GUIDE DU CLIENT SALLE ALPHONSE-DESJARDINS

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1 GUIDE DU CLIENT SALLE ALPHONSE-DESJARDINS

2 INFORMATION AUX CLIENTS SALLE ALPHONSE-DESJARDINS COORDONNATRICE AUX ÉVÉNEMENTS Dès la signature de votre contrat, la coordonnatrice aux événements du Centre Caztel sera en charge de votre dossier. Cette personne veillera à vous guider et vous conseiller sur les services offerts. Selon vos besoins, elle vous représentera auprès des services de traiteur et/ou de toute autre personne à l externe. Finalement, elle définira avec vous la logistique de votre événement (plan de salle, personnel, technique de son et d éclairage, ménage, montage, ) et fera les suivis nécessaires. LOCATION DE LA SALLE DE RÉUNION PAUL-HENRI-DROUIN (CAPACITÉ DE 30 PERSONNES) Cette salle est disponible sur réservation, en priorité, pour les organismes mineurs et communautaires de la Ville de Sainte-Marie. Elle peut être louée à des entreprises et organisations si elle est disponible, et ce, selon la tarification suivante : ORGANSIME AUTRE 1 JOURNÉE AUTRE ½ JOURNÉE GRATUIT 100 $ TAXES EN SUS 75 $ TAXES EN SUS LE HALL D ALPHONSE-DESJARDINS / ESPACE VACHON Le hall de la salle Alphonse-Desjardins est disponible pour vos 5 à 7, conférence de presse, cocktail d honneur, etc. et ce, au coût de 100$ pour un organisme communautaire et de 150 $ pour une organisation privé. Cette section est incluse dans votre coût de location de salle lorsque vous avez un événement dans la journée même dans l une de nos trois salles. C est espace est réservé uniquement si aucune autres activités se déroule dans l une des trois salles. CONFIRMATION DU NOMBRE D INVITÉS LORS D UNE LOCATION AVEC REPAS Nous vous prions de confirmer votre nombre d invités cinq jours avant votre réception. PAIEMENT Le paiement doit être effectué de la façon suivante : 75 % du montant total de votre facturation devra être versé à la signature du contrat et final devra être payé dans les 15 prochains jours ouvrables, suivant la réception de votre facture. 25 % du montant

3 POLITIQUE D ANNULATION Plus de 30 jours avant l événement : Nous conservons 25 % du premier paiement; Entre 15 à 30 jours avant l événement : Nous conservons 50 % du premier paiement; 8 à 14 jours avant l événement : Nous conservons 75 % du premier paiement; 7 jours avant l événement : Nous conservons la totalité (100%) du premier paiement. NOURRITURE ET BOISSON En aucun cas, nous n accepterons des boissons alcoolisées et de la nourriture à l intérieur et sur le site qui ne sont pas vendues par le Centre Caztel de Sainte- Marie sous peine d expulsion du groupe. De plus, la Ville de Sainte-Marie se réserve le droit d arrêter de servir des consommations alcoolisées aux clients que nous considérons en état d ébriété. Le Centre détient tous les permis d alcool requis donc sera responsable de la vente de ces produits. TABAC ET JEU DE HASARD Il est interdit de fumer à l intérieur de l édifice. Le locataire est responsable du respect de la Loi sur le tabac et de toutes autres lois applicables. Des endroits à l extérieur sont prévus à cet effet. Les jeux de hasard, les loteries ou autres jeux d argent sont strictement interdits. ACCROCHAGE AUX MURS ET AUX PLAFONDS Pour tout besoin en accrochage (mur ou plafond) veuillez en faire part à la coordonnatrice aux événements. Veuillez prendre note qu aucun accessoires pouvant abimer les murs ou surface de la salle devront être utilisé pour afficher ou installer des accessoires ou décoration. Par exemple, l utilisation de punaise, broche, clous, vis ou autres sont strictement interdit. L utilisation de papier collant ou autre est interdite. À utiliser sur les murs: gommette bleu uniquement. Tout le matériel, équipement ou décoration installé par le client devra être enlevé à la fin de l activité. Dans le cas contraire ou vous voudriez récupérer le matériel le lendemain de la location, vous devrez prendre entente avec la coordonnatrice aux évènements. PUBLICITÉ Pour diffuser de l information sur votre activité, nous vous demandons de ne pas publier le numéro de téléphone du Centre Caztel sur vos différentes publicités comme lieu d information. Le logo de la Ville de Sainte-Marie ou du Centre Caztel ne doit, en aucun temps, se retrouver sur vos moyens de promotion (à moins d entente particulière écrite). PRODUITS INFLAMMABLES Aucun produit inflammable ne pourra être utilisé dans la Salle Alphonse-Desjardins. Si du matériel ou produit inflammable sont indispensable à la tenue de votre événement, vous devrez préalablement nous en faire part. Également, dans aucun cas des bougies (feu) pourront être utilisées comme centre de table ou décoration dans la salle Alphonse-Desjardins.

4 PLANCHER Les locataires ne peuvent utiliser de la poudre à danser sur la surface de la salle. Nous vous demandons également de na pas vous chausser de souliers de danser ayant des fers (souliers de claquette ou gigue, par exemple). ENTRETIEN MÉNAGER L entretien ménager du Centre Caztel est assuré par la Ville de Sainte-Marie. Lorsque l état des salles, loges ou salles de bain de la salle requiert un ménage particulier après l événement, des frais ménagers supplémentaires pourront s appliquer. INTERNET Les usagers du Centre Caztel peuvent bénéficier d un service Internet sans fil grâce à un réseau WI-FI sans frais. CUISINE La cuisine de la salle Alphonse-Desjardins est disponible uniquement pour les traiteurs. Cette cuisine n est donc pas disponible pour un groupe voulant cuisiner sur place. PAIEMENT DIRECT Le Centre Caztel met à sa disposition trois appareils de paiement direct sans fil lorsque le service de bar est ouvert (paiement débit). PROMOTION DE VOTRE ÉVÉNEMENT / ACTIVITÉ SI vous le désirez, il est possible d inscrire la tenue de votre activité sur le panneau extérieur du Centre Caztel, sur notre site Internet, sur nos téléviseurs à l intérieur du bâtiment et même sur notre Facebook et ce, sans frais. Cette demande doit être faite à l avance à la coordonatrice. MONTE-CHARGE Le Centre Caztel dispose d un monte-charge permettant d accéder avec du matériel lourd ou encombrant directement dans la salle. Pour l utilisation du montecharge, veuillez vous adresser à la coordonnatrice aux événements. LOGE Le Centre Caztel met à la disposition des locataires deux loges situées près de la salle. L accès aux loges doit être préalablement demandé et inscrit à votre contrat.

5 PRÉPOSÉ À L ACCUEIL Un préposé à l accueil est sur place de 8 h à 22 h afin d assurer le contrôle de l accès au centre, et ce, afin de diriger les utilisateurs vers les différents lieux de l établissement. Cette personne sera informée de votre activité dans la salle. PRÉPOSÉ AUX VESTIAIRES Le vestiaire sera ouvert selon les besoins et sera opéré par les employés de la Ville de Sainte-Marie. Un coût de 2 $ est applicable par utilisateur. Si votre organisation désire rendre ce service gratuit à vos invités, un montant forfaitaire vous sera facturé, soit : UTILISATION DU VESTIAIRE (Deux options à proposer au client) 2 $/personne (taxes incluses) 2 $/personne (taxes incluses) VESTIAIRE SUR ROULETTE Un vestiaire sur roulette sera disponible dans le 1/3 de salle lors des locations à moins de 50 personnes. OU FORFAIT À : Pour ½ journée (7 heures et moins) 100 $, taxes en sus (moins de 100 personnes) 150 $, taxes en sus (de 100 à 300 personnes) 200 $, taxes en sus (plus de 300 personnes) Pour une journée (8 heures et plus) 150 $, taxes en sus (moins de 100 personnes) 200 $, taxes en sus (de 100 à 300 personnes) 250 $, taxes en sus (plus de 300 personnes) OU FORFAIT À : Pour ½ journée 100 $, taxes en sus (moins de 100 personnes) 150 $, taxes en sus (de 100 à 300 personnes) 200 $, taxes en sus (plus de 300 personnes) Pour une journée (8 heures et plus) 150 $, taxes en sus (moins de 100 personnes) 200 $, taxes en sus (de 100 à 300 personnes) 250 $, taxes en sus (plus de 300 personnes PREMIERS SOINS Le Centre Caztel met à la disposition de sa clientèle un accès aux premiers soins avec tout l équipement nécessaire en cas d urgence. Vous retrouverez également un défibrillateur cardiaque à la sortie de la salle. En tout temps, une aide peut être obtenue en composant le 911 à partir des téléphones disponibles dans la salle. STATIONNEMENT Le Centre possède un grand stationnement offert gratuitement 24 heures sur 24. Un débarcadère d autobus est également aménagé à l entrée principale du Centre (rond-point). Nous demandons par contre aux autobus de se stationner dans l espace du haut prévu à cet effet (face à l école secondaire).

6 CONGÉ DES FÊTES Veuillez prendre note que le Centre Caztel sera fermé les 24, 25 et 31 décembre ainsi que le 1 er janvier à moins d événement majeur organisé. PHOTOCOPIEUR Un photocopieur est disponible à l accueil du Centre Caztel. Un montant de 10 cents par copie vous sera demandé lorsqu il s agira de dix copies et plus. SÉCURITÉ Pour certains types d événement, la Ville de Sainte-Marie s assurera d avoir suffisamment de sécurité sur place afin que l activité se déroule bien. Des frais supplémentaires de 26 $ par agent seront applicables. Ce service de sécurité sera non négociable avec le client et sera planifié selon le type d événement. Ce service n est par contre pas responsable des biens du client à l intérieur des lieux. Si votre événement comporte des besoins particuliers, vous pouvez nous en faire part afin que l on prévoie des agents supplémentaires. DOMMAGES Le locataire est responsable des dommages causés aux locaux, au matériel et à l équipement utilisés dans le cadre de la location. Il sera responsable des frais encourus, le cas échéant, pour la réparation ou le remplacement de ceux-ci. DÉPÔT DE GARANTI La Ville de Sainte-Marie se réserve le droit de demander un dépôt de sécurité avant l événement. Le dépôt sera remis au locataire après la tenue de l événement si aucun dommage n a été causé aux locaux, matériel et équipements utilisés dans le cadre de la location. Le dépôt servira pour la réparation ou le remplacement des biens endommagés. S il est insuffisant, la Ville réclamera au locataire un montant pour l excédent.