PV Comité de pilotage 1 octobre 2013

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1 PV Comité de pilotage 1 octobre 2013 Présents : Wim, Ndudi, Caroline, Lut (PV), Jessica, Elies, Karel, Dirk Excusés : Gaëlle, Ignace 1. Approbation PV du 30 mai Approuvé, mais points à clarifier : - Compte bancaire : voir point 4. - Question sur Patrick vd Stuyft : Lut n a pas eu de réponse aux mails. Elle va contacter son secrétaire pour faire un rendez-vous. Il est trésorier de FESTMIH, mais à voir s il faut garder deux personnes BcH/Belges au conseil/bureau de FESTMIH. Suggestion : lui inviter à une réunion du CdP pour clarifier. - Texte post-2015 : le texte de BcH a été finaliser? Oui. Qu est-ce qui est le statut d un avis BcH? Martinus : des points importants sont repris dans le texte final de la DGD. Un avis est un avis. L état est souverain. Et démocratique : les avis font partie de cette exercice démocratique. Pour aider à réfléchir, surtout un avis d un groupe avec un certain poids comme BcH. Aussi : les juger/peser contre les autres avis qui sont parfois contradictoires - Evaluation BcH: une décision à prendre s il faut évaluer le réseau. A BcH de décider si une évaluation est utile et souhaitable. Voir point 5. - PV du rencontre avec le ministre? Oui, sur le site web ( et dans l Update de juin. 2. Update préparation séminaires - Le séminaire régionale Harare + 25 sur les districts sanitaire en collaboration avec la Communauté de Pratique (Bruno Meessen, Belma Malanda), HHA et le ministère de santé de Sénégal). Pour l instant : 130 participants. BcH contribue avec un budget de pour la participation de plusieurs speakers (Belges et du Sud). 1

2 Elies : un groupe de travail a été établi et nous avons participé à une réunion, mais il n y avait pas de suite? Pas d autre réunion? Karel : le lead n étais pas claire. Le CoP a organisé une participation par des téléconférences, mais le groupe initial ne c est plus réunit. Notre implication : plutôt ad hoc - Contribution par Karel et Stef sur le contenu. Mais la coordination au niveau de BcH n a pas été garanti/repris. - Séminaire annuel sur la complexité du 28 novembre. 2 nd announcement est parti début septembre. En collaboration avec MMI, représenté par Elies et Memisa. Ceci a agrandi le public, environ 300 participants. Programme : une dizaine d histoires dans des sessions parallèles pour avoir des groupes plus petits et pour vraiment mettre le thème dans la pratique. Méthodologie d interview et essayer de faire des sessions interactives. Introduction et clôture par des gens qui sont vraiment dans le contenu. Enregistrement : avec demande d envoyer un photo ou dessin sur la complexité. Ils seront mis en display pendant le séminaire. Discussion sur la création d un virtual space (ou par le site web existant et la page FB) pour y mettre des background documents, soulever des questions, Pour aider les gens à comprendre le thème et de se préparer. Martinus : capitaliser sur ce qui a été discuté avant : networking the networks (2002) conférence de l IMT. (Lut vérifie les résultats de cette conférence.) Question : background paper en général du groupe préparatoire, qui peut faire le lien avec la conférence de 2002? Pour l instant il existe une page et beaucoup de documents de référence. A discuter avec le groupe qui prépare le séminaire. Le lendemain : comité restreint pour capitaliser sur les résultats et de faire un suivi. Aussi l aprèsmidi : fête de 25 ans de Memisa à l Espace Jacquemotte. Et le jour avant le séminaire : journée de réflexion d ULB-ESP. Remarque : l enregistrement n est pas très visible sur le site web. Il faut le mettre en haut de la page, très visible. Il faut encore faire de la publicité. Appel aux membres du comité de pilotage et groupe préparatoire. Aussi au-delà du secteur de santé. Diffusion parmi les membres de et CNCD (Lut et Caroline). 3. Briefing conférence ECTMIH BcH a participé à la préparation et conférence même d ECTMIH. Lut & Karel on fait un petit rapport (en annexe). BcH a organisé 3 sessions parallèles : sur les médicaments (par Quamed), ressources humaines et people centered care. Et Karel a fait une contribution à l organisation de la session d ouverture : suggestion d inviter Gorik Ooms (Go4Health). Ce qui est ressorti de cette conférence: l importance du rights based approach et people centered approach. Bonne plate-forme pour BcH : aller au-delà du contexte belge. On peut voir FESTMIH comme un levier pour présenter nos produits à un public plus large. En 2015 la conférence sera à Basel. Ils sont déjà en train de préparer le programme. Demande de contribution pour les tracks. Des idées pour thèmes sont bienvenues et à envoyer avant mi-octobre à Karel. Thème global : Best science for global health challenges. En 2017, ça sera peut-être le tour à Belgique : IMT et autres plates-formes comme BcH à organiser la conférence ECTMIH (rotation). Faire attention : BcH ne peut pas organiser. Voir d abord avec IMT et 2

3 clarifier le financement. C est une occasion d impliquer les Instituts de santé public, UCL, ICRH, Il faut donner un mandat à quelqu un qui participera à la réunion du conseil/bureau à Basel pour prendre position 4. Update budget Lut a préparé un état de lieu des dépenses de Après estimation des autres dépenses, il reste plus ou moins Parce qu on ferme les comptes (fin d accord cadre de 3 ans), il faut se décider sur le montant qui reste. Demande: quand on fait le bilan annuel à la fin d année il faut y inclure le montant que nous avons reçu de l Association Belge de Médecine Tropicale. Aussi pour l AG: bilan complet avec les dépenses et revenus et mentionner la contribution de Memisa pour le séminaire. Remarques : - Lut va informer les groupes de travail sur le fait qu il reste encore un budget. (A intégrer dans un mail sur le planning et le budget 2014.) - Aussi des contributions volontaires (salles, boissons, ) : ajouter une ligne pour ces contributions dans la grille de planning pour les groupes de travail? - Budget séminaire: pourquoi ne pas intégrer une ligne pour overhead de 5%? Pour l instant Lut sais que le budget pour le traiteur est large, ce qui donne un peu de marge. Mais c est une bonne suggestion pour l année prochaine. Compte bancaire: pour les revenus autre que les subsides ou les donations, ça pourrais être intéressant d avoir une compte bancaire BcH. Il y des avantages et désavantages. Il faut tenir compte du comptabilité. Maintenant il y a un département IMT pour aider (un support important et gratuit). Et tout est traçable... Dirk: l université de Gand par exemple a aussi seulement une compte bancaire. Décision : on le laisse comme ça pour l instant mais dès qu il y a des coûts à payer à l IMT ou quelqu un n est plus confortable avec la situation, nous la réexaminons. 5. Planning 2014 Discussion sur quelques activités proposé par Lut et soulevé lors de la réunion précédente du comité de pilotage : - Séminaire régional : à décider si nous voulons organiser un séminaire régional en Pour l instant nous n avons pas prévu un budget pour organiser un séminaire régional chaque année. - Réflexion vision et mission : bonne idée après 10 ans de faire une sorte d évaluation mais aussi une actualisation de la vision etc. Proposition : préparer des terme de références pour l AG. La méthodique : à décider. Martinus, Karel et Lut vont se réunir fin octobre, début novembre pour le préparer. Martinus proposera quelques dates. 3

4 Ce qui manque et qui peut être lié à l évaluation, c est l aspect de documentation. Comment gérer un réseau? Il faut en distiller une sorte de documentation de l évaluation. - Séminaire annuel : lancer un appel aux GdT pour des suggestions. Le GdT SRHR va peut-être proposer le sujet de 20 ans du programme de Caire. C est très large et innovatrice et permettra d ouvrir vers les autres acteurs et de faire le lien avec les autres thèmes de santé. Opportunité d informer un grand public sur la thématique. Elies : pas mieux de faire le lien avec les 10 ans de BcH? Combiner les 2 par prendre un thème globale comme Santé et développement, un thème qui traite le droit d existence de BcH. Ou 2 activités : un sur la raison d être de BcH/fêter 10 ans et un séminaire annuel? Proposition: activité séparé pour fêter les 10 ans avec quelques intervenants, une présentation des outputs de la réflexion, GdT RDC: ils vont faire une cartographie des membres, pour s informer sur quoi les membres travaillent et mieux se connaître. Idée: organiser une journée BcH pour montrer cela? Remarque: pas sûr si c est assez mobilisant Suggestion : une bonne idée de présenter les membres et les GdT, mais peut-être mieux par documentation ou une brochure. Important: présenter le planning 2014 et les termes de référence de l évaluation à l AG. Il faut planifier une autre réunion (doodle pour la semaine de novembre) pour préparer le planning et l évaluation. 6. Préparation Assemblée Générale Comme l automne est déjà bien chargé, Karel propose d organiser l AG en janvier A ce moment l information financier est aussi disponible. Accord sur le 30 janvier toute la journée : AG, réunion de comité de pilotage et dîner. Ordre du jour : - Election présidence : Karel a fait un mandat de 3 ou 4 ans, alors il faut organiser des élections pour la présidence. Il est encore candidat mais il faut ouvrir les candidatures. Il faut lancer un appel aux membres 2 mois avant l AG. - Election comité de pilotage : il s agit d un mandat de 2 ans, renouvelable 2 fois. Ndudi : fais son 2 ième mandat, Caroline 1 mandat. Gaëlle? A vérifier. Lors de l AG: organiser des élections pour 2 ou 3 postes. Ndudi, Caroline (et Gaëlle) peuvent de nouveau poser leur candidature. - Règlement interne: Question sur l addition de la paragraphe sur page 3: des organisations ne peuvent pas devenir membre du comité de pilotage. DGD oui, parce que membre observateur de droit + IMT comme secrétariat. Les autres: liés à la personne. Supprimer la paragraphe et la remplacer par une phrase sur la DGD et l IMT. Proposition : envoyer des remarques finales à Lut pour qu elle puisse finaliser le document pour la réunion du comité de pilotage suivante. 4

5 - Handicap International veut probablement devenir membre. Comme l AG a toujours un aspect contenu sur l ordre du jour, il y a la proposition que Handicap International fait une exercice sur le handicap avec les participants de l AG. Discussion : mieux que HI devient membre, vient se présenter lors de l AG (en expliquant leurs attentes). L ordre du jour de l AG est déjà très chargé et il semble que c est trop tôt pour faire se sorte d exercice. - Autre suggestion pour l ordre du jour: feedback sur l AG de l ONU sur les OMD de septembre. Peutêtre inviter un ONG qui a participé et quelque du gouvernement? Approuvé. - Approbation des nouveaux membres: aussi pour les individus? Proposition Karel: le comité de pilotage examine la liste et nous soumettons les listes des membres (organisations et individus) à l AG. Il faut envoyé les listes en avance et demandé de réagir deux semaines avant l AG. 7. Méthodique budget GdT En général tout le monde est d accord avec la méthodique proposé par Lut. Quelques propositions : - y mettre un budget maximale/une moyenne par GdT, p.ex ou demander une justification pour des dépenses plus élevées - critères : prévoir une continuité dans le futur. 8. AOB: - Proposition du directeur de l IMT d organiser un rencontre. Suggestion: en novembre et se réunir à l IMT. (A vérifier si Patrick vd Stuyft pourra participer aussi.) - RDC: initiative avec le GdT RH de faire quelque chose avec la charte en RDC. Intérêt de RDC de faire quelques chose avec la Charte et de l adopter. Une observatoire que vient de se mettre en place. Idée : prendre contact avec eux pour avoir des échanges et peut-être une collaboration. Proposition : note au directeur de la part du GdT pour dire que nous sommes prêt à travailler avec eux. Après il y a une conversation par mail ou Martinus a réagi: ouverture entre acteurs épreuve que BcH fonctionne. Mais en RDC : problème de RH énorme. Observatoire qui a été créé, mais il faut maitriser ce problème d une façon cohérente. Il faut suivre les principes de Paris et éviter que tous les acteurs prennent des initiatives non-coordonnées. Puis Stef et Karel ont aussi réagi: le réseau a une liberté de prendre des initiatives... Proposition de Martinus: demander dans la lettre que le ministère se dirige vers le groupe des bailleurs. Avis dans un cadre de multi-acteurs ou de passer par l ambassade belge Mais tout le monde n est pas d accord. Ndudi élève que le BAC est partenaire du ministère et que c était le ministère même qui a poser la question. 5

6 Proposition: adapter la lettre: proposer la charte comme exemple etc mais éviter d évoquer la possibilité de créer une collaboration sans harmonisation avec les donateurs, le ministère, autres acteurs. Comme la réunion s est terminé, il faut faire un suivi par mail. TO DO Lut : contacter le secrétaire de Patrick vd Stuyft pour faire un rendez-vous. Lut : vérifier les résultats du séminaire Networking the networks de Groupe préparatoire du séminaire annuel : voir s il faut préparer un background paper qui fait le lien avec la conférence de Tous : faire de la pub pour le séminaire annuel. Lut & Caroline : contacter et CNCD pour envoyer les infos aux membres des coupoles. Clarifier point de vue sur l organisation du conférence ECTMIH en 2017 (ordre du jour rencontre directeur IMT et à voir avec Patrick vd Stuyft) Lut : bilan final 2013 : intégrer les montants de l Association Belge et de Memisa Lut : mail GdT sur le budget 2013 et le planning 2014 Martinus, Karel & Lut : préparation des termes de références évaluation et réflexion. Lut : organiser les élections avant l AG de janvier Relire la lettre sur la charte et voir s il faut l adapter (Ndudi, Karel, Lut, Stef, Elisabeth) Points à reporter à la réunion de novembre : - Planning 2014 et évaluation - Suppléants - Règlement interne - Groupe de travail protection sociale 6

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