Un extranet : obligatoire pour qui pour quoi?

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1 ARC / DOSSIER N 2 DU MOIS DE NOVEMBRE 2014 Un extranet : obligatoire pour qui pour quoi? Le nouvel article 18 Alinéa 6 de la loi du 10 juillet 1965 oblige, à partir du 1 er janvier 2015, les syndics professionnels à mettre à la disposition du syndicat des copropriétaires un «espace numérique». Cet extranet doit prévoir deux interfaces : l une pour le conseil syndical et une autre pour les membres du syndicat de copropriétaires afin de leur donner accès aux documents de la copropriété qui les concernent. Voici l alinéa de la loi concernant ce point : «Le syndic est chargé ( ) : - «de proposer, à compter du 1er janvier 2015, lorsque le syndic est un syndic professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité de l'article 25 de la présente loi. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical». Comme on peut le constater, l article ne précise pas quels sont les documents minimums à mettre en ligne que ce soit sur l interface du conseil syndical ou sur celle réservée aux copropriétaires. Il reste aussi muet quant à l imputation de ce service. Doit-il être considéré comme une obligation de gestion courante devant rentrer dans les honoraires de base ou bien comme une prestation particulière pouvant justifier des honoraires complémentaires? Les syndics vont, quant à eux, réclamer des honoraires complémentaires en invoquant les investissements financiers qu ils ont engagés pour mettre en place cette solution. Ils vont, en revanche, omettre de préciser que ce service va leur permettre d obtenir un gain de productivité important ainsi qu une réduction de leurs frais de gestion. L argument de l investissement financier n est donc pas pertinent pour justifier d une demande d honoraires supplémentaires. Sachant que ce sont les professionnels eux-mêmes qui sont à l origine de l introduction de cette obligation. D autant plus - comme on va le voir dans le présent dossier - qu il y aura «extranet» et «extranet», c est-à-dire des extranets minimums et des extranets très complets. Nous invitons les conseils syndicaux à la vigilance. Voici les éléments qu il faudra impérativement contrôler afin d apprécier la qualité de solution extranet proposée par le syndic. 1

2 I. Les éléments à contrôler 1) La «consultation comptable» des comptes individuels de copropriétaire : attention Bien souvent, les syndics proposent la «consultation comptable», suggérant qu il s agit de la consultation du grand livre et des documents comptables de la copropriété. Or, il ne s agit en général que la possibilité de consultation du relevé de la situation du compte de chaque copropriétaire individuellement. La plupart des extranets proposent ce service. Cela pour la raison simple qu elle permet au syndic un gain de productivité. Les copropriétaires appellent moins les gestionnaires ou le comptable pour avoir un point sur leur situation comptable individuelle puisqu ils peuvent désormais la consulter en ligne. D autres syndics ont même utilisé cette option pour envoyer les appels de fonds en ligne, économisant ainsi les photocopies et les frais d envoi à leur avantage. Ce service constitue donc incontestablement un avantage pour le syndic plus que pour le syndicat des copropriétaires. 2) Les documents minimums La plupart des syndics proposent des solutions extranets qui présentent en majorité des documents très basiques. On retrouve les procès-verbaux et convocations des assemblées générales précédentes ou encore le règlement de copropriété et ses mises à jour éventuelles. Il s agit en réalité des archives numérisées qui font partie de la mémoire de la copropriété. Il faut donc aller beaucoup plus loin et imposer la fourniture de documents stratégiques qui permettent de suivre de façon quasi quotidienne la gestion de la copropriété. Exemple : la délivrance du grand livre général, des factures, des ordres de service ou des contrats en vigueur, mais aussi du carnet d entretien ou des éventuels cahiers des charges en cas de moyens et gros travaux. 3) La mise à jour des données Il y a deux types de documents stratégiques : les documents «statiques» comme les factures, les contrats et les ordres de service, etc. ; les documents qui évoluent comme le grand livre, le carnet d entretien, le relevé des charges, les relevés bancaires. 2

3 Pour ces derniers documents, il faudra convenir avec le syndic d une fréquence de mise à jour. Une fois par mois semble raisonnable aussi bien pour répondre aux contraintes techniques du syndic que pour satisfaire aux besoins du conseil syndical qui a, rappelons-le un pouvoir (voire un devoir) de contrôle de ces documents. 4) La propriété des bases de données Il est impératif que le syndicat des copropriétaires reste le propriétaire de l ensemble des données et documents numériques de la copropriété. C est pour cela qu il faudra prévoir dans le contrat de syndic une clause qui précise explicitement que l ensemble des données reste la propriété inaliénable du syndicat des copropriétaires. En cas de changement de syndic, les documents numérisés pourront être ainsi transférés au nouveau syndic repreneur qui pourra les récupérer facilement (voir point suivant). 5) La migration des données Il faudra définir dans le contrat de syndic un format informatique de délivrance des documents en cas de transfert des données vers un autre syndic. Généralement, on utilise le format tableur (Excel, etc.). On évitera les formats statiques de type PDF. 6) La possibilité de télécharger et d imprimer les documents Le conseil syndical devra imposer au syndic la possibilité que les documents consultables en ligne puissent être non seulement téléchargeables sur le disque de l utilisateur, mais aussi imprimables sur une imprimante locale. Certains syndics verrouillent ces possibilités, ce qui oblige à lire les documents sur l écran d ordinateur. II. La valorisation de ce service dans le contrat de syndic L article 18, alinéa 6 de la loi de 1965 laisse néanmoins une «zone d ombre» quant à la facturation de ce service. Faut-il le considérer comme une obligation du syndic, devant rentrer dans la gestion courante et donc compris dans les honoraires de base ou bien le considérer comme une prestation particulière au motif que l assemblée peut y déroger? Selon nous, cette obligation s impose légalement au syndic et doit rentrer dans le contrat de base et dans les honoraires de gestion courante, comme c est le cas aussi désormais, pour les comptes bancaires. Cet extranet ne peut donc être facturé dans le cadre de prestations particulières en plus du forfait. Cependant dans la mesure où cet extranet permet un gain de productivité au syndic, si l assemblée générale refuse ce service il peut y avoir une augmentation des honoraires à hauteur de la «valorisation» de l extranet prévu dans le contrat (pénalité en cas de dérogation à l obligation). 3

4 Ceci pourrait paraître curieux, mais ce sera le meilleur moyen d éviter que les copropriétés ne soient tentées de refuser l extranet, outil de bonne gestion. III. Comment l ARC agit pour faire évoluer la situation? L ARC a initié un groupe de travail pluridisciplinaire qui a pour but de travailler sur un texte permettant de définir ce que devra au minimum contenir la solution «extranet» proposée par les syndics professionnels. Ce groupe est composé de syndics professionnels, d éditeurs de logiciels, de professionnels de l immobilier et d associations de consommateurs. L ensemble des travaux et des recommandations de ce groupe seront condensés dans un «livre blanc» qui sera alors remis aux ministères de la Justice et du Logement ainsi qu au rapporteur de la loi ALUR, le Député Daniel Goldberg. Nous vous livrons d ores et déjà dans ce dossier certaines réflexions émanant de ce groupe de travail : 1. l ensemble des participants est consentant pour dresser une liste minimum de documents que le syndic sera tenu de mettre à la disposition du conseil syndical ; 2. conformément aux demandes de l ARC, on retrouve, dans cette liste, entre autres les documents stratégiques que sont le «grand livre comptable», les factures ou les ordres de service. Ces documents devront périodiquement être mis à jour. Il semble qu une actualisation mensuelle soit une périodicité acceptable aussi bien par les syndics qui doivent réaliser des rapprochements bancaires que par les associations représentant les conseils syndicaux qui doivent disposer de documents à jour ; 3. le groupe de travail a aussi convenu que l ensemble des données figurant dans l extranet était la seule propriété du syndicat des copropriétaires. À ce titre, il faut déterminer une norme informatique des traitements des données qui permettra d assurer une interopérabilité d un syndic à l autre en cas de changement. Comme on peut le constater sur les points les plus importants, un consensus est acquis. D où l importance d un document collectif qui acte de ce consensus. IV. Une marginalisation des syndics bénévoles? Certaines chambres syndicales pensent que cette nouvelle obligation réservée uniquement aux syndics professionnels va marginaliser les syndics bénévoles qui ne seront pas en capacité de proposer un service d extranet similaire. Il est vrai que ce service impose un développement qui n est pas forcément coûteux, mais qui nécessite un savoir informatique. 4

5 Voilà pourquoi la coopérative technique de l ARC proposera bientôt deux outils qui vont permettre aux syndics bénévoles d apporter un véritable extranet performant au service des copropriétaires et de la copropriété. Le premier outil permettra de mettre en ligne l ensemble des documents propres à la copropriété (grand-livre, procès verbaux, factures, ordres de services ) ainsi qu un agenda numérique qui indiquera les évènements de la copropriété. Mais, au-delà, la coopérative est en train de développer un nouvel outil qui permettra aux copropriétaires dont la copropriété est gérée par un syndic bénévole adhérent à l ARC de consulter ou de suivre en ligne leur état individuel de charges et de connaître la situation financière de la copropriété. Eh oui, il y a les syndics bénévoles adhérents à l ARC et les autres! 5