Notre façon d acheter

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1 Notre façon d acheter Juin Approvisionnement Achat Livraison Déclaration relative à nos pratiques en matière d approvisionnement

2 Rio Tinto Rio Tinto est un leader en matière d exploration, d extraction et de traitement des ressources minérales de la Terre. Les opérations du Groupe à travers le monde fournissent des minéraux et métaux essentiels qui aident à satisfaire aux besoins mondiaux et contribuent à l amélioration du niveau de vie. Afin que les actionnaires bénéficient de rendements supérieurs au cours du temps, Rio Tinto adopte une approche aux activités commerciales du Groupe qui est responsable et à long terme. Nous nous concentrons sur le développement de gisements de minerais de premier ordre en opérations efficaces, durables et à grande échelle, capables de maintenir un avantage concurrentiel tout au long des cycles des affaires. Nos principaux produits comprennent l aluminium, le cuivre, les diamants, la production d électricité, l or, les minéraux industriels (dioxyde de titane, borates, talc et sel) et les minerais de fer. Les activités du Groupe couvrent le monde entier mais sont fortement représentées en Australie et en Amérique du Nord, avec des opérations importantes en Amérique du Sud, en Asie, en Europe et en Afrique du Sud. Où que nous exercions nos activités, nous accordons la priorité numéro 1 à la santé et la sécurité de nos employés. Nous cherchons à contribuer au développement durable. Nous travaillons autant que possible en étroite collaboration avec nos pays d accueil et les communautés, respectant leurs coutumes ainsi que les lois nationales. Nous minimisons les effets néfastes et nous efforçons d améliorer chaque aspect de nos performances. Nous employons des personnes du pays à tous les niveaux et garantissons un transfert équitable et juste des bénéfices ainsi qu un accroissement des opportunités.

3 Tables des matières À propos de Notre façon d acheter 2 Mission de Rio Tinto Procurement 2 Approvisionnement Achat Livraison 2 Le rôle de Rio Tinto Procurement 4 Le mandat de Rio Tinto Procurement 4 Collaboration entre Rio Tinto Procurement et ses unités commerciales clientes 5 Gouvernance 5 Approvisionnement 5 Achat 7 Livraison 7 Évaluation 8 Procédures de contrôle 8 Processus de sélection des fournisseurs de RTP 9 Réponses aux appels d offres 9 Conduite des affaires 11 Utilisation du nom, du logo et des marques de Rio Tinto par les fournisseurs 11 Comportements que Rio Tinto exige de ses fournisseurs 12 Transparence, intégrité et gouvernance d entreprise 12 Emploi 14 Droits de l homme 15 Hygiène et sécurité du travail 15 Environnement 15 Développement durable 16 Communautés 16 Exigences supplémentaires requises des fournisseurs 17 Ce que Rio Tinto Procurement exige de son personnel de la chaîne d approvisionnement 18 Sécurité personnelle 18 Respect de la politique de Rio Tinto Procurement 18 Paiements irréguliers 19 Lois en vigueur et Notre façon de travailler 19 Contrôle du commerce International 19 Confidentialité 19 Informations sur les fournisseurs 19 Respect des lois relatives à la concurrence 19 Conflits d intérêts 20 Signalement du non-respect 20 Conditions d engagement 20 Rio Tinto Notre façon d acheter 1

4 À propos de Notre façon d acheter Notre façon d acheter constitue la déclaration relative aux pratiques commerciales de Rio Tinto étant donné que cela fait référence à la fonction d approvisionnement. Ce document décrit les processus et normes d approvisionnement du Rio Tinto Group. Il a été rédigé afin de garantir que la façon de conduire l approvisionnement est transparente et comprise par toutes les parties prenantes importantes. Notre façon d acheter énonce un ensemble d attentes et d engagements relatifs à la façon dont les affaires seront conduites entre Rio Tinto Procurement (RTP), les unités commerciales de Rio Tinto et les fournisseurs du Rio Tinto Group. Ce document vous informera au sujet des points suivants : Le mandat de RTP et son rôle au sein du Rio Tinto Group. Les attentes et engagements entre RTP et ses unités commerciales clientes. Les attentes et engagements entre RTP et les fournisseurs. Les attentes de Rio Tinto par rapport aux employés de la chaîne d approvisionnement de Rio Tinto. La mission de RTP RTP est une organisation de service de chaîne d approvisionnement entrant qui livre de la valeur au Rio Tinto Group en s approvisionnant et en achetant des biens et services et en les livrant là où ils seront utilisés au sein des opérations de Rio Tinto. RTP remplit cette mission grâce à un personnel hautement compétent utilisant des outils et processus uniformes fondés sur des données. RTP améliore constamment son approche en vue d atteindre une livraison de service efficace. RTP collabore avec ses unités commerciales clientes afin d aligner son travail sur les plans et stratégies opérationnels et favorise activement les objectifs du Rio Tinto Group en matière de sécurité et de développement durable. La relation qu entretient RTP avec ses fournisseurs se fonde sur les principes de valeur, d intégrité et de respect mutuel. Les normes et directives énoncées dans Notre façon d acheter reflètent la philosophie de travail de Rio Tinto, les exigences des unités commerciales d exploitation et l engagement de Rio Tinto à négocier de manière similaire avec ses fournisseurs et les communautés locales. RTP reconnaît que le document Notre façon d acheter décrit la quête d un objectif final ainsi que le trajet pour atteindre cet objectif. RTP progresse activement vers ce résultat recherché et s attend à ce que ses clients et fournisseurs se joignent à la société dans cette aventure. Approvisionnement Achat Livraison Notre façon d acheter couvre l intégralité de la portée du champ d approvisionnement. Le cycle d approvisionnement comprend les 2 Rio Tinto Notre façon d acheter

5 fonctions d obtention des sources d approvisionnement ; les demandes de biens et de services, l obtention des devis concernant les prix et la disponibilité de ces derniers auprès des fournisseurs, la réception et l acceptation des biens et services et le fait de procéder à l autorisation des paiements des fournisseurs. RTP a divisé son travail en trois types de services fondamentaux : l approvisionnement, l achat et la livraison. 1 Approvisionnement : RTP met au point et exécute des stratégies d approvisionnement pour les biens et services et gère les relations avec les fournisseurs au nom des unités commerciales clientes et en consultation avec ces dernières. 2 Achat : RTP maintient les données concernant les distributeurs et les matériaux, crée les bons de commande pour les biens, les services et les articles pouvant être réparés, expédie les livraisons le cas échéant et cherche grâce à ce processus à atteindre les plus hauts niveaux d automatisation. 3 Livraison : RTP gère le fret entrant, l entreposage et les processus de gestion des stocks pour le compte des unités commerciales de Rio Tinto et optimise les processus logistiques connexes. Les unités commerciales de Rio Tinto comprennent toutes les unités d exploitation de Rio Tinto, les ressources partagées de Rio Tinto, le Service aux entreprises et les groupes de soutien qui effectuent des dépenses externes au nom de Rio Tinto. Rio Tinto Notre façon d acheter 3

6 Le rôle de Rio Tinto Procurement Rio Tinto Procurement (RTP) est le seul opérateur de la chaîne d approvisionnement entrant pour toutes les unités commerciales du Rio Tinto Group, englobant toutes les activités d approvisionnement, d achat et de livraison. Le mandat d exploitation de RTP a été approuvé par le conseil de direction de Rio Tinto (ExCo). L application du modèle commercial de RTP est énoncée dans des accords sur les niveaux de service (SLA) opposables aux deux parties et qui sont conclus avec chacune des unités commerciales. Les SLA autorisent officiellement RTP à attribuer des fonds et à gérer des contrats pour le compte de l unité commerciale. RTP est responsable devant les unités commerciales et doit garantir que la chaîne d approvisionnement entrant opère de manière efficace et que le bien ou service approprié est livré à l endroit approprié, dans les délais impartis et à des prix raisonnables. Mandat de RTP RTP est le propriétaire, l architecte et le gardien du processus d achat d ensemble (purchase-to-pay) au sein de Rio Tinto et de ses unités commerciales, englobant les comptes fournisseurs et la chaîne d approvisionnement entrant. Ce processus est géré via le progiciel de gestion intégré (PGI) et se reflète dans ce dernier. Tous les engagements en matière de biens et de services doivent passer par les systèmes et processus gérés et validés par RTP. RTP conduit le processus d approvisionnement pour ces articles en utilisant des critères d évaluation et de spécification fournis par l unité commerciale. L unité commerciale est responsable de la décision d attribution en soi et donne à RTP l autorisation appropriée pour les dépenses prévues. RTP sera impliquée dans la mise au point de stratégies d approvisionnement pour tous les projets essentiels, et examinera notamment comment l expertise et les synergies de groupe peuvent être utilisées de manière efficace. RTP traite tous les achats et les demandes de services autorisés pour le compte de l unité commerciale et gère les fichiers de données requis dans le cadre de ces activités, notamment les renseignements concernant les fournisseurs, les fichiers de prix et les données du catalogue. En consultation avec l unité commerciale, RTP met en œuvre et gère les processus logistiques entrants, d entreposage et de stocks. Les fournisseurs offrant ou désireux d offrir des biens et services aux unités commerciales doivent passer par RTP. 4 Rio Tinto Notre façon d acheter

7 Collaboration entre Rio Tinto Procurement et ses unités commerciales clientes Afin d assister RTP dans l accomplissement de son mandat pour le compte des unités commerciales de Rio Tinto, un certain nombre de conditions et de pratiques ont été mises en place. Gouvernance L attribution des fonds des unités commerciales par RTP est validée, exécutée et enregistrée d une manière qui est cohérente avec la pratique commerciale appropriée et les autorités financières spécifiques des unités commerciales. Chaque unité commerciale dispose de politiques en place qui régissent la façon dont les fonds peuvent être attribués, notamment l imposition de limites en termes d approbation et les processus déterminant de manière spécifique les niveaux de dépenses qui exigent d être soumises à un appel d offres compétitif avant d être attribuées. Il est demandé aux employés de RTP de se conformer aux politiques spécifiques régissant les unités commerciales concernées. Il ne sera fait appel aux fournisseurs que lorsque le contrat commercial approprié aura été préparé et approuvé conformément aux procédures de contrôle et aux autorités financières spécifiques de chaque unité commerciale concernée. Approvisionnement RTP mettra au point des stratégies d approvisionnement adaptées aux biens et services fournis. Nos stratégies couvrent tout un éventail d opérations, des transactions à court terme pour des biens ou services en passant par des partenariats de plusieurs années ou à durée indéterminée avec des fabricants d équipements spécialisés incarnant des engagements en matière de développement à valeur importante. Lorsqu il n existe pas d accord d approvisionnement en vue de remplir un besoin en matière de services ou de produits, RTP, en consultation avec le personnel des unités commerciales, sélectionnera des fournisseurs potentiels et mettra au point une demande de proposition énonçant les besoins. RTP annonce cette demande de proposition sur le marché et, en se fondant sur les réponses des fournisseurs, entame et négocie les contrats d approvisionnement tels qu exigés au nom des unités commerciales individuelles, des opérations régionales ou des exigences de Rio Tinto à l échelle mondiale. RTP emploie des procédures uniformes pour la préparation, la négociation, la signature et la gestion des contrats avec les fournisseurs. Voici les points clés de ce processus : RTP testera tous les engagements importants en vue de garantir que Rio Tinto obtient la meilleure valeur possible en prenant en compte tous les facteurs pertinents tels que la sécurité, la qualité, la livraison, les spécifications, les prix, Rio Tinto Notre façon d acheter 5

8 Collaboration entre Rio Tinto Procurement et ses unités commerciales clientes (suite) l impact sur l environnement et les communautés et le développement durable. Le personnel des unités commerciales fournira des délais d exécution suffisants à RTP de manière à ce qu un processus d appel d offres puisse se dérouler en bonne et due forme. Le personnel des unités commerciales garantira le caractère complet ainsi que la qualité des spécifications et la portée du travail fourni à RTP, notamment les considérations en termes d approvisionnement local et de développement durable. Le personnel des unités commerciales fournira une évaluation des risques associés au développement de tout nouvel appel d offres. Le personnel des unités commerciales suggérera une liste de fournisseurs potentiels et RTP invitera également des fournisseurs potentiels supplémentaires à soumettre leur offre, le cas échéant. Dans le cas où il n y a qu un fournisseur potentiel de biens et services, le représentant de l unité commerciale demandant les biens et services remplira une «demande exceptionnelle» stipulant les raisons pour lesquelles un appel d offres compétitif ne peut pas avoir lieu dans le cadre de ces biens et services. Cette demande doit être validée par le responsable du département concerné et envoyée à RTP qui en conservera une copie. RTP fournira des conditions contractuelles standard. L unité commerciale stipulera clairement toute condition spécifique à l unité commerciale. L unité commerciale fournira également des normes en matière de santé, de sécurité et de protection de l environnement que les fournisseurs devront respecter. RTP consultera les unités commerciales afin de comprendre leurs besoins ainsi que les résultats escomptés. RTP gérera l intégralité du processus d approvisionnement, contactant le marché de l approvisionnement, mettant au point un dossier commercial et offrant à l unité commerciale une recommandation quant à l attribution des contrats. Les fournisseurs répondront aux demandes d appel d offres émises par RTP en abordant tous les aspects requis. L unité commerciale fournira un ensemble clair de critères d attribution selon lesquels les contrats seront accordés à la clôture du processus de sélection. RTP gère l interface commerciale avec les fournisseurs, notamment la gestion des contrats et les processus d administration. 6 Rio Tinto Notre façon d acheter

9 Dans le cadre des fonctions d administration et de gestion des contrats, RTP entamera des révisions de prix et organisera des réunions avec les fournisseurs, contrôlera et mettra à jour tous les indices de prix pertinents pour le contrat et s assurera à intervalles réguliers que les fournisseurs respectent le contrat, maintiendra une certification d assurance, contrôlera les conditions du contrat et maintiendra une base de données des contrats. En ce qui concerne les services sur site, l unité commerciale est responsable de la supervision de l exécution des travaux, notamment de la surveillance et de la gestion de la sécurité et de la santé des employés et entrepreneurs, de l impact sur l environnement et les communautés et du contrôle et de la validation des heures travaillées, des coûts, des résultats et de l achèvement des travaux. Achat En règle générale, lorsqu un article fait partie des stocks, les fournisseurs seront contactés à l avance et le PGI passera automatiquement les commandes de réapprovisionnement en se fondant sur les niveaux de stock requis. Lorsque l article ou le service ne fait pas partie des stocks, l unité commerciale passera une commande et RTP trouvera où se procurer l article et enverra un bon de commande. RTP assure ensuite le suivi de la commande afin de garantir que le fournisseur respecte les délais impartis ainsi que les quantités spécifiées dans le bon de commande. Voici les points clés de ce processus : Le personnel des unités commerciales passera les commandes en se fondant sur les délais impartis conformément au système du progiciel de gestion intégré (PGI). Toutes les demandes envoyées à RTP mentionneront le fournisseur existant avec lequel l unité commerciale a conclu le contrat de fourniture et tous les biens seront indiqués comme dans le catalogue des services ou des produits de l unité commerciale dans le système d achat. Toutes les demandes de services sur site seront exécutées conformément aux exigences du système de gestion des entrepreneurs de l unité commerciale. Livraison Lorsque le fournisseur a rempli le bon de commande, les biens seront livrés à l entrepôt central ou à l emplacement de l unité commerciale. RTP émet un accusé de réception des marchandises au fournisseur et gère ensuite les niveaux des stocks et la distribution des matériaux spécifiques là où les unités commerciales en ont besoin. Voici les points clés de ce processus : L unité commerciale engage RTP dans la mise au point de stratégies de gestion des actifs de l unité commerciale afin de garantir que les fonctions de la chaîne d approvisionnement peuvent soutenir ces stratégies de manière efficace. Rio Tinto Notre façon d acheter 7

10 Collaboration entre Rio Tinto Procurement et ses unités commerciales clientes (suite) L unité commerciale prévoira les changements importants en matière d exigences de produits et donnera un préavis à RTP à ce sujet. Dans le cadre de la prise de décisions des unités commerciales, RTP recommandera des stratégies et maintiens de stocks optimums de manière à réduire les risques en matière de délais d exécution, tout en respectant les stratégies de gestion des actifs des unités commerciales. En consultation avec l unité commerciale et en se fondant sur les stratégies de gestion des actifs de l unité commerciale, RTP cherchera également à (i) optimiser la livraison exacte et en temps voulu des pièces et matériaux requis là où ils seront utilisés ; (ii) consolider de manière rentable les exigences de l unité commerciale en matière de fret ; (iii) fournir une gestion structurée des matériaux, notamment un contrôle des coûts et une gestion de la consommation ; (iv) consolider la base fournisseurs pour les réparations hors site. Procédures de contrôle Étant donné que RTP est l opérateur du processus commercial fondamental du Groupe, responsable à la fois des fonctions fiscales importantes et de la gestion des fonctions opérationnelles critiques, il est essentiel que des directives de contrôle et d audits stricts s appliquent aux activités de RTP. RTP est en contact avec le service d audit interne de Rio Tinto au sujet de la mise au point et du déploiement des processus de contrôle appropriés. Les plans d audit des processus d achat sont convenus et réglés au nom de tout le Rio Tinto Group tout en bénéficiant de la supervision du comité de gouvernance de RTP. RTP soutiendra également les unités commerciales dans le cadre de la maintenance et de la gestion des actifs en construisant et utilisant des trousses de travail standard et en mettant au point des interfaces de maintenance efficaces. Évaluation RTP évalue et signale les performances de toutes les activités d approvisionnement, d achat et de livraison des unités commerciales. 8 Rio Tinto Notre façon d acheter

11 Processus de sélection des fournisseurs de Rio Tinto Procurement Des entrepreneurs et fournisseurs sûrs, efficaces et novateurs sont importants au succès des unités commerciales de Rio Tinto d un point de vue stratégique. Rio Tinto s attend à participer à un marché compétitif et équitable et à offrir un processus de sélection et d évaluation juste qui s applique de manière cohérente à tous les fournisseurs potentiels. Les systèmes de Rio Tinto sont conçus pour garantir la protection de la propriété intellectuelle des fournisseurs. RTP opère des systèmes qui se fondent sur des méthodes concurrentielles appropriées parmi les fournisseurs de biens et services qualifiés. Ces systèmes exigent que les opportunités de contrat soient annoncées à ces fournisseurs considérés comme en mesure de remplir les exigences de Rio Tinto. Les contrats seront attribués à ces fournisseurs qui sont capables de répondre aux besoins stipulés des unités commerciales et de respecter les normes requises, et dont les offres sont les meilleures une fois pris en compte tous les facteurs pertinents en matière de santé, de sécurité, d environnement, de qualité, de service, de prix compétitifs, de capacités techniques et de respect des valeurs énoncées dans le présent document. Réponses aux appels d offres Selon la nature des exigences du client, il est possible que RTP choisisse d abord d approcher le marché en effectuant des demandes de renseignements ou en conduisant des études de marché. La présélection et l agrément des fournisseurs sont considérés comme essentiels afin de garantir la sécurité et la qualité des biens et services livrés aux clients et ces processus peuvent être conduits avant même que les fournisseurs aient l opportunité de participer au processus d appel d offres. RTP invite en général les fournisseurs éventuels que Rio Tinto considère comme ayant le potentiel de remplir les critères d attributions des contrats des unités commerciales à faire une offre. RTP considère les outils électroniques et les marchés comme faisant partie intégrante de la façon dont elle relie les marchés et les fournisseurs et emploiera ces systèmes dans ses contacts avec le marché. Selon la nature des biens et/ou des services requis par les unités commerciales, il est possible que nous demandions aux fournisseurs potentiels de respecter une ou plusieurs des procédures RTP exposées ci-dessous. Au départ, tous les fournisseurs potentiels devront s inscrire sur le système d approvisionnement en ligne de Rio Tinto. Ils auront accès au type de contrat ou autres termes et conditions sur lesquels leur soumission se fondera ainsi qu aux spécifications et normes applicables aux Rio Tinto Notre façon d acheter 9

12 Processus de sélection des fournisseurs de Rio Tinto Procurement (suite) biens et services concernés et aux instructions concernant le processus de soumission d offres. Il est également possible qu on demande aux fournisseurs potentiels de soumettre une offre en ligne en fournissant les prix et en téléchargeant vers le serveur des pièces justificatives et/ou en participant à une enchère inversée en ligne, à des négociations directes ou à une combinaison de ces processus. Au cours de ce processus, RTP s engage à protéger la confidentialité des renseignements concernant les fournisseurs et à garantir qu un processus équitable et cohérent s applique à tous les fournisseurs potentiels. Lorsque les fournisseurs potentiels sont conviés à soumettre une offre, RTP leur fournira les choses suivantes : les conditions d engagement dans le cadre de l appel d offres ; les documents qui définissent clairement les besoins de Rio Tinto et décrivent le processus de soumission d offres et les exigences commerciales recherchées ; et le type de contrat que le fournisseur sélectionné devra respecter. Tous les fournisseurs potentiels participant au processus de soumission d offres devront : remplir les documents et fournir tous les renseignements requis en bonne foi et de manière précise en respectant la date butoir ; fournir tous les renseignements pertinents en ce qui concerne les dangers et risques associés aux biens et services qu ils ont l intention de fournir ; être liés par les termes et conditions contenus dans le processus de soumission d offres et la description des biens ou services que RTP leur a envoyés ; avoir le droit légitime de fournir les biens et/ou services pour lesquels ils soumettent leur offre ; et fournir les biens et/ou services une fois la clôture du processus de soumission et dans le cas où ils sont sélectionnés comme fournisseur préféré. Les offres ne peuvent être rétractées, sauf avec la permission de RTP. RTP, en consultation avec les unités commerciales de Rio Tinto concernées, prendra en compte une variété de facteurs et décidera quelle offre, le cas échéant, sera acceptée ou si toutes les offres seront rejetées. Le respect par le soumissionnaire de toutes les exigences du processus de soumission et l offre de la meilleure soumission telle que définie par des critères de sélection convenus en interne compteront parmi ces facteurs que RTP prendra en compte. 10 Rio Tinto Notre façon d acheter

13 RTP privilégie également ces fournisseurs qui sont prêts à travailler activement à la création de valeur pour les unités commerciales de Rio Tinto. RTP reconnaît que les relations qui se fondent sur les principes de création de valeur nécessitent que Rio Tinto et les fournisseurs s engagent dans des processus d amélioration et collaborent activement afin de rehausser les performances à plus long terme. Conduite des affaires Une fois le contrat accordé au soumissionnaire et après que celui-ci a fourni les preuves de son assurance et des autres exigences contractuelles, a signé le contrat et a reçu la formation requise en matière de santé et de sécurité et autre tel qu il est nécessaire, les commandes des biens et services concernés seront passées au moyen de bons de commande. Rio Tinto émet ses bons de commande électroniquement et de façon automatisée avec ses fournisseurs. Les biens ou services ne doivent pas être fournis avant la réception d un bon de commande valide que l unité commerciale aura émise au fournisseur. Les unités commerciales se réservent le droit de refuser de payer le fournisseur à moins qu une facture complète et valide comprenant la référence au bon de commande en question ne soit fournie. Nous nous attendons à ce que les fournisseurs garantissent la livraison complète et dans les délais des biens et services qui correspondent aux spécifications. Toutes les commandes de matériaux doivent être livrées dans leur intégralité d ici la date d échéance à moins qu un arrangement préalable ait été conclu avec le responsable de RTP effectuant l achat. Dans le cas où les quantités, lieux ou délais de livraison venaient à être modifiés, les fournisseurs doivent en avertir RTP dès que possible. Rio Tinto s est engagé dans une stratégie de commerce électronique qui comprend l automatisation du processus d achat et la transmission des bons de commandes, factures et documents connexes à l aide d un cadre d approvisionnement commun basé sur Internet et la société s attend à ce que les fournisseurs soient en mesure de conduire ses affaires avec elle de cette manière. Utilisation du nom, du logo et des marques de Rio Tinto par les fournisseurs Sauf si la loi en vigueur l exige ou sauf accord contraire en vertu d un contrat, les entrepreneurs, fournisseurs et consultants de Rio Tinto et ses filiales n ont pas le droit d annoncer publiquement ni de divulguer le contrat et les autres arrangements visant à fournir les biens ou services à Rio Tinto et ses filiales ou autrement en rapport au sujet du contrat ou des arrangements, et ils n ont pas non plus le droit d utiliser le logo, les marques ou le nom de Rio Tinto ou de ses unités commerciales de façon publique ou dans un lieu public sans le consentement préalable écrit de la partie contractante (Rio Tinto et ses filiales). Rio Tinto Notre façon d acheter 11

14 Comportements que Rio Tinto exige de ses fournisseurs Le Rio Tinto Group adopte une approche disciplinée et intégrée aux aspects économiques, sociaux et environnementaux de ses activités, pensant que son succès en tant que société dépend de son engagement partagé à contribuer de manière constructive à une transition mondiale vers un développement durable et à être un partenaire mondial fiable ainsi qu un bon voisin. La déclaration des pratiques commerciales de Rio Tinto intitulée Notre façon de travailler énonce les principes et politiques conçus afin de garantir que notre travail de tous les jours reflète les valeurs et standards les plus élevés que nous partageons. Rio Tinto s attend à ce que ses partenaires commerciaux maintiennent eux-mêmes ces standards élevés, exige que les fournisseurs de biens et services opèrent d une manière conforme à Notre façon de travailler, et qu ils étendent leurs attentes à leurs sous-traitants. Rio Tinto est prête à mettre fin à une relation avec un entrepreneur ou un fournisseur qui n est pas fidèle à ces valeurs. Rio Tinto : s assurera que le document Notre façon de travailler est mis à la disposition des fournisseurs existants et potentiels. Vous pouvez consulter Notre façon de travailler à l adresse suivante : ; demandera des renseignements auprès des fournisseurs existants et potentiels avec lesquels nous avons ou pourrons avoir une relation commerciale importante à propos de leurs politiques et performances semblables aux politiques de Rio Tinto dont la liste se trouve cidessous. Rio Tinto peut également chercher à déterminer des niveaux de performances spécifiques pour les fournisseurs et les produits clés en rapport à ces politiques et à établir des efforts communs en vue de toute amélioration ; et suivra une approche intégratrice et cherchera à travailler avec les fournisseurs, lorsque nécessaire, afin de soutenir leur adoption de politiques conformes à nos propres politiques et de les aider à atteindre les normes minimales. Rio Tinto apprécie les fournisseurs qui peuvent prouver qu ils opèrent d une manière conforme aux politiques de Rio Tinto. Les fournisseurs qui n atteignent pas les normes minimales et ne sont pas en mesure de fournir un plan visant à rectifier promptement leurs défaillances peuvent voir leur contrat d approvisionnement résilié et être exclus de toute considération future. Transparence, intégrité et gouvernance d entreprise Rio Tinto conduit ses affaires en faisant preuve d intégrité, d honnête et d équité à tout moment et en respectant les normes internationales ainsi que les lois et règlements locaux pertinents. Rio Tinto cherche à éviter les conflits d intérêts. Rio Tinto privilégie une concurrence libre et 12 Rio Tinto Notre façon d acheter

15 loyale et interdit toutes formes de corruption. Comme le stipule notre publication Corporate Governance Guidance, les paiements (directs ou indirects) ne sont effectués que dans le cadre de services commerciaux légitimes à un taux qui reflète la valeur du marché de ces services. Rio Tinto s engage en matière de normes les plus élevées de responsabilité et de gouvernance d entreprise. Nous nous engageons en pratique et en principe vis-à-vis d une transparence maximale conforme à une bonne gouvernance et confidentialité commerciale. Standards des fournisseurs Nous exigeons au minimum de nos fournisseurs qu ils maintiennent des politiques en faveur de la concurrence loyale et de l intégrité, qu ils respectent les lois, normes et règlements en vigueur, qu ils interdisent toute corruption et qu ils bénéficient d un processus pour garantir le respect de ces choses. L offre de cadeaux personnels et de gratifications des fournisseurs au personnel de Rio Tinto et à sa famille d une manière qui pourrait être interprétée comme cherchant à bénéficier d un traitement préférentiel est expressément interdite. Afin de poursuivre cet objectif, tous les fournisseurs de Rio Tinto devraient mettre en place et maintenir des procédures, politiques et précautions pour garantir que le personnel ou les entrepreneurs étant sous leur contrôle n ont pas le droit de recevoir ni de faire de paiements ou cadeaux ou autre aux employés de Rio Tinto. La politique de Rio Tinto interdit aux employés d accepter des cadeaux et gratifications. Conformément à cette approche, nous disposons de systèmes en place pour surveiller tout manquement. Les fournisseurs souhaitant signaler une violation de cette politique doivent le faire via l adresse Rio Tinto s attend à ce que tous ses fournisseurs respectent les arrêtés, règles, règlements et lois antitrust et relatifs aux pratiques commerciales et à la concurrence déloyales et qu ils s assurent que leur personnel en fasse de même. Rio Tinto interdit strictement le partage ou l échange de tout renseignement relatif aux prix ou aux coûts et autre renseignement concurrentiel ou toute autre conduite trompeuse avec : tout fournisseur ou soumissionnaire tiers de Rio Tinto en ce qui concerne tout projet de contrat existant ou en instance ; et tout concurrent de Rio Tinto. Il est exigé de tous les fournisseurs de Rio Tinto qu ils respectent et protègent les droits de propriété intellectuelle de Rio Tinto dans le cadre de leurs affaires. Toute propriété intellectuelle de Rio Tinto qui est fournie directement ou indirectement à un fournisseur dans le cadre des affaires peut être utilisée uniquement aux fins pour lesquelles elle est fournie. En outre, il est Rio Tinto Notre façon d acheter 13

16 Comportements que Rio Tinto exige de ses fournisseurs (suite) exigé des fournisseurs qu ils stockent et maintiennent toute propriété intellectuelle de Rio Tinto de manière sécurisée et confidentielle et qu ils ne la mette pas à disposition de tout tiers, notamment des sous-traitants, sauf en cas d autorisation écrite préalable de Rio Tinto. Enfin, tous les fournisseurs de Rio Tinto sont responsables d assurer qu ils respectent toutes les lois en vigueur en matière d importation, d exportation et d exigences douanières et les règlements, règles et contrôles de la fourniture des biens aux unités commerciales de Rio Tinto. Les fournisseurs sont responsables de garantir que tous les documents ou factures fournis à Rio Tinto ou toute autorité compétente en rapport aux transactions impliquant la fourniture de biens ou services à Rio Tinto sont précis et qu ils décrivent honnêtement et dans leur intégralité les biens ou services fournis ou livrés et le prix, le cas échéant. En cas de toute incohérence ou ambiguïté entre Notre façon d acheter et tout contrat d approvisionnement en vigueur (que cela soit un contrat d approvisionnement détaillé ou un simple bon de commande), le contrat d approvisionnement prévaudra. Emploi Nous exigeons des relations de travail sures et efficaces à tous les niveaux du Rio Tinto Group. Bien que nous respections les différentes cultures, traditions et pratiques d embauche, nous apprécions les fournisseurs qui partagent nos objectifs, en particulier l élimination des blessures et maladies du lieu de travail, et qui s engagent en faveur d un comportement éthique et de bonnes valeurs commerciales. Nous soutenons la Déclaration de l Organisation internationale du travail relative aux droits et principes fondamentaux au travail. Nous n employons pas d enfants, nous sommes contre le travail forcé ou obligatoire et nous nous prémunissons contre le harcèlement et les sévices sur le lieu de travail. Nous ne pratiquons aucune discrimination, que ce soit en raison de l âge, des origines ethniques, du sexe, des préférences sexuelles, des opinions politiques ou de la religion et cherchons à permettre aux employés à se développer dans la mesure de leurs capacités grâce à la formation appropriée, au mentorat et aux opportunités de développement et d enseignement. Nous reconnaissons le droit de chacun à choisir s il souhaite ou non être représenté collectivement. Standards des fournisseurs Nous exigeons au minimum de nos fournisseurs qu ils maintiennent des politiques nécessitant le respect des règlements, normes et lois en vigueur et qui interdisent le travail forcé ou obligatoire ou celui des enfants, et que ces politiques soient accompagnées d un processus visant à en assurer le respect. Nous apprécions les fournisseurs qui s engagent vis-à-vis de cette norme en adoptant des politiques similaires à celles de Rio Tinto et 14 Rio Tinto Notre façon d acheter

17 qui se conforment et ne commettent pas de violation importante de ces dernières. Droits de l homme Rio Tinto soutient les droits de l homme en vertu de la Déclaration universelle des droits de l homme et de la Convention relative aux peuples indigènes et tribaux de l Organisation internationale du travail, et nous respectons ces droits lorsque nous conduisons les activités du Groupe à travers le monde. Nous ne serons pas complices des violations des droits de l homme et chercherons à éviter toute situation pouvant être interprétée comme tolérant les violations des droits de l homme. Standards des fournisseurs Nous exigeons au minimum de nos fournisseurs qu ils maintiennent des politiques respectant la dignité et les droits de l homme fondamentaux, sans distinction quelle qu elle soit, notamment le droit à la vie, à la liberté, à la sécurité de la personne, à la liberté contre l esclavage et la cruauté et à la protection égale en vertu des lois et constitutions pertinentes, ainsi qu un processus pour garantir le respect de ces droits. Hygiène et sécurité du travail Nous nous engageons à éliminer toutes les blessures, maladies et incidents de nos opérations et nous attendons à un même engagement vis-à-vis de l hygiène et de la sécurité au travail de la part des sociétés avec lesquelles nous travaillons. La sécurité est une valeur fondamentale et une importante priorité : nous avons un objectif de zéro blessures. Nous nous efforçons de protéger notre santé physique et notre bien-être sur le lieu de travail. Standards des fournisseurs Nous exigeons au minimum de nos fournisseurs qu ils respectent toutes les exigences des unités commerciales concernées de Rio Tinto et qu ils fassent preuve d un engagement fort en matière de gestion responsable de la santé et de la sécurité et d élimination des blessures et maladies liées au lieu de travail, par le biais d un processus visant à garantir le respect de ces politiques à la fois sur le plan interne et externe, d audits réguliers, de révisions et de rapports. Nous apprécions les fournisseurs qui communiquent activement les risques des produits en matière de santé et de sécurité. Environnement Lorsqu il est possible de le faire, nous empêchons, minimisons ou réduisons d une autre façon les effets néfastes que les opérations du Groupe ont sur l environnement, ou remédions à ces effets. Nous nous reposons sur notre respect de tous les règlements et lois relatifs à l environnement et aidons à mettre au point et à mettre en œuvre des systèmes de gestion supplémentaires ainsi que des engagements volontaires. Nous mettons au point des normes qui s appliquent à tout le groupe et sommes engagés avec les parties prenantes afin de continuer les améliorations dans ce domaine. Rio Tinto Notre façon d acheter 15

18 Comportements que Rio Tinto exige de ses fournisseurs (suite) Nous garantissons le respect interne et externe de notre politique relative à l environnement au moyen de rapports, révisions et audits réguliers. Standards des fournisseurs Nous exigeons au minimum de nos fournisseurs qu ils respectent toutes les exigences des unités commerciales concernées de Rio Tinto. Ils doivent également faire preuve d un engagement fort en matière de gestion responsable de l environnement, de l élimination des incidents environnementaux, de la minimisation des déchets, de l utilisation responsable des ressources, de la gérance des produits et de la réduction des gaz à effet de serre. Ils doivent avoir de bons antécédents en matière de respect des politiques et de remèdes aux dommages occasionnés par les opérations et les incidents. Nous apprécions un fort engagement prouvé de l organisation envers une approche préventive aux défis environnementaux, faisant la promotion d une plus grande responsabilité envers l environnement et du développement et de la diffusion de technologies qui ne nuisent pas à ce dernier. Développement durable Rio Tinto s engage en matière de développement durable. Nous contribuons de manière constructive à la transition mondiale vers un développement durable en aidant à satisfaire aux besoins et aux aspirations à l échelle de la communauté et du monde (que ces besoins soient économiques, sociaux ou environnementaux) de manière responsable. Les considérations qui ont trait au développement durable font partie intégrante de nos plans de développement et de nos processus de prise de décision et nous pensons qu en nous concentrant sur le personnel, l environnement et les ressources et les systèmes de gestion, nous sommes mieux à même de gérer les risques, créer des options commerciales, réduire les coûts, attirer les meilleurs employés, accéder à de nouveaux marchés et ressources et livrer un meilleur produit à nos clients. Standards des fournisseurs Nous exigeons au minimum de nos fournisseurs qu ils respectent toutes les exigences des unités commerciales concernées de Rio Tinto. Ils doivent également faire preuve d un engagement fort en matière de développement durable. Nous apprécions les fournisseurs dont les politiques et pratiques manifestent un soutien en faveur du développement durable et une sensibilisation quant à cette question et nous aident à atteindre les objectifs de développement durable. Communautés RTP soutient et s intègre aux stratégies de la communauté locale mises au point par les unités commerciales clientes. Nous avons l intention de construire des relations avec nos voisins caractérisées par le respect mutuel, un partenariat actif et un engagement à long terme. 16 Rio Tinto Notre façon d acheter

19 Standards des fournisseurs Nous exigeons au minimum de nos fournisseurs qu ils fassent preuve d un engagement envers des relations responsables et productives avec la communauté. Nous apprécions les fournisseurs qui se consacrent à cette norme en maintenant des relations commerciales qui auront un impact positif et durable sur les communautés locales et les voisins affectés par les opérations de Rio Tinto. conviennent de fournir les biens et services conformément aux termes et conditions de Rio Tinto. soient capables d effectuer des opérations commerciales électroniquement, notamment en utilisant l Internet et en émettant les bons de commande, factures et paiements d une manière compatible avec celle de Rio Tinto. Exigences supplémentaires requises des fournisseurs Afin de soutenir nos objectifs d entreprise, nous nous attendons à ce que tous nos fournisseurs : aient des objectifs commerciaux conformes aux nôtres (réduction des coûts, amélioration de la valeur, réduction et/ou élimination des déchets, réduction des changements, amélioration de l efficacité opérationnelle et énergétique). soient dans une situation financière saine. soient des fabricants directs de marchandises ou des distributeurs/agents agréés de ces derniers. disposent d un personnel capable et compétent d un point de vue technique de manière à offrir un service de soutien dans le cadre des biens et/ou services fournis. maintiennent des processus et systèmes d assurance qualité appropriés. Rio Tinto Notre façon d acheter 17

20 Ce que Rio Tinto Procurement exige de son personnel de la chaîne d approvisionnement Tous les employés et entrepreneurs de Rio Tinto travaillant dans les domaines approvisionnement, achat et livraison doivent agir en accord avec les politiques et procédures en vigueur de Rio Tinto ainsi qu avec leurs conditions d engagement. En plus des politiques spécifiques à l approvisionnement, voici un rappel pour les employés de la chaîne d approvisionnement des valeurs clés à la base des pratiques de travail de RTP. La sécurité d abord. Nous sommes professionnels et éthiques dans tous les domaines. Nous sommes catégoriquement centrés sur nos valeurs. Nous agissons avec intégrité et respect envers autrui. Nous apprécions nos employés et favorisons leur développement. Nous sommes le moteur de solutions innovantes. Sécurité personnelle La santé et la sécurité sont une valeur clé chez Rio Tinto. Le personnel de la chaîne d approvisionnement doit gérer sérieusement sa propre sécurité ainsi que la sécurité au sein de son environnement professionnel et celle de ses collègues. Le personnel de la chaîne d approvisionnement doit s assurer qu il connaît les procédures de sécurité régissant son environnement de travail, qu il utilise l équipement de protection personnel adéquat, qu il fait les évaluations de risque requises dans le cadre des travaux physiques et qu il signale tous les dangers, incidents évités de justesse et incidents physiques et en assure le suivi. Lorsqu il se rend sur un site d exploitation de Rio Tinto, le personnel de la chaîne d approvisionnement doit signaler toute observation de dangers, risques et opportunités d améliorer la sécurité à ses hôtes. Lorsqu il traite avec des fournisseurs existants ou potentiels, le personnel de la chaîne d approvisionnement doit s assurer que le fournisseur comprend les exigences de Rio Tinto en matière de gestion de la sécurité et donc l obligation de les respecter dans le cadre de ses affaires avec Rio Tinto. Respect de la politique de RTP Le personnel de RTP doit respecter toutes les politiques de RTP, y compris notre politique de documentation et Notre façon d acheter, et garantir que toutes les transactions sont effectuées en accord avec les procédures de contrôle interne. Tout le personnel de RTP doit démontrer un engagement personnel et professionnel envers les politiques de Rio Tinto en matière de droits de l homme, de développement durable et d environnement, en intégrant 18 Rio Tinto Notre façon d acheter

21 ces considérations dans nos plans de travail et processus de prise de décision. Paiements irréguliers Le personnel de la chaîne d approvisionnement doit maintenir un haut niveau d intégrité dans toutes les relations professionnelles qu il entretient au nom de Rio Tinto. Il ne doit jamais solliciter ni accepter de pots-de-vin, de cadeaux ou de distractions, de contributions ou autres paiements illégaux ou irréguliers. Lois en vigueur et Notre façon de travailler Le personnel de la chaîne d approvisionnement doit respecter toutes les lois en vigueur. Il doit aussi respecter les principes de Notre façon de travailler. Contrôles du commerce international Le personnel de la chaîne d approvisionnement doit comprendre et appliquer les lois régissant le commerce international et les douanes, les règlementations et contrôles, y compris ceux ayant trait à l obtention de licences, les documents d expédition et d importation, et signaler et enregistrer les exigences de conservation de documents. Confidentialité Dans toutes ses transactions avec les fournisseurs et autres tiers, le personnel de la chaîne d approvisionnement doit agir en conformité avec les politiques de Rio Tinto et les lois et réglementations en vigueur en matière de confidentialité et de protection des données. Informations sur les fournisseurs Toutes les informations sur les fournisseurs, y compris les tarifs, dessins et savoir-faire, doivent être traitées de la manière la plus confidentielle et utilisées seulement dans le but prévu. Elles doivent être conservées de manière sûre en accord avec la politique et les normes de documentation de RTP. Respect des lois relatives à la concurrence Rio Tinto s est engagé à respecter les principes de la concurrence libre et loyale. La politique de Rio Tinto est de commercer avec énergie et efficacité tout en respectant les règlementations et les lois antitrust en vigueur dans toutes les juridictions dans lesquelles elle opère. Rio Tinto prend ses décisions commerciales de manière indépendante. Rio Tinto interdit le partage d informations commerciales sensibles avec les autres concurrents. Par information commerciale sensible, Rio Tinto entend toute information qui n est pas publique et concerne les prix (liste de prix, tout élément de prix, réductions, rabais ou une intention de facturer un prix), les négociations des contrats, capacité, production, coûts, stratégies ou plans commerciaux, intentions de faire ou de ne pas faire une offre, part de marché ou clients. Il est également interdit au personnel de la chaîne d approvisionnement de participer à toute pratique commerciale restrictive ou activités de concurrence déloyale, y compris de s engager dans toute forme de boycott. Rio Tinto Notre façon d acheter 19

22 Ce que Rio Tinto Procurement exige de son personnel de la chaîne d approvisionnement (suite) Conflits d intérêts Il s agit d une condition d engagement pour tout le personnel de la chaîne d approvisionnement selon laquelle toutes ses activités extérieures à son travail chez Rio Tinto ne doivent générer de conflits avec son rôle d approvisionnement. Le personnel de la chaîne d approvisionnement a l obligation de signaler toute relation personnelle ou familiale avec des fournisseurs existants ou potentiels lorsqu il est impliqué dans le processus de sélection, de gestion ou d évaluation des fournisseurs. Signalement du non-respect Lorsque le personnel de RTP identifie une infraction aux politiques ou valeurs de Rio Tinto, cette dernière doit être signalée par le biais de la voie hiérarchique de RTP ou du programme Speak-OUT de Rio Tinto. Conditions d engagement Les termes et conditions d engagement convenues avec Rio Tinto régissent tout le personnel de RTP. Rien dans ce document ne porte atteinte à ces termes et conditions. 20 Rio Tinto Notre façon d acheter

23 Documents de direction supplémentaires de Rio Tinto Notre façon de travailler Directive en matière d intégrité commerciale Directives de conformité Directives de gouvernance d entreprise Normes environnementales Directives de publication financière Conduite en conformité avec les droits de l homme Normes de la médecine du travail Règles de la transaction des titres de Rio Tinto Normes de sécurité Ces documents fournissent une directive supplémentaire dans des domaines spécifiques de la politique et davantage de ressources sur les sites web Internet et Intranet de Rio Tinto sont également disponibles. Clause de non responsabilité Les politiques et procédures stipulées dans Notre façon d acheter sont internes au groupe Rio Tinto et ni RTP ni les unités commerciales de Rio Tinto ne seront obligés de divulguer tout document à toute partie externe qu elles auront choisi de ne pas divulguer. Les politiques dans Notre façon d acheter constituent un guide ; elles ne sont pas destinées à créer des obligations ou droits contractuels. RTP se réserve le droit d interpréter ses politiques et de modifier ses procédures lorsqu elle le juge approprié. RTP peut, à sa seule discrétion, modifier toute disposition de ce document, y apporter des exceptions, ou la discontinuer à tout moment, sans préavis. Rio Tinto Notre façon d acheter 21