Gestion des emplois du temps

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1 Gestion des emplois du temps Installation Copiez le répertoire edt à la racine du gware. Puis connectez vous en admin pour cliquer sur «installation». Bien évidement, l'utilisation de ce module est assujetti à la bonne utilisation du noyau WCDSoft, notamment pour l'attribution aux utilisateurs des droits aux différentes parties de ce modules. Une fois le module installé, continuez avec le paramétrage. Sommaire Installation...1 Constitution des groupes...1 Paramétrage...3 Ajout de salles:...5 Ajout des profs...5 Création des modules...5 Constitution des bulletins...5 Les périodes de congés ou de stages...7 Le planning...7 Consultation du prévisionnel...8 Consultation des plannings...9 Saisie de l'emploi du temps...9 Consultation des emplois du temps...10 Saisie des absences par les enseignants...10 Gestion des absences...11 Consultation des absences par les étudiants...11 Constitution des groupes Il vous faut définir un groupe depuis lequel commence l'arborescence des groupes de classes et un autre groupe où sont placés les profs ( dans une arborescence ou non). Par exemple:

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3 Ici le groupe où sont répartis les étudiants est le groupe «etudiants». Les étudiants sont répartis dans les groupes au bout de l'arborescence tel que «SRC1 A1», «SRC1 A2», etc. Cette arborescence signifie qu'il y a 7 promos (SRC1 SRC2 AL1 AL2 SRCT1 LP CLGO LP PDTA). La première promo SRC1 contient 3 groupes de TD qui chacun contiennent 2 groupes de TP. Cela signifie qu'il sera possible de faire des CM, TD et TP dans cette promo. A contrario, dans la promo SRCT1 on ne pourra faire que des CM car il n'y a aucun groupe de TD ou TP. Enfin, dans la promo LP CLGO, on pourra faire des CM et des TD, mais pas de TP Le groupe des profs contient deux groupes où seront rangés les enseignants. L'intérêt de répartir les enseignants dans différents groupes est de pouvoir par la suite leur appliquer des modalités de calcul d'heures équivalent TD différentes. En effet, pour les titulaires TD=TP alors que pour les vacataires TP=2/3 TD. Ici, les noms «etudiants» et «profs» sont choisis à titre indicatif. Le nom des groupes est librement fixé selon votre choix. Paramétrage. Avec l'interface «paramétrer la gestion des edt» -vous définirez la plage horaire affichable de la grille des edt, par exemple 8h à 18h30 -Puis les horaires de cours et de pause. Par exemple on peut définir 3 périodes de cours de 1h30 allant de 8h à 12h30 puis une pause de 1h30 allant de 12h30 à 14h et enfin 3 dernières périodes de cours de 1h30 allant de 14h à 18h30. -Vous définirez le groupe depuis lequel commence l'arborescence des groupes de classes. Ici, on choisit le groupe etudiants.

4 -Vous définirez le groupe dans lequel sont placés les enseignants. Ici, on choisit le groupe profs. -Dans le tableau autres paramètres: Vous définirez le paramètre deltat au temps minimum d'une séance en minutes. Attention ce temps impose que toutes séance a une durée qui en est un multiple.(par exemple si deltat vaut 30, alors vos séances pourront faire 30min, 60min, 90min, etc ). Ici, on a choisit des pas de 1h30, ce qui correspond à la durée d'une séance. -Vous choisirez aussi les groupes où sont placés les profs qui seront payés avec CM=3/2 TD et TD=TP.Puis ceux qui seront payés en heures complémentaires CM=3/2 TD et TP=2/3 TD. Les profs qui ne sont pas dans un de ces groupes seront payés avec CM=TD=TP. -Dans le tableau autres paramètres: Vous définirez le premier jour de la rentrée et le dernier jour de l'année scolaire en anglais.

5 Ajout de salles: Créez quelques salles avec l'interface de saisie des salles.vous pourrez les modifier et les supprimer. Ajout des profs Créez quelques utilisateurs que vous relierez au groupes des profs. Soit en les plaçant tous dans le même groupe «profs», soit comme dans l'exemple précédent dans des sous groupes. Création des modules Il y a deux interfaces: une simple et une avancée. Avec la simple: Avec l'interface gestion des modules, ajouter quelques modules en précisant: un sigle qui sera au maximum de 4 lettres. C'est ce sigle qui sera ensuite affiché dans la grille de l'emploi du temps.(par exemple: math). Un intitulé qui le champ qui servira à ordonné la liste des modules. En effet, la liste est affichée selon l'ordre alphabétique de ce champ. Une description qui précise le domaine (par exemple: algèbre linéaire). En choisissant la gestion avancée vous pouvez assigner des profs aux modules. Pour les supprimer l'intervention d'un prof dans un module il suffit de cliquer sur son sigle dans la liste horizontale des intervenants. Constitution des bulletins. Un bulletin correspond aux matières qu'un groupe d'étudiants suivra sur une période donnée. En général, il y a un bulletin par pormo pour l'année. Mais avec la semestrialisation il faut aujourd'hui prévoir un bulletin par promo et par semestre. D'où ici, dans l'exemple, deux bulletins pour une même promo. Après avoir ajouté un bulletin, il vous faudra le modifier pour lui joindre le ou les groupes concernés par ce bulletin. En général, on ne joint qu'une promo à

6 un bulletin. Ensuite, vous pourrez éditer le bulletin. Le bulletin édité ici est S6 CLGO, on lui a joint le groupe «LP CLGO»qui ne contient qu'un groupe de TD et aucun groupe de TP. Il ne sera donc possible que d'affecter des CM et TD. Un bulletin contient des UE( unité d'enseignements). Les UE contiennent des modules. Les modules contiennent des intervenants. Et enfin les intervenants ont des heures de CM, TD et TP. Commençons par ajouter une UE. Choisissez son nom, son rang qui correspond à sa place dans l'ordre d'affichage et son coef pour le calcul de la moyenne du bulletin. Ensuite dans cette UE on peut ajouter des modules. Dans ces modules on peut ajouter des enseignants. Le bulletin en exemple montre 2 UE contenant chacune 2 modules auxquels sont affectés des enseignants. Pour finir, il faut affecter les heures aux enseignants. Il suffit pour cela de cliquer sur les zones où l'on souhaite ajouter des heures. De même, pour supprimer des heures il suffit de cliquer dessus mais en ayant pris soin de cocher le bouton radio «supprimer»(situé au dessus du tableau). Pour sauvegarder les changements faits sur les heures il est impératif de cliquer sur le bouton «Sauvegarder».

7 Les heures affectées sont des heures par étudiant. Le calcul des heures équivalents TD (HETD) se fait automatiquement en fonction de l'arborescence de la promo qui est attachée à ce bulletin. Les périodes de congés ou de stages. Les périodes où les étudiants ne sont pas en formation doivent être définis. Il suffit pour cela d'ajouter les périodes une par une pour chaque promo. On peut les modifier par la suite. La saisie des dates se fait avec le format jjmmaaaa.hh.mm Par exemple, pour saisie le 2 février 2011 à 6h00, on saisira « ». Faites attention que les périodes de congés englobent complètement la semaine de congé. Par exemple, si il n'y a pas cours du lundi au samedi inclus, il faut définir une date de début antérieur au lundi 0h du matin et une date de fin postérieure au dimanche minuit. Comme dans l'exemple donné, un de congés commence le samedi matin 18/12/2010 à 5h et finissent le lundi matin 3/01/2011 à 6h de façon à englober 2 semaines entières. Le planning. Il permet à chaque enseignant de proposer une progression pédagogique en plaçant ses interventions On y retrouvera les heures affecter dans les différents bulletins. Cette interface n'est donc utilisable que si les bulletins sont construits et uniquement pour les utilisateurs qui sont des profs avec des heures affectées. On y retrouvera aussi les périodes de congés qui empêcheront la placement d'intervention certaines semaines non travaillées.

8 Dans l'exemple, l'enseignant concerné intervient dans 2 promos différentes et dans 5 modules. On y voit les heures qui ont été attribuées dans le bulletin. (Il s'agit des heures de présence à faire par l'enseignant et non pas des heures par étudiants). Il ne reste plus qu'à planifier les interventions. Pour cela il suffit de cliquer sur les zones où l'on souhaite mettre des heures. Pour les supprimer, il faut faire de même mais en ayant cocher le bouton radio «supprimer» (situé en haut du tableau). Le calcul des heures par semaine et total sur l'année se fait automatiquement sur la colonne de gauche( non visible dans l'exemple). Consultation du prévisionnel Cette interface permet d'avoir le listing des interventions de tous les enseignants pour chaque bulletin. Les données sont tirées de la saisie des bulletins.

9 Consultation des plannings Vous y verrez ce que les enseignants ont saisi dans leur planning. Pour une semaine choisie, vous avez la liste des enseignants désirant intervenir cette semaine. Vous avez les désidérata par promo ainsi qu'un aperçu de leur désidérata de la semaine précédente et suivante. Cette interface est évidement utilisée pour construire la grille d'emploi du temps semaine par semaine. Sur chaque ligne vous avez le nombre d'heures CM, TD ou TP désirées et aussi (juste en dessous) le nombre d'heures programmées réellement dans les emplois du temps. A la fin, vous avez aussi la liste des enseignants qui sont programmés dans la grille de l'emploi du temps alors qu'ils n'avaient rien demandé. Saisie de l'emploi du temps La saisie des emplois du temps se fait semaine par semaine.en haut à gauche vous sélectionnez un enseignant avec son module et une salle. Puis en cliquant sur les case de la grille vous placez les interventions. Pour donner un TD il suffit simplement d'affecter l'enseignant aux groupes de TP qui composent le classe entière de TD. Pour placer un CM, il suffit donc de placer l'enseignant sur tous les groupes de TP qui composent la promo entière. Vous voyez ci-dessus que l'enseignant «jrt» donne des TP le matin à la promo SRC1. L'enseignant «xbe» donne des TD, en l'enseignant «mme» donne 2 CM l'après midi. Vous devinerez aiséement l'utilité du bouton vérifier (doublon de salles ou d'enseignants), et de la durée de la séance. Le bouton Reset sert à effacer des cases, en fait il suffit d'affecter rien du tout sur les cases à effacer. Cela laissera une trace visible sur le moment (un point virgule) mais qui n'apparaitra plus après.

10 Une fois des modifications apportées dans la grille des empli du temps, il faut absolument cliquer sur le bouton envoyer pour mémoriser vos actions. Enfin, les boutons «montrer» aux étudiants et enseignants permet d'autoriser ou d'interdire la consultation de la semaine. Consultation des emplois du temps Les emplois du temps sont consultables dans leur globalité, par groupe de TP ou par enseignants. Il y a aussi la possibilité d'obtenir des feuilles de pointage pour les formations en apprentissage ou contrat de professionnalisation. On y retrouve «jrt» en TP, «xbe» en TD et «mme» en CM. Lors de la consultation l'affichage est donc bien différent qu'en mode saisie, le regroupement en TD et en CM est bien fait. Saisie des absences par les enseignants. Les enseignants ont la possibilité de saisir les absences.

11 Ci-dessus l'enseignant «jrt» peut consulter les semaines 36 à 37. En cliquant sur une séance, une liste d'étudiants apparaît, il peut alors cocher les absents. Cette opération peut se faire au fur et à mesure ou en différé. Une fois les modifications apportées, il faut cliquer sur le bouton du haut «Sauvegarder» afin de sauvegarder les actions faites. Gestion des absences Le gestion des absences comprend 4 parties : la saisie ou la modifications à la place des enseignants. La liste des absences d'un étudiant. La saisie et modifications des justificatifs Le bilan des absents. La saisie des absences se présente de la même façon que pour les enseignants puisqu'il faut prendre la place d'un enseignant. La liste des absences par étudiants permet de faire le point sur un étudiant ; absences justifié et injustifiées sur une période définie. Il est possible de saisir et de modifier des périodes d'absences justifiées. Enfin le bilan des absences fait le point sur une promo tout entière et fait apparaître le nombre d'absences de tous les étudiants. Consultation des absences par les étudiants Les étudiants peuvent consulter les absences (si on leur attribue les droits nécessaires, voir la documention du noyau du gware pour la gestion des droits)