Gestion de prêt. version 2.4. Notice d utilisation

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1 Gestion de prêt version 2.4 Notice d utilisation

2 Table des matières Contact I. Installation / désinstallation 1 A. Installation 1 B. Désinstallation 2 II. Principes généraux 2 III. Première utilisation 3 A. Ordinateur connecté à Internet 3 B. Ordinateur non connecté à Internet 4 IV. Navigation et interface 4 A. Fenêtre de liste 4 B. Fenêtre de détail 6 V. Catégories et fonctionnalités 7 A. [Élèves] 7 B. [Stock] 9 C. [Exemplaires] 10 D. [Classes] 10 E. [Matières] 11 F. [États] 11 VI. Personnalisation [Préférences] 11 A. Établissement 12 B. Options de pénalités 12 C. Sécurité 15 D. Bons 16 E. Factures 17 F. Options de gestion 17 G. Libraire 18

3 VII. Menu «Impressions» 18 A. Listes à l écran 18 B. Bons d attribution ou de restitution 18 C. Rappels 18 D. Factures 19 E. Récapitulation des attributions par élève 19 F. Tableau des ouvrages attribués 19 G. Récapitulation des pénalités dues 19 H. États des stocks 19 I. Stats par catégories de classes 19 J. Pilon 20 VIII. Menu «actions» 20 A. Attribution et restitution en liste 20 B. Modification d états en bloc 20 C. Mise au pilon 20 D. Suppression du pilon 20 E. Réassort 21 F. Remise à zéro de fin d année 21 IX. Menu «imports» 21 A. Livres lde 21 B. Sconet 22 C. GEP 23 D. APlon 24 E. Autre fichier élève 26 X. Menu «outils» 27 A. Sauvegarde 27 B. Export des exemplaires 27 C. Maintenance 27 Contact LDE STRASBOURG courriel : soft@lde.fr

4 I. Installation / désinstallation A. Installation Préambule L installation de Cristal ne nécessite pas de compétences particulières sous Windows comme sous Mac OS. Elle se fait à partir du fichier téléchargé sur notre site LDE.fr. Si vous le souhaitez, Cristal peut vous être fourni sur clé USB ou CD-Rom sur demande. L installation de la version réseau de Cristal n est pas détaillée dans la présente notice, et elle fait l objet d une manipulation spécifique réalisée en collaboration avec notre équipe informatique. 1. Windows (2000, XP, Vista) 1) Décompactez le fichier téléchargé avec un logiciel de décompression ZIP. Si vous n en disposez pas d un, vous pouvez télécharger sur notre site LDE.fr une version de QuickZip (dans la partie Cristal/Téléchargements). 2) Dans le répertoire obtenu, lancez «Install_Cristal241.exe». 3) Par défaut, l installation prévoit de créer des raccourcis dans votre menu «Démarrer» ainsi que sur votre Bureau Windows. Vous pouvez décocher ces options, mais nous vous conseillons de les conserver. 4) Par défaut, Cristal s installe dans le répertoire «C:\Program Files\CRISTAL». Vous avez néanmoins la possibilité de changer de répertoire. 5) Les fichiers sont alors copiés sur votre disque dur, vous êtes prêt à utiliser Cristal. Astuce Pour plus de mobilité, vous pouvez choisir d installer Cristal sur une clé USB. 2. Macintosh (Mac OS X.2.8 et ultérieure) 1) Décompactez le fichier téléchargé avec l outil de décompression ZIP de Mac OS X (il vous suffit de double-cliquer dessus). 2) Glissez simplement le dossier «CRISTAL» où bon vous semble sur votre disque dur (par exemple le dossier «Applications»). 3) L application Cristal se trouve dans ce dossier. Nous vous conseillons de placer un alias de celle-ci sur votre bureau (cf. documentation de Mac OS).

5 B. Désinstallation 1. Windows (2000, XP, Vista) Pour désinstaller le logiciel, deux possibilités vous sont offertes : lancer «Désinstallation» dans le dossier Cristal de votre «Menu Démarrer» utiliser le désinstalleur présent dans le dossier d installation de Cristal Attention! Cette manœuvre est irréversible. Par sécurité, les fichiers de données «Cristal.4DD» et «Cristal.4DR» sont automatiquement sauvegardés sur votre Bureau Windows dans un dossier «Cristal Données». Si vous ne souhaitez réellement plus les conserver, vous pouvez les supprimer. 2. Macintosh (Mac OS X.2.8 et ultérieure) Pour désinstaller le logiciel, il suffit de détruire le dossier «CRISTAL». Attention! Cette manœuvre est irréversible, nous vous conseillons fortement de conserver au moins les fichiers de données «Cristal.4DD» et «Cristal.4DR». II. Principes généraux Cristal 2 a été pensé et optimisé pour une utilisation sur un poste connecté à Internet. En effet, il repose sur une technologie nommée WebService qui rend possible des échanges directs avec nos serveurs, comme l import de vos exemplaires ou la demande de licence, de manière totalement transparente pour vous. Bien entendu, vous pouvez tout de même utiliser Cristal sans connexion Internet, mais dans ce cas un certain nombre des nouvelles fonctionnalités seront désactivées. Ainsi, vous trouverez dans la présente documentation les deux types d utilisation possibles expliqués pour chaque fonctionnalité qui dépend du WebService. À l ouverture, Cristal teste si vous êtes connecté à Internet. Si ce n est pas le cas, l écran suivant apparaît : Vous pouvez alors accéder à Cristal avec les fonctionnalités WebService désactivées ou bien tester à nouveau votre connexion Internet dans le cas où vous n étiez pas connecté temporairement. Cristal fonctionne avec plusieurs catégories de données. Ces catégories seront représentées dans Cristal et dans cette documentation avec leur nom entre crochets (ex. : [Elèves]).

6 Dans chaque catégorie se trouvent plusieurs enregistrements. Exemple S il y a 324 élèves dans l établissement, la catégorie [Elèves] comptera 324 enregistrements. Pour chaque enregistrement, il y a plusieurs informations différentes appelées champs. La désignation de cette information se place immédiatement après la catégorie (ex. : [Elèves]Nom, [Elèves]Prénom, [Elèves]Classe ). III. Première utilisation A. Ordinateur connecté à Internet Lors de votre premier lancement, l écran suivant apparaît : Vous avez alors la possibilité soit de lancer la version de démonstration pour tester le logiciel, soit de faire une demande de licence. Dans le premier cas, vous accéderez à une version totalement fonctionnelle de Cristal 2, mais limitée quant au nombre d élèves, de références et d exemplaires gérés. Des données d exemple seront également intégrées automatiquement. Attention! Lorsque vous utiliserez le logiciel définitivement, toutes les données de démonstration seront effacées. Prenez garde d en tenir compte lorsque vous effectuez vos tests. Dans le deuxième cas, vous pouvez effectuer une demande de licence Cristal 2 directement par WebService depuis le formulaire suivant : Une fois votre demande effectuée, vous recevrez un courriel de confirmation à l adresse que vous aurez renseignée. Vous pourrez alors intégrer votre licence en la téléchargeant par WebService grâce au bouton «Télécharger» apparu en lieu et place du bouton «Dde Licence» qui était présent à l ouverture de Cristal.

7 B. Ordinateur non connecté à Internet Si l ordinateur sur lequel Cristal est installé n est pas connecté à Internet, l écran suivant apparaît lors du premier lancement de Cristal : Vous avez alors la possibilité soit de lancer la version de démonstration comme cela est explicité précédemment pour tester le logiciel, soit d intégrer un fichier de Licence Utilisateur Cristal. Si vous ne disposez pas encore de ce fichier, il faut au préalable faire une demande de licence sur notre site Internet LDE.fr. Pour ce faire : allez sur identifiez-vous, allez sur la page «téléchargement» de l onglet «Cristal», cliquez sur «demande de licence» et remplissez le formulaire. Vous recevrez alors un courriel de confirmation contenant le fichier «Licence Utilisateur Cristal», que vous pourrez enregistrer sur votre disque dur et transférer vers l ordinateur sur lequel est installé Cristal. À l ouverture du logiciel, il vous suffit alors de cliquer sur le bouton «Intégrer» et de sélectionner le fichier en question. IV. Navigation et interface A. Fenêtre de liste Lors du lancement de Cristal, la fenêtre de liste apparaît. Elle permet de naviguer entre les catégories grâce aux différents onglets, et de voir leurs enregistrements. 4

8 Fonctionnalités disponibles Vous pouvez effectuer des tris rapides par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur les entêtes des colonnes. Vous pouvez effectuer des recherches prédictives rapides grâce à la zone de saisie située en haut à droite de la fenêtre. Pour ce faire, sélectionnez tout d abord le champ pour lequel vous souhaitez faire la recherche en cliquant sur la petite loupe, puis saisissez ce que vous voulez afficher. Les enregistrements trouvés sont affichés au fur et à mesure de la frappe clavier. Exemple : Si vous choisissez le champ «Nom» et que vous saisissez «DU», tous les élèves dont le nom commence par «DU» seront affichés : «DUPONT», «DUMONT», «DUTILLEUL», etc... En haut de la liste de la catégorie [Elèves] se trouve un menu déroulant contenant la liste des classes. Ce dernier vous permet de rechercher rapidement tous les élèves d une classe par un simple clic Pour visualiser en détail ou modifier un enregistrement, double-cliquez sur l enregistrement voulu dans la liste (voir IV.B). La fenêtre et les colonnes sont entièrement redimensionnables. Ces paramètres s enregistrent automatiquement à la fermeture du logiciel. Si vous souhaitez bénéficier à nouveau des paramètres d affichage par défaut, il vous suffit de cliquer sur la ligne «Réinitialiser» du menu «Affichage». Au bas de la fenêtre, une rangée de boutons permet d agir sur la liste et la catégorie. Cette partie est identique pour toutes les catégories. Effectuer une recherche En cliquant sur le bouton «Rechercher», vous accèdez au formulaire de recherche de Cristal. Vous avez la possibilité de rechercher les enregistrements qui correspondent à un ou plusieurs critères de recherche. Pour ajouter un critère de recherche, il vous suffit de cliquer sur le bouton «+». Pour en supprimer un, cliquez sur le bouton «-» en bout de ligne. Chaque critère de recherche est composé d un champ, d un opérateur de comparaison et d une valeur. L opérateur de comparaison («est», «contient», «est supérieur à»...) indique à Cristal comment comparer le champ à la valeur spécifiée. Exemple : Vous voulez rechercher tous les élèves de seconde, autrement dit tous les élèves dont le nom de la classe contient le chiffre 2. Vous devez alors sélectionner le champ «Classe», l opérateur de comparaison «contient» et saisir la valeur «2». Pour valider votre recherche, vous avez deux possibilités : Si vous cliquez sur le bouton «Rechercher», la fenêtre de liste affichera tous les enregistrements qui correspondent à votre recherche. Si vous cliquez sur le bouton «Chercher dans la sélection», la recherche s effectuera uniquement parmi les enregistrements déjà affichés dans la fenêtre de liste.

9 Effectuer un tri En cliquant sur le bouton «Trier», vous accèdez au formulaire de tri de Cristal. La liste de tous les champs disponibles apparaît sur la gauche de la fenêtre, tandis que la liste des champs à utiliser pour le tri se trouve sur la droite. Pour ajouter un critère de tri, sélectionnez-le et cliquez sur la flèche verte. Pour en supprimer un, sélectionnez-le et cliquez sur la flèche rouge. Vous pouvez choisir d affecter l ordre croissant ou décroissant aux critères de tri en cliquant sur la flèche correspondante dans la liste. B. Fenêtre de détail Lorsque vous double-cliquez sur un enregistrement dans la fenêtre de liste, vous accédez à la fenêtre de détail qui affiche tous les champs de l enregistrement en question.

10 Fonctionnalités disponibles Lorsque l on visualise le détail d un enregistrement, les champs sont verrouillés par défaut. Si vous souhaitez les modifier, vous avez la possibilité de le faire en cliquant sur le bouton «Modifier» en bas à gauche de la fenêtre. Les boutons en bas de la fenêtre vous permettent de naviguer entre les différents enregistrements sélectionnés, ou de valider ou annuler vos modifications sur les champs, ce qui a pour effet de revenir à la fenêtre de liste. Attention! Les modifications que vous faites sur un enregistrement ne sont effectives que si vous les validez : soit en cliquant sur le bouton vert «Valider», soit en changeant d enregistrement grâce aux boutons de navigation bleus. Si vous vous êtes trompé dans vos modifications, vous pouvez ne pas les valider en cliquant sur le bouton rouge «Annuler». Dans ce cas, TOUT ce que vous aurez fait depuis que vous êtes sur cet enregistrement SERA ANNULÉ ET NE SERA PAS ENREGISTRÉ! V. Catégories et fonctionnalités A. [Élèves] Saisie des élèves La saisie peut s effectuer manuellement, mais il est possible d importer l ensemble des élèves de votre établissement à partir de votre logiciel de gestion des élèves. Pour ce faire, voir IX.

11 Fonctionnalités disponibles Attribution Le bouton «Attribution» permet de déclencher la procédure d attribution. Il suffit alors de passer sous le lecteur de codes barres l étiquette de chaque livre prêté ou d entrer leur numéro à l aide du clavier. Les livres attribués à l élève apparaissent en noir dans la grille. Le bouton juste à coté déclenche l impression du bon d attribution. Cette opération peut être renouvelée autant de fois que nécessaire. Dans le cas où vous auriez choisi dans les [Préférences] d activer la gestion des chèques de caution, vous pouvez cocher ou décocher la case en question pour l élève et saisir le montant de la caution. Pour plus d informations à ce sujet, reportez vous au VI. E. 1. De même, vous pouvez cocher ou décocher la case correspondant aux TD / pochettes et saisir le nombre d exemplaires attribués. Pour plus d informations à ce sujet, reportez vous au VI. E. 2. Restitution Le bouton «Restitution» permet de déclencher la procédure de restitution. Il suffit alors de passer sous le lecteur de codes barres l étiquette de chaque livre prêté ou d entrer leur numéro à l aide du clavier. Il vous est ensuite demandé d entrer le code d état dans lequel le livre est rendu (voir [États] au V. F.). Important : Si le livre est perdu, le code à entrer est «100». Les livres restitués par l élève apparaissent en gris dans la grille. Les livres perdus apparaissent en rouge. Tous perdus Grâce au bouton «Tous perdus», vous avez la possibilité de déclarer perdus tous les exemplaires attribués à cet élève sans passer par une procédure de restitution traditionnelle. Après une restitution, le montant des éventuelles pénalités s affiche directement dans la fenêtre. Vous avez alors la possibilité soit d imprimer le bon de restitution, soit de libérer les ouvrages restitués et de ne pas tenir compte des pénalités. Libérer Attention! L une ou l autre de ces deux dernières opérations ne peut se faire qu une seule fois! Les ouvrages seront alors immédiatement libérés et rendus disponibles pour d autres attributions Rappel Le bouton «Rappel» permet de déclencher l impression d une lettre de rappel. Dans le cas où l élève en question possède encore des livres empruntés l année scolaire passée, vous avez la possibilité de sortir une lettre de rappel soit pour tous les livres soit uniquement pour les anciens. Le bouton «Facture» permet d imprimer la ou les facture(s) pour les manuels dégradés ou non restitués par l élève.

12 B. [Stock] Cette catégorie recense les différents titres en stock. Vous y trouverez donc les références des livres choisis par les enseignants. Saisie des stocks Aucune saisie n est nécessaire dans cette catégorie. En effet, avec chaque livraison d étiquettes ou de livres étiquetés, la LDE vous envoie la mise à jour correspondante. Deux solutions sont possibles : Si le poste sur lequel est installé Cristal est connecté à Internet, la mise à jour se fait directement par WebService (voir IX. A.) Dans le cas contraire, la LDE vous envoie un fichier d import dont le nom commence par «LDE_S» contenant les références à entrer (voir IX. A.) Fonctionnalités disponibles Un tableau à double entrée recense les [Exemplaires] par critères d état d une part et d attribution d autre part. Ces informations sont calculées en temps réel lors de l affichage de la fenêtre de détail de [Stock]. Le bouton Imprimer permet d imprimer cette fiche de stock. Vous pouvez saisir une quantité dans le champ «Réassort». Cette quantité apparaîtra alors sur votre demande de devis ou votre bon de commande que vous aurez imprimé (voir VIII. C.) Lors de chaque lancement de Cristal, s il existe des quantités de réassort, un message vous demande si vous souhaitez les conserver ou les remettre à zéro. Attention! Imprimer une demande de devis ne remet pas ces quantités à zéro! Seule la méthode ci-dessus permet de le faire.

13 C. [Exemplaires] Cette catégorie recense tous les livres que vous détenez physiquement. Exemple : si vous détenez 47 exemplaires du livre «Your Way 2de LV1» chez Nathan, vous aurez un enregistrement correspondant dans [Stock] et 47 enregistrements correspondants dans [Exemplaires] ; autrement dit 47 exemplaires (et donc 47 étiquettes) d un livre. Saisie des exemplaires Aucune saisie n est nécessaire dans cette catégorie. En effet, avec chaque livraison d étiquettes ou de livres étiquetés, la LDE vous envoie la mise à jour correspondante. Deux solutions sont possibles : Si le poste sur lequel est installé Cristal est connecté à Internet, la mise à jour se fait directement par WebService (voir IX. A.) Dans le cas contraire, la LDE vous envoie un fichier d import dont le nom commence par «LDE_E» contenant les références à entrer (voir IX. A.) Fonctionnalités disponibles Perdu Un bouton permet de déclarer le livre «perdu». Il est possible, par la suite de déclarer ce même livre «retrouvé». Retrouvé L historique complet de l exemplaire apparaît dans cette fenêtre. Celui-ci est non modifiable et intègre la totalité des opérations sur l exemplaire concerné (attribution, restitution, perte ). Élèves Un bouton permet d aller directement sur l élève concerné dans la catégorie [Elèves]. Stock Un bouton permet d aller directement sur la fiche concernée dans la catégorie [Stock]. D. [Classes] Cette catégorie recense l ensemble des classes de l établissement. Il vous est possible de créer ou de modifier des classes, mais en principe, ce n est pas nécessaire. En effet, à chaque import d élèves (voir IX. A.), la liste des classes est redéfinie à partir de l ensemble des fiches élèves. 10

14 Vous pouvez également affecter une catégorie à chaque classe en vue d imprimer des statistiques (voir VII. H.). Cette même catégorie devra alors être définie pour certains enregistrements de la catégorie [Stock]. E. [Matières] Cette catégorie recense l ensemble des matières que vous pouvez définir pour les enregistrements de la catégorie [Stock] notamment en vue d imprimer des statistiques. F. [États] Cette catégorie recense tous les états (ou niveaux de dégradation) que vous souhaitez utiliser. Une liste d états «types» vous est proposée, mais vous pouvez la modifier à votre convenance. La modification de la liste des états est une chose très sensible, puisque de leur gestion dépendent les calculs de pénalités et de dégradation. Aussi, si vous souhaitez les personnaliser, nous vous invitons à prendre contact avec la LDE. Attention! Il y a quelques règles à respecter pour que la gestion des pénalités (voir VI. B.) soit cohérente : L état «NEUF» doit toujours exister et il doit correspondre au code «0». L état «INU» (Inutilisable) doit toujours exister et il doit correspondre au numéro de code le plus élevé. Il est très fortement déconseillé de modifier les états en cours de saison. Ceci aurait pour effet de modifier les bases de calcul des pénalités entre l attribution et la restitution. Astuce Nous vous conseillons de choisir un nombre d états (hors neuf) égal à la durée de vie moyenne d un manuel scolaire. Le Ministère de l Éducation Nationale estime cette durée à 5 ans. VI. Personnalisation [Préférences] Les [Préférences] permettent de personnaliser Cristal de façon très poussée. Elles sont accessibles depuis la ligne «Préférences» du menu «Fichier» sous Windows ou du menu «Cristal» sous Mac OS. De la même manière que dans la fenêtre de détail, les champs sont verrouillés par défaut. Si vous souhaitez les modifier, vous avez la possibilité de le faire en cliquant sur le bouton «Modifier» en bas de la fenêtre. Une liste hiérarchique permet de naviguer entre les différents types de préférences. 11

15 A. Établissement C est là que vous entrez toutes les coordonnées de l établissement. Celles-ci figureront sur les bons d attribution et de restitution, ainsi que sur les rappels. Vous pouvez également y placer votre logo. Pour ce faire, «copiez» votre logo dans n importe quel logiciel où il se trouve et «collez»-le dans la case dédiée, ou cliquez sur le bouton pour chercher ce fichier. Pour l effacer, utilisez le bouton Effacer le logo Attention! Votre numéro de licence est lié au nom de votre établissement (voir II.) Vous ne pouvez donc pas le changer sans demander un nouveau numéro de licence. Si le poste sur lequel Cristal est installé est connecté à Internet, vous pouvez le changer directement par le bouton «Changer le nom», ce qui aura pour effet de revalider votre numéro de licence automatique par WebService. Dans le cas contraire, nous vous invitons à prendre contact avec la LDE. B. Options de pénalités C est ici que vous allez activer et choisir les pénalités financières que vous imposerez aux élèves ayant dégradé ou perdu leurs livres. 12

16 1. Dégradation Il faut tout d abord déterminer la tolérance de dégradation pour la mesurer en niveaux d état (voir V. F.) Par exemple, tolérer un niveau revient à dire qu un livre peut être attribué neuf (état 0) et restitué en très bon état (état 1) sans pénalité. Par contre, le même ouvrage restitué en bon état (état 2) donnera lieu à une pénalité. Pénalité forfaitaire fixe En cas de dépassement de la tolérance de dégradation, la pénalité appliquée sera d un montant fixe quelle que soit la valeur du livre à l achat, quel que soit l état d attribution et quelle que soit la dégradation. Exemple : 5 euros. Pénalité forfaitaire proportionnelle au prix d achat En cas de dépassement de la tolérance de dégradation, la pénalité appliquée sera proportionnelle au prix public du livre et ce quel que soit l état d attribution et quelle que soit la dégradation. Exemple 25% du prix d achat du livre. Pénalité par niveau de dégradation (option par défaut) En cas de dépassement de la tolérance de dégradation, la pénalité appliquée sera proportionnelle à la dégradation et au prix public du livre. Par exemple, un ouvrage d une valeur d achat de 20 euros attribué en très bon état (état 1) et restitué très abîmé (état 4) donnera lieu à une pénalité de 8 euros. Détail du calcul Jamais de pénalité Comme son nom l indique Le nombre de niveaux de dégradation est de 3 (c est à dire 4-1). Deux de ces niveaux seront pénalisés puisque l on tolère 1 niveau de dégradation. Il y a 5 niveaux de dégradation possibles (de 1 à 5). La pénalité par niveau de dégradation est donc de 20% (100 divisé par 5) du prix d achat soit 4 euros pour notre exemple. La pénalité est donc ici de 2x4=8 euros. 13

17 2. Perte Remboursement forfaitaire fixe Le remboursement demandé sera d un montant fixe quelle que soit la valeur du livre à l achat et quel que soit l état d attribution. Exemple 15 euros. Remboursement au prix du neuf Le remboursement demandé sera le prix public du livre et ce quel que soit l état d attribution. Remboursement de la valeur à l attribution (option par défaut) Le remboursement demandé dépendra de l état du livre lors de son attribution et de son prix public. Par exemple, si vous conservez les paramètres par défaut de Cristal, un ouvrage d une valeur d achat de 20 euros, attribué en bon état (état 2) donnera lieu à une demande de remboursement de 12 euros. Détail du calcul Pas de remboursement Comme son nom l indique Il y a 5 niveaux de dégradation possibles (de 1 à 5). Le montant à rembourser par niveau de dégradation est donc de 20% du prix d achat soit 4 euros pour notre exemple. La valeur à l attribution est donc de 5-2=3 niveaux soit 3x4=12 euros. 14

18 3. Restitution État de restitution automatique : Lors de la restitution d un ouvrage, Cristal vous demande l état du livre rendu. Vous pouvez demander que Cristal vous présente automatiquement l état dans lequel le livre a été attribué ou son état d origine augmenté d un niveau. Autoriser la restitution à neuf : Cette option permet d autoriser le retour de l ouvrage en état neuf. Libération automatique : Cette option permet, comme son nom l indique, de libérer (*) automatiquement les exemplaires après une restitution dans le cas où ils ne font pas l objet d une pénalité, ce qui permet d éviter de le faire manuellement. (*) : cela signifie que les exemplaires quittent la fiche de l élève pour rejoindre le stock disponible C. Sécurité Il y a 3 niveaux d accès possibles au logiciel : Administrateur : Permet d accéder à tout et de tout faire. Seul l administrateur peut définir les différents mots de passe. Saisie : Permet de gérer les élèves et les livres (attribution, restitution, déclaration de perte ), mais ne donne accès aux préférences qu en lecture (on ne peut pas les modifier). 15

19 Consultation : Permet d accéder en lecture seule à l ensemble du logiciel. Définition des mots de passe : Pour mettre en place des mots de passe, cliquez sur le bouton «définir», choisissez les différents mots de passe puis sélectionnez «activer les mots de passe». Attention! Ne perdez pas le mot de passe «administrateur». Nous vous conseillons de l écrire sur une feuille et de conserver celle-ci dans une enveloppe cachetée dans un endroit sûr pour prévenir tout oubli! D. Bons Vous pouvez définir ici le contenu personnalisé des bons d attribution, de restitution et des lettres de rappel, ainsi que leur nombre à imprimer. Pour le retour à la ligne utilisez la touche Majuscule + Enter Les sous-pages permettent de modifier ces éléments successivement pour les bons d attribution, les bons de restitution et les lettres de rappel. Attention! Le contenu personnalisé ne doit pas dépasser du cadre car ce dernier correspond à ce qui sera imprimé. Astuce Vous pouvez choisir de ne pas imprimer de bons d attribution ou de restitution en mettant la valeur «0» dans la case «nombre de bons à imprimer». 16

20 E. Factures Vous pouvez personnaliser et sortir des factures pour les élèves ayant des pénalités. La facture sortira lorsque vous cliquerez sur le bouton «Facture» d une fiche élève ou à partir du menu «Impression». Veillez à bien cocher la case «activer la facturation automatique» et à remplir les champs demandés. F. Options de gestion Gestion des pochettes / TD Vous pouvez choisir d activer la gestion des cahiers de TD ou des pochettes distribués aux élèves. Une case à cocher permet de marquer les élèves ayant reçu les TD et/ou pochettes. Si l élève a reçu ses TD et/ou pochettes, cela sera notifié sur le bon d attribution. Les élèves concernés par cette option apparaissent comme tel dans le récapitulatif des attributions par élève (voir VII. D.) Si vous cochez la case «Option cochée par défaut à la première attribution» les TD et/ou pochettes seront considérés par defaut comme disribués. Gestion des chèques de caution reçus Vous pouvez choisir d activer la gestion des chèques de caution si vous en demandez aux élèves. 17

21 Une case à cocher permet de marquer les élèves ayant remis leur chèque de caution. Si l élève a donné un chèque de caution, cela sera notifié sur le bon d attribution. Les élèves concernés par cette option apparaissent comme tel dans le récapitulatif des attributions par élève (voir VII. D.) Si vous cochez la case «Option cochée par défaut à la première attribution» le chèque sera considéré par defaut comme remis. Enfin, vous pouvez définir un montant du chèque de caution par défaut, que Cristal vous présentera alors automatiquement lorsque vous cocherez la case «Chèque de caution» dans la fiche [Elèves]. Attribution et restitution simultanées Cette option vous permet d effectuer des procédures de restitution de livres que vous n avez pas attribués au préalable. Elle est donc surtout très utile si vous vous équipez de Cristal en cours d année scolaire. Vous avez également la possibilité d émettre des bons de restitution avec pénalités. Attention! Cocher cette option revient à abandonner toute possibilité d attribution normale (jusqu à ce que vous la décochiez). Si vous ne vous trouvez pas dans la situation bien particulière détaillée ci-dessus, ne cochez pas cette option! G. Libraire Vous pouvez entrer ici les coordonnées de votre librairie. VII. Menu «Impressions» Depuis la fenêtre de liste, vous avez accès au menu «Impressions», qui offre la possibilité d imprimer divers listings ou récapitulatifs. A. Liste à l écran Vous avez la possibilité d imprimer ce qui apparaît à l écran. B. Bons d attribution ou de restitution Vous avez la possibilité d imprimer «en bloc» les bons d attribution et/ou de restitution. Ce bouton fonctionne de la même manière que les boutons d impression décrits au V. A. Les bons sortis sont TOUS les bons qui n ont pas encore été imprimés. Il est ainsi possible d imprimer tous les bons d une classe après avoir réalisé toutes les attributions ou les restitutions pour cette dernière. L économie de temps réalisée sur l impression entre chaque élève est réellement significative. C. Rappels Vous avez la possibilité d imprimer «en bloc» toutes les lettres de rappel des élèves d une classe. Comme pour les lettres de rappel individuelles, vous pouvez les imprimer soit pour tous les livres soit pour les livres empruntés l année scolaire passée. 18

22 D. Factures La facturation est indépendante du bon de restitution. Tant que la facture n est pas imprimée, toutes les pénalités restent conservées même après l impression de bons de restitution ou libération. Vous pouvez désormais imprimer les factures, au choix : - à la fin des restitutions - à la fin de l année. E. Récapitulation des attributions par élève Cette ligne de menu imprime une liste d élèves qui vous permet de voir d un seul coup d œil les trois informations suivantes : L élève a reçu ses exemplaires, L élève a reçu ses TD et/ou pochettes (si vous avez activé cette fonction dans les Préférences), L élève a donné un chèque de caution (si vous avez activé cette fonction dans les Préférences). F. Tableau des ouvrages attribués Cette opération permet d éditer pour chaque classe un tableau récapitulatif indiquant les exemplaires empruntés et non restitués pour chaque élève de la classe. Astuce En dehors de la conservation d une «trace papier» des affectations, cette opération est utile en fin d année scolaire lorsque tous les élèves ont théoriquement rendu leurs livres. Vous aurez ainsi, par classe, la liste des élèves qui ont toujours des ouvrages en leur possession. G. Récapitulation des pénalités dues Cette ligne de menu permet d imprimer une liste d élèves dont le cumul des pénalités depuis le début de l année scolaire est supérieur à 0. Le document permet ainsi de visualiser le nom et le prénom de l élève, le cumul des pénalités dues. Il contient aussi une case à cocher qui permet de pointer les élèves pour lesquels les pénalités ont été perçues. Ce document peut être transmis à la comptabilité pour leur faciliter le traitement des règlements de pénalités en fin d année. H. États des stocks Ce bouton permet d éditer plusieurs sortes de listes d ouvrages : État général des stocks (détaillé, par an et par référence) État général des stocks - résumé (uniquement statistique) Liste des ouvrages perdus Liste des ouvrages non attribués (pour un contrôle de stock) I. Stats par catégories de classes Certaines collectivités demandent à chaque établissement de fournir des statistiques d utilisation des manuels scolaires. 19

23 J. Pilon Pour ce faire, il faut commencer par remplir les champs [Classe]Catégorie et [Stock]Catégorie pour chaque classe et chaque ouvrage selon les catégories imposées par la Région. Cliquez ensuite sur ce bouton pour éditer les statistiques. Grâce à ce sous-menu, vous avez la possibilité d imprimer la liste des exemplaires mis au pilon. VIII. Menu «action» A. Attribution et restitution en liste Cette opération permet d attribuer des ouvrages directement aux élèves d une classe, sans passer par l onglet Elèves. Après avoir choisi la classe, Cristal «appelle» les élèves par ordre alphabétique. S il s agit d une restitution, seuls les élèves détenteurs de livres sont appelés. B. Modification d états en bloc Si vous équipez de nos étiquettes les livres qui ont déjà été utilisés, cette opération peut vous faire gagner un temps précieux. 1) Collez les étiquettes dans les livres correspondants. 2) Triez vos livres par état. 3) Cliquez sur le bouton et entrez le code d état. 4) Passez le code barre de l étiquette de chaque livre de cet état sous la douchette. Recommencez l opération pour chaque code d état. C. Mise au pilon Vous avez la possibilité de supprimer des exemplaires de votre stock. Cette opération s appelle la «mise au pilon». Les exemplaires ainsi marqués ne figureront plus dans aucun document ni sur aucune statistique. Pour mettre au pilon un exemplaire, saisissez le numéro d étiquette, pour tous les exemplaires d une référence, saisissez son EAN (code barre). D. Suppression du pilon Vous avez la possibilité de supprimer des exemplaires préalablement mis au pilon de votre stock. Ce choix supprime TOUS les exemplaires mis au pilon. Attention! Cette opération est irréversible, les exemplaires effacés le sont définitivement. 20

24 E. Réassort Vous avez la possibilité d imprimer une demande de devis à votre libraire. Les quantités figurant sur ces documents sont celles auparavant entrées dans le champ [Stock]Réassort, décrit au V. B. F. Remise à zéro de fin d année En fin d année (ou en début, selon votre choix), il est nécessaire d effectuer une remise à zéro. Ceci consiste à supprimer tous les élèves et toutes les classes. Bien évidemment, cette opération n est possible que si la saison est close, c est-à-dire que : tous les livres affectés ont été restitués ou déclarés perdus ; tous les bons de restitution ont été imprimés. Si toutefois certains élèves n ont pas rendu leurs livres et que vous voulez tout de même faire une remise à zéro, Cristal vous offre la possibilité «d archiver» les ouvrages attribués et de regrouper ces anciens élèves dans une même classe «_Anciens» qui ne sera pas effacée. Vous pouvez alors imprimer un récapitulatif de ces ouvrages «archivés». Si ces élèves restent dans votre établissement l année suivante, ils seront transférés dans leur nouvelle classe lors de l import des fichiers d élèves. Les livres anciens apparaissent alors en mauve dans la liste des livres attribués. Dans le cas contraire, les élèves resteront dans la classe «_Anciens». Attention! Cette opération de remise à zéro est irréversible, toutes les données des élèves sont effacées. Il convient ensuite de facturer les livres non rendus dans les fiches des anciens élèves et de supprimer ces fiches élèves qui encombrent CRISTAL inutilement. IX. Menu «import» Deux types d import sont possibles : l import des références ([Stock]) et des exemplaires ([Exemplaires]) par WebService ou à partir de fichiers envoyés par la LDE. l import d élèves à partir d un logiciel de gestion des élèves (GEP, SCONET, APLON, ) A. Livres LDE Cette ligne de menu permet d importer des références ([Stock]) et des exemplaires ([Exemplaires]). Lorsque l ordinateur sur lequel est installé Cristal est connecté à Internet, et si vous avez au préalable renseigné votre numéro de client LDE dans les [Préférences], vous avez la possibilité de faire l import par WebService. Cristal se connecte alors automatiquement à nos serveurs, rapatrie les éventuels enregistrements disponibles et les intègre. Dans le cas contraire, Cristal vous invite à sélectionner les fichiers d import «LDE_S» ou «LDE_E» envoyés par la LDE et que vous aurez enregistrés au préalable sur votre ordinateur. Après intégration, ces fichiers seront déplacés dans le dossier «Cristal\Imports\Faits». 21

25 À noter que l ancienne méthode qui consistait à placer les fichiers d imports LDE dans le dossier «Imports» de Cristal afin que celui-ci les intègre automatiquement à l ouverture fonctionne toujours. B. Sconet 1. Exporter les élèves à partir de Sconet Dans le menu «Exploitation» de Sconet, sélectionnez la ligne «Extractions», puis la ligne «Personnalisées». Cliquez sur le bouton «Nouvelle extraction». Dans le champ «Titre de l extraction», saisissez «Cristal». Entrez le premier critère de sélection : Thème : «Scolarité actuelle» Critère : «Division» Condition : «Supérieur ou égal à» Valeurs : choisir la première classe Validez en cliquant sur le bouton «Suite». Dans la page des colonnes de l extraction, commencez par sélectionnez le thème «Identification de l élève». Ajoutez alors les champs suivants dans l ordre : Nom Prénom 1 Date de naissance 22

26 Sélectionnez ensuite le thème «Scolarité actuelle», puis ajoutez le champ : Division Choisissez enfin le thème «Responsable légal» puis ajoutez les champs suivants dans l ordre : Nom resp. légal 1 Prénom resp. légal 1 Ligne 1 Adresse légal 1 Ligne 2 Adresse légal 1 Code postal resp. légal 1 Commune resp. légal 1 Si vous le désirez, vous pouvez ajouter à votre extraction deux champs supplémentaires, à savoir un des trois numéros de téléphone et le courriel du responsable. Pour ce faire, toujours dans le même thème, ajoutez les champs suivants dans cet ordre : Tel maison resp. légal 1 (OU travail OU portable) Courriel resp. légal Attention! L exportation optionnelle de ces deux champs est indivisible. Si vous ne souhaitez exporter que le courriel du responsable, vous devez tout de même exporter avant ce dernier le champ correspondant au téléphone! Validez en cliquant sur le bouton «Suite». Dans la page de sélection des champs de tri, choisissez simplement l ordre de tri «1» pour le champ «Nom». Cliquez enfin sur le bouton «Voir le résultat». En bas de la liste d élèves qui apparaît alors à l écran, cliquez sur le bouton «Exporter». Ceci a pour effet d ouvrir un dialogue de confirmation de téléchargement de fichier. Enregistrez alors le fichier en question sur votre disque dur, en prenant soin de le nommer «SCOXXX» où XXX peut être ce que vous voulez (ex. : SCO001, ou SCO ). 2. Importer les élèves dans Cristal C. GEP Lorsque vous cliquez sur la ligne de menu «Sconet», Cristal vous invite à sélectionner le fichier d import Sconet, et après intégration, le déplace dans le dossier «Cristal\Imports\Faits». À noter que l ancienne méthode qui consistait à placer le fichier d import dans le dossier «Imports» de Cristal afin que celui-ci les intègre automatiquement à l ouverture fonctionne également pour les fichiers Sconet. 1. Exporter les élèves à partir de GEP Dans le menu «Base exploitation» de GEP, sélectionnez la ligne «Extraction personnalisée». Créez un nouvel état. Nommez-le «CRISTAL» (vous pourrez ainsi vous en resservir pour les futurs exports). Choisissez le mode de sortie «FICHIER / ASCII». 23

27 Entrez le critère de sélection suivant : DIVIS AEC existe (cela aura pour effet de sélectionner les élèves actuellement dans l établissement). Entrez la structure suivante : 01 NOM ELEVE 02 PRE ELEVE 03 DATE NAISS 04 DIVIS AEC 05 NOM RP 06 PREN RP 07 ADR1 RP 08 ADR2 RP 09 CP RP 10 LCOM RP Effectuez l export en donnant comme nom «GEPXXX» où XXX peut être ce que vous voulez (ex. : GEP001, ou GEP100902, ). 2. Importer les élèves dans Cristal Lorsque vous cliquez sur la ligne de menu «GEP», Cristal vous invite à sélectionner le fichier d import GEP, et après intégration, le déplace dans le dossier «Cristal\Imports\Faits». À noter que l ancienne méthode qui consistait à placer le fichier d import GEP dans le dossier «Imports» de Cristal afin que celui-ci les intègre automatiquement à l ouverture fonctionne toujours. D. APLON 1. Exporter les élèves à partir d APLON Dans le menu «Import/Export» d APLON, sélectionnez la ligne «Extraction fichier texte». Entrez les critères de recherche voulus (par exemple, l unité pédagogique si vous voulez exporter tous les élèves de cette unité). 24

28 Aucun critère de tri n est nécessaire, Cristal s en chargera. Entrez les rubriques à extraire suivantes (dans l ordre) : 01 Elèves.Nom 06 Responsable.Prénom 1 02 Elèves.Prénom 07 Responsable.Rue 03 Elèves.Date de naissance 08 Responsable.Complément rue 04 Classe.Libellé 09 Responsable.Code postal 05 Responsable.Nom 1 10 Responsable.Commune Cliquez sur «OK» Dans le paramétrage de l extraction, choisissez «aucun» comme délimiteur de champ et «(Tab)» comme séparateur de champ.cliquez sur «Conserver» sur l écran ci-dessous pour enregistrer la structure d export (vous pourrez ainsi vous en resservir pour les futurs exports). Cliquez sur «OK» pour effectuer l export en donnant comme nom «APLXXX» où XXX peut être ce que vous voulez (ex. : APL001, ou APL ) 25

29 2. Importer les élèves dans Cristal Lorsque vous cliquez sur la ligne de menu «APLON», Cristal vous invite à sélectionner le fichier d import APLON, et après intégration, le déplace dans le dossier «Cristal\Imports\Faits». À noter que l ancienne méthode qui consistait à placer le fichier d import APLON dans le dossier «Imports» de Cristal afin que celui-ci les intègre automatiquement à l ouverture fonctionne toujours. E. AUTRE FICHIER ELEVE Cette procédure décrite ci-dessous (1 à 7) vous permettra d importer différents formats de fichiers élèves en «.txt» ou «.csv». Généralement vous n avez pas à modifier les points 2, 3, 4. Si vous souhaitez les modifier et vous ne connaissez pas le type, vous pouvez essayer avec les différents choix et les modifications sont visualisées immédiatement. 26

30 X. Menu «outils» A. Sauvegarde Cette ligne de menu vous permet d effectuer une sauvegarde de toutes vos données Cristal. Lorsque l ordinateur sur lequel Cristal est installé est connecté à Internet, vous avez deux possibilités de destination de sauvegarde : vers nos serveurs par WebService ou vers un fichier sur votre ordinateur. La première possibilité vous permet d avoir un lieu sûr pour conserver votre sauvegarde, et de vous prémunir ainsi de tout incident sur vos données. Lorsque vous sélectionnez cette option, Cristal se charge de sauvegarder toutes les catégories de vos données et d envoyer la sauvegarde sur nos serveurs. Dans le deuxième cas, qui est la seule possibilité si vous n êtes pas connecté à Internet, Cristal vous invite à sélectionner l emplacement de votre disque dur où vous souhaitez enregistrer votre fichier de sauvegarde. Vous y trouverez alors après traitement un fichier nommé de la date du jour et de type.buc, qui correspond à votre sauvegarde de données. Attention! La restitution de sauvegarde écrasant toutes les données présentes dans Cristal, elle ne peut être faite qu en collaboration avec notre service informatique. Ainsi, si vous avez besoin de restaurer une sauvegarde, nous vous invitons à prendre contact avec la LDE. À noter : Cristal vous propose automatiquement de sauvegarder à chaque fois que vous fermez le logiciel. B. Export des exemplaires Afin de faciliter les différents calculs des statistiques, vous pouvez à présent faire un export en CSV de l ensemble des exemplaires. C. Maintenance Cette fonctionnalité ne sert qu à l intervention du SAV Cristal sur vos données, et c est en l activant que vous nous ouvrez l accès à votre logiciel Cristal. Ainsi, elle n est utilisée qu à titre exceptionnel et en collaboration avec notre service informatique. Cette fonctionnalité ne sert qu à l intervention du SAV Cristal sur vos données, et c est en l activant que vous nous ouvrez l accès à votre logiciel Cristal. Ainsi, elle n est utilisée qu à titre exceptionnel et en collaboration avec notre service informatique. 27

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