CONTRIBUTIONS EMPLOYEURS A LA PREVOYANCE ET FRAIS DE SANTE Conditions de maintien des exonérations sociales

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1 Date : 00/00/ /10/2013 Numéro : Code : SOCIAL CIRCULAIRES FBTP 31 CONTRIBUTIONS EMPLOYEURS A LA PREVOYANCE ET FRAIS DE SANTE Conditions de maintien des exonérations sociales Afin de pourvoir conserver les exonérations sociales des contributions employeurs, les entreprises devront se mettre en conformité au regard du décret du 09 janvier 2012 avant le 31 décembre Les conditions de maintien d obtention des exonérations de charges ont été redéfinies par un décret du 09 janvier Le décret a prévu toutefois une période transitoire jusqu au 31 décembre 2013 pour permettre aux entreprises dont les régimes existaient avant l entrée en vigueur du décret, soit le 12 janvier 2012, et qui remplissaient les anciennes conditions pour bénéficier des exonérations, d adapter leur régime aux nouvelles conditions. La mise en conformité avec le décret relève de la compétence des entreprises en lien avec leur assureur concernant les régimes de frais de santé, de prévoyance supplémentaire (c est-à-dire au-delà de la prévoyance obligatoire définie par les conventions de branche), et de retraite supplémentaire par capitalisation à cotisations définies dit article 83 du CGI. I) Les procédures de mise en place du régime par l employeur (L911-1 du code de la sécurité sociale) : soit par convention ou accord collectif, soit par ratification à la majorité des intéressés d un projet d accord proposé par l employeur (référendum constaté dans un procès-verbal de ratification), soit par décision unilatérale de l employeur (DUE) constatée dans un écrit remis à chaque salarié puis à chaque nouvel embauché. L employeur doit obligatoirement conserver une preuve de la remise de l écrit (document joint au bulletin de paie ou envoi par courrier avec récépissé par coupon réponse, remise en main propre contre décharge, signature d une liste d émargement, etc.) et la produire en cas de contrôle URSSAF ainsi que les éléments descriptifs du système de garanties (par exemple contrat d assurance, notice d information). En outre, l employeur doit remettre aux salariés la notice d information établit par l organisme prestataire. La procédure de modification d un régime collectif est fonction du mode juridique de mise en place. FEDERATION DU BATIMENTT ET DES TRAVAUX PUBLICS DE LA HAUTE-GARONNE 11 boulevard des Récollets Immeuble le Belvédère TOULOUSE CEDEX 4 Métro : ligne B - St Michel / Empalot Parking : 1 S/S immeuble belvédère Site Internet : Pour tout renseignement juridique : Xavier Monginoux monginouxx@d31.ffbatimen Céline Salvagiotti salvagiottic@d31.ffbatiment nt.fr t.fr Les circulaires juridiques sont à l usage exclusif des seuls adhérents. Elles ne peuvent en aucun cas être cédées à des tiers non cotisants à la FBTP 31. La FBTP 31 se réserve le droit de poursuite en présence d infraction à ces principes.

2 II) Les règles d exonération précisées par le décret sont : Un régime de frais de santé devra concerner l ensemble du personnel de l entreprise. Il ne pourra donc plus être réservé à certaines catégories de salariés. (sauf exceptions : modulation en fonction de la composition familiale et/ou prise en charge par l employeur de la cotisation du salarié si celle-ci est au moins égale à 10% de sa rémunération brute) Le régime devra donc être identique pour les ouvriers et les ETAM. Seuls les cotisants à l AGIRC pourront avoir un régime différent. Il restera possible de différencier le régime de frais de santé, mais uniquement entre les cadres au sens AGIRC (cadres et assimilés) et les non-cadres. L ancienneté exigée pour bénéficier d un régime de santé sera de six mois maximum et non plus 12 mois. Les dispenses d affiliation pour les CDD, apprentis et temps partiel ne seront plus possibles lorsque le régime de frais de santé a été mis en place par décision unilatérale de l employeur (DUE). Pour mettre le régime en conformité, si cela s avère nécessaire, l employeur doit : Au préalable s adresser au prestataire pour son contrat commercial, Et modifier l acte fondateur (le contrat initial) de mise en place du régime vis-à-vis de ses salariés (par accord, référendum ou décision unilatérale de l employeur), Dans le cas où le régime existant a fait l objet d une mise en place auprès des salariés par décision unilatérale de l employeur (cas le plus fréquent), il s agira en pratique, lors de la mise en conformité du régime avec les nouvelles règles, d informer chaque salarié de l entreprise par écrit des conditions dans lesquelles il en bénéficie au moins deux ou trois mois avant la date d effet du nouveau régime afin de respecter la procédure de dénonciation de l usage institué par l ancienne DUE. (CF : annexe n 1). III) Les dispenses d affiliation : a) Le principe : Il s agit de cas de dispenses possibles sans remise en cause du caractère obligatoire et donc de l exonération sociale. Seul le salarié peut décider d opter ou non pour la dispense d affiliation, mais cette option n est possible que si la dispense d affiliation est prévue explicitement dans l acte de mise en place (accord, référendum ou DUE). L employeur doit conserver la demande de dispense écrite du salarié et tous les justificatifs qui pourront être nécessaire en cas de contrôle URSSAF.

3 3 / 6 Date : 08/10/2013 Numéro : 405 Code : SOCIAL b) Les modalités de dispenses prévues par le décret de janvier 2012 : 1) suppression de certains cas de dispense qui devraient néanmoins être réintroduits par un décret en projet actuellement : Si le régime de frais de santé est mis en place par décision unilatérale de l employeur (DUE) -cas le plus fréquent-, les CDD (contrats à durée déterminée), les apprentis et les temps partiel ne pourront plus demander à être dispensés d affiliation à compter du 1 er janvier 2014, selon le décret de janvier ) Nouveau cas de dispense possible : Quel que soit l acte fondateur du régime (accord collectif, référendum ou DUE) et la date d embauche, les salariés peuvent demander à être dispensés d affiliation s ils bénéficient par ailleurs, y compris en tant qu ayants droit, d une couverture dans le cadre de l un des régimes suivants figurant sur une liste fixée par l arrêté du 26 mars 2012, JO du 8 mai 2012 et en le justifiant chaque année : Un autre régime collectif et obligatoire d entreprise, Un régime local d assurance maladie d Alsace-Moselle, Un régime facultatif de protection sociale complémentaire des fonctionnaires d Etat ou des collectivités territoriales, Un régime facultatif applicable aux travailleurs non-salariés (TNS) dans le cadre de la Loi Madelin.

4 Tableau des dispenses d affiliation DUE (décision unilatérale de l employeur) Référendum Accord collectif Présence du salarié lors de la mise en place du régime (si financement salarial) art.11 de la Loi Evin Oui Non Salariés bénéficiaires de la CMU-C ou d une ACS (aide à l acquisition d une complémentaire santé) Salariés couverts au titre d un contrat individuel Oui, jusqu à l échéance de la couverture individuelle (ou de l aide) et à condition que l acte juridique formalisant la mise en place l ait prévu Salariés bénéficiaires de la CMU Salariés couverts par ailleurs au titre d une couverture collective, même en tant qu ayant droit. Oui, à condition que l acte juridique formalisant la mise en place l ait prévu Salariés et apprentis bénéficiaires d un contrat d une durée au moins égal à 12 mois, justifiant d une couverture souscrite par ailleurs Salariés et apprentis bénéficiaires d un contrat d une durée inférieure à 12 mois Salariés à temps partiels et apprentis si la part salariale est au moins égal à 10% de leur rémunération Non sous réserve d un décret actuellement en projet Oui, à condition que l acte juridique formalisant la mise en place l ait prévu La PRO BTP propose un guide de conformité des contrats de protection sociale complémentaire, vous trouverez ci dessous le lien pour le télécharger.

5 5 / 6 Date : 08/10/2013 Numéro : 405 Code : SOCIAL ANNEXE N 1 A) Trame de lettre d information individuelle formalisant la mise en place du régime par DUE (décision unilatérale de l employeur) : En cas de mise en place d un régime par DUE ou de modification de ce régime en respectant la procédure de dénonciation d un usage, l employeur doit remettre à chaque salarié une lettre d information (et conserver la preuve de sa remise effective) qui doit préciser notamment : l objet : mise en place par DUE d un régime collectif et à adhésion obligatoire (le cas échéant, après information des IRP) ; les bénéficiaires : tous les salariés ou les catégories visées (cadres au sens des cotisants AGIRC / non cadres au sens des non cotisants AGIRC) de façon explicite ; la date d effet du régime ; la possibilité pour les salariés présents au moment de la mise en place du régime et amenés à cotiser, de refuser par écrit de s affilier (art11 Loi EVIN), (en précisant le délai de réponse et à défaut l affiliation d office). Préciser que les futurs embauchés seront obligatoirement affiliés ; le ou les cas de dispenses légaux mais seulement si l employeur souhaite que les salariés puissent en demander l application, en précisant les modalités de mise en œuvre (demande écrite expresse du salarié, délai pour formuler sa demande, justificatifs annuels obligatoires ) ; les poids respectifs de la cotisation employeur et de la cotisation salarié dans la cotisation globale ; le taux global en vigueur à la date de l acte de mise en place ; une clause de variation prévisionnelle qui précise que, les poids respectifs de la cotisation employeur et de la cotisation salarié dans la cotisation globale seront stables mais que le taux global pourra évoluer selon les résultats techniques du régime ; les garanties couvertes en visant la notice d information détaillée des garanties rédigée par le prestataire que l employeur doit remettre ; l organisme prestataire à titre d information en précisant que le choix de cet organisme sera examiné au moins tous les 5 ans (L912-2 du CSS) B) procédure de dénonciation d un usage : Les trois conditions nécessaires à la dénonciation d un usage (à condition que l usage n ait pas été incorporé dans le contrat de travail) sont : Une information préalable des institutions représentatives du personnel, lorsqu elles existent ; Le respect d un délai de préavis suffisant ; La notification individuelle par écrit à chaque intéressé.

6 ANNEXE : 2 DISPENSES D AFFILIATION DES AYANTS DROITS DU SALARIE 1) Le régime prévoit une adhésion obligatoire du salarié mais facultative des ayants droits : Le salarié peut décider de ne pas affilier ses ayants-droit. La contribution de l employeur versée au bénéfice du salarié est exonérée mais le supplément versé au titre des ayants droit est soumis à charges. Dans le cas particulier où un couple travaille dans la même entreprise, les salariés peuvent avoir le choix de s affilier séparément ou ensemble. 2) Le régime prévoit une adhésion obligatoire du salarié et des ayants droit : toute la contribution employeur est exonérée de charges sociales : Le salarié doit obligatoirement affilier ses ayants droit. L ensemble de la cotisation de l employeur est donc exonérée. L employeur doit s assurer de l affiliation effective de tous les ayants droit au cours du temps. Le salarié peut au cours de la vie du contrat demander une dispense d affiliation de ses ayants droits si son conjoint est déjà couvert à titre obligatoire par ailleurs sur justificatif annuel à conserver par l employeur (ou simple refus écrit au moment de la mise en place du régime par DUE). Attention, s il a des enfants, ces derniers doivent être couverts à titre obligatoire en tant qu ayant droit du système dont relève le conjoint (avec justificatif). Sinon, le salarié doit obligatoirement les affilier. Le salarié doit justifier chaque année de la couverture obligatoire dont bénéficie son conjoint et/ou ses enfants. L employeur doit conserver ce document justificatif et le produire lors d un contrôle URSSAF. Dans le cas particulier où un couple travaille dans la même entreprise, l un des deux membres du couple doit être affilié en propre, et l autre en tant qu ayant droit.