors de la qualification du détail d'une demande. D. EDITION 1. Titre de bas de lettre Permet de définir les signataires possibles pour les courriers prédéfinis dans le module. Ces courriers ne sont pas modifiables par l utilisateur. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 9/91

10 E. TRANSACTIONNEL Certains paramètres sont nécessaires au fonctionnement du module. Ces paramètres sont à déclarer au moment de la mise en place du module. Ils ont un impact sur le fonctionnement du module et des affectations par défaut de valeurs. BA_SIREN, Si Paramètre = OUI, le SIREN sera obligatoire lors de la saisie d une offre (Entreprise) BF_LISTE, Si OUI, lors de l'édition de la liste Offres pour une demande, les informations suivantes seront éditées: Activités de l'entreprise, Type d'offre,tranche d'âge, niveau de formation recherchée, avantage en nature, date d'embauche et lieu de formation. DAT_VAL, - Si Paramètre = OUI, la valeur correspond à un nombre de jours qui sera ajouté à la date du jour pour calculer la date de validité d'une offre ou d'une demande. - Si Paramètre = DATE, la valeur doit correspondre à une date ayant le format JJMMAAAA. C'est cette date qui sera automatiquement affectée comme date de validité. DEM_STA, dans la saisie du demandeur si OUI, le statut sera rendu obligatoire. Valeur par défaut. DEM_STA2, Statut complémentaire «libre» si OUI, le statut sera rendu obligatoire. (Pt Club BA 05.07). LET_CON1 et TEL_BOU, Si Paramètre = OUI, les libellés saisis s éditent sur la lettre standard de la convocation du demandeur. OFF_SIR, Si NON, lors de la saisie/modif du SIRET sur BOU_OFF et OFF_DET, pas de contrôle si numéro incorrect. le contrôle se fera si OUI. LET_CON2, Si Paramètre = code du CFA (OAxxx) qui sera édité (intitulé en clair du CFA) sur la convocation standard du demandeur. SEL_MER, Si Paramètre = OUI, lors d une mise en relation, les données offre/demande en résultat seront automatiquement sélectionnées pour l'édition de la liste de la MER. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 10/91

11 II. DEMANDES A. GENERALITES Une demande est liée à une personne appelée demandeur qui recherche une formation ou un emploi dans une entreprise. Chaque demandeur peut être connu 2 fois dans le système d'informations, une fois en tant qu apprenti potentiel et une fois en tant qu acteur, un seul sera choisi comme demandeur et pourra avoir plusieurs choix de formation. Quand un choix est satisfait, les autres seront automatiquement annulés. Tous les choix seront rattachés à une seule demande et il ne pourra y en avoir qu une seule en cours. Un demandeur est accessible dans tous les modules de CAP Valley (Gestion de l'apprentissage, Gestion des Entretiens et Gestion de la Formation, ) et ce, sans ressaisie des informations. B. EN-TETE DE LA DEMANDE 1. Identification d un demandeur Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 11/91

12 Critères de recherche d un demandeur : 1. Le numéro de demande (Numéro attribué automatiquement par le progiciel lors de la création) 2. Le nom seul 3. Le nom et prénom Renseigner un des critères en totalité ou partiellement. (l utilisation du caractère «%» n est pas nécessaire après la saisie critère). La validation du nom suivi du prénom ou l utilisation du bouton Recherche déclenche automatiquement une recherche d homonyme avec affichage d une liste de valeurs. Exemple recherche d un nom qui commence par «GU» Les homonymes trouvés sont affichés par ordre alphabétique. Le statut et la date d'entrée correspondent à la situation du demandeur au moment où il a été déclaré dans la bourse. Si un homonyme est détecté dans le système d'informations sans avoir de demande dans la bourse (modules apprentissage ou formation par exemple), il a le statut «Hors bourse» pour un apprenti existant, «Acteur» pour un individu existant ou «Dossier entretien» si apprenti ayant déjà un dossier d entretien dans le module correspondant. Ok permet de sélectionner un homonyme dans la liste Annuler permet de sortir de la liste sans sélection Insérer permet de saisir les coordonnées d un nouvel individu suite à une recherche infructueuse ou pour créer un homonyme. Une demande de confirmation de création est automatiquement proposée. En création, le bouton Nouveau permet de renouveler une recherche en réinitialisant automatiquement l'écran si la personne retrouvée n existe pas dans la bourse ou en cas d erreur. Si une demande existe déjà, la confirmation suivante est proposée : Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 12/91

13 «Nouvelle recherche» permet d'effacer le contenu déjà saisi pour recommencer une recherche. «Nouvelle demande» permet de créer une nouvelle demande uniquement si le demandeur retrouvé précédemment possède déjà une demande qui n est plus en cours. Si la demande existante du demandeur est en cours, un message informe de l impossibilité d agir. L état de la demande est affiché après le numéro de demande (Pt Club 9910). Ok pour valider le choix, Annuler sans valider Quitter pour abandonner et revenir au menu. Si vous avez fait des modifications ou commencé une saisie, une fenêtre de sortie avec validation vous sera proposée. Quand le demandeur est inséré ou retrouvé, les boutons Insérer et Recherche deviennent inaccessibles. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 13/91

14 2. Complément fiche demandeur Informations obligatoires pour valider la saisie du demandeur : La civilité (liste de valeurs disponible) Le nom Le prénom La date de naissance qui peut être saisie sous le format JJMMAA, les séparateurs et le siècle s affichent automatiquement après validation. (Pt Club 9901) Autres informations : Lieu de naissance (Pt Club 9901) Pour saisir une commune de naissance en France, le département est obligatoire. La commune doit être déclarée dans la table de paramétrage des communes. Elle peut être retrouvée grâce à son code ou son libellé. Sur chacune de ces rubriques, une liste de valeurs est disponible. Si le demandeur est né à l étranger ou si le département de naissance n'est pas connu, le code département «00» permet de saisir directement un libellé de commune sans avoir de valeur paramétrée. Adresse du demandeur Le département est obligatoire pour saisir une commune. Le code «00» est à utiliser pour les adresses à l'étranger. Dans ce cas, le code et libellé postal seront en saisie libre. Pour les départements français, les tables de paramètres correspondantes devront être à jour. La commune se retrouve par le code ou le libellé (respect de l'orthographe nécessaire pour retrouver les communes). Si la commune saisie ne possède qu un seul code postal, il sera affiché automatiquement, sinon, il reste vide et il faut alors aller le renseigner manuellement (liste de valeurs proposées). Le regroupement géographique est affiché automatiquement en fonction de la commune choisie et si la correspondance est faite en paramètre (cf. Chapitre I.B.6 page 7) Le numéro de la voie est sur 4 positions Rép. correspond à l indice de répétition qui peut prendre comme valeur Bis ; Ter ; Quater ; Cinq Le type de voie est un code référencé dans une table de paramètre. La voie ou le lieu-dit une seule zone de saisie libre de 32 caractères. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 14/91

15 La localisation permet d'enregistrer un complément d adresse (Résidence, ZAC,.), c est ici que sera saisi un lieu-dit en complément de la voie si nécessaire. Le téléphone, 2 numéros disponibles sur une longueur de 20 caractères chacun. L adresse , zone de saisie libre de 80 caractères, ouvre «Outlook» si on double click sur l adresse. Le statut du demandeur correspond à sa situation d entrée en bourse (liste de valeurs). Sera obligatoire si le paramètre DEM_STA est à OUI. Le statut complémentaire (Pt Club BA 05.07) du demandeur. Cette zone est librement paramétrable en deux points au gré de votre fonctionnement. 1. Libellé s affichant dans la grille de saisie Le libellé que vous voulez voir afficher sur l écran de saisie est à paramétrer dans les paramètres généraux de CAP Valley via le paramètre applicatif [DEM_STA2]. La colonne libellé contiendra le champ de saisie apparaissant sur la grille, ici «Statut complémentaire libre pour CC», et la valeur de ce paramètre qui peut être soit OUI ou NON. Si sa valeur est sur «OUI» cette information sera obligatoire lors de l enregistrement de la demande. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 15/91

16 2. Table de paramètres du statut complémentaire du demandeur [STA_COMP] Cette table stocke les codes et les libellés associés au statut complémentaire que vous aurez préalablement défini en fonction de vos besoins. Elle est appelable en cours de saisie au clavier par la touche [F6] ou par un clic avec la souris sur l icône. Cette nouvelle information est exploitable par l outil d infocentre BO. Elle figure dans les objets de BO sous un nom générique. Evaluation CAD signifie O (oui) si la rubrique est cochée et N (Non) si décochée. Elle permet de savoir si le demandeur a suivi ou doit suivre une évaluation par le CAD (Centre d Aide à la Décision). Convocation stage signifie O (oui) si la rubrique est cochée et N (Non) si décochée. Elle permet de savoir si le demandeur a été ou doit être convoqué à un stage. Participation signifie O (oui) si la rubrique est cochée et N (Non) si décochée. Elle permet de savoir si le demandeur a participé ou non au stage ou à l évaluation. Ces informations sont exploitables uniquement par l intermédiaire de requêtes (BO). 3. Bouton "Demande" L utilisation du bouton Demande permet de valider et de continuer la saisie avec accès aux détails de la demande : L accès au Détail de la Demande est obligatoire la première fois qu'un demandeur est saisi. C'est en effet cette fonction qui va permettre de définir au moins un choix de formation recherchée et c est seulement après cette saisie que la demande sera complète en cours avec attribution automatique d un numéro d'enregistrement qui servira de référence au courrier standard. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 16/91

17 Le bouton Demande est suivi du caractère (*) quand il existe déjà un détail. L accès au Récap. / Maj Conclusion permet de visualiser la liste des choix du demandeur avec possibilité de mettre à jour le code conclusion. (cf. chapitre II.D page 26) 4. Bouton "Edition" Deux types d éditions sont proposés en standard. L action de cliquer sur le bouton réaliser vous ouvre une fenêtre sur le type d édition que vous souhaitez 1. Par défaut, le choix se porte sur «non» et vous donne accès aux lettres paramétrées de CAP Valley comme décrit ci-dessous : Cette fonction est accessible uniquement quand la demande est enregistrée, au moins un détail (cf. chapitre II.C page 23). 2 types de courriers : 1. Courriers standard dont le contenu n est pas modifiable par l utilisateur. Ils concernent les lettres d accompagnement et de convocation. Seules les modifications du service signataire et le nom de l'utilisateur sont possibles (affichage par défaut du nom de l utilisateur courant défini en paramètre par rapport au code utilisateur de connexion à CAP Valley). Ces informations sont éditées en bas de chaque courrier ( cf. chapitre V.D page 57) 2. Courrier paramétré (Pt Club 9902) dont le contenu est entièrement mis en forme par l utilisateur. Ces courriers doivent être définis en paramètre, le nombre n est pas limité. Pour éditer une lettre paramétrée, après le choix de cette option il faut sélectionner le courrier souhaité dans la liste affichée. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 17/91

18 Ok pour confirmer son choix et éditer, Annuler pour abandonner l édition. 2. Si, à la question «voulez-vous éditer avec l outil BO» vous répondez «oui» la fenêtre figurant cidessous s ouvre : Le choix de l édition se fait en cochant dans la colonne «choix» le ou les documents que l on souhaite éditer. La demande d impression se fait requête par requête en cliquant sur dans la barre de bouton de BO ou directement depuis la barre de menu en choisissant option [Ctrl + P]. 5. Bouton "Enseignement" grille DEM_CV Cette fonctionnalité permet d'enregistrer le CV d'un demandeur spécifique à la demande en cours. La saisie de ces informations n'est possible que si la demande est enregistrée, au moins un détail (cf. chapitre II.C page 23). Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 18/91

19 Si le demandeur a déjà eu un contrat d apprentissage (Module de Gestion de l'apprentissage), les éléments identifiés dans le contrat sont automatiquement repris dans le CV du demandeur. La dernière classe fréquentée et le dernier établissement ne sont pas repris, cette situation ayant pu évoluer. (Pt Club 9904) A l'inverse, lors de la création d un contrat pour un demandeur identifié dans le module de la BEF, ces éléments seront automatiquement repris. La rubrique Observations est sous forme de commentaire libre de 200 caractères (Pt Club 9903), le reste du CV référence des tables de paramètres (souvent déjà définies par le service apprentissage). Si la dernière classe fréquentée est de type CFA par exemple, il est possible de préciser le niveau de formation éventuellement complété par la spécialité (métier au sens nomenclature des formations). Le bouton CV donne accès au CV de l acteur lié au demandeur (Grille FQA) plus complet. Il ne servira pas dans la bourse mais dans les autres module de CAP Valley si cet acteur est à nouveau identifié. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 19/91

20 6. Bouton "Dossier" Depuis le bouton Dossier, si le demandeur est inscrit ou a été inscrit à des stages dans le module de gestion de la formation, il est possible d'en visualiser les références : no de dossier, date, formations suivies, références des cours Le nombre de dossiers existant pour le demandeur est affiché dans le bouton. Cette fonction est uniquement en consultation. Le bouton Inscriptions affiche si existe, pour chaque dossier de formation du demandeur, les différentes inscriptions dans le module formation. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 20/91

21 7. Bouton "Entretien" Depuis le bouton Entretien, si le demandeur est inscrit ou a été inscrit dans le module de gestion des entretiens, il est possible d'en visualiser les références : no de dossier, date, formations suivies, références des évaluations Le nombre d'évaluations existant pour le demandeur est affiché dans le bouton. Cette fonction est uniquement en consultation. Bouton Inscriptions pour visualiser les références des évaluations suivies. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 21/91

22 8. Bouton "Obs. Dem." (Post-it) Sur toutes les grilles de la demande, la fonction "Post-It" permet d'enregistrer des commentaires propres à la demande. (Pt Club 9930) sous cette forme, il n y a pas de commentaire. sous cette forme, il y a déjà un commentaire saisi. Il suffit de cliquer sur ce bouton pour obtenir la grille suivante en saisie ou modification. Saisie d une zone de texte libre de 2000 caractères. Cette rubrique est exploitable uniquement avec BO. Pour supprimer le contenu du post-it, il faut utiliser la touche de suppression de la barre de bouton (croix rouge) et non effacer les commentaires avec des espaces. Les déplacements dans cette fenêtre s'effectuent, pour plus de facilité, avec la souris. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 22/91

23 9. Bouton «Rubriques» (Pt Club BA 05.18) Ce bouton donne accès aux rubriques libres typiques à vos besoins. Elles permettent de définir en paramétrage (code demande dans RUB_FAM) pour une demande des zones de saisie applicatives et complémentaires pour exécuter des traitements analysés. Le contenu de ces rubriques est exclusivement exploitable avec BO. Cf. Documentation sur le paramétrage. C. DETAIL DE LA DEMANDE Cette fonction permet de décrire les différentes demandes. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 23/91

24 Dès la création, un numéro de demande est affecté et affiché en en-tête de la transaction. Ce numéro sera perdu en cas d'abandon de la saisie. Pour une même demande, le nombre de détails est illimité. 1. Description des détails de demande a) Informations en consultation (en-tête de la demande) La date de saisie qui correspond à la date d entrée de la demande dans la bourse. L état de la demande est couplée à un indicateur visuel d état (valeur possible : En cours, Annulée et Satisfaite, Mise en sommeil ). Rq : Une demande peut être en cours avec des détails Annulés ou Mis en sommeil. A partir du moment où il reste au moins un détail en cours, la demande l est aussi. Le nombre de choix décrits (détail) dans la demande en cours. Le regroupement géographique correspondant à l'adresse du demandeur. Le statut du demandeur (défini dans la grille d identification du demandeur). b) Description du détail d'une demande Les rubriques suivies de la mention (obligatoire) ci-après sont des données obligatoires dans la déclaration d'un détail de demande. Les rubriques suivies de la mention (consultation) ne sont pas modifiables à partir de cette transaction. Le numéro d ordre (obligatoire) défini l ordre de préférence parmi les formations recherchées. La date de validité (obligatoire) est automatiquement calculée selon la règle de calcul définie dans le paramétrage général du module (cf. chapitre I.E page 10). Après calcul, cette date est modifiable. L origine (obligatoire), qui référence une table de paramètre (cf. chapitre I.B.2 page 6), correspond à la provenance de la demande. Elle sert à définir qui a envoyé le demandeur au service bourse. Le type de demande (obligatoire), qui référence une table de paramètre (cf. chapitre I.B.1 page 5), correspond au type de formation recherché. Le niveau (obligatoire) complété par le métier (obligatoire) correspondent à la formation recherchée. Ces informations sont utilisées lors des mises en relation. Le niveau ne peut être affiché que par la saisie du code ou après sélection dans la liste de valeurs. Le métier associé au niveau peut être recherché par le code ou tout ou partie du libellé, il doit exister dans la nomenclature des formations définie en paramètre. Redoublant, la rubrique cochée correspond à la valeur "Oui". Année de cours recherchée, par défaut c est la première. Hébergement: liste des valeurs possibles après déclaration dans la table de paramètre (cf. chapitre I.B.3 page 6) Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 24/91

25 Moyen de locomotion : liste des valeurs possibles après déclaration dans la table de paramètre (cf. chapitre I.C.2 page 9) Lieu de formation : fait référence à un centre de formation où la formation doit avoir lieu de préférence pour le jeune. Observations, texte libre de 200 caractères. Zones géographiques de recherche d employeur : Ces rubriques référencent automatiquement la structure géographique paramétrée : département, arrondissement, canton, commune. L arrondissement, le canton et la commune ne seront accessibles que lorsque le département sera identifié. Si les paramètres géographiques sont à jour, la saisie de la commune, par exemple, recherche automatiquement l arrondissement et le canton. Le code/libellé de la conclusion (consultation) du détail en cours de saisie. («EN COURS» lors de la création). La date de la demande (date du jour de la saisie) du détail (consultation). La date du coupon (consultation), date qui est mise à jour lors du lancement de l édition des «Coupons Demandes» pour relancer le demandeur concernant la suite à donner à sa demande toujours en cours et dont la date de validité est presque atteinte. c) Les fonctions accessibles à partir d'un détail Obs. Dem, accès au post-it de la demande (tout détail confondu). Evaluation, accès aux inscriptions CAD pour la formation en cours s il en existe (cf. chapitre II.B.7 page 21). Copie détail, permet de dupliquer le détail courant sur une nouvelle ligne, le code priorité de ce nouveau détail peut être modifié tout comme la totalité des informations dupliquées. Conclusion, accès à la grille «Recap./Maj conclusion» en consultation (cf. chapitre II.D page 26). Edition lettre, accès à la fenêtre d édition des lettres standards ou paramétrées (cf. chapitre II.B.4 page 17). Relation, accès à la transaction de mise en relation Offres pour une Demande, et ce, uniquement si le détail est en cours. (Pt Club 9920). Valider, permet d'enregistrer la saisie. Annuler, remet à l état initial depuis la dernière validation. Quitter, permet de sortir de l écran. S il y a eu des modifications non validées, une demande de validation avant de quitter est proposée. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 25/91

26 D. RECAP. / MAJ CONCLUSION Cette transaction récapitule l'ensemble des détails d'une demande et permet l'enregistrement de la conclusion de la demande. La mise à jour peut se faire de 2 façons : 1) Soit automatiquement suite à la création d un contrat par le module Apprentissage, ou lors de la mise à jour manuelle d un détail de l offre. S il existe un détail correspondant au métier du contrat, c est lui qui sera mis à l état de ( SA ) Satisfait à la date de jour de la saisie du contrat. S il n existe pas de détail pour le métier du contrat, c est le premier détail qui sera satisfait. L observation contiendra la dénomination de l entreprise concernée si celle-ci n est pas connue à la bourse (Pt Club 9906). Le pavé Offre sera alors rempli automatiquement si l employeur a une offre, qui pourra être aussi Satisfaite si le nombre de places offertes est atteint. Le métier conclu contiendra dans tous les cas le métier du contrat ou détail de l offre (Pt Club 9905). Le motif de conclusion sera initialisé avec la valeur 01 définie avec le libellé «Conclu suite création de contrat» (cf. chapitre I.B.4 page 7). Les autres détails de cette offre seront mis Annulés ( AN ) à la même date et le même motif. 2) Soit manuellement, dans ce cas c est l'utilisateur qui complète le pavé conclusion. La conclusion pouvant prendre les valeurs suivantes : SA (satisfaite), dans ce cas, toutes les informations relatives à la conclusion sont accessibles. Seul le motif de conclusion est obligatoire (cf. chapitre I.B.4 page 7). Le métier conclu est automatiquement initialisé avec celui du détail mais il reste modifiable (Pt Club 9905). La recherche de l offre qui a permis de satisfaire ce détail peut se faire par le Numéro, le Nom et Prénom, le No SIRET ou tout ou partie de la dénomination, qui pourra être aussi Satisfaite si le nombre de places offertes est atteint. CO (en cours), toute la partie conclusion est remise à blanc, seule l observation est accessible. AN (annulée) ou MS (mise en sommeil) : toute la partie conclusion est remise à blanc, seule l observation, la date de conclusion mise à la date du jour et le motif, restent accessibles. Il ne sera plus pris en compte lors d une mise en relation pour un détail d une offre. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 26/91

27 EVOLUTION : (Pt Club BA 02.04) Jusqu à maintenant seules les demandes en cours dans la bourse peuvent passer en SA suite à la création d un contrat dans le module apprentissage. Or certaines demandes de la bourse sont en l état MS ou AN. De ce fait, ces dernières ne passent pas en SA lors de la saisie d un contrat si nécessaire. Désormais, ce contrôle est levé. C'est-à-dire que lors de la gestion d une mise en relation le programme recherchera maintenant outre les demandes CO celles qui sont en l état de MS ou AN pour les passer en SA. Cette demande a pour objectif d établir des statistiques plus affinées sur le nombre de jeunes inscrits dans la bourse et ayant en autre singés un contrat. IMPORTANT : si une demande satisfaite est remise en cours et que d'autres détails avaient été annulés suite à la satisfaction d'un détail, il faudra manuellement tous les remettre en cours. De plus, si un contrat qui a conclu une demande est résilié, celle ci n'est pas impactée par la résiliation. Le bouton Détail donne accès à la grille «détail de la demande» en consultation uniquement sur le détail choisi. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 27/91

28 III. OFFRES A. GENERALITES Une offre est rattachée à une entreprise ou un établissement de l entreprise et peut contenir plusieurs choix de formation pour un demandeur pouvant être un apprenti, un salarié,. Contrairement à un demandeur, une entreprise peut proposer plusieurs choix de formation à pourvoir et peut donc avoir plusieurs offres en cours. B. EN-TETE DE L'OFFRE 1. Identification d un offreur Critères de recherche d une entreprise : 1. Le numéro d offre (Numéro attribué automatiquement par le module lors de la création) 2. Le nom seul 3. Le nom et prénom 4. Le numéro de SIREN/SIRET 5. La dénomination Renseigner les critères en totalité ou partiellement (l utilisation du caractère «%» n est pas nécessaire après la saisie critère). La validation du(es) critère(s) ou l utilisation du bouton Recherche déclenche automatiquement une recherche d homonyme avec affichage d une liste de valeurs. C est-à-dire que pour chaque critère, le système recherche les entreprises ayant déjà une offre et celle existante dans la base mais sans offre. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 28/91

29 1. Exemple de liste de valeurs sur la recherche par la dénomination qui commence par SARL : 2. Exemple de liste de valeurs sur la recherche par le nom commençant par BOYER : Le tableau du haut affiche toutes les entreprises répondant aux critères et déjà identifiées à la bourse. Le tableau du bas affiche toutes les entreprises répondant aux critères et existant uniquement dans la base ENTREPRISE CAP Valley (non identifiée à la bourse). Le passage d'un tableau à l'autre s'effectue avec la souris Ok pour valider le choix, Annuler sans valider et recommencer la saisie d un critère de recherche. Si l entreprise recherchée n existe pas comme offreur ou comme entreprise identifiée dans la base, il est alors possible de la créer. Dans ce cas, le bouton Recherche n est plus accessible. Si l entreprise recherchée existe, il est possible de modifier les informations remontées. Uniquement dans ce cas, le bouton Insérer est accessible pour la création d une nouvelle offre à partir des mêmes éléments que les critères de l entreprise affichée (Nom/prénom, SIREN/SIRET et dénomination). Dans tous les cas, les données affichées seront uniquement conservées dans le module bourse. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 29/91

30 En création, le bouton Nouveau permet de renouveler la recherche en remettant la grille à blanc automatiquement si l'entreprise recherchée n existe pas dans la bourse ou en cas d erreur. Si une offre existe déjà, 2 choix sont possibles : «Nouvelle recherche» permet de remettre la grille vierge pour recommencer une recherche. «Nouvelle offre» permet de créer une nouvelle offre pour l employeur identifié possédant déjà une ou plusieurs offres, vous n êtes pas limité dans la création d offre. Ok pour valider le choix, Annuler sans valider Bouton Quitter pour abandonner et revenir au menu. Si des modifications ou un début de saisie sont détectés, une fenêtre de sortie avec validation sera proposée. 2. Complément fiche offreur Un commentaire (affiché après le Numéro d offre) indique si l entreprise possède une déclaration d apprentissage (Pt Club 9908). Quand c est le cas, le numéro de déclaration est affiché. Cette indication permettra par la suite de contrôler si les métiers offerts correspondent à ce qui a été déclaré. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 30/91

31 Informations obligatoires pour valider la saisie de l offreur : La civilité (liste de valeurs disponible) Le nom Le prénom OU La dénomination seule (Pt Club 9932) Si le SIRET de l établissement est repris (saisie ou sélection dans la liste de valeurs), l adresse et l activité de l'établissement correspondant seront affichées. Informations non obligatoires : L activité de l offreur : par défaut c est l activité de l entreprise qui est affichée ou celle de l établissement si le SIRET est renseigné. Le code/libellé correspond au code/libellé de la table de paramètre des activités, chaque zone possède une liste de valeurs mais n est pas contrôlée après validation. Si un libellé est sélectionné à partir de la liste, il reste modifiable par rapport au code. Le Secteur correspond au secteur économique de l entreprise (Métier, Industriel et Commercial, Agricole,..). La rubrique Communication aux tiers permet à l entreprise de refuser la diffusion de ses coordonnées et autres informations sur le détail de ses offres à un demandeur dans le cas où la réponse est à Non, uniquement sur l édition de la liste des offres d une mise en relation. L Effectif affiché par défaut est celui de l entreprise ou de l établissement sélectionné mais reste modifiable. Adresse de l offreur (Entreprise ou Etablissement) Le département est obligatoire pour saisir une commune. Le code «00» est à utiliser pour les adresses à l'étranger. Dans ce cas, le libellé de la commune, le code et libellé postal seront en saisie libre. Pour les départements français, les tables de paramètres correspondantes devront être à jour. La commune se retrouve par le code ou le libellé (respect de l'orthographe nécessaire pour retrouver les communes). Si la commune saisie ne possède qu un seul code postal, il sera affiché automatiquement, sinon, il reste vide et il faut alors aller le renseigner manuellement (liste de valeurs proposées). Le regroupement géographique est affiché automatiquement en fonction de la commune choisie et si la correspondance est faite en paramètre (cf. Chapitre I.B.6 page 7). Le numéro de la voie est sur 4 positions Rép. correspond à l indice de répétition qui peut prendre comme valeur Bis ; Ter ; Quater ; Cinq. Le type de voie est un code référencé dans une table de paramètre. La voie ou le lieu-dit est une zone de saisie libre de 32 caractères. La localisation permet d'enregistrer un complément d adresse (Résidence, ZAC,.), c est ici que sera saisi un lieu-dit en complément de la voie si nécessaire. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 31/91

32 Le Code distribution correspond à la boîte postale, saisir ici par exemple «BP 212» Le Cedex, code cedex qui va s imprimer indépendamment du code postal. Le code postal s affiche automatiquement si le code commune n en possède qu un, sinon il doit être choisi dans la liste de valeurs ou saisi directement. Le téléphone, 2 numéros disponibles sur une longueur de 20 caractères chacun. Seul, le premier numéro de téléphone est éditable sur les impressions standard et par BO. Le second, quant à lui, est uniquement exploitable via BO (point Club BA 05.02). Le Fax, zone de saisie sur 20 caractères. L adresse , zone de saisie libre de 80 caractères. 3. Bouton "Offre" L utilisation du bouton Offre permet de valider et de continuer la saisie avec accès à un sous menu : L accès au Détail de l offre est obligatoire la première fois que vous saisissez un offreur, c'est cette fonction qui va permettre de définir au moins un choix de formation offerte et c est seulement après cette saisie que l'offre sera complète. Un numéro d offre va alors être automatiquement attribué, c'est lui qui servira de référence sur les courriers entre autre. Le bouton offre est suivi d un (*) quand il existe déjà un détail enregistré. La fonction Récap./Maj Conclusion permet de visualiser synthétiquement les choix de l offreur avec possibilité de mettre à jour le code conclusion. (cf. chapitre III.D page 39). La fonction Visu déclaration sera accessible uniquement si l offreur possède une déclaration d apprentissage. 4. Bouton "Edition" Deux types d éditions sont proposés en standard. L action de cliquer sur le bouton réaliser vous ouvre une fenêtre sur le type d édition que vous souhaitez 3. Par défaut, le choix se porte sur «non» et vous donne accès aux lettres paramétrées de CAP Valley comme décrit ci-dessous : Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 32/91

33 2 types de courriers : 1. Courriers standard dont le contenu n est pas modifiable par l utilisateur. Ils concernent les courriers d accompagnement et d envoi ANPE (Autorisation de passation de l offre à l ANPE). Seul le choix de la signature est possible et le nom d utilisateur modifiable (affichage par défaut du nom de l utilisateur courant défini en paramètre par rapport au code utilisateur de connexion à CAP Valley). Ces rubriques s'impriment en bas de chaque courrier. ( cf. chapitre V.B page 53) 2. Courrier paramétré (Pt Club 9907) dont le contenu est entièrement modulable par l utilisateur. Ces courriers devront être définis en paramètre ( cf. chapitre V.D page 57), le nombre n est pas limité. Il se choisit dans la liste affichée. Ok pour confirmer son choix et éditer, Annuler pour abandonner l édition. 4. Si, à la question «voulez-vous éditer avec l outil BO» vous répondez «oui» la fenêtre figurant cidessous s ouvre : Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 33/91

34 Le choix de l édition se fait en cochant dans la colonne «choix» le ou les documents que l on souhaite éditer. La demande d impression se fait requête par requête en cliquant sur dans la barre de bouton de BO ou directement depuis la barre de menu en choisissant option [Ctrl + P]. 5. Bouton "Obs. Off." (Post-it) Sur toutes les grilles de gestion des offres, la fonction "Post-it" permet d'enregistrer des commentaires propres à l'offre. (Pt Club 9930) sous cette forme il n y a pas de commentaire. sous cette forme il y a déjà un commentaire saisi. Il suffit de cliquer sur ce bouton pour obtenir la grille suivant en saisie ou modification. Saisie d une zone de texte libre de 2000 caractères. Cette rubrique est exploitable uniquement avec BO. Pour supprimer le contenu du post-it, il faut utiliser la touche de suppression de la barre de bouton (croix rouge) et non effacer les commentaires avec des espaces. Les déplacements dans cette fenêtre s'effectuent, pour plus de facilité, avec la souris. 6. Bouton «Rubriques» (Pt Club BA 05.18) Ce bouton donne accès aux rubriques libres typiques à vos besoins. Elles permettent de définir en paramétrage (code offre dans RUB_FAM) pour une offre des zones de saisie applicatives et complémentaires pour exécuter des traitements analysés. Le contenu de ces rubriques est exclusivement exploitable avec BO. Cf. Documentation sur le paramétrage. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 34/91

35 C. DETAIL DES OFFRES Pour une même offre, le nombre de détails est illimité. 1. Modification d'une offre Après la sélection d'un offreur pour modification, la liste des différentes offres de celui ci est affichée. Ok permet de sélectionner l'offre à modifier. Annuler permet de sortir de cette liste et dans ce cas, il est alors proposé la création d'une nouvelle offre pour l'entreprise. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 35/91

36 2. Description des détails d'une offre Cette transaction permet de définir les propositions de formations de l offreur. Dès la création, un numéro d offre est affecté et affiché en en-tête. Ce numéro sera perdu si la création est abandonnée en cours de saisie (sortie avec Quitter sans valider). a) Informations en consultation (en-tête de l'offre) La date de saisie qui correspond à la date d entrée dans la bourse de l offre. L état de l offre (valeur possible : En cours, Annulée et Satisfaite, Mise en sommeil ) Rq : Une offre peut être en cours avec des détails Annulés ou Mis en sommeil. A partir du moment où il reste au moins un détail en cours, la demande l est aussi. Nombre de choix (détail) dans l offre en cours. Regroupement géographique Activité de l entreprise b) Description du détail d'une offre Les rubriques suivies de la mention (obligatoire) ci-après sont des données obligatoires dans la déclaration d'un détail d'une offre. Les rubriques suivies de la mention (consultation) ne sont pas modifiables à partir de cette transaction. Le numéro d Ordre (obligatoire) numérote chronologiquement le nombre de choix pour l'offre. Ce numéro n est pas modifiable, il est affecté lors de la validation de la grille. La date de validité (obligatoire) est automatiquement calculée selon la règle de calcul définie dans le paramétrage général du module (cf. chapitre I.E page 10). Après calcul, cette date est modifiable. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 36/91

37 L origine (obligatoire), qui référence une table de paramètre (cf. chapitre I.B.2 page 6), correspond à la provenance de l'offre. Cela permet de définir, par exemple, qui a envoyé l offreur au service bourse. Le type d'offre (obligatoire), qui référence une table de paramètre (cf. chapitre I.B.1 page 5), correspond au type de formation recherché. (c est la même table de paramètre que pour la demande). Le niveau (obligatoire) complété par le métier (obligatoire) correspondent à la formation recherchée. Ces informations sont utilisées lors des mises en relation. Le niveau ne peut être affiché que par la saisie du code ou après sélection dans la liste de valeurs. Le métier associé au niveau peut être recherché par le code ou tout ou partie du libellé, il doit exister dans la nomenclature des formations définie en paramètre. Si une déclaration existe pour cet établissement la formation sera contrôlée, un message vous indiquera si l employeur est agréé ou non pour cette formation (Pt Club 9908). Pl. (obligatoire) correspond au nombre de places proposées dans la formation. Important : le nombre de places offertes sera le même pour chaque ligne de choix de l offre. L'offre sera satisfaite quand ce nombre sera atteint. Dis. (consultation) correspond au nombre de places disponibles pour la formation. Cette rubrique se calcule automatiquement. L enseignement recherché correspond à ce que désire l offreur au minimum concernant son futur apprenti, salarié, Ces éléments pourront être utilisés lors de la mise en relation, ils référencent tous des tables de paramètres accessibles par liste de valeurs. Le niveau ou diplôme général correspond aux études scolaires, le diplôme requis (Niveau + métier) correspond à un diplôme technique minimum. Redoublant : rubrique à cocher pour la recherche d un redoublant. Mobilité : rubrique à cocher si l offreur recherche une personne susceptible de faire des déplacements. Tranche d âge : saisir un âge mini et/ou maxi. Année de cours, par défaut première année. Avantage en nature proposé par l offreur (cf. chapitre I.B.3 page 6). Lieu de Formation correspond au CFA que choisit l offreur comme lieu de formation. Date d embauche ou date de début de contrat : date à partir de laquelle l offreur peut accueillir le demandeur. Contact : personne qui peut être contactée dans l établissement. Ce contact s édite sur les listes de mise en relation. Etablissement : lieu de la formation ou d emploi. Lors de la création, c est celui défini au départ qui est repris (Pt Club 9931) mais il reste modifiable soit en choisissant un nouveau numéro de SIRET (F6), soit en cliquant sur le bouton Ok pour valider. accès à l adresse et aux coordonnées. Le tout est entièrement modifiable, Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 37/91

38 Observations : commentaire libre de 200 caractères s éditant sur la liste nominative détaillée. Le libellé de la conclusion (consultation) du détail en cours de saisie. («EN COURS» lors de la création). La date de la demande (consultation) (date du jour de la saisie) du détail. La date du coupon (consultation), date qui est mise à jour lors du lancement de l édition des «Coupons Offres» pour relancer l offreur concernant la suite à donner à son offre toujours en cours et dont la date de validité est presque atteinte. c) Les fonctions accessibles à partir d'un détail 1. Bouton «Obs. Div.» Accès au post-it de l'offre (tout détail confondu) ou aux rubriques libres. Une question vous sera posée pour savoir si vous souhaitez avoir accès au post-il ou rubriques libres comme montrée ci-dessous 2. Bouton «Nelle Offre» (Point Club BA 05.01) Cette fonction vous permet plus simplement depuis la consultation du détail d une offre sans avoir à quitter l écran en cours de créer une nouvelle offre pour une même entreprise. L action sur cette fonction débouchera sur la question identifiée en-dessous Dans l affirmative, vous aurez donc accès directement à la saisie du nouveau détail de l offre sans avoir à passer initialement par l écran de gestion de l offre [BOU_OFF] avec attribution automatique d un nouveau numéro d offre. 3. Bouton «Conclusion», accès à la grille [OFF_VIS] «Recap./Maj conclusion» en consultation (cf. chapitre III.D page 39) 4. Bouton «Copie détail» permet de dupliquer le détail courant sur une nouvelle ligne, le code priorité de ce nouveau détail peut être modifié tout comme la totalité des informations dupliquées. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 38/91

39 5. Bouton «Edition lettre», accès à la fenêtre «Voulez-vous éditer avec l outil BO». A ce moment là, deux possibilités vous sont offertes, soit : a. Non (valeur par défaut), accès aux éditions des lettres standard ou paramétrées (cf. chapitre III.B.4 page 32). b. Oui, accès à la grille BEBO pour choisir et lancer des éditions via BO que vous aurez préalablement définies. 6. Bouton «Relation», accès à la transaction de mise en relation Demandes pour une Offre, et ce, uniquement si le détail est en cours. (Pt Club 9920). 7. Bouton «Valider», permet d'enregistrer la saisie. 8. Bouton «Annuler», remet à l état initial depuis la dernière validation. 9. Bouton «Quitter», permet de sortir de l écran. S il y a eu des modifications non validées, une demande de validation avant de quitter est proposée. D. RECAP. / MAJ CONCLUSION Donne une visualisation complète de toutes les offres et permet de faire la mise à jour de la conclusion de chacune. La mise à jour peut se faire de 2 façons : 1) Soit automatiquement suite à la création d un contrat pour l'entreprise dans le module Apprentissage, ou lors de la conclusion d'une demande se satisfaisant avec cette offre. Dans le cas d'une conclusion au travers d'un contrat, s il existe un détail dans l'offre correspondant au métier porté sur le contrat, c est ce détail qui sera mis à jour avec les références du jeune (en observation s il n existe pas dans la bourse (Pt Club 9906) ou avec son numéro de demande). L'offre est mise à l état de Satisfait si le nombre de places proposées est atteint, avec comme date de conclusion la date du jour de saisie du contrat. Les autres détails de cette même offre, si elle est satisfaite, seront mis à l état d annulé avec le même motif de conclusion qui sera = 01 généralement défini avec le libellé «Conclu suite création de contrat». Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 39/91

40 2) Soit manuellement, dans ce cas c est à l'utilisateur de compléter le pavé conclusion. La conclusion pouvant prendre les valeurs suivantes : SA (satisfaite non saisissable) : mise à jour par procédure si le nombre de places est atteint. CO (en cours) : toute la partie conclusion est remise à blanc. Dans ce cas, il faut alors identifier avec qui l'offre est conclue (soit avec une demande existante dans la BEF soit par un autre moyen). Seuls le nombre de places occupées et le motif sont obligatoires. Si le résultat de l'offre correspond à plusieurs demandes nominatives, il est nécessaire de saisir autant de résultats que de demandes retenues. Si c'est simplement un nombre de places qui doit être enregistré, cela peut se faire sur une ligne de résultat en précisant le nombre de places prises. Lorsque le nombre de places prises a atteint le nombre de places offertes, automatiquement l offre sera «satisfaite» et les autres détails de cette même offre seront considérés «annulés» avec le même motif. AN (annulée) ou MS (mise en sommeil) : toute la partie conclusion est remise à blanc, seule l observation, la date de conclusion mise à la date du jour et le motif restent accessibles. Il ne sera plus pris en compte lors d une mise en relation pour un détail d une demande. IMPORTANT : si une offre «satisfaite» est remise «en cours» et que d'autres détails sont «annulés» suite à la satisfaction d'un détail, il faudra manuellement tous les remettre en cours. De plus, si un contrat qui a conclu une offre est résilié, celle ci n'est pas impactée par la résiliation. Le bouton Détail donne accès à la grille «détail de l'offre» en consultation uniquement sur le détail choisi. Le bouton Suppression n est accessible que pour supprimer des résultats d offre. E. VISUALISATION DE LA DEMANDE DE CONTRAT La grille de consultation de la demande de contrat est pré-remplie, il faut utiliser les boutons ou pour naviguer dans la consultation. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 40/91

41 Il est possible de consulter l adresse du lieu de formation, les dates de suivi, les formateurs associés au métier et tous les contrats qui lui sont rattachés. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 41/91

42 IV. MISES EN RELATIONS A. GENERALITES A partir d un détail d une offre ou de demande déjà connue dans la BEF, il est possible de rechercher un ensemble d offres ou de demandes qui correspondent aux critères de chacun. Il s agit d établir une mise en relation sous forme de liste appelée Lot qui pourra être modifiée et éditée. Une mise en relation peut être faite autant de fois que nécessaire sur un détail en cours. Si le détail n est plus en cours, il est toujours possible de consulter les lots qui lui sont associés. Cette mise en relation ne permet pas de faire directement une mise à jour de conclusion. B. DEMANDES POUR UNE OFFRE 1. Identification de l offre Critères de recherche d une offre : 1. Numéro d offre suivi du numéro de choix 2. Numéro de lot 3. Nom 4. Nom et prénom 5. Siret/Siren 6. Dénomination Renseigner les critères en totalité ou partiellement. (l utilisation du caractère «%» n est pas nécessaire après la saisie critère). Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 42/91

43 La validation du critère ou l utilisation du bouton Recherche déclenche automatiquement une recherche d existence dans la BEF, si la recherche correspond à plusieurs entreprises il faut utiliser la liste de valeurs disponibles. Si l entreprise recherchée a plusieurs offres, il faudra en choisir une dans la liste de valeurs proposées sur le numéro d offre, puis un de ses détails en saisissant le numéro de choix ou par la liste de valeurs. Seul le détail en cours pourra bénéficier d une création de mise en relation. Bouton Nouveau permet de renouveler la recherche en remettant la grille à blanc automatiquement. Bouton Quitter permet d abandonner la grille. C est lors de la validation sur la zone du numéro de lot (renseigné ou non) que se déclenche la recherche de mise en relation : a) Si le détail est en cours et qu aucun lot n existe, il est alors possible d en créer un directement. Si des lots existent, ils sont alors affichés dans le cadre «Liste des lots», et le bouton Création de lot permet d en créer un nouveau. b) Si le détail n est plus en cours mais qu il existe des lots, le cadre «Liste des lots» est renseigné et chaque lot est consultable. 2. Liste des lots Par défaut, la liste des lots affichés correspond à ceux effectués à partir de l offre en cours. Bouton Demandes pour l offre permet d obtenir la liste des lots de demandes dans lesquelles ce détail d offre a été sélectionné Liste des lots No de lot : numéro de lot calculé à partir d un compteur lors de sa création. Créé le : date de création du lot. Ddes : correspond au nombre de demandes figurant dans ce lot. Critères de mise en relation : correspond aux différents critères choisis pour faire la mise en relation. (cf. Chapitre IV.B.3 page 44). Obs. mer : permet d accéder au post-it de la mise en relation en modification. Si cette rubrique est cochée, c est que le post-it contient déjà des informations. Bouton Détail lot permet de visualiser nominativement les demandes rattachées à chaque lot, il s agit du résultat de la mise en relation. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 43/91

44 3. Création d un lot Cette fonction est uniquement accessible sur un détail d offre «en cours». Bouton Création de lot, s il existe déjà des lots ou dès l identification d une offre en cours qui n en possède pas. Pour sélectionner des demandes, il faut faire un choix de critères : Seules les demandes en Cours seront recherchées. Reprise des précédentes demandes : (valeur cochée par défaut) si les demandes retrouvées sont déjà existantes dans un autre lot de cette même offre, elles seront quand même retenues. Si cette rubrique est décochée, elles seront éliminées de la liste de mise en relation. Recherche sur le métier selon un des trois choix possibles : 1. Egalité métier (valeur par défaut) : recherche les demandes correspondant exactement à la formation offerte (niveau et métier). 2. Niveau et groupe métier : recherche les demandes dont le niveau et les 3 premiers chiffres du métier correspondent exactement aux mêmes critères de la formation offerte. 3. Groupe métier : recherche les demandes dont les 3 premiers chiffres du métier correspondent exactement aux 3 premiers chiffres du métier offert sans tenir compte du niveau. Année et redoublement : compare l année de cours et le redoublement demandé avec les mêmes éléments offerts. Curriculum vitae du demandeur : compare les différents éléments du CV du demandeur avec l enseignement recherché par l offreur qui a pu être saisi sur le détail. Géographique : compare la zone géographique recherchée pour chaque détail du demandeur avec l adresse contenue dans le détail de l offre. Age et hébergement : compare l âge du jeune avec la tranche d âge du détail de l offre ainsi que le code avantage en nature saisi des deux côtés. Type d offre : compare le type d offre avec celui saisi sur le détail de la demande. Regroupement géographique : (Pt Club 9912) compare le regroupement rattaché à la commune du demandeur à celui rattaché à la commune de l adresse du détail de l offre. Lieu de formation Date de validité de la demande en cours à ce jour IMPORTANT : L élimination d une demande lors de la création automatique du lot ne peut se faire que si le critère à comparer existe dans l offre et la demande. Détail Offre permet de visualiser le détail de l offre en cours pour mieux choisir les critères Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 44/91

45 Annuler permet d abandonner la création d un lot. Valider permet de lancer la recherche en fonction des critères choisis. Un numéro de lot est alors automatiquement attribué, c'est lui qui servira de référence sur les courriers et listes. Si la recherche est infructueuse, il est possible d éditer un courrier standard de non mise en relation. 4. Recherche infructueuse : Non mise en relation Si le résultat de la recherche ne ramène aucune compatibilité entre l offre et les demandes et vice versa, il est alors possible d éditer un courrier de non mise en relation. La fenêtre suivante s ouvre sur votre écran : A ce stade deux options sont possibles : 1. soit l édition avec CAP, réponse «Non» valeur par défaut et l application vous dirige sur l édition du courrier standard, la liste n étant pas accessible dans ce cas : Seules les modifications du service signataire et le nom de l'utilisateur sont possibles (affichage par défaut du nom de l utilisateur courant défini en paramètre par rapport au code utilisateur de connexion à CAP Valley). Ces informations sont éditées en bas du courrier. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 45/91

46 2. soit l édition avec l outil d infocentre BusinessOjects, réponse «Oui». Auquel cas le programme vous oriente sur la grille permettant le lancement des impressions via BO (nous ne livrons aucune requête en standard). 5. Résultat d une mise en relation Dans l en-tête de cette fenêtre, sont affichés le numéro de lot ainsi que les critères choisis pour l obtenir. Le résultat de la mise en relation présente : le numéro de la demande le numéro de choix du détail les coordonnées du jeune (adresse, téléphone, regroupement géographique) la possibilité de désélectionner ou de sélectionner toutes les demandes affichées ou de le faire manuellement pour chaque demandeur de la liste. Il faut au moins un demandeur coché pour obtenir la liste papier. (Pt Club 9918) Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 46/91

47 Valider permet d enregistrer la liste obtenue. Quitter permet d abandonner et de revenir à l écran précédent. Suppr. du lot permet la suppression du lot courant. Pour chaque ligne de demande, il est possible de visualiser le Détail Demande et le post-it demandeur Obs. dem. Pour chaque lot généré, il est possible de stocker de l information dans le post-it de la mise en relation Obs. mer. Editions permet d obtenir une liste (éditable) du résultat obtenu (Demandes cochées) et/ou une lettre d accompagnement standard non modifiable par l utilisateur. Etant ici observé qu aux éditions standard faites par CAP Valley, il est également possible à ce stade d opter pour des éditions via BO. Le cheminement dans la procédure est le même que décrit ci-dessus (cf. Chapitre III.B.4 page 32). Seules les modifications du service signataire et le nom de l'utilisateur sont possibles (affichage par défaut du nom de l utilisateur courant défini en paramètre par rapport au code utilisateur de connexion à CAP Valley). Ces informations sont éditées en bas de chaque courrier. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 47/91

48 C. OFFRES POUR UNE DEMANDE 1. Identification de la demande Critères de recherche d une offre : 1. Numéro de demande suivi du numéro de choix 2. Numéro de lot 3. Nom 4. Nom et prénom Renseigner les critères en totalité ou partiellement. (l utilisation du caractère «%» n est pas nécessaire après la saisie critère). La validation du critère ou l utilisation du bouton Recherche déclenche automatiquement une recherche d existence dans la BEF, si la recherche correspond à plusieurs demandeurs, il faut utiliser la liste de valeurs disponibles. Si le demandeur recherché a plusieurs demandes, il faut en choisir une dans la liste de valeurs proposées sur le numéro puis un de ces détails en saisissant le numéro de choix ou par la liste de valeurs. Seul le détail en cours peut bénéficier d une création de mise en relation. Bouton Nouveau permet de renouveler la recherche en remettant la grille à blanc automatiquement. Bouton Quitter permet d abandonner la grille. C est lors de la validation sur la zone du numéro de lot (renseigné ou non) que l on recherche son existence : Si le détail est en cours et qu aucun lot n existe, il est alors possible d en créer un directement. Si des lots existent, ils sont alors affichés dans le cadre «Liste des lots» et le bouton Création de lot permet d en créer un nouveau. Si le détail n est plus en cours mais qu il existe des lots, le cadre «Listes des lots» est renseigné et chaque lot est consultable. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 48/91

49 2. Liste des lots Par défaut, la liste des lots correspond à ceux effectués à partir de la demande en cours, si vous souhaitez obtenir la liste des lots d offres où ce détail de demande a été sélectionné, il faut utiliser le bouton Offres pour la demande. No de lot : numéro de lot calculé à partir d un compteur lors de sa création. Créé le : date de création du lot. Offre, correspond au nombre d offres figurant dans ce lot. Critères de mise en relation, correspond aux différents critères choisis pour faire la mise en relation. (cf.. Chapitre IV.B.3 page 44). Obs. mer, permet d accéder au post-it de la mise en relation en modification. Si c est coché il existe un contenu dans celui-ci. Bouton Détail lot pour visualiser nominativement les offres rattachées à chaque lot, il s agit du résultat de la mise en relation. (cf.. Chapitre IV.B.5 page 46). 3. Création d un lot Uniquement sur un détail de demande en cours. Bouton Création de lot s il existe déjà des lots ou dés l identification d une demande en cours qui n en possède pas. Pour sélectionner des offres, il faut faire un choix de critères : Seules les offres en Cours seront recherchées dont la communication aux tiers est à Oui. Reprise des précédentes offres, valeur cochée par défaut, si les offres retrouvées sont déjà existantes dans un autre lot de cette même offre, elles seront quand même retenues. Si décochée, elles seront éliminées de la liste de mise en relation. Recherche sur le métier selon un des trois choix possibles : Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 49/91

50 4. Egalité métier (valeur par défaut), recherche les offres correspondant exactement à la formation recherchée (niveau et métier). 5. Niveau et groupe métier, recherche les offres dont le niveau et les 3 premiers chiffres du métier correspondent exactement aux mêmes critères de la formation recherchée. 6. Groupe métier, recherche les offres dont les 3 premiers chiffres du métier correspondent exactement aux 3 premiers chiffres du métier recherché sans tenir compte du niveau. Année et redoublement, compare l année de cours et le redoublement demandé avec les mêmes éléments recherchés sur chaque détail d offre. Curriculum vitae du demandeur, compare les différents éléments du CV du demandeur avec l enseignement recherché par l offreur. Géographique, compare la zone géographique recherchée par le demandeur avec l adresse contenue dans chaque détail d offre. Age et hébergement, compare l âge du jeune avec la tranche d âge du détail de l offre ainsi que le code avantage en nature saisi des deux cotés. Type de demande, compare le type d offre avec celui de la demande. Regroupement géographique, (Pt Club 9912) compare le regroupement rattaché à la commune du demandeur à celui rattaché à la commune de l adresse du détail de l offre. IMPORTANT : L élimination d une offre lors de la création automatique du lot ne peut se faire que si le critère à comparer existe dans l offre et la demande. Détail Offre, permet de visualiser le détail de la demande en cours pour mieux choisir les critères. Annuler, pour abandonner la création d un lot. Valider, pour lancer la recherche en fonction des critères choisis, un numéro de lot va alors être automatiquement attribué, c'est lui qui servira de référence sur les courriers et liste. Si la recherche est infructueuse il y aura possibilité d éditer un courrier standard de non mise en relation. 4. Recherche infructueuse : Non mise en relation Possibilité d éditer un courrier standard. Seules les modifications du service signataire et le nom de l'utilisateur sont possibles (affichage par défaut du nom de l utilisateur courant défini en paramètre par rapport au code utilisateur de connexion à CAP Valley). Ces informations sont éditées en courrier. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 50/91

51 5. Résultat d une mise en relation Dans l en-tête de cette fenêtre on affiche le numéro de lot obtenu ainsi que les critères choisis pour l obtenir. La liste obtenue reprend : le numéro de l Offre le numéro de choix du détail. les coordonnées de l offreur (nom/prénom ou dénomination, activité, téléphone (Pt Club 9917), adresse et regroupement géographique). la possibilité de désélectionner ou de sélectionner toutes les offres affichées ou de le faire manuellement pour chaque offreur de la liste. Il faut au moins une offre cochée pour obtenir la liste papier. (Pt Club 9918) Valider, pour enregistrer la liste obtenue. Quitter pour abandonner et revenir à l écran précèdent. Si vous n avez pas l action de Valider, une fenêtre de sortie avec validation sera proposée. Suppr. du Lot, pour suppression du Lot en cours. Pour chaque ligne d offre, il est possible de visualiser le Détail Offre et le post-it offreur Obs. offre. Editions, permet d obtenir une liste papier du résultat obtenu (Offres cochées) et/ou une lettre d accompagnement standard non modifiable par l utilisateur pour les éditions effectuées par CAP. A défaut, il est possible de les faire via BO (C.f. procédure détaillée au chapitre II.B.4 page 17). Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 51/91

52 Seules les modifications du service signataire et le nom de l'utilisateur sont possibles (affichage par défaut du nom de l utilisateur courant défini en paramètre par rapport au code utilisateur de connexion à CAP Valley). Ces informations sont éditées en bas de chaque courrier. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 52/91

53 V. EDITIONS A. GENERALITES Permet d obtenir des listes nominatives ou quantitatives en fonction de critères à choisir sur chacune des grilles. B. EDITIONS 1. Coupons réponses Offres / Demandes Il s agit de courrier standard pour relancer un offreur ou un demandeur sur la suite à donner à son offre ou à sa demande. Chaque courrier sera accompagné d un ou plusieurs coupons réponses (1 par détail en cours). Seules les modifications du service signataire et le nom de l'utilisateur sont possibles (affichage par défaut du nom de l utilisateur courant défini en paramètre par rapport au code utilisateur de connexion à CAP Valley). Ces informations sont éditées en bas de chaque courrier. Les relances Offre ou Demande, sont indépendantes. Critères d édition des coupons : Avec accès à un intervalle de date de validité. Toutes les Offres ou Demandes dont la date de validité est comprise dans cet intervalle seront concernées. OU Automatiquement s éditent les offres ou demandes dont la date de validité arrive à terme dans les 15 jours à venir. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 53/91

54 2. Listes multicritères 2 résultats possibles : liste Nominative offres et/ou demandes plus ou moins détaillées. OU dénombrement offres et demandes : regroupées par formation (niveau, métier) 1. par priorité, c est-à-dire que si une demande ou une offre possède plusieurs détails, un seul sera comptabilisé. 2. par formation, tous les détails seront comptabilisés. Critères non obligatoires permettant de faire un tri sur le résultat: Evaluation CAD, ne concerne que l édition nominative des demandes. Type, (Pt Club 9924) correspond au type de demande ou d offre sur chaque détail. (Cf. chapitre I.B.1 page 4) L origine, (Pt Club 9924) correspond à la provenance d'une demande ou de l offre. (Cf. chapitre I.B.2 page 4) Niveau de formation, peut être choisi seul ou associé à une formation. Formation, uniquement si identification d un niveau, correspondent à ceux recherchés ou offerts. Conclusion, valeurs possibles «CO» en cours, «AN» annulé, «SA» satisfait, «MS» Mise en sommeil. Zones géographiques, de l adresse de l offre ou du détail de la demande. Ces rubriques référencent automatiquement la structure géographique paramétrée: région, département, Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 54/91

55 regroupement (Pt Club 9924), arrondissement, canton, commune. L arrondissement, le canton et la commune ne seront accessibles que lorsque le département sera identifié. Critère obligatoire permettant de faire un tri sur le résultat: Pour la période de date d entrée dans la bourse. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 55/91

56 C. STATISTIQUES Permet d obtenir des comptages selon des regroupements à choisir pour des demandes, des offres ou des mises en relation en fonction d un intervalle de date d entrée dans la BEF. Le gestionnaire est celui défini par code utilisateur dans les paramètres généraux. a) Regroupement Demandes 1. Mois sur 12 mois, ne saisir que la date de début, celle de fin se calcule automatiquement non modifiable. 2. Objectif professionnel, comptabilise par Niveau de formation recherchée. 3. Age (de 14 à 25 ans et +), répartition par âge de demandeur, une ligne de comptage de 14 ans à 25 ans et plus. 4. Age sur 2 années, à condition d avoir conservé la BEF sur des années différentes. Ici la date de début doit contenir la première année du comptage et la date de fin doit contenir la deuxième année de comptage, peu importe le jour et le mois. On regarde pour chaque demande si son année date d entrée correspond à l une des 2 années et on répartit en fonction de son âge dans l une des 3 catégories définies dans cette statistique : < à 18 ans, de 18 à 20 ans et > à 20 ans. 5. Dernière classe fréquentée, comptabilise par code de dernière classe fréquentée saisie sur le CV. 6. Sexe (G/F), c est la civilité du demandeur qui permet de faire la répartition. b) Regroupement Offres 1. Mois sur 12 mois, ne saisir que la date de début, celle de fin se calcule automatiquement non modifiable 2. Formation offerte, comptabilise par Niveau et métier de formation offerte. c) Regroupement Mise en relation Répartition par code conclusion et pour chaque code par motif de conclusion. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 56/91

57 D. LETTRES PARAMETREES Permet de personnaliser les courriers. Ces lettres peuvent intégrer des paramètres qui ont été référencés et regroupés en fonction de la destination du courrier. Accessible par le menu Paramètres/Lettres paramétrées. 1. Référence des lettres rattachées au moteur BOURSE (demande) ou OFFRE (Offre) Le Moteur OFFRE, référence les courriers de l offre et BOURSE référence ceux de la demande. Pour chacun des moteurs il faut créer des codes lettres sur 2 caractères avec un intitulé et définir ici l en-tête standard du courrier (non obligatoire): Nombre de lignes à sauter : nombre de lignes à sauter avant le début de l édition (Hors adresse, entête et destination). Adresse fenêtre : Préciser si on souhaite l affichage d une adresse pour les enveloppes à fenêtre : 0 = Aucune adresse 1 = Adresse de l établissement, entreprise, offre 2 = Adresse de l apprenti, Demandeur Réf Expéditeur : Possibilité d éditer en haut à gauche de la lettre une adresse de référence : 0 = Aucune si papier avec en-tête. 1 = Adresse de l antenne (si 00 = Siège) 2 = Adresse du CFA, gestionnaire de la Bourse Colonne Prg : Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 57/91

58 Définir dans quel écran va apparaître le choix des courriers : Pour l offre 2 choix possibles : OFF_DET (Détail Offre) et OFF_VIS (Recap/Maj Offre) Pour la demande 2 choix possibles : DEM_DET (Détail demande) et DEM_VIS (Recap/Maj Demande) 2. Saisie des lettres (grille LET_MOD) Chaque lettre est rattachée à un moteur et donc à un ensemble de paramètres accessibles par liste <F6>. Lors de la saisie de la lettre, on accède à la liste des différents paramètres disponibles <F6> pour le moteur demandé, on repère le numéro de la variable souhaitée pour la positionner dans le document. Exemple : $2$ qui contient la date du jour en toutes lettres dont la longueur est variable. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 58/91

59 Exemple de saisie : Lors de l édition de ce document, toutes les variables seront remplacées par les valeurs réelles de l enregistrement traité. En cours de saisie de la lettre vous pouvez : Insérer une ligne. Supprimer une ligne. Valider L enregistrement de la lettre. Bouton Copie sur autre lettre, permet de dupliquer le courrier courant sur le code d une autre lettre du même moteur. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 59/91

60 3. Paramètres moteur BOURSE $N $ Taille max. Intitulé 1 10 Date Du Jour DD/MM/YYYY 2 20 Date du jour en toutes lettres 5 15 Titre de civilité long 6 5 Titre de civilité court 7 30 Nom du demandeur 8 20 Prénom du demandeur 9 10 Date de naissance du demandeur Ligne 1 : adresse demandeur = Numéro + voie Ligne 2 : adresse demandeur = complément de loc Ligne 3 : adresse du demandeur = code et libellé postal Libellé dernier établissement fréquenté Libellé dernière classe fréquentée Date d entrée en bourse Libellé statut demandeur Libellé métier dernière classe fréquentée Libellé métier professionnel Libellé du niveau d enseignement général Libellé du niveau d enseignement général obtenu Libellé du niveau d enseignement professionnel obtenu 35 6 Numéro de la demande 36 5 Numéro du choix de la demande Zone géographique : Libellé de la région Zone géographique : Libellé du département Zone géographique : Libellé de l arrondissement Zone géographique : Libellé du canton Zone géographique : Libellé de la commune Date de la conclusion Date de la demande Date de validité Libellé Code conclusion Débouché de la demande Observations sur plusieurs lignes Libellé moyen de locomotion Libellé métier recherché 50 Liste des métiers recherchés si plusieurs détails Libellé du métier trouvé Origine de la demande Type de demande 54 1 Année de cours recherchée Hébergement / Avantage en nature Redoublant ou Non redoublant Offre trouvée Nom utilisateur ayant saisi la demande Libellé de l antenne utilisateur Libellé commune de l antenne utilisateur Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 60/91

61 4. Paramètres moteur OFFRE : $N $ Taille max. Intitulé 1 10 Date du jour (DD/MM/YYYY 2 20 Date du jour en toutes lettres 5 12 Offreur: Titre de civilité long 6 4 Offreur: Titre de civilité court 7 30 Offreur: Nom offreur 8 20 Offreur: Prénom offreur Offreur: Dénomination Offreur: Adresse voie Offreur: Adresse Compl. de localisation Offreur: Adresse Code et Libelle Postal Offreur: Téléphone Offreur: Fax Offreur: Adresse Offreur: Activité code+libellé Offreur: Secteur économique Offreur: Numéro de SIREN/SIRET Offreur: Date d entrée en Bourse 30 8 Détail: No d'offre 31 2 Détail: No de choix Détail: Date d entrée en bourse détail Détail: Date de validité Détail: Date de conclusion 35 2 Détail: Code conclusion Détail: Num de la dem.+nom Dem.+Observ Détail: Observations Détail: Dernière classe fréquentée Détail: Dernier établissement fréquenté Détail: Lieu de la formation Détail: Adr. lieu de formation Voie Détail: Adr. lieu de formation Compl. Loc Détail: Adr. du lieu de formation Lib postal Détail: Téléphone Détail: Pers. à contacter, civ. long 51 5 Détail: Pers. à contacter, civ. court Détail: Pers. à contacter, Nom Détail: Pers. à contacter, Prénom 55 1 Détail: Année de cours exigée Détail: Avantage en nature (libellé) Détail: Date prévue d'embauche 58 5 Détail: Tranche d âge (mini - maxi) Détail: Mobilité demandée 60 3 Détail: Nombre de places offertes Détail: Redoublant/Non redoublant Detail: No SIRET Detail: Diplôme offert Détail: Spécialité offerte Détail: Spécialité profess. requise Détail: Niveau d'enseig. général requis Détail: Diplôme d'enseig. général requis Détail: Origine de l'offre Détail: Type d'offre Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 61/91

62 75 40 Détail: Utilisateur Détail: Antenne utilisateur Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 62/91

63 VI. PROCEDURES A. GENERALITES Permet de mettre à jour ou contrôler un ensemble d enregistrements. B. REMISE A ZERO DE LA BEF (INITIALISATION GRILLE BOU_DEL) Supprime totalement les enregistrements OFFRES et DEMANDES avec remise à zéro des compteurs. Seuls les demandeurs sont conservés dans le fichier des apprentis ainsi que les entreprises saisies par la transaction des entreprises Hors Ressort (MENUEHR). Vous perdez ainsi tous les détails demandes et offres. Se fait généralement une fois par an avant le début de la nouvelle campagne. Valider, exécute la suppression Annuler, annule la suppression dans la BEF Quitter, permet de sortir avec ou sans validation. IMPORTANT : Si vous choisissez de conserver la Bourse (Offres et Demandes), lors de la nouvelle campagne, vous retrouverez pour un demandeur ou un offreur connu, tous ces détails et résultats. Vous pourrez ainsi compléter la demande ou l offre en rajoutant des détails ou la remettre en cours, mais dans ce cas vous perdrez les résultats de l année passée. Actuellement seule la procédure de mise en sommeil vous permettra de basculer toutes les demandes et offres en cours à l état MS, et donc de créer de nouvelles offres et demandes pour la nouvelle campagne tout en conservant les anciennes. Attention, lors de vos statistiques il faudra tenir compte de la date de création des dossiers. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 63/91

64 C. MISE EN SOMMEIL (GRILLE BOU_SOM) Met à jour toutes les offres et demandes ayant le code état «CO» en cours avec le code état «MS», la date de conclusion égale à la date du jour et une observation = MISE EN SOMMEIL PAR PROCEDURE, si leur date de validité est inférieure ou égale à celle saisie. Valider, exécute la mise à jour Annuler, annule la mise à jour dans la BEF Quitter, permet de sortir avec ou sans validation. D. MAJ DES DATES DE VALIDITE (GRILLE BOU_DAT) Permet de mettre à jour la date de validité de chaque détail pour un ensemble d offres et/ou de demandes. Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 64/91

65 Critère Obligatoire: Un nombre de jours à rajouter ou à diminuer Ou Une date de validité, qui remplacera celle existante. Critère facultatif : Une formation (Niveau et métier) Ou un secteur d activité, il s agit de celui défini pour chaque formation dans la nomenclature. E. CONTROLE DES DONNEES DE LA BOURSE (GRILLE BA_VERIF) Permet de contrôler et de régulariser si nécessaire les données de la Bourse Le bouton [contrôle] lance le contrôle Le bouton [Mise à jour (*)] permet la mise à jour suite au contrôle pour les choix ayant (*) 1. Calcul Nb de place disponible par offre Le nombre de place offerte et disponible par Offre est stocké dans la base. Contrôle les valeurs stockées en base à savoir si le nombre de place disponible est conforme au nombre de place offerte moins le nombre de place prise. S il y a une différence elle s affiche dans le compte rendu avec le message suivant : Manuel Utilisateur CAP Valley Module Bourse de l'emploi et de la Formation - Version émise le 11/09/ page 65/91