BearingNet - Devis La table des matières

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1 La table des matières Introduction... 2 Demandes reçues... 3 Vente en cours... 3 Vente sauvegardée... 3 Montrer tout... 3 Réception de devis... 3 Achat en cours... 3 Achat sauvegardé... 4 Afficher un devis... 5 Rechercher un devis... 8 Filtrez par... 9 Action... 9 Transférer à Transférer des devis automatiquement aux utilisateurs Paramètres d utilisateur

2 Introduction La fonction «devis» vous permet d afficher les détails des devis concernant votre société qui sont envoyés sur BearingNet. Pour bien utiliser le système des devis vous devriez avoir votre inventaire chargé sur BearingNet et vous assurer qu il est mis à jour régulièrement. Les devis sont divisés entre les demandes requises par votre entreprise (Vendre) et ceux faits par votre entreprise (Achat). «Achat» et «Vendre» sont divisés en «Demandes reçues»/ «Réception de devis», «En cours» et «Sauvegardé». Vous pouvez répondre aux devis par BearingNet et le système conservera les traces de tous les messages envoyés et reçus. Des s seront aussi envoyés (bien que les utilisateurs puissent désactiver cette fonction). Certains utilisateurs dans votre société peuvent assigner des devis pour certaines sociétés et certains pays. Par exemple, il se peut qu il y ait un compte utilisateur configuré pour recevoir des devis de toutes les sociétés situées en Europe ou de toutes sociétés qui commencent par la lettre «A». Pour afficher des devis, cliquez sur le lien «Devis» et la page des devis s affichera. La première fois que vous visitez la page des devis, elle vous affichera toutes les nouvelles demandes que vous avez reçues, comme votre boîte de réception. Si vous n avez pas d inventaire chargé, alors cette boîte sera toujours vide. La rubrique «Demandes reçues» sous «Vendre» est soulignée pour montrer qu elle est sélectionnée. Toutes les demandes pour devis faites par votre société dans la page de recherche s afficheront dans le coin «Achat». Toutes les demandes non lues s affichées en gras. Si vous avez sélectionné «Envoyer tous les devis par ou par fax» dans la partie «Paramètres de la société», (voir le guide d utilisateur «Votre compte»), tous les devis vous seront envoyés par e- mail et seront inclus dans la partie «en cours» du système des devis. Celles-ci ne comptent pas comme de «nouvelles demandes» et donc la case «nouvelles demandes» sur votre écran d accueil affichera toujours zéro. 2

3 Le système des devis a été conçu pour fonctionner automatiquement avec l utilisateur qui s est connecté. Veuillez voir la partie intitulée «Transférer automatiquement des devis aux utilisateurs». Dans l image au-dessus, la rubrique «En cours» a été sélectionnée dans le coin «Vendre». Cela affiche toutes les demandes en cours (nouvelles et sauvegardées incluses) que des autres entreprises vous ont demandé. Notez que chaque devis est intitulé «Vendre» et le mot «À» est affiché devant le nom de la société. Tous les devis dans le coin «Achat» auront le titre «Achat» devant le numéro de pièce et «De» devant le nom de la société. Cliquez sur n importe quelle des 7 rubriques pour afficher les pages suivantes : Demandes reçues Vente en cours Vente sauvegardée Montrer tout Réception de devis Achat en cours Affiche des demandes pour des devis sur les stocks que vous avez mis sur la liste (c'est-à-dire les articles que vous vendez). Affiche les demandes en cours, nouvelles demandes et demandes sauvegardées incluses (toutes celles que vous vendez). Affiche seulement les demandes sauvegardées. Pour afficher toutes les demandes faites à votre société et les devis faits par votre société. Affiche les réponses des autres sociétés à vos demandes de devis (c est-à-dire les articles que vous achetez). Ça pourrait être un devis ou un vendeur demandant plus d information. Affiche tous les devis en cours, nouveaux devis et devis sauvegardés inclus. 3

4 Achat sauvegardé Affiche seulement les devis sauvegardés. Le nombre entre parenthèses après la rubrique affiche le nombre de devis qui non lus ayant besoin d une réponse ou d une action. Ces devis seront affichés en gras jusqu à vous cliquiez sur le devis individuel. Les informations sur les devis sont affichées dans un tableau de la façon suivante : Article Marque Quantité Type Société Le numéro de pièce de l article. La marque de l article. La quantité requise. Le type de produit, par exemple, roulement, pignon, chaîne, joint, courroie, poulie ou divers. Si elle vend : la société qui a envoyé la demande. Si elle achète : la société qui a reçu la demande. Drapeau Date Réponses Jour de création Message Il représente le pays de la société se trouvant au-dessus. La date à laquelle le devis a été fait d abord. Le nombre de réponses faites pour ce devis. Le nombre de jour depuis lequel le devis a été fait (en jours). Affiche le message le plus récent pour le devis. Ces détails s afficheront là où un devis rapide a été entré. Il est possible de cliquer sur les rubriques qui apparaissent en rouge sur ce tableau afin de trier la colonne. Par exemple, cliquez sur la rubrique «Société» pour trier les devis affichés par ordre alphabétique de nom de société. Cliquez encore pour trier par ordre décroissant. En cliquant sur la rubrique «Date», les devis seront triés par date. Cliquez encore pour trier par ordre décroissant. 4

5 Afficher un devis Pour afficher un devis, cliquez sur l article (souligné en rouge). Si vous êtes dans la partie «demandes reçues» et que vous cliquez sur le numéro de pièce, alors cela sera une demande de devis et la page s affichera avec le formulaire «devis rapide» sélectionné comme suit : Devis rapide C est un moyen facile de répondre à une demande de devis. Pour faire un devis rapide, remplissez les cases, ajoutez un message si nécessaire, et cliquez sur «Envoyer». Si votre compte est configuré pour afficher la page de confirmation (voyez les paramètres d utilisateur), alors le devis s affichera dans un format convenable à l impression avec un bouton «Continuer». Vous retournerez ensuite à la liste des devis. Si la société qui fait la demande a 5

6 configuré son compte pour recevoir des s pour les devis, un leur sera aussi envoyé. Poster une réponse et devis impossible à fournir Devis envoyé par fax ou par Si vous avez besoin de plus d informations ou si vous débattre d un devis, vous pouvez cliquer sur «Poster une réponse». Si vous ne pouvez pas fournir de devis, cliquez sur «Devis impossible à fournir». Dans les deux cas, vous ne pouvez remplir que la case du message (toutes les autres cases seront désactivées parce qu elles ne sont pas appropriées) puis cliquez sur «Envoyer». Si le compte d utilisateur qui reçoit le message est configuré pour recevoir des s pour les devis, un sera aussi envoyé. Cette option dit à la société que vous les contacterez séparément, en dehors du système de BearingNet. Si vous êtes dans la réception de devis (Achat) et que vous cliquez sur le numéro de pièce, la page affiche une boîte pour envoyer un message de la façon suivante : Une fois qu un devis rapide (ou une réponse) a été publié, si vous cliquez sur le numéro de la pièce, la page affichera tous les détails pour les devis rapide faits auparavant et une case pour les messages à remplir s affichera. Une liste des messages entre vous et l autre société s affiche aussi en bas de la page, par ordre de date. 6

7 Dans l image au-dessus, Bearing Sp.J a demandé un devis de Firma Handlowa Mazurek. Firma Handlowe Mazurek a répondu avec un devis rapide puis ils ont publié un message. Les phrases telles que «Le devis a été supprimé» seront traduites vers la langue de l autre société où cela s avère nécessaire. Tous les s envoyés seront aussi traduits où cela est nécessaire, à l exception du contenu du message. Les détails de la demande originale sont affichés dans le tableau en haut de la page. Il se peut que vous découvriez des détails sur l autre société en cliquant sur «Détails Cliquez ici pour plus d information». Pour cacher cette case, cliquez sur «Cacher détails». 7

8 Cliquez sur «Précédent» pour retourner là où vous étiez sur la liste de devis. La page de réception a plusieurs fonctions qui sont décrites ci-après. Rechercher un devis Cliquer sur la rubrique «Rechercher un devis» révèle la fonction de recherche. Cela vous permet de rechercher tous vos devis pour un article particulier. Les critères de recherche sont : Numéro de pièce Marque Type TP Pays Entrez le numéro de la pièce que vous voulez rechercher. Si vous ne connaissez pas le numéro de la pièce en entier, vous pouvez entrer un numéro incomplet. Par exemple, si vous entrez «632», les résultats peuvent afficher le numéro de pièce «402632». Entrez la marque si requise. Vous pouvez rechercher selon le type TP. Sélectionnez depuis le menu déroulant. Notez que la liste déroulante n affichera que les pays où vous avez des devis listés sur BearingNet. Puis cliquez sur «Rechercher». Les résultats de recherche sont pour les ventes et les achats, donc la page montre tout. Si vous cliquez encore sur la rubrique «retour aux devis», la fonction de recherche sera cachée et vous retournez à la page des devis. 8

9 Filtrez par La page des devis montre par défaut toutes les demandes nouvelles de tous comptes utilisateurs de votre société et toutes les sociétés qui ont envoyé des demandes. Vous pouvez afficher les devis d un utilisateur spécifique ou d une certaine société. Le menu «Filtrez par» dans les listes déroulantes vous donne la liste des noms du personnel qui ont des devis qui leur sont assignés ainsi que les noms de toutes les sociétés avec lesquelles votre entreprise a des devis. Pour afficher des devis pour une certaine personne, choisissez leur nom depuis la liste déroulante et la page sera rafraîchie avec leurs devis. Pour afficher les devis d une société, choisissez le nom de la société depuis la liste déroulante et tous les devis de cette entreprise s afficheront. Une troisième case vous permet aussi de «Montrer tout», d afficher les devis «Ouvert» ou «Non ouvert» depuis la liste déroulante. Les devis qui ne sont pas ouverts sont affichés en gras jusqu à ce que vous cliquiez dessus ; après cela, ils seront marqués comme ouverts et la police reviendra à la normale. Une fois que vous avez sélectionné un filtre, celui-ci ne changera pas jusqu à ce que vous le désélectionniez en ramenant les listes déroulantes à «Toute l équipe» et «Toutes les sociétés». L exception ici est que la rubrique «Montrer tout» affichera tous les devis (contrairement à «ouvert» et «non ouvert»). Action Ici, vous pouvez soit sauvegarder ou supprimer des devis. Supprimer des devis vous permet de maintenir votre boîte de réception rangée. Normalement tout les devis seront supprimés après 21 jours d inactivité. Pour garder un devis plus longtemps, vous devez les sauvegarder. Veuillez noter que les devis sauvegardés ne seront pas supprimés, il se peut donc que vous souhaitiez supprimer périodiquement des devis sauvegardés. Supprimer un devis Sélectionnez «Supprimer» depuis la liste déroulante puis cochez la case près du devis approprié et cliquez sur «OK». Notez que l autre société peut toujours répondre à votre discussion (bien qu elle soit marquée comme supprimée). Dans ce cas le devis sera automatiquement ré-ouvert. 9

10 Sauvegarder un devis Sauvegarder un devis empêchera que celui-ci soit supprimé après 21 jours d inactivité. Sélectionnez «Sauvegarder» depuis la liste déroulante puis cochez la case près du devis approprié et cliquez sur «OK». Les devis sauvegardés afficheront l icône d une disquette bleue à gauche. Transférer à Cette fonction est utile si vous avez un grand nombre de devis et plusieurs utilisateurs dans votre entreprise. Les devis peuvent être transférés entre utilisateurs en sélectionnant «Transférer à» depuis la liste déroulante «Action», puis en sélectionnant l utilisateur approprié dans la case intitulée «Transférer à», en cochant les boîtes près des devis appropriés et en cliquant sur «OK». Notez que la liste déroulante pour transférer des devis aux autres membres n est active que quand le choix «Transférer à» a été sélectionné dans le menu des actions. Vous pouvez utiliser la liste déroulante pour filtrer des devis attribués à plusieurs membres. Pour créer des utilisateurs supplémentaires, visitez la page «votre compte» puis aller sur la partie «gestion des utilisateurs». Transférer des devis automatiquement aux utilisateurs Quand votre compte BearingNet fut crée, un utilisateur aura été choisi pour être l actuel contact au service commercial. Pour voir qui est responsable pour quelle société ou quel pays, cliquez soit sur le lien «paramètres du contact au service commercial» en haut de la page ou cliquez sur l option «Votre compte» puis sélectionnez «paramètres du contact au service commercial». Cela affichera qui est le contact dans votre société qui reçoit les devis de chaque société listée sur BearingNet. C est affiché par ordre alphabétique de société, mais vous pouvez cliquez sur le lien en haut pour afficher par pays. 10

11 Vous pouvez assigner un utilisateur pour recevoir les devis d une société, d une région ou d un pays spécifique. Pour rendre un utilisateur responsable des devis d une société spécifique, sélectionnez celui à qui vous voulez assigner les devis depuis la liste déroulante «sélectionner un utilisateur», puis cochez la case près du nom de la société et cliquez sur «OK» en bas de la page. Pour qu un utilisateur reçoive des devis d une région ou d un pays, cliquez sur le lien «Choisir par pays» et la page affichera les régions et les pays par ordre alphabétique. Le lien se changera alors en «Choisir par société» pour que vous puissiez retournez au registre d entreprises. Vous pouvez naviguer entre les pages avec les pays en cliquant sur les lettres en haut ou en bas de la page : Puis sélectionnez l utilisateur depuis la liste déroulante, cochez la case près de la région ou du pays requis et cliquez sur «OK». Veuillez noter que cela ne configurera que les sociétés ou pays membres de BearingNet à ce moment précis. Toutes les sociétés qui deviennent membres de BearingNet par la suite auront besoin d être ajoutées par l utilisateur. Paramètres d utilisateur Chaque utilisateur peut aussi modifier les paramètres des devis en sélectionnant «Paramètres d utilisateur» sous la rubrique «Votre compte». Ici vous pouvez choisir de recevoir des s pour les «Nouvelles demandes», les «Réponses» et si quelqu un «Ne peut fournir» et si vous voulez «Montrer l'écran de confirmation des devis» (utile pour imprimer). 11

12 Le niveau de notification vous permet de choisir si vous voulez recevoir un bref qui vous informe qu il y a des demandes à consulter dans le système de BearingNet (Envoyer par une notification) ou si vous voulez recevoir un complet donnant les coordonnées du devis (Envoyer par toutes les coordonnées). 12