Note conceptuelle : EduTrac en République centrafricaine

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1 Note conceptuelle : EduTrac en République centrafricaine Contexte Depuis décembre 2013, la République centrafricaine (RCA) connaît une crise humanitaire complexe. Un an plus tard, 2.5 million personnes se trouvent encore dans le besoin grave d aides humanitaires et plus de 850,000 personnes dont la moitié constituée des enfants, sont déplacées. En 2015, il est envisagé que la présence renforcée des missions de la paix de l ONU améliore la sécurité tandis qu un dialogue national et les élections donnent l espoir pour la réconciliation nationale et la stabilité. Dans cette phase de relèvement précoce et de transition, le Ministère de l éducation nationale et de l enseignement technique (MENET) avec UNICEF est engagés dans la recherche des moyens innovateurs qui peuvent rétablir et renforcer le système éducatif du pays paralysé pendant la crise. En effet, les bâtiments et les installations informatiques du MENET ont été gravement endommagés par les pillages et les actes de vandalisme pendant le conflit. Même avant la crise, le système de la gestion de l information en éducation avait connu de nombreuses difficultés notamment le retard dans la remontée de l information des écoles vers le niveau central à Bangui, donc la sous-utilisation des informations disponibles. La remontée de l information collectée dans les écoles par les autorités locales éducatives prenait des semaines voire des mois dus aux moyens de communication et de logistiques limités. Une telle situation rendait difficile la prise de décision du MENET basée sur les informations actualisées, alors qu un système de collecte rapide des données qui reflètent les situations réelles des écoles constitue une condition impérative pour les projections du système éducatif, la planification, et l orientation scolaire et professionnelle. Ainsi, l installation d un système de la collecte rapide des données constitue la priorité pour le MENET. La technologie peut jouer un rôle clé dans le contexte actuel de la RCA où l insécurité, le mauvais état des routes et la pluie abondante empêchent l accès aux écoles dans le pays. De plus, la crise représente l opportunité d adopter des moyens innovateurs permettant un rétablissement du système existant tout en améliorant son fonctionnement et efficacité. En lien avec ces réflexions, l utilisation de SMS à travers l initiative EduTrac a été proposée pour permettre la collecte rapide des données et le suivi des écoles. Facilitant une communication directe entre le MENET au niveau central et les acteurs clé en éducation sur le terrain, notamment les directeurs d écoles, EduTrac encouragera la participation active et le renforcement de responsabilité de ces-derniers. En 2015, le secteur de l éducation centrafricain recevra les financements importants de l Union européenne (UE) et le Partenariat mondial pour l éducation (GPE : Global Partnership for Education) pour le relance du système éducatif. EduTrac viendra en renfort de ces efforts en améliorant les capacités du MENET en gestion des données, suivi et analyse des activités éducatives dans les écoles et enfin en prise de décisions basées sur les informations fiables. Mécanisme de fonctionnement d EduTrac EduTrac est un système qui a pour but de rationaliser la collecte des données éducatives, faciliter le suivi des écoles surtout dans les zones avec un accès difficile, et motiver les enseignants et les autorités locales éducatives. Le système utilisera le programme «RapidPro», une plateforme ouverte qui coordonne 1

2 l échange interactif entre deux parties à travers les SMS. Une fois que les questions sont transmises aux portables des répondeurs, notamment les directeurs d écoles, ils envoient gratuitement leurs réponses en forme des simples chiffres au numéro court d EduTrac. La Direction Générale des Etudes, des Statistiques et la Planification (DGESP) du MENET, chargée de la gestion d EduTrac au sein du MENET, recevra les réponses et les consolider. Les résultats du traitement et de l analyse de ces données seront publiés et partagés en forme d un rapport avec l ensemble du MENET, les autorités locales éducatives, les communautés ainsi qu avec les ONG pour permettre une meilleure prise de décision en faveur de l amélioration du système éducatif. En cas de nécessité, EduTrac permettra également au MENET de rapidement transmettre des messages d information et de motivation aux autorités locales éducatives et aux directeurs. Rôle d EduTrac La mise en place d EduTrac répondra aux besoins urgents que connaît le secteur de l éducation du pays, notamment la collecte de l information rapide. Dans un premier temps, dans le contexte actuel où les moyens de transports et logistiques sont gravement endommagés et les services téléphoniques gérés par les quatre opérateurs (Orange, Telecel, Azur et Moov) sert du seul réseau de communication couvrant la plupart du territoire de la RCA, la collecte de données éducation à travers les SMS réduira considérablement le temps associé avec la remontée de l information vers le niveau central du MENET. Dans un deuxième temps, en utilisant les infrastructures existantes à savoir les portables et les réseaux téléphoniques, EduTrac deviendra rapidement opérationnel sans installation des équipements spéciaux et budget important. Objectifs général Soutenir le rétablissement du système éducatif en RCA avec un mécanisme innovant qui permet la collecte de données rapide sur la situation de l éducation. Objectifs spécifiques Mener des enquêtes régulières sur les questions clés y compris la présence des enseignants et des élèves en classe, les résultats des examens et le suivi du fonctionnement des écoles Mettre en œuvre un système de la collecte de données plus efficace qui servira de la base de la prise de décisions du MENET Soutenir des écoles nécessitant un appui spécial en communiquant des messages de motivation aux directeurs et aux autorités locales éducatives Suivre les incidents qui menacent la sécurité des élèves et des enseignants y compris les attaques contre les écoles Renforcer les capacités du MENET en collecte des données éducatives Partenaires Le groupe de travail entre la DGESP/MENET et UNICEF sera le premier responsable de la mise en œuvre et de la gestion d EduTrac L avancement de la mise en œuvre du programme sera communiqué avec le Cluster Education et le Groupe des partenaires techniques et financiers (PTFS) Participants aux enquêtes SMS La phase initiale de la mise en œuvre d EduTrac se focalisera sur les enquêtes vis-à-vis des directeurs d école Au fur et à mesure des progrès dans la mise en œuvre, les participants pourront s étendre aux chefs d établissement F2, les enseignants, les autorités locales éducatives et aux présidents des Associations des parents d élèves (APE) 2

3 Matrice de rôles et responsabilités du groupe de travail EduTrac Intégration d EduTrac dans le système MENET Activation d un numéro court et installation des équipements techniques Formations des formateurs Gestion d EduTrac Utilisation des données collectées Elaboration des indicateurs Visibilité d EduTrac MENET - Assurer que les procédures internes du MENET soient respectées dans la mise en œuvre d EduTrac - Fournir les documents du MENET pour la réquisition du service EduTrac - Sensibiliser et mobiliser les autorités locales éducatives notamment les IA, et le Président national des APE et son secrétaire général pour leur participation aux formations à Bangui pendant la revue GPE - Suivre l organisation des formations au niveau décentralisé par les IA vis-à-vis des CPR, CCS et les CSS et ensuite par ces-derniers vis-àvis des directeurs d école - Assurer une bonne intégration d EduTrac dans le système existant du MENET - Prendre le lead dans la coordination et la gestion d EduTrac une fois que le système est installé est fonctionnel - Assurer le traitement, l analyse et le partage des données collectées - Assurer le suivi des actions selon les résultats de l analyse des données - Proposer des nouveaux indicateurs et des modifications des indicateurs existants en vue de l amélioration des enquêtes - Assurer une implication active du MENET dans les activités liées à la communication UNICEF - Fournir les orientations sur les procédures requises - Assurer l activation du numéro court avec les opérateurs de services téléphoniques - Fournir un appui pour d autres besoins techniques éventuels - Appuyer le MENET en préparation et organisation des formations - Fournir l appui technique au MENET y compris l installation et la gestion initiales des flux de messages sur la plateforme RapidPro et le Dashboard en ligne - Fournir l appui technique au MENET dans le processus - Proposer des nouveaux indicateurs et des modifications des indicateurs existants en vue de l amélioration des enquêtes - Proposer des idées pour le volet communication avec un accent particulier sur l utilisation des plateformes sur Internet 3

4 Matrice de rôles et responsabilités des acteurs en éducation en RCA DGESP à Bangui Rôles et responsabilité Faciliter la coordination avec les autorités locales éducatives pour la mise en œuvre d EduTrac Traiter, analyser et partager les résultats de l enquête Informer au Président nationale des APE à Bangui des résultats des enquêtes Inspecteurs d académie Informer les chefs de circonscriptions scolaires (CCS) et les chefs de secteurs scolaires (CSS) des objectifs et du mécanisme du système EduTrac pour qu ils puissent former les directeurs d écoles sur l utilisation d EduTrac Envoyer les rapports de travail sur le déroulement des sensibilisations/formation sur EduTrac au MENET niveau central CCS/CSS Directeurs d école Président national des APEs UNICEF Former les CSS (CCS) et les directeurs d écoles (CSS) dans leurs zones de responsabilité sur l utilisation d EduTrac Fournir les informations sur leurs écoles en répondant aux enquêtes SMS Communiquer les résultats des enquêtes EduTrac aux présidents des APEs dans les écoles pour renforcer l implication des communautés dans l amélioration du système éducatif Fournir l appui technique au MENET en vue de faciliter la mise en œuvre et la gestion d EduTrac 4

5 Indicateurs de la phase 1 6 indicateurs ont été élaborés en concertation entre le MENET et UNICEF. Ils seront adressés à tous les directeurs d école dans le pays qui se sont inscrits au système EduTrac. Fréquence Sujet Indicateur 1 Hebdomadaire Présence des enseignants sur poste Indicateur 2 Hebdomadaire Présence des élèves en classe Indicateur 3 Par semestre Taux de réussite des élèves aux examens Indicateur 4 Mensuel Présence des équipements WASH à l'école Indicateur 5 Par semestre Nombre de suivi réalisé par les chefs de secteurs Indicateur 6 Mensuel Nombre d'incidents dans les écoles Indicateur 7 (à rajouter plus tard) 5

6 Plan de visibilité d EduTrac L approche innovatrice d EduTrac fait la preuve d une réelle opportunité pour le renforcement du système éducation et la forte volonté du MENET de mieux répondre aux besoins du secteur éducation. De plus, vue l importance de la participation massive des directeurs, communautés et des autorités locales éducatives pour la réussite du système, il sera important de communiquer le processus de la mise en œuvre d EduTrac et le progrès réalisé sur sa mise en œuvre à travers des divers canaux de communication. Actions continues Blog sur Internet: Une mise-à-jour régulière sur les blogs assurera la visibilité des efforts menés par l ensemble des acteurs impliqués en EduTrac tout en prévoyant que le cas de la RCA servira d un exemple concret pour la mise en place d EduTrac dans d autres cas similaires au futur. Début prévu : avril 2015 avec le lancement d EduTrac. Actions ponctuelles Conférence de presse pour le lancement du système en avril Articles sur les réseaux sociaux et blogs UNICEF, une édition spéciale de bulletin et les vidéos d entretien avec les acteurs clés soulignant les façons dont EduTrac soutient le renforcement du système éducatif centrafricain. Distribution de banderoles contenant les messages de sensibilisation sur l utilisation d EduTrac : les 8 IA participants à la formation pendant la revue peuvent partir avec les banderoles pour l affichage dans leurs régions. 6

7 Matrice de résultat pour l année 1 (février 2015 janvier 2016) Résultat/Extrants/Activités Indicateurs Valeur de référence Cible (janvier 2016) Moyens de vérification Hypothèses Résultat : Les résultats d analyses d EduTrac sont utilisés par le MENET Les résultats d analyses sont utilisés par le MENET (Oui/non) Non Oui Le MENET accorde suffisamment de volonté d exploiter EduTrac comme l outil clé de la collecte des données. Extrant 1 : La capacité du MENET de prendre des décisions favorables au système éducatif est renforcée grâce aux données reflétant les situations réelles des écoles La capacité du MENET renforcée (Oui/non) Non Oui Une étroite collaboration entre le MENET et UNICEF continue. Activité 1.1 : Mise en œuvre par le MENET d un système de la collecte rapide des données à travers SMS et gestion du système. Existence d un système de la collecte rapide des données par SMS fonctionnel. (Oui/Non) Non Oui Rapports de suivi et rapport annuel Chacun du MENET et d UNICEF prennent à temps les actions nécessaires dans le processus. Un plan de gestion du système EduTrac est développé par la DGESP et validé par le MENET (Oui/Non) Non Oui 7

8 Extrant 2 : Suivi de la situation des écoles est assurée par le MENET Suivi de la situation des écoles assurée par le MENET (Oui/non) Non Oui Les autorités locales éducatives transmettent à temps les informations correctes concernant le fonctionnement d EduTrac aux directeurs. Activité 2.1: Former les directeurs d écoles à l utilisation d EduTrac Activité 2.2 : Produire des rapports d analyse du MENET. Nombre des écoles dont les directeurs participent à EduTrac Nombre de rapports d analyse du MENET 0 1,933 Rapports de suivi et rapport annuel Tous les directeurs d écoles disposent d un portable. Le réseau téléphonique est fonctionnel dans toutes les préfectures du pays. 0 2 Extrant 3: Les rapports des résultats EduTrac sont distribués aux autorités éducatives et des APEs Rapports des résultats EduTrac sont distribués aux autorités éducatives et des APEs (Oui/non) Non Oui Un mécanisme est développé pour un partage effectif des résultats. Activité 3.1: Distribution des rapports des résultats EduTrac aux IA et le président national des APEs Nombre des IA et le président natioanl des APEs qui ont reçu les rapports des résultats EduTrac. 0 9 (dont 8 IA et 1 président national APE) Rapports de suivi et rapport annuel 8

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