Guide d accueil des Ateliers Métiers et Compétences

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1 Direction générale des ressources humaines Le référentiel des métiers de l administration de la Polynésie française Guide d accueil des Ateliers Métiers et Compétences Session IV du 08 au 19 avril 2013 à l ancienne Présidence de la Polynésie française, quartier Broche, avenue Pouvana a a Oopa - 1 -

2 Ia orana, Cher collègue, Vous avez été choisi(e) pour participer à la finalisation d un chantier inédit au «fenua» : la réalisation du référentiel des métiers et des compétences de l administration de la Polynésie française. Ce guide a pour objet de vous informer sur les enjeux, les objectifs et le déroulement du projet «Référentiel des métiers», et de préciser ce qui sera attendu de vous dans le cadre des ateliers. Il apporte par ailleurs des informations générales portant sur la structuration de la fiche métier et le lexique qui s y rapporte. La direction générale des ressources humaines Sommaire 1 - Le référentiel : qu est-ce que c est? Page Définitions : métier, emploi, fonction et poste Page A quoi sert un référentiel des métiers? Page Les usagers du référentielpage Un chantier qui mobilise toute l administration Page Le déroulement des ateliers Page Pourquoi vous? Page Le calendrier des ateliers Page Et ensuite? Page 7 Annexe 1 : Comment lire la fiche métier? Page 8 Annexe 2 : Exemple de la fiche métier «secrétaire» Pages 9-10 Annexe 3 : Exemple de l itinéraire de formation «secrétaire» Page

3 1 - Le référentiel : qu est-ce que c est? Le référentiel des métiers est une cartographie des métiers, des emplois, et des compétences relevant des services et des établissements publics administratifs. Il se compose de «fiches métier», qui contiennent plusieurs types d informations sur chaque métier de l administration, telles que les activités, les compétences, ou encore les conditions particulières d exercice (voir annexe 1). Les métiers sont classés par «familles professionnelles» (ex : ressources humaines, communication, etc.), elles mêmes regroupées par «domaines professionnels». Les 5 domaines sont : A - Pilotage, management et gestion des ressources ; B - Politiques publiques d aménagement et de développement ; C - Interventions techniques et sécurité ; D - Services à la population ; E - Santé publique. 2 - Définitions : métier, emploi, fonction et poste. «Métier» : Ensemble d emplois ou de situations de travail liés par une même technicité, présentant un noyau dur commun d activités et requérant des compétences proches. Le métier, contrairement au poste ne renvoie pas à une organisation du travail spécifique. Exemple : secrétaire «Emploi» : Désigne un ensemble de situations de travail, présentant des contenus d activités identiques ou similaires, et regroupant plusieurs postes. Exemples : secrétaire de direction, secrétaire médical - 3 -

4 «Fonction» : C est l ensemble des activités et des compétences transversales aux métiers et aux familles professionnelles qu un agent doit assurer dans le cadre d une organisation donnée, et qui ne relève pas uniquement de son métier. Exemples : chef de bureau, chef de section «Poste» : Unité de base de l organisation du travail correspondant à une situation de travail individuelle et localisée. Métier rrr «secrétaire» Emploi Emploi Emploi «secrétaire de direction» ou «secrétaire/assistant comptable» Poste Poste Poste Poste Poste Poste 3 A quoi sert le référentiel des métiers? 3 A quoi sert le référentiel des métiers? «secrétaire de direction à la DGRH» «secrétaire médical du CHPF au service de cardiologie» Cet ouvrage contribue à répondre aux objectifs suivants : apporter une connaissance actualisée des métiers de la fonction publique du Pays ; proposer des références et un vocabulaire communs à l ensemble de l administration ; adapter la politique de formation aux besoins et aux réalités du terrain ; faciliter la mobilité fonctionnelle des agents en leur proposant des parcours professionnels individualisés ; ajuster les programmes de recrutements aux métiers exercés. Pour chaque métier exercé, une fiche descriptive des activités et des compétences est dressée. A partir de la fiche métier, un itinéraire de formation est élaboré. Celui-ci se présente sous la forme d un schéma indiquant les modules de formation nécessaires afin de professionnaliser l agent exerçant le métier considéré (voir annexes 2 et 3)

5 Les fiches métier et leurs itinéraires de formation facilitent ainsi l élaboration des plans de formation, de mutation et de recrutement. Le référentiel s impose donc comme le socle de la démarche GPEEC (gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences) dans laquelle l administration polynésienne s est engagée ces dernières années. Il permet d anticiper et d adapter les besoins de l administration en effectifs et en compétences. D autre part, le référentiel sert à appréhender les métiers à venir, au regard de l évolution technologique. Cette projection facilite les réflexions en matière de restructuration d organismes publics, qui peut engendrer la disparition, l adaptation voire l émergence de certains métiers. Le référentiel permet également d identifier les postes d encadrement à envisager dans les 5 à 10 ans, afin de préparer le vivier de cadres destinés à les occuper. Enfin, il contribue à mesurer les notions de polyvalence et de transversalité de certains postes, en fonction de la taille de l entité et de la volumétrie d activité. 4 Les usagers du référentiel Ce document sera utile à toute personne oeuvrant au sein de l administration de la Polynésie française. Sur le plan collectif, il permettra aux dirigeants et aux cadres de l administration dont les responsables des ressources humaines, de mettre en œuvre les outils de la GPEEC. Sur un plan individuel, il sera utile à chaque agent qui souhaite s engager dans une démarche de développement de compétences. Enfin, le référentiel des métiers sera accessible à tout public intéressé par des carrières dans la fonction publique

6 5 - Un chantier qui mobilise toute l administration La direction générale des ressources humaines coordonne l ensemble du projet «référentiel» en partenariat avec le Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPT) qui apporte l expertise et le conseil en matière de méthodologie. Ce projet à caractère transversal nécessite l appui de l ensemble des services et établissements publics administratifs. En effet, pour que le référentiel des métiers soit légitimement reconnu comme ouvrage de base commun, il est indispensable que des groupes de travail composés de représentants de l administration exerçant les métiers considérés, soient associés à la rédaction des fiches métier. Ces groupes de travail se réunissent sous forme d ateliers. Un effort partagé pour une administration modernisée! 6 - Déroulement des ateliers Pour chaque famille professionnelle, un groupe de travail est constitué afin d établir les fiches métier. Au travers de son expérience et de la pratique de son métier au quotidien, chaque participant est invité à décrire et à réfléchir à la finalité de son métier, mais également des métiers de la même famille professionnelle. La vision technique apportée par chaque participant permet de cerner les représentations multiples et socialement marquées que chacun peut se faire du métier ou de la compétence. Guidés par des animateurs, les participants aux ateliers sont amenés à s'exprimer sur les finalités, les pratiques, les activités et les compétences attendues

7 La séance de travail débute par un exposé général sur le projet «Référentiel des métiers», suivie d un tour de table permettant à chaque participant de se présenter et de décrire brièvement son métier. Ces présentations faites, des sous-groupes sont constitués par métier ou métiers périphériques, dont l objectif est d élaborer les fiches métier. A l issue de l atelier, une séance de restitution de toutes les fiches métier produites au cours de l atelier est organisée, permettant à chacun d avoir une vision globale des métiers relevant de sa famille professionnelle. La première série des «Ateliers métiers et compétences» s est déroulée en novembre Elle concernait sept familles professionnelles du domaine A «Pilotage, management et gestion des ressources», et a permis de produire 28 fiches métier. La deuxième série d ateliers de mars 2012 concernait, quand à elle, six familles professionnelles du domaine B «Politiques publiques d aménagement et de développement», pour une production de 28 fiches métier. La troisième série d ateliers d octobre 2012 a permis l étude de 12 familles professionnelles et la production de 63 fiches métier, issues principalement du domaine B et du domaine C «Interventions techniques et sécurité». Les ateliers d avril 2013 porteront, quant à eux, sur l étude de familles professionnelles relevant du domaine C et du domaine D «Services à la population»

8 7 Pourquoi vous? Les participants ont été sélectionnés, dans la plupart des cas, en collaboration avec les chefs de service ou directeurs d établissement administratif. La sélection des participants a été opérée sur la base de critères objectifs visant à constituer des groupes de travail représentatifs des différents types d organismes d emploi et porteurs des finalités professionnelles. Le panel retenu tient compte notamment de l expérience, du statut, de l âge et de la position hiérarchique du participant. Au regard du métier que vous exercez actuellement, de la connaissance pratique de votre environnement professionnel, vous serez amené(e) à évoquer votre quotidien de manière à identifier les finalités, les activités et les compétences de votre métier, mais également pour décrire l articulation possible entre votre métier et les métiers périphériques. Cet exercice aura pour effet de mieux se connaître et se reconnaître au travers d une conception commune du métier. En conclusion, il ne s agit pas de décrire chaque spécificité liée à son emploi mais de dégager les caractéristiques communes à chaque métier. 8 Calendrier des ateliers - 8 -

9 DOMAINE FAMILLES DATES ET HORAIRES LIEU C - Interventions techniques et sécurité Ateliers mécaniques et véhicules Flottille administrative (groupe 1) Flottille administrative (groupe 2) Imprimerie (groupe 1) Mercredi 10 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Jeudi 11 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Mercredi 10 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Jeudi 11 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Vendredi 12 avril 2013 : de 08h00 à 15h00 Lundi 15 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Lundi 08 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Mardi 09 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Imprimerie (groupe 2) Mercredi 10 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Jeudi 11 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Ingénierie, installation et maintenance électrotechnique, électronique Education, enseignement (groupe 1) Education, enseignement (groupe 2) Animation, jeunesse et sports Jeudi 18 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Vendredi 19 avril 2013 : de 08h00 à 15h00 Lundi 08 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Mardi 09 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Mardi 16 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Mercredi 17 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Mardi 16 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Mercredi 17 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Présidence de la Polynésie française, quartier Broche, avenue Pouvana a a Oopa D Services à la population Emploi, formation et insertion professionnelles Social (groupe 1) Vendredi 12 avril 2013 : de 08h00 à 15h00 Lundi 15 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Lundi 08 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Mardi 09 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Social (groupe 2) Jeudi 18 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Vendredi 19 avril 2013 : de 08h00 à 15h00 Culture et patrimoine Lundi 08 avril 2013 : de 08h00 à 16h00 Mardi 09 avril 2013 : de 08h00 à 16h00-9 -

10 9 Et ensuite? Les fiches métier élaborées par les groupes de travail sont consolidées par la direction générale des ressources humaines, garante de la cohérence technique du référentiel. Cette production est soumise pour avis à la commission des métiers et des compétences (délibération n APF du 23 février 2012 portant création et fixant les règles de fonctionnement de la commission des métiers et des compétences de l administration de la Polynésie française), puis au conseil supérieur de la fonction publique, avant d être validée par le conseil des ministres. Les fiches métier et itinéraires de formation, une fois validés, permettront d élaborer de manière progressive des plans de formation au sein de l administration. Adresses utiles : Contact : Madame Jaëlle BODINIER Chef de projet organisation@dgrh.gov.pf

11 REPERTOIRE DES METIERS DE L ADMINISTRATION DE LA POLYNESIE FRANCAISE Annexe 1 COMMENT LIRE LA FICHE METIER? Domaine : Intitulé : Le domaine renvoie aux politiques publiques conduites par Appellation la plus représentative du métier et la Polynésie française significative du champ d activité considéré. Cet intitulé ne doit pas être confondu avec le cadre d emploi ou le grade. Famille professionnelle : Définition : Regroupement de métiers dont la finalité, la technicité et la culture professionnelle sont proches. Les métiers d une même famille professionnelle appartiennent à un domaine d activités commun, offrant des perspectives d évolution (mobilité et formation). Autres appellations : Ensemble des autres appellations qui désignent le métier considéré, dont l usage est parfois moins fréquent Présentation synthétique du métier en termes d activités et d objectifs principaux. Elle permet de résumer la finalité et la raison d être du métier. Activités principales : L activité est l ensemble cohérent d actions ou d opérations concourrant à la réalisation d une mission propre au métier. Seules les activités essentielles figurent dans les activités principales de la fiche métier, constituant ainsi le "cœur du métier". Activités spécifiques : L'activité spécifique est l'ensemble d'actions ou d'opérations concourrant à la réalisation d'une mission annexe souvent associée au métier, mais ne composant pas le "cœur du métier" Emplois à compétences particulières : Emplois inhérents au métier et faisant appel à des activités et compétences additionnelles ou spécialisées Compétences : La compétence est la mise en œuvre combinée de capacités ou de ressources nécessaires à la maîtrise d une activité. Elle englobe les savoirs et les savoir-faire (relationnels et ceux liés à l environnement professionnel). Savoir-faire Savoirs Activité principale 1 Le savoir-faire décrit une action ou opération correspondant Le savoir est la connaissance théorique aux capacités issues de l expérience, nécessaires à généralement acquise dans le cadre de la l exercice de l activité. Il est sujet à évaluation et formation initiale (diplômes, études ), nécessaire apprentissage. à l exercice de l activité. On distingue les savoir-faire techniques et les savoir-faire On distingue les savoirs généraux, les savoirs relationnels. socioprofessionnels, les savoirs procéduraux, les savoirs techniques. Activité principale 2 Facteurs d'évolution : Cette rubrique décrit les facteurs pouvant influer à moyen terme (3 à 5 ans) la technicité relative à l'exercice du métier ou sa finalité. Ils peuvent être d ordre politique, technologique, juridique, réglementaire, économique ou sociologique. Conditions d'accès : Indication des modes de recrutement statutaires Conditions particulières d'exercice : Indication des caractéristiques liées à l exercice du métier : lieu d exercice, horaires, conditions et contraintes particulières, professions et conditions d exercice réglementées, etc.

12 UN EXEMPLE DE FICHE METIER «SECRETAIRE» Annexe 2 Domaine : Intitulé : Pilotage, management et gestion des ressources Secrétaire v3.0 Famille professionnelle : Définition : Moyens généraux Autres appellations : Assistant de direction Secrétaire de direction Secrétaire de séance Assistant administratif Activités principales : Gestion opérationnelle des activités Traitement des dossiers et saisie de documents Accueil physique et téléphonique du public Suivi logistique Activités spécifiques : Recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'entité. Suit et gère les dossiers. Assure l'accueil physique et téléphonique. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail. Emplois à compétences particulières : Secrétaire comptable* (*) activités particulières détaillées ci-dessous Savoir-faire Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous Renseigner des tableaux de suivi des activités de l'équipe Assurer l'organisation logistique de réunions et de déplacements (réservations, convocations, invitations, listes de contacts, etc.) Utiliser des logiciels et des progiciels Compétences Gestion opérationnelle des activités Savoirs Notions d'organisation et de gestion du temps Organisation et fonctionnement de l'administration de la Polynésie française Tableaux de bord et outils de planification et suivi Procédures internes du service Logiciels de bureautique Traitement des dossiers et saisie de documents Filtrer et réorienter les courriers (y compris électroniques) Procédures administratives Réceptionner, enregistrer et vérifier des documents (contrats, courriers, actes,etc.) Techniques de base d'assemblage de documents Dupliquer et relier des documents Techniques de classement et d'archivage Assurer le classement et l'archivage des documents Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais Techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes) Progiciels de gestion

13 Saisir des documents de forme et de contenus divers Prendre des notes, retranscrire et mettre en forme Rédiger des documents administratifs Collecter, exploiter, organiser les informations saisies et les présenter sous forme de documents de synthèse Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire Principes rédactionnels du compte rendu Règles relatives à l'accès aux documents administratifs Vocabulaire professionnel Identifier les sources de documentation (revues, site Internet, etc.) Constituer et mettre à disposition du public un fonds documentaire Accueil physique et téléphonique du public Répondre aux appels téléphoniques, et prendre des messages Assister, conseiller, et orienter le public vers l'interlocuteur ou le service compétent Accueillir, écouter et gérer des situations délicates Contacter et effectuer des relances auprès des interlocuteurs ou du public Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible de tous Diffuser des informations ou des documents Participer à l'organisation d'événements S'assurer du bon déroulement d'évènements sur le plan de la logistique (réservations de lieux, petits matériels, moyens transports, etc.) Faire respecter les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité Aider à la préparation des lieux Suivi logistique Techniques de recherche documentaire Annuaire du Pays et des partenaires Techniques de régulation Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires et d'internet Principes en vigueur en matière de relation au public Techniques d'accueil et d'écoute Fondamentaux linguistiques : tahitien, français, anglais Organigramme des services administratifs de la Polynésie française Règles et consignes de sécurité du lieu et des matériels Horaires d'ouverture, réglementation d'accès aux lieux et à l'information Règles et procédures liées au protocole Techniques d'organisation d'une réunion *Emploi à compétences particulières : Secrétaire comptable Savoir-faire Savoirs Réception, vérification et classement des pièces comptables Apprécier la validité des pièces justificatives Procédures de la comptabilité publique Contrôler les factures du ou des services Classer, archiver les pièces et documents comptables ou financiers Traitement comptable des dépenses et recettes courantes Rédiger un bon de commande ou un acte Nomenclatures comptables d'engagement Préparer les mandatements et titres de recette Calendrier budgétaire et comptable de la collectivité Saisir les factures et mandats Réaliser les engagements et le suivi des crédits Identifier un problème sur une opération comptable Utilisation des progiciels de gestion comptable

14 Effectuer des saisies d engagements et de mandatements dans le logiciel informatique Suivre des actes comptables via un tableur Fonctionnalités du progiciel comptable Facteurs d'évolution : Evolution des technologies d'information et de communication Développement du système de guichet unique Conditions d'accès : Concours externe et interne Conditions particulières d'exercice : Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service Grande disponibilité vis-à-vis du cadre qu'il assiste Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

15 UN EXEMPLE D ITINERAIRE DE FORMATION «SECRETAIRE» Annexe 3