COMITÉ TECHNIQUE. Réunion du 25 novembre ****************** Rapport pour information

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1 COMITÉ TECHNIQUE Réunion du 25 novembre 2016 ****************** Rapport pour information Point d étape sur la mise en place de la nouvelle organisation des services régionaux Conformément à la méthode présentée lors des comités techniques des 1 er mars et 11 juillet 2016, ce rapport concerne la poursuite de la mise en place de la nouvelle organisation des services régionaux et décrit les projets d organisation méthodologie et organigramme aboutis des directions ayant mené la phase de préfiguration. Lors du comité technique du 11 juillet, un organigramme général portant organisation intermédiaire des services a été soumis à l avis. Pour rappel, cet organigramme général présentait 34 Directions, 6 Missions composant le projet de nouvel organigramme régional. Cet organigramme régional a été décliné à compter du 15 septembre 2016 par un arrêté portant organisation des services de la Région Hauts-de-France et un arrêté d affectation collectif des agents au sein des nouvelles directions. Les 40 entités préfiguratrices ont ainsi été créées par le rattachement des différentes entités (Directions, Services, Départements, etc.) héritées des organigrammes des deux anciennes Régions. Au lendemain du 11 juillet 2016, la démarche de préfiguration a été lancée de manière globale et opérationnelle et a décliné un processus préalablement défini et discuté en comité de concertation et de négociation, permettant la mise en œuvre effective de la préfiguration pour 5 directions (cf. rapports pour avis présenté ce jour). Processus global de mise en œuvre de la démarche de préfiguration La mise en place des nouvelles Directions se réalise selon les modalités annoncées lors des derniers comités techniques et présentées en comité de concertation et de négociation, à savoir un processus d'identification des directeurs-trices préfigurateurs-trices valorisant les compétences internes et par l'intermédiaire d'un accompagnement méthodologique et managérial. 1. Processus d'identification des directeurs-trices préfigurateurs-trices La phase de recrutement des directeurs préfigurateurs a principalement été déclinée en interne de la collectivité. 38 postes sur les 40 directions/missions préfiguratrices ont été pourvus en interne par redéploiement, conformément à la volonté de valoriser les compétences internes à la collectivité. 95 % des directeurs préfigurateurs retenus sont des agents de la collectivité dont 50 % sont des directeur-trice-s issu-e-s des 2 anciennes organisations. 1

2 La première phase de sélection a été lancée dès le 12 juillet Conformément au principe de sécurité, les postes de directeurs-trices préfigurateurs-trices des nouvelles Directions ont été ouverts, dans un premier temps, dans le cadre d'un appel à candidatures accessible aux directeurs-trices issu-e-s des deux anciennes collectivités, à savoir parmi les 56 directeurs de Direction et les 9 directeurs de service/missions (effectifs présents au 01/05/16). 3 postes de direction ayant fait l objet d une procédure de recrutement classique préalablement au comité technique (Mission Proch emploi, Secrétariat Général, Direction des Finances), 36 postes de direction/mission ont ainsi été proposés à l ensemble des directeur-trice-s concernée-s. Sur cette première phase de sélection, 40 directeur-trice-s candidat-e-s à la préfiguration ont été reçu-e-s en entretien. 7 agents ont candidaté sur deux postes. 25 directeur-trice-s ne se sont pas positionné-e-s. 7 postes n ont pas fait l objet de candidature. 18 directeur-trice-s ont été sélectionné-e-s, soit 45 % des candidats, et nommés au 15 septembre Conformément au principe d opportunité, la 2 ème phase de sélection a conduit à diffuser les 19 postes de directeurs préfigurateurs en interne de la collectivité (grade minimum de recrutement : attaché principal et ingénieur principal) : 7 postes sans candidatures, 1 poste devenu vacant suite à une mutation externe (Direction de l inspection des services) et 11 postes non pourvus. 39 agents ont participé aux jurys de sélection et 17 agents ont été retenus et nommés au 11 octobre 2016, soit près de 46 % des candidats. A l'issue de l appel interne à candidatures, 2 postes de Direction non pourvus ont été ouverts selon le processus classique à l'interne et l'externe jusqu au 8 novembre Point d étape sur la mise en œuvre du dispositif d accompagnement Dès le séminaire des préfigurateurs du 14/11/16, l accompagnement collectif a été mis en œuvre dans le cadre des ateliers de la préfiguration. Ces ateliers thématiques sont programmés chaque semaine le vendredi matin et se déroulent simultanément à Lille et à Amiens. Trois ateliers ont été programmés en octobre et ont accueilli 46 participants (31 à Lille et 15 à Amiens). Ils ont permis d aborder respectivement l animation de séminaires et de la participation des agents, l élaboration de la note de cadrage de préfiguration, la méthode de production d un état des lieux et les nouveaux modes de fonctionnement et de management, ainsi que l harmonisation des politiques régionales. Quatre ateliers sont programmés pour le mois de novembre. Ces ateliers constituent des espaces d échange où les préfigurateurs peuvent bénéficier d apports méthodologiques, échanger sur leurs pratiques, rechercher des solutions collectives et bénéficier de retours d expérience. Parallèlement et pour les demandes d accompagnement qui n entrent pas dans le champ de ces ateliers, une réponse individuelle est examinée par le comité de suivi. Cette réponse peut relever d une intervention du cabinet Ernst & Young, de la DRH, de la Mission fusion ou toute autre fonction support appropriée. De plus, un vademecum de la préfiguration a été mis en ligne depuis le 14 octobre sur l Intranet et permet aux préfigurateurs de disposer d un espace collaboratif. 2

3 3. L affectation des agents au sein de l organisation transitoire Les arrêtés portant organisation des services du 15 septembre 2016 ont réparti l ensemble des agents sur postes permanents présents au 15 septembre au sein des directions nouvellement créées selon l organisation posée lors du comité technique du 11 juillet. Ces rattachements ne constituent pas l organigramme définitif et ont vocation à être structurés voire ajustés lors de la phase de préfiguration, fruit du travail mené par le directeur préfigurateur avec ses équipes, dans une démarche d adaptation progressive de son organisation. Dans l attente de la mise en place de l organisation finalisée au sein de chaque Direction, les agents ont été positionnés dans les mêmes conditions d emploi dans la Direction préfiguratrice sur les missions actuellement exercées, missions éventuellement modulées en accord avec l agent pour tenir compte du contexte et des enjeux de la période transitoire. Ainsi, conformément au principe de sécurité, les agents exerçant des missions d'encadrement dans les entités issues des anciennes Régions conservent leurs fonctions dans ces mêmes Directions. Il en est de même pour les candidats aux postes de directeurs préfigurateurs non retenus à l issue du processus de recrutement qui conservent leur poste au sein de la Direction préfiguratrice. Pour les entités dont une affectation différente a été précisément identifiée dans l arrêté portant organisation des services, la mise en place de la nouvelle organisation au 15 septembre 2016 a emporté autorité hiérarchique de la nouvelle direction sur les agents de ces entités regroupées en son sein. Compte tenu des missions exercées, certaines entités ont vu leurs missions rattachées principalement à une entité et à une seconde pour le reste des missions. Le rattachement principal emporte rattachement hiérarchique de l ensemble de l entité concernée durant la période de préfiguration. La période de préfiguration a pour objet de définir les modalités opérationnelles de transfert des moyens dédiés de la direction d origine à la direction destinataire de la prise de compétences. L organigramme cible devra donc déterminer l affectation la plus pertinente des postes dédiés aux missions transférées. Dans ce cadre, les agents concernés sont invités à participer aux travaux relatifs à la mise en place de la nouvelle organisation. Les agents concernés par des entités aux missions partagées au regard du rapport présenté au comité technique ou rattachés à une direction différente de leur affectation intiale ont été ou sont en cours d information par leur hiérarchie et éventuellement le référent RH pour expliciter les modalités d exercice de leurs missions durant la période transitoire et les ajustements attendus dans le cadre du nouvel organigramme. Par ailleurs, un courrier de la direction des ressources humaines en viendra formaliser ces éléments. 4. les modalités de recrutement et de déclinaison de la nouvelle organisation Conformément aux principes déterminés, il sera mis en œuvre un processus de recrutement de l encadrement (directeur adjoint, responsables de département, responsables de service, responsables de secteur) des nouvelles directions de la manière suivante : Un processus ouvert aux agents de la direction concernée par l intermédiaire d une bourse à l emploi interne à la direction, et notamment aux encadrants de celle-ci. Cette bourse à l emploi sera ouverte également et simultanément aux directeurs et directeurs adjoints à l échelle de l institution. 3

4 Les fiches de poste seront donc diffusées à ce public par la direction des ressources humaines. Le délai des diffusions des offres sera raccourci et les comités de sélection seront organisés dans la continuité pour permettre une mise en œuvre effective de la nouvelle organisation dans les meilleurs délais après le comité technique. NB : pour tenir compte des évolutions inhérentes à certains périmètres, le processus de bourse à l emploi interne pourra concerner les entités des directions antérieurement existantes (équipes concernées par des rattachements dominants et minoritaires au sein de plusieurs directions). Concernant les autres agents (hors postes d encadrement), il sera mis un œuvre un processus d affectation décliné du principe de sécurité (tout agent est affecté sur un poste correspondant à tout ou partie des missions qu il exerçait jusqu à la réorganisation, sans exclure la possibilité de mobilités choisies et négociées avec l administration). Dans ce cadre, au terme du process de préfiguration et de la validation par l Exécutif de l organigramme après avis du comité technique, les affectations seront déclinées de l organigramme nominatif établi par la direction en lien avec la Direction des ressources humaines. Enfin parallèlement, au sein de chaque direction, il pourra être organisé une bourse à l emploi interne pour doter les postes vacants et/ou sollicités par redéploiement, à destination des agents actuellement affectés au sein de la direction. NB : pour tenir compte des évolutions inhérentes à certains périmètres, le processus de bourse à l emploi interne pourra concerner les entités des directions antérieurement existantes (équipes concernées par des rattachements dominants et minoritaires au sein de plusieurs directions). 5. accompagner le processus de nouvelle organisation par l harmonisation des référentiels métiers Afin d accompagner le process de réorganisation, il sera mis en œuvre une démarche d harmonisation des outils de référence de GPEC pour permettre une appréhension harmonisée des fonctions exercées et des métiers présents dans la collectivité, qui sont ou seront déclinés dans les organigrammes. Dans l attente, les agents demeurent rattachés aux emplois ou métiers de référence indiqués sur leur fiche de poste. Les appellations reprises dans les rapports présentés au comité technique seront des appellations plus ou moins proches de l existant afin de constituer une lecture sur les deux versants. La démarche métier Hauts de France pourrait être assise sur la méthodologie suivante : groupe de travail dédié avec les partenaires sociaux sur la GPEC avec pour finalité un passage du référentiel en comité technique, une évolution des fiches métier résultant des travaux menés (groupe de travail cidessus, chantiers RH sur le 1 er semestre 2016, o travail d'analyse et d'élaboration des fiches métier par la direction des ressources humaines selon plusieurs modalités compatibles avec le calendrier institutionnel étude RH des éléments communs à un même métier, tout en prenant en compte les éléments spécifiques à celui-ci 4

5 dispositifs affinant l étude RH (questionnaires, entretiens en présentiel ou téléphoniques, groupes métiers). Le groupe de travail dédié permettra d affiner cette proposition qui donnera lieu à présentation en comité de concertation et de négociation puis en comité technique. pour mémoire : les démarches de GPEC initiées en 2003 en Nord-Pas de Calais et en 2010 en Picardie se sont traduites notamment par la mise en place de documents de référence en Nord-Pas de Calais : le référentiel emplois et compétences des services centraux (2007 actualisation 2011), le référentiel emplois et compétences des agents techniques des lycées ( actualisation 2012), le référentiel emplois et compétences des ports (2012), en Picardie : répertoire des métiers des services (2013 actualisation en 2014 sur le volet lycées). 5