1/9. Tableau de gestion des archives produites par le service de l Aide Sociale à l Enfance du Conseil Général du Tarn

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1 1/9 Tableau de gestion des archives produites par le service de l Aide Sociale à l Enfance du onseil Général du Tarn Archives départementales du Tarn onseil général : Aide Sociale à l Enfance 05/05/2010

2 2/9 Tableau de gestion des archives produites et reçues par le service de l Aide Sociale à l enfance L aide Sociale à l Enfance est un service de la irection Générale Enfance Famille placée sous l autorité de la irection générale adjointe de la Solidarité : L Aide Sociale à l enfance est chargée des missions suivantes : 1. Apporter un soutien matériel, éducatif et psychologique aux mineurs, à leur famille, aux mineurs émancipés et aux majeurs âgés de moins de vingt et un ans. 2. Mener en urgence des actions de protection en faveur des mineurs. 3. Pourvoir à l ensemble des besoins, des mineurs confiés au service soit par les familles elles-mêmes après signature d un contrat d accueil, soit par décision de justice. 4. Mener des actions de prévention des mauvais traitements à l égard des mineurs et organiser le recueil des informations relatives aux mineurs maltraités et participer à leur protection (sans préjudice des compétences de l autorité judiciaire). 5. ans l accomplissement de ses missions et sans préjudice de ses responsabilités le service peut faire appel à des organismes publics ou privés habilités. L Aide sociale à l enfance est divisé en huit secteurs: 1. Administration Finances : assure la gestion administrative et logistique du service, le suivi budgétaire, tableaux de bord, statistiques. 2. Aides à domicile : liquidation des dépenses, déplacements des assistantes familiales, contrôle de gestion ; 3. Gestion de la paye et des assistantes familiales, prestations aux enfants ; 4. Prévention : action éducative à domicile (A.E..), accueils de jour ; 5. Protection : action éducative en milieu (A.M.E.O.), placements directs, majoration des salaires des assistantes maternelles: 6. Pôles Albigeois Bastides, pôle Gaillacois-Pays de ocagne, pôle Autan Sidobre Monts de Lacaune : écisions afférentes aux placements d enfant, services éducatifs de jour. 7. ellule Enfance en danger : observatoire enfance en danger, statistiques, conseil technique des éducateurs, commission des majorations de salaires des assistantes maternelles. 8. Adoption : Suivi administratif et juridique, statut des enfants, assurances. Archives départementales du Tarn onseil général : Aide Sociale à l Enfance 05/05/2010

3 Le présent tableau d archivage des documents produits par la irection Enfance Famille est composé de quatre colonnes : 3/9 6. Typologie : cette colonne contient une énumération de tous les types de documents produits par le service. 7. UA (durée d utilité administrative) : il s agit de la durée pendant laquelle le service est tenu de conserver les documents dans ses locaux où dans le local destiné aux archives intermédiaires. 8. : il s agit du sort à réserver aux documents à l issue de leur UA. Les abréviations utilisées sont les suivantes : : conservation définitive. es documents sont à verser aux Archives départementales du Tarn. haque versement doit faire l objet d un bordereau énumérant les pièces à verser. : destruction. Les documents à éliminer doivent être énumérés dans un bordereau, transmis au directeur des Archives départementales du Tarn pour visa. TS ou TA : tri sélectif ou tri automatique. ertains documents, produits de manière sérielle et en grande quantité, font l objet d un tri dont les modalités sont précisées dans la colonne «observations» ( 4). 9. : les modalités de tri et de conservation sont précisées dans cette colonne. Le tri sélectif consiste à retenir les documents les plus significatifs selon des critères précisés dans cette colonne. Le tri automatique consiste à conserver un pourcentage de documents (1/10 par exemple), ou un millésime donné (années en 5 ou en 0 par exemple). es commentaires concernant l intérêt ou la nature des documents peuvent également être portés. e tableau est établi en application de l article L du ode du patrimoine (créé par ordonnance n du 20 février 2004) et l instruction AF/ PAI/RES/2009/018 du 28 août 2009 concernant le tri et la conservation des archives produites par les services communs à l ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales. OE U PATRIMOINE (extrait) : Article L A l expiration de leur période d utilisation courante par les services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus, [les archives publiques] font l objet d un tri pour séparer les documents à conserver et les documents dépourvus d intérêt administratif et historique, destinés à l élimination. La liste des documents destinés à l élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées en accord entre l autorité qui les a produits ou reçus et l administration des archives. Nota bene : ce tableau ne vaut pas visa d élimination pour les documents dont il prévoit la destruction. La rédaction d un bordereau d élimination, soumis au visa de la direction des Archives départementales du Tarn, reste nécessaire. Tableau établi en janvier 2010 par Annick BREST (Archives départementales du Tarn) en collaboration avec Arlette BE Archives départementales du Tarn onseil général : Aide Sociale à l Enfance 05/05/2010

4 4/9 onseil général du Tarn irection Générale Adjointe des Services Sociaux irection Enfance Famille Aide Sociale à l Enfance UA 1 Affaires Générales 1.1 secrétariat orrespondance : classement 3 ans chronoloqique Notes internes au service 3 ans Le courrier est classé dans le dossier auquel, il appartient Statistiques annuelles 10 ans Etudes dont schéma départemental de 10 ans protection de l enfance Rapport d activités 10 ans ocuments d information produits par le 10 ans service 1.2 Budget budgétaire Les documents existent à la irection du budget Préparation budget primitif Préparation budget supplémentaire écisions modificatives ontrôle de gestion 1.3 Personnel ossier agent : notation, formation Présence de l agent dans le service ongés 2 ans Le dossier est instruit et conservé par la.r.h. 2 Mesures d aide 2.1 Aide à domicile - Technicienne intervention social et familiale, auxiliaire de vie sociale écision de prise en charge 5 ans Procès verbal de décision de prise en 5 ans charge Arrêté de prise en charge 5 ans Le dossier de prise en charge est instruit par la Maison du onseil Général Archives départementales du Tarn onseil général : Aide Sociale à l Enfance 05/05/2010

5 5/9 Factures fonctionnement : paiement UA budgétaire - Allocations mensuelles et secours d urgence - ossier de demandes et de suivi : budgétaire Le dossier de prise en charge est instruit par la Maison du onseil Général Notification d attribution aux familles et aux prestataires ertificats de paiement écision d attribution Bordereaux des comptes Relevés des comptes hèques + talons - ahier d enregistrement des secours d urgence versés aux allocataires budgétaire 3 Mesures de Protection 3.1 Enfance en risque de danger ou en en danger 10 ans après la majorité Informations préoccupantes Rapport d évaluation Rapport médical éventuel ompte-rendu téléphonique orrespondance Suite donnée - Enfance en danger ou en risque de l être classé signalement sans suite - Enfance en danger ou en risque de l être : signalement provenant d autre département 20 ans TS 3 ans onserver les années dont le millésime se termine par 0 et Action éducative à domicile (A.E..) ou en milieu ouvert : Archives départementales du Tarn onseil général : Aide Sociale à l Enfance 05/05/2010

6 6/9 UA - ossier familial d action éducative à domicile : mesure administrative 10 ans après la majorité Rapport s sociaux d évaluation orrespondance - Action éducative en milieu ouvert (A.E.M.O.) : mesure judiciaire Ordonnance ou jugement d assistance éducative 5 ans à/c de le fin de la mesure 3.3 Mesures d accueil contractualisé et de placement judiciaire - ossier de l enfant accueillie Mesures administratives et judiciaires Ordonnance de placement ou de jugement (juges des enfants, juge des affaires familiales, juge des tutelles) onvocation au tribunal / cour d appel Ordonnance de dessaisissement ontrat de placement mineur et jeune majeur Arrêté confirmant l accueil provisoire ou le placement judiciaire Rapport d évaluation des travailleurs sociaux Arrêté confirmant l accueil provisoire ou le placement judiciaire 90 ans après la naissance Mesures financières : ouverture maladie universelle emande de participation des parents aux frais de placements Prise en charge financière (notification, correspondance) Récupérations des prestations auprès de la.a.f. orrespondance (calendrier) Archives départementales du Tarn onseil général : Aide Sociale à l Enfance 05/05/2010

7 7/9 UA ossier médical : Rapport du médecin, visite, entretien, certificat 90 ans après la naissance ossier scolaire :, orientations 3.4 Sinistres 5 ans éclaration assistante familiale / établissement Justificatifs des dommages evis Bordereau d envoi à la compagnie d assurance 3.5 Mesure de tiers digne de confiance : 5 ans à/c de la fin de la mesure Ordonnance du juge Attestation de prise en charge éventuelle Justificatif de paiement de l allocation 3.6 Surveillance administrative A l issue de la surveillance administrative Le dossier est conservé dans le département placeur emande du département placeur ossier de demande Rapport d évaluation Mesure administrative judiciaire 4 Assistance familiale 4.1 ossier d agrément et suivi des assistantes familiales Instruit par le service Protection maternelle et infantile Archives départementales du Tarn onseil général : Aide Sociale à l Enfance 05/05/2010

8 8/9 UA 4.2 arrière 90 ans à/c de la date de naissance ontrat Attestation d agrément Etat civil Formation Evaluation 4.3 ossier comptable 10 ans après le départ à la retraite Frais de déplacements mensuels Récapitulatif des frais saisis du mois 4.4 Arrêts maladies ourte durée 5 ans Longue maladie, accident du travail 5 ans 4.5 Bulletins de paie 45 ans 5 Liquidation des dépenses Arrêtés de décision Factures Récapitulatif des décisions aux établissements (factures, arrêtés individuels ou de dotation de fonctionnement) ertificats de paiement 6 Recettes Récapitulatif de la.a.f. pour les versements mensuels des prestations familiales ertificats de mandatement sur les départements extérieurs des sommes à rembourser au conseil général pour les frais de déplacements Archives départementales du Tarn onseil général : Aide Sociale à l Enfance 05/05/2010

9 9/9 UA 7 Adoption 7.1 Registres des candidats à l adoption 7.2 ossiers de demande d agrément en vue d adoption 6 ans à/c de clôture du registre ossiers ajournés ou non aboutis 3 ans ossiers refusés 3 ans ossiers acceptés et suivi d une adoption 90 ans à/c de la date de naissance Intégration dans le dossier de l enfant dont il suit le sort ossiers acceptés et non suivi d une adoption 6 ans à/c de l agrément 7.3 ossiers d adoption plénière Pupilles Enfants étrangers 90 ans à/c de la date de naissance 90 ans à/c de la date de naissance 7.4 ossiers des œuvres d adoption Jusqu à dissolution de l association Validé le 18 janvier 2010 Validé le janvier 2010 La irectrice des Archives départementales La Responsable du service Aide Sociale à l Enfance Sylvie ESAHY Françoise EPRE-BOUTET Archives départementales du Tarn onseil général : Aide Sociale à l Enfance 05/05/2010