Guide de Prise en main Soft8 Web Expédition. 02/01/2017 Version 2.0

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1 Guide de Prise en main Soft8 Web Expédition 02/01/2017 Version 2.0

2 Sommaire 1. Préparation du logiciel Les ordres Créer un ordre (départ de votre site pour livraison chez votre destinataire) Créer un ordre pour un destinataire occasionnel Créer un ordre Retour (retour de colis à votre agence) Liste des ordres (liste de tous les ordres réalisés y compris ceux qui ont été supprimés) Clôture des ordres (liste des ordres ouverts que le livreur vient prendre en charge. Les ordres supprimés n apparaissent pas) Impression des lettres de voiture (inutile si vous avez clôturé les ordres. Si vous êtes amenés à imprimer les lettres de voiture chez vous, vous devrez les remettre au livreur) Lettres de voiture Créer une agence (si vous possédez plusieurs sites d expéditions sur la Vendée) Destinataire Créer un destinataire Rechercher un destinataire Créer un magasinier (c est utile si plusieurs personnes sont susceptibles d envoyer des colis) Aides... 8

3 1. Préparation du logiciel Se rendre sur le site Soft8 Web Expédition avec l adresse suivante : Pour se connecter, en tant que : Responsable Login Mot de passe R Une fois sur le site rentrer votre identifiant et le mot de passe puis cliquer sur «Connexion» : 2. Les ordres 2.1. Créer un ordre (départ de votre site pour livraison chez votre destinataire) Une fois que vous vous êtes connecté, vous arrivez sur la création d un ordre. Sinon vous pouvez cliquer sur «Création d un ordre» dans la barre de menu. 1

4 La fenêtre suivante s'ouvre : Le cadre 1, vous permet de choisir si vous voulez créer un ordre Aller ou un ordre Retour. Le cadre 2, correspond à l'expéditeur, vous pouvez saisir votre Référence Expéditeur (Réf. Exped) et choisir à partir de quelle agence vous souhaitez faire votre Ordre (si plusieurs agences ont été créés). Le cadre 3, correspond au destinataire, vous devez saisir votre code client dans «Code destinataire» ou rechercher avec le nom dans «Raison sociale». Une fois le client sélectionné, ses coordonnées s'affichent automatiquement quand vous changez de champs. On peut aussi créer un nouveau client en cochant la case «Nouveau destinataire». Le cadre 4 correspond aux différentes informations que l'on peut renseigner. L'unité (K pour Kilo, etc...), l'heure d enlèvement, un contre remboursement ou une valeur déclarée. Le cadre 5 correspond au colis. Il faut obligatoirement saisir le nombre de colis et le poids total, on peut aussi renseigner le magasinier (à condition d'en avoir créé) et mettre une observation (par exemple : Fragile) Pour finir, cliquer sur «enregistrer» ou faite «entrée», un aperçu PDF apparaît sélectionner l imprimante que vous souhaitez et imprimer. Une ou plusieurs étiquettes sortent selon le nombre de colis saisis Créer un ordre pour un destinataire occasionnel. Pour Créer un ordre pour un destinataire qui souhaite une livraison à une adresse différente, (par un exemple un chantier) vous devez tout d abord choisir un destinataire (le destinataire pour qui vous faites l expédition ou un destinataire «divers») puis une fois sélectionné, vous pouvez changer le nom et l adresse de livraison. Les données saisies ne seront pas enregistrées et les coordonnées du destinataire sélectionné à la base seront inchangées. 2

5 2.3. Créer un ordre Retour (retour de colis à votre agence) Pour créer un ordre retour, aller dans «Création d un ordre» puis sélectionner «Retour». La création d'un ordre retour se fait exactement de la même manière qu'un ordre aller. Donner l étiquette au chauffeur pour qu elle puisse être collée sur le colis lors de sa prise en charge Liste des ordres (liste de tous les ordres réalisés y compris ceux qui ont été supprimés) Pour afficher la liste des ordres, cliquer sur «Liste des ordres», dans la barre de menu : Tous les ordres créés s incorporent dans cette liste. Chaque ligne correspond à un ordre, on y retrouve : Le numéro d ordre, la référence expéditeur, les coordonnées du client, le nombre et poids des colis, la date de création, l'heure d enlèvement et son statut (Ouvert si non clôturé, clôturer si clôturer et annuler si annuler) Pour annuler un ordre, cliquez sur : Pour modifier sur Pour Imprimer sur Pour rechercher un ordre, allez dans le champ «Rechercher» en haut à droite (1). 3

6 2.5. Clôture des ordres (liste des ordres ouverts que le livreur vient prendre en charge. Les ordres supprimés n apparaissent pas). Aller dans «Clôture» : Changer la date et l'heure d'enlèvement si elles ne correspondent pas. (Par exemple : Si vous avez préparé votre expédition à l avance, le matin pour une ramasse l après-midi) Choisissez le type d impression soit sur une imprimante A4 ou sur une imprimante Zebra. Puis «Clôturer» pour faire la clôturer. L aperçu PDF de la liste des ordres apparaît, vous pouvez choisir l imprimante et imprimer. Il faut que vous sortiez deux listes : une pour vous (elle vous sera utile pour contrôler votre facture ou pour suivre un colis) et la seconde pour le chauffeur Impression des lettres de voiture (inutile si vous avez clôturé les ordres. Si vous êtes amenés à imprimer les lettres de voiture chez vous, vous devrez les remettre au livreur). Aller dans «Clôture» : Même principe que pour la clôture sauf que vous devez cliquer sur «Clôturer et imprimer lettre de voiture» puis vous pouvez choisir ou non les tournées que vous souhaitez imprimer. Enfin cliquez sur Imprimer. L aperçu PDF de la liste des ordres et des lettres de voiture apparaît, vous pouvez choisir l imprimante et imprimer. 4

7 3. Lettres de voiture Aller dans l onglet «Lettre de voiture» pour les visualiser. Pour rechercher une lettre de voiture, allez dans le champ «Rechercher» en haut à droite Créer une agence (si vous possédez plusieurs sites d expéditions sur la Vendée). Aller dans «Gestion» puis «Agences» (1) : Pour créer une agence cliquer sur «Nouvelle agence» et remplir tous les champs, puis enregistrer : 5

8 3.2. Destinataire Créer un destinataire Pour créer un destinataire il y a deux possibilités : La première : Aller dans «Gestion» puis «Destinataires» : Cliquer sur «Nouveau Destinataire». Remplir tous les champs pour les coordonnés du client. Puis Enregistrer. 6

9 La deuxième : Directement dans création Ordre, cocher la case «Nouveau destinataire» (1) puis remplissez les champs. Crée votre ordre puis cliquer sur enregistrer Rechercher un destinataire Dans «Gestion» puis «Destinataires» : Pour rechercher un destinataire saisir la valeur que l'on souhaite dans le champ «rechercher» (1) : 7

10 3.3. Créer un magasinier (c est utile si plusieurs personnes sont susceptibles d envoyer des colis). Aller dans «Gestion» puis «Magasiniers» : Pour créer un magasinier, Cliquer sur «Nouveau Magasinier». Remplir les champs Code Magasinier, Nom, Prénom et Mémo (facultatif) puis enregistrer : 4. Aides Si vous rencontrer des soucis avec le logiciel vous pouvez vous aider de l onglet. Vous avez accès à un guide de prise en main du logiciel en cliquant sur «Aide aux utilisateur». Dans le cas où nous devons prendre la main pour vous dépanner, vous devez cliquer sur «Télémaintenance (Teamviewer)», télécharger le logiciel et une fois celui-ci démarré, vous devez nous communiquer votre identifiant et mot de passe. Logiciel de Télémaintenance : 8