RÉUNION DE C.A. 24 Janvier 2015

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1 RÉUNION DE C.A. 24 Janvier 2015 Présents : Camille, Clément, Stéphane, Grégoire, Gaëlle, Thomas, Sébastien, Etienne Excusé : Damien Invitée : Nathalie (employée) Ordre du jour : Désignation du secrétaire de séance Tâches en cours Point mensuel sur le budget et les adhésions Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie Calendrier des tâches récurrentes Petite monnaie dans la caisse Éthylotest Alarme Cidre Tireuse Caisse enregistreuse Tâches de Nathalie Tous en jeux Réseau des cafés ludiques Point sur les groupes de travail Répartition des tâches à effectuer Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles Ordre du jour du prochain CA Désignation du secrétaire de séance Stéphane se porte volontaire pour être secrétaire de séance. Réunion de CA 1/7 26/01/2015

2 Tâches en cours Achat d'un coffre : Le CA discute de solutions alternatives (digicode pour la porte du bureau, cadenas blindé,...). La seconde clé sera gardée par Nathalie. Animation jeux périscolaires : Échanges en cours Procuration sur les comptes de l association : Gaëlle a signé, Damien doit signer. Approvisionnement de la bière : Nathalie rapportera s'il y a de nouveaux problèmes d'approvisionnement d'affoleuse. Mur du jeux à deux : Nathalie prend une photo et l'envoie à Foncia ; Flyer d'adhérent : Grégoire a préparé une première version, Clément doit la relire en priorité, d autres relectures sont bienvenues. Guide du bénévole : Préparé par Grégoire, relu par Clément et Gaëlle, à relire par les autres membres du CA Rétro planning de Colbert : Thomas l'a mis sur le wiki, à relire et finaliser. Boite à clés dans le bureau : pas d'avancée. Sécurité du local : Le système de détection de fumée doit être installé sur la poutre en avant de la mezzanine. Le plan d'évacuation a été préparé par Damien et doit être finalisé. Guide des outils d'administration : Aucune avancée à déclarer Foncia : Le règlement du loyer se fait maintenant par chèque. Nathalie annule le virement de façon définitive. Foncia nous facture des frais d'annulation de virement. Stéphane et Sébastien doivent aller chez Foncia, Stéphane prépare un mail pour expliquer la situation et demander un rendez-vous. Devanture : Étienne se charge de faire avancer le projet, à clarifier : est-ce qu'il faut l'accord du proprio, de la copropriété? Ce n'est pas clair dans le bail. Point budget à vérifier. Qu'est ce que l'on fait : uniquement les volets? La boiserie? Thomas se propose pour aider Étienne. Renouvellement du bail : Le CA doit envoyer un courrier à Foncia à partir du 30/03/2015 (le bail expire le 30/09/2015). Nathalie s'en charge. Renforcement de la stabilité du sol vers les jeux XS : aucune avancée Le CA acte que le secrétaire de séance relaie les décisions du CA dans les tâches sur le forum. Point mensuel sur le budget et les adhésions Janvier 2015 : Hausse du chiffre d'affaires par rapport à Janvier 2014 : +5 %. Attention : la marge n'est pas la même que les années précédentes, car on n'a pas répercuté les augmentations des producteurs. Le chiffre d affaire sur la période septembre-janvier reste inférieur de 2500 par rapport à la même période l an dernier (sur un chiffre d affaire de annuel) Ouverture du local / Implication des bénévoles Bonne implication des bénévoles (on est à environ 80 bénévoles) Rappel du rôle de la liste «Clés» et de la liste «référents» en réunion bénévoles Réunion de CA 2/7 26/01/2015

3 Pas de fermeture ce mois Le référent en charge de l accueil des nouveaux bénévoles devra faire le point avec eux le mois suivant, si possible. Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie CA. Rien de particulier. Nathalie enverra désormais son relevé d'heures en réponse à l'ordre du jour de la réunion du Nathalie corrige les horaires écrits sur le wiki («semaine type»). Gaëlle s'occupe du modèle de CRA. Calendrier des tâches récurrentes Le CA valide le calendrier, qui sera mis à jour au fur et à mesure (après information au CA), Petite monnaie dans la caisse Nathalie va chercher régulièrement des rouleaux, et les laisse dans la caisse en haut. Nathalie se renseigne s'il est possible d'en commander. Rappel sur la feuille de caisse à faire en réunion bénévoles (L ouverture d un rouleau de monnaie doit être indiquée sur la feuille de caisse et dans la caisse). Éthylotest Le CA acte en réunion que la triche achète des éthylotests. Nathalie s'occupe d'acheter 4 éthylotests dans un premier temps. Camille se charge de mettre une affiche sur la porte. Alarme Camille a reçu l'alarme, et le CA lui délègue officiellement à l'unanimité la lourde responsabilité de décider où installer l'alarme et de l accrocher. Cidre Des bénévoles ont fait remonter au CA des problèmes sur les bouteilles de cidre brut 75 cl. Pour le moment, ce produit est en rupture de stock et la question se pose donc de se réapprovisionner. En attendant, Nathalie fait une nouvelle commande de demi-sec avec le fournisseur actuel. Tireuse Grihète nous a racheté l ancienne tireuse pour un montant de 420. Réunion de CA 3/7 26/01/2015

4 Caisse enregistreuse L'ancienne caisse est encore dans le bureau. Nathalie contacte l'entreprise qui nous l'avait vendue pour savoir s'ils souhaitent la reprendre, et des associations de récupération (envie, écosystème.fr, etc.). Tâches de Nathalie Liste des contacts de l'association (faite), le CA est très satisfait de la liste. Le fichier sera complété au fur et à mesure, notamment avec un nouvel onglet «éditeur» dans le même fichier. Camille F. récupérera les cartes de visite des éditeurs pendant le festival de Cannes. Le groupe événement fera un fichier avec la liste des auteurs. Rangement du bureau (en cours), en attente de dégager ce qui encombre. Nathalie se renseigne toujours pour l'achat d'un bureau. Le bureau manque de lumière. Ce point sera discuté via une tâche sur le forum. Réseau des cafés ludiques L'idée date de 5/6 ans, quand on a été contacté par d'autres cafés pour les aider à monter des cafés ludiques. Quatre objectifs : aider les nouveaux cafés à se monter se fédérer pour avoir un poids, par exemple vis à vis des éditeurs échanger sur les bonnes pratiques Organiser des choses ensembles (ex. réponse commune à Asmodée de la part du réseau des cafés ludiques, expo sur les illustrations de jeux) Pistes à creuser : échanges de matériel, faire tourner les boites de jeux en surplus pour organiser des tournois Il y avait de bons échanges pendant un festival de Cannes, pendant le FLIP. Il faudrait créer une association, mais pour cela il faut du temps et de l'argent. Une des pistes serait de tenir la buvette «OFF» du festival de Cannes. Pour l'instant Archijeux s'en occupe. Thomas transmet les discussions (échangées par mail) sur l'adresse CA. Le CA acte de la création d'un groupe «réseaux cafés ludiques» dédié. Le CA propose de sonder le groupe événements, pour savoir s'il serait intéressé pour organiser des événements groupés avec les autres cafés ludiques. Point sur les groupes de travail Groupe communication Réunion le 19/01/2015 Grégoire et Christine ont refait le site web. L'affiche pour les toilettes a été refaite. Camille D' s'occupe de finaliser la carte des boissons et des cubes qui avaient été refaits par Christine. Réunion de CA 4/7 26/01/2015

5 La rédaction de la newsletter est reprise par un groupe de bénévoles. Groupe événements Le 25 janvier a été lancé un nouveau type d événements :les dimanches soirs. Il s agit d organiser régulièrement une permanence le dimanche soir exclusivement dédiée à des événements particuliers. Pour ce premier dimanche soir, il s agissait du lancement des triches d or, où les adhérents étaient conviés à venir découvrir les 12 jeux coup de cœur des bénévoles de 2014 afin d élire leur jeu préféré. Bilan de ce premier dimanche soir : 1 personne a adhéré pour l évènement. Une douzaine de personnes étaient présentes. Clément trouve que ça avait une ambiance très différente, entre la réunion bénévoles et la permanence normale. Les adhérents ont joué le jeu, et n'ont pas joué à d'autres jeux. Petit loupé : un des jeux avait été emprunté par un bénévole. Prochain dimanche : Résultat des votes le 22 Février, début du tournoi croquinole. Troc de jeux : 3 jeux ont été échangés avec la Triche. Groupe jeux Pas d'achat, car beaucoup de jeux de Iello récupérés. UGO Guardian chronicles Boom Boken Creativity Le truc le + Agent secret Paf muraille Wuxing Sultanya Mage Knights Les contrée de l'horreur Invazion Dungeon fighters Troc BINOUZ Yann avance sur le sujet. Le CA pense qu un prix fixe pour les bières du moment serait préférable (ex. 3,50 ). Le CA demande au groupe binouz son avis. Réunion de CA 5/7 26/01/2015

6 ELAN Colbert : dossier envoyé. Appel à bénévoles à faire lors de la prochaine réunion bénévoles. CERF Le groupe doit envoyer le «save the date» au plus tôt. Le CA le relance. Répartition des tâches à effectuer Nathalie regarde pour un nouveau frigo de bar, sans bac à glaçons. Budget : environ 250. Bien faire attention aux dimensions (hauteur, largeur et profondeur). Damien doit signer les papiers pour la procuration. Nathalie prend une photo du mur des jeux à deux et l envoie à Foncia Relectures par tous : flyer adhérent (Clément en priorité), guide du bénévole mis à jour, rétro planning Colbert Damien finalise le plan d évacuation et l installe Nathalie annule le virement pour Foncia de manière définitive Stéphane prépare un mail pour Foncia, Sébastien et Stéphane vont les voir. Nathalie se charge de préparer le courrier de renouvellement du bail à envoyer après le 30/03/2015 Nathalie corrige les horaires de sa semaine type sur le wiki Gaëlle s occupe du modèle du CRA Nathalie se renseigne sur la possibilité de commander des rouleaux de monnaie. Nathalie achète 4 éthylotests. Camille met une affiche sur la porte pour les éthylotests. Camille décide de l emplacement de l alarme et l installe. Nathalie regarde s il y a d autres fournisseurs de cidres locaux et artisanaux. Nathalie s occupe de voir si quelqu un est intéressé pour reprendre l ancienne caisse enregistreuse. Camille récupère les cartes de visites de éditeurs lors du festival de Cannes Nathalie se renseigne pour l achat d un bureau. Thomas transmet les discussions avec le réseau ludique au CA Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles Liste des clés / liste référents Appel bénévoles Colbert Feuille de caisse, bien recompter (y compris rouleaux), noter s il y a utilisation d un rouleau de monnaie, noter s'il y a des refus Bien remplir le frigo Relance des bénévoles : désigner deux nouveaux responsables Réunion de CA 6/7 26/01/2015

7 Accueil des nouveaux Accueil des anciens nouveaux Création du groupe «Réseau des cafés ludiques», référent temporaire Clément Référents : réunion à venir juste après Prochaine réunion de CA : 23 Février 2015 Réunion de CA 7/7 26/01/2015