Ville de Trois-Rivières DIRECTION DE L APPROVISIONNEMENT

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1 CAHIER DES CHARGES APPEL D OFFRES N o CONTRÔLE BIOLOGIQUE SÉLECTIF DES MOUSTIQUES Janvier 2014

2 INDEX DES SECTIONS APPEL D OFFRES N o Sections AVIS AUX SOUMISSIONNAIRES CLAUSES PARTICULIÈRES ANNEXES

3 SECTION AVIS AUX SOUMISSIONNAIRES

4 Table des matières SECTION AVIS AUX SOUMISSIONNAIRES PAGE ARTICLE 1 ARTICLE 2 ARTICLE 3 ARTICLE 4 ARTICLE 5 ARTICLE 6 ARTICLE 7 ARTICLE 8 ARTICLE 9 ARTICLE 10 ARTICLE 11 ARTICLE 12 ARTICLE 13 ARTICLE 14 TRANSMISSION DE LA SOUMISSION... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. OUVERTURE DES SOUMISSIONS... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. ÉTUDE DES SOUMISSIONS... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. CARACTÈRES DES PRIX... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. ACCEPTATION DES SOUMISSIONS... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. ADDENDA... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. ÉLABORATION ET PRÉSENTATION DE L OFFRE DE SERVICE.. ERREUR! SIGNET NON DEFINI. DÉTERMINATION ET PRÉSENTATION DE L OFFRE DE PRIX... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. SOUS-TRAITANCE... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. MODALITÉS RELATIVES À L ÉVALUATION DES OFFRES DE SERVICE ET ATTRIBUTION DES NOTES... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. RAPPORT «QUALITÉ/PRIX»... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. PÉRIODE DE VALIDITÉ DES SOUMISSIONS... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. CLAUSE LINGUISTIQUE... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. COMMUNICATIONS AVEC LA VILLE... ERREUR! SIGNET NON DEFINI.

5 ARTICLE 1 TRANSMISSION DE LA SOUMISSION Toute soumission et tous les documents s y rapportant doivent être transmis dans une enveloppe cachetée et dûment identifiée, conforme au modèle de l enveloppe du document Formulaires de soumission «Offre de service». L ENVELOPPE MENTIONNÉE CI-DESSUS DOIT CONTENIR : 1. Le formulaire de soumission «Offre de service», dûment complété, rédigé en caractères d imprimerie et remis en 5 exemplaires (1 original et 4 copies); 2. Le formulaire de soumission «Offre de prix», dûment complété, rédigé en caractères d imprimerie et une copie de ce même formulaire, insérés respectivement dans des enveloppes dûment identifiées «Offre de prix originale» et «Offre de prix copie», le tout cacheté, conforme aux modèles des enveloppes du document Formulaires de soumission «Offre de service»; 3. Les formulaires de soumission doivent être signés par le propriétaire ou par un représentant dûment autorisé par le soumissionnaire comme preuve de son engagement; 4. Une résolution du soumissionnaire désignant un signataire autorisé à signer la soumission et portant la signature originale du président ou du secrétaire du soumissionnaire certifiant que ce document est une copie conforme de la résolution originale; 5. L affirmation solennelle du soumissionnaire, dûment assermentée; 6. L entente de confidentialité, dûment remplie et signée par le soumissionnaire, lorsqu exigée; 7. Les copies d attestations d assurances applicables au présent document d appel d offres, lorsqu exigées; 8. Tout autre document requis par la Ville prévu au présent document d appel d offres. Toute soumission déposée à la Ville devient sa propriété. Ainsi, la Ville n en permet pas le retrait une fois qu elle a été déposée à ses bureaux. Seules sont retournées les enveloppes de prix accompagnant les soumissions n ayant pas obtenu un pointage intérimaire de 70 points. ARTICLE 2 OUVERTURE DES SOUMISSIONS Toutes les soumissions seront ouvertes publiquement en présence d au moins 2 témoins aux date, heure et lieu mentionnés dans le document d appel d offres (sauf les enveloppes contenant le prix qui seront ouvertes après l analyse qualitative par le comité de sélection, tel que prévu par la loi). ARTICLE 3 ÉTUDE DES SOUMISSIONS Le soumissionnaire doit présenter une soumission conforme à toutes les exigences du document d appel d offres. Les soumissions non conformes aux clauses du présent document d appel d offres pourront être rejetées. SECTION - AVIS AUX SOUMISSIONNAIRES SP-1 Page 1 de 6

6 POURRA ÊTRE ÉCARTÉE TOUTE SOUMISSION : 1. Qui démontre des omissions, additions, conditions ou irrégularités de tout genre; 2. Qui n est pas accompagnée des documents requis; 3. Qui n est pas faite sur les formulaires officiels de soumission fournis par la Ville; 4. Qui n est pas accompagnée de la formule de résolution certifiée conforme en original par le secrétaire ou le président du soumissionnaire; 5. Qui n est pas accompagnée de l affirmation solennelle du soumissionnaire dûment assermentée par un avocat, un notaire ou un commissaire à l assermentation; 6. Déposée par un soumissionnaire qui a contrevenu aux obligations du Règlement sur la gestion des contrats de la Ville (2011, chapitre1); 7. Soumise par un individu, une association, une société ou une corporation qui a présenté plus d une soumission dans le cadre du présent appel d offres sous le même ou sous différents noms tout en ayant le même propriétaire ou les mêmes actionnaires en position de contrôle; 8. Qui est reçue, en tout ou en partie, par la Ville après le jour et l heure fixés pour l ouverture des soumissions; 9. Dont le bordereau de soumission «Offre de prix» n a pas été dûment signé par le signataire autorisé par la formule de résolution; 10. Qui n a pas un prix ferme sur le bordereau de soumission «Offre de prix», nonobstant toute clause ou condition accompagnant la soumission; 11. Dont le bordereau de soumission «Offre de prix» n est pas inséré adéquatement, en duplicata, sous plis séparés et cachetés; 12. Dont la soumission n a pas obtenu un pointage intérimaire d au moins 70 points; 13. Demandée par voie d invitation écrite et dont l enveloppe n est pas clairement identifiée par le numéro de l appel d offres et le nom du soumissionnaire dûment invité; 14. Demandée par voie d invitation écrite et déposée par un soumissionnaire n ayant pas reçu d invitation écrite à soumissionner par la Ville de Trois-Rivières; 15. Déposée par un soumissionnaire inscrit au Registre des entreprises non admissibles (RENA) aux contrats publics et dont la période d inadmissibilité n est pas terminée au jour de l ouverture des soumissions. Toutes les ratures ou corrections faites à la main doivent être paraphées par le signataire de la soumission. La Ville peut, s il est avantageux pour elle de le faire, passer outre à tout défaut de conformité mineur de la soumission, si ce défaut ne brise pas la règle de l égalité entre les soumissionnaires. SECTION - AVIS AUX SOUMISSIONNAIRES SP-1 Page 2 de 6

7 ARTICLE 4 CARACTÈRES DES PRIX Les prix forfaitaires et unitaires soumis dans le document Formulaire de soumission «Offre de prix» sont fixes pour la durée du marché, à moins d avis contraire dans les clauses particulières. Le cas échéant, les quantités indiquées au document Formulaire de soumission «Offre de prix» sont approximatives et la Ville se réserve le droit de modifier ces quantités à la hausse ou à la baisse, selon ses besoins. Le montant total d une soumission est réputé être la somme des prix forfaitaires soumis pour chaque catégorie de services et des montants établis en multipliant le prix unitaire soumis pour chaque article par la quantité approximative se rapportant à chacun d eux, tel qu indiqué dans le document Formulaire de soumission «Offre de prix» du présent appel d offres, auxquels montants seront ajoutées les taxes applicables. En cas d erreur de multiplication ou d addition dans l établissement du montant total de la soumission, les prix forfaitaires soumis pour chaque catégorie de services ainsi que les prix unitaires soumis pour chaque article prévalent et le montant total de la soumission est corrigé en conséquence. ARTICLE 5 ACCEPTATION DES SOUMISSIONS La Ville n est pas tenue d accepter la soumission ayant obtenu le meilleur pointage ni aucune autre des soumissions. La Ville n engage aucuns frais et n assume aucune obligation d aucune sorte envers le soumissionnaire. La Ville n est pas tenue de motiver l acceptation ou le rejet de toute soumission. Si la Ville décidait de donner suite au projet, elle adjugera le contrat au soumissionnaire qui aura présenté la soumission conforme ayant le plus haut pointage final. En cas d égalité, le soumissionnaire sélectionné est celui qui présente le prix le moins élevé. En cas de double égalité du pointage final et du prix, la sélection est effectuée par tirage au sort entre les soumissionnaires ex æquo. Toutefois, après avoir déterminé la meilleure soumission et lorsque le document d appel d offres prévoit des articles optionnels, la Ville se réserve le droit d octroyer ou non les articles optionnels du bordereau de soumission à ce soumissionnaire. ARTICLE 6 ADDENDA S il y a lieu d expliquer, de modifier ou de compléter le document d appel d offres déjà en circulation, avant la date limite de réception des soumissions, ceux qui sont déjà en possession de ce document en sont avisés au moyen d un addenda émis par la Ville. L addenda est incorporé au document d appel d offres, il en fait partie intégrante et en cas de divergence avec le document d appel d offres, son contenu aura préséance. SECTION - AVIS AUX SOUMISSIONNAIRES SP-1 Page 3 de 6

8 ARTICLE 7 ÉLABORATION ET PRÉSENTATION DE L OFFRE DE SERVICE 1. Le soumissionnaire doit présenter son offre de service en utilisant le document Formulaires de soumission «Offre de service», fourni à cet effet, en 5 exemplaires (1 original et 4 copies), le tout cacheté et scellé dans une enveloppe. L offre de service doit être imprimée recto seulement et inclure une table des matières. Le soumissionnaire doit fournir les éléments d information requis et nécessaires pour évaluer correctement sa proposition. 2. Le soumissionnaire doit présenter dans son offre uniquement, les renseignements relatifs à son organisation, sa propre expérience, ses équipements ainsi que ceux relatifs à ses sous-traitants et précisés dans ce document. Toute information de cette nature concernant un autre fournisseur n est pas considérée par le comité de sélection, sauf si le soumissionnaire présente des projets réalisés par le chargé de projet alors qu il était à l emploi d une autre firme. 3. En ce qui concerne les curriculum vitae, si les informations fournies sont jugées incomplètes ou ne rencontrent pas les exigences demandées dans le document d appel d offres, la Ville peut écarter un curriculum vitae et les renseignements qu il contient et ne pas le considérer lors de l étude de l offre de service. 4. L offre de service demeure la propriété exclusive de la Ville et n est pas retournée. ARTICLE 8 DÉTERMINATION ET PRÉSENTATION DE L OFFRE DE PRIX 1. Le montant soumis doit être exprimé en dollars canadiens. 2. Les documents «Formulaire de soumission - Offre de prix» doivent être présentés en 2 exemplaires (1 original et 1 copie) sous plis séparés et cachetés. 3. Le soumissionnaire doit présenter son offre de prix sur le bordereau de soumission «Offre de prix» fourni à cet effet par la Ville. 4. Les prix que le soumissionnaire propose doivent inclure le coût de la main-d œuvre et de l équipement nécessaire à l exécution du mandat, de même que les frais généraux, les frais d administration, les frais de repas, de déplacement et de séjour, les avantages sociaux, les profits et autres dépenses indirectes. 5. La taxe fédérale sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente du Québec (TVQ) ne doivent pas être incluses dans les prix forfaitaires et unitaires, ces taxes seront payées, en sus, selon les taxes en vigueur au moment des services rendus. ARTICLE 9 SOUS-TRAITANCE Lorsque l offre implique la participation de sous-traitants, la réalisation du contrat et les obligations s y rattachant demeurent alors sous la responsabilité du cocontractant dont la soumission a été acceptée par la Ville. SECTION - AVIS AUX SOUMISSIONNAIRES SP-1 Page 4 de 6

9 ARTICLE 10 MODALITÉS RELATIVES À L ÉVALUATION DES OFFRES DE SERVICE ET ATTRIBUTION DES NOTES ÉVALUATION DES CRITÈRES DE QUALITÉ 1. Un comité de sélection procède à l évaluation de toutes les offres de service conformes, et ce, à partir des critères définis dans le présent document. Le comité de sélection effectue l évaluation de la qualité des offres de service sans connaître les offres de prix. 2. Le comité de sélection détermine dans quelle mesure chaque offre de service répond aux exigences du document d appel d offres et évalue celle-ci à partir des seuls renseignements qu elle contient. Il attribue à chaque soumission, eu égard à chaque critère, un nombre de points. Il établit le pointage intérimaire de chaque soumission en additionnant les points obtenus par celle-ci eu égard à tous les critères. 3. S il s avérait nécessaire pour la Ville d obtenir des précisions sur l un ou l autre des renseignements fournis dans l offre de service, ces précisions en deviendraient partie intégrante. Toutefois, les précisions fournies ne doivent pas améliorer l aspect qualitatif de l offre de service ni ajouter de nouveaux éléments qui n ont pas été traités dans l offre de service. 4. Seuls les soumissionnaires dont l offre de service a obtenu un pointage intérimaire d au moins 70 points voient leur enveloppe de prix ouverte et leur offre de prix évaluée par le comité de sélection. 5. Les offres de service des soumissionnaires n ayant pas obtenu le pointage intérimaire d au moins 70 points sont écartées du reste du processus d évaluation et les enveloppes contenant le prix proposé sont retournées aux soumissionnaires sans qu elles aient été ouvertes. ARTICLE 11 RAPPORT «QUALITÉ/PRIX» Pour chacune des offres de service acceptables, le comité de sélection établit, selon la méthode de calcul ci-après mentionnée, le pointage final. Méthode de calcul Pointage final = (Pointage intérimaire + 50) x Montant total de la soumission (taxes incluses) ** Le pointage intérimaire étant le pointage de l évaluation de l étape 1, soit le volet «Qualité» sur 100 points. ** Les résultats des calculs se feront jusqu au millième près, soit 3 chiffres après le point. ARTICLE 12 PÉRIODE DE VALIDITÉ DES SOUMISSIONS Les soumissions sont valables pour une période de 90 jours à compter de la date d ouverture des soumissions. Tout soumissionnaire qui, dans les 90 jours suivant la date d ouverture des soumissions, n a pas été avisé par écrit par la Ville que sa soumission est acceptée, peut la retirer à l expiration de ce délai. Le soumissionnaire ne peut ni modifier, ni retirer sa soumission : SECTION - AVIS AUX SOUMISSIONNAIRES SP-1 Page 5 de 6

10 1. Durant les 90 jours suivant la date limite de réception des soumissions; 2. À compter du jour où sa soumission est acceptée par résolution du Conseil. Période indiquée : Dans tous les cas, le mot «jour» indique les jours de calendrier. ARTICLE 13 CLAUSE LINGUISTIQUE Le soumissionnaire doit respecter les dispositions de la Charte de la langue française et ses règlements quant au statut et à la qualité du français pour ce qui touche : 1. Les textes, rapports, dépliants, brochures, publications, formulaires, questionnaires et autres documents à usage interne ou externe; 2. Les communications avec les personnes physiques et morales établies au Québec; 3. Toute communication ultérieure à la prestation du service (ex. : facturation, états de compte, assistance technique et tout document qui y est relié). ARTICLE 14 COMMUNICATIONS AVEC LA VILLE Dans le cadre du présent appel d offres, la Ville désigne la personne suivante pour assurer l ensemble des communications avec les soumissionnaires potentiels. Monsieur David Vincent Gestionnaire de contrats Centre de services aux citoyens Direction de l approvisionnement 2425, rue Louis-Allyson, C.P. 368 Trois-Rivières (Québec) G9A 5H3 Téléphone : Courriel : approvisionnement@v3r.net Toute question, commentaire ou demande de renseignement additionnel sur les termes du présent appel d offres doit être formulé, par écrit, auprès de cette personne. Les réponses seront transmises à l ensemble des soumissionnaires par voie d addenda. Aucun renseignement oral obtenu relativement au document d appel d offres n engage la responsabilité de la Ville et de ses représentants. Tout soumissionnaire qui communique ou tente de communiquer avec un autre fonctionnaire, élu ou membre du cabinet de la Ville de Trois-Rivières au sujet du présent appel d offres est susceptible de voir sa soumission rejetée ou le contrat qui en découle résilié. SECTION - AVIS AUX SOUMISSIONNAIRES SP-1 Page 6 de 6

11 SECTION CLAUSES PARTICULIÈRES

12 Table des matières SECTION CLAUSES PARTICULIÈRES PAGE ARTICLE 1 OBJET DU CONTRAT DESCRIPTION DES SECTEURS DE TRAITEMENT... 3 ARTICLE 2 DESCRIPTION DU MANDAT PLANIFICATION DES OPÉRATIONS OPÉRATIONS... 3 ARTICLE 3 GARANTIES FINANCIÈRES GARANTIE DE SOUMISSION GARANTIE D'EXÉCUTION REMISE DE LA GARANTIE DE SOUMISSION... 5 ARTICLE 4 DURÉE DU CONTRAT ÉCHÉANCIER ET PÉRIODE DE COUVERTURE... 5 ARTICLE 5 CONTRÔLE DE LA QUALITÉ... 5 ARTICLE 6 SUIVI DE PROJET ET PRÉSENTATION DES RAPPORTS... 6 ARTICLE 7 SERVICE AUX CITOYENS ET GESTION DES PLAINTES... 6 ARTICLE 8 LOIS ET RÈGLEMENTS... 7 ARTICLE 9 PERMIS... 7 ARTICLE 10 FACTURATION ET MODE DE PAIEMENT ATTESTATIONS ET PREUVES D ACQUITTEMENT DES SOMMES DUES PAR LE COCONTRACTANT... 8 ARTICLE 11 DÉFAUT D EXÉCUTION ET PÉNALITÉ... 8 ARTICLE 12 ASSURANCES ET RESPONSABILITÉ ASSURANCE RESPONSABILITÉ CIVILE, PROFESSIONNELLE ET AÉRIENNE RESPONSABILITÉS ET DISPOSITIONS APPLICABLES... 9 ARTICLE 13 SCHÉMA DE L OFFRE ET PRÉSENTATION DE LA SOUMISSION... 9 ARTICLE 14 SUBSTITUTIONS ARTICLE 15 SUSPENSION ET/OU RÉSILIATION DE CONTRAT ARTICLE 16 INTÉRÊT EXCLUSIF DES PARTIES AU CONTRAT... 10

13 ARTICLE 1 OBJET DU CONTRAT La Ville de Trois-Rivières demande un prix forfaitaire annuel pour le contrôle biologique sélectif des moustiques et des mouches noires sur le territoire de la ville de Trois-Rivières, à l exception de la rivière Saint-Maurice. À l intérieur du périmètre défini sur le plan en annexe (zone de protection), les résultats attendus vis-à-vis de l exécution du mandat doivent être conformes aux critères de qualité inclus au devis en terme de protection des résidences. La présence dans une proportion importante de l espèce Coquilletidia perturbans dans différents secteurs nécessite un traitement particulier et doit être considérée dans l établissement du prix. 1.1 Description des secteurs de traitement La zone à protéger couvre les secteurs de Trois-Rivières Ouest, Saint-Louis-de-France et Sainte-Marthe-du-Cap. Toutefois, la Ville pourrait se prévaloir de l une ou des 2 options suivantes : Option 1 : La zone à protéger, dans la première option, couvre le secteur de Pointe-du-Lac. Option 2 : La zone à protéger, dans la deuxième option, couvre le secteur nord de Trois-Rivières (District des Forges). Les zones à protéger sont décrites dans les plans en annexe. ARTICLE 2 DESCRIPTION DU MANDAT De façon générale, la firme doit assumer la totalité des processus requis pour atteindre les objectifs de la Ville, les standards de qualité et les résultats attendus, en conformité avec les règlements et lois en vigueur pendant toute la durée du contrat. À cet effet, le mandat comprend notamment les activités suivantes : 2.1 Planification des opérations Compléter et finaliser le concept du projet en collaboration avec la Ville ainsi qu avec les intervenants externes et présenter le calendrier d exécution du mandat et des travaux en prenant pour référence les résultats attendus par la Ville. Si nécessaire, formuler et documenter toutes les autres demandes requises aux fins de permission et d autorisation auprès des différents ministères et organismes (Environnement Canada, MDDEFP, FAPAQ, MRN, etc.). 2.2 Opérations La firme doit fournir la main-d œuvre ayant les qualifications nécessaires ainsi que l'équipement spécialisé pour ce type d opération. La firme doit également fournir tous les produits biologiques nécessaires à l atteinte des résultats attendus. La fréquence des opérations ainsi que le déclenchement de celles-ci sont la responsabilité de la firme. À chaque opération, la firme doit déterminer la localisation des gîtes et les espèces visées et établir une méthodologie (type de larvicide, dosage et protocole d application) parfaitement adaptée au périmètre à protéger, appliquer cette méthode et en contrôler les résultats. SECTION CLAUSES PARTICULIÈRES - N o Page 3 de 9

14 ARTICLE 3 GARANTIES FINANCIÈRES 3.1 Garantie de soumission Une garantie de soumission doit être fournie selon l une des indications suivantes : a) Par un chèque certifié au montant de $, émis à l ordre de la Ville de Trois-Rivières et tiré sur un compte inscrit dans une institution bancaire ou caisse populaire faisant affaires au Québec; b) Par une lettre de garantie bancaire au montant de $ inconditionnelle et irrévocable en faveur de la Ville de Trois-Rivières et émise par une institution bancaire ou caisse populaire faisant affaires au Québec; c) Par un cautionnement de soumission au montant de $ émis au nom de la Ville de Trois-Rivières par une compagnie d'assurance autorisée et reconnue par l autorité des marchés financiers ayant une place d affaires au Québec. Le cautionnement de soumission doit être valide durant la totalité de la période de validité des soumissions, et ce, à compter de la date d ouverture de celles-ci. Dans un tel cas, le soumissionnaire doit remettre, avec sa soumission, une formule d engagement afin qu une compagnie d assurance s engage envers la Ville de Trois-Rivières à accorder au soumissionnaire, s il devient le cocontractant, un cautionnement d exécution pour un montant égal à 50 % du montant total de la soumission incluant les taxes. La Ville peut exercer cette garantie et s en approprier le montant si : - Le soumissionnaire retire sa soumission avant que le Conseil ait adjugé le contrat y afférent; - Le cocontractant refuse d exécuter le contrat; - Le cocontractant ne fournit pas à la Ville, dans le délai prescrit, la garantie d exécution, telle qu exigée à l article «Garantie d exécution». 3.2 Garantie d'exécution Le cocontractant doit fournir à la Ville une garantie d exécution selon l une des indications suivantes : a) Si le cocontractant a fourni un chèque certifié ou une lettre de garantie bancaire en guise de garantie de soumission, la Ville pourra, à la demande du cocontractant, accepter de conserver le chèque ou la lettre de garantie pendant toute la durée du contrat afin de servir de garantie d exécution. Le cocontractant pourra également remplacer son chèque ou sa lettre de garantie dans les 21 jours suivant l adjudication du contrat par un cautionnement d exécution, tel que décrit au paragraphe b); b) Si le cocontractant a fourni un cautionnement de soumission accompagné d une formule d engagement, celui-ci doit dans les 21 jours suivant l adjudication du contrat, fournir à la Ville un cautionnement d exécution pour un montant égal à 50 % du montant total de la soumission incluant les taxes. Chaque année, le cocontractant devra remettre le renouvellement de sa garantie d exécution avant le 1 er février. Le cocontractant doit maintenir en vigueur, à la satisfaction de la Ville, le cautionnement requis tant qu'il n'a pas rempli toutes ses obligations contractuelles, et la Ville peut, en tout temps, exiger que le cocontractant lui fournisse la preuve qu'il est en vigueur. SECTION CLAUSES PARTICULIÈRES - N o Page 4 de 9

15 3.3 Remise de la garantie de soumission Le chèque certifié fourni en guise de garantie de soumission sera remboursé sur réception du cautionnement d exécution, dans le cas où le cocontractant choisit l option 3.2 b), sinon, celui-ci sera retenu pour la durée du contrat comme garantie d exécution. La période de validité de la lettre de garantie bancaire doit au minimum couvrir la période d analyse des soumissions par la Ville ainsi que la période accordée pour la réception du cautionnement d exécution. Si le cocontractant fournit une lettre de garantie bancaire comme garantie d exécution, elle doit être valide au minimum, jusqu à la fin des travaux. Tous les frais reliés à l'obtention des garanties financières exigées sont à la charge du soumissionnaire. La Ville ne paie aucun intérêt sur le montant de ces garanties. ARTICLE 4 DURÉE DU CONTRAT En présentant des prix, les soumissionnaires s engagent à fournir les biens, les services ou exécuter les travaux décrits au document d appel d offres de la date d adjudication au 1 er octobre 2014, inclusivement. 4.1 Échéancier et période de couverture La période de couverture s étend du 15 avril au 1 er septembre À l intérieur de cette période, la firme doit assurer l atteinte des objectifs et des résultats attendus. ARTICLE 5 CONTRÔLE DE LA QUALITÉ L efficacité des larvicides doit être vérifiée 24 heures après chaque opération. Les résultats inférieurs à 100 % de mortalité doivent faire l objet d analyses et de nouvelles applications de larvicides, jusqu à l obtention de 100 % de mortalité. Pendant la durée du contrat, la firme doit procéder à des tests de nuisance hebdomadairement. Au besoin ou sur demande de la Ville, des tests supplémentaires devront être effectués. En plus des tests effectués par la firme pour ses opérations, des tests de nuisance seront effectués par un surveillant externe mandaté par la Ville. La personne qui effectuera les tests devra posséder un baccalauréat en sciences de l environnement et au moins 2 années d expérience dans le contrôle des insectes piqueurs. Le surveillant externe devra également s engager par écrit à effectuer les tests de nuisance selon le protocole décrit dans le présent contrat et à respecter un code d éthique faisant foi de son impartialité. Malgré la présence d un surveillant de travaux, il est de la responsabilité de la firme d effectuer les tests de nuisance nécessaires afin de réaliser les travaux de manière optimale. Afin de valider les résultats obtenus aux tests de nuisance effectués par la firme ou par le surveillant, la Ville se réserve le droit de faire accompagner la personne qui effectuera les tests par un de ses représentants. Dans le cas d une disparité entre les tests de nuisance effectués par la firme et ceux effectués par le surveillant, ces derniers seront considérés comme seuls valides. SECTION CLAUSES PARTICULIÈRES - N o Page 5 de 7

16 Test de nuisance L efficacité du traitement sera évaluée selon 2 méthodes. Advenant que le cocontractant échoue l une de ces 2 méthodes, il aura automatiquement échoué le test de nuisance. Cinq (5) stations d échantillonnages seront effectuées à l intérieur du périmètre protégé chaque semaine. L efficacité du traitement sera calculée selon la moyenne des captures pour les 5 stations. La moyenne devra être inférieure à 5. À 5 et plus, le test sera échoué. De plus, si une des 5 stations affiche un taux de capture de plus de 15 moustiques, le test sera automatique échoué, nonobstant la possible absence de moustique aux 4 autres stations. Les stations d échantillonnage sont déterminées par la Ville. L échantillonnage s effectue à l aide d un filet entomologique. Les échantillons sont prélevés pendant 5 minutes, après 5 minutes d attente. Le surveillant ne doit pas porter de répulsif et doit être habillé de la même façon à toutes les stations. L échantillonnage s effectue de façon consécutive entre 18 h 30 et 22 heures, par temps calme. Aucun test ne devra avoir lieu en cas de pluie ou de grands vents. Les spécimens capturés doivent faire l objet d identification et d analyse de façon à définir d où provient la nuisance résiduelle. La prochaine application de larvicides doit être ajustée en conséquence, s il y a lieu. Les échantillons recueillis lors des tests par le surveillant seront conservés et pourront être remis à la firme pour des fins d identification si elle en fait la demande. ARTICLE 6 SUIVI DE PROJET ET PRÉSENTATION DES RAPPORTS La firme s engage à mettre à la disposition de la Ville toutes les ressources nécessaires à la bonne exécution du mandat. Elle doit préparer les rencontres prévues et requises par le représentant de la Ville, fournir les documents aux personnes convoquées et produire les procès-verbaux de ces réunions. La firme doit présenter des rapports d efficacité des traitements à tous les mois. Ces rapports doivent comprendre les renseignements suivants : - L efficacité des larvicides et des dosages utilisés; - L efficacité de l opération énoncée par les tests de nuisance; - Un énoncé décrivant le déroulement de l opération et ce qui a été effectué pour remédier aux divergences par rapport au plan initial; - Des recommandations pour les prochaines opérations de contrôle. À la fin de la période de couverture (1 er septembre), un rapport synthèse doit être remis à la Ville. Ce rapport doit contenir les renseignements relatifs au mandat ainsi que les cartes et photographies nécessaires à la bonne compréhension de l évaluation. Le rapport final doit être remis au plus tard le 1 er octobre. Les résultats des tests de nuisance devront être transmis à chaque semaine. ARTICLE 7 SERVICE AUX CITOYENS ET GESTION DES PLAINTES La firme doit nommer un responsable chargé de répondre à toute interrogation de nature technique et/ou scientifique de la part de la Ville ou d un citoyen référé par la Ville pour toute la durée du contrat. Les plaintes seront dirigées vers le système des requêtes de la Ville et seront transmises à la firme par le personnel de la Ville dans un délai raisonnable. Les questions de nature technique ou scientifique pourront également être transmises à la firme. Dans ses relations avec les citoyens, le personnel de la firme se doit de s identifier clairement et de demeurer poli et courtois en tout temps. SECTION CLAUSES PARTICULIÈRES - N o Page 6 de 7

17 ARTICLE 8 LOIS ET RÈGLEMENTS La firme doit se conformer à toutes les lois, ordonnances, règlements ou décrets et arrêtés en conseil des gouvernements et agence des gouvernements fédéral, provincial ou municipal, s appliquant aux travaux qu elle exécute. Elle doit de même se pourvoir, à ses frais, de tous les permis et certificats exigibles, à l exception du certificat d autorisation en vertu de l article 22 de la Loi sur la qualité de l environnement du Québec qui sera obtenu par la Ville pour l année La firme doit assurer seule l entière responsabilité de toute réclamation ou obligation ayant pour cause la violation par elle-même ou ses employés, de ces lois, règlements, ordonnances ou décrets. S il y a lieu, une copie de chaque demande de permission d intervention faite auprès de tout autre organisme doit être remise à la Ville dès leur parution, ainsi que les interrogations et commentaires émis par le MDDEFP ou autre organisme. ARTICLE 9 PERMIS La firme doit se pourvoir à ses frais, de tous les permis, licences et certificats qui lui sont nécessaires pour l exécution du contrat. L obtention du certificat d autorisation en vertu de l article 22 de la Loi sur la qualité de l environnement auprès du ministère du Développement durable, de l Environnement, de la Faune et des Parcs du Québec pour les territoires à traiter est nécessaire préalablement au début des travaux d épandage. L obtention de ce certificat est à la charge de la Ville. Selon la loi régissant les pesticides et les autres règlements touchant à ces activités, la firme mandatée et son personnel devront posséder les certificats et permis requis. La liste suivante n est pas limitative : - Permis d achat de pesticides biologiques; - Permis d utilisation commerciale de pesticides biologiques; - Certificat de compétence pour l application de larvicides biologiques en milieu aquatique; - Permis de conduire ou de pilotage des employés correspondant aux véhicules ou aéronefs utilisés; - Certificat restreint de radiotéléphonie du ministère des Communications du Canada. ARTICLE 10 FACTURATION ET MODE DE PAIEMENT En contrepartie des services rendus par le cocontractant en vertu du présent contrat et en stricte conformité aux clauses y étant mentionnées, la Ville s engage à payer au cocontractant la somme des travaux exécutés. Cette somme étant payée en 4 versements égaux les 15 juin, 15 juillet, 15 août et 1 er octobre, et ce, sur présentation des factures. Le montant de chaque paiement est égal au montant forfaitaire soumis, divisé par 4, auquel montant sont ajoutées les taxes applicables. Le cocontractant doit présenter une facturation incluant les taxes inscrites distinctement, fournir les numéros d enregistrement de TPS et TVQ, indiquer le numéro du contrat, la période couverte et une description des travaux complétés. SECTION CLAUSES PARTICULIÈRES - N o Page 7 de 10

18 10.1 Attestations et preuves d acquittement des sommes dues par le cocontractant La Ville peut exiger que le cocontractant présente, avec la facture et aussi avant la remise de la retenue de garantie, une lettre ou tout autre document établissant que toutes les lois, décrets et ordonnances ont été observés et que toutes les cotisations et prélèvements exigibles en vertu des lois, décrets et ordonnances, ont été payés. Malgré toute cession de droit ayant pu être consentie par le cocontractant, la Ville se réserve le droit de payer toute dette non acquittée par ce dernier se rapportant à l'exécution du contrat, notamment celles se rapportant à tout soustraitant ou fournisseur impayé, et le cocontractant ainsi que les cautions éventuelles doivent rembourser immédiatement à la Ville toutes les sommes déboursées par celle-ci, à défaut de quoi le cocontractant et les cautions éventuelles acceptent que la Ville déduise ces sommes de tout montant dû ou à devoir au cocontractant en vertu du contrat ou autrement, notamment en vertu d'un autre contrat. ARTICLE 11 DÉFAUT D EXÉCUTION ET PÉNALITÉ Tout manquement aux exigences du présent contrat est considéré comme un défaut d exécution. Sur un avis du représentant de la Ville, le cocontractant doit, sans délai, corriger la situation conformément aux exigences du contrat, le tout à ses frais. Si le cocontractant soumet une correction inacceptable, refuse ou néglige de corriger la situation conformément à l avis du représentant de la Ville, une pénalité de $ pour chaque infraction sera appliquée. Lorsqu un manquement se répète, il constitue une nouvelle infraction. Les corrections doivent être réalisées dans les 24 heures suivant l avis écrit par le représentant de la Ville. En plus de percevoir les montants ci-dessus prévus, la Ville peut suppléer au défaut du cocontractant en utilisant le personnel et la machinerie nécessaires à cette fin d une autre firme et imposer le paiement des dépenses engagées ou à venir au cocontractant au moyen de déduction sur les sommes dues. Nous énumérons ci-après quelques infractions qui peuvent survenir durant l'exécution du contrat. Cette liste n'étant pas restrictive, le cocontractant doit comprendre que d'autres infractions peuvent résulter de sa négligence ou de sa gestion : Utiliser des matériaux non conformes; Ne pas respecter les délais du document d appel d offres; Avoir une qualité de travaux non conforme au document d appel d offres; Refuser de collaborer avec le représentant de la Ville; Passer outre aux instructions du représentant de la Ville; Ne pas pouvoir rejoindre le représentant (chargé de projet) du cocontractant; Ne pas porter les équipements de protection individuelle; Échouer un test de nuisance effectué par le surveillant selon le protocole défini au présent contrat; Etc. SECTION CLAUSES PARTICULIÈRES - N o Page 8 de 10

19 ARTICLE 12 ASSURANCES ET RESPONSABILITÉ 12.1 Assurance responsabilité civile, professionnelle et aérienne Dans les 15 jours suivant l'adjudication du contrat, le cocontractant doit fournir au représentant de la Ville (en 2 exemplaires) un avenant attestant des garanties d'assurance responsabilité civile, professionnelle et aérienne, sur la base de la survenance des dommages au montant de $ pour la responsabilité civile, $ pour la responsabilité professionnelle et $ pour la responsabilité aérienne. Les polices d'assurance doivent être émises par un assureur autorisé par l'autorité des marchés financiers. Cette attestation doit être approuvée par la Ville ou son représentant, et le cocontractant en paie les primes afférentes. La Ville de Trois-Rivières (à titre de maître de l'ouvrage) et les sous-traitants doivent être mentionnés comme assurés désignés supplémentaires sur la police d'assurance responsabilité civile. Le cocontractant doit fournir la preuve que la Ville est spécifiquement mentionnée comme coassurée du cocontractant, pour l'assurance responsabilité civile. Les polices d assurance responsabilité professionnelle et aérienne doivent, chacune, être émise au nom du cocontractant. La Ville ne doit pas être désignée comme coassurée. Une copie d attestation doit être acheminée au représentant de la Ville. Les polices d'assurance responsabilité civile, professionnelle et aérienne doivent être maintenues en vigueur à compter de la date du début du mandat jusqu'à la réception définitive des ouvrages. Si, à compter du 15 e jour précédent leur date d'expiration respective, il est constaté que le cocontractant néglige ou refuse de les maintenir en vigueur pendant toute cette période, la Ville peut le faire aux frais du cocontractant Responsabilités et dispositions applicables La responsabilité du cocontractant est établie suivant les dispositions du contrat, du Code civil du Québec et des lois applicables. Le cocontractant est responsable de tout dommage causé par lui ou ses employés ou ses ayants droit dans le cours ou à l occasion de l exécution du contrat, y compris le dommage résultant d un manquement à un engagement pris en vertu du contrat. Il s engage à indemniser, protéger et prendre faits et cause en faveur de la Ville contre tous les recours, réclamations, demandes, poursuites et autres procédures prises par toute personne en raison de dommages ainsi causés. S il survenait un litige ou des poursuites judiciaires contre la Ville, en raison de l exercice de ses droits d auteur concédés par le cocontractant, celui-ci s engage à prendre faits et cause en faveur de la Ville et à l indemniser de tous les dommages-intérêts résultant d une condamnation à cet effet contre elle. ARTICLE 13 SCHÉMA DE L OFFRE ET PRÉSENTATION DE LA SOUMISSION Les critères d évaluation ainsi que le pointage attribué à chacun d eux sont énumérés dans les FORMULAIRES DE SOUMISSION «Offre de service». Il est important que le soumissionnaire développe de façon assez précise et ordonnée, les éléments de réponse aux critères fixés en démontrant à l égard de chacun d eux ce qui le rend apte à réaliser le mandat. Le soumissionnaire est donc appelé à faire valoir les diverses caractéristiques de sa structure, de ses ressources et de son programme. Le soumissionnaire doit également présenter, de façon générale, les activités qu il entend exécuter pour compléter les différentes étapes de réalisation du présent mandat, et ce, dans le cadre non limitatif des critères d évaluation. SECTION CLAUSES PARTICULIÈRES - N o Page 9 de 10

20 L offre doit être présentée dans les FORMULAIRES DE SOUMISSION «Offre de service» en y annexant des pages supplémentaires lorsque nécessaire. L ordre des sections doit être respecté. ARTICLE 14 SUBSTITUTIONS La firme doit assurer à la Ville qu aucune substitution de personnel, d équipement ou de produits qu il a identifiés dans son offre de service ne sera faite sans le consentement de la Ville. ARTICLE 15 SUSPENSION ET/OU RÉSILIATION DE CONTRAT La Ville a, en tout temps, le droit de suspendre ou résilier le contrat, en totalité ou en partie, avant ou après le début de son exécution. Lorsque la Ville décide de suspendre un contrat, le cocontractant peut demander la résiliation de son contrat par écrit au représentant de la Ville 60 jours suivant la suspension des services et travaux. Lorsque la Ville décide de la résiliation du contrat, elle doit en aviser par écrit le cocontractant et lui indiquer l étendue, la date d entrée en vigueur, la date, l heure et le lieu où est fait l inventaire de l état des services et travaux. À la réception de cet avis, le cocontractant doit : Arrêter les services à la date, de la manière et dans les limites indiquées; Résilier, sauf instruction contraire de la Ville tout contrat avec les sous-traitants et toutes commandes de matériaux et de matériel, à la seule exception, s il y a lieu, de ce qui est nécessaire pour terminer cette partie des travaux non retirée; Poursuivre les services non résiliés, s il en est. À la date prévue à l'avis de résiliation, la Ville fait avec le cocontractant s'il est présent, un inventaire de tous les services accomplis et de ceux qui sont résiliés. Lorsque la Ville résilie le contrat, par sa seule volonté et sans le défaut du cocontractant, celui-ci a droit au paiement de la valeur contractuelle des services alors exécutés au moment de la résiliation, ainsi que des dommages et intérêts déduction faite des montants déjà versés au cocontractant en vertu du contrat et des sommes dues par le cocontractant à la Ville. Lorsque la Ville résilie le contrat par suite du défaut du cocontractant, celui-ci n ayant pas rencontré les clauses normatives du présent document, le cocontractant a droit au paiement de la valeur contractuelle des services alors exécutés au moment de la résiliation et les garanties d exécutions peuvent se voir saisies. ARTICLE 16 INTÉRÊT EXCLUSIF DES PARTIES AU CONTRAT Le cocontractant ne peut céder, ni transporter, ni assigner, ni donner en garantie le contrat en tout ou en partie sans l'autorisation écrite de la Ville et aucune personne, société ou compagnie autre que la Ville et le cocontractant ne doit avoir d'intérêts dans le contrat. De plus, si le cocontractant est bénéficiaire d'un cautionnement, il ne peut céder, ni transporter, ni assigner, ni donner en garantie le contrat en tout ou en partie sans que la compagnie ayant émis le cautionnement autorise la Ville à ainsi transporter les créances dues en vertu de ce contrat. SECTION CLAUSES PARTICULIÈRES - N o Page 10 de 10

21 Dans le cas d'une telle cession, d'un transport, d'une assignation ou d'une donation en garantie sans autorisation de la Ville ou dans le cas d'un acte, d'une demande, d'une requête, d'un jugement, d'une ordonnance ou d'une saisie ayant l'effet d'une pareille cession, d'un transport, d'une assignation ou d'une donation en garantie, la Ville peut mettre fin unilatéralement au contrat sans avis ni mise en demeure. SECTION CLAUSES PARTICULIÈRES - N o Page 11 de 10

22 SECTION ANNEXES

23 ANNEXE A GRILLE DE POINTAGE

24 GRILLE DE POINTAGE APPEL D OFFRES CONTRÔLE BIOLOGIQUE SÉLECTIF DES MOUSTIQUES NOM DU SOUMISSIONNAIRE : 1 re ÉTAPE Soumissionnaire Note/Pointage Présentation et expérience de la firme (maximum 15 points) Pour chacun des 3 projets, le comité alloue 0 point, 2 points, 4 points ou 5 points dépendamment de la qualité du projet déposé, pour un maximum potentiel de 15 points. /15 Compétence, expérience et habilité du chargé de projet (maximum 29 points) Le comité voit à allouer 4 points si le chargé de projet possède une maîtrise et alloue 5 points pour un minimum de 10 années d expérience. Pour chaque année d expérience supplémentaire à 10 années, un (1) point sera accordé jusqu à un maximum de 10 points au total. Un chargé de projet avec 13 ans d expérience obtiendrait 8 points. Pour chacun des 3 projets, le comité alloue 0 point, 2 points, 4 points ou 5 points dépendamment de la qualité du projet déposé, pour un maximum potentiel de 15 points. /14 /15 Compétence et expérience de l équipe proposée (maximum 20 points) Pour chacun des 4 membres de l équipe proposé, le comité accorde 2,5 points pour un minimum de 5 années d expérience. Pour chaque année d expérience supplémentaire à 5 années, un demi (0,5) point sera accordé jusqu'à un maximum de 5 points au total. Un membre de l équipe proposé avec 10 ans d expérience obtiendrait 5 points. /20 Expérience de l équipe de projet en relève (maximum 10 points) Chaque personne en relève doit posséder les qualifications minimales du poste qu elle remplace pour avoir tous les points. /10 Compréhension du mandat et méthodologie (maximum 16 points) Pour chacune des 4 exigences mentionnées, le comité attribue 0 point pour une démonstration non recevable, 1 point pour une démonstration incomplète ne touchant pas tous les aspects, 3 points pour une démonstration jugée acceptable et 4 points pour une démonstration exceptionnelle jusqu à un maximum potentiel de 16 points. /16 Assurance qualité (maximum 10 points) Pour chacune des 2 exigences mentionnées, le comité attribuera 0 point pour une description faible et non recevable ou si aucun programme d assurance qualité existe, 3,5 points pour une démonstration jugée acceptable et 5 points pour une démonstration exceptionnelle jusqu à un maximum potentiel de 10 points. /10 TOTAL DU POINTAGE INTÉRIMAIRE : /100 ANNEXE A GRILLE DE POINTAGE - N o Page 1 de 2

25 GRILLE DE POINTAGE (SUITE) 2 e ÉTAPE (si le pointage intérimaire est égal ou supérieur à 70 points) Pointage final (Pointage intérimaire + 50) X Montant total de la soumission (taxes incluses) CALCUL (POINTAGE FINAL) RÉSERVÉ AUX MEMBRES DU COMITÉ DE SÉLECTION SIGNATURES : ANNEXE A GRILLE DE POINTAGE - N o Page 2 de 2

26 ANNEXE B PLANS Carte des zones de traitements de contrôle des insectes piqueurs