Guide de l Utilisateur Tadeo V26

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1 Mis à jour : 17/07/2014 Guide de l Utilisateur Tadeo V26 Guide d utilisateur en ligne : 1

2 Avertissement : La TadeoBox est prévue uniquement dans un usage de communication et ne doit en aucun cas être utilisée à d autres fins. Usage de Tadeo : votre employeur a souscrit au service Tadeo afin de favoriser l autonomie et le travail en équipe en permettant la libre communication entre tous,. A cet effet, vous êtes dépositaire d une TadeoBox qui vous permet d échanger avec l ensemble de vos interlocuteurs professionnels. Cette mise à disposition suppose que vous acceptiez les règles d usage de Tadeo, dans le respect des différents intervenants, en conservant un comportement et des propos conformes à l ordre public et aux bonnes mœurs. 2

3 SOMMAIRE I. Introduction page 4 II. Mise en place de la TadeoBox pages 5 à Procédure de mise en place 2.2 Plan de raccordement 2.3 Modèles de Tadeobox 2.4 Branchement d un Tade8 Duo III. L interface Tadeo pages 9 à S identifier sur Tadeo 3.2 Description de la fenêtre de connexion 3.3 Connexion à la plateforme 3.4 Description de l interface 3.5 Couper la communication 3.6 Quitter Tadeo Annexes pages 30 à 39

4 I. Introduction Le présent document a pour objectif d initier les utilisateurs à l utilisation de l interface de communication Tadeo. Tadeo permet aux collaborateurs sourds ou malentendants et aux personnes entendantes de communiquer entre elles en temps réel : Un TadeOpérateur, sur la plateforme Tadeo, assure la communication entre les deux interlocuteurs : il transmet oralement à la personne entendante les propos de la personne sourde et traduit les propos de la personne entendante à la personne sourde grâce à la Transcription Instantanée de la Parole (TIP) ou à la Langue des Signes Française (LSF). 4

5 II. Mise en place de la TadeoBox 2.1 Procédure de mise en place Avant d utiliser votre TadeoBox : - Raccorder l alimentation du portable à une prise électrique, - Allumer - Brancher les prises USB dans l ordre suivant : - 1 ère webcam (à gauche de la TadeoBox*) - 2 e webcam (à droite de la TadeoBox*) - Micro «Tade4», «Tade8», «Tade8 duo» ou Tade4 Tade8 Tade8 duo * Pour une meilleure performance, il est conseillé de brancher une webcam de chaque coté de la TadeoBox Attention! Toujours brancher les périphériques (webcams, micro..) avant de lancer l application Tadeo 5

6 II. Mise en place de la TadeoBox 2.2 Plan de raccordement 6

7 II. Mise en place de la TadeoBox 2.3 Modèles de Tadeobox Ordinateur standard HP PROBOOK 4545S Poids : 2,4 kg Ecran : ports USB Ordinateur light Toshiba PORTEGE R930-18U Poids : 1,4 kg Ecran : 13 3 ports USB Tablette tactile avec clavier détachable SAMSUNG NOTEBOOK XE700T1C-A01FR Poids : 1,5 kg Ecran : ports USB 7

8 II. Mise en place de la TadeoBox 2.4 Branchement d un Tade8 Duo Brancher les 2 Tade8 avec le câble Ethernet Connecter la prise d alimentation sur le cordon du Tade8 et ensuite le transfo sur le secteur 4 5 Connecter, sur un des deux tade8, le câble mini USB et la prise USB sur l ordinateur IMPORTANT -La prise d alimentation doit être impérativement branchée avant de connecter la prise USB sur l ordinateur - Quand les 2 tade8 sont branchés en tade8 Duo, il n y a qu un seul câble USB à brancher sur la tadeobox. On peut choisir l un ou l autre. 8

9 3.1 S identifier sur Tadeo Cliquez sur l icône Tadeo située sur le bureau de la TadeoBox Il est alors nécessaire de s identifier afin de se connecter à la plateforme. Pour ce faire, suivez la procédure suivante : - saisissez votre nom d utilisateur dans le champ «Nom d utilisateur» - saisissez votre mot de passe dans le champ «Mot de passe» - cliquez sur le bouton «Login» 9

10 3.1 S identifier sur Tadeo En cas d erreur dans la saisie du nom d utilisateur ou du mot de passe, un message d erreur apparaît à l écran: Dans le cas contraire, la fenêtre de connexion s affiche : 10

11 3.2 Description de la fenêtre de connexion Cette fenêtre peut être décomposée en 6 zones : 1. Faire une demande de réservation 2. Choix du mode de communication 3. Statut 4. Changement d utilisateur 5. Répondeur 6. Outils 11

12 3.2 Description de la fenêtre de connexion 1. Faire une demande de réservation Vous pourrez désormais effectuer une demande de réservation d opérateurs pour une réunion, un entretien, une formation en cliquant sur le bouton «Demande de Réservation» et en renseignant les champs indiqués. Remarques: Tous les champs sont obligatoires : vous ne pouvez pas envoyer votre demande s ils ne sont pas complétés. Pour des raisons de sécurité, vous ne pouvez pas envoyer directement les supports de préparation de la TadeoBox. Ils sont à transmettre à planning@tadeo.fr à partir de votre professionnel. Pour annuler une réservation, contactez la plateforme :! planning@tadeo.fr Pour confirmer, cliquez sur «Confirmation» en bas à droite 12

13 3.2 Description de la fenêtre de connexion 1. Faire une demande de réservation Planning prévisionnel hebdomadaire Vous avez également un aperçu des disponibilités prévisionnelles des opérateurs sur une semaine grâce au calendrier et au code couleur associé. 13

14 3.2 Description de la fenêtre de connexion 2. Choix du mode de communication La connexion est établie. Choisissez votre mode de communication : Langue des Signes Française (LSF) Transcription Instantanée de la parole (TIP) Langue française Parlée Complétée * RepeaWriting (Rédaction Vocale) * uniquement sur RDV, contacter sophie.tison@tadeo.fr se reporter à la rubrique «contacts» dans le guide 14

15 3.2 Description de la fenêtre de connexion 2. Choix du mode de communication Indicateurs de trafic des appels Les indicateurs de couleurs vous permettent de connaître la disponibilité en temps réel des opérateurs sur la plateforme: Du vert (la plateforme est libre, la réponse sera instantanée) en passant par le jaune, l orange, puis le rouge (la plateforme est occupée mais pas injoignable, l attente sera donc plus longue), les couleurs vous permettent ainsi d évaluer votre temps d attente avant de vous connecter à la plateforme! 15

16 3.2 Description de la fenêtre de connexion 3. Statut Le statut désigne le mode sous lequel vous désirez apparaître. Deux choix vous sont proposés : Disponible : vous pouvez contacter et être contacté par Tadeo. Absent : vous pouvez uniquement contacter Tadeo, vous ne pouvez pas être contacté. 4. Changement d utilisateur Dans le cas où le nom d utilisateur affiché ne correspond pas à votre identifiant, cliquez sur ce bouton pour vous déconnecter et vous reconnecter sur votre identifiant. 16

17 3.2 Description de la fenêtre de connexion 5. Répondeur L enveloppe devient verte et clignote lorsqu un correspondant vous a laissé un message vocal. Cliquez sur l enveloppe pour faire apparaître le message : 17

18 3.2 Description de la fenêtre de connexion 6. Outils Le menu Outils possède plusieurs fonctions. Consulter le journal des appels Grâce au code couleur (vert ou rouge), vous pouvez savoir si l appel a abouti ou non. Par exemple, s il s agit d un appel manqué, celui-ci apparaitra en rouge. Il vous renseigne sur les numéros qui vous ont contactés ou que vous avez composés, la date et l heure de l appel. Pour rappeler un des numéros de la liste, sélectionnez-le, puis cliquez sur «Rappeler» en bas à droite. 18

19 3.2 Description de la fenêtre de connexion 6. Outils Composer un numéro de téléphone dans le champ prévu à cet effet, puis cliquer sur «Appeler». Répertoire téléphonique : Vous disposez d un répertoire téléphonique pour gérer vos contacts : o Ajouter o Modifier o Supprimer o Appeler 19

20 3.2 Description de la fenêtre de connexion 6. Outils Changer le mot de passe messagerie vous permet de personnaliser le mot de passe de votre messagerie Changer le mot du compte utilisateur vous permet de personnaliser le mot de passe de votre compte 20

21 3.2 Description de la fenêtre de connexion 6. Outils Edition de phrases pré-écrites pour la création de raccourcis clavier Exemple d utilisation : 21

22 3.3 Connexion à la plateforme Pour vous connecter à la plateforme, une fois que vous avez choisi votre mode de communication, vous aurez à sélectionner la nature de votre besoin * : *Attention! : ceci ne change pas vos habitudes de réservation pour les réunions-formations-entretiens de plus d 1/2 heure 22

23 3.3 Connexion à la plateforme Un échange en anglais? Tadeo fournit également un service de traduction en anglais : en TIP aussi bien qu en LSF, vous pouvez communiquer avec un anglo-saxon au téléphone, en réunion,... Cette option vous permet de rentrer en contact avec un opérateur capable de traduire ou transcrire la langue anglaise de façon simultanée. Il vous suffit alors de cocher la case correspondante avant de sélectionner votre type d utilisation. * * uniquement sur RDV : contacter planning@tadeo.fr, se reporter à la rubrique «contacts» *Attention! : ceci ne change pas vos habitudes de réservation pour les réunions-formations-entretiens de plus d 1/2 heure 23

24 3.3 Connexion à la plateforme Le système recherche maintenant un TadeOpérateur pouvant répondre à votre demande. Durant cette phase, l écran suivant apparaît : 24

25 3.4 Description de l interface Lorsque la communication est établie, l interface de communication s ouvre. Exemple de communication en LSF : L interface se divise en 3 zones : La zone de texte d échanges avec l opérateur : - l historique de la communication écrite regroupant tous les propos rédigés au cours de la communication. - la zone de saisie de l opérateur - votre zone de saisie Accès répondeur : possibilité de lire ses nouveaux messages La fenêtre de l utilisateur La fenêtre du TadeOpérateur Double-cliquer sur la fenêtre pour l agrandir 25

26 3.4 Description de l interface Exemple de communication en Transcription Instantanée de la Parole (TIP) : L interface se divise en 3 zones : La fenêtre du TadeOpérateur La zone de texte d échanges avec l opérateur : - L historique de la communication écrite regroupant tous les propos rédigés au cours de la communication. - La zone de saisie de l opérateur - Votre zone de saisie La fenêtre de l Utilisateur Accès répondeur : possibilité de lire ses nouveaux messages Zone de saisie de l opérateur Clique-droit pour changer la police et la couleur 26

27 3.4 Description de l interface Les raccourcis F5 Masquer / afficher la zone de saisie et l historique F4 ou F3 Agrandir la fenêtre de texte TIP F2 Réduire la zone de texte TIP Double clic Activation / désactivation du mode plein écran de la fenêtre sur laquelle vous cliquez 27

28 3.5 Couper la communication Fin de session : pour mettre fin à une connexion en cours avec un TadeOpérateur, cliquez sur la croix en haut à droite de l interface. En cliquant sur «OUI», vous fermez l interface de communication, mais restez connecté à Tadeo, dans une position d attente d une nouvelle communication. En cliquant sur «NON», vous restez connecté avec le TadeOpérateur. 28

29 3.6 Quitter Tadeo Pour quitter l application Tadeo, cliquez sur la croix en haut à droite de la fenêtre, depuis n importe quelle fenêtre de l application. La fenêtre de demande de confirmation suivante apparaîtra à l écran : Pour quitter l application, cliquez sur le bouton «Ok». Pour ne pas quitter l application, cliquez sur le bouton «Annuler» NOTE : en cours de communication, vous ne pouvez pas quitter directement Tadeo. 29

30 ANNEXES 30

31 SOMMAIRE Annexe 1 : Schémas de mise en place de la TadeoBox - Fiche 1 : Réunion autour d une table rectangulaire - Fiche 2 : Réunion autour d une table en «U» - Fiche 3 : Réunion autour d une table ronde - Fiche 4 : Conférence - Fiche 5 : Discussion en face à face Annexe 2 : Contacts 31

32 Fiche 1: réunion autour d une table rectangulaire 1. Avant la réunion, repérez et préparez l aménagement de la salle, installez le matériel en optimisant la position du câblage, et faites un test avec la plateforme Tadeo. 2. Pour la réunion, regroupez les intervenants pour qu ils soient visibles de la webcam 2, et placez le micro HP au centre, pour que chacun puisse être entendu. NOTE : Dans une grande salle de réunion non occupée entièrement, regroupez les participants sur une zone, de manière à ce que le TadeOpérateur ait une vision d ensemble et que la prise de son soit efficace. Webcam 2 Micro HP Webcam 1 La vision du TadeOpérateur / webcam 2 Utilisateur Tadeo 32

33 Fiche 2: réunion autour d une table en «U» 1. Avant la réunion, repérez et préparez l aménagement de la salle, installez le matériel en optimisant la position du câblage, et faites un test avec la plateforme Tadeo. 2. Pour la réunion, regroupez les intervenants pour qu ils soient visibles de la webcam 2, et placez le micro HP au centre, pour que chacun puisse être entendu. NOTE : Dans une salle de réunion occupée partiellement, la webcam doit en priorité voir les participants entendants et l animateur. Micro HP Webcam 1 La vision du TadeOpérateur / webcam 2 Utilisateur Tadeo Webcam 2 33

34 Fiche 3: réunion autour d une table ronde 1. Avant la réunion, repérez et préparez l aménagement de la salle, installez le matériel en optimisant la position du câblage, et faites un test avec la plateforme Tadeo. 2. Pour la réunion, regroupez les intervenants pour qu ils soient visibles de la webcam 2, et placez le micro HP au centre, pour que chacun puisse être entendu. NOTE : L utilisateur Tadeo doit se situer à proximité de la webcam 2 et du micro HP. Le câblage doit être rationalisé. Micro HP Webcam 1 La vision du TadeOpérateur / webcam 2 Utilisateur Tadeo Webcam 2 34

35 Fiche 4: conférence 1. Avant la réunion, repérez et préparez l aménagement de la salle, installez le matériel en optimisant la position du câblage, et faites un test avec la plateforme Tadeo. 2. Pour la réunion, la webcam 2 doit voir tous les intervenants, et le micro HP doit être au centre, pour que chacun puisse être entendu. L animateur est équipé d un micro cravate. NOTE : Micro cravate Dans une grande salle de réunion où un animateur intervient, il faut prévoir de l équiper d un microcravate, pour que le TadeOpérateur puisse percevoir tous les intervenants de manière optimale. Utilisateur Tadeo Webcam 1 Micro HP La vision du TadeOpérateur / webcam 2 Webcam 2 35

36 Fiche 5: discussion en face à face 1. Avant la réunion, repérez et préparez l aménagement de la salle, installez le matériel en optimisant la position du câblage, et faites un test avec la plateforme Tadeo. 2. Pour la réunion, dirigez la webcam 2 vers l interlocuteur entendant, et placez le micro HP au centre. NOTE : En «face à face», la TadeoBox est placée de côté, pour ne pas créer de barrière psychologique au dialogue. Micro HP La vision du TadeOpérateur / webcam 2 Webcam 1 Utilisateur Tadeo Webcam 2 36

37 Note d usage aux utilisateurs des services de la plateforme Tadeo Recommandations de connexion Le service Tadeo est délivré via un matériel dédié : «La TadeoBox». Cet outil de communication se compose au minimum d un ordinateur portable équipé de deux Webcams, et d un micro haut parleur. La TadeoBox est «le téléphone» de l utilisateur et est, de manière générale, installée sur son poste de travail, à côté du poste informatique. Il peut la déplacer en fonction de ses besoins hors du bureau (réunion, formation, conférence, clientèle, etc.). La TadeoBox permet aussi bien d appeler que d être appelé. Un certain nombre d appels à destination des utilisateurs aboutissent sur leur messagerie du simple fait que leur TadeoBox n est pas allumée. L optimisation de son usage, qui permet aussi bien aux entendants (bénéficiaires de la solution Tadeo au même titre que l utilisateur) de communiquer avec l utilisateur, qu à l utilisateur de communiquer avec les entendants, suppose que la TadeoBox reste connectée pendant tout le temps de présence de l utilisateur dans l entreprise. L utilisateur devrait donc connecter la TadeoBox à son arrivée et la déconnecter à son départ pour bénéficier (et faire bénéficier) pleinement de son autonomie de communication et donc d exercice du métier des uns et des autres. 37

38 Note d usage aux utilisateurs des services de la plateforme Tadeo Transcription écrite : du bon usage des minutes (déontologie) L utilisateur bénéficiant de la Transcription Instantanée de la Parole peut être destinataire (sauf avis contraire de l employeur), sur sa demande exprimée au début de l échange concerné, des minutes brutes des échanges dont le service Tadeo aura assuré la transcription. Ces minutes, étant la transcription du langage parlé, sont assimilables à une prise de notes, ne sont pas utilisables en l état et ne peuvent, en aucun cas, constituer une certification des propos qui ont été recueillis au mieux de la compréhension du TadeOpérateur. Ces minutes ne peuvent donc servir comme élément contradictoire vis-à-vis de tiers, les dits tiers n étant pas demandeurs préalablement d en disposer. Delta-Process ne pourra, en aucun cas, être tenu responsable des conséquences relatives à la transmission, à l usage et à la divulgation non autorisés de ces documents qui doivent rester confidentiels et à l usage exclusif de l utilisateur. 38

39 Informations utiles / Contacts Ouverture de la plateforme La plateforme est ouverte du lundi au vendredi : de 9h à 12h30 et de 13h30 à 17h30 Contacts Planning Si vous souhaitez organiser une réunion ou prendre un rendez-vous exceptionnel (en dehors des horaires d ouverture de la plateforme), transmettez votre demande sur planning@tadeo.fr ou Contacts Assistance Technique Pour tout incident lié à votre TadeoBox, vous pouvez nous contacter nos techniciens : par mail : hotline@tadeo.fr par téléphone : de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30 (répondeur en cas d absence) 39