CONSEILS ET INFORMATIONS POUR L ORGANISATION D UNE MANIFESTATION

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1 CONSEILS ET INFORMATIONS POUR L ORGANISATION D UNE MANIFESTATION L organisation d une manifestation est rarement une tâche facile. Cela peut représenter un travail important, allant de l idée initiale à l évaluation finale en passant par la planification, l organisation et la réalisation. Qu il s agisse d une fête de quartier, d un festival musical, d un événement promotionnel ou sportif, chaque manifestation voit le jour à la suite d une idée lancée, par exemple par une connaissance, un membre de comité, un responsable technique ou un spécialiste en marketing. Les informations et conseils de ce document se fondent sur la pratique et ont pour objectif de vous simplifier la tâche. renseignements et conseils préliminaires La conception d une manifestation est un véritable projet dont le contenu est déterminé, le début et la fin clairement définis et la durée arrêtée. Ce cadre s applique d ailleurs aux manifestations tant uniques que récurrentes. Ainsi, la gestion d une manifestation en tant que projet comprend généralement 5 phases, à savoir: 1. Idée 2. Projet initial 3. Planification 4. Réalisation 5. Evaluation Chaque manifestation étant unique en son genre, son organisation doit être adaptée aux conditions cadres et aux exigences de chaque événement. Les responsables de manifestations de petite envergure pourront s épargner certaines phases. Les organisateurs de manifestations annuelles pourront, quant à eux, passer outre les phases «idée» et «projet initial». questions initiales Après avoir rédigé une ébauche du projet, recherché des partenaires et constitué un groupe d initiative, il s agit de traiter les questions initiales suivantes et de prendre les premières décisions. Quelle est l idée (description succincte)? Quel est l objectif recherché? Qui doit prendre part à la manifestation (groupes cibles)? Quel est l organisme responsable (membres, groupe de travail à créer)? Quelles sont les ressources humaines et financières nécessaires (comité d organisation, bénévoles, sponsors, partenaires, logistiques, etc.)? Date de l événement (conditions météorologiques, manifestations concurrentes, date de remplacement, etc.)? Lieu (site du club, site extérieur, parcours, etc.)? Quelle est l instance décisionnaire (comité, assemblée générale, autorités, etc.)? Calendrier (dates de prise de décisions, planification des étapes, etc.)? Après les avoir passées en revue, êtes-vous en mesure de répondre à la majorité des questions initiales? L idée est-elle suffisamment élaborée? Les ressources nécessaires sont-elles disponibles? -1-

2 sources d information - bureau des manifestations et des marchés Afin de construire un projet, il est précieux de s appuyer sur un certain nombre de sources déjà existantes: Documents sur l organisation, invitations, programmes de manifestations similaires Evaluations et comptes rendus de manifestations ayant déjà eu lieu Textes de loi Règlement des fédérations nationales et internationales (pour les manifestations sportives) Revues de presse (journaux spécialisés et bulletins des associations, quotidiens, reportages télévisés, vidéos) Manuels d organisation Internet Il y a également le bureau des manifestations et des marchés du service de la police du commerce. Les activités de ce bureau sont orientées vers les besoins des organisateurs de manifestations et ont pour objectif de: Fournir des conseils ou suggestions fondés sur l expérience Coordonner les relations avec les autres services communaux et cantonaux Organiser des séances afin d examiner la faisabilité des projets Planifier l occupation du domaine public en fonction des demandes et/ou annonces des organisateurs Communiquer l existence des autres événements déjà prévus Informer sur les démarches administratives et les procédures d autorisation, en évitant toute bureaucratie inutile Alors, n hésitez pas à prendre contact avec les collaborateurs de ce bureau ou à passer directement au guichet. Vous y trouverez une équipe efficiente, à l écoute de tous vos projets. Bureau des manifestations et des marchés Rue du Port-Franc 18 Case postale Lausanne tél /52/53/55/56, fax horaire : lu-ve 7h30-11h30 / 13h-17h polcom@lausanne.ch, réglementation Conformément à la législation en vigueur sur la Commune de Lausanne, les manifestations publiques ou privées organisées dans des lieux ouverts au public, notamment les rassemblements, cortèges, spectacles, conférences, soirées (dansantes ou autres) ou expositions, sont soumises à une autorisation préalable de la direction de la sécurité publique et des sports. Les manifestations se déroulant sur le domaine privé de tiers doivent également être annoncées à l avance lorsqu elles comprennent des activités sujettes à autorisation ou imposition en vertu de lois spéciales (vente d alcool, loterie, collecte, etc.) ou lorsqu elles sont d une certaine envergure. FORMALITES ADMINISTRATIVES demande d autorisation et annonce de manifestation sur le territoire de la Commune de Lausanne Afin de simplifier et d uniformiser la procédure de demande d autorisation, il existe un formulaire-type «Manifestation: annonce et demande d autorisation» sur Ce dernier peut être imprimé et envoyé au bureau des manifestations et des marchés, ou complété directement en ligne. Par ailleurs, il est recommandé de déposer la demande au moins un mois à l avance et de ne pas prendre d engagement définitif avant d avoir reçu l autorisation de la Ville de Lausanne. -2-

3 documents ou informations complémentaires Selon la nature ou la complexité de la manifestation, il est parfois nécessaire de constituer un dossier technico-administratif comprenant tout ou partie des documents suivants: Le(s) plan(s) détaillé(s), légendé(s) et coté(s) de toutes les infrastructures (les plans peuvent être commandés depuis le site Le(s) plan(s) des parcours (course cycliste, cortège, etc.) Le programme et l horaire de toutes les animations/activités Le planning technique complet (dates et heures des travaux de montage/démontage par site) La liste des besoins spécifiques et/ou prestations communales souhaitées (raccordements électricité/eau/eaux usées, barrières, tables, bancs, conteneurs à déchets, à PET, à verre, etc.) La liste des stands (type d activités, coordonnées des responsables) Le concept sécurité/samaritains L organigramme de l événement, les statuts de l association Une copie du contrat d assurance responsabilité civile générale adaptée à la nature de la manifestation et du risque créé AUTRES DEMARCHES manifestations organisées dans les établissements publics Une demande d autorisation est également requise lorsque la manifestation a lieu dans un établissement public. La demande, signée de l organisateur et de l exploitant, est soumise à une analyse analogue à celle concernant d autres manifestations. Le bureau des établissements et des commerces, en concours avec le bureau des manifestations et des marchés, vous renseigne volontiers, Tél /63/64/65/66/67 fax , polcom@lausanne.ch, lotos La demande d autorisation de loto doit être retournée au plus tard 2 mois avant la date du loto au bureau «finances et gestion», rue Port-Franc 18, 1002 Lausanne, tél /47/48. Ce document est disponible sur le site loteries/tombolas Les formulaires usuels et les informations (délais pour déposer les demandes, bases légales notamment) peuvent être consultés et/ou imprimés sur le site vente de boissons alcooliques à consommer sur place Un permis temporaire, qui autorise la vente de boissons alcooliques à consommer sur place, ne peut être accordé qu à l occasion d une manifestation organisée par une société locale à but idéal ou un office du tourisme, d une manifestation de bienfaisance, d une manifestation importante de portée régionale, nationale ou internationale. La demande peut être effectuée à l aide du formulaire disponible sur le site Il ne sera délivré de permis temporaire autorisant la vente de boissons alcooliques à consommer sur place que pour des manifestations ayant lieu hors établissements publics. vente de tabac Les formules de demande d autorisation pour la vente de tabac sont à disposition sur le site Par ailleurs, la vente de tabac est interdite aux mineurs âgés de moins de 18 ans révolus. -3-

4 commerce ou distribution de denrées alimentaires Les denrées alimentaires remises lors de manifestations temporaires, même proposées en petites quantités, doivent répondre en tout temps aux exigences légales en ce qui concerne la composition, les normes microbiologiques et chimiques, la déclaration et la gestion. Les responsables des stands de nourriture doivent donc connaître les instructions relatives aux commerces de denrées alimentaires lors de manifestations, disponibles sur le site internet stands de vente ou d information sur le domaine public Le bureau des manifestations et des marchés gère le planning des emplacements prévus pour les stands de vente ou d information destinés aux sociétés locales, partis politiques, écoles, scouts, ONG et associations d utilité publique. Il est recommandé de réserver préalablement le(s) emplacement(s), puis de confirmer sa demande par écrit au moins un mois à l avance. Les formules usuelles, ainsi que les plans des emplacements, sont disponibles sur le site distribution d imprimés ou publicitaires, flyers sur la voie publique La distribution de flyers, d articles promotionnels, etc., sur la voie publique est soumise à l autorisation de la Direction de la sécurité publique et des sports. Pour solliciter une autorisation, il est nécessaire de compléter et de retourner la formule «demande et annonce de manifestation sur le territoire de la commune de Lausanne» (disponible sur le site au plus tard un mois avant la date prévue pour la distribution. Cette demande devra être accompagnée d un modèle ou projet de flyers et devra indiquer le nombre de «distributeurs». émolument et taxe L émolument d autorisation est calculé en fonction du volume du travail occasionné par la demande. Il se situe entre Fr et Fr Si la demande «se limite» uniquement à une distribution, le montant se situera bien évidemment dans le bas de la fourchette. La taxe pour l occupation du domaine public se monte à Fr par jour et par personne (distributeur). Conditions générales La distribution s effectuera uniquement de main à main, exclusivement à l intérieur des périmètres définis sur le plan. Chaque distributeur devra être en possession d une copie de l autorisation. Elle est interdite sur les pare-brise de véhicules ainsi que dans les zones du marché du centre-ville (mercredi et samedi de 6h à 14h30 - rue Saint-François, rue du Pont, place de la Palud, place de la Riponne, rue Saint-Laurent). En aucun cas des autocollants, des chewing-gums ou des confettis ne seront distribués. La distribution sur les terrasses des établissements est soumise à l accord préalable du tenancier. La dimension des flyers ne devra pas excéder le format A5 (148 x 210 mm). L affichage «sauvage», notamment sur les aménagements urbains, les façades, les devantures de magasins, les installations publiques en tout genre, ainsi que sur les arbres, est strictement interdit. -4-

5 BILLETTERIES - IMPOT SUR LES DIVERTISSEMENTS impôt sur les divertissements Conformément à l arrêté d imposition de la Commune de Lausanne, un impôt est perçu sur le prix des entrées, places payantes, majorations de consommations ou autres suppléments, notamment à l occasion des soirées de sociétés, bals, kermesses, concerts, conférences, manifestations musicales, littéraires, artistiques, sportives, etc. Le taux de l impôt perçu sur le prix d entrée ou sur les collectes est de 14%. Pour les majorations des consommations et autres suppléments, le taux de l impôt est de 15%. Les possibilités de rétrocession ou d exonération de cet impôt sont exhaustivement indiquées dans l arrêté d imposition 2010 (disponible sur billets officiels Le bureau «finances et gestion» du service de la police du commerce tient à disposition des organisateurs des billets officiels pour les prix d entrée de Fr à Fr Pour des prix d entrées supérieurs à Fr. 40.-, il est nécessaire de prendre contact avec ce bureau, rue du Port-Franc 18, 1002 Lausanne, tél /47/48, horaire : lu-ve 7h30-11h30 / 13h-16h30. La valeur de l impôt ainsi que les frais d impression à raison de Fr. 3.- par bloc de 100 unités sont perçus lors de la délivrance des billets (paiement en espèces ou à l aide de la carte Maestro, de la Postcard ou de cartes de crédit). billetteries informatiques Les collaborateurs du bureau «finances et gestion» se tiennent à votre entière disposition pour vous fournir toutes les informations relatives à l utilisation d une billetterie informatique, tél /47/48. billets réalisés par un imprimeur Les organisateurs qui désirent personnaliser leurs billets en utilisant des titres d entrée autres que les deux variantes précitées ont la possibilité de faire éditer auprès d un imprimeur de leur choix (établi en Suisse) des billets, abonnements, pour autant qu ils se conforment aux conditions du bureau «finances et gestion». Egalement disponibles sur le site EMOLUMENTS ET TAXES émoluments et taxes relatifs aux manifestations Un émolument administratif, calculé en fonction du volume de travail occasionné (fourchette entre Fr et Fr ) est perçu pour chaque autorisation délivrée. L annulation ou le retrait de toute demande d autorisation engendre la facturation d un émolument correspondant au travail déjà accompli. L émolument pour la délivrance d un permis temporaire autorisant la vente de boissons alcooliques à consommer sur place, ainsi que celui relatif à l organisation d un loto, se montent à Fr Les heures de prolongation au delà de minuit se facturent ou s encaissent à raison de Fr. 25.-/heure pour la prolongation de la manifestation entre minuit et 1h et Fr. 35.-/heure supplémentaire dès 1h. Les tarifs peuvent être consultés sur le site internet Les collaborateurs du bureau des manifestations et des marchés, tél /52/53/55/56, vous renseignent volontiers sur les taxes relatives à l occupation du domaine public. -5-

6 AUTRES INFORMATIONS OU CONTACTS protection de l environnement D une façon ou d une autre, toutes les manifestations sont source de pollution. Chaque organisateur peut toutefois réduire sensiblement les dommages occasionnés en appliquant des mesures adaptées. Le thème de l environnement doit donc être pris au sérieux par tous les responsables. Il est notamment essentiel que les organisateurs garantissent le meilleur tri possible de tous les déchets recyclables produits sur le lieu de la manifestation (PET, aluminium, verre, carton, huiles, bois d emballage et de construction, etc.). De plus, il peut aussi être utile de collaborer avec des spécialistes de l environnement et/ou des organismes de recyclage des déchets. La commune de Lausanne dispose, avec le service d assainissement, d un service de gestion des déchets occasionnés par les manifestations. manifestations organisées sur des installations sportives Les informations et conditions de mise à disposition des installations sportives (terrains de sport, salles omnisports, piscines) sont disponibles sur le site internet Un contact préalable doit être pris avec le service des sports, tél , fax , avant de présenter la demande d autorisation au bureau des manifestations et des marchés. niveaux sonores - laser La limitation des niveaux sonores de la musique lors de manifestations occasionnelles a pour but de protéger le public des nuisances sonores. L ordonnance fédérale son et laser fixe la limite générale à 93 db(a). Pour les manifestations particulières, le niveau sonore admissible peut être augmenté jusqu à 100 db(a), sous certaines conditions. Les dérogations doivent être sollicitées auprès de la police cantonale du commerce, tél , fax , info.pcc@vd.ch, Quiconque organise des manifestations avec des installations à faisceau laser doit les aménager et les exploiter pour qu elles ne produisent pas d effets nuisibles pour le public. La formule de demande d autorisation est disponible sur le site de la police cantonale du commerce, tél , fax , info.pcc@vd.ch, productions musicales et droits d auteur Le montant de la redevance de droits d auteur dépend du type d utilisation de musique. Pour les questions concernant la procédure de déclaration et les différents tarifs, vous pouvez contacter les collaborateurs de la division Clients de SUISA, av. du Grammont 11 bis, 1007 Lausanne, tél , fax , suisa@suisa.ch, participations d artistes en provenance de l étranger Si des ressortissants étrangers se produisent ou prêtent leur concours à une manifestation, il appartient à l organisateur de contacter l office cantonal de la main-d oeuvre et du placement rue Caroline 11, 1014 Lausanne, tél , fax , info.sde@vd.ch, afin de prendre connaissance des formalités à accomplir. animaux En cas de participation/présence d animaux dans des manifestations, une autorisation doit être requise auprès du service vétérinaire cantonal, rue Dr-César-Roux 37, 1005 Lausanne, tél , fax , info.svet@vd.ch, -6-

7 inspection communale du travail L inspection du travail, tél , est à disposition pour fournir des informations sur les dispositions de la loi fédérale dur 1er août 2000 sur le travail, concernant l occupation des travailleurs la nuit (dès 23h et jusqu à 6h) et le dimanche. alimentation en électricité L alimentation en électricité devra être réalisée par un électricien autorisé, lequel prendra contact avec le service de l électricité, rue de Genève 32, 1004 Lausanne 9, tél , fax , sil_electricite@lausanne.ch, au plus tard 10 jours avant la manifestation. affichage L affichage n est autorisé que selon les modalités suivantes : sur les panneaux de la SGA : s adresser à la SGA (Société générale d Affichage), case postale, 1001 Lausanne, tél , fax , succursale.lausanne@apgsga.ch, sur les panneaux d affichage culturel : réservés aux institutions culturelles lausannoises admises par le service de la culture, tél ). Après accord du service susmentionné, s adresser à la direction des travaux, office de la signalétique urbaine (OSU), rue du Port-Franc 18, 1002 Lausanne, tél , fax , osu@lausanne.ch, aux devantures des magasins et des établissements publics avec l accord des Commerçants sur les panneaux d affichage libre et gratuit environ 200 panneaux dont l emplacement est à disposition à l office de la signalétique urbaine et sur le site internet Les affiches ne sauraient dépasser un format de 50 x 70 cm, ni comporter une publicité commerciale. Par contre, elles peuvent contenir la présence d un éventuel parrainage de minime importance. autres formes d annonce de manifestation pose de banderoles, sans publicité commerciale, réservées à des manifestations lausannoises admises par la Municipalité : s adresser à la direction des travaux, office de la signalétique urbaine, rue du Port-Franc 18, tél , osu@lausanne.ch Hommes-sandwichs : s adresser au bureau «finances et gestion», rue du Port-Franc 18, 1002 Lausanne, tél /47/48 (horaire : lu-ve 7h30-11h30 / 13h-16h30. Lausanne, le 11 août 2010 Direction de la sécurité publique et des sports Service de la police du commerce Bureau des manifestations et des marchés -7-