SERVICE D ÉVALUATION ET D AUDIT (IOS) : RAPPORT ANNUEL Résumé

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1 Conseil exécutif Cent quatre-vingt-quatorzième session 194 EX/22 PARIS, le 6 mars 2014 Original anglais Point 22 de l'ordre du jour provisoire SERVICE D ÉVALUATION ET D AUDIT (IOS) : RAPPORT ANNUEL 2013 Résumé Le rapport annuel du Service d'évaluation et d'audit (IOS) est soumis en application d une demande permanente du Conseil exécutif (décisions 160 EX/6.5 et 164 EX/6.10). Il présente les principales réalisations d IOS pour l année concernée. Le rapport annuel pour 2013 contient en annexe les plans de travail en matière d audit et d évaluation pour 2014 ainsi qu un résumé de l évaluation récemment achevée concernant l action normative du Secteur de la culture. Y figure également en annexe le rapport annuel du Comité consultatif de surveillance à la Directrice générale. Le mandat du Comité exige que ce rapport soit communiqué au Conseil exécutif. Toutes les incidences financières et administratives des activités décrites s inscrivent dans les limites de l actuel C/5. Action attendue du Conseil exécutif : décision proposée au paragraphe 19.

2 INTRODUCTION 1. Le rapport annuel informe le Conseil exécutif des principales activités du Service d'évaluation et d'audit (IOS) en 2013 et de son programme de travail pour Le rapport du Comité consultatif de surveillance à la Directrice générale, dont le mandat exige que ce rapport soit communiqué au Conseil exécutif, est contenu à l annexe I du présent document. APERÇU 2. IOS constitue un mécanisme de contrôle global couvrant les fonctions décrites ciaprès : Tableau 1 : principales fonctions d IOS Audit interne Les audits évaluent certaines opérations du Siège, des unités hors Siège et les systèmes de technologie de l'information et formulent des recommandations en vue d'améliorer l'administration, le contrôle de gestion et l'exécution des programmes de l'organisation. Évaluation Les évaluations mesurent la pertinence, l'efficience, l'efficacité, l'impact et la durabilité des programmes, projets et opérations. Investigation L investigation examine les allégations de faute et d'irrégularités (par exemple : escroquerie, utilisation abusive de biens ou harcèlement). IOS est la seule unité chargée d enquêter en cas de faute. Rôle consultatif Divers services consultatifs allant des conseils en matière d'organisation aux orientations d'ordre opérationnel sont fournis sur demande aux hauts responsables. IOS aide le Bureau du Directeur général adjoint à assurer le suivi des recommandations de l'évaluation externe indépendante. 3. IOS respecte les normes professionnelles internationales 1 dans la réalisation de ses audits internes, de ses évaluations et de ses enquêtes. Cela passe notamment par le renforcement constant de ses procédures d'assurance qualité grâce aux conseils du Comité consultatif de surveillance, en commandant des études externes sur le contrôle de la qualité des fonctions d'audit et d'évaluation et en exigeant que tout le personnel possède, outre ses titres universitaires, des diplômes professionnels dans ses domaines de compétence. 4. IOS s inscrit dans un dispositif plus vaste de contrôle de l UNESCO, qui comprend le Commissaire aux comptes, dont les rapports sont directement soumis au Conseil exécutif, et le Corps commun d inspection (CCI) dont les rapports sont disponibles à l adresse Des informations sur les recommandations du CCI sont disponibles sur le site Web d IOS à l adresse suivante : AUDIT INTERNE 5. Les audits réalisés par IOS évaluent le fonctionnement des contrôles internes, l efficacité et l efficience des opérations, ainsi que la fiabilité des informations de gestion. Pendant l année, IOS a procédé à des audits couvrant divers processus opérationnels et 1 Les audits répondent aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne, les enquêtes aux Lignes directrices uniformes en matière d'enquête, et les évaluations aux Normes et Règles d'évaluation applicables dans le système des Nations Unies.

3 page 2 entités de l UNESCO. Le tableau 2 résume les principaux audits et de plus amples informations concernant leurs résultats sont disponibles sur le site Web d IOS. Le programme d audit pour 2014 est présenté à l annexe II. 6. S agissant des contrôles internes, les audits internes réalisés pendant 2013 et l application des recommandations des audits précédents ont fait apparaître des améliorations concernant le cadre général du contrôle ainsi que de nouveaux risques imputables au manque actuel de financement, dont aucun, selon nous, ne constitue une faiblesse significative pour l ensemble du système de contrôle. Les principaux domaines concernant lesquels les contrôles internes ont nécessité une attention étroite sont décrits ciaprès : - La structure du dispositif hors Siège : les problèmes que posent la complexité et l imprécision des rapports hiérarchiques entre les bureaux hors Siège ainsi qu entre les bureaux hors Siège et le Siège ont été étudiés de manière approfondie et les décisions récentes prises à cet égard (DG/Notes/14/2 et 14/3) simplifient et clarifient les rôles et les responsabilités de chacun. Néanmoins, les capacités programmatiques et administratives limitées du réseau hors Siège constituent toujours un problème qui nécessite un appui accru du Siège en attendant de mettre en place des solutions plus pérennes. - La gestion du programme : le perfectionnement continu des fonctions de programmation et d établissement de rapports de l outil SISTER a apporté davantage de transparence et de cohérence au programme et au programme additionnel complémentaire. SISTER a sensiblement évolué ces dernières années en remédiant à ses insuffisances fonctionnelles et aux principales lacunes en matière de données jusqu à acquérir son statut actuel de mécanisme de communication de données quasi universel. D autres améliorations à apporter ont été définies et sont progressivement mises en œuvre. Le suivi de l exécution, distinct du suivi des résultats, est une fonction importante qui nécessite une attention accrue aux différents niveaux de la hiérarchie du programme. - Les contrôles financiers : le déficit budgétaire a continué d être un important moteur du changement au sein de l Organisation. Les opérations de restructuration, d efficience et de définition des priorités se sont poursuivies pendant Tandis que les progrès en la matière forment un processus maîtrisé, l évaluation des risques et le suivi du contrôle revêtent une importance croissante dans un environnement en pleine évolution. Le Comité consultatif de surveillance a noté que des progrès très positifs avaient été réalisés «dans l élaboration et le renforcement des processus de gestion des risques de l Organisation» et IOS continue à élaborer des méthodes de suivi du contrôle plus efficientes (c est-à-dire automatisées et reproductibles) afin de déceler les nouveaux risques en matière d application et de contrôle. Afin de renforcer les contrôles financiers, la division des tâches dans FABS a été améliorée en 2013 et d autres activités sont prévues pour Les initiatives en cours visant à améliorer le recouvrement des coûts en ce qui concerne les projets extrabudgétaires et à mettre progressivement en place une budgétisation axée sur les résultats devraient renforcer la hiérarchisation des priorités et l harmonisation entre ressources et activités. - Les technologies de l information : malgré le déficit budgétaire, la gestion et l utilisation des technologies de l information ont connu une amélioration constante ces dernières années. Des recommandations d audits longtemps en suspens ont été appliquées, améliorant ainsi la définition des priorités, la méthodologie de la gestion de projet et l accès à l information en matière de TI.

4 page 3 - L autoévaluation des contrôles : tous les ans, ces trois dernières années, les cadres de l UNESCO ont participé à une autoévaluation formelle des contrôles internes dans leurs propres bureaux, secteurs et services. Des plans d action sont mis en place lorsque des faiblesses sont constatées et les résultats globaux sont analysés en vue de recenser les problèmes de contrôle systémiques soulevés par les cadres. Chaque année depuis le lancement de cette initiative, IOS a validé un échantillon des autoévaluations de manière à déterminer la fiabilité et la teneur des résultats, en notant que la concordance entre les résultats des autoévaluations et les conclusions des commissaires aux comptes indépendants tendait nettement à s améliorer. Cette tendance doit se poursuivre, bien qu elle donne déjà une première idée de l utilité de cette initiative qui permet non seulement de sensibiliser et familiariser les cadres à leurs responsabilités en matière de contrôle mais également de déceler et corriger les faiblesses en la matière. IOS continuera d appliquer cette procédure de validation et cet encadrement de manière systématique au titre de ses audits internes. 7. En 2013, le Conseil exécutif a invité IOS à prendre expressément en compte le multilinguisme dans le champ de chaque audit (décision 191 EX/22, paragraphe 5). IOS a examiné cet aspect dans le cadre de deux missions de vérification (à savoir l audit des conférences et réunions de programme et celui des méthodes de travail des conventions culturelles), notant que des politiques et des obligations statutaires relatives au multilinguisme étaient en vigueur et généralement appliquées. Toutefois, le déficit budgétaire actuel a conduit à un certain nombre de mesures d économies de circonstance et IOS a relevé deux cas de réunions statutaires d organes intergouvernementaux où l interprétation n était assurée qu en anglais. Dans le premier cas, les participants de la réunion ont suspendu l interprétation dans les autres langues de travail de manière provisoire et partielle. Dans l autre, les participants d une réunion en audioconférence ont accepté que l interprétation soit assurée de manière informelle selon les besoins du Secrétariat. IOS a recommandé de renforcer le rôle de MSS/CLD pour garantir l efficacité de la planification et de la budgétisation des conférences et réunions de programme conformément aux obligations. Tableau 2 : résumé des principaux audits internes effectués en 2013 Secteur de la gestion des services de soutien Cette mission consultative a été entreprise pour déterminer les efficiences dans la prestation des services de soutien pendant le 37 C/5. IOS a conclu que MSS avait respecté son budget extrêmement réduit moyennant (i) la réduction naturelle des effectifs au cours de l exercice biennal, (ii) le transfert des postes pourvus du budget du Programme ordinaire à d autres fonds appartenant en propre à l UNESCO et (iii) l augmentation de la rétrofacturation aux secteurs et aux services pour les dépenses communes. Davantage d efforts doivent être faits pour améliorer les services et réaliser des économies. Il ressort de l analyse comparative que MSS s appuie encore trop largement sur ses capacités internes et pas assez sur des modèles d optimisation entre capacités internes et externalisation. IOS a recommandé à MSS de définir des normes de niveaux de service et de diversifier davantage les modèles de service, en recourant à des prestataires externes, flexibles et extensibles, pour appuyer le personnel permanent. IOS a également évalué différentes possibilités structurelles de placement du Responsable en chef de l information et du Bureau de la gestion des connaissances et des systèmes d'information (BKI).

5 page 4 Centre du patrimoine mondial Des contrôles financiers et administratifs ont été effectués et se sont déroulés comme prévu. Cependant, la viabilité financière du Centre est en question. L audit a souligné que l écart se creusait entre les ressources limitées du Centre et la charge de travail de plus en plus lourde, et a mis l accent sur la budgétisation incomplète de ses activités et la complexité des rapports financiers s y rapportant. Afin d harmoniser davantage les ressources, les objectifs et les résultats, l audit a recommandé au Centre (i) de devenir l un des premiers utilisateurs de l initiative sur la budgétisation axée sur les résultats et (ii) d adopter, en faisant valoir la portée du label «Patrimoine mondial», une approche plus systématique et anticipative de la mobilisation de fonds extrabudgétaires. Gestion de la performance du personnel de l UNESCO Le respect par les superviseurs des obligations de l UNESCO en matière de gestion de la performance est faible. Deux mois avant la fin du cycle de gestion de la performance de , seuls deux tiers du personnel avaient validé leurs résultats escomptés pour l exercice et un tiers avait été évalué dans le cadre de l examen requis à mi-parcours. Des problèmes persistent en ce qui concerne les Chefs de bureaux hors Siège soumis à des rapports hiérarchiques excessivement complexes. IOS a recommandé que des mesures spécifiques soient prises en vue de corriger le cycle actuel et d améliorer la gestion de la performance lors du prochain exercice biennal. Conférences et réunions de programme L audit a évalué l efficacité de l UNESCO dans la conduite des réunions ainsi que les flux de travail connexes, le respect des procédures et la concordance quant au fond des réunions avec les objectifs de programme. IOS a constaté qu un éventail de mesures d économies de circonstance avaient été adoptées par plusieurs cadres pour faire face au déficit budgétaire actuel et a conclu qu elles devaient être partagées et institutionnalisées. Le flux de travail relatif aux réunions de programme est largement décentralisé vers les responsables de programmes, et IOS a recommandé que le rôle des services centraux soit renforcé en vue d offrir davantage de conseils et de soutien, notamment au cours de la phase de planification. S agissant de l alignement avec le programme, l ensemble des réunions et conférences examinées étaient directement conformes aux objectifs de programme. Cependant, on ne dispose pas de suffisamment d évaluations des rencontres a posteriori ou de retours d information de la part des participants pour déterminer si les avantages et les résultats attendus ont été obtenus. Méthodes de travail des conventions culturelles Il est ressorti de l audit des six conventions culturelles de l UNESCO qu elles sont chacune assistées d un secrétariat assuré par l UNESCO, et que ces secrétariats n ont pas encore adopté de méthodes de travail communes ni de plate-forme d appui administratif unifiée. Tous ces secrétariats doivent faire face à des charges de travail croissantes alors que les budgets au titre du Programme ordinaire diminuent. Ces difficultés de financement peuvent être surmontées (i) en harmonisant davantage les charges de travail avec les fonds disponibles, (ii) en instaurant une approche intégrée de collecte de fonds commune à toutes les conventions, (iii) en réduisant la durée et l ordre du jour des réunions d États parties aux conventions et (iv) en mettant en place un mécanisme de recouvrement des coûts tel que la rétrofacturation aux États présentant des candidatures. Technologies de l information Une analyse menée par IOS des rôles de FABS et DUO dans la chaîne de validation des contrats a révélé la nécessité de renforcer les contrôles d application, et une évaluation des risques a conclu que l accès aux autorisations critiques dans STEPS était trop large et n était pas géré de manière active. Des plans d action ont été décidés afin de remédier à cette situation. Bureaux hors Siège, instituts et projets Des audits ont été réalisés pour trois bureaux hors Siège et deux grands projets au cours de l année. IOS a également effectué une mission consultative concernant un institut de catégorie 1.

6 page 5 8. Outre ce qui précède, l audit interne a également contribué à tout un éventail d initiatives de l UNESCO et aux activités de groupes de travail sur la rationalisation des processus de travail, l amélioration de la gestion des connaissances et des TIC, le renforcement des outils et procédures de recouvrement des coûts, la mise en place d une budgétisation axée sur les résultats et l établissement de rapports hiérarchiques dans le nouveau dispositif hors Siège. ÉVALUATION 9. Les principales activités d évaluation menées au cours de 2013 ont contribué à améliorer, entre autres, les stratégies, politiques et efforts de réforme suivants à l UNESCO : - la mise en œuvre des efforts de réforme de l UNESCO (suivi de l Évaluation externe indépendante) ; - la nouvelle Stratégie opérationnelle pour la priorité Afrique et le deuxième Plan d action pour la priorité Égalité des genres (qui font suite aux évaluations des priorités Afrique et Égalité entre les sexes) ; - les processus de réforme institutionnelle et stratégique (qui font suite à l examen des instituts de catégorie 1 de l UNESCO relatifs à l éducation ainsi qu à l évaluation des prix UNESCO) ; - des améliorations relatives aux méthodes de travail, aux processus opérationnels et aux directives stratégiques concernant les conventions culturelles et les processus d évaluation des activités extrabudgétaires (qui font suite à la phase I de l évaluation de l action normative de l UNESCO et à l étude diagnostique des activités extrabudgétaires de l UNESCO). 10. La Section Évaluation a continué à apporter son appui aux évaluations conduites par les Secteurs, les unités et les bureaux, comme l examen actuel du Plan d action de Madrid pour le Programme sur l Homme et la biosphère (MAB). Les évaluations achevées sont récapitulées dans le tableau 3 ci-après et l intégralité des rapports est disponible au public sur le site Web d IOS. Le programme d évaluation pour 2014 est présenté à l annexe II. Tableau 3 : résumé des évaluations achevées en 2013 Action normative du Secteur de la culture de l UNESCO (Parties I et II) voir annexe III L évaluation de l action normative du Secteur de la culture de l UNESCO menée par IOS visait à formuler des conclusions et des recommandations concernant sa pertinence et son efficacité, en s intéressant particulièrement à son impact sur la législation, les politiques et les stratégies des Parties aux conventions culturelles de l UNESCO. Dans une moindre mesure, il s agissait également d examiner la mise en œuvre des conventions à l échelon national. La section Audit d IOS a complété l évaluation en examinant le bien-fondé et l efficacité des méthodes de travail appliquées dans le cadre de l action normative (voir résumé ci-dessus). L évaluation a été effectuée en deux parties, en commençant par la Convention de 2003 et l audit des méthodes de travail des six principales conventions culturelles. Les deux rapports ont été soumis au Conseil exécutif à sa 192 e session. Le premier a également été présenté au CIG de la Convention de 2003 et le second à l AG de la Convention de 1972 ainsi qu aux CIG des Conventions de 2003 et de 2005, en La deuxième partie de l évaluation portait sur l action normative relative aux Conventions de 1970, 1972 et Ces rapports ont été finalisés et leurs conclusions préliminaires, accompagnées d une conclusion transversale, sont présentées en annexe du présent document.

7 page 6 Évaluation formative de la communication de l UNESCO sur les résultats voir document 194 EX/4 Pour répondre aux demandes internes et externes d amélioration de la communication statutaire de l Organisation sur les résultats (EX/4 et C/3), IOS et BSP, en collaboration avec un expert extérieur, ont entrepris une évaluation formative conjointe de la communication de l UNESCO sur les résultats. Indépendamment d un certain nombre d améliorations concernant les pratiques de communication sur les résultats, les États membres ont clairement exprimé le besoin de rapports plus analytiques et synthétiques concernant les enjeux stratégiques et les résultats obtenus dans les différents domaines d activité de l UNESCO. L évaluation a recensé des enjeux clés parmi les aspects suivants de la communication sur les résultats : la définition et le nombre de résultats, la formulation de liens de causalité entre les domaines de travail et les résultats, la fiabilité des données et des preuves sur les résultats, l efficacité de la communication et les liens entre la planification, l autoévaluation et l évaluation. Pour répondre à ces enjeux et tout en s inspirant des bonnes pratiques en vigueur à l échelle du système des Nations Unies, plusieurs principes clés relatifs à la future communication sur les résultats ont été définis : la distinction claire entre la communication sur les activités et la production des résultats, d une part, et la communication sur les résultats (résultats escomptés), d autre part ; la modification de la fréquence des rapports pour permettre une analyse et une information plus crédibles ; un rééquilibrage des informations autodéclarées et provenant d évaluations qui alimentent la communication sur les résultats et qui, en s accompagnant d un calendrier ajusté des rapports, couvriraient l intégralité du programme de l UNESCO sur un cycle de quatre ans avec des informations crédibles et compatibles avec la budgétisation axée sur les résultats. Association de l UNESCO à la célébration d anniversaires voir document 194 EX/15 Le programme relatif aux anniversaires est généralement considéré comme un atout important et précieux et comme un outil au service de la visibilité des États membres car la reconnaissance de la célébration d un anniversaire par l UNESCO lui confère un certain prestige. Ce programme est également conçu pour accroître la visibilité des valeurs de l UNESCO et de ses programmes au sein des États membres. L UNESCO est considérée comme l espace adéquat pour partager ces valeurs avec d autres États membres. Cependant, le programme relatif aux anniversaires rencontre également des difficultés. Parmi celles-ci figure la nécessité d encourager davantage les propositions émanant des régions africaine et arabe ou concernant des personnalités féminines. Il a été observé qu une forte augmentation du nombre des anniversaires comportait le risque d affaiblir la visibilité de chacun et donc d amoindrir le prestige et la valeur du programme. En l absence d un cadre de résultats bien défini, il n est pas certain que les bénéfices tirés justifient le montant croissant des ressources du Programme ordinaire investi dans le processus d évaluation et de sélection des anniversaires. Étude diagnostique des évaluations des activités extrabudgétaires de l UNESCO L UNESCO compte plus que jamais sur les financements extrabudgétaires afin de remplir son mandat. Une étude diagnostique de 570 rapports d (auto-)évaluation récents a révélé que la plupart de ces derniers satisfaisaient aux exigences de base en matière d établissement de rapports. Toutefois, de nombreux défis persistent, comme l amélioration de la qualité de l analyse des causes et des données relatives aux processus de changement engagés par les projets de l UNESCO. IOS et BSP/CFS continueront à collaborer en matière de communication, d orientation et d assurance qualité des évaluations des activités extrabudgétaires de l UNESCO.

8 page 7 Institut pour l éducation relative à l eau L UNESCO-IHE est l un des plus grands établissements internationaux d enseignement supérieur dans le domaine de l eau. Dans l ensemble, l Institut a particulièrement bien réussi à s acquitter de son mandat en matière d éducation, de recherche et de renforcement des capacités. Intégralement financé par des ressources extrabudgétaires, l Institut a mis en place avec succès une base de financement stable et diversifiée. L UNESCO-IHE est l une des pierres angulaires du réseau hydrologique de l UNESCO et devrait continuer à jouer un rôle important, quoique plus clairement défini, dans la mise en œuvre de la stratégie qui sous-tendra la huitième phase du Programme hydrologique international. Afin d éviter d agir dans des directions contraires, et pour mieux mettre à profit le potentiel d une combinaison des capacités, des ressources et des réseaux, l UNESCO-IHE et le Secrétariat de l Organisation au Siège devraient resserrer leur collaboration et définir des buts communs dans leurs activités. SUIVI DES RECOMMANDATIONS 11. IOS formule des recommandations afin d éclairer les décisions stratégiques et d'améliorer l'exécution, le contrôle et l'efficacité du programme. IOS assure un suivi systématique de l'application des recommandations résultant des audits et des évaluations internes ainsi que des recommandations du CCI qui concernent l'unesco. En 2013, IOS a continué à mettre l'accent sur la mise en œuvre des recommandations en engageant des discussions et en élaborant des plans d action lorsque les rapports sont finalisés, puis en vérifiant périodiquement l état d avancement et l efficacité de ces plans d action. Au 31 décembre 2013, il y avait 138 recommandations d audit interne en suspens, soit un léger recul par rapport au début de l année où l on en comptait 140. En 2013, 95 nouvelles recommandations d audit ont été formulées et 97 ont été classées (88 % d entre elles ayant été pleinement mises en œuvre). En ce qui concerne l évaluation, on comptait 43 recommandations en suspens au 31 décembre En 2013, 51 nouvelles recommandations d évaluation ont été formulées et 52 ont été classées. INVESTIGATION 12. IOS est chargé d'enquêter sur des allégations de corruption, de fraude, de gaspillage, d'abus de pouvoir et autres comportements répréhensibles de la part du personnel de l'unesco ou de tiers tels que consultants, contractants ou fournisseurs. Les allégations sont soumises à un examen préliminaire afin d établir si elles sont crédibles, matérielles et vérifiables. En cas de harcèlement, c est le Bureau de l éthique qui se charge de cet examen préliminaire. S il existe un commencement de preuve du comportement répréhensible, l affaire est officiellement renvoyée à IOS. Si l enquête conclut qu une faute a bien été commise, des mesures disciplinaires sont proposées par HRM à la Directrice générale. 13. En 2013, 36 nouveaux dossiers ont été ouverts. IOS a résolu et clos 48 dossiers, dont 24 déjà en cours en Plus de 30 % des dossiers clos en 2013 concernaient le Siège et près de 70 % les activités hors Siège. Tableau 4 : volume de travail de la Section investigation en Année Nouveaux cas Classés Y compris les mesures disciplinaires Y compris les cessations de service Nombre de cas au 31 décembre

9 page La plupart des dossiers ouverts en 2013 portaient sur des allégations d utilisation abusive de biens et/ou de ressources, de harcèlement moral et d abus de situation ou d autorité. De plus amples informations sur les cas récents sont présentées dans le tableau ci-après. Tableau 5 : nature des enquêtes (ouvertes en 2013) Type de faute Nombre de cas Fausses déclarations ou faux en écriture 1 Utilisation abusive des biens/ressources Y compris vols et détournements de fonds Conflit d intérêt ou népotisme Y compris corruption Harcèlement Y compris harcèlement sexuel Abus d autorité Y compris utilisation abusive des privilèges/immunités Total 36 RÔLE CONSULTATIF ET SUIVI DE LA RÉFORME 15. Le rôle d IOS consiste notamment à fournir si besoin est des services consultatifs pour aider l administration quand elle en fait la demande. Au cours de l année, le travail consultatif d IOS a notamment inclus des études sur le Secteur de la gestion des services de soutien et l Institut international pour la planification de l éducation en vue de déterminer les efficiences dans l exécution du 37 C/5. IOS a également participé aux efforts collectifs visant à améliorer la façon de rendre compte des résultats et à élaborer des lignes directrices pour l évaluation des projets extrabudgétaires, et continue à fournir un appui et une assurance qualité dans le cadre de certaines évaluations menées par les Secteurs. 16. IOS continue à aider le Directeur général adjoint à assurer le suivi de l Évaluation externe indépendante et a fait rapport sur les questions liées à la réforme sous une forme plus intégrée, comme suggéré par les décisions 191 EX/16 et 192 EX/4 (III). Le Secrétariat a rendu compte au Conseil exécutif en février (191 EX/16) et en octobre (192 EX/4 Partie III) des progrès alors accomplis. Le dernier rapport sur les progrès réalisés est présenté dans le document 194 EX/4 Partie III. Il propose de ne plus rendre compte du suivi de l EEI sous la forme actuelle car les questions qui restent en suspens seront examinées par le biais des rapports périodiques EX/4 sur les progrès relatifs aux questions spécifiques. COMITÉ CONSULTATIF DE SURVEILLANCE 17. Le Comité consultatif de surveillance a été établi en tant que comité permanent à la 35 e session de la Conférence générale. Son principal objet est de conseiller la Directrice générale sur le bon fonctionnement de la surveillance, la gestion des risques et les contrôles, et d informer le Conseil exécutif en lui soumettant son rapport annuel, qui est joint en annexe du présent document. Le Comité consultatif de surveillance se compose de quatre membres externes indépendants nommés pour des mandats non rémunérés de deux ans. À ce jour, le Comité s est réuni à sept reprises : en septembre 2010, février et octobre 2011, juin et novembre 2012, juin 2013 et février Le Comité consultatif de surveillance a formulé des observations et commentaires intéressants visant à améliorer la fonction de surveillance

10 page 9 et a globalement conclu qu à l'unesco l audit interne, l évaluation et l investigation restaient de haute qualité. PERSPECTIVES D AVENIR 18. Le programme de travail d IOS pour 2014 est axé sur l efficacité de la conception des programmes et du suivi des résultats. Les activités d audits/évaluations conjoints se poursuivront dans ce domaine si possible. L évaluation portera essentiellement sur l examen de la mise en œuvre récente de la réforme du dispositif hors Siège de l UNESCO ainsi que sur un certain nombre d évaluations thématiques d importance stratégique, et l audit interne mettra l accent sur la gestion des programmes. Les plans d audit et d évaluation pour 2014 sont présentés à l annexe II. ACTION ATTENDUE DU CONSEIL EXÉCUTIF 19. Le Conseil exécutif souhaitera peut-être adopter une décision libellée comme suit : Le Conseil exécutif, 1. Rappelant ses décisions 160 EX/6.5 et 164 EX/6.10, 2. Ayant examiné le document 194 EX/22, 3. Se félicite du rôle joué par le Service d'évaluation et d'audit dans le fonctionnement de l'organisation et en ce qui concerne le suivi de l'évaluation externe indépendante ; 4. Accueille avec satisfaction les recommandations figurant dans le rapport du Comité consultatif de surveillance, et prie la Directrice générale de veiller à ce qu'elles soient pleinement mises en œuvre ; 5. Se félicite également de la récente évaluation de l action normative du Secteur de la culture, et invite la Directrice générale à faciliter l élaboration de plans d action portant sur les recommandations issues de l évaluation et, si nécessaire, à constituer un groupe de travail des États parties chargé de donner suite aux recommandations qui concernent l ensemble des conventions ; 6. Prie la Directrice générale de poursuivre ses efforts pour faire en sorte que toutes les recommandations du Service d'évaluation et d'audit soient pleinement mises en œuvre dans des délais raisonnables ; 7. Demande à la Directrice générale de continuer d assurer une fonction de surveillance efficace et de faire rapport chaque année sur les stratégies et les activités du Service d'évaluation et d'audit, sur les recommandations importantes en matière de surveillance et sur leur impact, ainsi que sur les mesures prises par la Directrice générale pour prendre en considération et appliquer ces recommandations.

11 Annexe I ANNEXE I COMITÉ CONSULTATIF DE SURVEILLANCE : RAPPORT SUCCINCT FÉVRIER INTRODUCTION Au dernier trimestre 2009, le Comité consultatif de surveillance (le Comité) a été reconstitué à l initiative du Directeur général, et son mandat a été approuvé par le Conseil exécutif à sa 183 e session et adopté par la Conférence générale à sa 35 e session (résolution 35 C/101). Depuis lors, le Comité s est réuni tous les semestres. Conformément à son mandat, le Comité soumet à la Directrice générale le présent rapport succinct sur les observations résultant de ses deux dernières réunions, tenues les 10, 11 et 12 juin 2013 et les 3 et 4 février SYNTHÈSE DES OBSERVATIONS Conformément à son mandat, le Comité a examiné les normes et pratiques appliquées en ce qui concerne l audit interne, les évaluations, les investigations, la gestion des risques, l éthique et les fonctions de contrôle financier de l UNESCO. Le Comité fait les observations suivantes : L audit interne, les évaluations, les enquêtes, la gestion des risques, l éthique et les systèmes et procédures de contrôle financier de l UNESCO sont restés de grande qualité. Les Normes appliquées dans le cadre de ces systèmes et processus de surveillance sont conformes aux normes de bonne pratique actuellement acceptés. Toutefois, le Comité est d avis que la présentation à l équipe dirigeante de l UNESCO de rapports périodiques coordonnés sur l état de mise en œuvre des recommandations des prestataires d expressions d assurance (recommandations incluses dans les rapports issus des audits, évaluations internes et externes et systèmes et procédures de contrôle financier) permettrait d améliorer les procédures de gouvernance et d assurance de l UNESCO. Le Comité recommande en outre de réfléchir au positionnement de la fonction d évaluation au sein de l UNESCO en 2014 et au-delà. Le Comité a noté le niveau présent des ressources humaines du Service d évaluation et d audit (IOS) et considéré que l effectif actuel et les compétences et l expérience que celui-ci réunit constituent le minimum indispensable pour que l UNESCO continue de disposer d un service d évaluation et d audit efficace. Le Comité suggère de s attacher tout particulièrement à pourvoir les postes approuvés qui sont actuellement vacants en recrutant des personnes possédant les compétences appropriées et l expérience qu exigent ces fonctions. Le Comité suggère également d établir des plans de désignation d un successeur ou d un remplaçant en cas d urgence pour les membres de l équipe d IOS qui exercent de hautes responsabilités et de vérifier en permanence le nombre de personnes et l éventail des compétences et des expériences qui sont nécessaires pour préserver l efficacité de la fonction d IOS. Le Comité a noté que d importants progrès avaient été réalisés dans la mise en œuvre des recommandations résultant de l Évaluation externe indépendante (EEI) de l UNESCO que le Conseil exécutif a adoptées en Il a toutefois noté que les recommandations issues de l EEI concernant la gouvernance n étaient pas encore appliquées. Le Comité est d avis que la mise en œuvre de ces recommandations est d une grande importance pour l UNESCO et il serait préoccupé si elles n étaient pas appliquées en 2014 et Le Comité a noté que le Commissaire aux comptes a été prié d entreprendre un examen des procédures de gouvernance de l UNESCO et soutient cette initiative, et recommande

12 Annexe I page 2 que le Commissaire aux comptes prenne en considération lors de cet examen les recommandations pertinentes issues de l EEI. Le Comité a noté qu à la suite de la 36 e session de la Conférence générale, l UNESCO a opéré un certain nombre de changements pour faire face à la diminution des fonds budgétaires de l Organisation, et que le Conseil exécutif a examiné comment les priorités de l UNESCO seraient de ce fait prises en compte. Ces circonstances vont exiger du Secrétariat de l UNESCO qu il se lance dans une période de transformations, durant laquelle la gestion efficace des projets et du changement sera donc d une importance cruciale pour l Organisation. Le Comité suggère que les gestionnaires de haut rang de l UNESCO examinent si la composition et les fonctions du Comité sur la gestion du changement permettront à celui-ci d assurer le soutien et la supervision des transformations qui risquent d être nécessaires au sein de l Organisation. Le Comité suggère en outre qu il serait peut-être bon que le Comité sur la gestion du changement ait accès à des compétences plus poussées en matière de gestion du changement. Le système SISTER est un important outil d aide à la gestion des projets, à l établissement de rapports et au suivi des activités et initiatives de l UNESCO. Le Comité appuie l audit interne en cours du suivi des programmes et des projets et note que, malgré les progrès observés par le Comité dans la manière dont l UNESCO utilise SISTER, il existe un risque que ce système demeure principalement un outil servant à rendre compte des activités plutôt qu un outil essentiel de gestion des projets et des risques. Le Comité a observé avec satisfaction des progrès positifs dans le développement des procédures de gestion des risques de l UNESCO. 3.0 COMMENTAIRES DÉTAILLÉS 3.1 Fonction d évaluation Réalisations Depuis le premier rapport du Comité consultatif de surveillance en février 2011, le Comité a noté les progrès réalisés dans la culture de l évaluation de l UNESCO et une perception de plus en plus positive de la valeur du travail accompli par la fonction d évaluation, due en partie à la qualité de ses rapports et en partie à son rôle dans l EEI et son suivi ultérieur. Les plans annuels établis par la fonction d évaluation étaient solides et adaptés aux risques et aux priorités de l UNESCO. Au cours des deux dernières années ont été entreprises un certain nombre d évaluations d une importance stratégique, comme les évaluations des priorités Afrique et Égalité des genres de l UNESCO, du travail normatif du Secteur de la culture (en laison avec la section Audit), et des instituts de l éducation de catégorie 1. Conformément à l actuelle politique de gestion axée sur les résultats de l UNESCO, une évaluation de l établissement de rapports axés sur les résultats est également en cours. Cela montre que la fonction d évaluation examine les activités de l UNESCO les plus importantes du point de vue de leur portée, en tenant compte des priorités et des risques de l Organisation, tout en restant très active malgré les difficultés budgétaires auxquelles celle-ci est actuellement confrontée. De plus, l impact de la section Évaluation sur les efforts faits par l UNESCO pour améliorer ses stratégies et ses politiques dans les secteurs et domaines évalués est significatif, puisqu il a contribué à de nouveaux efforts en matière de stratégies et de réforme. Défis futurs et recommandations En ce qui concerne le suivi des réponses apportées sur le plan de la gestion et l application des recommandations résultant des évaluations et les rapports à ce sujet, le Comité avait

13 Annexe I page 3 recommandé que les rapports périodiques présentés par les sous-directeurs généraux (ADG) à la Directrice générale incluent aussi des observations sur l état de la mise en œuvre des recommandations de la section Évaluation. Celle-ci a entrepris de définir une nouvelle politique d évaluation portant une attention particulière au suivi des recommandations issues des évaluations, qui sera finalisée à l automne Cette nouvelle politique d évaluation servira dans le même temps de base à une mise à jour du Manuel d évaluation de 2007, comme l a demandé le Comité. Le Comité recommande aussi que la politique d évaluation révisée comprenne des principes directeurs visant à renforcer l autoévaluation dans l ensemble de l Organisation, et qu elle soit examinée par le Comité consultatif de surveillance. Le Comité note que des mesures sont prises pour intégrer les résultats et les recommandations des évaluations dans le système SISTER, grâce au Comité consultatif SISTER pour le changement, dont IOS est membre. Ces mesures représentent un progrès vers l amélioration de l utilisation et de la connaissance de la fonction d évaluation. La matrice d évaluation des performances (un outil d autoévaluation de la fonction d évaluation) dont un projet avait été élaboré en 2011 n a pas encore été pleinement développée et testée faute de ressources suffisantes. Néanmoins, grâce à un concours extérieur de courte durée (détachement), elle devrait être achevée en Ces dernières années, la fonction d évaluation a opéré de manière satisfaisante du point de vue de l indépendance, de la qualité et du volume de ses activités et de sa visibilité au sein de l UNESCO. Néanmoins, pour se conformer aux principes et meilleures pratiques en matière d évaluation en vigueur dans une grande majorité des organisations internationales, où les services d évaluation sont structurellement indépendants, il conviendrait d envisager la séparation des niveaux de la division de l évaluation. Le Comité recommande donc d entreprendre une étude de faisabilité en vue de déterminer les avantages et les inconvénients de la création d une fonction d évaluation séparée, avec sa propre gestion distincte de celle d IOS. Selon la structure de gouvernance d organisations similaires, une telle fonction d évaluation indépendante et séparée continuerait de faire rapport directement au Conseil exécutif ou à l un de ses organes subsidiaires. 3.2 Audit interne Réalisations Tous les cinq ans au moins, il est procédé à une évaluation de la qualité de la fonction d audit interne, en comparant cette dernière aux normes promulguées par l Institut des auditeurs internes (IIA). La dernière autoévaluation en date (2011) a été validée de manière indépendante. Elle concluait que «la fonction d audit interne d IOS est généralement conforme aux normes internationales pour la pratique professionnelle de l audit interne, ce qui est la note la plus élevée d après la méthodologie de l IIA». Le Comité a constaté que toutes les recommandations découlant de la validation indépendante avaient été appliquées ou étaient en voie de l être. Le Comité a observé avec satisfaction que le plan biennal d audit interne demeure fondé sur les risques, y compris des consultations avec les principaux partenaires et l identification systématique des risques organisationnels, et qu il vise toujours à apporter une assurance sur tous les aspects du fonctionnement des contrôles opérationnels, financiers et programmatiques. Le Comité a noté aussi que plusieurs audits ont été coordonnés et, dans certains cas, réalisés conjointement par l audit interne, la fonction d évaluation et l audit externe. De l avis du Comité, une telle approche peut utilement contribuer à l efficience et à l efficacité des activités de certification de l UNESCO.

14 Annexe I page 4 Le Comité a également constaté avec satisfaction que les audits internes étaient de plus en plus centrés sur l efficience des domaines/fonctions examinés, ainsi que sur leur efficacité, et que la fonction vise à fournir à l Organisation une évaluation/opinion globale concernant l environnement de contrôle à l avenir. À cet égard, les audits internes ont couvert toute une gamme équilibrée de procédures et d entités, ainsi que des programmes, partenariats et projets particuliers. La fonction d audit interne compte aussi présenter un commentaire au sujet de la déclaration sur les contrôles internes de 2013 coordonnée par le Bureau de gestion financière. Le Comité a jugé satisfaisantes la quantité et la qualité des examens entrepris au cours de l année 2013 dans un contexte de contraintes budgétaires. Il a toutefois observé que la capacité de la fonction d audit interne de répondre aux demandes de gestion individuelles était réduite du fait de ces contraintes, et est préoccupé par le fait qu elle opère actuellement avec le volume minimal de ressources humaines (effectif, compétences et expérience) nécessaire pour fournir à l UNESCO le niveau d assurance le plus approprié. Le Comité a noté, et en a félicité la fonction d audit interne, que les enquêtes de celle-ci continuait d obtenir des notes élevées de la part des clients, preuve de la confiance qu elle inspire. Le Comité reconnaît le suivi systématique par IOS des recommandations issues des audits qui ne sont pas encore appliquées et approuve l initiative consistant à communiquer périodiquement les recommandations hautement prioritaires au Comité de gestion des risques en vue de renforcer le processus et le suivi de la gestion des risques opérationnels, financiers et en matière de conformité. Défis futurs et recommandations Le Comité suggère que, pour consolider l environnement de contrôle, la fonction d audit interne publie périodiquement un bulletin contenant ses observations concernant les enseignements tirés de l expérience, les meilleures pratiques, etc. Le Comité recommande que le Bureau de gestion financière, chargé de coordonner la déclaration sur les contrôles internes, bénéficie de la participation et du concours de l audit interne, de manière à renforcer et promouvoir cet important aspect de l environnement de contrôle de l UNESCO. Le Comité recommande que, compte tenu des contraintes budgétaires actuelles, le projet de plan d audit interne pour 2014 comprenne une analyse des audits qu il est proposé d entreprendre dans les limites des ressources humaines dont dispose la fonction d audit interne, ainsi que des autres audits qui seraient utiles si ces ressources retrouvaient un niveau comparable à celui des années précédentes. 3.3 Unité d investigation Réalisations Le Comité a noté le changement intervenu en 2013 dans les effectifs de l Unité d investigation (à savoir que l unique administrateur au sein de l Unité, un enquêteur expérimenté, a été remplacé par deux administrateurs ayant une expérience moindre des investigations, dont l un d eux a été transféré hors de l Unité à la fin de 2013) et a approuvé le fait que le Directeur d IOS d alors joue un rôle accru dans la supervision du travail effectué par cette unité avec le personnel dont dispose actuellement cette fonction. L Unité d investigation applique des principes d investigation reconnus sur le plan international et a recours à des ressources internes et externes s il y a lieu.

15 Annexe I page 5 Défis futurs et recommandations Le Comité recommande que le nouveau Directeur d IOS examine les effectifs de l unité d investigation, en particulier la question de savoir si le Directeur continuera d avoir un rôle plus étendu dans le contrôle du travail effectué par l unité. Le Comité recommande qu IOS envisage d entreprendre à l avenir (par l intermédiaire de l Unité d investigation ou dans le cadre de la fonction d audit interne) une évaluation/étude des risques de fraude dans l ensemble de l Organisation. 3.4 Gestion des risques Le Comité a étudié le fonctionnement et les réalisations du Comité de gestion des risques, qui a été reconstitué en 2011, ainsi que le nombre de risques dont il s est/ne s est pas occupé et leur niveau. Il a également étudié l intégration des principes de gestion des risques dans les processus de l Organisation. Le Comité a noté des avancées très positives dans le développement et le renforcement plus avant des procédures de gestion des risques de l Organisation, y compris l obligation de prise en considération spécifique des risques dans les propositions de projet, et l introduction de procédures de gestion des risques dans les bureaux hors Siège. Le Comité a estimé que les risques étaient de plus en plus intégrés dans le processus opérationnel de l UNESCO, et a noté que le Comité de gestion des risques procède à chacune de ses réunions à un examen détaillé d un domaine de risque clé. Le Comité a noté que le profil de risque du Secrétariat n est pas communiqué au Conseil exécutif. Il serait peut être bon d envisager qu il le soit à l avenir. Bien qu il examine principalement les processus d identification et de gestion des risques de l UNESCO, le Comité a noté que l un des principaux risques financiers de l Organisation tient aux modalités de financement à long terme de ses obligations à l égard du personnel. 3.5 Bureau de gestion financière et déclaration sur les contrôles internes Le Commissaire aux comptes a délivré une opinion sans réserve sur les plus récents états financiers de l UNESCO conformes aux IPSAS. Le Comité félicite l UNESCO pour ce résultat très positif. Le Comité a noté les progrès accomplis dans l élaboration du processus de déclaration sur les contrôles internes (processus d autoévaluation du contrôle), y compris les progrès réalisés dans la simplification et l automatisation du processus, ainsi que dans son utilisation pour continuer de promouvoir et d ancrer une culture de la conscience du contrôle. Néanmoins, il a également observé que les notes d autoévaluation décernées semblaient, dans certains cas, être optimistes. Le Comité est d avis que le processus de déclaration sur les contrôles internes gagnerait grandement à faire l objet d une interaction entre BFM et l audit interne. Le Comité a noté que des progrès avaient été réalisés à cet égard en 2013, mais recommande d intensifier cette interaction à l avenir. Le Comité a noté qu un nombre significatif de recommandations issues du processus d audit externe n étaient pas encore appliquées et qu il conviendrait de s attacher à en examiner l état de mise en œuvre.

16 Annexe I page 6 Le Comité a rencontré le Commissaire aux comptes en exercice et s est félicité des observations faites par ce dernier concernant l environnement de contrôle interne de l UNESCO. 4.0 AUTRES ACTIVITÉS DU COMITÉ CONSULTATIF DE SURVEILLANCE Conformément à l article 7 de son mandat, le Comité a examiné sa propre efficacité dans l exercice de ses fonctions. Le Comité a considéré qu au cours de l année précédente, il avait exercé ses fonctions de manière raisonnablement efficace. Avant la session de juin 2013 du Comité consultatif de surveillance, l un de ses membres, Mme Elizabeth Folsom, a démissionné de ses fonctions. Le Comité a exprimé sa gratitude à Mme Folsom pour sa contribution à l UNESCO depuis sa nomination comme membre du Comité en L UNESCO a récemment nommé une personne pour remplacer Mme Folsom au sein du Comité. Le Comité note que, en dehors du remplaçant de Mme Folsom, les autres membres du Comité cesseront leurs fonctions au milieu de Le Comité note que son mandat actuel est en vigueur depuis quatre ans. Le Comité est d avis qu il serait approprié de le réexaminer en 2014 afin de déterminer s il correspond toujours aux besoins de l UNESCO ainsi qu aux tendances récentes concernant les cadres de gouvernance du système des Nations Unies. Il pourrait notamment être utile d examiner le rôle du Comité à l égard de la fonction d audit interne, la communication avec le Directeur d IOS en ce qui concerne les investigations, la fréquence des réunions, etc. Le Comité note qu aux termes de son mandat, le Comité est nommé par le Directeur général et lui fait rapport, et que le Directeur général présente des rapports sur les activités du Comité au Conseil exécutif. Il est courant que les comités ayant des fonctions similaires à celles du Comité consultatif de surveillance disposent d un canal de communication plus direct avec l organe directeur pertinent. En 2014, le Comité se propose de présenter à la Directrice générale des observations et des suggestions concernant le rôle actuel du Comité consultatif de surveillance, et ces suggestions, et d autres encore, seront présentées pour examen à la Directrice générale et au Conseil exécutif. 5.0 CONCLUSION Le Comité a pris note avec satisfaction des progrès accomplis dans le développement de l audit interne, des évaluations, des investigations, de la gestion des risques, de l éthique et des systèmes et processus de contrôle financier de l UNESCO, et se réjouit à l idée d aider la Directrice générale à s acquitter de ses responsabilités en matière de gouvernance en Le Comité remercie le Service d évaluation et d audit ainsi que les hauts responsables, notamment la Directrice générale et le Directeur général adjoint de l avoir, par leurs exposés, par leur participation et leur coopération actives pendant la réunion, aidé à remplir ses obligations. Le Comité a décidé de tenir sa prochaine session en juin M. Kwame AKUFFO-AKOTO (signé) M. Mitchell C. PETRIE, Président du Comité (signé) Mme Claudine VOYADZIS (signé)