SECRETAIRE DE CENTRE MEDICO-SOCIAL

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1 Direction des Ressources humaines SECRETAIRE MEDICO-SOCIALE H SECRETAIRE DE CENTRE MEDICO-SOCIAL POSITIONNEMENT DU POSTE DANS LA STRUCTURE Direction : Direction des Solidarités Service : Direction des Territoires Poste de rattachement hiérarchique : Responsable de Centres Médico-Sociaux Localisation : Centre Médico-Social MISSIONS Mission de la Direction des Solidarités : Élaborer des propositions de définition de la politique médico-sociale du Conseil Général, dans le cadre législatif et réglementaire en vigueur. Mettre en œuvre cette politique, fondée sur une action sociale au service des usagers, tant dans le domaine de la prévention des risques (santé, enfance, exclusion ) que celui de la réparation (protection de l enfance en danger, insertion, prestations en nature ou en espèce, ). Mission de la Direction des Territoires : Appliquer et développer les actions décidées dans le cadre de la politique sociale départementale en direction des usagers. Contribuer à leur évaluation. Observer l évolution des besoins des usagers. Représenter la Direction des Solidarités auprès des partenaires. Mission d un Centre Médico-Social : Accueillir et orienter les usagers vers les partenaires et ressources locales. Les informer sur leurs droits et les avantages auxquels ils peuvent prétendre ; les aider à y accéder. Leur proposer un accompagnement qui peut être sanitaire, éducatif, social ou qui peut concerner le fonctionnement familial. Développer des relations avec les partenaires locaux. Mettre en œuvre les actions de P.M.I. Participer à l observation des besoins et à l évaluation des actions menées et proposer de nouvelles actions. RAISON D ETRE DU POSTE Accueillir le public, évaluer sa demande, l informer et l orienter. Assurer le secrétariat du CMS et la circulation de l information au sein du CMS. Assurer l instruction administrative de certaines demandes, notamment dans les domaines de l Insertion, de l Enfance Famille, des Personnes Âgées et Personnes Handicapées. LE DÉPARTEMENT DE LA DROME HÔTEL DU DÉPARTEMENT, 26 AVENUE DU PRÉSIDENT-HERRIOT, VALENCE CEDEX 9 TÉL :

2 RELATIONS DE TRAVAIL Relations internes à la Direction des Territoires : avec le Responsable de Centres Médico-Sociaux, auquel il/elle rend compte de son travail, avec les différents intervenants du Centre Médico-Social (assistant socio-éducatif, infirmière, puéricultrice, sage-femme, psychologue, médecin ) pour échanges d informations, pour réflexion autour des situations, pour travail en complémentarité et pour définition des rôles respectifs de chacun sous la responsabilité du Responsable de CMS, avec les secrétaires du siège du Territoire, qui assurent la réception des courriers et rapports destinés aux Adjoints Thématiques. Relations internes au Conseil Général : avec les services concourant à la mise en œuvre de la politique sociale du Département (Maison des Enfants, Pôles Enfance Famille), dans le cadre du traitement de dossiers. Relations externes : avec l ensemble des partenaires locaux œuvrant avec le Département dans le cadre de ses missions, qui interpellent le Centre Médico-Social ou que celui-ci sollicite, avec tous publics s adressant au Centre Médico-Social. 2/6

3 ACTIVITES CONSTITUTIVES DU POSTE Activités principales : Accueil du public (50 % minimum du temps de travail) Accueil physique des visiteurs ayant ou désirant un rendez-vous ou un renseignement, ou présentant une demande d aide. Accueil téléphonique des interlocuteurs extérieurs : recherche de correspondants et mise en communication, réponses à certaines demandes d information. Identification et évaluation de la demande. Information et orientation du public. Secrétariat du CMS Enregistrement du courrier départ et arrivée. Ventilation du courrier (arrivée) aux différents intervenants du CMS. Dépôt quotidien du courrier du CMS (départ) à la Poste, ou au siège du Territoire pour le courrier interne au Département. Saisie informatique de données : - création et tenue des dossiers familiaux dans le logiciel IODAS, - données mensuelles pour la tenue des tableaux de bord des actions sociales de terrain. Mise en forme et édition de documents divers, courrier, rapports, dossiers, tableaux, etc Classement et archivage de dossiers. Réception, traitement et diffusion d informations. Établissement des tableaux de congés des agents du CMS. Gestion de tous les aspects logistiques : matériel, locaux, véhicules de service, réservation de salles, etc Participation à des réunions, prise de notes et rédaction des compte rendus. Instruction administrative de demandes Instruction des demandes de RSA. Information des bénéficiaires. Pré orientation vers les référents des contrats d insertion. Application des procédures mises en place, dans les domaines de l Insertion, de l Enfance Famille, des Personnes Âgées et Personnes Handicapées. 3/6

4 COMPETENCES NECESSAIRES POUR OCCUPER LE POSTE Maîtriser les techniques de secrétariat. Utiliser l outil bureautique : Word, Excel, IODAS. Accueillir le public. Écouter des personnes en difficulté. Réguler, conseiller, donner les renseignements administratifs. Approfondir et cibler une demande. Gérer des informations et des dossiers confidentiels. Rédiger en la forme administrative. Communiquer avec divers interlocuteurs. Répondre à des sollicitations multiples. Organiser son travail. Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations. Créer des supports de communication. Mettre en forme des documents. Prendre des notes. Organiser et gérer un classement. Recevoir, filtrer, orienter et transmettre des communications téléphoniques. Prendre et restituer un message. Maîtriser l orthographe et la grammaire. Connaître l organisation et le fonctionnement de la Direction des Solidarités, du Territoire et en particulier du Centre Médico-Social. Connaître les circuits de prise de décision et les procédures mises en place. Connaître les partenaires sociaux et institutionnels. Qualités relationnelles. Sens du travail en équipe. Disponibilité. Dynamisme. Initiative. Sens du service. Discrétion. QUALITES REQUISES 4/6

5 FORMATION ET EXPERIENCE Diplôme(s) (habilitation, permis) requis Baccalauréat. Formation initiale préconisée Techniques de secrétariat. Bonne maîtrise de l outil informatique (Word Excel). Formation à prévoir pour occuper le poste Formation à l utilisation du logiciel IODAS. Connaissance et compréhension de la législation sociale. CONDITIONS DE TRAVAIL ASSOCIEES AU POSTE Difficultés et contraintes : Contacts avec un public difficile. Travail prolongé sur écran d ordinateur. Nécessité d adaptation à des demandes nombreuses et variées. Obligation de travail en polyvalence pour la continuité du service. Poste ouvrant droit à NBI 10 points au titre «fonction d accueil exercée à titre principal» 5/6

6 CONDITIONS D ACCES AU POSTE Par voie de recrutement : Le cas échéant. Par voie de mobilité interne : Oui. Grades préférentiels de la F.P.T. (cadre d emplois, grade pertinent pour obtenir le poste) : Catégorie B cadre d emplois des rédacteurs territoriaux Catégorie C cadre d emplois des adjoints administratifs territoriaux VALIDATION Nom de l agent : Je soussigné(e) déclare avoir pris connaissance du descriptif de mon poste. Date Signature 6/6