COMITÉ DE GESTION LYCÉE FRANÇAIS JOSUÉ HOFFET

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1 COMITÉ DE GESTION LYCÉE FRANÇAIS JOSUÉ HOFFET COMPTE RENDU DU CONSEIL DE GESTION DU 18 OCTOBRE 2011 Présents : Bruno FEUILLERAT, président du comité de gestion (Coges) Sylvia MAEGHT, vice-présidente du Coges Olivier LE SANG, trésorier du Coges Jeremy PURCE, chargé des relations extérieures pour le secondaire du Coges Serge DOUSSANTOUSSE, chargé des relations extérieures pour le primaire du Coges Marie-Dominique HYMAN-BONEU, membre du Coges Jean Pierre GALLAND, conseiller de coopération et d'action culturelle à l'ambassade de France Olivier DECLOITRE, chef d'établissement Laurent AMSELEM, représentant du personnel Julien DANDONNEAU, adjoint administratif et technique Excusés : Vilayvanh LEFEBVRE, secrétaire du Coges Detsada SOUKHASEUM, chargé des relations extérieures avec les laotiens du Coges Nathalie NODE, consul à l'ambassade de France Déroulement de la séance : 18h00 : les parents élus se réunissent d'abord pendant une heure, sans les membres du lycée et de l ambassade de France. Ceci, pour redéfinir leurs rôles respectifs au sein du COGES. 19h00 : la séance plénière débute. 21h50 : l'ordre du jour est épuisé. COMPTE-RENDU DE LA PREMIERE PARTIE DE REUNION ( 18h-19h ) : 1) Précision des rôles de chaque membre du bureau Vilayvanh.L : Son rôle de secrétaire est maintenu, malgré sa disponibilité variable. Marie- Dominique et Julien feront le compte-rendu de cette réunion. En cas d absence de Vilayvanh, un membre du Coges assurera le suivi en partenariat avec Julien. Olivier.LS : Trésorier officiel. Il est mandaté pour la signature des chèques avec Bruno F. L'établissement émet le souhait que les documents urgents soient signés dans l'enceinte même du lycée. Jérémy.P : Suivi du budget réalisé en collaboration avec Marie Reine P. / Contrôle de gestion / Placements / Mise à jour de la convention collective / Clôture des comptes / Impayés / Suivi du projet d extension du secondaire. Serge.D : Il mène le groupe de réflexion du «Lycée vert», avec un autre parent bénévole qui n est pas membre du Coges. Avec Julien.D, il fait un état des lieux des habitudes de

2 consommation du Lycée et vise d abord à réduire la facture d électricité de 25 à 30%. Les fuites d eau seront aussi prises en compte dans un 2 e temps. Marie-Dominique H-B: Elle mène le groupe de réflexion «L art au lycée». Elle fera le suivi du périscolaire. Sylvia.M: Vice présidente, elle étudie les recettes du lycée (frais de scolarité). Elle se penche sur la question d une cotisation des membres de l Association de Parents d Elèves. Les rôles de Bruno et de Detsada ne sont pas rediscutés. 2) Amélioration de la communication entre les parents élus : Olivier LS demande un audit pour améliorer le système, analyser les faiblesses et vérifier les comptes. Dans un 1 er temps, Olivier LS et Jeremy P vont se rencontrer mensuellement pour échange d informations / vérification entre le 10 et le 15 de chaque mois. Jeremy P va rencontrer les nouveaux membres pour une formation d une heure sur les bases de la comptabilité. 3) Décision pour limiter les paiements en liquide Pour un gain de temps (plus d utilisation de détecteur de faux billets) et surtout augmenter la sécurité, tout paiement au-dessus de 100$ devra se faire par chèque / chèque au porteur ou par virement bancaire. Cela concerne les frais de scolarité, le salaire des vacataires, le périscolaire, les livres scolaires La 1 ère partie de la séance se termine à 19 heures. Marie-Dominique HYMAN-BONEU Secrétaire de séance COMPTE-RENDU DE LA SECONDE PARTIE DE REUNION ( 19h-21h50 ) : 1 ) Recherche de terrains pour l'extension du lycée HOFFET Comme indiqué dans le rapport précédent, les autorités laotiennes n'avaient pas donné une suite favorable à l'obtention d'un terrain d'état situé à Ban Vatnak. Le proviseur et le conseiller de coopération ont donc décidé de faire appel à la communauté pour une recherche active de terrains privés. A ce jour, plusieurs terrains ont été vus, et l'un de ceux-là a attiré une attention particulière de par son emplacement, ses accès, sa surface idéale, son prix raisonnable et sa situation générale. Celui-ci est situé dans le quartier de Ban Dong Savath à Vientiane. Une relation est donc engagée avec le propriétaire de ce terrain et des négociations sont en cours. Il faut savoir que le comité de gestion, futur locataire de ce terrain, aura un regard dans les décisions. Cela dit, les fonctionnaires de l'etat français prennent en charge le dossier concernant les négociations, les études topographiques et juridiques. Enfin, c'est la direction de l'a.e.f.e (Agence pour l'enseignement Français à l'etranger), qui signera le contrat d achat ou de location avec le propriétaire. Le Coges souhaite que cette transaction ait lieu avant juin 2012.

3 2) Suivi de la situation budgétaire de fin Septembre 2011 Le Coges remarque avant tout que la gestion générale du budget est tout à fait satisfaisante et qu il n y a pas d anomalies dans les dépenses. Cela dit, quelques nouvelles décisions pratiques sont prises pour améliorer le suivi lors des réunions : -Un état des comptes devra être présenté à chaque fin de mois par le service de gestion. -Le document indiquant le «réalisé» de l'année précédente à la même période sera joint à cet état des comptes mensuel. -Chaque ligne pourrait être numérotée pour faciliter la visibilité et les échanges. -Les commandes de manuels scolaires devront être faites en mai-juin pour éviter de payer des frais de port supplémentaires inutiles. -Les frais de voyages scolaires pourraient être réduits en organisant des levées de fonds. Enfin, lors de la réflexion sur le prochain budget, certaines lignes seront peut-être révisées. Par exemple, le proviseur souhaite qu'un effort soit fait dans le domaine de la communication pour rendre notre établissement encore plus attractif (panneaux, tracts, site web..). 3) Avancée de l'expertise et des réparations du bâtiment Nith Suite aux problèmes avec ce bâtiment déjà évoqués dans les précédents rapports, le lycée HOFFET avait demandé une expertise en structure béton, qui vient de nous être remise par le cabinet NOVOTEC. Pour en terminer avec les problèmes liés à ce bâtiment, le Coges et la direction décident de donner suite en poursuivant cette étude jusqu au bout et en réalisant les travaux nécessaires à sa mise en sécurité. Ce même cabinet NOVOTEC a donc été contracté à nouveau pour concevoir les travaux nécessaires. Gilles POTTIER, expérimenté dans le secteur du bâtiment, a lui aussi été engagé pour l assistance au maître d ouvrage. Tout est fait pour que ce bâtiment puisse être remis en service le plus tôt possible dans des conditions de sécurité garanties par les experts. 4) Critères d attribution des aides financières exceptionnelles Sylvia MAEGHT, vice-présidente du comité de gestion, travaille sur l élaboration précise de ces critères. L attribution de ces aides doit en effet être justifiée scrupuleusement. La situation réelle de la famille, le projet de l élève et son niveau de réussite font par exemple partie de ces critères, qui seront de toute façon explicités aux familles qui en feront la demande. Par ailleurs, chacun devrait encourager le mécénat pour alimenter une caisse de solidarité ainsi que pour soutenir les activités périscolaires. 5) Réflexion sur la collecte des frais de scolarité Certaines familles persistent à ne pas régler leurs frais de scolarité en temps et en heure. Malgré l esprit de compréhension du Coges en regard des difficultés éprouvées par certains, des mesures de contrôle plus accrues devront être prises afin de ne pas nuire à l équilibre du budget de l établissement.

4 Le Coges reste pour l'instant sur le fonctionnement actuel, mais certains pensent instaurer une procédure de rappel systématique et des pénalités financières qui pourraient y être associées. 6) Groupes de réflexion des parents d élèves L association des parents d élèves souhaite poursuivre ses rendez-vous mensuels au lycée. Ces rendez-vous informels ne sont pas des instances de décisions mais des moments de rencontre cordiales où il s agit de réfléchir ensemble à des sujets qui concernent la vie de l établissement. Voici les exemples de sujets de réflexion lancés lors de la première réunion de l année : Révisions des textes institutionnels liés au fonctionnement des associations Mesures écologiques & économies d énergies pour un «lycée vert» Prospective sur les effectifs et l avenir du lycée Bilinguisme Français-Laotien, Français-Anglais Prise en compte des handicapés Les arts à l école 7) Audit de gestion Toujours dans un souci de suivi rigoureux de la gestion du lycée, le trésorier se renseigne sur les honoraires en vigueur pour des audits de gestion. Le groupe «K.P.M.G» propose un audit complet pour 3500 U.S $. Il s'agirait dans un premier temps d'un diagnostic / évaluation de notre système comptable et de nos pratiques de gestion, dans l'optique d'identifier les faiblesses du Lycée (objet de ce devis), puis d'y pourvoir éventuellement dans des étapes ultérieures et progressives. Le COGES demandait un forfait "tout compris", pour éviter des frais réels incontrôlables de la part du prestataire. 8) Assurances Jérémy PURCE, membre du comité de gestion, relance une revue de nos systèmes d assurances pour vérifier que le lycée reste sous bonne protection de ces dernières. 9) Remerciements L équipe pédagogique, par l intermédiaire de son représentant, remercie le COGES de l effort réalisé pour avoir augmenté cette année le budget lié à la formation continue. La 2ème partie de la séance se termine à 21 h 50. Julien DANDONNEAU Secrétaire de séance

5 Signatures: Président du Coges Bruno Feuillerat Secrétaire du Coges Vilayvanh LEFEBVRE Destinataires: les membres du Coges le registre des procès verbaux du Coges les tableaux d'affichage de l'établissement le site web de l'établissement