N 1 AIDE isolution Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 1 sur /07/2009

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1 N 1 AIDE isolution Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 1 sur /07/2009

2 S o m m a i r e Préambule : Le Projet isolution, un Projet partenaire. I. Démarrer avec isolution Pour visualiser en permanence le sommaire cliquer sur Affichage->explorateur de documents (Word 2002-XP) I.1. Principe fondamental : Internet I.2. Navigation et paramétrage de Firefox I.2.1. Pourquoi Firefox I.2.2. Paramétrage de sécurité de Firefox I.2.3. Paramétrage de sauvegardes des fichiers téléchargés I.3. Récupération des données des anciens logiciels I.4. Les droits d accès et la sécurité I.5. Les sauvegardes I.6. Interactivité évolution - maintenance II.Paramétrages généraux sur isolution II.1. Paramétrages utilisateurs II.1.1. Personnel et équipe pédagogique II.1.2. Les comptes utilisateurs et leurs droits II.2. Paramétrages des formations, promotions, promotions/formations II.3. Autres Paramétrages II.3.1. Sexe Civilité Titre II.3.2. Thèmes II.3.3. Salles II.3.4. Liste des groupes II.3.5. Matières II.3.6. Diplômes II.3.7. Absences formateurs II.3.8. Outils de communication II.3.9. Eléments du dossier de recrutement II Copier-coller annuel II Type relance et Rendez vous II Types et plannings de stage Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 2 sur /07/2009

3 II Importation élève III. Administrer les élèves sur isolution III.1. Elève Recrutement Ancien III.1.1. Principe général de fonctionnement III.1.2. Trombinoscope III.1.3. Saisie d une fiche élève III.1.4. Notion de cursus scolaire III.1.5. Suivi admission III.1.6. Eléments du dossier III.1.7. Saisie du ou des responsables III.2. Suivi des absences III.3. Abandon d un élève et réintégration Anciens III.4. Recrutement et changement d année scolaire III.4.1. Création des classes III.4.2. Les Candidats III.4.2.a. Primo contact Fiche contact III.4.2.b. Recrutement en cours III.4.2.c. Admis III.4.2.d. Refusé III.4.2.e. Tableau du suivi d admission III.4.3. Affectation N -> N+1 III.4.4. Les Bascules, Elèves, Anciens III.4.4.a Basculer les candidats en «Elèves». III.4.4.b Basculer les élèves en «Anciens». Point méthode : Pour bien préparer sa rentrée.. III.5. Contrat Ministère de l Agriculture (Formation Initiale) III.5.1. Gestion du Personnel III.5.2. Dossier complet III.5.3. Annexe II III.5.4. Annexe III III.6. Exportation DonnApp III.7. Exportation UDAF IV. Suivre l alternance en milieu socioprofessionnel avec isolution Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 3 sur /07/2009

4 Préambule : fonctionnement général de l alternance en milieu socioprofessionnel IV.1. Paramétrage de l alternance VI.1.1 Saisir le planning annuel VI.1.2 Paramétrage types et plannings de stage IV.2 Stage en milieu socioprofessionnel Formation initiale IV.2.1 Saisie par fiche élève IV.2.1.a Saisie par le tableau paramétré IV.2.1.b Saisie du stage IV.2.2 Saisie par formation IV.2.3 Saisie d une visite et des courriers IV.2.4 Cas d une rupture IV.3 Contrat d apprentissage IV.3.1 Spécificité de l apprentissage : enquête 51 et Conseil Régional IV.3.2 Paramétrages des contrats d apprentissage IV.3.2.a Identification de l antenne CFA IV.3.2.b Le diplôme, code régional, la durée de l enseignement IV.3.2.c Autres paramétrages IV.3.3 Saisie des contrats d apprentissage IV.3.3.a. Accès aux contrats IV.3.3.b Saisie d un apprenti et de son contrat IV.3.3.c Saisie des cursus : année précédente et année avant de rentrer au CFA IV.3.3.d Rupture d un contrat IV.3.3.e Rapid Modif : Vérification des contrats d apprentissage IV.3.3.f Dernières recommandations que vous oublierez IV.3.4 La création du fichier d export pour le GestiCFA IV.3.5.Transfert sur GestiCFA IV.3.5.a Menu gestion des fichiers et contrôle des cohérences IV.3.5.b Menu paramètres IV.3.5.c Menu Commune IV.3.5.d Menu IVsualiser des contrats V. Le Carnet d adresse Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 4 sur /07/2009

5 V.1 Le carnet de la maison V.2 L annuaire de la fédération V.3.Compléments du carnet VI. Editer les bulletins de notes avec isolution VI.1.Paramétrages des dates, des périodes et des responsables de formation VI. 2.Notion de contrôle en CCF et hors CCF VI. 3. Création d un contrôle ou d un CCF. VI. 4.Saisie des appréciations et appréciations générales VI. 5. Edition et personnalisation des bulletins de notes. VII. Facturer les familles avec isolution VII.1 Paramétrages comptables VII.1.1. Plan comptable VII.1.1.a comptes de tiers VII.1.1.b comptes généraux VII.1.2. Paramétrage général VII.1.3. Grille de tarifs élèves VII.1.4. Parents tuteurs RIB VII.2 Menu général facturation : Nouveaux contrats VII.2.1 Création des contrats financiers par promotion VII.2.2 Transfert des frais d inscription VII.3 Fiche élève facturation VII.3.1 Contrat financier élève VII.3.2 Solde antérieur VII.3.3 Bourses VII.3.4 Echéancier VII.3.5 Règlement des échéances VII.3.6 Impayés VII.3.7 Bascule du contrat financier en facture Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 5 sur /07/2009

6 VII.4 Menu général facturation (suite et fin) VII.4.1 Prélèvement bancaire et fichier export VII.4.2 Paiement et remises VII.4.3 Versements des bourses VII.4.4 Suivi des règlements VII.4.4.a Compte client élèves VII.4.4.b Echéanciers règlements VII.4.5 Transfert logiciel comptable général externe (Ciel, EBP, Sage, Isagri etc.) VIII. Impressions, fusion et publipostage VIII.1 Le gestionnaire de fichier VIII.1.1 Utiliser un imodèle VIII.1.2 Modifier un imodèle VIII.1.3 Créer un document, copier de Word VIII.1.4 Partager ses document VIII.1.5 Descriptif du document VIII.2 Module d Excel Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 6 sur /07/2009

7 Le Projet isolution : le projet partenaire Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 7 sur /07/2009

8 I. Démarrer avec isolution I.1 Principe fondamental : Internet Le isolution fonctionne sur un principe fondamental d Internet. Les avantages sont considérables (est il besoin de le rappeler) puisque votre logiciel n est plus lié à une machine, il est présent sur toutes les machines en même temps. C est là l autre avantage, c est que le isolution se partage avec tous les utilisateurs d une association. Pour utiliser le isolution, rien de plus simple : une adresse de type NomdemaMaison.iSolution.fr (généralement c est le nom de la ville). Dans l exemple ci-dessous, pour la MFR de Saint Grégoire en Ille et Vilaine, cela donne Comme vous pouvez le remarquer, il n y a pas de «www». La fenêtre d identification demande de compléter le Nom utilisateur et le mot de passe. Chaque utilisateur (nous le reverrons dans le détail ensuite) possède ses propres droits d accès. L accès à isolution est un accès multi-utilisateurs (c est là tout son intérêt). Mais le dernier qui a parlé à raison! Exemple : vous êtes 2 personnes en même temps sur la même fiche élève. Le dernier qui enregistre aura raison sur celui qui a enregistré ¼ de seconde avant. Logique. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 8 sur /07/2009

9 I.2 Le navigateur de isolution : Firefox I.2.1 Pourquoi Firefox Le choix du navigateur s est décidé très rapidement lors du développement du isolution pour une simple raison : la vitesse d exécution des scripts et les possibilités techniques offertes. Nous travaillons avec des logiciels opensource, libre de droits qui ont l avantage ne de pas être lié à un éditeur de type Microsoft. Si vous essayez d ouvrir votre isolution dans Internet Explorer, une page vous préviendra que vous devez utiliser Firefox. I.2.2 Paramétrage de sécurité de Firefox La première des sécurités c est vous! Le mot de passe devrait être changé régulièrement et ne jamais jamais jamais être inscrit sur un bout de papier ou un post-it (généralement il est collé sur l écran de l ordinateur!). Le mot de passe ne devrait pas être enregistré automatiquement. C est vrai que c est pratique et que cela évite en permanence de le retaper. Mais c est pourtant là la première sécurité. Pour paramétrer les mots de passe en empêcher que le navigateur s en souvienne : Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 9 sur /07/2009

10 I.2.3 Paramétrage de sauvegarde des fichiers téléchargés sur le disque Nous sommes régulièrement amené au sauvegarder des fichiers sur Excel, sur PDF ou autre. Le paramétrage suivant permet d avoir lors du téléchargement une fenêtre qui nous demande où enregistrer le fichier téléchargé. Il suffit ensuite de lui indiquer le dossier. Il y a 3 possibilités d enregistrement : 1- Enregistrer sur le bureau (paramétrage par défaut de firefox) 2- Enregistrer dans un dossier spécifié (toujours le même) 3- Enregistrer dans un dossier différent à chaque fois (c est la solution préconisée ici) Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 10 sur /07/2009

11 I.3 Récupération des données des anciens logiciels Le isolution est une base de données qui respecte les principes fondamentaux des bases de données. Le langage informatique utilisé est PhP-MySQL. C est un langage très stable qui ne subit pas les affres des versions multiples et répétées de Microsoft qui demandent de nombreuses modifications à chaque changement. Tout naturellement, les bases de données élèves Gesti, MF Win, Aplon, Libellule ou tout simplement works ou Excel sont récupérables et injectables dans le isolution. GestiBase se charge de réintégrer toutes vos bases à l intérieur du isolution. Il suffit juste de nous les envoyer par mail. Attention à bien vérifier vos bases et leurs qualités. Parfois, les fichiers comportent de nombreux doublons. Il est généralement plus facile de travailler en amont, d éliminer les adresses obsolètes ou en double, triple (et parfois plus). I.4 Les droits d accès et la sécurité Les droits d accès sont définis au démarrage du isolution puis peuvent être modifiés, supprimés, en fonction de l actualité de l Association : un formateur qui part, une nouvelle secrétaire, un formateur qui a plus de responsabilités etc Nous verrons ultérieurement la création des comptes utilisateurs (II.1 Paramétrage compte utilisateurs). Votre 1 er accès est l accès administrateur (donné lors de l installation), il est défini par un login et un mot de passe. La gestion des accès est très importante parce que contrairement aux bases de données que vous utilisiez habituellement, l accès au site de l Association peut se faire de n importe où. Même avec la meilleure sécurité du monde, si vos droits d accès sont perméables, la sécurité du site risque d être fortement altérée. Normalement, un login et un mot de passe doivent se changer régulièrement. La meilleure sécurité c est vous. En termes de sécurité, à partir du 1 er trimestre 2008, le site isolution sera en protocole «https». La transmission des données sera mieux cryptée que par le processus http classique. La sécurité des serveurs est assurée également par notre hébergeur OVH. Concernant l enregistrement de vos bases de données que vous aviez l habitude de faire avec vos programmes antérieurs, pour le isolution il en va de même. Extrait du contrat de maintenance : «Le Client s'engage à respecter l'ensemble des prescriptions légales et réglementaires en vigueur, et en particulier celles relatives à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment à faire toute déclaration de traitements auprès de la Commission Nationale de l'informatique et des Libertés (C.N.I.L.) Conformément à l article 32 de la loi «Informatique et Libertés», le Client s engage à informer sa clientèle de l identité du responsable de traitement, de la finalité poursuivie par le traitement, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, des conséquences éventuelles à son égard d un défaut de réponse, des destinataires des données, de son droit d accès et de rectification des données mentionnées aux articles 38 et suivants.» Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 11 sur /07/2009

12 I.5 Les sauvegardes GestiBase SARL s'engage à prendre toute précaution raisonnable pour assurer la protection matérielle des données et programmes. GestiBase SARL met en place 5 systèmes de sauvegarde : 1- un disque dur en mirroring (en temps réel) sur le serveur principal hébergé chez le fournisseur OVH 2- Une sauvegarde sur le serveur de GestiBase dans les locaux de GestiBase SARL : ces sauvegardes automatiques sont effectuées 2 fois par jour (une à 13h et l autre à 23h). Les données sont conservées tous les jours des 3 derniers mois. Au-delà de 3 mois, nous ne conservons que la sauvegarde du 1 er jour du mois (ex au 1er Juin : vous avez la sauvegarde de tous les jours à partir du 1 er Mars et ensuite une sauvegarde pour tous les autres mois : septembre, octobre, novembre, décembre, janvier, février. 3- une sauvegarde sur DVD : une fois par mois 4- une sauvegarde sur un serveur hébergé chez un autre fournisseur One-and-One 2 fois par jour 5- Le nom de domaine «isolution.fr» est doublé d un autre nom de domaine «isolution.frrescue.com» en cas de défaillance du premier. I.6 Interactivité évolution - maintenance Le projet isolution est un produit en évolution permanente. Nous remarquons et vous remarquez régulièrement des améliorations possibles ici ou là. Nous sommes toujours à votre écoute. Interactivité, évolution sont les maîtres mots du isolution. Une seule adresse : info@gestibase.com et un site internet avec les différentes aides (celle que vous êtes en train de lire par exemple), des actualités, les évolutions en cours, les futures parties etc Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 12 sur /07/2009

13 II. Paramétrages Généraux II.1 Paramétrages utilisateurs 1 ère étape du isolution : le paramétrage. Aller dans le menu «Paramétrage» et suivre les rubriques de l aide. Ne pas oublier d enregistrer régulièrement. Conseil : Lors des phases de saisie de cette partie, vous êtes parfois 2 ou 3 personnes à enregistrer. Il faut faire attention à ce que chacun choisisse sa partie. Il est fortement déconseillé d être sur la même partie en même temps parce que comme nous le disions plus haut le dernier qui a parlé à raison! Saisir l Association ou compléter les informations. II.1.1 Personnel et équipe pédagogique Compléter l équipe pédagogique. Important : l abréviation du personnel et la couleur (iplanning). Vous pouvez également dans cette partie rajouter tous les personnels qui auront accès à isolution. Aide isolution page n 13 sur 169 le 23 juillet 2009

14 II.1.2 Les comptes utilisateurs Chaque personnel enregistré peut avoir un droit d accès à isolution. C est une possibilité, pas une obligation. Ainsi, si on souhaite changer l accès d une collaboratrice ou teur, il suffira de venir dans ce tableau pour supprimer, ajouter ou modifier. Un compte utilisateur c est : une catégorie de compte + un login + un mot de passe Les personnels utilisateurs sont classés en 5 catégories différentes : Catégorie utilisateur Partie du isolution - iplanning Droit d accès Administrateur Paramétrage uniquement Lecture écriture Formateurs Elèves hors facturation hors DRAF Notes Carnet adresses Planning hebdomadaire Mon Planning Lecture Lecture écriture Lecture écriture Lecture Lecture écriture Facturation, DRAF, Bascule Année, Aucun Accès Paramétrage Aucun Accès Paramétrage iplanning Formateurs planning responsable Formateurs responsable planning et cadenas Elèves hors facturation hors DRAF Notes Carnet adresses Planning hebdomadaire sauf cadenas Mon Planning Facturation, DRAF, Bascule Année, Paramétrage Paramétrage iplanning Elèves hors facturation hors DRAF Notes Carnet adresses Planning hebdomadaire + cadenas Aide isolution page n 14 sur 169 le 23 juillet 2009 Lecture Lecture écriture Lecture écriture Lecture écriture Lecture écriture Aucun Accès Lecture écriture Lecture Lecture écriture Lecture écriture Lecture écriture

15 Mon Planning Facturation, DRAF, Bascule Année Paramétrage iplanning Lecture écriture Aucun Accès Lecture écriture Equipe administrative Tout Lecture écriture II.2 Paramétrages des formations, promotions et promotions/formations Notion valable pour la formation initiale, apprentissage et formation continue longue. Pour la formation continue courte, une notion de stage entre deux dates sera utilisée. Les notions de formation, promotion et promotion/formation sont fondamentales dans la suite du isolution. Pourquoi autant de subdivisions? Parce que la formation est de plus en plus complexe et la composition des groupes est parfois très hétérogène. Cela nécessite alors des notions bien distinctes pour pouvoir les distinguer au moment opportun. Par exemple, lorsque le formateur veut une liste d élève, il utilisera la notion de formation et lorsque la comptable établira les contrats financiers elle utilisera la notion de promotion. a. La formation : c est la notion de groupe pédagogique conduit dans l année. A l intérieur d un groupe de ce type, il peut y avoir des élèves qui préparent des diplômes différents ou des statuts différents (FI, Apprentissage, FCL). Aide isolution page n 15 sur 169 le 23 juillet 2009

16 L «ordre» des formations servira dans toutes les listes des menus déroulants et dans les différents formulaires. La «Salle» est la salle par défaut, généralement utilisée pendant l année. Les données de «Cours», «Pause» et «Service» sont les valeurs par défaut (en minutes) qui serviront dans la construction de la structure pédagogique (iplanning) b. La promotion : chaque élève appartient à une promotion ou cycle d années scolaires. Ex : BEPA , BAC , 4 ème Pour les promotions qui se déroulent en 1 an, les années utilisées se confondent avec l année scolaire. On crée une seule promotion même s il y a plusieurs formations Ex : BEPA 1A et BEPA 1B auront la même promotion BEPA Le bouton Création automatique permet de reproduire d une année à l autre les promotions existantes. Attention à l année scolaire! c. La promotion formation : c est la liaison indispensable entre la promotion et la formation pour une année scolaire donnée. Ex : BEPA 1A BEPA pour l année scolaire Aide isolution page n 16 sur 169 le 23 juillet 2009

17 Conseil : Bien prendre le temps de construire cette structure pédagogique. C est une étape fondamentale sur laquelle il est difficile de revenir une fois que toutes les fonctions et les saisies ont été lancées. II.3 Autres Paramétrages II.3.1 Sexe Civilité Titre La civilité servira dans toutes les éditions, les exports Excel et les fusion-publipostages. II.3.2 Thèmes Un thème permet le classement des adresses du carnet. Les cadenas rouge indiquent que ces thèmes sont non supprimables. On reverra cette notion dans la gestion du carnet d adresses. II.3.3 Salles La saisie de tous les champs est obligatoire. Aide isolution page n 17 sur 169 le 23 juillet 2009

18 II.3.4 Liste des groupes Cette liste permet de séparer les groupes dans la construction des plannings hebdomadaires. Mieux vaut ne pas nommer le nom des groupes. De cette façon, il est possible d utiliser cette notion pour n importe quelle formation (plus souple à l utilisation) II.3.5 Matières L abréviation est obligatoire. L ordre est déterminé par module puis matière. Aide isolution page n 18 sur 169 le 23 juillet 2009

19 II.3.6 Diplômes On liste ici les diplômes présents dans l Association. II.3.7 Absences formateurs Liste des impératifs, des types d absences des personnels qui utilisent «Mon planning». Aide isolution page n 19 sur 169 le 23 juillet 2009

20 II.3.8 Outils de communication Cette liste figurera sur les fiches des candidats pour répondre à la question : «Où avez-vous connu l établissement?» II.3.9 Eléments du dossier de recrutement Vous pouvez saisir par classe les pièces qui vont constituer le dossier de recrutement pour les futurs candidats et ainsi pointer dans leur fiche informatiquement. Aide isolution page n 20 sur 169 le 23 juillet 2009

21 II.3.10 Copier-coller annuel II.3.11 Type relance et Rendez vous Aide isolution page n 21 sur 169 le 23 juillet 2009

22 II.3.12 Types et plannings de stage Cette étape ne peut se faire qu après avoir saisi le planning annuel. II.3.13 Importation élève Module à usage interne à Gestibase pour récupérer automatiquement les bases de données provenant des autres logiciels de gestion d élèves et/ou carnet adresses : MF Win, Gesti, Aplon, Excel Aide isolution page n 22 sur 169 le 23 juillet 2009

23 III. Administrer les élèves III.1 Elèves Recrutement - Anciens III.1.1 Principe général de fonctionnement Ouvrir le menu «3 petites têtes», choisir «Elèves» (bandeau couleur verte). Là sont affichés la liste des élèves de l année scolaire par formation. L affichage est ici un affichage graphique. L autre affichage propose sous forme de tableau la même liste de formation. Pour chaque formation, on a le nombre d élèves, le nombre par régime et les statuts ainsi que la promotion. Au milieu de l écran, on calcule le nombre total d élèves. Aide isolution page n 23 sur 169 le 23 juillet 2009

24 En haut à droite, vous pouvez rechercher un élève ou un parent en tapant simplement quelques lettres de son nom ou prénom et appuyer sur la flèche verte. La fiche élève Recrutement Ancien est construit de la même façon. Lorsque l on passe d un état à un autre, les fiches ont des couleurs différentes : Verte pour les élèves, Marron pour les anciens, Bleu pour le recrutement. On a donc dans le isolution : L année précédente rangée dans «Anciens élèves» - Année en cours rangée dans «Eleves» - Année suivante rangée dans «Recrutement» Et tous les 1 er Août, les parties se décalent pour changer d année!! Aide isolution page n 24 sur 169 le 23 juillet 2009

25 III.1.2 Trombinoscope L affichage graphique permet de visualiser les photos des élèves. Pour mettre les photos, appuyer sur l icône «appareil photo», choisir «parcourir», chercher dans vos dossiers les photos des élèves et ouvrir. Le mieux est d utiliser un appareil photo numérique. Certains photographes proposent un CD sur lequel on récupère l ensemble des photos. Aide isolution page n 25 sur 169 le 23 juillet 2009

26 III.1.3 Saisie d une fiche élève Sur le côté gauche, on choisit soit la fiche individuelle soit la liste par formation avec tous les élèves. En bas, les différents icônes : Information élève - Parents-Tuteurs - Absences - Alternance - Notes - facturation (accessible uniquement à l équipe administrative). Aide isolution page n 26 sur 169 le 23 juillet 2009

27 III.1.4 Notion de cursus scolaire On répertorie ici le parcours du jeune chaque année en prenant en considération l année en cours, les années précédentes et l année suivante également. On pourra ainsi inscrire un élève pour l année scolaire suivante (voir III.4 Changer d année scolaire avec isolution). Les éléments à droite du cursus sont des éléments pour l enquête liée à l apprentissage (Enquête régional et enquête 51) Pour rajouter un établissement de formation (collège, lycée, autres..), appuyer sur la petite loupe qui mène directement au carnet d adresses. III.1.5 Suivi Admission Récapitulatif de la situation du jeune dans le recrutement ainsi que ses rappels de RDV. Voir la partie sur le recrutement. Type relance RDV : indiquer ici s il y a eu des rendez vous, les tests et autres relances. III.1.6 Eléments du dossier Objets payés par la famille au moment de l inscription pour la nouvelle rentrée. Ces frais sont transférables en comptabilité (voir VIII.2.2 Transfert des frais d inscription). Liste des éléments à fournir pour constituer un dossier de candidature à l inscription dans l établissement. Outils de communication : comment les personnes ont connu l Association (liste paramétrable + observations) Aide isolution page n 27 sur 169 le 23 juillet 2009

28 III.1.7 Saisie des parents tuteurs Dans le formulaire parents-tuteurs, saisir les éléments concernant le ou les responsables de l élève. Dans notre cas, l élève en possède 3. L ordre est défini par la priorité en haut à gauche. Autre élément important : la responsabilité légale, le responsable UDAF, le nombre de frères et sœurs (appuyer sur la petite loupe), réception du courrier, responsable financier et le numéro de compte (logiciel comptable externe : Sage, Ciel, EBP ). Il peut y avoir un ou plusieurs parents facturables. Si les parents sont mariés, on peut saisir les nom et prénom du conjoint. Aide isolution page n 28 sur 169 le 23 juillet 2009

29 Pour ajouter un parent, il suffit d appuyer sur le «+». On peut récupérer automatiquement l adresse de l élève en appuyant sur le bouton. Pour supprimer un parent, aller sur le menu «Elèves» et choisir «Rapid Modif» -> Parents tuteurs. Suivre ensuite les instructions ci-dessous. III.2 Saisie et suivi des absences Aide isolution page n 29 sur 169 le 23 juillet 2009

30 La saisie des absences peut se faire soit directement de la fiche «Elève» soit par le menu «Absences». Lorsqu on arrive sur le formulaire absence, on visualise le récapitulatif des absences par mois et par catégorie. Les catégories d absences : - Absences certifiées : certificat maladie, de décès ou autre certificat officiel - Absences justifiées : pas de certificat mais une justification des parents ou du maître de stage par exemple - Absences non justifiées : aucune justification donnée - Retards : on différencie les retards des absences. - Avertissements. La saisie d une absence, d un retard ou d un avertissement s effectue selon les indications suivantes. Aide isolution page n 30 sur 169 le 23 juillet 2009

31 Aide isolution page n 31 sur 169 le 23 juillet 2009

32 III.3 Abandon d un élève Prendre le menu «Elèves->Abandon/Réintégration Anciens», choisir une promotion, choisir l élève et cliquer sur Abandon ou Archive (idem qu Ancien), saisir si besoin la date de sortie ainsi qu une observation et enfin appuyer sur enregistrer. Voilà le résultat après enregistrement, le nom du jeune est grisé et marqué en italique. Si on a fait une erreur ou si le jeune revient, alors on sélectionne l élève et on enregistre. L élève est intégrer à nouveau dans les élèves ou le recrutement (en fonction de l année scolaire choisie) Aide isolution page n 32 sur 169 le 23 juillet 2009

33 III.4 Recrutement et changement d année scolaire Pour bien préparer la rentrée, il faut commencer par créer vos classes. Ouvrir le menu «Paramétrages». III.4.1 Création des classes Formations Si vous n ouvrez aucune formation par rapport à celles déjà existantes, passez directement à l étape «Paramétrage Promotions». Sinon, Ajouter une ligne. Dans un premier temps, Saisir l ordre, le libellé exact de la formation, l Abréviation, si c est une 1 ère année, 2 ème année ou autre. Il n est pas obligatoire de rentrer tout de suite la salle et les temps de cours, service et pause. Vous pourrez y revenir plus tard. N oubliez pas d enregistrer!!! Aide isolution page n 33 sur 169 le 23 juillet 2009

34 Promotions Un message d avertissement vous informe qu il ne faut pas supprimé des promotions déjà existantes. Cliquer sur OK. Vous devez recréer chaque ligne pour l année prochaine pour chaque promotion de la future rentrée. Attention : UNIQUEMENT POUR LES 1ères ANNEES (Les 2èmes années existe déjà en tant que promotion ) Ajouter une ligne. Saisir à nouveau l ordre, le libellé exact vu dans «Formation» sans tenir compte du nombre d année par parcours de formation Puis rentrer l abréviation, et le diplôme préparé. Info : Si le diplôme voulu n apparaît pas dans le menu déroulant, contacter la maintenance au ou sur gestibase@gmail.com. Choisir l année de promotion et le statut au minimum. Info : Si l année de promotion n est pas dans le menu déroulant, contacter la maintenance au ou sur gestibase@gmail.com. Profitez de cette étape pour archiver les anciennes promotions. Cela évitera par la suite d avoir des menus déroulants trop chargés. Et Enregistrer. Aide isolution page n 34 sur 169 le 23 juillet 2009

35 Promotions - Formations Il ne reste plus qu à lier les deux. Vous arrivez sur une page blanche concernant l année Ici, Ajouter autant de lignes que de groupes présents (1 ère et 2 ème année cette fois-ci) à la rentrée avec les menus déroulants. Les nombres d heures et les flux pourront être rentrés ultérieurement. Enregistrer!! Vos classes ont étés crées avec succès et apparaissent maintenant dans le menu «Eleves Recrutement» Remarque quand vous saisirez une fiche élève : 1. Les parents doivent être renseignés et la case «courrier» cochée!! Ceci permet ensuite de les retrouver dans les modules de publipostage par exemple pour les courriers d inscriptions ou de communication. 2. Si vous avez déjà les dates de contrat pour le jeune, rentrer celles-ci sans vous préoccuper du calendrier. 3. Pour tout ce qui est contact (Portes-Ouvertes ), utiliser «Recrutement Fiche contact» dans un 1 er temps. 4. Les bascules «élèves-recrutement» / élèves se font au 1 er août automatiquement. Aide isolution page n 35 sur 169 le 23 juillet 2009

36 III.4.2 Les Candidats Le recrutement est classé en 4 catégories distinctes : III.4.2.a Primo contact Ce sont des jeunes qui prennent contact avec l Association (par internet, téléphone, journées portes ouvertes etc). Le dossier ou le rendez vous avec le responsable de la formation (ou le directeur-trice) n a pas encore été pris généralement. Les informations sont relativement succinctes : Pour saisir, suivre le déroulement suivant ci-contre. Remarque : Les éléments et 4 sont obligatoires sinon la fiche ne s enregistrera pas. En haut à droite, «Paramétrage : autre éléments» on peut rajouter les autres éléments synthétiques d un dossier d inscription. Aide isolution page n 36 sur 169 le 23 juillet 2009

37 Pour ce faire : saisir l ordre, le libellé, le type de champ (texte, date, numérique, booléen Oui-Non), le groupe de champs, la visibilité dans la fiche. Enregister. En cliquant de l autre côté à gauche, on pourra retrouver la liste des candidats. Il y n y a que la liste des nouveaux candidats. Le primo contact a été vu, ou son dossier est en bonne voie. Aide isolution page n 37 sur 169 le 23 juillet 2009

38 III.4.2.b Recrutement en cours Vous retrouvez ainsi votre élève dans la partie «Recrutement-Eleve» Les éléments du dossier semblent plutôt favorables. On complète les informations sur la ficher recrutement avec l élève, la fiche parents, le dossier d inscription au complet, les frais d inscriptions, les rendez vous etc. Nouveauté 2009 : L affichage peut être graphique ou par formation, sous forme de tableau, avec un filtre pour ne voir apparaître que par exemple les élèves Admis + ceux en cours. On y retrouve ici par formation, les promotions, le statut des élèves, l effectif en cours, le nombre d élève admis ou refusé. Aide isolution page n 38 sur 169 le 23 juillet 2009

39 Exemple d affichage graphique : Exemple d affichage par formation : on retrouvera tous les candidats primo contacts ainsi que les recrutements d élèves actuels. Aide isolution page n 39 sur 169 le 23 juillet 2009

40 On remarque le code couleur présent dans chacune des parties, à savoir : - Bleu : Contact - Gris : Elève en cours - Vert : Elève Admis - Ocre : Elève refusé Dans les dossiers élèves, on retrouvera : - Les informations propres à l élève (1) - Sa fiche d information, de parents/tuteurs, sa fiche d alternance et son contrat financier à remplir (2) - Sun cursus à rentrer - Mais aussi 2 nouveautés : Le suivi admission et les éléments de dossier. Aide isolution page n 40 sur 169 le 23 juillet 2009

41 Eléments du dossier Dans cet onglet, il y a la liste des pièces à fournir pour l inscription, les objets à payer avec leur montant, puis les outils de communication à renseigner. Pour valider ces éléments, cochez la croix rouge à gauche qui deviendra verte, et enregistrez. Remarque : La liste des éléments de dossiers et des outils de communication est à paramétrée dans le menu «Paramétrages». Aide isolution page n 41 sur 169 le 23 juillet 2009

42 Suivi Admission : Il se fait à 2 endroits a) Par l onglet du dossier élève Ici, vous pouvez saisir : 1. Les dates du recrutement/prise de contact puis s il le jeune est admis et quand (ou refusé)* *On retrouve le code couleur 2. Récapitulatif des courriers, rencontres ou contact saisi ci-après. 3. RDV Téléphoniques à prendre avec la date, l heure, le formateur à sélectionner ainsi que le type d impératif pour le formateur 4. RDV établissement, rencontre au sein de l établissement. 5. Relances courrier, conventions à envoyer 6. Autres relances Pour chacun des cas, vous devez choisir un personnage pour le contact. Donc s ouvre une palette dans laquelle la disponibilité du formateur est visible par le cadenas à droite ; vert si c est bon, rouge vérouillé s il est pris ailleurs au même moment. Aide isolution page n 42 sur 169 le 23 juillet 2009

43 b) Par le menu «Eleve-suivi admission» Aide isolution page n 43 sur 169 le 23 juillet 2009

44 On retrouve un tableau en lien avec l onglet précédent qui conserve le code couleur et centralise par classe le nombre d élève et leur situation. Voilà pour les nouveaux élèves!! En revanche pour les élèves déjà en cours on ne ressaisit pas les renseignements. La démarche se fait par les Bascules! Aide isolution page n 44 sur 169 le 23 juillet 2009

45 III.4.3 Affectation N-> N+1 Ce menu permet de faire les affectations des élèves déjà présents dans l établissement. Vous tombez sur un tableau récapitulatif de vos effectifs différenciant les déjà affectés des autres. 1. Choisir une formation existante. 2. Se mettre sur l onglet A affecter Ici on peut faire soit des affectations individuelles, soit des affectations par groupe. - Affectation individuelle 1. Sélectionnez l élève 2. Choisir dans le menu déroulant la classe dans laquelle il sera l année prochaine (cela peut-être aussi dans le cas d un redoublement) 3. Choisir un statut (FI, APP, FC) 4. Choisi un régime (DP, Int, Ext ) 5. ENREGISTRER Votre élève sera à la fois présent dans la liste des en cours et prévu dans la liste des candidats. Aide isolution page n 45 sur 169 le 23 juillet 2009

46 - Affectation par groupe : Encore plus simple. Toujours sur l onglet A affecter : 1. Les sélectionner TOUS. 2. Cliquer sur le petit générateur. 3. Remplir les 3 champs dans la fenêtre orange «Générateur». 4. Appliquer et enregistrer. Si finalement il y a un désistement, ou une erreur de saisie, Comment modifier ou supprimer une affectation? Se mettre sur Déjà affectés. cliquer sur la petite flèche tournante au milieu de la ligne de l élève et choisir dans la fenêtre qui s ouvre l action à enregistrer. Aide isolution page n 46 sur 169 le 23 juillet 2009

47 III.4.4. Les Bascules Eleves, Anciens Précautions avant de basculer : Les bascules se font en fin d année scolaire!! Il faut savoir que le logiciel fonctionne à l année scolaire qu il calle toujours du 1 août au 31 juillet. Ainsi les bascules ne sont possibles qu à partir du 1/08 pour le changement d année. III.4.4.a Basculer les candidats en «Elèves». Menu 3 petites têtes Suivi admission. 1. Choisir une classe 2. Se mettre sur l onglet Admis. Ici il doit y avoir votre classe définitive avec vos élèves déjà dans l établissement qui passe en classe supérieure et les nouveaux acceptés. 3. Sélectionner tous les élèves 4. Bouton «BASCULE ANNEE», disponible à partir du 1 Août de la nouvelle année scolaire. III.4.4.b Basculer les élèves en «Anciens» Menu 3 petites têtes Affectation N N Choisir une classe Aide isolution page n 47 sur 169 le 23 juillet 2009

48 2. Se mettre sur l onglet A Affecter. Ici il doit y rester les élèves qui ne reviendront pas l année prochaine. 3. Sélectionner tous les élèves 4. Bouton «BASCULE ANCIEN», disponible à partir du 1 Août de la nouvelle année scolaire. Point Méthode : Pour bien préparer sa rentrée.. 1. Créer ses classes pour l année prochaine : promotions, formations, promotions -formations 2. Saisir les «Nouveaux» candidats dans Recrutement Fiche contact ou Recrutement 3. Affecter les élèves qui restent dans l établissement avec Affectation N-> N+1 4. Compléter les dossiers dans Recrutement 5. Gérer les admissions avec Suivi Admission et finaliser vos classes (il faut les passer en Admis). A partir du 01/08 : 6. Basculer les Candidats dans «Elèves», menu Suivi Admission, onglet Admis 7. Basculer les élèves en «Anciens», menu Affectation N->N+1, onglet A Affecté. Rappel : L année précédente rangée dans «Anciens élèves» - Année en cours rangée dans «Eleves» - Année suivante rangée dans «Recrutement» Et tous les 1 er Août, les parties se décalent pour changer d année!! Aide isolution page n 48 sur 169 le 23 juillet 2009

49 III.5 Contrat Ministère de l Agriculture (Formation Initiale) Le contrat du ministère est en version complète sur le isolution. III.5.1 Gestion du personnel La liste des personnels est récupérée du paramétrage «II.1.1 Equipe pédagogique». Les croix rouges indiquent que les saisies pour le dossier ministère sont incomplètes. Aide isolution page n 49 sur 169 le 23 juillet 2009

50 Sélectionner un per-sonnel et saisir le dossier complet. Un point d exclamation rouge indique les éléments à saisir impérativement pour le contrat ministère. Aide isolution page n 50 sur 169 le 23 juillet 2009

51 III.5.2 Dossier complet de l enquête du Ministère de l Agriculture En préambule, à cette enquête, il et nécessaire d avoir bien compléter le «Paramétrage->Formations», ainsi que le cursus de l élève. Chaque élève doit avoir le code DRAF associé à sa Formation-Promotion. Un bouton de Mise à jour permet de le saisir d un coup d un seul sur l ensemble des élèves. Par contre, pour les formations où 2 codes DRAF sont associés pour la même classe, alors, il faudra revenir sur les élèves concernés et modifier individuellement leurs codes. Les dates des stages et séquences pédagogiques dépendent de la partie «iplanning->planning annuel». Les fiches individuelles par formateur, les annexes II par formateurs et les annexes III par formation sont imprimables individuellement si l on se rend sur les formulaires associés («Gestion du personnel», «Annexe II formateurs» ou «Annexe III formations») NB : Dans le dossier, il y a également une fiche du montant des pensions à compléter qui n est pas présente ici. Aide isolution page n 51 sur 169 le 23 juillet 2009

52 III.5.3 Annexe II Formateurs Avertissement : pour visualiser les formations, il faut impérativement avoir identifier le code DRAF dans Paramétrage->Formations Saisir ou récupérer de la répartition annuelle. (iplanning 3 Répartition annuelle) Les matières sont ici entièrement modifiables si besoin ainsi que le nombre d heures élèves. Vous pouvez rajouter soit des matières saisis préalablement dans le paramétrage soit une matière entièrement nouvelle ou plus compréhensible par l administration. (Point n 2) Supprimer une ligne en point n 3. Imprimer la fiche du formateur sélectionné. Pour récupérer la répartition annuelle, il suffit de cliquer sur «Annexe >>> MAJ» et choisir le ou les formateurs. Le cadenas rouge indique qu il y a déjà des heures saisies et donc impossible dans ce cas de réintégrer les horaires (sécurité). Aide isolution page n 52 sur 169 le 23 juillet 2009

53 III.5.3 Annexe III Formations Avertissement : pour visua-liser les formations, il faut impérativement avoir iden-tifier le code DRAF dans Paramétrage->Formations Même principe que pour l annexe II. Soit on saisit directement par classe soit on récupère de la répartition annuelle. Dans le cas où il y 2 classes (ex : 4è A et 4è B), choisissez en une et saisir les données pour tous les 4è dans cette seule classe. Dans cette annexe III, on distingue les heures réalisées par les formateurs de niveau I-II et ceux du niveau IV-III. Ces niveaux sont déterminés dans la fiche du formateur dans «Gestion du Personnel» et dans le diplôme obtenu (niveau le plus élevé). Si vous saisissez un groupe de formateurs, choisir la bonne colonne. Aide isolution page n 53 sur 169 le 23 juillet 2009

54 Le Ministère demande sur une annexe appelé «Regroupement» de spécifier les matières regroupées entre des formations. Le tableau cicontre vous permettra de le construire. Aide isolution page n 54 sur 169 le 23 juillet 2009

55 III.6 Exportation DonnApp III.6.1 Procédure à partir du site DonnApp Dans DonnApp, vous avez 3 modules : - les Coordonnées de l apprenant (Général) - Les Statistiques - Les bourses III.6.1.a Transfert les élèves N-1 vers N dans DonnApp ( a) Identification de la MFR Code et mot de passe fournis par l Administration b) Choix de la population : appuyer sur valider c) Cliquer sur le nom de votre Association puis choisir le menu N-1=>N puis à votre droite sur l écran suivant prendre Aide isolution page n 55 sur 169 le 23 juillet 2009

56 d) Ecran de passage des élèves boursiers ou ayant demandé une bourse l an dernier d1- Choisir la classe Ici, il faut choisir la classe où sont ACTUELLEMENT les élèves ( ). Soit vous déroulez dans la liste et vous cliquez une fois (il faut que votre choix apparaisse en bleu comme une sélection normale) soit vous indiquez un mot clé, tapez sur «rechercher» puis choisissez la formation. Dans cet exemple ci-dessous, nous avons cherché les 3è et avons sélectionné les «3 ème techno» d2- Voir la liste des apprenants présents sur DonnApp en Appuyer sur la touche tous les apprenants et «afficher la liste des apprenants Aide isolution page n 56 sur 169 le 23 juillet 2009

57 d3- Sélectionner les apprenants présents sur DonnApp en qui seront dans la formation Vous sélectionnez tous les élèves présents en qui sont ici en dans la classe supérieure (ici on les appelle «section fonctionnelle»). Ex : 4 ème pour les 3 ème d4- enfin tapez sur «Inscrire» et valider «oui» dans le message vert Aide isolution page n 57 sur 169 le 23 juillet 2009

58 e) C est fini pour cette formation. Continuez pour toutes les autres formations. III.6.1.b Transfert les élèves du isolution vers DonnApp ( Choisir dans le menu «Elèves->DonnApp» et accéder au tableau récapitulatif des formations en cours ou recrutement (que les élèves admis). Les filtres «Tous», «à importer», «déjà importés» vont permettre une recherche affinée des élèves ou futurs élèves à importer dans DonnApp. Ne sont importer que les élèves nouveaux. Aide isolution page n 58 sur 169 le 23 juillet 2009

59 Pour créer un fichier excel au format csv (demandé par DonnApp), sélectionner une classe, choisir les élèves puis appuyer sur «Transfert >>>DonnApp». Vous pouvez imprimer la liste des élèves avec les champs à compléter marqués vide en rouge. Vous pouvez aussi ouvrir le fichier mais éviter de l enregistrer, garder le juste en visualisation. Aide isolution page n 59 sur 169 le 23 juillet 2009

60 III.6.1.c Du fichier import à DonnApp (vous retrouverez ici les principaux écrans dans DonnApp. Il ne s agit pas de réécrire l aide déjà réalisée. C est juste un complément d informations) a) Identification de la MFR Code et mot de passe fournis par l Administration b) Pour l importation des apprenants nouveaux b1- choisir «Importation d apprenants» b2- Chercher dans «Parcourir» le fichier de la formation à importer (c:\isolution\draf\4 ème T_export_donnapp.csv) b3- Choisir la formation qu ils appellent «section fonctionnelle» (cela permettra d inscrire directement les élèves dans la bonne classe). Dans notre exemple : «Cycle orientation collège ½ : classe de 4 ème /Technologique» Aide isolution page n 60 sur 169 le 23 juillet 2009

61 b4- Importer les données. Le message suivant apparaît. Aide isolution page n 61 sur 169 le 23 juillet 2009

62 NB : Si jamais vous essayez d importer un élève qui a les mêmes noms, prénom, sexe, la date de naissance, et formation, il empêche l importation. b5- Retourner à Population et Année scolaire (nous vous conseillons de travailler par classe complète). b6- cliquer sur valider et sélectionner à nouveau l établissement (dans notre exemple MFR St Grégoire) Aide isolution page n 62 sur 169 le 23 juillet 2009

63 b7- choisir maintenant «importer un apprenant» b8- Vérifier si toute votre liste est bien présente et sélectionner l apprenant en appuyant sur le petit crayon à droite du nom de l élève. Compléter ensuite la saisie Aide isolution page n 63 sur 169 le 23 juillet 2009

64 Les formulaires de saisies se subdivisent en 3 parties : Les coordonnées des élèves Le dossier statistiques (qui reprend les ¾ du dossier des coordonnées) Le dossier bourses (qui reprend lui aussi les ¾ du dossier des coordonnées) Aide isolution page n 64 sur 169 le 23 juillet 2009

65 Nous allons voir ci-dessous le 1 er dossier avec les formulaires de 1 à 5) Formulaire n 1 sur 5 Les prénom (s) état civil reprennent le prénom usuel + les 2 nd prénoms A compléter Aide isolution page n 65 sur 169 le 23 juillet 2009

66 A vérifier Aide isolution page n 66 sur 169 le 23 juillet 2009

67 Formulaire n 2 sur 5 A compléter (Si besoin comme ici avec la liste des codes postaux et des villes proposées) Aide isolution page n 67 sur 169 le 23 juillet 2009

68 A compléter obligatoirement A compléter (si besoin comme ici) Aide isolution page n 68 sur 169 le 23 juillet 2009

69 Formulaire 3 sur 5 Aide isolution page n 69 sur 169 le 23 juillet 2009

70 Formulaire 4 sur 5 Pour les formulaires 3 et 4 rien à dire de spécifique. A compléter si néssaire. Formulaire 5 sur 5 Rien à dire de spécifique là non plus. Le dossier statistiques devrait normalement concerné tous les élèves en formation initiale du Ministère de l agriculture. Dossier bourses : uniquement pour les parents ou les élèves qui en font la demande. Aide isolution page n 70 sur 169 le 23 juillet 2009

71 Aide isolution page n 71 sur 169 le 23 juillet 2009

72 En retournant à la liste des apprenants on pourra aller compléter le dossier stats et le dossier de bourses (cf aide DonnApp). Une fois les stats et les bourses saisies, le dossier des nouveaux et des élèves non boursiers c) Dernier point : vous retrouverez dans DonnApp des éditions qui vous permettront de bien vérifier vos saisies et d être en concordance avec les saisies dans Gesti MFR. Aide isolution page n 72 sur 169 le 23 juillet 2009

73 III.6.2 UDAF Aide isolution page n 73 sur 169 le 23 juillet 2009

74 IV. Gérer l Alternance en milieu socia-professionnel Préambule : fonctionnement général de l alternance Aide isolution page n 74 sur 169 le 23 juillet 2009

75 IV.1 Paramétrage de l alternance en milieu socioprofessionnel IV.1.1 Saisir le planning annuel Avant toute chose, il faut que les périodes de stages soient définies dans le iplanning (cf aide iplanning). Cette opération est à prévoir lors de la préparation de l année scolaire prochaine. Certaines associations demandent à leurs apprenants d avoir un contrat ou un stage avant de démarrer la formation. Pour les saisir dans le isolution, il faut avoir le calendrier de l année. Les périodes sont déterminées par défaut pour l ensemble d une formation. On pourra si nécessaire modifier indiivduellement le parcours pour chaque élève par la suite si si nécessaire. Donc 1. Choisir une formation ans le menu déroulant gris. 2. Cliquer sur une semaine : La palette s ouvre. 3. Définir le type de semaine : - Cours - Alternance - Congés - Non précisé Et ainsi de suite pour toute l année et pour toutes les formations. Aide isolution page n 75 sur 169 le 23 juillet 2009

76 IV.1.2 Paramétrage types et plannings de stage Pour chaque formation (y compris l apprentissage et les formations continues longues), il faut initialiser le planning de l alternance de l année choisie. 1- Définir les types de stage existants dans votre association toutes formations confondues (tableau de gauche ci-dessus) : petite enfance, vendanges, taille, personnes âgées, agro-alimentaire, métiers de bouche etc 2- Saisir pour chaque formation, semaine par semaine, le type de stage et le formateur responsable du suiiv du stage. Ce paramétrage permettra de faciliter la saisie des stages. C est une aide à saisie. On pourra facilement si nécessaire modifier les périodes ou les types de stage pour un apprenant en particulier. Le tableau des couleurs à gauche sera utilisé ultérieurement pour indiquer si l élève a trouvé ou non un stage pour la période déterminée. «I» pour Intérieur et «B» pour bordure. Les 2 premiers sont les couleurs pour les stages non trouvés et les 2 autres sont pour les stages trouvés. Aide isolution page n 76 sur 169 le 23 juillet 2009

77 IV.2 Stage en Milieu Socio-Professionnel : tout statut (Formation Initiale, Apprentissage, FC) I.2.1 Saisie par la fiche élève IV.2.1.a. Saisie par le tableau paramétré Quand on appuie sur l icône alternance, on tombe que le tableau paramétré. On retrouve : Point n 1 : toutes les dates de stages non pourvues (ou non saisies), Point n 2 : les contrats/stages en attente, Point n 3 : les contrats/stages en cours ou finis. Pour IVsualiser les stages des points 2 et 3, il suffit d appuyer sur l icône devant et de se rendre sur le stage en question. Autre possibilité, c est de choisir l onglet qui nous intéresse. Pour créer un stage à partir de ce tableau, il suffit de sélectionner dans le point n 1, le type de stage avec une des dates et de cliquer sur l icône «Plus» (comme le montre le schéma ci-contre) Aide isolution page n 77 sur 169 le 23 juillet 2009

78 IV.2.1.b. Saisie du stage Pour modifier un nouveau stage, suivre la procédure décrite ci-contre : Point n 1 : Cliquer sur «La Vachette» Point n 2 : appuyer sur l icône «Ajouter» pour créer un nouveau stage (dans notre exemple, nous sommes déjà sur un stage défini). Pour une modification du nom de l onglet : Par défaut s inscrit le nom du stage. Si on saisit le libellé du stage, alors c est le libellé qui apparaîtra Point n 3 : Choisir un type de stage, saisir si besoin le libellé du stage (plus précis que le type de stage) qui s inscrira dans le nom de l onglet et le responsable du stage au sein de l établissement. Point n 4 : Saisir la date de début et date de fin du stage. Point n 5 : choisir une entreprise ou organisme maître de stage. Comment? 3 possibilités s offrent à vous! Aide isolution page n 78 sur 169 le 23 juillet 2009

79 La première («1») est d ajouter une adresse. C est une solution à utiliser soit si vous êtes certain que l adresse n existe pas dans le carnet soit parce que vous avez bien vérifié au préalable qu elle n existait pas. Pour la création d adresses, cf «aide carnet adresses». La seconde («1») est de rechercher une adresse à partir d un fragment (ou en entier) de nom, prénom, code postal, IVlle. Une liste apparaît et à vous de choisir. La troisième («1») est de sélectionner dans la liste des maîtres de stage qui apparaissent. Cette liste est affichée par défaut avec le thème «Maîtres de stage». Une fois le formulaire affiché, vous pouvez modifier, ajouter des informations, compléter l onglet «description» (obligatoire pour l apprentissage). Aide isolution page n 79 sur 169 le 23 juillet 2009

80 Le tuteur de l entreprise est saisi dans la zone autre contact du carnet d adresses «Autres Contacts». Sur l onglet description, vous pouvez saisir les informations spécifiques à la fiche. 4 champs sont obligatoires pour les enquêtes apprentissage : Code APE, Nb Salariés, Chambre consulaire et Distance du CFA (cette distance est utilisée dans certaines régions (Pays de la Loire notamment) pour calculer le montant des aides au transport). Aide isolution page n 80 sur 169 le 23 juillet 2009

81 Point n 6 : Calendrier des dates. En appuyant sur l icône «plus» on IVsualise les semaines existantes pour ce stage ainsi que les semaines des autres alternances. Si on veut modifier ou rajouter des dates, il suffit de cliquer soit sur la semaine, soit sur le jour. A noter que la semaine va du Lundi au Dimanche. En appuyant sur «Voir toutes les semaines», on affiche toutes les semaines alternance, vacances, centre de formation. On peut rajouter des semaines ou des jours de stages sur l ensemble des semaines (alternance, cours, vacances). Aide isolution page n 81 sur 169 le 23 juillet 2009

82 IV.2.2. Saisie par formation Pour saisir par formation, aller dans menu «Elèves - Liste des contrats et stages». Le tableau présente la liste des formations toutes situations confondues avec : Point n 1 : Choix de l année scolaire et de leurs situations dans l établissement : Elève, Recrutement ou Ancien. Point n 2 : Choix des statuts et des formations Point n 3 : Récapitulatif des stages. Aide isolution page n 82 sur 169 le 23 juillet 2009

83 Le tableau suivant liste tous les élèves de la formation choisie. Dans notre exemple la 4èB. Point n 1 : Choix de la formation Point n 2 : En appuyant sur ce sigle vert, vous détaillez tous les stages des élèves. Point n 3 : Le point d exclamation rouge indique que le stage est prévu mais il n y a pas de maître de stage défini. Point n 4 : IVsualiser le stage. En appuyant sur un des stages ou sur les semaines à pourvoir on retrouve la même fiche indiivduelle vue précédemment Pour mieux IVsualiser l ensemble des informations, les boutons modifier annuler et supprimer sont sur le côté gauche de la fiche. Pour revenir en arrière, il suffit d appuyer sur la flèche bleue du bouton retour. Le fonctionnement est identique au point IV.2.1.a. Point n 5 : Ce sont les semaines à pourvoir. Aide isolution page n 83 sur 169 le 23 juillet 2009

84 IV.2.4 Cas d une rupture Pour signifier une rupture, il suffit d appuyer sur l éclair jaune. Indiquer la date de rupture, la cause et la période de rupture. Nouveauté Apprentissage 2008 : Tous les champs sont à remplir avec attention. Les Conseils Régionaux demandent à partir de la campagne la réalisation d une enquête précise sur le sujet avec ses nomenclatures. Quand vous aurez enregistré la fiche, les dates au-delà de la période de rupture s afficheront en orangé italique ainsi que le texte dans l onglet. IV.2.3 Saisie d une IVsite et des courriers Pour un meilleur suiiv de l alternance de l élève, vous pouvez saisir les courriers envoyés (ou à envoyer) et les IVsites rendues (ou à faire). Pour cela, Dans la fiche élève, menu Alternance «Vachette» : 1. Bouton Courriers / IVsites La palette s ouvre. 2. Ajouter une IVsite : Saisir les informations relatives à cette IVste (qui, quand, où, quoi ) 3. Ajouter un courrier : Même principe, renseigner les champs qui se débloquent relatifs au courrier. 4. Enregistrer. Aide isolution page n 84 sur 169 le 23 juillet 2009

85 Pour avoir un récapitulatif des IVsites, Menu «Eleves Liste des IVsites» : On retrouve ici donc par formation, les formateurs responsables avec leurs élèves et leurs entreprises, les dates de début et de fin de contrat et donc surtout le nombre de IVsites effectuées. De la même manière, si on clique sur la petite loupe à gauche, alors on retourne à la fiche élève. Aide isolution page n 85 sur 169 le 23 juillet 2009

86 IV.3. Contrat d apprentissage IV.3.1. Spécificité de l apprentissage : l Enquête 51 et l Enquête Conseil Régional La saisie des contrats d apprentissage est soumise à certaines règles administratives imposées soit par le Rectorat avec l enquête 51 soit par le Conseil Régional. Dans les deux cas, une remontée informatique des données est obligatoire à plusieurs périodes de l année. Les 2 enquêtes sont très proches. Les champs obligatoires de saisie sont plus stricts que pour le Ministère de l Agriculture. Elles sont régies par des règles de cohérence qui obligent à être particulièrement IVgilant dans les saisies. Les principales notes de serivce sont téléchargeables sur le site internet rubrique Aides Apprentissage. IV.3.2. Paramétrages des contrats d apprentissage Préambule : la notion de Pré-Apprentissage au sein de l Apprentissage Dans le isolution, les contrats d apprentissage comprennent les apprentis et les pré-apprentis. Ces derniers ne sont pas apprentis comme le nom l indique mais ils font partie des enquêtes liées à l apprentissage. Par conséquent, les CPA, CLIPA, DIMA, PPA, PIM ou autres sont considérés dans le isolution dans le cycle de l Apprentissage et ils auront donc le statut «APP» dans la fiche élève. IV.3.2.a Paramétrage : Identification de l antenne CFA Aller dans le paramétrage du isolution et choisir le point n 1 l Association. Puis sélectionner dans la liste (point n 2) le numéro de votre antenne CFA, le type d Association et le numéro du siège du CFA (point n 4) Aide isolution page n 86 sur 169 le 23 juillet 2009

87 IV.3.2.b Paramétrage : Le diplôme, le code régional de la formation, la durée de l enseignement Le n des diplômes, le code régional de la formation ainsi que la durée de l enseignement ne sont pas paramétrables directement par l Association. Gestibase met à jour ces données par rapport aux consignes des administrations. Du côté de votre isolution, aller dans Promotion-Formation pour relier la formation, la promotion et le code classe apprentissage. Le menu déroulant IVent de la table de votre CFA. IV.3.2.c Autres Paramétrages Les paramétrages du CFA sont intégrés directement dans votre isolution : il concerne les situations avant d entrée au CFA, la liste des diplômes, les sites de formation, les catégories socioprofessionnelles, les types de diplômes obtenus etc. Vous pourrez retrouver sur le site internet de votre antenne cette liste de tous les paramétrages. (Nouvelle adresse 2008 : ) Aide isolution page n 87 sur 169 le 23 juillet 2009

88 IV.3.3 Saisie des contrats d apprentissage IV.3.3.a Accès aux contrats Suivre le chemin proposé ci-contre : Dans le menu Carnet, prendre Liste des Contrats. Nous allons retrouver la même logique que les saisies par formation. La différence c est qu ici nous avons présélectionné le secteur d apprentissage. La fiche indiivduelle est la même que celle vu précédemment. Nous allons détailler page suivante les informations spécifiques à l apprentissage. Toutes ces informations complémentaires ont évolué en Aide isolution page n 88 sur 169 le 23 juillet 2009

89 IV.3.3.b Spécificités du contrat d apprentissage. En 2008, les enquêtes 51 (appelées aussi Rectorat) ou les enquêtes de votre Conseil Régional ont été modifiées pour la rentrée Voici, ci-dessous la liste des champs obligatoires à remplir. Afin de simplifier la compréhension et la saisie, nous séparons les données afférentes à l enquête 51 de l enquête Conseil Régional. Point n 1 : Situation N-1 ou Classe N-1 La nomenclature a changé. Point n 2 : Situation avant de rentrer pour la 1 ère fois en apprentissage. La nomenclature a changé. Les notions de type établissement précédent et n RNE d établissement précédent ont disparu. Point n 3 : ML_PAIO : Certains conseils régionaux (Pays de la Loire) demandent si le jeune apprenti est passé par une Mission Locale ou un PAIO. C est une simple case à cocher. Oui ou Non. Point n 4 : Code NAF : les nomenclatures nationales ont changé. On a conservé les anciens numéros. La mise en relation des anciens numéros et des nouveaux est fiable à moins de 50%. Il est préférable de modifier les codes manuellement avec les informations fournies par les entreprises. Point n 5 : Ajouter les dates liées au contrat. Une palette s ouvre et permet d ajouter, modifier ou supprimer des dates types. Un copier-coller permet de reproduire ces dates sur d autres formations. Aide isolution page n 89 sur 169 le 23 juillet 2009

90 IV.3.3.c Saisie des cursus : tout sur la même fiche Contrairement à la version précédente, toutes les informations liées à l apprentissage sont rassemblées sur la même année. Plus besoin donc de saisir toutes les années précédentes. Pour l établissement N-1, soit vous saisissez toutes les coordonnées (liées au carnet d adresses) dans l année précédente soit vous saisissez uniquement le département (0+département) ou le n UAI-RNE (UAI : Unité Administrative Immatriculée). Les champs sont les mêmes que précédemment. IV.3.3.d Rupture d un contrat A la fin du formulaire contrat d apprentissage, la dernière rubrique est consacrée à la rupture du contrat. Dès qu une date a été saisie avec la cause de la rupture, le tableau affiche un IVde indiquant que le jeune n a pas signé un nouveau contrat. Ces éléments sont obligatoires (enquête régionale). Aide isolution page n 90 sur 169 le 23 juillet 2009

91 IV.3.3.e Rapid Modif : Vérification des contrats d apprentissage (Nouveauté Nov 2008) Le tableau Rapid Modif est un tableau qui rassemble dans un seul formulaire tous les champs liés aux enquêtes de l apprentissage. Ils sont TOUS modifiables de là. Avant d être rapide à modifier, le temps de chargement d une formation prend un peu plus de temps que d habitude. Alors un peu de patience... (idem pour l enregistrement) IV.3.3.f Dernières recommandations que vous oublierez rapidement (et pourtant ) La saisie des contrats d apprentissage n est pas très compliquée en soit. Parfois ce qui l est plus, c est la récupération des données auprès des jeunes, des maîtres de stage, des chambres consulaires, des parents etc Une petite suggestion : prévoir des dossiers d inscription et des formulaires comprenant l ensemble des informations requises pour les enquêtes. Et en plus, si cela ressemble à la saisie sur le isolution, ce serait le bonheur! Aide isolution page n 91 sur 169 le 23 juillet 2009

92 IV.3.4. La création du fichier d export pour le GestiCFA Pour sortir le fichier qui va s insérer dans le GestiCFA, appuyer sur transfert->cfa et enregistrer le fichier dans un répertoire de votre disque dur. Aide isolution page n 92 sur 169 le 23 juillet 2009

93 IV.3.5. Transfert sur Internet des contrats d apprentissage sur Vous avez la possibilité de saisir, modifier ou supprimer directement les contrats sur le site Internet Voici le menu général du site : IV.3.5.a Menu Gestion des fichiers : C est la page d accueil du site. Elle se présente en deux parties : 1 ère partie : IVsualiser les données : 4 possibilités d agir sur cette partie : a) l icône loupe dans le cadre action : détail du rapport de collecte b) l icône feuille dans le cadre action : télécharger le fichier sous format Excel des données c) Aperçu sur rapport de collecte en format PDF : Aperçu pour l édition d un contrat IVerge Aide isolution page n 93 sur 169 le 23 juillet 2009

94 A l échéance des enquêtes (30 octobre et 31 décembre), le CFA Régional demandera que le rapport de collecte soit édité et validé par le chef d établissement. Afin de ne pas l oublier, le site l indique clairement en rouge! 2 ème partie - La zone de chargement du fichier Vous avez aussi la même version avec le message suivant Ce message vous indique que le dernier fichier chargé n a pas été validé. Il faudra donc impérativement corriger les erreurs. a. Détail du rapport de collecte Les loupes rouges et jaunes indiquent qu il y a des erreurs bloquantes et non bloquantes sur les formations indiquées. Vous avez aussi la possibilité de récupérer le tableau des cohérences des données. b. Télécharger le fichier Excel (Vu plus haut) Aide isolution page n 94 sur 169 le 23 juillet 2009

95 c. Aperçu du rapport de collecte d. Edition d un contrat IVerge Aide isolution page n 95 sur 169 le 23 juillet 2009

96 IV.3.5.b Menu Paramètres IV.3.5.c Menu Communes Les Communes sont identifiées par des codes spécifiques INSEE. Ici sont répertoriées les communes de France. Aide isolution page n 96 sur 169 le 23 juillet 2009

97 IV.3.5.d Menu IVsualiser les contrats Si on appuie sur les petites loupes rouge et jaunes du rapport de collecte, nous allons sur la liste des contrats. Pour arriver ici, nous aurions pu utiliser le Menu «IVsualiser les contrats» : 4 couleurs de loupe indiquent : - Verte : toutes les données du contrat sont cohérents et entièrement complétés. - Rouge : une ou des erreurs bloquantes sur le contrat - Jaune : une ou des erreurs non bloquantes - Blanc : un contrat en rupture En appuyant sur une loupe, on IVsualise le contrat d apprentissage. Aide isolution page n 97 sur 169 le 23 juillet 2009

98 Aide isolution page n 98 sur 169 le 23 juillet 2009

99 V. Le carnet d adresse V. 1 Le carnet de la Maison Ouvrir le menu «Le Carnet d adresse - Le Carnet de la Maison» (1). Tout commence là. Ce carnet est répertorié selon des thèmes, voire des sous - thèmes, de manière à s y retrouver plus facilement. Ce carnet est en lien avec toutes les parties du logiciel. Donc que vous saisissiez une adresse de parent, de maître d apprentissage ou de banque ailleurs dans le logiciel, elle se retrouvera forcément ici et par défaut dans les catégories définies au départ. Si une catégorie n existe pas il suffit de l ajouter grâce au menu déroulant (4) en bas. Le point (2) et (2 bis) proposent 2 modes d affichage en cliquant sur les boutons. Avec le point (2) vous visualiserez la liste des thèmes à gauche et à droite la liste des fiches contacts du thème sélectionné. Avec le point (2bis), sélectionnez un thème pour avoir la liste des fiches à gauche et le descriptif de la fiche à droite. Si vous connaissez un nom ou un élément de votre contact, passez par l encadré (3) en tapant votre recherche qui vous conduira directement à la fiche contact. Aide isolution page n 99 sur 169 le 23 juillet 2009

100 Remarque : Il est recommandé de bien séparer et classer les contacts pour plus de facilité dans l utilisation par la suite. Cliquer sur le nom de l organisme ou de la personne cherché et sa fiche contact s ouvre. Ici vous retrouverez toutes les informations sur votre contact, Nom, Prénom, Adresses, Téléphone, Fax, . Vous pouvez modifier la fiche en cliquant sur le bouton modifier ce qui déverrouille la fiche. La rubrique «Autres contacts» permet dans le cas d une fiche «Maîtres de stage» par exemple de rentrer les noms de tuteurs potentiels que vous retrouvez après dans les fiches élèves pour leur suivi d alternance. Aide isolution page n 100 sur 169 le 23 juillet 2009

101 Pour chacune des fiches il est possible de la copier ou la déplacer selon votre organisation de carnet. L onglet «infos» contient toutes les informations vues précédemment. L onglet «Google» permet de visualiser des plans d accès, de faire des calculs de distances Quand à l onglet «Description», il apporte des précisions sur le contact mais seulement classé dans certains thèmes. V. 2 L annuaire de la Fédération L annuaire de la Fédération sera à disposition des établissements rattachés pour fournir des contacts supplémentaires. Vous pourrez ainsi récupérer des coordonnées en les réenregistrant pour ensuite les modifier. Dans ce menu ils resteront simplement en consultation. La présentation sera la même que pour le Carnet de la Maison. Aide isolution page n 101 sur 169 le 23 juillet 2009

102 V. 3.a Complément carnet Recherche multicritère Si vous souhaitez effectuer une recherche de contact selon certain critère. Prenons un exemple : Je voudrais avoir tous les organismes de Lyon avec leur adresse, leur téléphone, leur Fax. (1) Je remplis «Ville LYON» (2) Je coche les champs que je veux voir apparaître (3) Lancer la requête : 149 résultats (4) Voir la requête : le tableau s affiche les organismes de Lyon et me sort aussi leurs adresses et leurs numéros de téléphones et fax (5). Aide isolution page n 102 sur 169 le 23 juillet 2009

103 Vous pouvez garder en mémoire ce tableau en l enregistrant ou encore l exporter pour qu il sorte en tableau de calcul Excel. Ainsi ce tableau sera exploitable pour du publipostage par exemple. V. 3.b Complément carnet Paramétrage Ce menu permet d ajouter des champs sur les fiches d information de vos contacts. Vous pouvez donc ajouter un groupe et dans ce groupe un élément, champ à saisir sur la fiche. Aide isolution page n 103 sur 169 le 23 juillet 2009

104 VI. Editer les bulletins de notes avec isolution VI.1.Paramétrages des dates, des périodes et des responsables de formation Ouvrir le menu «Les notes - Paramétrages». Choisir l année scolaire concernée. Par défaut l année sélectionnée est celle en cours. Dans le tableau qui s affiche, chaque ligne correspond à une formation. Pour chacune il faut déterminer des périodes. Saisir les dates de début et de fin des périodes à l aide des calendriers. Si l année se découpe en trimestres, remplissez les 3 périodes. Si l année se découpe en semestres, remplissez seulement 2 périodes. N oubliez pas d enregistrer. Aide isolution page n 104 sur 169 le 23 juillet 2009

105 A nouveau dans le menu «Les notes - Responsables de formations». Vérifier l année scolaire. Dans le tableau, pour chaque colonne cliquer sur la case du formateur responsable de la formation. La case se colorie en bleu. Une formation peut avoir plusieurs responsables. De même un formateur peut être responsable de plusieurs formations. Si vous avez cliqué par erreur dans une case, re-cliquer dedans, elle redeviendra blanche. Enregistrer Remarque : Seul les responsables déclarés ici pourront créer les CCF pour leur propre formation.. Aide isolution page n 105 sur 169 le 23 juillet 2009

106 VI. 2.Notion de contrôle en CCF et hors CCF Le Contrôle en Cours de Formation, CCF, est un mode d évaluation certificative des compétences et des savoirs pour l obtention d un diplôme. Les épreuves et unités évaluées par CCF sont organisées en une ou plusieurs situations d'évaluation définies par le règlement d'examen de chaque spécialité de diplôme. Elles sont préparées par les formateurs au sein de leur classe dans le cadre de ces situations d évaluation. Ces règlements d examen sont disponibles auprès de votre académie. Le chef d établissement, chef du centre d examen, est responsable du bon déroulement de la mise en œuvre du CCF. Les résultats aux situations d'évaluation en CCF donnent lieu à une grille d'évaluation, proposition de note par unité (ou épreuve) qui est faite par l'équipe pédagogique au jury qui reste seul compétent pour arrêter la note finale. Ces résultats peuvent être saisis sur isolution uniquement par les responsables de formation déclarés au paragraphe précédent. Les contrôles hors CCF restent des évaluations classiques qui peuvent ou non rentrées dans la moyenne d un jeune en formation Aide isolution page n 106 sur 169 le 23 juillet 2009

107 VI. 3. Création d un contrôle ou d un CCF Ouvrir le menu «Les notes - Notes». En haut à droite, vérifier les dates de l année en cours puis sélectionner «Tous». Tous les contrôles ou CCF déjà créés s affichent. En haut à gauche, Prenez l année en cours, choisissez une formation, un formateur. Remarque : Si le contrôle existe déjà et qu il ne s agit que d une modification, le menu déroulant sous le cadre rouge n 2 permet de le sélectionner et d effectuer ses propres modifications. Cliquer sur créer un contrôle. La palette «Notes : création et modification» s ouvre. Aide isolution page n 107 sur 169 le 23 juillet 2009

108 En haut sélectionner le formateur. (1) Dans l encadré «Formations» s affiche les formations pour lesquelles le formateur choisi intervient. Choisir la formation concernée. (2) Dans l encadré «Matières» s affiche les matières enseignées par le formateur choisi pour la formation sélectionnée. Choisir la matière. (3) Dans l encadré «Contrôle» (4), le nom du formateur est pré rempli. Si besoin, vous pouvez rajouter un ou plusieurs formateurs sur un même contrôle en cliquant sur le petit + jaune à côté qui automatiquement rajoute une ligne au dessous. Là, sélectionner le nom de l autre formateur. Ensuite Taper un libellé pour le contrôle, Ex : évaluation de fin de période, endurance, étude de stage, saisir la date à l aide du calendrier. Choisir un type : CCF= si le contrôle rentre dans le cadre d un CCF, CONT= contrôle, ALT= pour les activités liées à l alternance, TRA= pour les travaux divers (étude, devoir à la maison, travaux personnels ). Rentrer le coefficient approprié. DNB = Diplôme National du Brevet. Cocher cette case si le contrôle participe à l obtention du Brevet des Collèges Cocher la case Bulletin» si vous voulez que cette note soit prise en compte pour la moyenne. Puis indiquer le barème. La note peut être sur 20, ou sur 10, ou même sur un autre nombre au choix. Par la suite elle sera ramenée sur 20 dans l édition des moyennes et des bulletins. Aide isolution page n 108 sur 169 le 23 juillet 2009

109 Remarque : Si quelques élèves de la classe ne sont pas concernés par le contrôle en cours de création, Cliquer sur le petit «bonhomme - plus» en bas à gauche de la palette ouverte. Cela affiche la liste de la classe. Vous pourrez ainsi sélectionner vos élèves un à un. Pour finaliser, cliquer sur le bouton vert en bas de la palette «créer contrôle». La palette se ferme et s affiche la liste des élèves concernés par ce contrôle. Rentrer les notes ou les absences. (Page suivante) Vous pouvez consulter à l écran la note la plus haute, la note la plus basse et la moyenne de classe sur ce contrôle dans le cadre en haut à droite. Enregistrer. Pour créer un CCF la manipulation est la même en cochant bien le type CCF pour le contrôle. Aide isolution page n 109 sur 169 le 23 juillet 2009

110 Vous pouvez aussi ajouter un élève qui a participé à l évaluation sans être dans la liste sélectionné au départ. Aide isolution page n 110 sur 169 le 23 juillet 2009

111 Pour consulter et imprimer les notes : Ouvrir le menu «Les notes -Tableau toutes notes». Dans cette nouvelle fenêtre : En haut à gauche sélectionner l année et la formation (1). Et en haut à droite cocher «Voir le tableau des notes» (2). A l écran vous avez ainsi un récapitulatif des notes obtenues pour toute la classe. Vous pouvez ainsi filtrer par formation, par formateur, par matière en fonction de vos besoins (3). Par défaut, les 4 types de contrôle en haut à droite sont cochés. Si vous ne voulez pas voir les notes CCF, décocher la case, de même pour les autres types. Ce tableau est imprimable et exploitable sous Excel grâce à la petite imprimante en haut à droite de la fenêtre. Pour consulter et recenser les notes pour les CCF uniquement : Ouvrir le menu «Les notes - Tableau CCF». Le principe est le même en cochant en haut à droite «Voir le tableau des CCF cumulés». Votre tableau récapitulatif s affiche. Et vous pourrez l exploiter et l imprimer sous Excel grâce à la petite icône imprimante. Aide isolution page n 111 sur 169 le 23 juillet 2009

112 VI. 4.Saisie des appréciations et appréciations générales Ouvrir le menu «Les notes - Appréciations». Commencer par choisir en haut à gauche, l année, la formation, le formateur s il n est pas déjà inscrit, et la matière pour laquelle vous vous rentrer vos appréciations. En haut à droite, il est conseillé de sélectionner «Tous». Ainsi par élève, par matière et par période, tapez votre appréciation et enregistrez. Les notes obtenues et la moyenne associée (ainsi que la moyenne de classe juste à côté) sont visible en gris clair en dessous du cadre prévu pour le texte. Utiliser les ascenseurs sur la droite pour faire défiler la classe. Vous pouvez à nouveau filtrer par élève grâce au menu déroulant sur la droite pour ne saisir qu un seul élève et le retrouver plus rapidement. Enregistrer. Aide isolution page n 112 sur 169 le 23 juillet 2009

113 Ouvrir le menu «Les notes - Appréciations générales». Seul le formateur responsable de la classe et l équipe pédagogique déclarée en tant qu administrateur dans les paramètres du départ a accès à cette partie. En haut à droite, il est conseillé de sélectionner «Tous». Le principe est le même pour la saisie des appréciations. Utiliser les ascenseurs sur la droite pour faire défiler la classe. Enregistrer. VI. 5. Edition et personnalisation des bulletins de notes. Ouvrir le menu «Les notes -Bulletins». Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 113 sur /07/2009

114 Sélectionner l année, la promotion et la formation choisies (1). A droite (2), délimiter un période manuellement avec les dates à remplir à l aide des calendriers ou juste en dessous choisissez la période voulue qui déterminera automatiquement les dates paramétrées dans la partie VII.1. (3) Création d un modèle de bulletin Si vous souhaitez partir d un modèle déjà existant, choisir ce dernier dans l encadré «Bulletin» à gauche Ensuite le paramétrage commence : Phase n 1 : paramétrage global C est ici que l on détermine la mise en page générale du futur bulletin. Marge, Format, Orientation de la feuille, Couleur dominante. Ensuite cocher les options souhaitées pour les voir apparaître Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 114 sur /07/2009

115 Phase n 2 : Par matière, le nom du formateur associé est inscrit ou pas sur le bulleti Phase n 3 : Format des nombres Dans quel format, voulez-vous voir les notes apparaître pour chaque catégorie. a. La moyenne du jeune par matière b. La moyenne générale du jeune c. La moyenne de la classe par matière d. La moyenne générale de la classe. Pour chacune, choisir le nombre de chiffres après la virgule, le type d arrondi pour cette note par type de contrôle. On descend l écran avec l ascenseur à droite. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 115 sur /07/2009

116 Phase n 4 : Logo et image Le logo MFR sera visible s il y a un signet vert. La croix rouge veut donc dire qu il n apparaîtra pas sur le bulletin. Déterminer la position des images qui apparaîtront sur le document. Ici le logo MFR aura un retrait haut de 10 et gauche de 10 aussi. Le petit menu en bas à gauche permet d accéder plus rapidement aux parties. Phase n 5 : Ecole et Bloc école Paramétrer ici les coordonnées et informations propres à l école. Ces données seront présentées sur le bulletin et comme toujours les coches à gauche permettent qu elles soient visible sou non. Continuons le paramétrage avec l ascenseur à droite. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 116 sur /07/2009

117 Phase n 6 : Parent et élève Même principe de paramétrage et on continue de descendre. Phase n 7 : Donner un titre à votre document «BULLETIN DU 1 er TRIMESTRE» Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 117 sur /07/2009

118 Phase n 8 : Affichage des notes En premier, régler la position du tableau. Les entêtes peuvent être personnalisées et l affichage des notes ensuite aussi. Le principe est toujours le même pour l ordre, la colonne, le libellé, réglage des largeurs et hauteurs de case, style et format de la police. Faîtes ce paramétrage pour toutes les rubriques suivantes et même pour l affichage du tableau du bas dans lequel on recense les avertissements, les absences, les retards Phase n 9 : Enregistrement Une fois tout paramétré, enregistrer votre modèle de bulletin avec un nom et pour voir un aperçu vous pouvez cliquer sur imprimer. VOTRE BULLETIN EST CREE!! Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 118 sur /07/2009

119 VII. Facturer les familles Le principe fondamental de la facturation des élèves est de partir du contrat financier signé entre la famille et l établissement. De ce contrat financier va découler le calcul de l échéancier, les règlements, les factures, les prélèvements bancaires, le suivi des échéances, le transfert en comptabilité générale. En suivant bien toutes les étapes, une à une, la facturation aux familles avec le isolution fera gagner un temps précieux et permettra à la comptable et au directeur (trice) de suivre en temps réel la situation de chaque élève. VII.1 - Les paramètres comptables Première étape : le paramétrage. Phase essentielle à respecter à la lettre pour éviter de faire des allers et retours permanents. Dans le menu facturation (symbole Euro), aller à «Paramétrages comptables» Puis visualiser les menus : - plan comptable : plan comptable des tiers et plan comptable général (compte de la classe 1, 4 et 7) - le paramétrage comptable général : types de règlements, définition des banques, valeurs par défaut - les parents tuteurs RIB : Relevé d identité bancaire des familles que l on prélève - et enfin la grille de tarifs élèves : à chaque promotion une grille de tarif Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 119 sur /07/2009

120 VII Le plan comptable : comptes généraux et comptes de tiers Le plan comptable dans le isolution se décompose en 2 parties : VII.1.1.a. Les comptes de tiers Ce sont tous les clients familles-tuteurs de l Association. Ils commencent (dans l immense majorité des cas) par 411 suivi de lettres ou de chiffres. Parfois un préfixe les accompagne. Ces comptes sont automatiquement créés lorsque l on appuie sur facture de la fiche d un parent-tuteurs. On pourra compléter alors les renseignements dessous (ici à droite) à savoir le RIB, le nom de la banque, le mode de paiement par défaut, la périodicité du paiement par défaut et le jour du paiement par défaut. Le numéro de compte de votre logiciel de comptabilité générale (CIEL, EPB, Sage etc.) peut être saisi directement sur la fiche. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 120 sur /07/2009

121 En appuyant sur le menu «Plan comptable», on tombe sur la liste complète de tous les parents tuteurs facturables. S il manque un client dans cette liste, il faudra retourner dans la fiche élève et cocher «facture». On choisit sa formation-promotion et on liste les clients de celle-ci. Création automatique des suffixes et des préfixes des comptes de Tiers (image page suivante) Lorsque les élèves sont nombreux et qu on n a pas saisi au fur et à mesure les comptes de Tiers, il peut paraître fastidieux de saisir chaque numéro. En appuyant sur le petit icône en haut à gauche du tableau (sorte de petits engrenages bleu et jaune), la fenêtre du générateur de n de compte tiers s ouvre. Choisissez votre préfixe, votre n de compte principal (411 par ex) et votre suffixe. Pour ce dernier, vous pouvez choisir selon un des critères définis : les 1-2 ou 3 premiers caractères du nom du parent-tuteur, ou celui de l élève, ou un n d incrémentation à partir d un numéro saisi ou encore le nom de l élève. Puis Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 121 sur /07/2009

122 valider en générant que pour les cadenas verts (non verrouillés) ou pour tous les élèves. IMPORTANT : tous ces numéros de compte servent au transfert comptable. Normalement, une fois créé, on ne devrait jamais revenir dessus sauf erreur de saisie. VII.1.1.b. Les comptes généraux Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 122 sur /07/2009

123 Le plan comptable général dépend d un plan comptable fixe dans le isolution. A la création, de tout plan comptable initial, appuyer sur le bouton ajouter et cliquer sur les comptes qui vous intéressent (et enregistrer). Les numéros proposés sont modifiables ensuite et adaptables au logiciel de comptabilité générale tant en terme de nombre de caractères que le numéro proprement dit. Ex ici « TCD Remb frais divers élèves» modifiable par exemple en «7919 Remboursement Frais». Attention : vous remarquez que dans notre exemple le compte est coché et grisé. La raison est simple, on ne peut pas rajouter 2 fois le même compte. Le plan comptable du isolution est suffisamment extensible pour pouvoir créer des sous comptes dans certaines catégories (ex : pension, scolarité, voyage ). Dans le cas, où vous voudriez avoir un sous compte supplémentaire ou si un compte n existe pas, demander directement à notre service hot line de le rajouter dans la liste du plan isolution. Pour information, ce plan est généralement visé par une personne de votre fédération et est conforme à vos usages départementaux ou régionaux. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 123 sur /07/2009

124 VII Paramétrage général comptable Préambule : A chaque fin de saisie n oubliez pas d enregistrer vos données. Saisir les années comptables, modifier les abréviations des types de règlement et leur code dans votre logiciel de comptabilité générale. Saisir les journaux (comptabilité générale) et les catégories de bourses que vous voudrez voir apparaître sur les relevés de comptes des familles. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 124 sur /07/2009

125 Dans le cas où vous effectuez des prélèvements bancaires, il est impératif de saisir une ou plusieurs banques avec le n émetteur. Toutes les cellules doivent être impérativement saisies (le format du type de fichier à envoyer à la banque, journal de vente, journal de banque, n de compte) Enfin, saisir tous les paramétrages par défaut qui vous concernent. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 125 sur /07/2009

126 VII Grille de tarifs élèves La grille de «tarif élèves» est réalisée pour chaque année scolaire (point n 1) et pour chaque promotion (point n 2). On va définir pour chaque type de compte le tarif associé. Dans l exemple ci-dessous les tarifs sont indiqués en tarif semaine. A vous de choisir, le tarif pour le type de période appropriée. Le choix de l internat : certains tarifs sont liés à la situation de l internat (ex la pension). On précisera pour quel régime concerne le tarif. Par contre, d autres sont pour tous identiques (ex. frais d inscription). Dans ce dernier cas, on ne saisira rien dans «internat». Lorsqu on a terminé de saisir la grille de tarif pour une promotion, on pourra (point n 4) recopier la grille de tarif pour les autres promotions. Attention si un compte a été saisi dans la grille de tarif, il est impossible de recopier une autre grille. On ne recopie que sur les grilles de tarifs vierges. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 126 sur /07/2009

127 VII Parents tuteurs RIB La saisie du Relevé d Identité Bancaire des familles peut s effectuer dans 2 endroits : Soit directement sur la fiche parents tuteurs (vu dans le point VIII.3.3.a. Les comptes de tiers) Soit dans la liste de Parents-Tuteurs RIB ci-dessous Le bouton «Voir erreur RIB» permet de vérifier la cohérence des RIB. En cas d erreur, vous pourrez visualiser ces erreurs en appuyant sur le bouton «Erreur RIB». Si rien n apparaît, tous vos RIB sont normalement justes. On peut constater dans l exemple que les 4 premiers parents ont choisi le «chèque» comme mode de paiement par défaut. Dans ce cas, il est bien sûr inutile de saisir le RIB. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 127 sur /07/2009

128 VII.2 Menu général facturation : Nouveaux contrats financiers VII.2.1 Création des contrats financiers par promotion Le paramétrage est terminé, nous allons pouvoir commencer la création des contrats financiers. Retour sur le menu principal de la facturation et choisir «contrat par promotion». Suivre les instructions et 4. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 128 sur /07/2009

129 VII.2.2 Transfert des frais d inscription Lors de l inscription, les associations demandent généralement des frais : soit des arrhes, soit des frais d inscription, soit des frais de dossiers ou encore des cotisations adhérents. Dans l échelle du temps, nous sommes au 1 er semestre de l année scolaire prochaine. Les contrats financiers n ont en général pas été créés et ces frais sont soit perçus en avance pour l année prochaine pour ceux qui seront élèves soit perçus à titre de frais au moment de l étude du dossier d inscription pour les candidats qui ne viennent pas l année suivante. Dans la fiche élève, on retrouve dans l onglet dossier d inscription : Dans la copie d écran suivant, nous retrouvons le tableau récapitulatif de tous les frais du recrutement (élèves pour l année prochaine et nouveaux candidats). Plusieurs cas se présentent : - les frais déjà transférés : une date en vert et le bouton sélection absent - Les frais non transférés avec un parent et un compte tiers identifié : le bouton «transférer» apparaît - Les frais non transférés avec un compte tiers non identifié : bouton «transférer» et sélection absents (une petite astérisque indique le compte tiers n a pas été saisi) Pour effectuer le transfert, sélectionner puis cliquer en bas sur transférer ou cliquer individuellement sur le bouton rouge «Transférer». En haut, à gauche, vous avez la possibilité de visualiser par promotion, entre deux dates, tous les frais ou uniquement les frais transférés ou non transférés. Quand vous transférez les frais, vous pouvez choisir de considérer le règlement comme payé ou non. Tous ces frais seront transférables en comptabilité générale. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 129 sur /07/2009

130 Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 130 sur /07/2009

131 Dans le cas où vous n auriez pas complété le paramétrage comptable général, un petit icône en haut à droite permet, sans revenir en arrière, de modifier la correspondance des frais avec les numéros de votre plan comptable. Dans élève->contrat financier, nous retrouvons les frais de recrutement transférés. De même pour les règlements. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 131 sur /07/2009

132 VII.3 Fiche élève facturation La création par promotion permet de créer facilement pour toute une classe les contrats financiers. Maintenant regardons de plus près la fiche facturation que nous retrouvons dans la partie «Elèves». Cette partie est découpée en 5 onglets : Contrats, Echéancier, Règlements, Factures et Relances. VII.3.1 Le contrat financier Lorsque le contrat vient d être créé (soit par promotion vu précédemment soit avec le petit plus jaune en individuel), une icône indiquant une balance apparaît. Elle sera présente systématiquement dès lors que nous créons un contrat. Elle va avoir 2 positions : une position rouge et une position verte. La 1 ère indique que l échéancier lié à ce contrat n est pas équilibré par rapport à l échéancier. Dans notre cas, la famille doit à l Association mais il n y a eu aucun calcul d échéance réalisé d où cette position. Dès que nous expliquerons comment les clients vont payer alors la balance deviendra verte. A noter que lorsqu on appuie sur l ajout, une palette s ouvre sur la grille de tarifs de cette promotion. Cocher les lignes qui vous intéressent et valider. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 132 sur /07/2009

133 Le contrat financier créé, aller sur l onglet échéancier (point n 1) calculer ou saisir le solde antérieur (point n 2) si nécessaire et saisir les bourses (point n 3 si vous possédez l information au moment de votre saisie) avant de calculer les échéances (point n 4). VII.3.2 Solde antérieur Le solde antérieur est soit calculé d une année sur l autre, soit saisi la première année d utilisation de la facturation dans le isolution. NB : un message apparaîtra lorsque le calcul du solde antérieur n est pas calculé (dans le cas de contrat préparatoire pour l année suivante par ex.) Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 133 sur /07/2009

134 VII.3.3 Bourses La saisie des bourses est relativement simple. On choisit le type de bourses (défini dans le paramétrage), le montant et le trimestre correspondant. A vous de juger de l utilité de détailler. En fonction de vos habitudes et des besoins des familles, vous pourrez indiquer toutes les différentes aides aux familles ou au contraire limiter la saisie au seul montant du trimestre. Une fois enregistré, les montants totaux s afficheront dans le récapitulatif ainsi que dans la partie gauche de l échéancier. Autre mode de saisie : vous pouvez également aller dans le menu général de la facturation, choisir «Bourses versement». Apparaîtra la liste des élèves boursiers avec une petite loupe devant. Cliquer et apparaîtra le tableau ci-dessus. L avantage dans ce cas là c est de récupérer uniquement la liste des boursiers par promotion. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 134 sur /07/2009

135 VII.3.4 Echéancier Le calcul des échéances est un calcul qui pourra évoluer en permanence en fonction de l arrivée ou non des règlements. Pour certaines familles, on ne bougera jamais le premier échéancier calculé, pour d autres on sera obligé de calculer à nouveau l échéancier (parce que la famille n a pas payé à l heure, parce que le montant versé n était le montant prévu au départ, parce que le montant des bourses a augmenté ou diminué. Bref, pour X raisons l échéancier pourra être modifié. Point n 1 : choisir par périodicité ou par montant. Dans le 1 er cas, on saisit le nb d échéances dans le second, le montant souhaité ou possible par la famille. Point n 2 : à partir de quand démarre l échéancier, quel est le type de règlement et le jour souhaité dans le mois. Point n 3 : Parfois, au début de l année ou dans le cas d un voyage par exemple, l échéancier comporte une valeur fixe. Cette valeur fixe apparaîtra jusqu à ce qu elle soit payée. Ex : les frais d inscription et la 1 ère échéance sont de 150 alors que le reste des échéances s élèvent à La valeur fixe va garder en mémoire cette échéance bien particulière. (cf échéancier page suivante) Point n 4 : appuyer pour «Calculer les échéances» ou annuler si vous vous êtes trompé. L échéancier sera juste (balance verte) quand : Montant demandé à la famille (contrat financier) +/- le solde antérieur +/- les bourses - les échéances calculés (ou saisies) - les échéances payées = 0 Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 135 sur /07/2009

136 L échéancier est juste, la balance est au vert. N oubliez pas d enregistrer votre échéancier point n 5. Sur le côté apparaissent les données calculées à savoir : - Le total du contrat financier de l année scolaire - Le solde antérieur - Les Bourses - Le total de l année à payer - Le total des échéances - Le total payé - Le restant dû L équilibre de l échéancier est un élément fondamental du système. Il permet de visualiser si ce que l on demande à la famille est toujours juste. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 136 sur /07/2009

137 VII.3.5 Règlement des échéances Pour tous les types de règlement sauf «Prélèvement» (qui se fera d un coup d un seul pour tous les élèves) : Point n 1 : On saisit la date, le montant exact reçu (qui ne correspond pas forcément au montant de l échéance prévue), le type de règlement, et un champ observations (n de chèque ou de pièce justificative qu on basculera dans la comptabilité générale) Point n 2 : On coche en bout de ligne «Payé». Apparaît alors le message de confirmation ci-contre. Si votre saisie est juste, «Confirmer». Cette action validera ce paiement et le transposera dans l onglet «Règlements». Ce sont ces derniers qui seront transférés en comptabilité générale. Tant qu une échéance n a pas été validé, elle reste modifiable et surtout ne peut en aucune mesure être transférée. On remarque que la balance est restée verte parce que le montant de l échéance et le montant payé étaient les même, la barre de progression indique ce qui a été payé à ce jour (dans notre cas, 150 ) et le montant total a diminué d autant. La ligne de paiement s est grisée et les textes sont en italiques. Impossible ici de revenir sur cette écriture. Pour toutes modifications, il faudra se rendre sur l onglet «Règlements». Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 137 sur /07/2009

138 Dans l onglet «Règlements», on retrouve bien la ligne de l échéancier. 4 éléments supplémentaires sont présents : une gomme, un n de remise, une date de remise et Transf. Compta. Sauf la gomme qui est accessible, les 3 autres éléments seront remplis automatiquement par 2 actions ultérieures : la création d une remise bancaire et lorsque le transfert comptable a été réalisé Un règlement peut être modifié pour 2 raisons : - Une erreur de saisie ou une saisie incomplète: on s est trompé de montant, on n a pas pris le bon élève, on n a pas indiqué toutes les informations Dans ce cas, tant qu il n y a pas eu de transfert comptable, on peut soit supprimer l échéance et le règlement, soit le modifier ce qui aura pour effet de supprimer le règlement mais l échéance sera intacte. - Un impayé : cf paragraphe suivant Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 138 sur /07/2009

139 VII.3.6 Impayés Les points n 1 et 2 ont été vus précédemment. Le point n 3 : «Mettre en impayé». Cette opération consiste à conserver les informations (échéancier et règlement) et à remettre à jour le compte de la famille. Lors de cette action, on devra compléter les informations suivantes : - La date de l impayé - Le montant des frais d impayé (s il y en a) - L ajout d une nouvelle échéance (sinon l échéancier sera à recalculer ultérieurement) - Intégration des frais d impayés à la nouvelle échéance Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 139 sur /07/2009

140 Dans l onglet «Règlements», le chèque a été annulé à la date du 11 sept 2008 Dans la partie échéancier, on a gardé l échéance précédente en la mettant à 0 (conservation de l historique du compte) et on a rajouté une nouvelle échéance avec les frais d impayés ( ). Enfin, dans le contrat financier apparaît la nouvelle ligne des frais d impayés. Il faudra créer une facture pour pouvoir le transférer en compta. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 140 sur /07/2009

141 VII.3.7 Bascule du contrat financier en facture (un par un) La création du contrat financier offre l avantage d avoir toute la situation de l élève et qu il soit indépendant de la facturation. Par contre, pour être pièce comptable et pour pouvoir être transférée dans le logiciel Sage, Isagri, Ciel ou EPB, il est nécessaire de créer une ou plusieurs factures. L opération peut être menée de 2 façons : - Individuellement : On travaille élève par élève et compte ou groupe de compte pour l élève choisi. Description du processus ciaprès. - En groupe, par promotion : Cette solution est beaucoup plus rapide et traite les documents en lot. Dans la copie d écran ci-dessus, il n y a eu aucune facture. Tous les éléments ne sont encore que dans le contrat financier. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 141 sur /07/2009

142 Point n 1 : Appuyer sur le bouton et obtenir la palette suivante «créer une nouvelle facture». Point n 2 : Choisir une date de facture Point n 3 : Définir l objet de la facture. La numérotation de la facture est automatique. Point n 4 : Cocher les éléments que vous voulez inclure dans la facture. Point n 5 : Enregistrer. Résultat : la facture n a bien créée. Tous les éléments de compte sont maintenant à droite de la page, côté facture? Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 142 sur /07/2009

143 Pour modifier ou même supprimer une facture, utiliser les icônes au-dessus. La palette s ouvre à nouveau, à vous de modifier les données. Impératif : tout ceci est possible tant que le transfert en compta n a pas eu lieu. Dès que la facture comme les règlements ont été transférés, il n y a pas de rectifications possibles sauf à créer un avoir ou une nouvelle écriture. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 143 sur /07/2009

144 On peut également modifier une facture en y ajoutant des éléments du contrat financier non facturé. Dans notre exemple, on rajoute les cotisations adhérents sur la facture Résultat : les cotisations ont été ajoutées. Bien sûr, cette opération n est possible que s il n a pas été transféré en compta. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 144 sur /07/2009

145 VII.4 Menu général facturation (suite et fin) VII.4.1 Prélèvements bancaire et fichier export Pour procéder au prélèvement : Saisir tous les RIB des familles (cf VIII.1.4 Parents tuteurs RIB) Définir la banque de prélèvement (cf VIII.1.2 paramétrage comptable général) Créer les échéanciers à une même date avec le type de paiement = «Prélèvement» Compléter les informations ci-dessous : date banque format de fichier Créer le fichier d export et envoyer le à la banque (soit par mail soit par téléchargement direct sur son site) Conseil sur le «format de fichier» : nous vous conseillons vivement pour votre 1 ez prélèvement de contacter GestiBase afin de réaliser l opération ensemble avec votre ou vos banques. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 145 sur /07/2009

146 Le PDF qui est édité en cliquant sur le côté droit du formulaire prélèvement retrace le fichier exporté. On retrouve par formation le nom, les montants, le RIB de chaque famille. Payée ou non payée signifie que dans l échéancier, toutes les échéances ont été considérées comme payées. En exportant le fichier, on peut valider tous les paiements d un seul coup (même opération que dans VIII.3.5 Règlement des échéances) Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 146 sur /07/2009

147 VII.4.2 Paiement et remises Les remises ont deux objets : d une part de remettre à la banque un formulaire de remises de chèque ou d espèces, et d autre part de transférer en comptabilité une écriture rassemblant la remise de chèque (au lieu d une écriture par chèque et par compte de tiers). Pour la création d une remise : Point n 1 : choisir son type de règlement Point n 2 et 3 : Choisir les dates concernées et cliquez sur la flèche verte Point n 4 : sélectionner les règlements de votre remise. Point n 5 : définir le nom de votre remise ainsi que la date puis «enregistrer la remise» Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 147 sur /07/2009

148 Résultat : chaque ligne de paiement possède un n de remise (on retrouvera cette donnée dans l onglet règlement de la partie «Elèves->Facturation». Si on souhaite modifier le libellé du n de remise, on peut alors sélectionner les écritures puis renommer le libellé. Ceci sera possible que si le transfert en compta des écritures n a pas été réalisé. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 148 sur /07/2009

149 Lors du transfert comptable, nous aurons une écriture en crédit (compte banque 5121) et leurs contreparties en débit dans les comptes tiers. Les écritures doivent obligatoirement être équilibrées comme ci-contre. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 149 sur /07/2009

150 VII.4.3 Versements des bourses Le principe : un montant de bourses est attribué en début d année scolaire à chaque élève. Ces montants prévisionnels sont saisis (avec ou sans détail) par trimestre dans la partie «Elèves -> Bourses» (cf VIII.3.3). Dans «Versements des bourses», on valide les montants réellement reçus qu on pourra transférer en comptabilité. Cette étape est indispensable pour finaliser le compte élève en compta. A la fin du 1 er trimestre, puis au second et au 3 ème, l établissement perçoit un chèque du Ministère globalisant les bourses élèves (phase de «Réception») qui normalement devrait correspondre au montant du trimestre. Parfois, le ministère ne donne pas 100% du montant. On proratise alors le compte bourses de chaque élève. La phase de «Versement» valide définitivement et permet le transfert en compta. Pour le contrat financier, cette partie est totalement transparente, de même pour la famille (sauf si au bout du compte l Etat ne versait pas la totalité de la bourse promise en début d année. Il faudrait alors corriger les montants de bourses et l échéancier). Sur le premier tableau de présentation, on liste le total des bourses à recevoir (montant prévisionnel du début de l année scolaire), le total des bourses reçues (chèques du Ministère) et le total des bourses à venir par année scolaire et par formation. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 150 sur /07/2009

151 Phase de «Réception» : Point n 1 : Ajouter un chèque Point n 2 et 3 : Saisir le libellé du versement, la date de réception, le montant du chèque reçu et une observation (ex : le n du chèque) Point n 4 : Choisir le ou les trimestres concernés Point n 5 : Saisir le ou les types de bourses concernées Point n 6 : Enregistrer En bas du tableau, une petite balance nous indique si l écart entre le montant total reçu et le montant total saisie dans Elève. A la fin de l année, il doit être juste. NB : le «R» indique qu il y a eu un versement et qu une restauration possible si on s est trompé. On peut revenir en arrière à condition qu il n y ait eu aucun transfert en compta transforme en «R» La poubelle est active là aussi si on veut annuler l opération. Dès qu il y a eu un versement, la poubelle se Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 151 sur /07/2009

152 Phase de «Versement» : sélectionner le règlement et cliquer sur «Verser les bourses» Dans le transfert comptable on obtient les lignes suivantes : (Ne pas regarder les montants mais le principe) Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 152 sur /07/2009

153 VII.4.4 Suivi des règlements Les règlements peuvent être suivis : - soit par la liste des comptes clients - soit par les échéanciers Sur la fiche élève, les retards d échéance sont signifiés de la manière suivante. VII.4.4.a Compte client élèves Sélectionner une classe (ou toutes : plus long à l affichage) et visualiser la situation financière des comptes élèves. Couleurs : Rouge : échéance en retard Bleu : paiements réglés en temps Vert : tout est payé. Vous pouvez aussi «n afficher que les retards d échéance». En bas du tableau, éditer la liste des fiches sélectionnées (côté gauche) Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 153 sur /07/2009

154 VII.4.4.b Echéanciers règlements Dans le cas ci-dessus, nous sommes début octobre. Que toutes les échéances à partir d octobre soit «non payées» c est une situation normale. Par contre, il reste 2 échéances en Août et 13 en septembre. Si nous allions voir la fiche de l élève, nous verrions en rouge «retard d échéances : 1» (ou 2 ou +). Dans cette partie, il est nécessaire d avoir créé tous les échéanciers. Si tel n était pas le cas, le nombre des échéances payés ou non payées serait erroné. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 154 sur /07/2009

155 Les 2 échéances non payées du mois d Août peuvent être directement saisies et réglées dans cette partie là sans passer par la fiche élève. Autre vue : Cette situation permet de voir tous les échéanciers déséquilibrés. En bas de page, il y a une impression possible de tous ces derniers. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 155 sur /07/2009

156 VII.4.5 Transfert logiciel comptable général externe (Ciel, EBP, Sage, Isagri etc.) Après avoir vérifié vos paramètres comptables, procéder au transfert vers votre logiciel de comptabilité générale. Point n 1 : choisir ses dates puis cliquer sur la flèche verte pour valider Point n 2 : Choisir le journal. Vous auriez pu choisir aussi la promotion. Attention dans ce cas parce que le transfert risque de ne pas être toujours équilibré (ex prélèvement ou remise avec des chèques de promotions différentes) Point n 3 : sélectionner Point n 4 : en fonction des logiciels comptables vous devez sortir un ou 2 fichiers (écritures et/ou comptes). A noter en bas à droite Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 156 sur /07/2009

157 du tableau une balance vous indique si le total des débits est égale au total des crédits. Obligatoire (de toute façon, il serait impossible de transférer). Enregistrer le fichier dans un dossier de votre choix. Il ne vous reste plus qu à l importer dans votre logiciel comptable. Conseil : avant d effectuer votre 1 er transfert comptable, n hésiter pas à nous contacter pour le réaliser ensemble. L opération est relativement simple mais en étant accompagner elle le sera d autant plus. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 157 sur /07/2009

158 VIII. Impression, Fusion et Publipostage VIII.1. Le Gestionnaire de fichier Bienvenue dans la version BETA du nouveau gestionnaire de fichier!! : Présentation Ce gestionnaire se comporte comme un explorateur sous Windows. En choisissant ce menu, on ouvre une fenêtre avec une arborescence à gauche et les dossiers ouverts à droite. La hiérarchisation à gauche est découpée en 3 parties distinctes : Cadre n 1: I Modèles Requêtes Ici, Gestibase a crée pour vous un certain nombre de fichier correspondant au besoin du plus grand nombre des établissements et continuera à produire des modèles disponibles pour tous ; ils seront classés selon s ils sont relatifs aux «Anciens», «au «Carnet d Adresse», au «Contrats et Stages», aux «Elèves», à la «Facturation», aux «Parents, et au «Recrutement». Cadre n 2 : Mes Documents Chaque personne peut donc créer des documents à partir des imodèles plus personnalisés et les modifier ou imprimer à volonté. Ainsi lorsque les changements sont faits, l utilisateur enregistrera ses modifications dans «Mes documents» Cadre n 3 : Voisinage Réseaux Ses documents créés, l utilisateur peut choisir de les partager avec d autres personne de la Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 158 sur /07/2009

159 ÉTABLISSEMENT et donc de les copier dans cette partie Voisinage Réseaux. VIII.1.1 Utiliser un IModèle Prenons un exemple : Je souhaite imprimer pour ma classe de 3 ème des certificats de scolarité à partir d un imodèle existant 1) Les certificats de scolarités sont des documents propres aux élèves ainsi rangés dans le dossier «Elèves» de l arborescence des imodèle. Cliquez dessus. Le nom du dossier s affiche en gras. 2) A droite, voici la liste des fichiers contenus dans le dossier «Eleves» écrit en bleu. Quelques précisions d affichage : Le cadenas montre que ces fichiers sont verrouillés et donc non modifiables dans cette partie de l explorateur. L icône à côté du nom donne la nature du document, (publipostage, Word ou Excel). La date de modification marque le suivi du fichier. La ire quête est le référencement des champs de fusion disponible pour le fichier considéré. Cliquer sur «Certificat de scolarité» pour notre exemple. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 159 sur /07/2009

160 3) Le bouton «Ouvrir «en bas apparaît. Cliquer dessus pour démarrer le travail Un message d avertissement vous informe que si vous effectuez des modifications, celles-ci ne seront pas prises en compte si vous n enregistrez pas. Description de la page : Point n 1 : Les documents fonctionnent par onglets. Ici l onglet Documents comprend le paramétrage et la mise en page L onglet élève permet de sélectionner les élèves pour lesquelles nous allons publiposter. Point n 2 : Nom du document sélectionné Point n 3 : La requête sélectionnée est donc ici dans notre exemple «i_req_eleve» avec tous les champs de fusion relatifs aux élèves en cours. Point n 4 : Voici les blocs Textes : Chacun contient le corps du texte que nous allons positionner sur notre feuille A4 selon des coordonnées verticales et horizontales. Ils possèdent aussi un Ordre d apparition sur votre page En haut : Vous avez aussi les dimensions des marges du documents et les bouton enregistrer sous, et imprimer. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 160 sur /07/2009

161 Ce imodèle vous intéresse, comment obtenir un aperçu? Cliquer sur l onglet Elèves. Choisir la formation souhaitée : votre liste d élève apparaît. Choisir un ou plusieurs élèves Revenir sur l onglet «Documents» et cliquer sur la petite imprimante en haut à droite. Le Pdf s ouvre avec la mise en page et le corps du texte du modèle. Ce qui donne VIII Modifier un imodèle Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 161 sur /07/2009

162 Le document obtenu vous satisfait moyennement. Vous aimeriez le personnaliser un peu plus. Fermer le PDF obtenu pour retomber sur le paramétrage avec les blocs de texte. Exemple : Dans mon certificat de scolarité je veux enlever une phrase notamment dans le bloc texte n 5. Cliquer à l intérieur du Bloc texte N 5. Là s ouvre l éditeur de texte Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 162 sur /07/2009

163 Dans l éditeur de texte, il y a : En haut, les coordonnées de positionnement du bloc texte que je peux modifier. Ici il n y a pas d alignement horizontal mais je suis à 120 mm verticalement. Une barre d outil s apparentant à celle de tout logiciel de traitement de texte bien connu. Donc je peux modifier le style, la mise en forme, la police. Comme bon me semble. A droite, il y a tous les champs de fusion disponibles rangés par catégorie. Ex : si je clique sur la flèche verte à gauche de «élève», j obtiens la liste des champs relatifs à l élève t il me suffit de cliquer sur le plus jaune pour l insérer dans mon texte. J ai aussi la possibilité d intégrer des champs dynamiques. Qu est-ce qu un champ dynamique? Un champ est la plus petite information d'une table de base de données qui représente en colonne une catégorie d'information, comme un nom ou une adresse. Selon les bases de données, les champs peuvent être spécialisés : champs alphanumériques, champs numériques, champs textes, champs dates, champs booléens, champs dynamiques, champs compteur automatique, etc. Les champs dynamiques sont ceux en lien avec les autres champs.???? Concrètement, dans certain courrier vous avez besoin que les champs se lient avec le Genre du Nom de quelqu un. Si c est une fille ce sera «née» ou «inscrite» et non pas «né» ou «inscrit». Ainsi créez vos propres champs dynamiques avec cette option. Dans mon document mes champs s accorderont avec le sexe de l élève par exemple. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 163 sur /07/2009

164 Une fois mes modifications dans le bloc faîtes, je ferme en cliquant sur le bouton enregistrer. Et admettons que je veuille retrouver cette mise en page et cette modification, je dois enregistrer mon modèle à moi. Donc juste après avoir fermé l éditeur de texte, je clique en haut à droite sur «Enregistrer sous» ce qui me permet de lui choisir un nom et un emplacement d enregistrement de la même manière que dans un explorateur par exemple «Windows». Ce document sera facile à retrouver à la prochaine utilisation dans VOS documents. Pour l imprimer je me reporte à l aperçu d un imodèle vu ci-dessus. VIII.1. 3 Créer un document à partir d un imodele Comment créer un document de toute pièce? Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 164 sur /07/2009

165 Remarque importante : Vous ne pouvez pas créer de document en ne partant de rien. Donc toujours partir d un imodèle ou d un document préalablement créé. Avant de se lancer dans la création de imodèle, il faut penser à quoi se rapporte-t-il et de quoi ai-je besoin dans les champs de fusion? Une fois cela établi, je sélectionne un fichier (modèle ou pas) et je modifie les blocs, j en rajoute, j en supprime, je les déplace, je les change d ordre.. Et j enregistre mon document sous un nom choisi et dans le bon répertoire pour moi. Les répertoire, dossier et fichier peuvent être gérer dans la partie «Mes documents» traditionnellement c est-à-dire de la même manière que sous un environnement comme Windows je peux les supprimer, les renommer. VIII.1.4 Partager son document Une fois un document créé, il reste lié à mon compte utilisateur et donc visible et utilisable uniquement par moi. Je souhaite partager mon document avec un ou plusieurs collègues. Option n 1 : Sur le paramétrage de mon document (là où se trouve les blocs texte, etc ) Gérer les droits annexes Je peux donc gérer soit par personne, je choisis les membres de l équipe pédagogique dans Users, Soit par groupe de profils c'est-à-dire je choisis de partager mon document avec toute l «Equipe pédagogique». Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 165 sur /07/2009

166 Option n 2 : Sur l arborescence où se trouve mon document. Si vous décidez de communiquer votre document à tout le personnel vous pouvez simplement le mettre en «public» et celui apparaîtra dans le «Voisinage réseau». Pour cela : à l ouverture du gestionnaire de fichier, cliquer une seule fois sur le document. Son descriptif apparaît en bas et là il suffit de cocher «Public» à la place de «Privé» et d enregistrer cette modification de propriété avec la petite disquette verte à droite du nom de document. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 166 sur /07/2009

167 VIII.1. 5 Descriptif du document Comme nous venons de le voir la description du document s affiche dessous. Pour renommer un document vous pouvez simplement retaper un nom et cliquer sur la disquette verte. En cochant celui-ci vous pouvez aussi gérer le fichier en choisissant de le déplacer, d le copier ou de le supprimer grâce au menu déroulant en haut. Question : «J ai des documents Word tout fait et je voudrais les copier/intégrer dans le isolution. Choisir un document de départ dans le bon dossier avec la bonne requête puis dans la modification du bloc, il faut faire un copier coller de votre document mais le collage se fait uniquement par Ctrl + V et ne garde que le texte pas la mise en page. Pour toutes questions, documents que vous voudriez intégrer par nos services, contactez nous au ou envoyez vos fichiers, courrier Word à gestibase@gmail.com. VIII.2. Module d Excel Préambule : Paramétrage de Mozilla Firefox La 1ère des sécurités c est vous. Donc 1ère précaution ne pas laisser de trace. Dans le navigateur firefox, saisir les mêmes paramétrages que les écrans ci-contre. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 167 sur /07/2009

168 Récupération des données sur isolution Ouvrir le menu «Impression Module d Excel». La palette «Choix de la requête» s ouvre. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 168 sur /07/2009

169 Ici, plusieurs requêtes sont disponibles. 1) Informations concernant l élève de l année en cours. 2) Informations concernant les parents. 3) Requête pour les élèves en cours de recrutement. 4) Requête pour les anciens élèves. 5) Informations sur les stages des élèves en cours. 6) Publipostage sur thème du carnet d adresse. 7) Recensement des visites en entreprises. 8) Courrier de facturation relance. Sélectionner les enregistrements souhaités (élèves, candidats, carnet adresses ) en cliquant sur la flèche verte. Dans l onglet «choix des élèves», cocher les élèves souhaités et cliquer sur exporter la requête Vous obtiendrez un tableau Excel avec des données brutes à enregistrer dans vos documents. Il ne vous restera qu à faire correspondre vos champs de fusion sous Word ou autre avec ce document source en respectant bien la dénomination des champs de fusion. Gestibase. Aide isolution, VERSION ENTIERE Page 169 sur /07/2009