TUTORIEL SITE SAV POLARIS W&T

Transcription

1 TUTORIEL SITE SAV POLARIS W&T Aller sur notre site et saisir votre identifiant et mot de passe 1

2 Sommaire 1- UTILISATION DE VOTRE COMPTE ET OUVERTURE DES DROITS D ACCES Comment accéder au site SAV POLARIS W&T Utilisation du menu «Mon Compte»... 5 a) Click on My Account... 5 b) «Mon compte» - Menu «Informations générales... 6 c) «Mon Compte» - Menu «Liste des utilisateurs»... 7 d) «Mon Compte» - Menu «Créer un utilisateur»... 8 e) «Site SAV GOUPIL» - Menu «Gestion des clients finaux» f) «Site SAV GOUPIL» - Menu «Gestion des adresses» COMMENT PASSER UNE COMMANDE DE PIECES DETACHEES Pièces détachées (PG&A) a) Recherche d articles b) Menu «Créer une commande» c) Menu «Mes commandes» Mes devis Demandes Clients COMMENT SOUMETTRE UNE DEMANDE DE GARANTIE Créer une demande de garantie «Standard/Pièce de stock/véhicule en stock» Suivre le traitement de vos demandes de garantie a) Demande de retour pièces b) Demande d informations Gestion des véhicules FONCTIONNEMENT DES SERVICE BULLETINS Fonctionnement des Service Bulletins Soumettre une demande de garantie de type «Service Bulletin» AUTRE Menu Téléchargement Aide Nous contacter Cliquez sur la ligne du menu vers lequel vous souhaitez être rediriger 2

3 1- UTILISATION DE VOTRE COMPTE ET OUVERTURE DES DROITS D ACCES 1-1- Comment accéder au site SAV POLARIS W&T a. Allez sur le site b. Renseignez votre identifiant et mot de passe Si vous n avez pas d identifiants, vous pouvez les demander par mail à l adresse [email protected] En fonction des paramètres de votre compte, vous aurez accès à des portails différents 3

4 4

5 1-2- Utilisation du menu «Mon Compte» a) Click on My Account Le menu administration apparait Mon Compte 5

6 b) «Mon compte» - Menu «Informations générales Vous verrez les informations concernant votre société Si ces informations sont incorrectes, veuillez cliquer sur «Demande de modifications» N.B.1 : Votre encours maximum ainsi que votre encours de cde est indiqué dans ce menu. Lors de l enregistrement d une commande, un message pourra vous indiquer si vous dépasser l encours maximum Faites les modifications nécessaires, puis cliquez sur «Envoyer». Un est envoyé à POLARIS W&T avec votre demande de modification 6

7 c) «Mon Compte» - Menu «Liste des utilisateurs» Vous verrez la liste des utilisateurs votre société 7

8 d) «Mon Compte» - Menu «Créer un utilisateur» Vous pouvez ajouter des nouveaux utilisateurs N.B.1. : Les champs marqués par «*» sont obligatoires Certains champs peuvent être masqués en fonction des paramètres de votre compte N.B.2. : Vous devez voir un compte «Administrateur» pour pouvoir créer de nouveaux comptes a. Veuillez renseigner votre Nom, Prénom, , Téléphone et Fonction b. Pour créer l accès à un compte, cochez la case «Donner accès au site» 8

9 c. Choisissez le «Profil» - «Administrateur» : L utilisateur aura accès à tous les paramètres du site. Il/Elle pourra également passer des commandes de pièces détachées, les suivre et soumettre des demandes de garantie - «User» : L utilisateur pourra passer des commandes de pièces détachées, les suivre et soumettre des demandes de garantie d. Veuillez renseigner un «Identifiant» et un «Mot de passe» Puis cliquez sur «Valider» e. Cliquez sur «Envoyer Identifiants» N.B.3: Vous pouvez renvoyer les identifiants à tout moment en cliquant sur «Envoyer Identifiants» 9

10 Site SAV GOUPIL e) «Site SAV GOUPIL» - Menu «Gestion des clients finaux» a. «Paramétrage client final» Vous avez la possibilité de donner un accès au site à vos client finaux afin qu ils puissent vous faire des demandes de pièces détachées (les clients finaux ne pourront pas passer de commande directement à POLARIS W&T) Veuillez renseigner les informations suivantes : i. «Taux de marge sur Prix Tarif(%)» : vous pouvez renseigner une marge qui sera appliquée sur votre prix tarif. Cette marge sera effective pour tous vos clients finaux. Le taux de marge ne sera applicable que si vous donnez accès aux tarifs des pièces à votre client final (cf. point d./iv) ii. « de réception des demandes des client finaux» : toutes les demandes de vos clients finaux seront envoyées à cette adresse . Vous ne pourrez pas donner un accès à un client final si cette adresse n est pas renseignée 10

11 b. «Liste des clients» Vous pouvez voir la liste des clients pour lesquels vous avez créé un accès c. «Créer un Client» i. Vous pouvez créer un nouveau client cliquez sur «Créer un client» ii. Renseignez les informations du client puis cliquez sur «Valider» 11

12 d. «Créer un accès au site» i. Retournez à la liste de clients et sélectionnez le compte du client pour lequel vous souhaitez créer un accès au site ii. Cliquez sur «Créer un accès au site» iii. Renseignez un «Identifiant» et «Mot de passe» puis cliquez sur «OK» iv. Paramétrage du compte : vous pouvez choisir de donner ou pas l accès aux prix des pièces et également paramétrer une remise qui ne sera appliquée qu à ce client donné N oubliez pas de cliquer sur «Valider» pour sauvegarder les données renseignées 12

13 i. Vous pouvez renvoyer un identifiant à tout moment en cliquant sur «Envoyer identifiant» 13

14 f) «Site SAV GOUPIL» - Menu «Gestion des adresses» Vous pouvez voir la liste des adresses et en créer une nouvelle Cliquez sur «Ajouter une adresse» N.B.1. : Les champs marqués par «*» sont obligatoires N.B.2. : Vous ne pourrez valider une commande de pièces détachées que si au moins une adresse de livraison a été enregistrée 14

15 2- COMMENT PASSER UNE COMMANDE DE PIECES DETACHEES 2-1- Pièces détachées (PG&A) Plusieurs possibilités de recherche: - Par sélection directe de l article: o «Ref. List» - Par recherche sur un Véhicule/Model Year o «PDF Catalog» -> sélection manuelle o «e-catalog» -> sélection interactive a) Recherche d articles a. Cliquez sur l icône «Ref. List» La page de recherche par «Code article» ou «Désignation» s affiche par défaut quand vous cliquez sur le menu «Recherche d articles» L icône «Ref. List» apparait uniquement si vous avez précédemment cliqué sur l icône «PDF Catalog» Vous pouvez renseigner les références des articles, les quantités et les ajouter au panier 15

16 b. Cliquez sur l icône «PDF Catlog» : i. Renseignez le numéro de série/immatriculation/parc du véhicule puis cliquez sur «Rechercher» ii. Vous pouvez chercher par numéro de référence ou désignation seuls les références compatibles avec le véhicule concerné apparaitront iii. Vous pouvez cliquer sur l icône PDF pour accéder au catalogue pièces détachées du véhicule iv. Une fois que vous avez trouvé la bonne référence, vous pouvez renseigner la quantité requise puis l ajouter au panier 16

17 c. Cliquez sur l icône e-catalog : Vous allez être redirigé vers notre site d éclaté interactif de pièces 3 Catalogues existent: o «Goupil French» vues éclatés et nomenclatures en français o «Goupil English» vues éclatés et nomenclatures en anglais o «Polaris» vues éclatés et nomenclature des véhicules GEM et Brutus N.B.1. : Pensez à sélectionner le bon catalogue avant de lancer la recherche. v. Différentes possibilité de recherche : - «Modèle» recherche via le numéro de série ou le numéro mine du véhicule - «Pièces» Recherche via la description ou le numéro de la pièce sur un véhicule précis ou dans tout le catalogue. - «Ligne de produit» recherche dans un véhicule en le sélectionnant via son catalogue en fonction de son type et de son année de production. vi. Visualisation des planches et ajout d un article dans le panier : Lorsque vous sélectionnez une vue éclatée dans l arborescence, celle-ci s affiche dans la partie droite de l écran. Vous pouvez ajouter les pièces à votre panier (A) ou si celle-ci est détaillé ouvrir son détail (B) 17

18 N.B.1. : Les pièces marquées «NS» ne sont pas vendues. N.B.2. : Les articles détaillés sont précédés de «>>>» devant la désignation. Cliquez obligatoirement sur la bulle pour accéder au détail vii. Soumettre un panier et/ou revenir dans Pour soumettre un panier et/ou revenir sur le site POLARIS-WT, cliquez sur «Liste de sélection» puis sur «Soumettre». N.B.1. : Vous pouvez changer les quantités et/ou supprimer des pièces à cette étape ou après être revenu sur le site Pour sortir du site sans soumettre de panier, cliquez sur le bouton «Close» 18

19 b) Menu «Créer une commande» a. Veuillez-vous référer au chapitre a) pour l aide sur la recherche d articles b. Cliquez sur le panier en haut à droite de l écran pour passer une commande c. Ici vous pouvez ajouter/supprimer des pièces, modifier les quantités avant de soumettre votre commande 19

20 d. Sur cette page, vous devrez : a. Renseigner votre «Référence interne» b. Choisir entre commande «Urgente» ou «Stock» - des remises et délais de livraison différents s appliquent en fonction du type de commande c. Modifier/ajouter une «Adresse de livraison» si nécessaire d. Confirmer que vous avez lu, compris et accepter les «Conditions générales de vente et de garantie» e. «Valider la commande» 20

21 c) Menu «Mes commandes» a. Ici vous pouvez accéder aux détails de vos commandes et les suivre Description des différents statuts de commande : - «Tous» : liste de toutes les commandes - «En cours de saisie» : liste des commandes que vous n avez pas encore transmises à POLARIS W&T - «En attente d enregistrement» : liste des commandes en attente de traitement par POLARIS W&T - «En préparation» : liste des commandes en cours de préparation par POLARIS W&T - «Livrée partiellement» : liste des commandes pour lesquelles il y a des places en reliquat. POLARIS W&T vous indiquera une date de livraison estimée dès que possible - «Livrée totalement» : liste des commandes pour lesquelles toutes les commandes ont été expédiées b. Pour voir le détail d une commande, cliquez sur la ligne correspondante 21

22 c. Lorsqu une commande a été partiellement ou totalement expédiée, vous aurez accès au «N Bon de Transport». Si vous cliquer sur le numéro de suivi, vous serez redirigez vers le site de suivi du transporteur d. Sur cette page vous pouvez également télécharger votre «Commande», «Bon(s) de livraison» et la «Facture» dès qu ils seront disponibles 22

23 2-2- Mes devis a. Lorsque vous passez une commande, si vous voulez sélectionner une pièce pour laquelle le prix n est pas renseigné, vous pouvez soumettre une demande de devis à POLARIS W&T b. La mention «Devis» sera indiquée à la place du tarif. Cliquez sur le logo c. Vous retrouverez ensuite la référence dans la section «Recherche d articles dans ce véhicule». Cliquez sur le panier orange pour soumettre votre demande de devis d. Cliquez sur le panier (en haut à droite de la page) 23

24 e. Vous retrouverez votre article dans «Mon Panier Devis» f. Cliquez sur «Passer la commande» pour soumettre votre devis à POLARIS W&T. Vous recevrez un dès que votre demande de devis aura été validée. Vous retrouvez la demande dans la liste des devis «Chiffré» (cf. point h.) g. Si votre panier contient des articles avec et des articles sans prix, vous pourrez choisir si vous souhaitez «Attendre le retour du devis pour passer votre commande complète» ou «Annuler et modifier votre demande» h. Description des différents statuts de devis - «Tous» : liste tous les devis - «Transmis» : liste les devis que vous avez transmis à POLARIS W&T - «Chiffré» : liste les devis que POLARIS W&T a validés - «Passé en commande» : liste les devis que vous avez transformés en commande 24

25 i. Pour passer une commande à partir d un devis, sélectionnez-le dans la liste des devis «Chiffrés» j. Cliquer sur «Accepter le Devis» k. Vous serez ensuite rediriger vers le menu de passage des commandes 25

26 2-3- Demandes Clients a. Ici vous pouvez accéder aux détails de vos demandes clients et les suivre Description des différents statuts de demandes clients : - «Tous» : liste toutes les demandes clients - «Transmis» : liste les demandes clients qui vous ont été transmises - «Traités» : liste les demandes clients que vous avez traitées b. Pour traiter une demande, sélectionnez-le dans la liste «Transmis» 26

27 c. Vous pouvez maintenant traiter la demande de votre client i. Si vous avez en stock les pièces que souhaite votre client, renseignez «0» dans la colonne «Qté en commande à POLARIS W&T» - puis cliquer sur «Valider Commande» ii. Si vous n avez pas en stock les pièces que souhaite votre client, renseignez la qté demandée dans la colonne «Qté en commande à POLARIS W&T» - puis cliquer sur «Valider Commande» iii. Vous serez ensuite rediriger vers le menu de passage de commande pour valider votre commande à POLARIS W&T 27

28 3- COMMENT SOUMETTRE UNE DEMANDE DE GARANTIE 3-1- Créer une demande de garantie «Standard/Pièce de stock/véhicule en stock» a. Sélectionner le type de demande de garantie puis cliquez sur «Suivant» : i. «Standard» : choisir cette option pour les véhicules ayant une date de mise en circulation (véhicules de DEMO inclus) ii. «Pièce de stock» : choisir cette option pour une demande de garantie pièce iii. «Machine en stock» : choisir cette option pour les véhicules sans date de mise en circulation iv. «Service Bulletin» : choisir cette option pour les demandes de garantie liées à un Service Bulletin (voir chapitre 3-2) b. Pour les demandes de garantie «Standard» et «Machine en stock», sélectionnez le véhicule puis cliquer sur «Rechercher» N.B.1.: Pour soumettre une demande de garantie standard, le véhicule doit avoir une date de mise en circulation 28

29 c. Veuillez renseigner tous les champs. Les champs marqués par «*» sont obligatoires. Puis cliquer sur «VALIDER» d. Ajouter des pièces détachées. Renseignez la référence des pièces que vous avez commandées N.B.2: Une pièce principale est obligatoire pour soumettre une demande de garantie. Cochez la case de la pièce principale responsable de la panne e. Vous pouvez ajouter un fichier en cliquant sur «Ajouter» Cliquez sur «VALIDER» pour ajouter le fichier à la demande de garantie 29

30 f. Vous pouvez «Supprimer» ou «Enregistrer» la demande à tout moment. Pour transmettre la demande de garantie à POLARIS W&T, cliquez sur «Transmettre la demande» 3-2- Suivre le traitement de vos demandes de garantie a. Ici vous pouvez voir le détail de vos demandes de garantie et suivre leur traitement Description des différents statuts des demandes de garantie : - «Tous» : liste de toutes les demandes de garantie - «En cours de saisie» : liste des demandes de garantie que vous n avez pas encore transmises à POLARIS W&T - «Attente de traitement» : liste des demandes de garantie que vous avez transmises à POLARIS W&T - «Demande de retour pièces» : liste des demandes de garantie pour lesquelles POLARIS W&T vous a demandé de retourner une pièce défectueuse - «Demande d infos» : liste des demandes de garantie pour lesquelles POLARIS W&T vous a demandé des informations complémentaires - «Traitée» : liste des demandes de garanties traitées par POLARIS W&T a) Demande de retour pièces Renseignez la date de retour des pièces N.B.1 : Merci de bien vouloir nous retourner la/les pièce(s) sous 1 mois ; le cas échéant, votre demande pourra être clôturée. 30

31 b) Demande d informations a. Au bas de la demande de garantie, vous verrez la demande d informations de POLARIS W&T b. Vous devez répondre dans la section Description de la panne de la demande de garantie N.B.1 : Merci de bien vouloir nous faire un retour sous 15 jours; le cas échéant, votre demande pourra être clôturée. 31

32 3-3- Gestion des véhicules a. Ici vous avez accès à la liste de vos véhicules et vous pouvez ajouter ou modifier certaines informations (cf. point c.) b. Vous pouvez rechercher un véhicule avec le numéro de série/d immatriculation/parc/nom du client final c. Fiche d un véhicule vous pouvez ajouter/modifier les informations ci-dessous : i. Numéro de Parc ii. Numéro d immatriculation iii. Client final Pour enregistrer vos modifications, cliquer sur «VALIDER» La mise en circulation du véhicule se fera sur le site «PRODUCT» d. Vous pouvez également voir les Services Bulletins (ou tout autres documentation techniques) liés à ce véhicule 32

33 4- FONCTIONNEMENT DES SERVICE BULLETINS 4-1- Fonctionnement des Service Bulletins a. Lorsque vous vous connectez au site SAV POLARIS W&T, le message ci-dessous apparait i. «Accéder aux Service Bulletins» : vous serez redirigé vers le menu «Service Bulletin» ii. «Accéder au site» : vous serez redirigé vers la page d accueil du site SAV POLARIS W&T N.B.1: Vous pouvez également accéder au menu «Service Bulletins» via l onglet «Documentation» b. Vous pouvez rechercher un Service Bulletin par le numéro de série ou le Model Year du véhicule c. Cliquer sur l icône PDF pour voir les détails du Service Bulletin d. Puis cliquer sur «Accepter le Service Bulletin» 33

34 4-2- Soumettre une demande de garantie de type «Service Bulletin» a. Aller dans le menu «Service et Garantie» puis «Créer une Demande de garantie» b. Sélectionner le type de demande de garantie «Service Bulletin» c. Sélectionner le Service Bulletin pour lequel vous souhaitez créez une demande de garantie 34

35 d. Sélectionner le/les véhicule(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez soumettre la demande de garantie, puis cliquer sur «Générer les demandes de garantie pour les véhicules sélectionnés» N.B.1. : Le statut signifie que la demande de garantie a déjà été soumise e. Votre demande de garantie a été soumise à POLARIS W&T 35

36 5- AUTRE 5-1- Menu Téléchargement Via ce menu, vous pouvez télécharger la liste de tarifs ainsi que la liste des temps barémés 5-2- Aide Ici vous pouvez accéder au document d aide N hésitez pas à consulter ce document! 5-3- Nous contacter Ce bouton vous permet d envoyer un à notre service après-ventes 36