Établissement d un paiement excédentaire

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1 Directives du programme Ontario au travail 9.3 Recouvrement des paiements excédentaires Autorisation législative Articles 19-23, paragraphe 28(6) et article 32 de la Loi Article 62 du Règlement 134/98 Article 10 du Règlement 135/98 Exigences de vérification Les documents appuyant les décisions prises figurent au dossier. Les paiements excédentaires sont documentés de façon adéquate pour appuyer la décision et les calculs. Ils font l objet d un recouvrement. Une copie de l Avis de décision a été versée au dossier. Les systèmes informatiques sont mis à jour et tenus à jour. Les principes comptables sont respectés. Le personnel des agents de prestation de services et les organismes liés par contrat respectent l ensemble des lois, règlements et directives régissant les méthodes et modalités de recouvrement des dettes. On procède à des révisions au hasard des dossiers pour s assurer que toutes les exigences sont respectées. Application de la politique Les agents de prestation de services doivent s assurer que la personne bénéficiaire ne reçoit que le montant de l aide auquel elle est admissible compte tenu de l ensemble des renseignements disponibles. Si la personne bénéficiaire a reçu un montant supérieur au montant auquel elle était admissible à recevoir, l excédent constitue un paiement excédentaire. De plus, si une personne bénéficiaire, un conjoint ou une conjointe, ou une personne à charge ne respecte pas une Cession ou une Convention de remboursement, le montant en question constitue un paiement excédentaire. Page 1 de 20

2 Tous les paiements excédentaires font l objet d un recouvrement. Un paiement excédentaire n est réputé irrécouvrable que dans des circonstances exceptionnelles. Le paiement excédentaire doit être calculé avec exactitude. La ou les raisons à l origine du paiement excédentaire et la période visée par ce paiement excédentaire doivent être pleinement documentées. Le recouvrement d un paiement excédentaire ne doit avoir lieu que si le dossier renferme des pièces justificatives établissant la preuve du paiement excédentaire. Dans le cas des dossiers actifs, la personne bénéficiaire et sa conjointe ou son conjoint doivent être informés du montant du paiement excédentaire, de la période visée, de la raison à l origine du paiement excédentaire et de leur droit d interjeter appel (se reporter à la directive 9.5 Partage d un paiement excédentaire entre les conjoints pour obtenir de plus amples renseignements). Les paiements excédentaires dans le cas de dossiers actifs doivent être recouvrés en réduisant le montant mensuel de l aide financière versée. Le taux de recouvrement prescrit s élève à 10 % des besoins matériels. Règle générale, le taux de recouvrement des paiements excédentaires devrait correspondre à au moins 5 % des besoins matériels de la personne. Ce pourcentage peut être moins élevé si le recouvrement du paiement excédentaire risque de causer un préjudice indu. Le taux de recouvrement peut être majoré et atteindre au plus 10 % s il est établi que la personne bénéficiaire a la capacité de payer un montant plus élevé. Si la personne bénéficiaire a droit à un arriéré de l aide financière de base, l administratrice ou l administrateur peut recouvrer jusqu à 100 % de l arriéré et l affecter au recouvrement du paiement excédentaire existant. Dans le cas de dossiers inactifs, les agents de prestation de services doivent s assurer que les mesures prises pour recouvrer un paiement excédentaire en souffrance ne comportent aucun harcèlement de la personne anciennement bénéficiaire, de son conjoint ou de sa conjointe, ou de tout autre membre de la famille ou du ménage. Établissement d un paiement excédentaire Un paiement excédentaire doit être établi lorsqu une personne bénéficiaire reçoit un montant supérieur à celui auquel elle a droit. Au nombre des causes à l origine des paiements excédentaires, mentionnons entre autres : la déclaration tardive d un changement de situation, la non-divulgation de renseignements, une fausse déclaration des faits, une erreur administrative et un excédent de l avoir (se reporter à la directive 9.4 : Paiements excédentaires par suite d un excédent de l avoir pour obtenir de plus amples renseignements). Page 2 de 20

3 Un paiement excédentaire doit être établi uniquement si le dossier renferme des pièces justificatives en démontrant la preuve. Si, à l examen d un paiement excédentaire existant, les agents de prestation de services ne peuvent pas trouver suffisamment de documents pour confirmer le paiement excédentaire, ce dernier devrait faire l objet d une recommandation de radiation (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Processus administratif de radiation). Lorsqu une personne bénéficiaire n utilise pas son paiement d aide financière pour les fins prévues (par exemple, les frais d hébergement), un paiement excédentaire ne doit pas être établi. Des paiements excédentaires doivent être établis uniquement lorsqu une personne bénéficiaire a reçu un montant supérieur à celui auquel elle était admissible à recevoir. Paiement excédentaire à des personnes bénéficiaires qui n observent pas les exigences ou conditions prévues Lorsque l aide financière de base est réduite ou annulée en raison de l inobservation des exigences ou conditions prévues (par exemple, ne pas se présenter à une réunion d examen de l admissibilité, ne pas fournir les renseignements requis pour déterminer l admissibilité, etc.) et qu il est déterminé que la personne bénéficiaire a reçu une aide à laquelle elle n avait pas droit, un paiement excédentaire doit être établi. Le paiement excédentaire doit viser la période pour laquelle il existe des documents prouvant que la personne bénéficiaire a reçu une aide financière supérieure au montant auquel elle était admissible à recevoir (se reporter à la directive 6.13 : Calcul de la réduction de l aide et à la directive 9.1 : Réexamen de l admissibilité pour obtenir de plus amples renseignements). Prestations excédentaires La prestation versée à une personne bénéficiaire, à sa conjointe ou son conjoint ou à une personne à charge le mois où cette personne est réputée inadmissible doit être établie comme un paiement excédentaire et peut être recouvrée, sauf dans les situations suivantes : si le montant de cette prestation n est pas quantifiable; si l on a constaté qu une personne bénéficiaire n était pas admissible à l aide sociale pour un mois donné en raison de ses gains élevés, mais qu elle y était admissible le mois suivant. Recouvrement des paiements excédentaires On s attend à ce que les agents de prestation de services s efforcent de recouvrer l intégralité des paiements excédentaires. Page 3 de 20

4 Il faut lancer le processus de recouvrement des paiements excédentaires dès que le solde du paiement excédentaire est supérieur à 2,50 $. Lorsque le solde est inférieur à 2,50 $, le paiement excédentaire doit être considéré comme étant temporairement irrécouvrable et pourrait faire l objet d une recommandation de radiation dans le cadre du processus annuel de radiation (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Paiements excédentaires temporairement irrécouvrables et la section intitulée Processus administratif de radiation). Si le recouvrement en cours a permis de ramener le paiement excédentaire à 2,50 $ ou moins, il doit se poursuivre jusqu à ce que le solde soit égal à zéro. Paiements excédentaires dans le cas de dossiers actifs Les paiements excédentaires dans le cas de dossiers actifs, y compris les cas clos et rouverts, sont recouvrés en réduisant le montant mensuel de l aide financière versée. Le taux de recouvrement prévu dans le Système de gestion du modèle de prestation des services (SGMPS) doit être fixé à 5 % des besoins matériels de la personne bénéficiaire. Ce pourcentage peut être réduit en cas de préjudice indu pour la personne bénéficiaire ou majoré jusqu à concurrence de 10 % quand il est établi que la personne bénéficiaire a la capacité de payer un montant plus élevé. En cas d arriéré de l aide financière de base dû à la personne bénéficiaire, l administratrice ou l administrateur peut recouvrer jusqu à 100 % de l arriéré pour rembourser le paiement excédentaire existant. L agent de prestation de services doit informer la personne bénéficiaire que l arriéré a été affecté au remboursement du paiement excédentaire existant. Si la personne bénéficiaire reçoit une allocation pour besoins personnels et que cette somme représente le seul revenu de la personne bénéficiaire, l administrateur ou l administratrice peut alors juger ce montant comme étant temporairement irrécouvrable (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Paiements excédentaires temporairement irrécouvrables). Si la personne bénéficiaire reçoit une allocation pour besoins personnels et qu elle a un revenu imputable à l aide financière de base qu elle reçoit, le paiement excédentaire peut être recouvré si le revenu mensuel provenant de toutes les sources de revenu de la personne ne régresse pas sous la barre du montant de l allocation pour besoins personnels. Si le recouvrement fait passer le revenu mensuel de la personne bénéficiaire sous la barre du montant de l allocation pour besoins personnels, l administrateur ou l administratrice peut alors juger ce montant comme étant temporairement irrécouvrable (pour obtenir Page 4 de 20

5 de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Paiements excédentaires temporairement irrécouvrables). Si un avis d ordonnance de retenue des aliments (AORA) émis par le Bureau des obligations familiales (BOF) est reçu pour une personne bénéficiaire et que le paiement excédentaire fait actuellement l objet d un recouvrement, la priorité doit être accordée à l avis d ordonnance plutôt qu au recouvrement du paiement excédentaire. Le montant total qui peut être déduit pour recouvrer un paiement excédentaire et donner suite à une ordonnance alimentaire ne peut pas être supérieur à 10 % des besoins matériels de la personne bénéficiaire, sauf si celle-ci accepte par écrit le prélèvement d un montant plus élevé (se reporter à la directive 6.15 Protection contre une saisie ou une saisie-arrêt pour obtenir de plus amples renseignements). En d autres termes, il faudra peut-être réduire le taux de recouvrement ou mettre en suspens le recouvrement du paiement excédentaire pendant que l avis d ordonnance de retenue des aliments est en vigueur (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Paiements excédentaires temporairement irrécouvrables). Paiements excédentaires dans le cas de dossiers inactifs Tous les paiements excédentaires, même ceux visant des personnes bénéficiaires ne recevant plus aucune aide, peuvent faire l objet d un recouvrement. Lorsqu un dossier est clos et qu il reste un paiement excédentaire en souffrance, l agent de prestation de services doit examiner le dossier afin de vérifier le montant exact du paiement excédentaire et de formuler une recommandation concernant le montant du paiement excédentaire et son recouvrement. Il faut tenter de recouvrer la dette auprès de la personne anciennement bénéficiaire au moyen d une entente de remboursement volontaire. L agent de prestation de services suivra le protocole établi pour répondre aux questions de la personne anciennement bénéficiaire ou de sa représentante ou de son représentant concernant le paiement excédentaire. L agent de prestation de services doit proposer toute une gamme de méthodes de paiement aux personnes anciennement bénéficiaires (chèques, chèques postdatés, mandats, cartes de crédit, virements électroniques de fonds, et espèces). L agent de prestation de services peut décider de confier à un tiers (par exemple à une agence de recouvrement privée) les activités de recouvrement de créances conformément aux procédures fondées sur les directives provinciales pertinentes relativement aux agents de prestations de services. La communication au bureau de crédit de renseignements personnels sur une personne anciennement bénéficiaire ne fait pas partie du processus de Page 5 de 20

6 recouvrement des paiements excédentaires. Le paiement excédentaire ne comprend pas les intérêts sur le montant en souffrance. Programme de compensation de dette par remboursement (PCDR) de l Agence du revenu du Canada (ARC) REMARQUE : La présente section ne vise que les agents de prestation de services dont les dettes relatives à un paiement excédentaire ont été jugées comme étant des créances à la Couronne par le directeur du programme Ontario au travail. À compter de mai 2013, une seule municipalité, la Ville de Toronto, peut participer au Programme de compensation de dette par remboursement de l ARC. Les paiements excédentaires versés dans le cadre du programme Ontario au travail constituent des créances à l agent de prestation de services et peuvent également être jugés officiellement comme étant des créances à la Couronne par le directeur du programme Ontario au travail. Dans les situations où le paiement excédentaire a été officiellement jugé comme étant une créance à la Couronne par le directeur du programme Ontario au travail, l agent de prestation de services peut transférer les paiements excédentaires confirmés dans le cas des dossiers inactifs (pour lesquels les mesures prises à l échelle locale n ont pas donné lieu à un recouvrement) à l Unité de recouvrement des paiements excédentaires du ministère afin que celle-ci transmette le dossier au Programme de compensation de dette par remboursement (PCDR) de l Agence du revenu du Canada (ARC) aux fins de recouvrement. Les paiements excédentaires qui n ont pas été officiellement jugés comme des créances à la Couronne par le directeur du programme Ontario au travail ne sont pas admissibles au PCDR de l Agence du revenu du Canada. Le personnel du Programme de compensation de dette par remboursement (PCDR) de l Agence du revenu du Canada (ARC) intercepte les remboursements au titre de l impôt dû à ce particulier pour le compte de la province et les impute aux créances que la province n a pas été en mesure de recouvrer. Remarque : Les paiements excédentaires suivants ne peuvent pas être acheminés au PCDR de l ARC, mais peuvent, dans le cas d un dossier inactif, faire l objet d une recommandation de radiation (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Processus administratif de radiation) : paiements excédentaires effectués aux termes de la Loi sur l aide sociale générale o étant donné que ces paiements excédentaires ne sont pas des créances à la Couronne, ils ne doivent pas d être renvoyés au PCDR de l ARC Page 6 de 20

7 quelles que soient les circonstances (y compris les paiements excédentaires reçus aux termes de la Loi sur l aide sociale générale par des personnes qui, par la suite, sont devenues admissibles aux prestations d Ontario au travail ou du POSPH), mais peuvent faire l objet d une recommandation de radiation après que des efforts de recouvrement à l échelle locale ont été déployés; tout paiement excédentaire aux termes de la Loi sur les prestations familiales si la personne bénéficiaire n a jamais reçu de prestations d Ontario au travail ou du POSPH et qu elle n avait pas le droit d interjeter appel d une décision relative à un paiement en trop o ces paiements en trop ne sont recouvrables que si la personne rejoint à nouveau les rangs des bénéficiaires de l aide sociale et reçoit un avis de son droit d interjeter appel. Personnes rejoignant à nouveau les rangs des bénéficiaires de l aide sociale Lorsqu une personne anciennement bénéficiaire de l aide sociale participe à nouveau au programme Ontario au travail, l agent de prestation de services doit examiner le dossier pour déterminer si des paiements excédentaires en souffrance doivent être recouvrés, y compris ceux visés par des décisions rendues dans le passé par le Tribunal de l aide sociale et les paiements excédentaires radiés auparavant (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Processus administratif de radiation). L agent de prestation de services doit informer la personne bénéficiaire du recouvrement du paiement excédentaire. Si une aide financière est accordée de façon rétroactive à une personne dont le dossier comporte un paiement excédentaire en souffrance, le paiement excédentaire sera recouvré à même le paiement rétroactif. Paiements excédentaires temporairement irrécouvrables Dans certaines situations, le recouvrement du paiement excédentaire peut être mis en suspens et le paiement excédentaire peut être considéré comme étant temporairement irrécouvrable pendant une période donnée. Voici des exemples de situations où il est justifié de mettre en suspens le recouvrement du paiement excédentaire : le solde du paiement excédentaire dans le cas d un dossier actif est inférieur ou égal à 2,50 $ et le paiement excédentaire n a pas encore fait l objet d une recommandation de radiation (pour obtenir de plus amples renseignements, Page 7 de 20

8 veuillez consulter la section intitulée Recouvrement des paiements excédentaires); le recouvrement du paiement excédentaire risque de causer un préjudice indu (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Paiements excédentaires dans le cas de dossiers actifs); le seul revenu de la personne bénéficiaire est l allocation pour besoins personnels ou lorsque le recouvrement ferait en sorte que le revenu mensuel provenant de toutes les sources de revenu de la personne régresse sous la barre du montant de l allocation pour besoins personnels (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Paiements excédentaires dans le cas de dossiers actifs); une somme est déduite de l aide financière et sert à donner suite à un avis d ordonnance de retenue des aliments (AORA) et la somme déduite pour l AORA dépasse 10 % des besoins matériels de la personne bénéficiaire (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Paiements excédentaires dans le cas de dossiers actifs); le paiement excédentaire se rapporte à un dossier inactif d aide pour soins temporaires et la personne adulte qui fournit les soins fait partie d un groupe actif de prestataires de l aide sociale (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Paiements excédentaires au titre d une aide pour soins temporaires); le paiement excédentaire se rapporte à un dossier inactif «d une personne à charge d une personne à charge» et le parent à charge fait partie d un groupe actif de prestataires de l aide sociale (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Paiements excédentaires versés à une «personne à charge d une personne à charge»); le paiement excédentaire a été mis en suspens jusqu à ce que l issue de la procédure de faillite soit connue, sauf si le tribunal a donné l autorisation de poursuivre le recouvrement du paiement excédentaire (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Faillite); le dossier fait l objet d une enquête criminelle ou d une instance judiciaire pour des actes frauduleux et le protocole suivi par les autorités locales exige de mettre en suspens le recouvrement du paiement excédentaire jusqu à ce que l issue de l enquête ou de l instance judiciaire soit connue (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Cas de fraude présumée); le paiement excédentaire a été mis en suspens jusqu à ce que l issue de la proposition de consommateur soit connue (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Règlements négociés pour reporter le recouvrement dans le cas de dossiers inactifs); le paiement excédentaire fait l objet d un examen interne; le paiement excédentaire fait l objet d un appel et le Tribunal de l aide sociale a ordonné qu une aide provisoire soit versée à la personne bénéficiaire. Page 8 de 20

9 Les chargés de dossiers devraient fixer une date raisonnable d examen (par exemple, un mois, trois mois, etc.) de ces paiements excédentaires en se fondant sur les circonstances propres à chaque cas. Pendant l examen, une décision doit être prise sur l état d avancement pertinent du paiement excédentaire (par exemple, entreprendre le recouvrement, confirmer qu il s agit toujours d un paiement excédentaire temporairement irrécouvrable, recommander la radiation du paiement excédentaire conformément aux critères énoncés dans la présente directive, etc.) Paiements excédentaires au titre d une aide pour soins temporaires Un paiement excédentaire qui se rapporte à un dossier d aide pour soins temporaires (AST) peut être recouvré uniquement auprès du groupe de prestataires recevant l AST. Si un groupe de prestataires de l AST n a plus droit à l aide, les paiements excédentaires en souffrance peuvent être recouvrés auprès de la personne adulte qui fournit les soins (c est-à-dire la personne bénéficiaire) conformément aux méthodes de recouvrement habituelles suivies dans le cas des dossiers inactifs d Ontario au travail. Si la personne fournissant les soins fait partie d un groupe actif de prestataires d Ontario au travail ou du POSPH, l administratrice ou l administrateur doit mettre en suspens le recouvrement jusqu à ce que le fournisseur de soins n ait plus droit à l aide sociale (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Paiements excédentaires temporairement irrécouvrables). L aide financière accordée au groupe de prestataires de la personne adulte qui fournit les soins ne peut pas être déduite pour rembourser le paiement excédentaire au titre d une AST. Paiements excédentaires versés à une «personne à charge d une personne à charge» Un paiement excédentaire peut être établi lorsqu un parent à charge reçoit un montant pour son enfant à charge, qui n est pas admissible à recevoir ce montant (se reporter à la directive 6.1 Calcul du montant de l aide pour obtenir de plus amples renseignements). Le paiement excédentaire peut être recouvré uniquement auprès du groupe de prestataires de la personne à charge d une personne à charge. Si une personne à charge d une personne à charge n a plus droit à une aide financière, les paiements excédentaires en souffrance appartenant au groupe de prestataires peuvent être recouvrés auprès du parent à charge (c est-à-dire la personne bénéficiaire) conformément aux méthodes de recouvrement habituelles suivies dans le cas des dossiers inactifs d Ontario au travail. Si le parent à charge fait partie d un groupe actif de prestataires d Ontario au travail ou du POSPH, l administratrice ou l administrateur doit mettre en suspens le Page 9 de 20

10 recouvrement jusqu à ce que le parent à charge n ait plus droit à l aide sociale (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Paiements excédentaires temporairement irrécouvrables). L aide financière accordée au groupe de prestataires auquel le parent à charge appartient ne peut pas être déduite pour rembourser le paiement excédentaire se rapportant au dossier de la personne à charge d une personne à charge. Faillite Si une personne bénéficiaire ou anciennement bénéficiaire devant rembourser un paiement excédentaire déclare faillite, aucune action ne peut être intentée contre elle ou ses biens tant qu elle n a pas été libérée de la faillite. En pareil cas, l agent de prestation de services doit mettre en suspens le recouvrement des paiements excédentaires, qui doivent être réputés temporairement irrécouvrables, dès qu il est informé de la faillite en instance, sauf si le tribunal a autorisé la poursuite du recouvrement pendant la procédure de faillite (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Paiements excédentaires temporairement irrécouvrables). Le dividende de liquidation éventuellement payé après l avis de libération doit être accepté comme règlement intégral du paiement excédentaire et le solde du paiement excédentaire doit faire l objet d une recommandation de radiation. Le paiement excédentaire survit à la faillite Un paiement excédentaire survit à la faillite et demeure recouvrable uniquement si un tribunal pénal ou civil a établi que le paiement excédentaire résulte d un acte frauduleux. Cas de fraude présumée Les enquêtes sur l admissibilité de dossiers actifs ou inactifs qui permettent d établir l existence d un paiement excédentaire peuvent ou non donner lieu à des poursuites pour fraude. Lorsqu on a établi un paiement excédentaire et que le cas n est pas renvoyé à la police pour enquête, il faut communiquer à la personne bénéficiaire ou à la personne anciennement bénéficiaire les raisons à l origine du paiement excédentaire et mettre en branle les mesures pertinentes en vue du recouvrement de ce paiement. Lorsqu un cas a été renvoyé à la police pour enquête ou poursuite judiciaire, le recouvrement du paiement excédentaire peut s effectuer selon les méthodes de recouvrement habituelles. Toutefois, si une entente est conclue avec les autorités locales afin de mettre en suspens le recouvrement du paiement Page 10 de 20

11 excédentaire jusqu à ce que l issue de l enquête ou de la poursuite judiciaire soit connue, le recouvrement du paiement excédentaire doit être mis en suspens (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Paiements excédentaires temporairement irrécouvrables). Acquittements Si la personne bénéficiaire ou anciennement bénéficiaire est acquittée sans conclusion du tribunal sur le fond, le paiement excédentaire doit être jugé recouvrable et être recouvré conformément aux méthodes habituelles de recouvrement des paiements excédentaires. Si la personne bénéficiaire ou anciennement bénéficiaire est acquittée et que le tribunal conclut que la fraude n a pas été prouvée, il faudra alors effectuer un examen attentif des circonstances pertinentes. Un paiement excédentaire peut tout de même être recouvré en dépit de l acquittement d une accusation de fraude si la personne bénéficiaire ou anciennement bénéficiaire reçoit une aide financière supérieure à celle qu elle était admissible à recevoir. Page 11 de 20

12 Déclarations de culpabilité Si la personne bénéficiaire ou anciennement bénéficiaire est reconnue coupable de fraude et si le montant du paiement excédentaire initialement calculé est supérieur au montant confirmé suite aux conclusions de fait tirées par le tribunal, la différence doit faire l objet d une recommandation de radiation. Si des négociations ont eu lieu entre la personne accusée (avec elle personnellement ou par l intermédiaire de son avocat de la défense) et le procureur de la Couronne, elles doivent être prises en compte au moment de déterminer si le paiement excédentaire doit être recouvré ou non et d établir le montant de ce paiement. Si le procureur de la Couronne a accepté de ne pas recouvrer le paiement excédentaire en échange d un plaidoyer de culpabilité ou indiqué au moment du prononcé de la sentence qu aucun recouvrement n aurait lieu, il n est pas approprié de procéder au recouvrement. Dans ce cas, le solde du paiement excédentaire doit faire l objet d une recommandation de radiation (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Processus administratif de radiation). Ordonnances de restitution Lorsqu une personne bénéficiaire ou anciennement bénéficiaire est condamnée pour fraude et que le tribunal a ordonné une restitution pour la totalité ou une partie du paiement excédentaire en question, il incombe à l agent de prestation de services désigné dans l ordonnance de restitution de surveiller la conformité aux dispositions de l ordonnance de restitution. Si une personne bénéficiaire ne verse pas les paiements conformément aux conditions stipulées dans l ordonnance de restitution, l agent de prestation de services peut déduire une partie de l aide financière de la personne pour recouvrer le montant du paiement excédentaire visé par l ordonnance de restitution conformément à l article 20 de la Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail. Le montant d un paiement excédentaire visé par une ordonnance de restitution n est pas transférable entre des agents de prestation de services et des programmes et ne doit pas faire l objet d une recommandation de radiation pendant que l ordonnance de restitution est exécutoire. En cas de condamnation pour fraude et lorsqu une restitution n est pas ordonnée ou lorsque l ordonnance de restitution ne vise qu une partie du paiement excédentaire, le montant du paiement excédentaire qui n est pas assujetti à l ordonnance de restitution est considéré comme étant recouvrable (sauf si le procureur de la Couronne décide de ne pas exiger le remboursement de ce montant). L agent de prestation de services doit choisir la méthode adéquate de Page 12 de 20

13 traitement du paiement excédentaire, conformément aux méthodes habituelles de recouvrement des paiements excédentaires. Erreurs administratives Il peut arriver que les paiements excédentaires découlent d erreurs administratives comme des calculs inexacts ou l absence de mesures adéquates compte tenu des renseignements fournis. Si la personne bénéficiaire fournit des renseignements qui auraient pour effet de réduire le montant de l aide financière qui lui est versée, il faut prendre rapidement toutes les mesures nécessaires pour réduire le montant de l aide ainsi fourni et éviter le versement d un paiement excédentaire. Si les renseignements ne sont pas traités à temps et que la personne bénéficiaire sait que le montant reçu est inexact, il lui appartient d en informer le personnel du programme Ontario au travail. Les paiements excédentaires de ce genre sont recouvrables. Le paiement excédentaire doit être dûment documenté au dossier et des mesures doivent être prises pour éviter que le problème ne se répète. Dans des circonstances atténuantes, un paiement excédentaire découlant d une erreur administrative peut faire l objet d une recommandation de radiation (se reporter à la page suivante pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus de radiation). Par exemple, si les modifications à l aide financière versée à la personne bénéficiaire ne sont pas faites après la communication d une erreur dans le calcul de l aide et que la personne bénéficiaire a fait tout son possible pour en informer le personnel du programme Ontario au travail (p. ex., il existe des preuves selon lesquelles la personne a communiqué l erreur au personnel), un paiement excédentaire peut ne pas être recouvré. Règlements négociés pour reporter le recouvrement dans le cas de dossiers inactifs Si tous les efforts raisonnables ont été déployés pour recouvrer le montant intégral du paiement excédentaire et que la personne anciennement bénéficiaire se montre disposée à se conformer à un plan de remboursement pour la totalité ou une partie du paiement excédentaire en souffrance, l agent de prestation de services peut négocier une entente raisonnable avec cette personne, sous réserve de l approbation des autorités locales. L administratrice ou l administrateur devra ajouter à tout plan de remboursement une condition précise selon laquelle la personne accepte que le plan soit examiné dans les années à venir et elle consent à ce que le paiement excédentaire soit recouvrable si, de l avis de l administratrice ou de l administrateur, sa situation financière s améliore. La correspondance décrivant le règlement proposé, les renseignements détaillés connexes et l acceptation des Page 13 de 20

14 conditions fixées doivent être versés au dossier. Lorsqu une personne remet une proposition de consommateur à l agent de prestation de services, le recouvrement doit être mis en suspens jusqu à ce que l agent de prestation de services rende une décision relativement à la proposition de consommateur (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Paiements excédentaires temporairement irrécouvrables). Conformément aux conditions du règlement, le solde du paiement excédentaire peut faire l objet d une recommandation de radiation (voir ci-dessous pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus de radiation). Processus administratif de radiation Si des efforts de recouvrement raisonnables ont été déployés, le paiement excédentaire peut être réputé irrécouvrable. L administratrice ou l administrateur peut alors recommander sa radiation. La radiation recommandée d un paiement excédentaire doit être approuvée par l agent de prestation de services local et doit être menée à terme chaque exercice financier. La radiation d une dette relative à un paiement excédentaire est un processus strictement administratif qui ne cause pas l annulation de la dette. Par conséquent, il ne faut pas informer la personne bénéficiaire que le paiement excédentaire a été annulé ou qu une radiation administrative a été effectuée. Deux catégories de paiements excédentaires peuvent faire l objet d une recommandation de radiation : 1. Paiements excédentaires irrécouvrables 2. Paiements excédentaires pour lesquels les activités de perception n ont pas donné lieu à un recouvrement (dossiers inactifs uniquement) 1. Paiements excédentaires irrécouvrables Les paiements excédentaires irrécouvrables peuvent faire l objet d une recommandation de radiation chaque année lorsque : 1. la personne anciennement bénéficiaire a été expulsée du pays; 2. il n y a pas suffisamment de documents pour confirmer le paiement excédentaire (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Établissement d un paiement excédentaire); Page 14 de 20

15 3. le solde du paiement excédentaire est égal ou inférieur à 2,50 $ (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Recouvrement des paiements excédentaires); 4. la personne anciennement bénéficiaire est décédée et il n y a pas de patrimoine, et, s il y a lieu, la dette relative au paiement excédentaire est traitée dans le cadre du Programme de compensation de dettes par remboursement (PCDR) de l Agence du revenu du Canada (ARC) depuis deux années complètes d imposition (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Programme de compensation de dette par remboursement (PCDR) de l Agence du revenu du Canada (ARC)); 5. le paiement excédentaire dans le cas d un dossier inactif n est pas admissible au PCDR de l ARC et les efforts de recouvrement à l échelle locale n ont donné aucun résultat (c est-à-dire, les paiements excédentaires effectués aux termes de la Loi sur l aide sociale générale ainsi que les paiements excédentaires effectués aux termes de la Loi sur les prestations familiales lorsque la personne bénéficiaire n a jamais reçu de prestations d Ontario au travail ou du POSPH et qu elle n a pas été informée de son droit d interjeter appel; pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Programme de compensation de dette par remboursement (PCDR) de l Agence du revenu du Canada (ARC)); 6. la personne bénéficiaire ou anciennement bénéficiaire a obtenu la libération de la dette dans le cadre d une procédure de faillite le dividende de liquidation éventuellement payé après l avis de libération doit être accepté comme règlement intégral du paiement excédentaire et le solde du paiement excédentaire doit faire l objet d une recommandation de radiation (sauf lorsqu un tribunal pénal ou civil établit que le paiement excédentaire résulte d un acte frauduleux ou d une présentation erronée des faits; pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Faillite); 7. un tribunal a établi que le paiement excédentaire résulte d un acte frauduleux ou d une présentation erronée des faits si le montant du paiement excédentaire calculé initialement est supérieur à celui confirmé par les conclusions judiciaires, la différence entre les deux montants, ou le montant que le procureur de la Couronne accepte de ne pas recouvrer, doit faire l objet d une recommandation de radiation (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Déclarations de culpabilité); 8. si le paiement excédentaire découle d une erreur administrative et qu il existe des circonstances atténuantes (par exemple, il existe des preuves selon lesquelles la personne bénéficiaire a communiqué l erreur au personnel; pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Erreurs administratives); Page 15 de 20

16 9. l agent de prestation de services a négocié un règlement raisonnable à l égard du paiement excédentaire le solde du paiement excédentaire doit faire l objet d une recommandation de radiation (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Règlements négociés pour reporter le recouvrement dans le cas de dossiers inactifs); 10. le Tribunal de l aide sociale a rendu une décision avant le 30 mars 2012 aux termes de laquelle il a ordonné de ne pas recouvrer le paiement excédentaire dans le cas d un dossier inactif et n a pas accordé la tenue d une audience de réexamen (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Compétence du Tribunal de l aide sociale). 2. Paiements excédentaires pour lesquels les activités de perception n ont pas donné lieu à un recouvrement (dossiers inactifs uniquement) Les paiements excédentaires dans le cas des dossiers inactifs peuvent faire l objet d une recommandation de radiation en fonction de leur âge (date de fermeture du dossier ou dernier paiement versé volontairement) et du montant en souffrance après que les efforts de recouvrement décrits ci-après ont été déployés. Les paiements excédentaires inférieurs à 20 $ et en souffrance depuis au moins 120 jours peuvent faire l objet d une recommandation de radiation une fois que tous les efforts de recouvrement ont été déployés, y compris l envoi d une lettre au sujet du solde du paiement excédentaire en souffrance à la date à laquelle le paiement excédentaire a été établi. Les paiements excédentaires s élevant de 20 $ à 499 $ et en souffrance depuis au moins trois ans peuvent faire l objet d une recommandation de radiation lorsque l administratrice ou l administrateur du programme Ontario au travail aura pris les mesures de recouvrement suivantes : o une lettre au sujet du solde du paiement excédentaire en souffrance a été envoyée à deux reprises - à la date à laquelle le paiement excédentaire a été établi et 30 jours plus tard; o s il y a lieu, le paiement excédentaire a été communiqué au PCDR de l ARC, qui n a pu en obtenir le recouvrement pendant au moins deux cycles annuels complets d imposition. Les paiements excédentaires supérieurs à 500 $ et en souffrance depuis au moins cinq ans peuvent faire l objet d une recommandation de radiation lorsque l administratrice ou l administrateur du programme Ontario au travail aura déployé des efforts de recouvrement raisonnables, y compris : o la facturation et la remise d un état de compte en temps voulu (p. ex., au moins deux lettres au cours de chacune des cinq années); Page 16 de 20

17 o une tentative de contact verbal direct (p. ex., au moins trois appels au cours de chacune des cinq années; o la communication d un avis pressant de retard de paiement (p. ex., au moins deux lettres au cours de chacune des cinq années expliquant l éventuel renvoi à une agence de recouvrement et une éventuelle poursuite en justice); o si cela convient (c est-à-dire conformément aux directives et procédures de recouvrement des créances suivies par l agent de prestation de services), des activités spécialisées en matière de recouvrement (p. ex., renvoi à une agence de recouvrement privée) et une poursuite en justice (p. ex., cour des petites créances) ont été entreprises. Tableau : Mesures à prendre pour les paiements excédentaires pour lesquels les activités de perception n ont pas donné lieu à un recouvrement (dossiers inactifs) Âge du paiement excédentaire Montant < 120 jours De 120 jours à < 3 ans De 3 ans à < 5 ans Au moins 5 ans < 20 $ Radiation De 20 $ à 499 $ > 500 $ Recouvrement Recouvrement* Radiation Recouvrement Radiation Remarque : l information sur les paiements excédentaires admissibles au PCDR de l ARC figure ci-dessous. Les paiements excédentaires admissibles au PCDR de l ARC (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Programme de compensation de dette par remboursement (PCDR) de l Agence du revenu du Canada (ARC)) peuvent faire l objet d une recommandation de radiation selon le tableau ci-dessus, sauf dans les cas suivants : o les dettes s élevant de 500 $ à $ et remontant à plus de cinq ans doivent avoir été communiquées au PCDR de l ARC si elles n ont pas été recouvrées au cours d au moins deux cycles annuels complets d imposition; o les dettes supérieures à $ doivent être transmises à nouveau au PCDR de l ARC après cinq ans avant de faire l objet d une recommandation de radiation. Reprise des activités de recouvrement concernant des paiements excédentaires radiés auparavant Page 17 de 20

18 Lorsqu un paiement excédentaire a été radié auparavant et que l administrateur ou l administratrice détermine que les possibilités de recouvrer les montants ont augmenté, l administrateur ou l administratrice doit alors s efforcer de recouvrer le paiement excédentaire radié, sauf dans les situations suivantes : il n y a pas suffisamment de documents pour confirmer le paiement excédentaire (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Établissement d un paiement excédentaire); le paiement excédentaire a été radié parce que le solde était égal ou inférieur à 2,50 $ (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Recouvrement des paiements excédentaires); la personne anciennement bénéficiaire est décédée et il n y a pas de patrimoine; le paiement excédentaire a été libéré dans le cadre d une procédure de faillite (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Faillite); le montant du paiement excédentaire a été radié comme suite à une instance judiciaire (c est-à-dire que la radiation repose sur les conclusions de fait tirées par le tribunal ou sur des négociations menées par le procureur de la Couronne; pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Déclarations de culpabilité); le paiement excédentaire tient à une erreur administrative et a été radié en raison de circonstances atténuantes (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Erreurs administratives); le Tribunal de l aide sociale a rendu une décision avant le 30 mars 2012 aux termes de laquelle il a ordonné de ne pas recouvrer le paiement excédentaire dans le cas d un dossier inactif et n a pas accordé la tenue d une audience de réexamen (voir ci-dessous pour obtenir de plus amples renseignements). Droit d interjeter appel Les décisions portant sur le bien-fondé d une évaluation du paiement excédentaire peuvent faire l objet d un appel auprès du Tribunal de l aide sociale. Des renseignements adéquats sur le droit de demander la tenue d un examen interne et le droit d interjeter appel doivent être fournis. Compétence du Tribunal de l aide sociale Dans sa décision rendue le 30 mars 2012, la Cour divisionnaire a soutenu dans l affaire Directeur (Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées) c. Surdivall que la compétence du Tribunal de l aide sociale dans le cas d un appel d une décision se rapportant à l évaluation d un paiement excédentaire consistait à déterminer si le paiement excédentaire est valable et s il a été correctement calculé. Le Tribunal n a pas le pouvoir de rendre une part Page 18 de 20

19 quelconque d un paiement excédentaire valable irrécouvrable ni d ordonner à l administrateur ou à l administratrice de modifier le montant du paiement excédentaire à recouvrer, sauf dans le cas d une réduction de l aide financière de base prévue aux termes du paragraphe 20(2) de la Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail. Toute décision rendue par le Tribunal avant le 30 mars 2012 relativement au recouvrement d un paiement excédentaire demeure valable et doit être mise en application jusqu à ce qu elle soit annulée par une ordonnance subséquente du Tribunal de l aide sociale ou d un autre tribunal saisi de l appel. Dans ces circonstances, si le Tribunal de l aide sociale a ordonné de ne pas recouvrer le paiement excédentaire dans le cas d un dossier inactif et n a pas accordé la tenue d une audience de réexamen, le paiement excédentaire peut faire l objet d une recommandation de radiation (pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section intitulée Processus administratif de radiation). Transfert des paiements excédentaires Les paiements excédentaires sont transférables. En d autres termes, un paiement excédentaire effectué aux termes d Ontario au travail, du POSPH, de la Loi sur l aide sociale générale ou de la Loi sur les prestations familiales demeure recouvrable même si la personne bénéficiaire ou son conjoint ou sa conjointe à charge change de programmes ou d agents de prestation de services (se reporter à la directive 9.6 Transfert d un paiement excédentaire et à la directive 9.5 Partage d un paiement excédentaire entre les conjoints pour obtenir de plus amples renseignements). Lorsqu un paiement excédentaire fait l objet d un appel et que la personne bénéficiaire traite avec un autre agent de prestation de services ou participe à un autre programme, le paiement excédentaire visé par l appel ne doit pas être transféré ni faire l objet de mesures actives aux fins de recouvrement jusqu à ce que l appel soit entendu. Si un paiement excédentaire effectué dans un bureau donné a déjà été transféré à un autre bureau et la personne bénéficiaire dépose par la suite un appel, le bureau recevant le paiement excédentaire doit se charger de traiter cet appel et devra peut-être collaborer avec le bureau où le paiement excédentaire a été effectué initialement. Contrôle et reddition de comptes Les agents de prestation de services doivent rendre compte de toutes les dettes et se charger de conserver tous les documents établissant le bien-fondé de la dette. Les procédures internes de recouvrement des paiements excédentaires de l agent de prestation de services doivent être conformes à l ensemble des Page 19 de 20

20 politiques et pratiques applicables du ministère. Le ministère peut demander de consulter les dossiers et archives. Autres lois pertinentes Loi sur la prescription des actions La Loi de 2004 sur la prescription des actions précise qu aucun délai de prescription ne s applique aux créances d une municipalité en ce qui concerne les prestations d aide sociale ou les programmes dans les domaines économiques et de la santé. En conséquence, l agent municipal de prestation de services ne perd jamais sa capacité de poursuivre une cause d action relativement à un paiement pour cause de prescription. Loi sur les agences de recouvrement Les ententes négociées avec une agence de recouvrement privée doivent être conformes aux dispositions de la Loi sur les agences de recouvrement, aux directives d approvisionnement municipales et aux autres directives et pratiques municipales applicables. Page 20 de 20