Procès-verbal de l assemblée générale Association ONCO NORD PAS DE CALAIS

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1 Procès-verbal de l assemblée générale Association ONCO NORD PAS DE CALAIS Du 26 mai à 18h Les membres de l association ONCO NORD PAS DE CALAIS se sont réunis en assemblée générale le 26 mai 2014 dans les locaux de l Hôpital Saint Vincent - Salle de conférence (Rez-bas) Boulevard de Belfort -B.P LILLE CEDEX Il a été établi une feuille d émargement des membres présents et représentés (liste des participants en annexe). Sur les 60 établissements autorisés, 12 membres étaient présents, 8 sont excusés, 11 pouvoirs ont été transmis aux représentants. 8 administrateurs sont présents dont les 4 représentants des collèges respectifs. 7 salariés sont présents. Conformément à l article des statuts, les quatre représentants des collèges étant présents, le quorum atteint, l assemblée peut valablement délibérer à titre ordinaire. L assemblée est présidée par le Pr Bonneterre en qualité de président en exercice de l association. Le président rappelle l ordre du jour. Les points suivants sont à l ordre du jour : Rapport moral du président Rapport financier 2013 et rapport du commissaire aux comptes Perspectives et plan d'action ation analytique des recettes et dépenses en 2013 Questions diverses Le PPT de présentation est joint au PV d AG RAPPEL CONCERNANT LES MODALITES DE VOTE EN AG (NOUVEAUX STATUTS 12/11/2012) Conformément aux statuts, chaque collège a désigné un représentant et des suppléants afin de voter collectivement. Chaque collège devra transmettre au plus tard avant le prochain CA (12 septembre 2014) les modalités d organisation définies afin de garantir l expression de chacun. RA PPORT MORAL (R ap p ort d activité 2013 s u r le site in tern et : w ww.on co -npdc.fr)

2 Le président présente le rapport moral Il rappelle les faits marquants de l année 2013 et notamment la reconnaissance tripartite du réseau régional par l INCA et l ARS le 26 nov Le réseau régional a du se restructurer afin de répondre aux objectifs et à ses missions circulaires. Il a recruté un salarié en CDI, 3 CDD (6 à 9 mois) et 4 stagiaires (L3 et M1) pour faire face à une augmentation de son activité liée au pilotage de nouveaux projets. Cette restructuration a permis une reprise de l'ensemble des activités médicales du réseau qui s est traduite par une forte mobilisation des professionnels et une relance des partenariats: 3C, C2RC, Omedit, registre des cancers, centre Oscar Lambret (formation), Eclat Graa (addictologie), pédonco, ERC, Aires Cancers, Réseaux Soins Palliatifs etc. Malgré ces points positifs, le RRC comme tous les réseaux de santé, a subit une baisse des subventions ARS (budget FIR réseau) de 5% par rapport à son budget prévisionnel Il se retrouve fragilisé dans une période de redémarrage de l ensemble de ses activités. La fin 2013 a par ailleurs vu le lancement du nouveau site internet et de la charte graphique. L ensemble du parc informatique a également été mis en conformité et sécurité. LES MEMBRES DU RESEAU REGIONAL ONCO NORD PAS DE CALAIS AU 31/12/2013 Le Réseau Régional de Cancérologie comptabilise 88 membres en 2013, - 60 établissements adhérents membres de droit. Collège 1 : 35 membres o 23 établissements privés o 10 centres de radiothérapie o L URPS o La FHP Collège 2 : 17 établissements publics hors CHU et COL Collège 3 : 2 établissements (CHU et COL) Collège 4 : 7 établissements (ESPIC) Le Réseau Régional de Cancérologie comptabilise deux nouvelles adhésions en 2013: Le GCS GHICL (du fait de l évolution du statut juridique du GHICL et de la Clinique Sainte Marie de Cambrai) La polyclinique du Val de Sambre - 1 membre associé, CH Cambrai - 23 établissements de santé membres non titulaires d autorisation. - 1 association de patient, la ligue du Nord - 14 établissements ont signé la nouvelle charte en

3 Le Réseau Régional poursuit sa mission de coordination des acteurs en cancérologie visant à créer du lien et une visibilité permettant d harmoniser les pratiques en vu de favoriser une équité, sécurité, continuité et qualité des soins pour tous les patients, quelque soit leur lieu de prise en charge, pendant et après leur cancer. Afin de mener à bien ses missions le réseau prévoit 5 axes opérationnels : - L information et la communication auprès des professionnels et du grand public - La coordination des acteurs (groupes de travail et pilotage de projets) - La formation - L évaluation des pratiques (en partenariat avec les 3C) - Le relever d activité (analyse et diffusion) AXE 1 : INFORMATION ET COMMUNICATION AUPRES DES PROFESSIONNELS ET DU GRAND PUBLIC Afin de répondre aux attentes de chacun (professionnels et grand public) et de valoriser les établissements membres du Réseau ainsi que le travail des professionnels le RRC : - A restructuré son site internet. ( - A mis en place une news letter - A mis en place une rubrique actualité - A mis en place un bulletin d engagement permettant de cibler l information dont les professionnels ont besoin (462 nouveaux bulletins retournés au RRC en 2013). AXE 2 : COORDINATION DES OPERATEURS DE SANTE ET AMELIORATION DES PRATIQUES En 2013 le Réseau Régional ONCONPDC a coordonné 219 groupes de travail pour un total de 1895 participations. On observe une augmentation importante de l activité du réseau liée notamment à la relance des groupes de professionnels mais aussi au pilotage des projets notamment le projet d informatisation des RCP (67 réunions/644 participations) qui devrait aboutir dans les années à venir à une plateforme régionale d information partagée et celui de l annuaire des ressources régionales d accompagnement en cancérologie (30 réunions/339 participations). Participation des professionnels de santé aux groupes de travail régionaux : On dénombre la participation de 302 professionnels de santé différents soit un total de 502 participations en 2013.On note une participation prépondérante des oncologues, radiothérapeutes et pneumologues. 4 groupes régionaux d organe ont redémarré en 2013 : VADS, dermatologie, gynéco-sénologie et pneumologie. Ces groupes travaillent sur l élaboration des référentiels régionaux de bonnes pratiques, sur des fiches prescriptions hors AMM et sur le contenu des fiches RCP. 7 groupes thématiques se sont réunis en 2013 : groupe Activité Physique Adapté (APA), le groupe oncologie médicale et pharmacie, le groupe infirmier (IDE), le groupe des psychologues en oncologie, le groupe des anapath-biologistes, le groupe ville-hôpital. Ces groupes travaillent sur des outils régionaux de mutualisation. Par ailleurs le RRC a coordonné deux référentiels inter-régionaux AFSOS de Soins Oncologiques de Support (SOS) : «troubles psychotiques et cancers» et «douleurs articulaires et traitements». 3

4 Pilotage des projets à financement ciblé : - Projet SI-RCP Quelques chiffres (en 2013) - 12 organisations de RCP en Nord Pas de Calais - 5 sites déjà informatisés - 7 sites en cours de partage d information - 67 réunions de pilotage et groupes de travail participations des professionnels - Les 3C ont participé à 34 réunions soit 159 participations - 1 charte RCP régionale - 15 fiches RCP régionales - 7 fiches régionales validées en tableau d indicateurs régionaux - Projet d harmonisation des pratiques en radiothérapie Quelques chiffres (en 2013) - 10 réunions - 59 participations - 25 radiothérapeutes différents - 2 projets de contourage (Prostate et ORL) - 75 contourages de la prostate - 15 contourages en ORL - Equipe mobile de recherche clinique (2 ARC) Quelques chiffres (en 2013) - 27 études actives : 57 inclusions - 8 études observationnelles : 628 inclusions - Les Essais institutionnels représentent plus de 90% de l activité - Intervention dans 17 établissements Km parcourus - Cartographie des ressources régionales Quelques chiffres (en 2013) - 30 réunions de travail territoriales Participations - 50% de professionnels de ville - 50% de professionnels d établissement - 25 associations de patients La coordination des 3C en 2013 L animation des 3C par le RCC a pour objectif d harmoniser les pratiques dans la mise en œuvre des critères transversaux de qualité dans les établissements. Les groupes de travail ont donc pour thématiques ces critères transversaux. Parallèlement, 4 réunions régionales annuelles permettent de faire le point sur l avancée des projets et sur les plans d action. 4

5 Les 3C se sont réunis 13 fois en 2013 ce qui représente une participation de 182. AXE 3 : PARTICIPATION A LA FORMATION DES PROFESSIONNELS Le RRC n est pas organisme de formation, son objectif est de développer des partenariats tant sur des actions d information/formation que sur la mise en place de FMC. AXE 4 : EVALUER LES PRATIQUES PROFESSIONNELLES En 2013 le RRC a mis en place un audit régional des pratiques en partenariat avec les 3C. Ce projet d évaluation a bénéficié d un budget post-reconnaissance pour l année Il sera donc finalisé grâce au recrutement d un chef de projet et de l appui d un cabinet conseil. AXE 5 : RECUEILLIR ET ANALYSER LES DONNEES REGIONALES EN CANCEROLOGIE En 2013, le RRC a participé au relevé d activité régionale : Les participants aux relectures nationales Le relevé d activité des RCP Le TBDB INCA L Activité en recherche clinique OBJECTIF Projet stratégique sur le site internet: - Objectif: Maintien de l activité et de l atteinte des objectifs en vue de la conservation de la labellisation par l INCA tout en intégrant les priorités du plan cancer 3: o Plan cancer 3: conforte la position du RRC comme structure régionale d'appui et d'expertise en cancérologie o Selon les 5 Axes des missions circulaires: information communication/ coordinations des acteurs/ formation/ évaluation/ relevé de l'activité régionale. - Poursuite des projets en cours: o Poursuite de la mise en œuvre du DCC régional ( passage en production début mars). o Le travail d actualisation et élaboration des outils régionaux par les gp régionaux de professionnels (Fiche RCP, ref, fiches RBP, fiches EI...) o Diffusion de l information et mise à jour du site internet o Organisation d'une JRR et une journée ville-hôpital o Le traitement et analyse de grilles de l'audit régional, mise en œuvre de l'outil de saisie o Le développement de la recherche clinique avec les sites périphériques - Réflexion quant à de nouveaux projets de partenariat o Rapprochement des centres de gestion du dépistage 5

6 o Réseau santé qualité régional (formations par ex).. P résentation des compt es : C abinet d ex pert -comptable GRAND TORTHON (cf PPT) Le résult at de l ex ercice Mr Jardo, expert-comptable présente les comptes annuels de l association. Le résultat de l exercice est déficitaire en 2013 de alors que le résultat en 2011 montrait un bénéfice de Ce déficit est lié d une part au résultat d exploitation ( en 2013, contre en 2012, dont en 2013 pour les dotations relatives aux logiciels), et d autre part aux fonds dédiés ( Ceci malgré un résultat exceptionnel de (lié à un enregistrement de subventions sur exercice antérieur). - Résultat d'exploitation : Résultat financier : Résultat exceptionnel : Une subvention sur exercice antérieur a été enregistrée pour un montant de L'action n'ayant pas été réalisée, un fonds dédié a été comptabilisé pour un montant de (en exploitation, conformément au règlement comptable), et une régularisation taxe sur les salaires de Fonds dédiés : Soit un résultat de l'exercice : (Excédent 2012 : ) Détail fonds dédiés de l'exercice 2013 ( ) : Inca 2013 : MIG IQ (produits sur ex. antérieur): FIR Télémédecine 2013: MIG IQ 2013: MIG EMRC 2013: Les fonds dédiés sont les rubriques du passif qui enregistrent, à la clôture de l exercice, la partie des ressources affectées par des tiers financeurs à des projets définis, qui n a pas pu être utilisée conformément à l engagement pris à leur égard. Le bilan comptable au Le bilan-actif : On décompte d immobilisation, le RRC présente une trésorerie de et des créances (dettes fournisseurs et subvention à recevoir) à hauteur de Le bilan-passif : On décompte de fonds propres (logiciels et stations Aquilab), le RRC présente de dettes, il a provisionné (prud homme), associé à de fonds dédiés. Analyse de la trésorerie La trésorerie nette court terme s élève à 269k La trésorerie nette à terme s élève à 394k 6

7 Les fonds dédiés permettent d'enregistrer l'engagement pris par l'association de réaliser les dépenses prévues dans la convention sur les exercices suivants. En l'absence de respect de cet engagement, l'association doit reverser les fonds indument reçus. En conclusion (Dr CATESSON, trésorier) Les comptes de l association sont donc équilibrés. Néanmoins le versement des subventions à N+1 voir N+2 oblige l association à des avances de fonds alors même qu elle ne dispose pas de trésorerie. En effet la trésorerie repose essentiellement sur des fonds dédiés qui ne peuvent être utilisés à d autres fins que celles prévues par la convention. En conséquence, l association devra s appuyer sur un courrier écrit des financeurs (ARS) pour utiliser ses fonds dans le cadre d autres projets. CERTIFICATION DES COMPTES PAR LE COMMISSAIRE AUX COMPTES SEPTENTRION AUDIT Rapport du CAC sur l exerci ce clos 2013 Mme Isabelle Dupont fait lecture du rapport : «Je certifie que les comptes annuels sont, au regard des règles et principes comptables français, réguliers et sincères et donnent une image fidèle du résultat des opérations de l exercice écoulé ainsi que de la situation financière et du patrimoine de l association à la fin de cet exercice» Rapport spécial du CAC sur les conventions règlementées (sur exercice 2012) cf pièce jointe PRESENTATION ANALYTIQUE DES RECETTES ET DEPENSES EN 2013 (Dr Catesson) cf PPT Le pré si dent met au vote les dif f ére nt s poi nts à l ordre du jour : Première résolution : L assemblée approuve le rapport financier 2013 du bureau et lui donne quitus de sa gestion. Cette résolution est adoptée à la majorité de 4 voix /4. Deuxième résolution : L assemblée approuve le rapport moral du bureau 2013 et lui donne quitus de sa gestion. Cette résolution est adoptée à la majorité de 4 voix /4. Troisième résolution L assemblée approuve les dépenses prévisionnelles 2014 du bureau et lui donne quitus de sa gestion. Cette résolution est adoptée à la majorité de 4 voix /4. Quatrième résolution 7

8 L assemblée approuve les objectifs stratégiques proposés par le bureau en et lui donne quitus de sa gestion. Cette résolution est adoptée à la majorité de 4 voix /4. L ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 19h45. Signature du Président Pr Bonneterre Signature du secrétaire adjoint Mr Dayez 8

9 Collège TITRE NOM PRENOM QUALIFICATION (diplôme) FONCTION RRC ORGANISME EMARGEMENT Dr CATESSON Jean-Marc Radiologue Trésorier représentant du collège 1 FHP/Clinique du Pont St Vaast Dr DELEMER Laurent Pharmacien Administrateur Polyclinique du Bois - Groupe HPM Excusé Dr MARTIN Philippe Oncologue radiothérapeute Administrateur Centre Bourgogne Mme LOUHICHI Véronique Directeur Centre de Radiothérapie de Dunkerque Dr MERCIER Philippe Centre de Radiothérapie Pierre et Marie Cury Collège 1 Collège 2 Collège 3 Collège 4 Néant Mme MOTTE Virginie Ingénieur Qualité Centre de Radiothérapie Pierre et Marie Cury M. PROUVOST Alexis Directeur Clinique Anne d'artois Mme LECQ Karine Directeur Clinique des Dentellières Absent Dr MINNE Jean-François Radiothérapeute Clinique des Dentellières M. LEJEUNE Olivier Directeur Clinique St Ame Dr MEYER Pascal Radiothérapeute Centre Gray Excusé Dr DARLOY Franck Oncologue radiothérapeute Administrateur Centre Léonard de Vinci Excusé Mme DECOKER Laurence Directeur Clinique de Flandre Excusé M. VERRIEZ Olivier Président Clinique des 2 caps Représenté M. CHOTEAU Michel Directeur Clinique des hêtres Représenté Mme PEUGNIEZ Fabienne Directeur Hopital privé Bois Bernard Représenté Dr BLOCK Sylvie Oncologue médical Vice présidente représentant du collège 2 Centre Hospitalier de ROUBAIX Mme PAUL Marie-Christine Directeur Centre Hospitalier de ROUBAIX Représenté Mme DELALEE Chrystel Directrice RH Administrateur CH SECLIN M. MERLAUD Philippe Directeur Centre Hospitalier Région de Saint-Omer Mme DELMOTTE Sophie Directeur Adjoint Centre Hospitalier d'armentières Dr MONNOT Henry Pneumologue Administrateur Centre Hospitalier Région de Saint-Omer Excusé Mr Mr MERLAUD Philippe Directeur Centre Hospitalier Région de Saint-Omer Représenté Mme SAILLARD Marie-odile Directeur Centre Hospitalier d'arras Praticien Hospitalier, Resp. Unités Dr BAHEU Eddy Médecin, SSR, Hjour /HAD Centre Hospitalier d'hazebrouck Absent M. LEFEBVRE Didier Centre Hospitalier de Bethune Beuvry M. DOGIMONT Renaud Directeur Centre Hospitalier de Douai Mme PAUL Marie-Christine Directeur Centre Hospitalier de ROUBAIX M. RJAHAN Philippe Directeur Centre Hospitalier de Valenciennes Absent M. FAUQUEMBERGUE Rémi Directeur Adjoint Administrateur CH ARRAS Excusé Mme BONGIOVANNI-VERGE Marie-Pierre Directeur CH Sambre Avesnois Excusé M. MARLIER Yves Directeur Administrateur CH BOULOGNE Excusé M. BLUA Philippe Directeur CH CALAIS Excusé M. GRIGNET Jean Pierre Directeur CH DENAIN Excusé Dr PROLONGEAU Jean-François Chirurgien Gynécologie Administrateur CH VALENCIENNES Excusé M. BOUCEY Philippe Directeur CH Arrondissement de Montreuil Excusé Dr LECLERCQ Bernard Anesthésiste Administrateur représentant du collège 3 Centre Oscar Lambret Pr BONNETERRE Jacques Oncologue médical Administrateur Centre Oscar Lambret Mme BOUGEARD Floriane Directrice déléguée Administrateur CHRU Lille Excusé Dr HEBBAR Mohamed Oncologue médical Administrateur CHRU de Lille Dr DAYEZ Guillaume Chargé de mission projet médical Secrétaire Adjoint représentant du collège 4 GHICL M. DELABY Laurent Directeur Général GHICL Pr DUTRONC Pascal Directeur Hôpital St Vincent de Paul M. DELALONDE Jean-Claude Directeur Polyclinique de Grande Synthe Excusé M. FORCIOLI Pascal Directeur POLYCLINIQUE DE LA CLARENCE - DIVION (Groupe AHNAC) Représenté M. FORCIOLI Pascal Directeur CLINIQUE TEISSIER DE VALENCIENNES (Groupe AHNAC) Représenté M. FORCIOLI Pascal Directeur M. FORCIOLI Pascal Directeur POLYCLINIQUE DE RIAUMONT (Groupe AHNAC) POLYCLINIQUE HENIN BEAUMONT (Groupe AHNAC) M. GILMAN Jean Trésorier comité Ligue du Nord Absent Médecin Santé Publique, chargée de Mme LOENS Isabelle mission Cancéro ARS NPDC Excusé Mme LEMOINE Laetitia Pharmacien Coordonnateur RRC ONCO NPDC Mlle MOREELS Charlotte Assistante Qualité Référent 3C et projet APA ONCO NPDC Mme ROUSSEL Marina Ingénieur Qualité Chef de projet Audit ONCO NPDC M. CHAILLOU Paul Assistant Qualité Chef de projet SI RCP ONCO NPDC Mlle VIOT Ch Ingénieur Qualité Chef de projet radiothérapie ONCO NPDC Mme JAROCKI Christine Assistante Administrative Assistante Administrative RRC ONCO NPDC Absent Mme JOUMARD Céline ARC ARC ONCO NPDC Absent M. TURBE Rémi ARC ARC ONCO NPDC Absent Mme GALLOIS Laetitia ARC ARC ONCO NPDC Excusé M. JARDOT Rudy Expert Comptable Grant Thornton Représenté Représenté 9