Services en ligne de l'oeb. Mailbox. Administration

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1 Services en ligne de l'oeb Mailbox Administration 1

2 Table des matières 1. Activer la messagerie électronique Activer la Mailbox de la société Donner accès à la Mailbox, au paiement des taxes en ligne et à l'administration Associer un mandataire agréé ou un groupement à la Mailbox de la société Entrer le nom de l'associé Confirmer une association à la Mailbox Fonctions Conseils Sécurité Base juridique

3 1. Activer la messagerie électronique L'un des titulaires de cartes à puce de votre société doit devenir un administrateur. Cette personne doit préalablement accepter les conditions générales y afférentes. L'administrateur a accès à l'administration. L'Administration est une application fonctionnant sur le portail des services en ligne de l'oeb. L'Administration permet à l'administrateur de la société : d'activer la Mailbox ; d'autoriser des utilisateurs de cette société qui possèdent une carte à puce à accéder à la Mailbox ; de demander à l'oeb d'associer à la Mailbox soit des mandataires agréés (en brevets européens) travaillant dans cette société, soit un groupement (en vertu de la règle 152(11) CBE). Cette opération permettra à des mandataires individuels ou à un groupement de recevoir des notifications dans la Mailbox de la société. Même si une carte à puce n'est pas indispensable à cet effet, nous recommandons vivement ce type de connexion pour l'ensemble des mandataires agréés. En effet, une fois qu'ils ont été associés à la Mailbox, leur carte à puce personnelle leur donne accès à MyFiles et leur permet de gérer les données concernant la représentation pour les dossiers qui leur ont été confiés. (Si vous voulez permettre à un groupement d'accéder à la fonction MyFiles, vous devez également associer chaque mandataire individuel à ce groupement avec la Mailbox. Les cartes à puce des différents mandataires sont ensuite activées automatiquement pour autoriser l'accès à MyFiles) ; de permettre à des utilisateurs de cette société qui possèdent une carte à puce d'accéder à différentes fonctions du paiement des taxes en ligne (les cartes à puce des utilisateurs doivent être associées à un compte courant) ; d'attribuer le rôle d'administrateur à d'autres titulaires de cartes à puce. Ceux-ci doivent également accepter les conditions générales y afférentes. 3

4 2. Activer la Mailbox de la société Remarque : il n'existe pas de Mailbox personnelles. Tous les mandataires sont associés à la Mailbox de la société, que l'administrateur peut activer comme indiqué ci-dessous. 4

5 3. Donner accès à la Mailbox, au paiement des taxes en ligne et à l'administration Pour autoriser l'accès à la Mailbox, ce qui inclut les droits de consulter, de télécharger et d'imprimer des courriers, vous devez tout d'abord en tant qu'administrateur cliquer sur l'onglet Utilisateurs. Sélectionnez ensuite une personne, puis cliquez sur Modifier. Julie Cunningham est sélectionnée dans la liste des titulaires de cartes à puce. Cet écran permet de lui donner accès à la gestion du courrier envoyé à la Mailbox de la société. 5

6 4. Associer un mandataire agréé ou un groupement à la Mailbox de la société 6

7 4.1. Entrer le nom de l'associé Cliquez sur Accepter pour envoyer la demande à l'oeb. Pour les groupements, veuillez entrer comme prénom le nom de la société et comme nom le numéro du groupement. 7

8 4.2. Confirmer une association à la Mailbox L'OEB accepte ou rejette la demande. L'administrateur de la société est ensuite averti que l'administration (de la société) doit être consultée. Dans Administration, sélectionnez l'onglet Destinataires. Sélectionnez l'utilisateur ayant le statut "accepté", puis cliquez sur Modifier. Cochez la case Envoyer le courrier électronique à la messagerie de la société. Cliquez sur Accepter. La Mailbox est à présent activée pour ce mandataire agréé ou ce groupement. Toute notification ou tout rapport de recherche (sélectionnés ou envoyés par voie électronique) liés aux dossiers confiés à ce mandataire agréé ou à ce groupement seront envoyés directement à la messagerie de la société. Les mandataires agréés qui se connectent avec une carte à puce ont accès à MyFiles (ou aux dossiers confiés au groupement, le cas échéant) et, par là même, à leurs demandes non publiées, ce qui leur permet de gérer les données concernant la représentation pour les dossiers dont ils sont chargés (cf. MyFiles Administration). 8

9 5. Fonctions 1. Les nouveaux courriers figurant dans la Boîte de réception sont indiqués en gras. 2. Les courriers contiennent un lien vers un document figurant dans le dossier électronique de l'oeb. 3. Les courriers ne sont pas supprimés automatiquement de la Mailbox. 4. Lorsque vous supprimez un courrier, celui-ci reste dans la Corbeille pendant le nombre de jours que vous avez indiqué dans les paramètres de la Mailbox. 5. Vous pouvez effectuer des recherches portant sur l'ensemble des courriers qui se trouvent dans la Boîte de réception ainsi que dans tous les autres dossiers. 6. Vous pouvez télécharger un seul courrier (PDF), plusieurs courriers affichés sur une même page ou encore la totalité de ces derniers. 7. Les rapports de recherche sont mis à disposition sous la forme d'un fichier ZIP contenant l'ensemble des documents et citations pertinents. 8. Lorsque vous téléchargez plusieurs ou tous les courriers, un fichier ZIP unique est créé. 9. Chaque courrier est identifié par un nom de fichier unique. Format : référence utilisateur-date légale/postale-numéro de demande OEB-identification du document OEB Format des rapports de recherche : date légale/postale-numéro de demande OEB-rapport de recherche Format des références utilisateurs : les caractères interdits (p. ex. / ou *) sont remplacés par un trait de soulignement Format des dates : aaaa.mm.jj 9

10 6. Conseils 1. Créez des dossiers correspondant à des dates et déplacez-y les courriers traités afin de vider la Boîte de réception en vue du prochain envoi. 2. Téléchargez tous les documents affichés sur une page en cochant la case correspondante et en cliquant sur Télécharger. 3. Sélectionnez les documents qui ont été traités et marquez-les comme tels. 10

11 7. Sécurité Les mandataires agréés doivent impérativement tenir à jour en permanence toutes les données concernant aussi bien eux-mêmes que leurs clients, pour garantir notamment que les courriers sont envoyés aux bons destinataires. Veuillez vous reporter au "Communiqué de l'office européen des brevets en date du 13 décembre 2011 relatif aux services en ligne de l'oeb", qui est disponible à l'adresse Les mandataires agréés peuvent mettre à jour toutes les données concernant aussi bien eux-mêmes que leurs clients en utilisant les nouvelles fonctions de MyFiles. 11

12 8. Base juridique Veuillez consulter ci-après les "Communiqués et décisions du Président" :